La planificación para ejecutar un proyecto sin las herramientas y técnicas adecuadas como recurso puede ser una tarea abrumadora. Como gerente de proyectos, conocer el método correcto a emplear en el proceso de planificación garantiza su desempeño óptimo en el logro de los objetivos del proyecto.
En este artículo, analizamos el proceso de planificación de recursos, las herramientas y las técnicas para guiarlo en la gestión eficaz de proyectos.
¿Qué es la planificación de proyectos?
La planificación de proyectos es una disciplina para determinar cómo ejecutar un proyecto dentro de un cronograma específico, con etapas y recursos definidos.
Proceso de planificación de proyectos
La principal herramienta para garantizar que las actividades se realicen a tiempo es el proceso de planificación del proyecto. Se establece un plan para encontrar el enfoque más eficaz para la finalización a fin de garantizar que un proyecto tenga la mayor probabilidad de éxito y el menor riesgo de fracaso. En pocas palabras, la planificación de proyectos se refiere a los procedimientos para garantizar que las actividades se realicen de manera eficiente. Los líderes deben estar familiarizados con varios procesos y herramientas de planificación de proyectos para permitir la comunicación entre los miembros del equipo.
Un conjunto de cuatro procesos en la planificación de proyectos asegura que las tareas se completen y se alcance el objetivo final. Los proyectos son diferentes y distintos, y no hay dos técnicas para ejecutar un plan que sean iguales. Si bien los pasos centrales de cada proceso de planificación de la gestión de proyectos son idénticos, la forma en que se llevan a cabo puede variar. Como resultado, la introducción del proyecto, la planificación del proyecto, la ejecución del proyecto y el cierre del proyecto son los cuatro procesos de planificación.
El proceso de introducción del proyecto comienza con una descripción del objetivo a alcanzar. El proceso de planificación del proyecto, que viene a continuación, garantiza que sus objetivos pasen de ser una idea vaga a una realidad concreta. Se toman medidas adicionales para llevar un proyecto a la etapa de ejecución una vez que se han establecido claramente los objetivos y metas. El proceso del ciclo de vida de la planificación del proyecto solo tiene éxito cuando se completan las cuatro etapas.
Para tener éxito, el proceso de planificación de la dirección de proyectos debe completar tareas, objetivos y metas. El problema central o la tarea debe explicarse durante la etapa de inicio. Otro punto a considerar es que se deben explorar todas las soluciones viables y cualquier peligro potencial. Este es el método más efectivo para identificar posibles iniciativas relacionadas con el proyecto. Una vez que se decide el concepto original, se forma un equipo de planificación del proyecto y se eligen las herramientas para completar el proyecto.
Recurso de planificación de proyectos
El recurso más valioso en la planificación y ejecución de un proyecto son las personas: el equipo del proyecto. Dependiendo de evaluaciones del desarrollo, los proyectos requieren experiencia única en puntos específicos del cronograma. En el transcurso de un año presupuestario, una organización puede albergar numerosas iniciativas estratégicas al mismo tiempo. Esto implica que su personal puede estar trabajando en múltiples proyectos al mismo tiempo. Alternativamente, un individuo puede desde su puesto actual dentro de una organización y unirse a un equipo de proyecto debido a un determinado conjunto de habilidades.
Además, muchas iniciativas requieren habilidades y recursos que solo pueden obtenerse a través del trabajo por contrato o de contratistas externos. Obtener y dirigir estos recursos humanos, así como controlar el cronograma del proyecto, es vital para su éxito final.
Es fundamental contar con un equipo de proyecto de alto rendimiento compuesto por personas con habilidades técnicas y motivación para contribuir al éxito del proyecto. Una de las muchas responsabilidades de un gerente de proyecto es mejorar la capacidad de cada miembro del equipo del proyecto para contribuir al proyecto y, al mismo tiempo, fomentar el crecimiento y los logros personales. Simultáneamente, cada individuo debe colaborar con los demás compartiendo ideas para lograr un objetivo común.
