باعتبارك مالكًا تجاريًا، يجب أن تكون على دراية بالأوراق والإجراءات المهمة التي تربطك بعملائك ومورديك. يمكن أن تخدم الفواتير مجموعة متنوعة من الأغراض للأنشطة الداخلية والخارجية لشركتك. تابع القراءة لاكتشاف المزيد حول كيفية عمل الفاتورة للشركات.
ما هي الفاتورة؟
الفاتورة هي مستند تجاري مختوم بالوقت، ومفصل، ويسجل معاملة بين المشتري والبائع. إذا تم الحصول على السلع أو الخدمات عن طريق الائتمان، فإن الفاتورة عادة ما تصف شروط المعاملة وتقدم معلومات عن طرق الدفع المختلفة المتاحة.
تتضمن أمثلة الفواتير إيصالًا ورقيًا أو فاتورة بيع أو إشعار مدين أو فاتورة مبيعات أو سجل إلكتروني عبر الإنترنت.
المكونات الأساسية للفاتورة
في الجزء الأمامي من الفاتورة، يجب أن توضح الفاتورة أنها فاتورة. عادةً ما يكون له هوية فريدة تُعرف برقم الفاتورة، وهو مفيد لكل من المرجع الداخلي والخارجي. في معظم الحالات، تتضمن الفاتورة معلومات الاتصال الخاصة بالبائع أو مزود الخدمة في حالة وجود مشكلة في الفواتير.
# 1. شروط
تتضمن الفاتورة شروط الدفع، بالإضافة إلى معلومات حول أي خصومات أو تفاصيل الدفع المبكر أو تكاليف التمويل المفروضة على الدفعات المتأخرة. كما يعرض أيضًا تكلفة الوحدة لأحد العناصر، وإجمالي عدد الوحدات المشتراة، والشحن، والمناولة، والشحن، ورسوم الضرائب المرتبطة بها، بالإضافة إلى إجمالي المبلغ المستحق.
#2. الطباعة والتوقيت
قد تختار الشركات إرسال كشف حساب شهري في نهاية الشهر كفاتورة لجميع المعاملات المعلقة. في هذا السيناريو، يجب أن يعلن كشف الحساب أنه لن يتم إرسال فواتير أخرى. تاريخيًا، تم توثيق الفواتير على الورق، مع عمل نسخ عديدة بحيث يكون لكل من المشتري والبائع سجل المعاملات.
أصبحت الفواتير التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر منتشرة للغاية الآن. ويمكن طباعتها عند الطلب أو توزيعها على كل طرف عبر البريد الإلكتروني. تسهل السجلات الإلكترونية أيضًا البحث عن المعاملات وفرزها حسب الرقم أو التاريخ أو السلع أو العميل.
# 3. برو فورما
الفاتورة المبدئية هي مسودة فاتورة بيع يتم تقديمها للمشترين قبل شحن البضائع أو تسليمها. في معظم الحالات، ستصف الفاتورة العناصر التي تم الحصول عليها بالإضافة إلى معلومات مهمة أخرى مثل وزن الشحن وأسعار النقل. تُستخدم الفواتير المبدئية بشكل متكرر في المعاملات الدولية، خاصة للأغراض الجمركية على الواردات.
#4. تاريخ الفواتير
تاريخ الفاتورة هو الوقت والتاريخ الذي تم فيه إصدار فواتير العناصر وتم توثيق المعاملة قانونيًا. ونتيجة لذلك، يحتوي تاريخ الفاتورة على معلومات الدفع الهامة لأنه يحدد مدة ائتمان الفاتورة وتاريخ الاستحقاق. وهذا مهم بشكل خاص للشركات التي توفر الائتمان، مثل صافي 30، مما يشير إلى أن الدفع مطلوب خلال 30 يومًا.
وبالمثل، عادةً ما يكون لدى المؤسسات التي تسمح للعملاء بإرجاع الأشياء موعد نهائي يستند إلى عدد محدد من الأيام من تاريخ الشراء، كما هو مذكور في الفاتورة.
