La estructura organizativa funcional es sólo un tipo de estructura de equipo, pero todas las empresas, independientemente de su tamaño, necesitan algún tipo de estructura para funcionar con éxito. Las empresas sin una estructura organizativa establecida tienen problemas para implementar políticas comerciales y operar productivamente.
Una estructura organizacional describe cómo se dirigen ciertas actividades para lograr los objetivos de su organización. Además, proporciona roles, rutinas y rangos claros para los trabajadores, todo lo cual ayuda a mejorar la coordinación del equipo. Sin una estructura organizativa formal, a sus empleados puede resultarles difícil saber a quién deben rendir cuentas oficialmente dentro de la empresa y qué gerentes son responsables de qué.
Lista de verificación
- Una estructura organizacional funcional organiza una empresa en diferentes departamentos según su experiencia, especialidad, habilidad o roles relacionados.
- Una organización funcional suele ser una jerarquía vertical, donde los empleados reportan a un gerente que supervisa su función.
- Las empresas suelen operar bajo una estructura funcional porque agrupa a personas que tienen conocimientos similares.
- Las grandes empresas son las mejores para una estructura organizativa funcional, ya que están formadas por muchas personas con la misma experiencia.
- Una de las desventajas más importantes de una estructura organizativa funcional es la posibilidad de aislamiento de otros departamentos.
¿Qué es la estructura organizacional funcional?
Una estructura organizativa funcional es un tipo común de estructura empresarial que organiza una empresa en diferentes departamentos según áreas de especialización, agrupando a los empleados por especialidad, habilidad o roles relacionados. Se basa en niveles de jerarquía que incluyen diferentes departamentos, bajo la dirección de líderes designados.
En este tipo de estructura organizativa, las empresas se organizan según sus funciones y habilidades en grupos o departamentos más pequeños. Esto puede incluir, por ejemplo:
- ventas
- Marketing
- Production
- IT
- financiar
- operaciones
Los individuos, equipos y gerentes de línea se agrupan en departamentos especializados donde reportan al jefe del departamento, por ejemplo, el director de ventas. El equipo de alta dirección de una empresa suele estar formado por varios jefes funcionales, por ejemplo, el director financiero, el director de marketing o el jefe de operaciones.
Las empresas suelen operar bajo una estructura funcional porque agrupa a personas que tienen conocimientos similares y, cuando se utiliza en un entorno de equipo, ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos. Por lo general, funciona mejor para empresas más grandes que emplean a varias personas con roles similares. Cuando los departamentos tienen empleados organizados por sus habilidades y función correspondiente en la empresa, los dueños de negocios tienen más tiempo para concentrarse en sus objetivos generales mientras los jefes de departamento administran los objetivos de su equipo.
VER: Un desglose simple de objetivos frente a metas y cómo establecerlos
En las empresas más pequeñas, puede que no haya suficientes empleados con habilidades relacionadas para justificar agruparlos en departamentos separados.
Comprensión de la estructura organizativa funcional
Una organización funcional suele ser una jerarquía vertical, donde los empleados reportan a un gerente que supervisa su función. Ese gerente puede luego reportar a otro rol de liderazgo funcional. Por ejemplo, todos los empleados responsables de las ventas dependen del gerente de ventas, quien depende del vicepresidente de ventas. Los departamentos funcionales suelen operar en silos porque cada grupo tiene su propia estructura de gestión vertical independiente.
Los empleados de cada departamento funcional se comunican entre sí, en lugar de tratar con los empleados de otros departamentos funcionales. Es una función clave del equipo directivo coordinar con otros gerentes y hacer fluir la información por toda la organización. Por ejemplo, el gerente de servicio al cliente comunica iniciativas y resultados con los gerentes de ventas, marketing y producción.
Luego, esos gerentes comunican cualquier información relevante a sus respectivos equipos.
LEA: Trabajo en equipo en el lugar de trabajo: de beneficios y estrategias a un liderazgo eficaz
Toda la autoridad, como la asignación de recursos, la toma de decisiones, el establecimiento de objetivos y la asignación de presupuesto, recae en el gerente funcional. Cuando un empleado enfrenta algún obstáculo o necesita orientación, el primer paso es discutir los problemas con su gerente funcional. El gerente puede entonces optar por escalar el problema.
