يعد نظام إدارة المكاتب أحد المكونات الرئيسية التي تساهم في التشغيل السلس للأعمال. لتظل قادرة على المنافسة في سوق اليوم ، تعمل جميع المشاريع التجارية على تحسين ظروف العمل الخاصة بهم. حان الوقت الآن لتحديث مشروع نظام إدارة Office الخاص بك ببرنامج إدارة Office وزيادة كفاءة شركتك. لذا ، ألق نظرة على برنامج / نظام إدارة مكتب المحاماة المجاني المقدم أدناه.
ما هي إدارة المكاتب بالضبط؟
يشار إلى عملية وإجراءات إدارة مستندات المكتب من جميع الإدارات باسم إدارة المكتب. إدارة المكاتب هي عملية توثيق كل شيء من ملاحظات العملاء إلى البيانات المالية من أجل الاحتفاظ بسجلات للأغراض المهنية للشركة. هناك العديد من الطرق لإدارة الوثائق ، بدءًا من الاحتفاظ بنسخ ورقية إلى حفظ الملفات الممسوحة ضوئيًا إلى استخدام البرنامج.
نظام إدارة مكتب المحاماة
نظام إدارة مكتب المحاماة هو نظام متكامل تمامًا مصمم خصيصًا لشركات المحاماة. إنه يلبي احتياجات الإدارة المالية وإدارة القضايا وإدارة المستندات الأكثر تعقيدًا لمكاتب المحاماة من جميع الأحجام ومجالات الممارسة. إنها قوية ومرنة ويمكن الاعتماد عليها ، كما يتضح من المستخدمين الراضين في البيئات القانونية الصعبة. يشمل نظام إدارة مكتب المحاماة كل ما هو مذكور أدناه:
الوقت والفواتير ، حسابات القبض ، تقارير الإدارة ، دفتر الأستاذ العام ، الحسابات الدائنة ، إدارة المستندات ، إدارة البريد الإلكتروني ، إدارة جهات الاتصال ، التقويم ، الصراع ، ملاحظات الحالة ، التحكم في الملفات ، البريد الجماعي ، ورياضيات المالية كلها أمثلة على التمويل- الوظائف ذات الصلة.
جميع الوظائف متكاملة وتفاعلية بالكامل ، بهدف زيادة كفاءة الشركة وإنتاجيتها. تم تصميم النظام ليكون سهل التعلم والاستخدام. يتم تحسين البرنامج وتحديثه على أساس سنوي لضمان بقائه نظامًا ديناميكيًا سريع الاستجابة لن تتخطى شركتك نموه أبدًا.
حسابات قابلة للدفع
LSS Accounts Payable هو عنصر متكامل تمامًا من نظام إدارة مكتب المحاماة. تم تصميم LSS Accounts Payable خصيصًا لشركات المحاماة ويتكامل مع دفتر الأستاذ العام ومحاسبة الوقت. على سبيل المثال ، شيكات مصاريف العميل ، المكتوبة من خلال الحسابات الدائنة ، تقوم تلقائيًا بتحديث معلومات فواتير العميل. يتضمن ذلك التاريخ التفصيلي للمورد ، والتحقق من الفواتير المكررة ، وإلغاء الشيك التلقائي ، وتقارير المتطلبات النقدية ، وإعداد التقارير 1099.
مكتب الإستقبال
يعد مكتب LSS الأمامي جزءًا لا يتجزأ من نظام إدارة مكتب المحاماة. تم إنشاء LSS Front Office خصيصًا لشركات المحاماة ويتضمن التقويم / الجدول ، والصراع ، وإدارة جهات الاتصال ، وإدارة المستندات ، والبريد الجماعي ، وملاحظات الحالة ، والتحكم في الملفات ، ووظائف إدارة القضايا الأخرى.