#5. الفواتير الإلكترونية
لقد وجد الأفراد والمؤسسات أنه من الأسهل الاعتماد على الفواتير الإلكترونية كبديل للورق منذ فجر عصر الكمبيوتر. الفوترة الإلكترونية، والمعروفة غالبًا باسم الفوترة الإلكترونية، هي نوع من الفوترة الإلكترونية التي تقوم بإنشاء وحفظ ومراقبة الأوراق المتعلقة بالمعاملات بين الأطراف. وبالتالي التأكد من استيفاء متطلبات اتفاقياتهم.
تعد الفواتير والإيصالات وأوامر الشراء وإشعارات الخصم والائتمان وشروط وتعليمات الدفع وقسائم التحويل أمثلة على المستندات الإلكترونية. غالبًا ما يتم تسليم الفواتير الرقمية عبر البريد الإلكتروني أو موقع الويب أو التطبيق. ومن بين الفوائد ما يلي:
- - الثبات والقدرة على تحمل الأذى الجسدي
- أصبح البحث والفرز لأسماء أو كلمات رئيسية أو تواريخ معينة أمرًا بسيطًا.
- زيادة القدرة على التدقيق
- إمكانية الطباعة أو الاستنساخ حسب الطلب
- قدرات جمع البيانات وذكاء الأعمال
- تقليل استهلاك الورق
تشمل الفوترة الإلكترونية مجموعة متنوعة من خيارات التكنولوجيا والإدخال، وتُستخدم ككلمة شاملة لوصف أي وسيلة لتقديم فاتورة إلكترونيًا إلى العميل للدفع. ولتشجيع القبول والكفاءة، تم إنشاء العديد من معايير الفوترة الإلكترونية، مثل EDIFACT وUBL، في جميع أنحاء العالم.
ما هو التخصيم الفاتورة؟
تتضمن عملية تحصيل الفواتير قيام الشركة ببيع أي عدد من الفواتير المستحقة إلى عامل بمبلغ أقل من المبلغ المستحق. وفي المقابل، يتم استلام غالبية مبلغ الفاتورة - ما يصل إلى 90% - في غضون بضعة أيام عمل، بدلاً من الاضطرار إلى الانتظار لمدة 30 أو 60 أو 90 يومًا المذكورة في الفاتورة. في معظم ترتيبات التخصيم، يتولى العامل تحصيل الفاتورة.
عندما تتلقى شركة التخصيم الدفع الكامل للفاتورة، فإنها تدفع الرصيد المستحق للبائع مع الاحتفاظ بنسبة مئوية من مبلغ الفاتورة بالكامل كإيرادات.
ما هي عملية عوملة الفاتورة؟
تتضمن المعاملة التجارية العادية قيام شركة بإجراء عملية بيع وإنشاء فاتورة وإرسالها إلى العميل. يدفع المشتري ثمن الشراء، وتستلم الشركة أموالها بعد ثلاثين أو ستين أو تسعين يومًا من تسليم السلعة أو الخدمة، كما هو محدد في الفاتورة.
ولكن ماذا لو وجدت الشركة نفسها في موقف لا يمكنها فيه الانتظار لأي عدد من الأسباب؟ يمكن للشركة بيع الفاتورة إلى طرف ثالث يشتري الفواتير المستحقة بسعر مخفض باستخدام عملية تحصيل الفاتورة. يتفاوض العامل على المبلغ الذي يرغبون في دفعه ويوافق على ترتيبات الدفع. في كثير من الأحيان، يتم سداد جزء من الدفعة مقدمًا، ويتم دفع الباقي بمجرد تحصيل العامل.
ضع في اعتبارك أنه ليست كل فاتورة مناسبة للتخصيم. لن تقوم معظم العوامل بشراء الفواتير التي فات موعد استحقاقها بالفعل. كما أن الكثيرين لن يشتروا فواتير بشروط سداد تتجاوز 90 يومًا.
