Un plan de gestión de proyectos proporciona a las partes interesadas y a los usuarios finales una hoja de ruta para la ejecución de un proyecto futuro. Si bien armarlo lleva tiempo, el resultado final vale la pena. Ayuda en la reducción de riesgos, creando aceptación, recopilando la experiencia de su equipo, alineando la comunicación y asegurando la disponibilidad de recursos. Esta guía describe qué es un plan de gestión de proyectos, las fases involucradas, su ejemplo y sus beneficios, y luego ofrece una sencilla guía paso a paso sobre cómo crear uno.
¿Qué es un plan de gestión de proyectos?
Un plan de gestión de proyectos es una colección de documentos que detallan cómo, cuándo y qué pasaría si la ejecución del proyecto. Describe la propuesta de valor del proyecto, fases de ejecución, recursos, herramientas y protocolos de comunicación, riesgos, las partes interesadas (y sus responsabilidades), y entregables. Sus materiales comprenden un resumen ejecutivo, diagramas de Gantt y de equipo, evaluación de riesgos, y subplanes de comunicación y Administracion de recursos.
¿Para qué se utiliza un plan de gestión de proyectos?
Un documento de plan de proyecto bien escrito y bien estructurado es la única manera de obtener una comprensión completa de su proyecto.
En contraste con el acta de constitución del proyecto, que es una estrategia de alto nivel para el programa, su plan de gestión del proyecto deconstruye esa perspectiva de alto nivel en la operación práctica del día a día de su proyecto, cubriendo todo lo que debe hacer para cumplir los objetivos de su proyecto.
Todo, desde plazos hasta presupuestos, recursos, entregables y más, se detallará en un plan de proyecto integral, que le brinda una hoja de ruta de lo que debe abordarse que puede usar para administrar y evaluar su proyecto.
La importancia de la planificación de la gestión de proyectos
Cada proyecto excelente requiere mucha planificación.
Como gerente de proyecto, tendrás mucho en tu plato en un momento dado. Su plan de proyecto elimina las conjeturas al demostrar exactamente en qué debe enfocarse en cada paso del camino; hacia dónde deben dirigirse sus recursos y atención; y lo que debe tener en cuenta para asegurarse de que las cosas no se retrasen o excedan el presupuesto.
El trabajo que realice por adelantado en el desarrollo de un plan de proyecto le será de gran utilidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo que le permitirá centrar sus esfuerzos por completo en la obtención de resultados en lugar de tratar de averiguar qué hacer a continuación.
Aquí hay cinco ventajas que demuestran la importancia de la planificación de la gestión de proyectos.
#1. Proporciona un punto de partida para su proyecto.
Según el acta de constitución del proyecto autorizado, su plan de proyecto describirá el alcance, el plazo y el presupuesto acordados para su proyecto.
Una vez que el patrocinador del proyecto haya determinado, especificado y aceptado estas líneas base, podrá comparar el progreso real de su proyecto con el progreso previsto.
Esto es extremadamente útil ya que significa que no importa en qué etapa de su proyecto se encuentre, puede evaluar rápidamente si está entregando según lo previsto, y qué debe hacer para corregir el rumbo si no es así.
#2. Asegura la alineación del proyecto (y elimina la confusión).
Sin sorpresas ni alarmas: con su proyecto descrito en un plan de proyecto, todos saben qué anticipar y cuándo.
Si bien el acta de constitución del proyecto garantiza que usted, las partes interesadas y el equipo del proyecto estén todos en sintonía, su plan preciso del proyecto garantiza que no haya lugar para errores o confusiones al delinear las fechas de vencimiento exactas y los entregables para que todos puedan planificar en consecuencia. .
#3. Define completamente el alcance del proyecto.
Otra ventaja de la alineación es que evita el deslizamiento del alcance. Es fácil descubrir elementos fuera del alcance cuando las expectativas de las partes interesadas y todos los entregables acordados están claramente escritos en el documento del plan del proyecto.
Y, quizás lo más importante, hace que sea más fácil abordarlos. Esto se debe a que tiene un documento escrito o una hoja de planificación del proyecto para consultar durante las conversaciones, por lo que todos recuerdan lo que acordaron inicialmente y no hay malentendidos sobre lo que está dentro (o fuera) del alcance del proyecto.
#4. Permite una gestión de proyectos con mejores recursos.
Cuando comienza a dividir el trabajo del proyecto en partes manejables como entregables, hitos y tareas, se vuelve mucho más fácil ver qué tipo de recursos realmente necesitará para hacerlo.
Una vez más, si bien es posible que haya comenzado a articular esto en un nivel básico en el acta de constitución de su proyecto, su plan de proyecto es donde se vuelve más específico sobre cómo pretende utilizar los recursos a su disposición.
#5. Aumenta la confianza de su proyecto.
Un plan detallado del proyecto puede ayudar a tranquilizar al patrocinador del proyecto, a las partes interesadas y al equipo del proyecto (y, seamos honestos, a usted mismo si está teniendo un día realmente horrible) de hacia dónde se dirige y por qué.