دفتر الأستاذ العام
LSS General Ledger هو جزء لا يتجزأ من نظام إدارة مكتب المحاماة. تم تصميم LSS General Ledger خصيصًا لشركات المحاماة ويتكامل بسلاسة مع محاسبة الوقت والحسابات الدائنة وكشوف المرتبات. يقدم تقارير مالية كاملة ، وإعداد الميزانية ، والتحقق من إمكانات التسوية. يسمح بتخزين ما يصل إلى 99 سنة محاسبية على الإنترنت.
محاسبة الوقت
يتضمن نظام إدارة مكتب المحاماة LSS Time Accounting كمكون متكامل تمامًا. تم إنشاء LSS Time Accounting خصيصًا لشركات المحاماة ويتضمن الوقت والفواتير ، وحسابات القبض ، ومحاسبة الثقة ، ووظائف إعداد التقارير الإدارية القوية.
التسعير
الأسعار على أساس التطبيق. يمكن شراء التطبيقات بشكل منفصل أو كجزء من حل متكامل.
التطبيقات:
- الإدارة المالية: 379 دولاراً للمستخدم
- إدارة الحالة: 379 دولارًا لكل مستخدم
- إدارة المستندات: 379 دولارًا للمستخدم
- إدارة سير العمل: 379 دولارًا لكل مستخدم
- تتوفر حزم الصيانة ابتداءً من 10 دولارات شهريًا لكل مستخدم.
يتطلب تحويل البيانات المخصصة والتثبيت عن بعد والتدريب العملي رسومًا إضافية.
برنامج نظام إدارة ممارسة مكتب المحاماة.
فيما يلي قائمة بأفضل برامج نظام إدارة ممارسة مكتب المحاماة استنادًا إلى خبرتنا الواسعة في العمل مع مئات من مكاتب المحاماة (بدون ترتيب معين).
# 1. PCLaw
PCLaw هو حل معروف وراسخ في مجال الإدارة والفواتير والمحاسبة لشركات المحاماة الصغيرة والمتوسطة. فهو يجمع بين إدارة الممارسة البسيطة (العملاء ، والحالات ، والتقويمات) مع تتبع الوقت المتطور والفواتير والمحاسبة (بما في ذلك التقارير المالية القوية). يعد PCLaw أحد الحلول القليلة الشاملة التي لا تتطلب برامج محاسبة ومسك دفاتر منفصلة.
رقم 2. كوزموليكس
CosmoLex هو حل لإدارة الممارسات القانونية والمحاسبة يتم استضافته في السحابة. وهي تشمل إدارة العميل والمسائل ، والوقت والفواتير ، ومحاسبة الأعمال ، ومحاسبة الثقة / IOLTA ، وتجنب الحاجة إلى QuickBooks أو برامج المحاسبة الأخرى.
# 3. ProLaw
ProLaw هي شركة محاماة قوية تمارس برامج الإدارة وإدارة المستندات والمحاسبة. إنها منصة البرمجيات القانونية الوحيدة التي تتضمن جميع هذه المكونات الأساسية الثلاثة لإدارة شركة محاماة.
# 4. كليو
Clio Manage هو حل إدارة الممارسات القانونية المعروف جيدًا المستند إلى السحابة. علاوة على ذلك ، يعد Clio هو الأنسب لشركات المحاماة الفردية والصغيرة ، وكذلك لشركات المحاماة التي تبحث عن حل إدارة ممارسات قانونية خفيف الوزن. تشتهر Clio بواجهة سهلة الاستخدام ، والتنقل البسيط ، وسهولة الاستخدام بشكل عام.
# 5. طفرة - قفزه
يعد LEAP أحد أقوى تطبيقات إدارة ممارسة القانون على شبكة الإنترنت. إنه يتعامل مع الوقت والفواتير وإدارة العميل والمسائل والتقويم. تتألق LEAP حقًا في مكتبتها الواسعة من النماذج الحكومية والفيدرالية (أتمتة المستندات).