Los recursos deben asignarse a cada acción en su lista de actividades. Primero, determine la disponibilidad de recursos antes de poder asignarlos a su proyecto. La información sobre la disponibilidad de recursos comprende qué recursos puede utilizar al planificar su proyecto y las condiciones en las que están disponibles. Recuerde que algunos recursos, como los consultores, deben estar listos con anticipación y es posible que solo estén disponibles en períodos específicos.
Planeación Financiera
Las finanzas son un recurso esencial en la planificación de proyectos. Los planes financieros incluyen planes de gastos basados en la tasa de gasto según los fondos disponibles, planes de inversión de capital, planes de ganancias y retención y utilización de reservas de gestión.
Herramientas y técnicas de planificación de proyectos
Es fundamental elegir la técnica correcta, ya que determina si un proyecto tendrá éxito o fracasará. Y, como no existe una estrategia única que funcione para todos los tipos, tamaños o sectores, debe dedicar tiempo y esfuerzo a seleccionar las mejores técnicas o herramientas de planificación de proyectos para su situación. Lo que es más importante, debe conocer los pasos para seleccionar las mejores herramientas y técnicas para la planificación de recursos de su proyecto.
Considere los siguientes pasos:
#1. Clasifique los factores de su proyecto por cuán simples o complejos son
Esto comprende el proyecto en sí, el cliente, los recursos, las limitaciones (como el apetito por el riesgo), el marco de tiempo, las herramientas y las personas. Haz una lista de estos factores y clasifícalos según lo simples o complejos que sean.
#2. Determine si su lugar de trabajo es estricto o flexible.
Una técnica Agile puede ser beneficiosa si trabajas en un lugar de trabajo dinámico donde hay un deseo de evolución y cambio. Es mejor que utilice una estrategia en cascada si trabaja con necesidades, plazos y presupuestos muy específicos.
Además, examine sus limitaciones y peligros junto con este examen de su flexibilidad. Además, implemente métodos que permitan a sus equipos ajustar sus proyectos perfectamente dentro de los límites de su organización mientras minimizan los principales riesgos.
#3. Piense en lo que le da más valor a su dinero.
Indague sobre lo que proporciona más valor al cliente (o a la parte interesada, o al usuario final). Haga una lista de sus requisitos y utilícela para determinar el mejor método de trabajo para lograr esos requisitos.
Si sus clientes realizan solicitudes con frecuencia y anticipan actualizaciones y modificaciones continuas, por ejemplo, una técnica iterativa con ciclos cortos les hará sentir que están obteniendo un mayor valor. Esta metodología lo ayudará a brindar valor y mantener conexiones sólidas con los clientes.
#4. Aproveche al máximo los objetivos de su empresa,
Para ayudarlo a elegir técnicas adecuadas de planificación de proyectos, use las metas u objetivos del proyecto que ya ha establecido como equipo u organización. Claramente, sus métodos deben ser una forma de lograr sus objetivos: el método óptimo es el que lo lleva más directamente a sus objetivos estratégicos con las mayores ganancias y el menor impacto negativo.
#5. Haz una lista de los valores de tu empresa y de tu equipo.
Finalmente, y lo más importante, examine sus valores. Al fin y al cabo, las técnicas las llevan a cabo personas, personas con sus hábitos, puntos de vista y valores. En lugar de imponer una técnica de moda a sus empleados, considere cómo piensan, se relacionan y operan para crear una que sea una combinación natural.
En su mayor parte, los valores de su empresa y equipo pueden ayudar a desarrollar una técnica verdaderamente sostenible que es menos una norma teórica y más una forma de representar sistemáticamente procesos vivos y respirables que son más fáciles de sostener a lo largo del tiempo.
Recuerde, sin embargo, que ninguna técnica es superior a otra. Todo depende de qué tan bien se alinee con los objetivos y valores de la organización y los límites que debe superar el equipo del proyecto. Además, las necesidades de las partes interesadas, los riesgos involucrados y el tamaño, costo y complejidad del proyecto.
Técnicas
#1. Melé
Scrum es una técnica de planificación de proyectos que presenta conceptos y procesos para aumentar la calidad de la entrega. Es uno de los marcos más populares y sencillos para hacer realidad las ideas ágiles en Desarrollo de software ad-hoc. En realidad, Scrum se trata de empoderar a un equipo autogestionado para que entregue y defina roles y deberes para establecer una tensión saludable entre proporcionar el elemento correcto, de la manera correcta, tan rápido como sea posible.