Debido a que permite que todos entiendan cómo todo el trabajo se une para progresar en los objetivos del proyecto y, por implicación, de la organización, el documento del plan del proyecto aumenta la confianza en su liderazgo como gerente de proyecto.
Cosas que necesita saber antes de escribir un plan de proyecto
Tómese unos minutos para prepararse antes de comenzar a elaborar su plan. Definir lo que está en juego si el proyecto falla, identificar los hitos necesarios para completarlo con éxito, seleccionar el talento clave para completar su proyecto, seleccionar y contratar las herramientas que harán que el proceso de creación del plan sea fácil y eficiente, y definir el beneficiario final de su proyecto son todos ejemplos de cómo hacerlo. Cada uno de estos procesos de preparación se discute con mayor detalle a continuación.
#1. Evaluación de riesgo de falla
Definir lo que sucedería si el proyecto no se completara con éxito podría ayudarlo más adelante a inspirar a su equipo de ejecución y desarrollar su plan y la propuesta de valor para su proyecto. Este punto de vista enfatiza la importancia de la participación de cada parte interesada.
#2. Identificación de hitos
Definir los hitos de los que serán responsables es un método para asegurarse de seleccionar a los miembros del equipo adecuados para el diseño y la ejecución del plan. Una vez que se hayan determinado los hitos, puede identificar la experiencia requerida y luego el talento que posee esa habilidad.
#3. Identificación de talentos
Es fundamental obtener la experiencia de los miembros del equipo que llevarán a cabo su estrategia a medida que la crea. Esto podría significar la diferencia entre el éxito y el fracaso de su proyecto. La identificación de estas partes interesadas ahora le permite involucrarlas antes en el proceso de planificación, lo que da como resultado un mayor conocimiento colectivo.
#4. Elegir una herramienta
Deberá usar tablas, gráficos e informes para registrar la información relevante al planificar su proyecto. Aplicaciones de diseño gráfico como Canva y software de gestión de proyectos puede ser útil.
#5. Identificación del beneficiario o usuario final
Nada puede prepararlo para el éxito de la finalización del proyecto como comprender lo que el usuario final o el beneficiario del proyecto requieren en el entregable final. Comprender esto requiere la comprensión del usuario final o destinatario. Antes de comenzar a planificar un proyecto que los impactará y, quizás, los deleitará, tómese un tiempo para escuchar sus necesidades, metas y esperanzas.
Cómo crear un plan de gestión de proyectos
Ahora estamos en el proceso de desarrollar una estrategia de gestión de proyectos, que incluye los siguientes pasos:
Paso 1. Crear una plantilla de alto nivel para la planificación de proyectos
Que hace un plan de proyecto ¿Cómo se ven en su organización? Al diseñar una estrategia de proyecto, es una buena idea comenzar con cualquier recurso existente que pueda usarse como referencia, como ejemplos de planes de proyectos o plantillas de planes de proyectos.
Utilice cualquier recurso que tenga su empresa, como una plantilla de alto nivel para la planificación de proyectos, una hoja de cálculo de planificación de proyectos, planes modelo o un calendario para la preparación de proyectos.
Paso 2. Defina el objetivo de su proyecto
Hay numerosas plantillas y muestras gratuitas disponibles para ayudarlo con su preparación, pero recuerde usar la que sea apropiada para su tipo de proyecto.
Su plan de gestión de proyectos debe adaptarse a las características específicas de su proyecto, personal y demandas. Los planes de proyectos de TI para la implementación de nuevos equipos, por ejemplo, seguramente serán diferentes de los planes de proyectos ágiles, que casi con toda seguridad diferirán de los planes de proyectos estratégicos más amplios.
Los diagramas de Gantt, las listas de tareas y otros aspectos de la gestión de proyectos pueden ayudarlo a garantizar la eficacia de su estrategia.
Paso 3. Identificar a todas las partes interesadas
Una vez que haya completado la descripción general del proyecto, debe identificar a las principales partes interesadas en el éxito del proyecto. Como resultado, es fundamental reunir todos sus requisitos. Después de recopilar esta información, debe definir el alcance del proyecto para cada parte interesada y especificar entregables específicos. Bien habilidades de comunicación son esenciales para dominar esta etapa de la gestión de proyectos.
Etapa 4. Obtenga comentarios de sus clientes, partes interesadas del proyecto y miembros del equipo
Cuando llega el momento, es menos probable que una estrategia diseñada en el vacío reciba el respaldo que necesita. Si incluye a sus partes interesadas en el proceso de planificación del proyecto, se sentirán más involucrados y establecerá el tono para una atmósfera de equipo integrado que beneficiará a su proyecto.
Al desarrollar un plan de proyecto, asegúrese de solicitar comentarios de los personajes principales del proyecto, ya sea a través de una reunión de planificación, una sesión de lluvia de ideas o una entrevista individual. Además, ¿como un bono adicional? Es una buena oportunidad para continuar construyendo relaciones con las partes interesadas importantes que comenzó a lo largo del acta de constitución y el análisis de las partes interesadas y del proyecto.
Paso #5. Cualquier planificación de gestión de proyectos anterior que haya realizado debe incluirse
Si ya completó las etapas 1 a 5 de la planificación del proyecto, debe incluir los resultados de esos pasos, así como cualquier investigación que haya realizado hasta este punto, en su plan de gestión del proyecto.