ما هي أهمية التخصيم؟
يعمل التخصيم على تخفيف مشكلات التدفق النقدي خلال فترة الهدوء، خاصة بالنسبة للشركات ذات الموارد المحدودة والمستهلكين ذوي الأجور البطيئة. لقد عانى كل مالك شركة صغيرة تقريبًا من القلق من عدم معرفة ما إذا كان سيتمكن من دفع الرواتب أو تغطية التزام تجاري رئيسي آخر. قد يمنع النقص في النقد أيضًا الشركة من الدفع لمورديها في الوقت المحدد أو من الاستفادة من فرصة، مثل الشراكة مع متجر جديد كبير في الوقت المناسب لقضاء العطلات أو النمو في جميع أنحاء العالم. الشركات التي تعاني من ضائقة مالية ليس لديها خيار سوى اتخاذ قرارات قصيرة المدى قد تقطع أو تحد من الإمكانات طويلة المدى.
إيجابيات عوملة الفاتورة
قد تسعى الشركة إلى تحصيل الفاتورة لعدد من الأسباب. فيما يلي خمسة من أهمها:
#1. يتم استلام النقد بسرعة.
عادةً ما تتلقى الشركات التي تعمل مع عوامل خارجية مبلغًا كبيرًا من قيمة الفاتورة خلال بضعة أيام عمل - وأحيانًا خلال 24 ساعة. وهذا التدفق النقدي الثابت يمكن أن يمنح الشركات الصغيرة، على وجه الخصوص، راحة البال بشأن قدرتها على التعامل مع الاحتياجات قصيرة الأجل.
#2. إزالة التشتيت المحتمل.
يمكن أن يشكل العملاء الذين يدفعون ببطء - وبالطبع أولئك الذين لديهم فواتير متأخرة السداد - عبئًا كبيرًا، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة. إذا كان يجب على المالك متابعة الفاتورة المتأخرة، فهذا هو الوقت الذي يمكن قضاءه مع عملاء آخرين أو في أنشطة ذات قيمة أعلى. إذا كان قسم حسابات القبض يتعامل مع المجموعات، فإن الوقت الذي يقضيه في متابعة الدفع المتأخر قد يكون له تأثير سلبي على الروح المعنوية.
#3. يتم منح الموافقات بسرعة أكبر من القروض المصرفية.
القروض المصرفية أو خطوط الائتمان هي بالتأكيد إمكانية الحصول على النقد. ومع ذلك، يمكن أن يستغرق الحصول عليها وقتًا طويلاً. وفي حالة العديد من الشركات الصغيرة، قد يتم تحديد سقف لمبالغ تحد من قدرة الشركة على النمو. تعتبر إجراءات الموافقة على تحصيل الفاتورة أسرع إلى حد كبير. ونظرًا لطبيعة العقد، كثيرًا ما توفر العوامل أموالاً نقدية أكثر من البنوك.
#4. يتم فحص التاريخ الائتماني الشخصي للمؤسس بشكل أقل.
غالبًا ما تعتمد القروض المصرفية جزئيًا على الدرجة الائتمانية للمؤسس. قد يكون هذا صعبًا بالنسبة للعديد من أصحاب الأعمال الصغيرة، خاصة إذا كان تمويل الشركة يتطلب استخدامًا مكثفًا لبطاقة الائتمان. ولحسن الحظ، يهتم عامل الفاتورة بالجدارة الائتمانية للمستهلك الذي قدم طلبًا أكثر من اهتمامه بالشركة التي يشتري فواتيرها.
#5. مساعدة الشركات في التعامل مع المستهلكين والحسابات الرئيسية الجديدة.
بعض العملاء الكبار جدًا والذين يمكن الاعتماد عليهم لديهم جداول سداد طويلة جدًا بالنسبة للمؤسسات الصغيرة. قد تعيق مشكلة تأخير الدفع قدرتهم على تنفيذ طلب مهم قد يغير حياتهم، مثل أمر من الحكومة أو شركة Fortune 500. يمكن أن يساعدهم عوملة الفاتورة في ملء هذه الطلبات الجديدة.
