¿Qué tan confundido estaba cuando se encontró por primera vez con una tarea que implicaba redactar una solicitud de propuesta para una empresa? ¿Tenías idea de qué se trataba o no tenías ni idea? ¿O quizás hacía tiempo que no escribías uno?
Cualquiera que sea el caso, estoy aquí para remediarlo con esta guía. Juntos, profundizaremos en los detalles de qué es realmente una RFP, por qué podría necesitar una y cómo crear la primera hoy.
Pero primero, probablemente deberías saber qué significa RFP en los negocios.
Lista de verificación
- Una solicitud de propuesta (RFP) es tanto el proceso como la documentación utilizada para solicitar ofertas para posibles soluciones comerciales o de TI requeridas por una empresa o agencia gubernamental.
- El documento RFP generalmente describe una declaración de requisitos (SOR) que deben cumplir los posibles encuestados que deseen hacer una oferta para ofrecer las soluciones requeridas.
- Podría cubrir productos y/o servicios para cumplir con los requisitos dados.
- Las RFP son utilizadas por la mayoría de las agencias gubernamentales y muchas empresas y organizaciones privadas.
¿Qué implica una RFP en los negocios?
Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento comercial que anuncia un proyecto, lo describe y solicita ofertas de contratistas calificados para completarlo. La mayoría de las organizaciones prefieren lanzar sus proyectos mediante RFP y muchos gobiernos siempre las utilizan.
Cuando se utiliza una RFP, la entidad que solicita las ofertas es responsable de evaluar la viabilidad de las ofertas presentadas, la salud financiera de las empresas postoras y la capacidad de cada postor para llevar a cabo el proyecto.
Las RFP se utilizan para proyectos complejos que a menudo requieren varios subcontratistas. Describen la organización que emite la RFP, el alcance del proyecto que se está llevando a cabo y los criterios para evaluar las inscripciones. También describen el proceso de licitación y los términos del contrato.
Las solicitudes incluyen una declaración de trabajo que describe las tareas que deberá realizar el postor ganador y el cronograma para finalizar el trabajo.
Las RFP también asesoran a los postores sobre cómo preparar propuestas, con orientación específica sobre cómo se deben formatear y presentar las ofertas. Generalmente incluyen instrucciones sobre qué información debe incluir el postor y el formato deseado.
¿Qué incluye una RFP?
Una RFP generalmente incluye antecedentes sobre la organización emisora y sus líneas de negocio (LOB), un conjunto de especificaciones que describen la solución buscada y criterios de evaluación que revelan cómo se calificarán las propuestas.
La RFP generalmente contiene una sección, a veces llamada declaración de trabajo (SOW), que define el alcance del trabajo o el alcance de los servicios que se proporcionarán. Esta sección analiza las tareas que deberá realizar el postor ganador y un cronograma para proporcionar los entregables.
La solicitud de propuesta también incluye orientación para los postores sobre cómo preparar una propuesta. Esta sección proporcionará detalles sobre el formato de la propuesta, así como instrucciones sobre cómo se debe construir y organizar la respuesta a la RFP.
LEA: Cómo redactar una propuesta comercial en Nigeria
La mayoría de las RFP son emitidas por agencias gubernamentales y otras organizaciones del sector público. Por lo general, se les exige que abran la competencia entre empresas privadas y eliminen los sesgos del proceso. Las agencias quieren asegurarse de obtener la oferta más baja y competitiva.
Sin embargo, cualquier organización pública o privada puede publicar una RFP para obtener múltiples ofertas y una variedad de perspectivas sobre el proyecto.
Por ejemplo, una empresa que quiera cambiar su proceso de presentación de informes de un sistema en papel a un sistema basado en computadora puede presentar una solicitud de propuesta para hardware, software y un programa de capacitación de usuarios para establecer e integrar el nuevo sistema en la empresa. Un proceso de licitación competitivo puede brindarles una mayor comprensión de las alternativas disponibles.