Las empresas con una estructura organizacional funcional tienden a compartir las siguientes características.
- Hay una estructura jerárquica de arriba hacia abajo.. La mayoría de las empresas estructuradas funcionalmente tienen un equipo de alta dirección que supervisa la empresa en general, pero casi todos los demás empleados forman parte de un departamento específico y aislado.
- Los jefes de departamento reportan a la alta dirección. Cada departamento dentro de una empresa (ya sea ventas, productos o TI) tiene un jefe de departamento que forma parte de la alta dirección o les reporta directamente.
- Los empleados se especializan en ciertas tareas.. Los empleados de empresas estructuradas funcionalmente son contratados por su experiencia en una habilidad particular. Rara vez se desvían de su función para ayudar con el trabajo de otro departamento.
¿Qué tipo de empresa se adapta mejor a una estructura organizativa funcional?
Las grandes empresas son las mejores para una estructura organizativa funcional, ya que están formadas por muchas personas con la misma experiencia. Agrupar a los miembros del equipo por experiencia agiliza y enfoca a las empresas más grandes, y el aspecto administrativo de la estructura organizacional funcional significa que hay alguien a quien los miembros del equipo pueden dirigir sus preguntas.
VER: Actividades de team building: las mejores actividades de team building para grupos pequeños
Las empresas más pequeñas pueden encontrar una estructura organizativa funcional demasiado restrictiva y, en general, innecesaria. Sin embargo, puede adoptar una estructura organizativa funcional para su pequeña empresa si:
- Producir una cantidad limitada de bienes/servicios. Este tipo de empresas tiene un enfoque limitado, por lo que tiene sentido concentrar a sus trabajadores en sus áreas de especialización. Una empresa que ofrece una amplia gama de servicios/bienes tendría que tener muchos grupos funcionales y esto puede resultar abrumador, además de ineficiente debido a la falta de comunicación entre los grupos.
- Concéntrese en brindar servicios expertos. Como mencionamos anteriormente, una ventaja importante de una estructura organizacional funcional es que concentra la experiencia de los miembros del equipo. Esto es muy útil si ofrece servicios expertos, ya que sus clientes se preocupan principalmente por el nivel de experiencia que puede ofrecerles y tener el poder unido de la experiencia de un grupo funcional le dará una gran ventaja.
Adoptar una estructura organizativa funcional
Ejemplo de estructura organizativa funcional
A continuación se muestra un ejemplo ficticio de una organización que ha adoptado una estructura organizativa funcional:
Arnis Inc., que se especializa en el desarrollo de soluciones de software innovadoras para empresas, ha adoptado una estructura organizativa funcional para optimizar sus operaciones y mejorar la eficiencia. Así es como está organizada la estructura:
- Investigación
- Diseño
- Desarrollo
- Marketing
- Finanzas
- HR
En Arnis Inc., cada departamento se especializa en un aspecto específico del negocio, lo que permite una mayor eficiencia y experiencia en cada área funcional. A la cabeza del departamento hay un gerente funcional ante quien reportan los miembros del equipo. Estos gerentes funcionales luego reportan a sus gerentes, quienes luego reportan al CEO.
La estructura funcional facilita líneas claras de comunicación y responsabilidad, lo que facilita la gestión de operaciones a gran escala.
Beneficios de implementar una estructura organizacional funcional
Una estructura organizativa funcional es la más común de las tres estructuras organizativas adoptadas por la mayoría de las empresas. Las empresas están organizadas por grupos de funciones de los empleados según sus actividades en la organización. Los empleados de Recursos Humanos tienen su propio departamento de RR.HH., al igual que los empleados que trabajan en ventas, marketing, finanzas y soporte técnico.
VER: SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS: Guía detallada para el uso de HRMS
A continuación se detallan las ventajas de organizar su empresa de esta manera:
Flexibilidad y adaptabilidad
La principal ventaja de una estructura organizativa funcional es su flexibilidad y adaptabilidad.