# 6. الوقت مهم
يعتبر Time Matters أحد الحلول المعروفة والمستخدمة على نطاق واسع لإدارة الممارسات وإدارة المستندات. علاوة على ذلك ، يعد Time Matters أحد أكثر منتجات إدارة الممارسات قابلية للتخصيص في السوق ، مع مزيج فريد من إمكانيات LPM و DMS.
# 7. مسألة الصواريخ
كان Rocket Matter ، أحد الحلول الشائعة لإدارة ممارسة القانون المستند إلى السحابة ، من بين الحلول الأولى. أيضًا ، يدير Rocket Matter الحالات والوقت والفواتير والتقويمات لشركتك. علاوة على ذلك ، تقترب Rocket Matter من إدارة الأمور بطريقة تشبه إدارة المشروع.
كان Rocket Matter ، أحد الحلول الشائعة لإدارة ممارسة القانون المستند إلى السحابة ، من بين الحلول الأولى. يدير Rocket Matter الحالات والوقت والفواتير والتقويمات لشركتك. أيضًا ، يقترب Rocket Matter من إدارة الأمر بطريقة تشبه إدارة المشروع.
نظام إدارة المكتب الخلفي
نظام إدارة المكاتب الخلفية هو العمود الفقري لجميع الأعمال ، مما يبقيها واقفة على قدميها. يضمن المكتب الخلفي دفع الفواتير في الوقت المحدد ، وتوثيق إنتاجية الموظف ، وأن مستويات المخزون كافية ، وأن المهام الأخرى قد اكتملت. الاستثمار في برنامج نظام إدارة المكاتب الخلفية - وهو حل ERP يتولى هذه المسؤوليات وغيرها في وقت أقل - يسمح لشركتك بأكملها بالعمل بكامل طاقتها.
قبل أن ندخل في مزايا نظام إدارة المكاتب الخلفية لدينا ، فلنتحدث عن كيفية اختلافه عن برامج المكاتب الأمامية والصناعات التي يخدمها.
تشبه مقارنة برامج المكتب الخلفي والأمامي مقارنة البرغر والنقانق ؛ كلاهما يرضي ويخدم نفس الغرض ، لكن لكل منهما قدرات مميزة.
ما هو برنامج نظام إدارة المكتب الخلفي؟
ببساطة ، تتيح إدارة المكتب الخلفي للأشخاص إدارة أنشطتهم التجارية الروتينية مثل الإيرادات وكشوف المرتبات والإدارة وغير ذلك. إنه يحمي الموظفين وأصول الشركة الأخرى ، مما يتيح لك الاستمرار في التركيز على مساعدة العملاء وإرضائهم بالمشتريات والخدمات والطلبات والمزيد.
المزايا الرئيسية
سوف يستفيد عملك بشكل كبير من برامج المكتب الخلفي. لقد قمنا بتجميع قائمة بأهم الفوائد بفضل فريق محللي السوق في SelectHub.
# 1. يزيد الكفائة
حلم كل شركة هو الحفاظ على إنتاجية ثابتة. كلما زاد عدد المنتجات التي تمتلكها ، زاد عدد المنتجات التي يمكنك إنتاجها لعملائك وزادت الأموال التي يمكنك جنيها. تتم أتمتة إدارة المخزون وموازنة الدفاتر وتوزيع كشوف المرتبات والمهام الأخرى بواسطة حل المكتب الخلفي. تتلقى الأقسام المختلفة معلومات أو تغييرات في الوقت الفعلي ، لتجنب الارتباك.
# 2. إنتاج الأعمال الورقية
يمكنك بسهولة إنشاء وطباعة مجموعة متنوعة من المستندات والأوراق ، بما في ذلك الإيصالات والفواتير وإيصالات التعبئة وملصقات الشحن والمزيد. مطلوب العثور على ملصقات الشحن المناسبة وإدخال المعلومات بدقة إذا كنت متخصصًا في شحن المنتجات للعملاء مثل أمازون. إذا كنت بحاجة إلى إرسال الفواتير إلى العملاء ، فيمكنك إنشاؤها بسرعة وتوزيعها بسرعة. يمكن أن يفي هذا النوع من الحلول بمتطلبات المستندات هذه وغيرها.