Al redactar una RFP y una SOW, es importante tener en cuenta los procesos organizacionales y las mejores prácticas para maximizar la efectividad.
Explicando el proceso de RFP
Mi primer encuentro con una RFP fue cuando tuve que presentar una propuesta para una licitación comercial; No te aburriré con los detalles. Pero lo primero que aprendí es que la empresa que solicita el trabajo debe redactar una RFP. Esto les da a los contratistas potenciales una mejor idea de lo que busca su empresa.
Una vez enviada la RFP, los contratistas o proveedores pueden revisarla y presentar sus mejores ofertas para competir por el trabajo.
Esto es lo que incluí en mi propuesta:
- Un plan de acción de cómo resolvería el problema.
- Un cronograma de lo que la empresa debería esperar
- Cualquier información previa necesaria
- ¿Cuánto espero que cueste todo el proyecto?
También hubo ciertos casos en los que tuve que regresar y señalar componentes específicos de la RFP que debían ajustarse en función de mi experiencia en la industria.
En este punto, puede revisar sus comentarios y crear una nueva RFP para ajustarse a los cambios, o puede dejar el original como está y tenerlo en cuenta al considerar las otras ofertas enviadas.
VER: PROPUESTA DE OFERTA: qué es y cómo escribir una
Requisitos para redactar una RFP en los negocios
Una RFP debe describir y definir el proyecto con suficiente detalle para atraer respuestas viables.
Como posible postor, usted debe poder comprender la naturaleza del negocio y los objetivos que desea alcanzar con el proyecto. El proyecto debe estar definido con suficiente detalle para que puedas entender claramente su alcance y todos los productos y servicios que se deben proporcionar para llevarlo a cabo.
También se debe detallar el formato de las propuestas esperadas. Se necesitan respuestas uniformes para comparar y contrastar ofertas.
A continuación se adjunta una lista de verificación que detalla el proceso para crear la RFP perfecta:
Cómo escribir una solicitud de propuesta
Las RFP siguen un formato bastante rígido, aunque ese formato puede variar entre las agencias y empresas que las preparan. Esta muestra de RTI International en Carolina del Norte muestra los elementos de una RFP típica que incluye una introducción y antecedentes, una descripción de los entregables e información sobre los criterios de selección.
Etapas para conseguir las mejores ofertas de RFP
1. Valora lo que necesitas
Antes de redactar una RFP, deberá prepararse un poco para determinar qué necesita y qué le gustaría lograr. Este proceso lo ayudará a definir sus objetivos y el alcance del proyecto, y a descubrir obstáculos.
Aproveche este tiempo para realizar investigaciones de la competencia y de la industria para evaluar su posición. ¿Está siguiendo las normas y directrices actuales de la industria? ¿Está su producto a la par con lo que ofrece la competencia, o hay características que le faltan que agregarían valor?
LEA: Ejemplos de propuestas de valor que marcaron la diferencia (el plan para el éxito)
2. Enumere las especificaciones técnicas.
Incluir especificaciones técnicas por adelantado en su RFP permite a los proveedores determinar si pueden o no proporcionar lo que necesita. Esto también protege su negocio porque en caso de que un proveedor acepte que puede cumplir con sus especificaciones inicialmente, pero no cumple con la entrega una vez que ha asumido el proyecto, puede hacerlo responsable de las especificaciones enumeradas en la RFP.
3. Distribuir la RFP
Una vez que se redacta la RFP, es hora de enviarla. Puede publicarlo en su sitio web y tal vez incluso crear una página de destino específica para él. Aproveche cualquier grupo profesional relacionado con la industria del que sea miembro y anuncielo allí. Utilizar su cámara de comercio local también es un excelente lugar para anunciar su RFP si prefiere trabajar con un proveedor local.
4. Evalúe sus ofertas
Una vez que reciba todas las propuestas, será casi sencillo comparar cada una y determinar qué proveedor es el más adecuado para su empresa.