Dado que se basa en departamentos o funciones, puede modificarse o adaptarse fácilmente a las necesidades y circunstancias cambiantes sin grandes esfuerzos de reestructuración. Esto lo hace perfecto para empresas dinámicas que necesitan mantenerse ágiles para seguir siendo competitivas en su industria. También permite a las empresas responder rápidamente a los cambios en las demandas de los clientes, las condiciones del mercado, la tecnología, etc. Esto puede resultar extremadamente beneficioso a la hora de competir contra organizaciones más grandes con más recursos a su disposición.
Especialización
Otra ventaja obvia de una organización funcional es que agrupar a los empleados por especialización garantiza un nivel confiable de competencia departamental. Esto es particularmente cierto para las grandes organizaciones que tienen varios niveles funcionales dentro de un departamento: un grupo tecnológico particular que da seguimiento a los problemas técnicos no resueltos por el grupo principal de soporte técnico telefónico, por ejemplo.
La membresía en este grupo podría requerir una licenciatura en informática, la recomendación de un gerente y una cantidad mínima de años de experiencia de campo. Esto garantiza que los problemas de soporte trasladados al grupo de seguimiento sean manejados por personal totalmente calificado, lo que aumenta la satisfacción y retención del cliente.
VER: SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: la guía definitiva para empresas emergentes en 2023
Eficiencia
Otra ventaja clave de una estructura organizacional funcional es su enfoque en la eficiencia.
Al organizar su empresa en departamentos basados en diferentes funciones, como ventas, marketing, finanzas, etc., puede asegurarse de que cada departamento tenga los recursos y el personal exactos necesarios para realizar sus tareas de manera eficiente. Esto ayuda a reducir los costos, ya que los empleados no tienen que perder el tiempo aprendiendo nuevas habilidades o tratando de descubrir la mejor manera de utilizar los recursos limitados.
Además, hacer que cada departamento se concentre en una tarea específica reduce la redundancia y garantiza que todos trabajen juntos para lograr un objetivo común en lugar de duplicar esfuerzos o trabajar con propósitos opuestos entre sí.
Velocidad y claridad operativas
Un beneficio relacionado de este tipo de especialización organizacional es la velocidad operativa. En general, un técnico senior manejará un problema de soporte más rápido que alguien con menos experiencia. Probablemente también capacitarán más rápido a los nuevos miembros del personal.
La segregación de la fuerza laboral según su función también aclara la responsabilidad organizacional y la asignación de tareas. Esto tiende a eliminar la duplicación de tareas que desperdician tiempo y esfuerzo y facilita que la gerencia dirija el trabajo a los empleados apropiados.
Asignación de recursos
Finalmente, una estructura organizacional funcional también facilita la asignación de recursos, ya que cada departamento tiene acceso a los recursos exactos que necesita cuando los necesita.
Esto elimina la necesidad de que los gerentes o supervisores microgestionen a los empleados asegurándose de que tengan acceso solo a lo que necesitan en el momento en que lo necesitan sin desperdiciar recursos valiosos en tareas que no son necesarias en ese momento. Su negocio funcionará de la manera más eficiente posible y, al mismo tiempo, podrá adaptarse rápidamente si es necesario debido a factores externos, como cambios en la demanda de los clientes o las condiciones del mercado.
VER: ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS: Todo lo que necesitas saber
Inconvenientes de la estructura organizativa funcional.
Segregación
Una de las desventajas más importantes de una estructura organizativa funcional es la posibilidad de aislamiento de otros departamentos.
Tener departamentos poblados por empleados especializados en áreas de trabajo específicas significa que los equipos quedan aislados. Los empleados de diferentes equipos no tienen la oportunidad de reunirse y compartir perspectivas, lo que puede provocar una colaboración limitada, una falta de formación de equipos y una desconexión general entre departamentos.
También podría resultar en una falta de comprensión sobre cómo cada departamento trabaja en conjunto para alcanzar objetivos compartidos.