Además, Scrum tiene como objetivo aumentar la comunicación, el trabajo en equipo y el ritmo de desarrollo. Si escucha términos como sprints, scrums, backlogs y burndowns, generalmente es porque están hablando de Scrum o una variante de este.
#2. Kanban
Otra de las técnicas de planificación de proyectos es Kanban. Es una técnica de gestión de proyectos basada en conceptos Lean y un proceso bien definido para aumentar la eficiencia. Se parece mucho a Scrum en que se trata de entregar con frecuencia y temprano con un equipo colaborativo y autogestionado. Kanban, por otro lado, es una transformación más evolutiva que Scrum, que proporciona una entrada más fácil al entorno Agile porque es menos prescriptivo.
La técnica Kanban es un proceso ligero, flexible y sin roles predefinidos. Su único propósito es mejorar en todo momento enfocando la atención del equipo en las cosas que realmente importan. Visualizar el flujo de trabajo, limitar el trabajo en curso, cuantificar el tiempo de entrega, hacer explícitas las políticas de proceso y analizar continuamente el potencial de mejora se encuentran entre los principios básicos.
Cambiando de tema, Kanban es ideal para trabajos que requieren un resultado constante, como la fabricación o el soporte y mantenimiento. También puede ser una herramienta útil en el mundo de las agencias porque es más adaptable a los cambios y a los clientes les gusta cambiar de opinión con frecuencia. Esta técnica es una alternativa más simple a Scrum si desea "hacer Agile" pero no quiere ser demasiado riguroso.
#3. Método del camino crítico
Las industrias de construcción, desarrollo de software e ingeniería emplean esta técnica para modelar y programar la planificación de proyectos. Con esta técnica, determina las actividades necesarias para finalizar un proyecto, el tiempo que llevará cada una, las dependencias entre ellas y sus entregables o hitos.
Estos son para calcular las rutas más largas y rápidas para completar su proyecto, lo que lo ayuda a comprender las actividades principales del proyecto, que se pueden posponer sin afectar sus hitos.
#4. IMPERTINENTE
La Técnica de Evaluación y Revisión de Programas es una técnica de estimación. Cuando se desconocen las estimaciones de tareas/actividades individuales, se utiliza un promedio ponderado de estimaciones optimistas, pesimistas y más probables. Como resultado, PERT es una forma de evaluar y estimar la cantidad de tiempo para realizar una tarea.
Esto es similar a una estimación de tres puntos, pero le dará mayor peso a la estimación más probable. La consideración de la estimación de la incertidumbre y el riesgo puede aumentar la precisión de las predicciones de duración de tareas de un solo punto. La técnica de evaluación y revisión de programas dio origen a este concepto (PERT). Para definir un rango aproximado para la duración de una tarea, PERT usa tres estimaciones:
Estimación más probable (M): esta estimación se basa en la duración de la tarea, así como en los recursos que probablemente se asignarán. De nuevo, su productividad, expectativas realistas de disponibilidad para la actividad e interrupciones.
Optimista (O): la duración de la tarea está determinada por un estudio del mejor de los casos de la tarea. Esto le informará cuánto tiempo tomará la tarea en el menor tiempo posible.
Pesimista (P): la duración de la tarea se determina analizando el peor de los casos de la tarea. Esto revela aún más la cantidad máxima de tiempo que puede tomar una tarea.
#5. Inclinarse
La técnica lean es un enfoque de planificación de proyectos que enfatiza la eficiencia. Lean es famoso como el "padrino" de Agile porque se enfoca en hacer más con menos. Comienza por encontrar valor y luego maximizarlo a través de la mejora continua, que incluye mejorar el flujo de valor y reducir el desperdicio.
Es más un tema con ideales que un sistema que te dice cómo hacer las cosas. Propone que tratar las tres disfunciones generadoras de desechos conocidas como las '3M' puede ayudarlo a hacer más con menos.
Lean tiene como objetivo cambiar la forma en que trabajamos para que podamos centrarnos únicamente en la entrega de valor. Se trata de cambiar el enfoque de tecnologías individuales, activos y divisiones verticales hacia flujos de valor completos que fluyen horizontalmente a través de tecnologías, activos y departamentos hacia los clientes.