De la pila de postores, querrá reducir esto a un puñado de sus tres, cinco o 10 favoritos principales para considerar, dependiendo de cuántos reciba o en los que esté interesado. A partir de aquí, querrá dedique tiempo a examinar más a fondo a los proveedores potenciales para determinar quién es realmente el candidato ideal para el trabajo.
5. Seleccione el mejor proveedor para el trabajo
Algunas empresas pueden solicitar otra mejor oferta final a sus principales proveedores después de haber iniciado este proceso de negociación. Esto es para garantizar que no sólo contraten a la persona o empresa adecuada para el trabajo, sino también al precio adecuado.
VER: PROPUESTA DE OFERTA: qué es y cómo escribir una
Si bien esto puede parecer un paso adicional, puede ahorrarle dinero, tiempo y dolores de cabeza en el futuro.
¿ No Qué hacer con una RFP en los negocios
Si desea encontrar el proveedor adecuado, necesita que su RFP sea específica. Sólo hacer preguntas de “sí” o “no” no le llevará a ninguna parte. Es por eso que debes crear preguntas específicas que requieran respuestas bien pensadas. Haga preguntas abiertas que les exijan explicar su proceso de pensamiento al resolver un problema.
Trate de usar oraciones similares a estas:
- ¿Puedes compartir un ejemplo de cómo has resuelto este problema o uno similar para otra empresa? ¿Encontró algún obstáculo imprevisto? ¿Qué harías igual o diferente esta vez?
- Con su propuesta de rediseño, ¿cuánto tiempo le tomaría a una persona sin conocimientos de tecnología completar el nuevo formulario de registro? ¿Cuánto tiempo estima que esto podría ahorrar?
Ejemplo de respuesta a una RFP
Si ha emitido una RFP y está recopilando respuestas, es posible que se pregunte qué debe buscar en respuestas a RFP efectivas. A continuación se muestra una plantilla de muestra de una impresionante respuesta a una RFP:
Ejemplo de respuesta a una RFP
Pero esto también nos lleva a una gran pregunta: ¿Es realmente necesaria una RFP en los negocios? ¿No puedes simplemente dedicar tiempo a revisar dos o tres proveedores por tu cuenta?
Como verá a continuación, esa ruta definitivamente no es lo mejor para usted.
Por qué debería utilizar una RFP en su negocio
Se puede emitir una RFP por varias razones.
En algunos casos, la complejidad de un proyecto de TI requiere una RFP formal. Puede beneficiarse de múltiples postores y perspectivas cuando busque una solución integrada que requiera una combinación de tecnologías, proveedores y configuraciones potenciales. Supongamos que su empresa está pasando de un sistema basado en papel a un sistema basado en computadora, por ejemplo. En ese caso, podría solicitar propuestas para todo el hardware, software y capacitación de usuarios necesarios para establecer e integrar el nuevo sistema en la organización.
LEA: ERP vs CRM: elegir el sistema adecuado para su negocio
Por el contrario, una simple actualización de hardware puede implicar solo emitir una solicitud de cotización (RFQ) a un único proveedor.
Es posible que algunas entidades, como las agencias gubernamentales, deban emitir solicitudes de propuestas para ofrecer una competencia plena y abierta.
También puede publicar una RFP para impulsar la competencia y reducir el costo de una solución. Dicho esto, una propuesta aceptada por ser la que mejor responde a las especificaciones de una RFP puede no ser siempre la oferta de menor precio. Como muchas empresas competirán por hacer negocios con usted, es importante que los proveedores elaboren respuestas ganadoras a la RFP.
La habilidad con la que un cliente crea una RFP puede dictar la calidad de la respuesta de un postor y, por lo tanto, el éxito o el fracaso de la solución de TI resultante. Si los requisitos especificados son demasiado vagos, un postor puede no dar en el blanco al diseñar e implementar la solución. Sin embargo, los requisitos demasiado detallados y restrictivos limitan la creatividad del postor y sofocan la innovación.