سلبيات العوملة الفاتورة
للتخصيم عيوب مختلفة يجب على الشركة مراعاتها قبل بيع الفاتورة لطرف ثالث. وفيما يلي بعض العيوب:
#1. فهو يتطلب استثمارا كبيرا للوقت.
تقدم شركات التخصيم أحيانًا التخصيم "الفوري" أو الانتقائي، مما يعني أنها تقدم خدماتها مقابل فاتورة واحدة. ومع ذلك، فإن معظم مقدمي خدمات التخصيم يتعاملون فقط مع المنظمات التي ترغب في تسليم غالبية أو كل فواتيرها. في بعض الأحيان يتم تحديد حد أدنى تعاقدي، ويتم فرض رسوم إذا لم تستوف الفواتير هذا الحد الأدنى.
#2. يمكن أن تكون مكلفة.
يتم تحديد تكاليف أحد العوامل، مثل القروض المصرفية، جزئيا من خلال المخاطر المتصورة؛ ومع ذلك، مع التخصيم، يتم تقييم الائتمان لعملاء الشركة، وليس الشركة نفسها. وحتى في الظروف التي يكون فيها خطر عدم السداد ضئيلا، فإن تكاليف العامل عادة ما تكون أعلى بعدة نقاط مئوية من سعر الفائدة على قرض مصرفي.
#3. لم يتم تحويل مخاطر الدفع.
العمل مع عامل يعني الحصول على النقد عاجلا، لكنه لا يوفر للشركة الحماية ضد المستهلك الذي لا يدفع. إذا لم يتم دفع الفاتورة، ما لم تكن اتفاقية "عدم الرجوع" سارية المفعول، فيجب على شركة البيع عادةً إعادة الأموال النقدية المقدمة بواسطة العامل. ومع ذلك، فإن تضمين هذا الشرط يزيد من تكلفة الترتيب.
#4. تخضع تفاعلات وانطباعات معينة مع العملاء لتحكم أقل.
في معظم ترتيبات التخصيم، يكون العامل مسؤولاً عن ضمان دفع الفاتورة. وهذا جزء من قيمة التخصيم – وهو عمل أقل يجب التفكير فيه بالنسبة لشركة تبيع فاتورة. ومع ذلك، فإنه يعني أيضًا أن الشركة تفقد السيطرة على كيفية التعامل مع طلبات التحصيل. قد يكون للعامل العدواني المفرط، الذي يركز على احتياجاته قصيرة المدى، تأثير سلبي على تصور العميل للشركة التي اشترى منها. قد يؤدي وجود عامل أيضًا إلى اعتقاد العملاء بأن الشركة تفتقر إلى الموارد اللازمة لممارسة الأعمال التجارية.
هذه العيوب يمكن التحكم فيها. يمكن للشركة، على سبيل المثال، اختيار التخصيم السري، حيث يمثل العامل نفسه كجزء من قسم التمويل بالشركة. وبدلاً من ذلك، يمكنه اختيار التعامل مع أنشطة تحصيل الفواتير الخاصة به، حتى بعد نقل ملكية الفاتورة إلى عامل ما. يُعرف هذا باسم التخصيم "CHOCC"، والذي يشير إلى "العميل يتولى التحكم في الائتمان الخاص به". ومع ذلك، فإن هذه المنهجيات تأتي مع مجموعة المخاطر الخاصة بها.
ما هو تمويل الفواتير؟
تمويل الفواتير هو شكل من أشكال المحاسبة التي تسمح للشركات بالاقتراض مقابل حساباتها المدينة لكسب النقود بسرعة. تستخدم الشركة تمويل الفاتورة للحصول على قرض من شركة تمويل باستخدام فاتورة أو فواتير كضمان.
تمويل الفاتورة مقابل خصم الفاتورة: يعد كل من تمويل الفاتورة وخصم الفاتورة من الطرق لتوليد النقد من الفواتير المتأخرة. يشبه تمويل الفاتورة القرض المضمون القياسي من حيث أنه يحدد شروط الدفع ورسوم الفائدة المتراكمة على الأرصدة المستحقة، ولكن القرض مضمون بفاتورة واحدة أو أكثر. إن الأموال النقدية التي تتلقاها الشركة من تحصيل الفواتير ليست في شكل قرض. وبدلا من ذلك، فإن شركة التخصيم، التي غالبا ما تعرف باسم العامل، "تشتري" الفاتورة وتكون مسؤولة عن تحصيلها.
