No confíe demasiado en que el desempeño de un empleado no estará a la altura de las expectativas, incluso si una organización selecciona trabajadores capaces que puedan realizar sus tareas sin la interferencia de los gerentes. Por lo tanto, ciertamente existe la necesidad de una gestión activa por excepción. Cuando los gerentes tienen control sobre las áreas problemáticas, la administración por excepción suele ser la más eficaz. Este artículo lo ayudará a obtener más información sobre la administración de excepciones activa y pasiva.
¿Qué es la gestión por excepción?
La administración por excepción es el sistema de detección e informe de una situación a la administración solo cuando un miembro del personal a nivel de gerente realmente lo necesita.
Los gerentes emplean el concepto de administración por excepción para enfocarse en áreas cruciales del desempeño comercial en lugar de en toda la empresa. Los gerentes solo tienen interés en áreas donde hay desviaciones significativas de los pronósticos estándar o presupuestados. También es una técnica de trabajo habitual en los sectores financiero y empresarial. En ciertos temas, esta técnica solo incluye a los gerentes de los empleados.
Un empleado que supervisa el presupuesto de la empresa, por ejemplo, solo necesita alertar a su gerente si la cuenta cae por debajo de un umbral específico. Esta técnica permite que los expertos trabajen de forma autónoma, dando a la gerencia más tiempo para concentrarse en asuntos que son más urgentes que las operaciones del día a día. También garantiza que los profesionales de la gestión dediquen la mayor parte de su tiempo y esfuerzo a desarrollar nuevas reglas y tomar decisiones empresariales en lugar de participar en las operaciones diarias.
Además, el objetivo principal es hacer el uso más eficiente del tiempo de gestión, incorporándolos solo cuando existe una desviación significativa del desempeño comercial regular o normal.
Entonces, tendrán más tiempo para analizar un tema muy importante donde hay grandes diferencias. Pero poder darle al problema toda su atención y arreglarlo. Por otro lado, los empleados de nivel inferior pueden tratar directamente con otros problemas menores. Este método brinda a la gerencia un informe breve y detallado que no cambia mucho y cubre todas las partes importantes del problema. Ayuda a la gerencia a encontrar y deshacerse de los obstáculos que requieren decisiones y las acciones correctas a tomar.
¿Cómo funciona la gestión por excepción?
La gestión por excepción funciona de las siguientes formas:
#1. Establecer una línea de base para las operaciones regulares
La organización debe establecer un estándar para las operaciones diarias a fin de seleccionar qué problemas deben informar los empleados a los supervisores. Cada empleado conoce los eventos de la jornada laboral normal y los estándares de la industria sobre temas específicos.
#2. Crear una estructura jerárquica
Cuando utilizan la "administración por excepción", algunas empresas configuran su liderazgo para que los gerentes de nivel inferior se encarguen de los problemas pequeños y los gerentes de nivel superior se encarguen de los grandes. Si bien no todas las empresas utilizan esta forma de jerarquizar la gestión por excepción, aquellas que sí saben a quién deben reportar los empleados ciertos problemas.
#3. Evaluaciones de Desempeño de Empleados
Cuando los gerentes evalúan el desempeño de los empleados, pueden ver cómo la productividad de sus empleados se compara con la norma comercial deseada. Supervisar la actividad de la empresa es un paso crucial para controlar mi excepción, ya que les permite a los gerentes y otros empleados saber cuándo necesitan la ayuda del gerente.
#4. Examinar y resolver problemas
Una vez que los profesionales encuentran situaciones o datos fuera de lo común para la empresa, se lo comunican al gerente adecuado. Luego, el gerente se ocupa del problema por sí mismo o con un grupo. Por ejemplo, si un gerente ve que un departamento no está cumpliendo con sus objetivos de producción, lo investigará. Por lo tanto, se les ocurre una forma de solucionar el problema y devolver a la empresa a su antigua gloria.
Gestión Pasiva y Activa por Excepción
La gestión activa por excepción significa que el gerente es proactivo en el manejo de situaciones, ayudando con problemas, participando en todas las actividades en tiempo real y vigilando lo que hacen sus empleados para evitar errores. La gestión pasiva, por excepción, es aquella en la que la dirección interviene sólo cuando no se cumplen los objetivos planificados. Se requieren cambios de planificación y se requieren correcciones. Esta estrategia de gestión pasiva por excepción normalmente se utiliza solo en casos excepcionales. La gestión pasiva o activa por excepción es vital, y puede utilizar cualquiera de las dos dependiendo de las necesidades de su negocio.