Las empresas deben establecer expectativas claras con los proveedores para poder recibir una respuesta de calidad.
Puede utilizar una RFP para:
- Describir los detalles y expectativas del proyecto.: Las partes interesadas describen los requisitos del proyecto e incluyen detalles para ayudar a los posibles postores y contratistas a comprender el alcance del proyecto y los criterios de la empresa para seleccionar un proveedor.
- Solicitar ofertas: Una RFP inicia el proceso de solicitud o propuesta. Al publicar una RFP, las empresas solicitan presentaciones de los contratistas. Los documentos RFP prevalecen en el sector público, y muchas agencias gubernamentales utilizan el proceso de selección RFP como su principal forma de encontrar proveedores de servicios calificados.
- Evaluar múltiples proveedores: Una vez que las empresas y los autónomos envían sus propuestas, la empresa las revisa y elige el mejor proveedor para sus necesidades. La empresa utiliza una RFP para iniciar conversaciones con muchos proveedores o postores diferentes antes de seleccionar un postor ganador, extender una oferta final y firmar un contrato para su proyecto.
¿Qué es una RFP en marketing?
En Marketing, una RFP se utiliza a menudo para subcontratar cualquier actividad de marketing que pueda ayudar a aumentar el alcance de su marca. Estas actividades incluyen todo lo relacionado con el marketing que no puede realizar internamente.
Por ejemplo, si trabaja en una pequeña empresa emergente, puede crear una RFP para encontrar una empresa de marketing y comunicaciones de servicio completo para crear un plan de marketing integrado para su negocio. Si este es el caso, describiría en su RFP que está buscando una empresa que lo ayude a "aumentar la presencia de SEO" o "atraer seguidores en las redes sociales", etc.
Por otro lado, si trabaja para una agencia de marketing, querrá estar atento a las solicitudes de propuestas en su área relacionadas con los servicios que ofrece. Por ejemplo, si trabaja para una empresa de diseño web, querrá buscar empresas que hayan creado solicitudes de propuestas para servicios de diseño web.
VER: El papel del diseño web en el éxito de las empresas modernas
¿Qué es una RFP en ventas?
En ventas, a menudo se crea una RFP cuando una empresa busca comprar un producto o servicio que satisfaga sus necesidades. Por ejemplo, si una empresa está buscando un nuevo software de CRM, la empresa podría publicar una RFP que describa lo que está buscando y lo que espera lograr con el nuevo software de CRM.
Por este motivo, las RFP pueden desempeñar un papel fundamental en el ciclo de ventas empresarial. Las empresas que emiten RFP a menudo buscan empresas que puedan brindarles soporte de TI, seguridad, incorporación y capacitación, y otros servicios adicionales. Para cerrar estas cuentas más grandes, es vital que su equipo de ventas esté preparado con un proceso de respuesta a la RFP y pueda responder de manera eficiente a estas grandes empresas dentro del tiempo asignado.
LEA: Elegir estrategias de venta adicional y venta cruzada para fortalecer su enfoque de ventas
RFI frente a RFP
Una RFI (solicitud de información) es una expresión de interés de seguimiento durante el proceso de licitación de la RFP. La empresa solicita más detalles sobre las capacidades, entregables, servicios profesionales, funcionalidad, cronograma u otra información del proveedor de un contratista. Se diferencia de una RFP porque está dirigida a un proveedor específico (en lugar de una llamada general a los proveedores interesados).
Una RFI solicita detalles particulares en lugar de información general.
RFQ frente a RFP
Una RFQ (una solicitud de cotización o solicitud de cotización) es un documento de seguimiento en el proceso de RFP; la empresa que emitió la RFP expresa interés en la propuesta del contratista y solicita una estimación de costos y un desglose de sus servicios. Como respuesta a una RFP, se aplica una RFQ a un proveedor específico de la lista corta (en lugar de una llamada general a los proveedores interesados).
Se centra únicamente en el precio y no en otros detalles del proyecto.
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Referencias