# 3. تحسين الدقة
ليس هناك ما هو أكثر إحباطًا من إدخال البيانات واكتشاف الأخطاء في أرقامك ، خاصةً عندما يتعلق الأمر بالمحاسبة أو إدارة المخزون. تتضمن بعض الحلول التصحيح التلقائي أو القدرة على مراجعة بياناتك وتصحيح الأخطاء بسرعة. إذا كنت تقوم بجرد ، يمكنك أيضًا الاستثمار في ماسح ضوئي للرموز الشريطية ، والذي سيحسب بدقة جميع العناصر الخاصة بك عن طريق مسح الرموز الشريطية.
# 4. احصل على بيانات في الوقت الفعلي
عند إدخال معلومات لأقسام مختلفة مثل الموارد البشرية والمحاسبة والتسويق والمبيعات ، ما عليك سوى إدخالها مرة واحدة وستظهر في جميع المجالات. سيتلقى قادة إدارتك معلومات في الوقت الفعلي وسيتم إبلاغهم دائمًا. إذا تضاعفت إيراداتك ، على سبيل المثال ، ثلاث مرات ، فيمكنك تغيير هذه المعلومات بسرعة ، وسيتلقى الجميع هذه المراجعات المحدثة بسرعة.
# 5. تحليل البيانات لاتخاذ قرارات أفضل
إذا لم تتعلم من التاريخ ، فلا بد أن تكرره ، كما يقول المثل القديم. من المرجح أن ترتكب نفس الأخطاء إذا لم تقم بأرشفة وتحليل الأداء والإيرادات والبيانات القيمة الأخرى اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية. ستمنع هذه الأخطاء شركتك من التوسع أو اتخاذ قرارات سليمة عند ظهور فرص جديدة. يمكن أن تساعدك إدارة المكتب الخلفي على تتبع البيانات وأرشفتها حتى تتمكن من تقييم واتخاذ قرارات العمل بسهولة.
برنامج إدارة مكتب مجاني
يقدم برنامج إدارة المكاتب المجاني حلولاً شاملة لجميع احتياجات الأعمال والمكاتب وسير العمل. لديهم القدرة على إدارة كشوف رواتب الموظفين والإنتاجية والأداء. يمكنهم تتبع خدمات العملاء وتقديم أفضل الحلول لجميع متطلبات العملاء لإدارة العملاء. علاوة على ذلك ، فهي قادرة على إدارة المخزون والخدمات اللوجستية. أنها توفر حلولاً شاملة لجميع الأنشطة التجارية ، بما في ذلك المبيعات وإدارة المستندات.
برنامج مجاني لإدارة المكاتب
تعد أنشطة المحاسبة والإدارة والموظفين والعملاء والتسويق جزءًا من إدارة المكاتب. يتيح برنامج إدارة المكاتب إمكانية إدارة كل هذه الأنشطة بسهولة ودقة.
يتتبعون جميع الأنشطة ويساعدون في تخصيص المسؤوليات لجميع العمليات التجارية. فيما يلي بعض البرامج والأدوات المجانية لنظام إدارة المكاتب لجعل حياتك كمدير مكتب أسهل.
# 1. بيتريكس 24
هذا برنامج إدارة مكتب مجاني ممتاز يتضمن مجموعة متنوعة من الأدوات المفيدة. يتضمن جميع الميزات المطلوبة لإدارة العملاء والموظفين ومهام قائمة المهام والمستندات المكتبية. كما أنه يساعد في تخطيط الأنشطة المختلفة وإدارة الوقت الثمين. علاوة على ذلك ، يتضمن أيضًا مجموعة متنوعة من أدوات الاتصال للتعاون مع أعضاء الفريق المختلفين.