Debilitamiento de los vínculos comunes
Tener un propósito organizacional común mejora la moral y el desempeño de los empleados y es un predictor importante del éxito organizacional. Cuando cada grupo de especialistas en una organización funcional está relativamente aislado, el vínculo común que enfatiza un único propósito organizacional global es casi inevitablemente más débil que en una organización donde interactúan regularmente diferentes tipos de empleados.
Dificultad para adaptarse al cambio
Otro posible inconveniente de una estructura organizativa funcional es su dificultad para adaptarse al cambio.
Debido a que cada departamento opera por separado, realizar cambios o implementar nuevos procesos puede ser difícil y llevar mucho tiempo, ya que se debe consultar a cada departamento individualmente antes de poder implementar algo en todos los ámbitos. Además, si los equipos están demasiado concentrados en tareas individuales en lugar de trabajar juntos como un todo, pueden tener dificultades cuando se enfrenten a desafíos inesperados o cambios de dirección por parte de la gerencia.
Falta de cordinacion
En una organización funcional perfecta, las tareas de cada grupo no requerirían aportaciones de otros grupos funcionales, pero éste no suele ser el caso. A medida que la comunicación se vuelve cada vez más dominante en las organizaciones, los grupos aislados pueden tener un desempeño inferior o incluso fracasar porque no tienen una forma institucionalmente reconocida de comunicar necesidades y problemas a otros grupos funcionales que podrían haber ayudado.
En algunos casos, es posible que los gerentes de otros grupos funcionales no respondan de manera útil o oportuna porque “no es nuestro problema”. Para cuando se haya establecido la necesidad de cooperación, es posible que ya haya pasado el momento en que la cooperación habría sido más efectiva.
Falta de innovación
Finalmente, la creatividad y la innovación de los empleados pueden verse afectadas en una estructura organizacional funcional debido a su naturaleza rígida y su enfoque en la especialización sobre la colaboración.
Sin exposición a diferentes perspectivas o ideas de otros departamentos, los empleados pueden quedar atrapados en una "rutina de ideas" donde no hay espacio para el crecimiento o nuevos enfoques para la resolución de problemas y la toma de decisiones. Además, sin acceso a la retroalimentación de otros departamentos o partes interesadas, los equipos pueden tener dificultades para identificar áreas de mejora o desarrollar soluciones creativas que podrían beneficiar a la organización en su conjunto.
Disputas territoriales
Otra desventaja de una organización funcional estrechamente relacionada con la falta de cooperación de los grupos funcionales entre sí es la posibilidad de disputas territoriales. Estas disputas pueden tener que ver con desacuerdos sobre objetivos, competencia presupuestaria o cualquier número de cuestiones que surgen de un choque de egos que ocurre cuando cada departamento tiene su propia estructura funcional separada o cuando falta un fuerte sentido de un propósito común.
Otros tipos de estructuras organizativas
Existen otros tipos de estructuras organizativas además de la estructura organizativa funcional. Echemos un vistazo a ellos:
Estructura basada en productos o mercados
Junto con la estructura funcional, la estructura basada en productos o mercados es jerárquica, vertical y centralizada. Sin embargo, en lugar de estructurarse en torno a roles y funciones laborales típicas, se estructura en torno a los productos o mercados de la empresa. Este tipo de estructura puede beneficiar a las empresas que tienen varias líneas de productos o mercados, pero su escalabilidad puede resultar complicada.
También puede fomentar la ineficiencia si los equipos de producto o mercado tienen funciones similares. Además, sin una buena comunicación entre los equipos, las empresas corren el riesgo de incompatibilidad entre varios equipos de productos/mercados.
Estructura circular
De manera similar a la estructura funcional y basada en productos, una estructura circular también es centralizada y jerárquica, pero en lugar de que la responsabilidad y la autoridad para tomar decisiones fluyan verticalmente hacia abajo, la responsabilidad y la autoridad para tomar decisiones fluyen desde el centro.
Una estructura circular puede promover la comunicación y la colaboración, pero también puede resultar confusa, especialmente para los nuevos empleados, porque no existe una cadena de mando clara.