Un enfoque pasivo es apropiado para empresas con un ambiente relajado y empleados conscientes de sus tareas y obligaciones. Puede ser beneficioso para aumentar la moral y la independencia de los empleados. Mientras que un enfoque más activo utiliza empleados menos atentos con menos personal, las organizaciones más estrictas requieren una guía paso a paso para completar su trabajo.
Además, la gestión por excepción engloba tanto la gestión “activa” como la “pasiva”. Como se podría pensar, la gestión activa por excepción implica ayudar a las personas a resolver desafíos y esforzarse por prevenir problemas. Por el contrario, el enfoque pasivo de la gestión por excepción implica que solo intervenimos cuando hay un problema. Administrar por excepción no implica necesariamente que un líder sea completamente inaccesible e inalcanzable. Un líder aún puede participar en prácticas de gestión más activas para alentar a los miembros de su equipo en el camino.
Los principios de la gestión por excepciónn
Estos son los principios que utilizan los profesionales para describir la gestión
#1. Delegación
La asignación de tareas de menor prioridad es cómo funciona la gestión por excepción. Los empleados realizan actividades más básicas y ayudan a administrar la producción. Sin embargo, esta técnica comercial no requiere que los gerentes estén activos en todas las partes de las operaciones diarias de una empresa. Los gerentes están a cargo de actividades más importantes, como tomar decisiones financieras en toda la empresa y hacer cumplir las normas del lugar de trabajo.
# 2. Organización
Los profesionales utilizan sus habilidades organizativas para estar atentos a cualquier diferencia con las normas de la empresa. Esto es necesario para que la gestión por excepción funcione bien en una empresa. Luego, los expertos observan cómo son los líderes de su empresa para descubrir a quién contarle la diferencia.
#3. Mejora Profesional.
La gestión activa por excepción ayuda a los profesionales a crecer al establecer un estándar sobre cuán productiva debe ser una empresa. Además, los profesionales deben poder manejar pequeños problemas sin ser observados. Los empleados que no están cumpliendo con los productividad estándar puede ser capaz de comprender y planificar cómo mejorar su desempeño laboral mediante el uso del estándar.
#4. Productividad
El objetivo de la gestión de prácticas de productividad por excepción es promover un lugar de trabajo activo y eficiente. La administración por excepción ayuda a las empresas a lograr esto al garantizar que los profesionales de nivel superior se concentren en el desarrollo de la empresa mientras que otros profesionales ayudan a cumplir los objetivos operativos diarios.
#5. Objetivos comunes
Las empresas establecen objetivos empresariales cuando acuerdan un nivel de normas de producción en el lugar de trabajo. Luego, los empleados de la compañía trabajan para lograr estos objetivos al adherirse a los estándares de la compañía.
#6. Análisis
Los gerentes y el personal monitorean las operaciones corporativas utilizando ideas y habilidades analíticas. Esto permite a los profesionales mantener los estándares de la empresa y detectar cualquier problema potencial. Los gerentes también emplean el análisis para encontrar respuestas a estos problemas.
Las ventajas de la gestión por excepción
Este enfoque se puede utilizar para una variedad de propósitos. Son los siguientes:
- Disminuye el número de resultados financieros y operativos que la gerencia debe revisar, aprovechando mejor su tiempo.
- La administración por excepción permite a los gerentes liderar sus negocios de manera efectiva al delegar el trabajo. Los gerentes se concentran en lograr la visión de la empresa, mientras que otros empleados se ocupan de las tareas diarias que mantienen el negocio en funcionamiento. Esto permite que todos los empleados sigan siendo productivos mientras se especializan en tareas específicas.
- Los gerentes pueden establecer prioridades claras definiendo un punto de referencia de la empresa para la productividad.
- Los empleados pueden estar más dispuestos a asumir más responsabilidades en el trabajo si tienen la oportunidad de trabajar solos de vez en cuando.
- Los profesionales que ejercen la dirección por excepción reaccionan inmediatamente ante cada situación que se presenta. Esto puede ayudar a las empresas a resolver problemas de manera oportuna.
- también promueve comunicación efectiva, permitiendo a los gerentes descubrir soluciones rápidas a los problemas.
- Una opción de informes mínimamente invasiva es configurar el escritor de informes vinculado al sistema de contabilidad para imprimir automáticamente informes a ciertos intervalos que contienen los niveles de excepción predeterminados.