# 2. مساحة عمل Officetools
يساعد برنامج إدارة المكاتب هذا الغني بالميزات في القضاء على تكرار إدخال البيانات من الأنشطة المختلفة مثل برامج المحاسبة والضرائب. إنه يحمل جميع الموظفين المسؤولية عن أدوارهم ومسؤولياتهم. إنه يتتبع جميع المهام والموظفين والأنشطة ويولد تذكيرات وتقارير مفصلة. علاوة على ذلك ، يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام مع لوحات المعلومات.
# 3. فيرمزن
هذا هو برنامج إدارة مكتب مجاني مصمم جيدًا يسمح لك بإدارة سير العمل ، وحوسبة المكاتب ، وشراكات العملاء ، والوثائق ، والفواتير. يمكنه تتبع الوقت والنفقات المرتبطة بمختلف المهام. يوفر الوصول الفوري إلى أي معلومات. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن كل شيء تتم إدارته من خلال الخدمة السحابية ، فإنه يحمي المستندات ولا يتطلب أي عمليات تثبيت.
# 4. بينج بورد
هذا هو برنامج إدارة المكاتب المتطور الذي يساعد على تبسيط العمليات المكتبية. يجمع جميع بيانات الموظفين في مكان واحد ويجعل التتبع والوصول والتصدير والإبلاغ أمرًا بسيطًا. يتكامل بسهولة مع مجموعة كبيرة من التطبيقات والأدوات ، بما في ذلك تطبيقات iPhone و Android وتطبيقات Google وما إلى ذلك.
# 5. مسألة الصواريخ
هذا هو برنامج إدارة مكتب عالي الإنتاجية يمكن أن يساعد في أرباح المؤسسة. يمكنه إنشاء الفواتير بسرعة وسهولة. يتضمن نظامًا ممتازًا لإدارة الحسابات بالإضافة إلى نظام رائع لإدارة المستندات. علاوة على ذلك ، فإنه يسهل أيضًا العثور على أي نوع من المعلومات ويحتوي على عدد كبير من الميزات الرائعة الأخرى.
# 6. العقل \ الجسد
هذا برنامج فعال لإدارة المكاتب يجعل من السهل إدارة التسويق والأعمال. يساعد في تبسيط المهام عن طريق أتمتة جميع الأنشطة. يتضمن أدوات تسويقية ممتازة مثل إنشاء بطاقات الهدايا والرسائل النصية الآلية للعملاء وما إلى ذلك. وبالمثل ، فإنه يساعد أيضًا في تتبع اتجاهات الأعمال من خلال إنتاج تقارير جذابة بصريًا.
# 7. برنامج إدارة الأعمال Windward's
يساعد برنامج نظام إدارة المكاتب المجاني والغني بالميزات هذا في الإدارة الفعالة للأعمال. يسهل البيع الفعال ويبسط نقطة عملية البيع. يتضمن التكامل المحمول ويوفر الورق عن طريق أتمتة العديد من العمليات. علاوة على ذلك ، فإنه يحتوي أيضًا على ميزات تتبع نشاط الأعمال الممتازة.
# 8. الشغل
يشتمل برنامج CRM هذا على عدد كبير من الميزات لإدارة الأعمال بالكامل بشكل فعال. يتيح الوصول السهل إلى النشاط التجاري بأكمله ويتضمن ميزات تحليل وإعداد تقارير ممتازة. يساعد في تطوير كفاءة الفريق ويدير جميع أنشطة المشروع عبر البريد الإلكتروني. علاوة على ذلك ، فإنه يوفر حلاً كاملاً للأعمال تحت سقف واحد.