Al analizar el proceso de planificación de su proyecto, puede ser beneficioso adoptar una mentalidad lean. Considere cómo puede reducir su proceso de planificación de proyectos a los fundamentos básicos que dan valor mientras elimina los elementos extraños o la forma en que siempre ha hecho las cosas, y estará pensando en Lean.
¿Cuál es el papel de la planificación de proyectos?
Antes de que alguien asigne roles para el proyecto y el equipo comience a ejecutar el plan, la planificación del proyecto implica un mapeo completo y la organización de los objetivos, tareas, cronogramas y recursos del proyecto. Con una excelente planificación de proyectos, puede eliminar prácticamente todos los problemas que provocan el fracaso del proyecto.
¿Cuáles son las 4 partes principales de un plan de proyecto?
Las necesidades del proyecto, su visión subyacente, sus objetivos cuantificables, entregables y las acciones que pueden y no pueden llevarse a cabo para asegurar su finalización exitosa están todos incluidos en el alcance del proyecto.
¿Qué son las 6 P's en el proyecto?
Consisten en un método, personas, competencia, celo, paciencia y excelencia.
¿Cuál es el primer paso en la planificación de un proyecto?
La fase inicial de iniciar un nuevo proyecto se denomina iniciación del proyecto. Usted decide por qué está iniciando el proyecto y qué valor comercial proporcionará en la fase de inicio del proyecto. Luego, utiliza ese conocimiento para ganar el apoyo de las partes interesadas clave.
¿Qué es el proceso de planificación?
El proceso de planificación es un procedimiento que se utiliza para generar metas, diseñar tareas para alcanzar las metas, identificar los recursos necesarios, establecer un cronograma, decidir sobre el seguimiento y la evaluación, finalizar el plan y compartir el plan con el equipo.
¿Cuáles son las 4 C en la gestión de proyectos?
Para abordar este problema, PBL se ha convertido en un nuevo Gold Standard que incluye las "Cuatro C" de la Asociación para el aprendizaje del siglo XXI: comunicación, colaboración, pensamiento crítico y creatividad.
¿Cuáles son las 3 etapas en la planificación de proyectos?
La iniciación, la planificación, la ejecución y el cierre son las etapas de un proyecto.
Conclusión
Las herramientas y técnicas de planificación de proyectos son bastante importantes en el proceso de gestión de proyectos, sin embargo, la contribución del recurso humano sigue siendo lo último. Por lo tanto, un gerente de proyecto debe garantizar una colaboración efectiva entre él y su equipo.
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El Instituto de Gestión de Proyectos mapea la gestión de proyectos en grupos de procesos y áreas de conocimiento. Los cinco grupos de procesos clave son así; iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y controlar y cerrar
¿Cuáles son los pasos básicos en la planificación de proyectos?
- Crear y analizar casos de negocio.
- Identificar y conocer a las partes interesadas para su aprobación.
- Definir el Alcance del Proyecto.
- Establecer metas y objetivos del proyecto.
- Determinar los entregables del proyecto.
- Crear cronograma de proyecto e hitos.
- Asignación de Tareas.
- Llevar a cabo la evaluación de riesgos
¿Cómo seleccionará un proyecto?
- Asegúrese de que el proyecto se alinee con su estrategia organizacional. …
- Identificar un campeón del proyecto. …
- Llevar a cabo una evaluación organizacional o ambiental. …
- Evalúa tus recursos. …
- Identifique sus parámetros para el éxito
¿Cuáles son los principales criterios para seleccionar un proyecto?
- Valor temporal del dinero.
- Valor presente.
- Valor futuro.
- Relación de valor presente y valor futuro
¿Qué incluye la planificación de proyectos?
Un plan de proyecto típico consta de una declaración de trabajo, una lista de recursos, una estructura de desglose del trabajo, un cronograma del proyecto y un plan de riesgos. El alcance incluye la necesidad comercial y el problema comercial, los objetivos del proyecto, los entregables y los hitos clave. Además, las líneas de base del proyecto se establecen en el plan del proyecto.