- Este concepto faculta a los empleados a tomar sus propios enfoques para obtener los resultados presupuestados de la empresa. La dirección sólo intervendrá si se dan circunstancias excepcionales.
- Los auditores de la empresa indagarán sobre las desviaciones importantes como parte de sus operaciones de auditoría anuales. Por lo tanto, la gerencia debe analizar estos temas antes de la auditoría.
Desventajas de la Gestión Excepcional.
El paradigma de la gestión por excepción tiene varias falencias, las cuales son las siguientes:
Si el presupuesto se construyó de manera deficiente, podría haber una gran cantidad de variaciones, muchas de las cuales son innecesarias y harían perder el tiempo de cualquiera que las investigue.
- Es necesario que los analistas financieros realicen resúmenes de variaciones y los envíen a la gerencia. Debido a esto, la idea necesita una capa adicional de gastos generales corporativos para funcionar correctamente. Un mal analista también podría pasar por alto un problema que podría ser muy importante y no traerlo a la atención de la gerencia.
- Esta noción se basa en una estructura de comando y control, en la cual las situaciones son monitoreadas y las decisiones son tomadas por un grupo centralizado de altos ejecutivos. En cambio, puede tener una estructura organizativa descentralizada en la que los gerentes locales puedan verificar las condiciones diariamente y así evitar el requisito de un sistema de informes de excepción.
- La idea es que solo los gerentes puedan remediar las desviaciones. No habría necesidad de una gestión por excepción si una empresa se diseñara de modo que el personal de primera línea pudiera hacer frente a la mayoría de las variaciones tan pronto como surgieran.
- Es posible que no tome medidas profilácticas. Esto significa que una empresa podría ser más capaz de lidiar con un problema que de evitar que suceda.
- Requiere un seguimiento constante. Debido a que estos ejecutivos no están involucrados en las operaciones del día a día, confían en otros especialistas para mantenerlos actualizados sobre cualquier inquietud que surja.
¿Qué es la gestión por estilo de liderazgo excepcional?
Cuando algo sale mal en el proceso de producción, el gerente que practica la gestión activa por excepción corrige inmediatamente la situación. En la gestión pasiva por excepción, el líder solo interviene cuando no se han logrado los objetivos o cuando los problemas se han ido de las manos.
¿Cuáles son los dos tipos de gestión por excepción?
Una es la gestión activa por excepción, en la que el líder participa activamente y supervisa a los subordinados para evitar errores. Dos, gestión pasiva basada en excepciones.
¿Cuál es la desventaja de MBE?
El mayor inconveniente de MBE es que solo los gerentes tienen la autoridad para tomar decisiones verdaderamente cruciales, lo que puede ser desalentador para los trabajadores en los niveles inferiores. 1. El mayor inconveniente de MBE es que solo los gerentes tienen la autoridad para tomar decisiones verdaderamente cruciales, lo que puede ser desmoralizador para los trabajadores en los niveles inferiores.
¿Cuál es el proceso de MBE?
Los cuatro pasos de la gestión por excepción son los siguientes: establecer los objetivos y definir la norma aceptable. evaluar el desempeño para determinar si va por buen camino. Examinar el producto o los datos del trabajo para detectar desviaciones del desempeño de los objetivos. Examinar y resolver las desviaciones de la norma.
¿Puede la gente normal obtener un MBE?
Siempre que cumplan con los estándares requeridos para el honor de Queen, cualquiera puede ser nominado para un MBE. Un premio MBE se puede presentar por una variedad de logros, pero con frecuencia se otorga en honor a los logros locales o por el servicio comunitario "práctico" que ha inspirado a otros.
Preguntas frecuentes sobre la gestión por excepción
¿Qué es la gestión por liderazgo excepcional?
Cuando un líder administra por excepción, solo quiere que se informen los eventos inusuales. Si todo va bien, no son necesarios. Serán contactados solo si sucede algo excepcional.
¿Cuáles son los riesgos de la gestión por excepción?
- Necesita un fuerte sistema de registro y evaluación.
- Se suma al papeleo.
- Hasta que la situación se vuelve crítica, el sistema permanece en silencio.
- Algunos aspectos críticos, como el comportamiento individual, son difíciles de cuantificar.
¿Es buena la gestión por excepción?
Sí, porque es una excelente manera de administrar cualquier tipo de negocio. Los gerentes lo usan para mantener su atención en el desempeño del negocio en lugar de en toda la unidad de negocios.
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