كيف تقوم بإعداد برامج إدارة المكاتب؟
يتضمن برنامج إدارة المكتب هذا ملفات قابلة للتثبيت بالإضافة إلى دليل التثبيت. يمكن للمرء قراءة دليل التثبيت بدقة لمعرفة كل ما يمكن معرفته حول تثبيت ملفات التثبيت. إذا كانت هناك حاجة إلى أي ملفات مطلوبة ، فيمكن العثور عليها على موقع الويب وتثبيتها قبل متابعة تثبيت البرنامج. نظرًا لأن ملفات التثبيت الحصرية متوفرة لإصدارات Windows و Mac و OS و Android ، يجب أن يكون المستخدمون على دراية بالنظام الأساسي الذي يقومون بالتثبيت من أجله. لإكمال التثبيت ، تحقق من موقع الويب الخاص بالبرنامج للحصول على معلومات التثبيت أو اتصل بخط المساعدة الخاص بمورد البرنامج أو موظفي خدمة العملاء.
ما هي العناصر الأربعة لإدارة المكاتب؟
تم تحديدها في الأصل على أنها خمسة عناصر بواسطة Henri Fayol ، وهناك الآن أربع وظائف إدارية مقبولة بشكل عام تشمل هذه المهارات الضرورية: التخطيط ، والتنظيم ، والقيادة ، والتحكم.
ابحث عن هي أنواع إدارة المكاتب؟
- أنواع وظائف إدارة المكاتب
- إدارة مكاتب الشركات.
- إدارة المكتب الطبي.
- إدارة المكتب القانوني.
- إدارة المكاتب الافتراضية.
ما هي الأداة الفعالة للتحكم في المكتب؟
محرر مستندات Google هو معالج نصوص يتزامن مع كل من لديه حق الوصول إليه. يمكنك بسهولة مشاركة المعلومات والعمل بين جميع موظفيك باستخدام Google Drive للشركة ، ويمكنك حتى التحكم في كيفية الوصول إلى مستند.
ما هي البرامج المستخدمة في إدارة المكاتب؟
فرق مايكروسوفت
يعد Microsoft Teams خيارًا ممتازًا للشركات الكبيرة والشركات الناشئة التي تعمل مع عملاء المؤسسات لأنها أداة اتصال معروفة وموثوقة تتطور بشكل جيد وتتكامل بشكل جيد مع مجموعة Microsoft Office.
ما هو نظام أتمتة المكاتب؟
التشغيل الآلي للمكاتب هو مصطلح واسع يشير إلى الأنواع المختلفة لأنظمة وبرامج الكمبيوتر التي تُستخدم لجمع بيانات المكتب وتخزينها ونقلها وتعديلها واستخدامها لتنفيذ المهام.
ما هي دورة إدارة المكاتب حول؟
بكالوريوس العلوم في إدارة المكاتب (BSOA) هو برنامج للحصول على درجة مدته أربع سنوات مصمم لتزويد الطلاب بالمعرفة والمهارات في إدارة الأعمال والعمليات المكتبية المطلوبة في مجموعة متنوعة من أماكن العمل ، مثل مكاتب الأعمال العامة والمكاتب القانونية والطبية مكاتب.
وفي الختام
عند القيام بذلك يدويًا ، يمكن أن تكون صيانة البيانات وتتبع جميع المستندات المهمة مهمة شاقة. يجب عليك استخدام نظام إدارة المكاتب لتجربة إدارة المكاتب بطريقة مريحة وآمنة وخالية من الأخطاء.
الأسئلة المتداولة حول نظام إدارة المكاتب
ما هي البرامج المستخدمة في إدارة المكاتب؟
فرق مايكروسوفت
يعد Microsoft Teams خيارًا ممتازًا للشركات الكبيرة والشركات الناشئة التي تعمل مع عملاء المؤسسات لأنها أداة اتصال معروفة وموثوقة تتطور بشكل جيد وتتكامل مع مجموعة Microsoft Office.
ما هي الأداة الفعالة للسيطرة على المكتب؟
محرر مستندات Google هو معالج نصوص يتزامن مع كل من لديه حق الوصول إليه. يمكنك بسهولة مشاركة المعلومات والعمل بين جميع موظفيك باستخدام Google Drive للشركة ، ويمكنك حتى التحكم في كيفية الوصول إلى مستند.
مراجع حسابات
مقالات ذات صلة