Estructura de la matriz
Con una estructura organizacional matricial, existen múltiples obligaciones de presentación de informes. Por ejemplo, un especialista en marketing puede tener obligaciones de presentación de informes dentro de los equipos de marketing y de producto. Una estructura matricial ofrece flexibilidad, permite compartir recursos y fomenta la colaboración dentro de la empresa.
Sin embargo, la estructura organizacional puede ser compleja, por lo que puede generar confusión en la responsabilidad y la comunicación, especialmente entre los nuevos empleados.
LEA: Creación de organizaciones flexibles con organigramas ágiles
Estructura basada en procesos
La estructura basada en procesos está estructurada de manera que sigue el ciclo de vida de un producto o servicio. Es similar a la estructura funcional.
Por ejemplo, la estructura basada en procesos se puede dividir en I+D, creación de productos, cumplimiento de pedidos, facturación y servicios al cliente. Esta estructura puede fomentar la eficiencia, el trabajo en equipo y la especialización, pero también puede crear barreras entre los equipos si no se prioriza la comunicación.
Estructura geográfica
La estructura geográfica es una buena opción para empresas con una amplia presencia geográfica en una industria donde es fundamental estar cerca de sus clientes y proveedores. La estructura geográfica permite a la empresa crear estructuras organizativas personalizadas que se alinean con la cultura, el idioma y los sistemas profesionales de la ubicación.
Desde una perspectiva amplia, parece muy similar a la estructura basada en productos.
Estructura organica
A diferencia de las estructuras verticales, esta estructura facilita la comunicación entre todo el personal. Es el más complejo, pero también puede ser el más productivo. Aunque puede resultar complicado saber quién tiene la máxima autoridad para tomar decisiones, también puede fomentar una cultura empresarial positiva porque los empleados no sienten que tienen "superiores".
Esta estructura también puede ser más rentable porque reduce la necesidad de mandos intermedios.
LEA: 10 tipos de estructuras organizativas para una empresa
¿Por qué tener una estructura organizacional en primer lugar?
Toda empresa necesita una estructura organizativa, se dé cuenta o no. La estructura organizacional es la forma en que la empresa delega roles, responsabilidades, funciones laborales, responsabilidad y autoridad para tomar decisiones. A menudo muestra la “cadena de mando” y cómo se mueve la información dentro de la empresa.
Tener una estructura organizacional que se alinee con las metas y objetivos de su empresa es crucial por las siguientes razones:
- Los miembros del equipo necesitan saber quién está involucrado en qué y quién está a cargo de qué, saber con quién comunicarse y a quién dirigir las preguntas.
- Cuando una empresa está estructurada, los individuos sienten la responsabilidad de hacer bien su trabajo porque hay más responsabilidad. Si no existe una estructura oficial, las tareas pueden quedar en el camino porque ningún grupo se siente responsable de ellas.
- Toda empresa necesita algún tipo de jerarquía de autoridad. Si todos somos iguales, no es fácil tomar decisiones o implementar las políticas necesarias.
Sin embargo, no existe una estructura organizativa “correcta”. Al decidir qué estructura funcionará mejor para su empresa, considere lo siguiente:
- Roles y equipos actuales dentro de la empresa. ¿Cómo se organizan actualmente las funciones laborales? ¿Fomenta la comunicación y la productividad? ¿Impide o fomenta el crecimiento de los empleados?
- Tu plan estratégico. ¿Cuáles son los objetivos de su empresa a corto y largo plazo?
- Comentarios de los empleados, el liderazgo y otras partes interesadas. ¿Qué dicen los miembros de su empresa sobre cómo está estructurada la empresa? ¿Qué comentarios tiene de otras partes interesadas, como clientes y proveedores?
- Alineación. ¿Qué estructura respaldará mejor sus planes estratégicos y abordará los comentarios recibidos?
Los empleados quieren comprender sus responsabilidades laborales, a quién reportan, qué decisiones pueden y deben tomar y cómo interactúan con otras personas y equipos dentro de la empresa. Una estructura organizacional crea este marco.
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Referencias