Las siguientes estrategias de gestión de proyectos son recomendadas por la Guía y los Estándares del Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos del Project Management Institute:
- Plan para la gestión del alcance
- Plan para la gestión de requerimientos
- Una estrategia para la gestión del tiempo.
- Una estrategia de reducción de costos
- Plan de control de calidad.
- Una estrategia para administrar los recursos.
- Una estrategia para la gestión de las comunicaciones.
- Una estrategia para la gestión de riesgos
- El proyecto estrategia de compras
- Estrategia de acercamiento a las partes interesadas
Incluso si no se registran de forma exhaustiva, cada uno de estos temas debe abordarse en algún momento durante la planificación de la gestión de proyectos.
Paso #6. Elija una ubicación central para su estrategia de gestión de proyectos
Su plan de gestión de proyectos, incluido el acta de constitución del proyecto, debe mantenerse de forma centralizada para que sea inmediatamente accesible para todas las partes involucradas, incluidas las partes interesadas, los miembros del equipo, la gerencia y los clientes.
¿En qué se diferencia la gestión de proyectos de la gestión financiera?
La gestión de proyectos abarca todos los procesos necesarios para gestionar un proyecto desde su inicio hasta su finalización, asegurando que se satisfagan los objetivos de la organización y las demandas de las partes interesadas.
La gestión financiera se ocupa de la gestión de los recursos y las operaciones financieras con el fin de aumentar las ganancias mientras se cumplen los objetivos de la organización y de las partes interesadas de la manera más rápida y satisfactoria posible.
¿Cuáles son los 5 componentes del plan de gestión del proyecto?
Las cinco fases básicas del proceso de gestión de proyectos son las siguientes:
- Iniciación del proyecto.
- Planificación de proyectos.
- Ejecución del proyecto.
- Seguimiento y Control de Proyectos.
- Cierre del proyecto.
¿Cómo crear un plan de gestión de proyectos?
Incluidos en cómo construir una estrategia de gestión de proyectos están:
- Paso 1: Identificar el objetivo del proyecto.
- Paso 2: trazar el alcance
- Paso 3: Desarrolle un esquema o plan.
- Paso 4: Comparte esta idea inicial con tu equipo.
- Paso 5: finaliza tu plan
- Paso 6: Use un diagrama de Gantt para mantener las cosas organizadas
- Paso 7: Distribuya su plan de gestión de proyectos.
¿Cuál es el objetivo principal de un plan de gestión de proyectos?
El objetivo de un plan de gestión de proyectos es actuar como una guía para las fases de ejecución y control. El plan del proyecto contiene toda la información requerida para la fase de ejecución, incluidas las metas, los objetivos, el alcance del trabajo, los hitos, los riesgos y los recursos del proyecto.
¿Qué es un formato de plan de proyecto?
Una plantilla de plan de proyecto es un documento que establece un formato coherente para un plan de proyecto. A menudo incluye una lista de los aspectos importantes del proyecto, como las partes interesadas, el alcance, las fechas, el costo previsto y los mecanismos de comunicación. Por lo general, el gerente del proyecto enumera la información según la tarea.
¿Cuál es la estructura de un plan de proyecto?
Una declaración de trabajo, una lista de recursos, una estructura de desglose del trabajo, un cronograma del proyecto y un plan de riesgos son componentes comunes de un plan de proyecto. Uno de los criterios de éxito importantes para los proyectos es tener un plan de proyecto bien desarrollado.
¿Es un diagrama de Gantt un plan de proyecto?
Un gráfico de Gantt es un gráfico de barras horizontales que se utiliza en la gestión de proyectos para ilustrar visualmente el progreso de un plan de proyecto a lo largo del tiempo. Los diagramas de Gantt a menudo ilustran el tiempo y el estado de cada elemento del proyecto, así como quién es responsable de ellos.
¿Qué hace un buen plan de proyecto?
El proceso de definir sus objetivos y alcance, metas e hitos (entregables), y asignar tareas y recursos presupuestados para cada fase se conoce como planificación de proyectos. Un buen plan se comparte fácilmente con todos los interesados y es más beneficioso cuando se examina con regularidad.
¿Qué es la lista de verificación del plan del proyecto?
Una lista de verificación del proyecto es una lista de los pasos necesarios para terminar un proyecto con éxito. Estos pasos se concentran en las fases de planificación y configuración. El uso de una lista de verificación ayuda a los equipos a prepararse adecuadamente para el trabajo futuro del proyecto.
Resumen Final
El primer paso crucial para asegurar una excelente ejecución y finalización del proyecto es desarrollar un plan de gestión del proyecto. Sin él, corre el riesgo de que el proyecto se descarrile, se gaste en exceso, una propuesta de valor no satisfecha y usuarios finales potencialmente descontentos. Proporciona aceptación, disponibilidad de recursos, cumplimiento del presupuesto, una entrega final de alta calidad e impulsada por expertos, y un usuario final satisfecho. Esperamos que esta guía lo encamine a cosechar todos estos beneficios.
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Referencias