ما هي عملية تمويل الفاتورة؟
في ترتيبات تمويل الفاتورة، تشارك ثلاثة أطراف: الشركة التي تصدر الفاتورة، والعميل الذي يتلقى الفاتورة، ومقدم الخدمات المالية. للحصول على أقصى استفادة من هذا النوع من تمويل المستحقات، يجب على الشركة التفاوض على الشروط مع شركة التمويل وتأمل أن يدفع عميلها بحلول تاريخ استحقاق الفاتورة - أو قبل ذلك.
ما هو هيكل تمويل الفاتورة؟
تشبه ترتيبات تمويل الفاتورة القروض قصيرة الأجل في بعض النواحي. في أبسط أشكاله، يعتمد تمويل الفاتورة على فاتورة واحدة، تُعرف غالبًا باسم الحساب المستحق القبض. تقوم شركة مالية تعمل كمقرض بتقديم الأموال النقدية إلى الشركة التي تمتلك الفاتورة باستخدام تلك الفاتورة كضمان. عندما يتم الدفع للشركة، فإنها تعيد مبلغ القرض الأولي إلى الشركة المالية، بالإضافة إلى الفائدة المحسوبة على أساس طول الفترة التي ظل فيها القرض مستحقًا.
إيجابيات وسلبيات تمويل الفاتورة
يمكن أن يكون تمويل الفواتير مفيدًا للغاية للشركات، مما يسمح لها بمواصلة العمل خلال فترات التدفق النقدي المحدود ومتابعة الاحتمالات التي قد تغير حياتها. ومع ذلك، فإن لها بعض الجوانب السلبية. قبل اختيار تمويل الفاتورة، يجب على فرق الإدارة فهم كلا الجانبين.
الايجابيات
يوفر تمويل الفاتورة ثلاث مزايا رئيسية، وهي مفيدة بشكل خاص للمؤسسات الجديدة التي قد تواجه عقبات بسبب المرحلة المبكرة من التطوير ومواردها المحدودة.
#1. المال السريع
ليس من غير المألوف أن تحلق الشركات في صناعات معينة على ارتفاع كبير من حيث المبيعات والأرباح بينما تكافح مع التدفق النقدي. يمكّن تمويل الفواتير المؤسسات التي تتعامل مع الشركات من الحصول على سلف نقدية على الإيرادات المستلمة ولكن لم يتم تحصيلها بعد، وذلك في كثير من الأحيان خلال 2 ساعة. في هذه الحالات، يمكن أن يخفف تمويل الفاتورة من مخاوف المالك بشأن التدفق النقدي ويسمح لفرق الإدارة بمتابعة المبادرات المهمة التي قد يتعين عليهم التخلي عنها لولا ذلك.
#2. مفيدة للغاية في حالات الطوارئ
الكوارث الطبيعية التي تتسبب في تلف المخزون، أو انقطاع العمل لدى أحد الموردين الرئيسيين، أو إفلاس أحد العملاء الرئيسيين - يمكن لأحداث مثل هذه أن تضع الشركات في وضع البقاء على قيد الحياة بسرعة. إذا كانت الشركة تواجه أحد هذه المخاطر الوجودية وليس لديها الكثير من المال في البنك، فإن السيولة السريعة التي يوفرها تمويل الفواتير يمكن أن تكون منقذة للحياة.
#3. عمليات الموافقة خفيفة نسبيًا
تفتقر العديد من الشركات الصغيرة والنامية إلى درجات الائتمان المطلوبة للحصول على القروض المصرفية وخطوط الائتمان. وهذا أقل أهمية بالنسبة للمؤسسات التي تقدم تمويل الفواتير لأنها تهتم أكثر بالتصنيفات الائتمانية لعملاء الشركة أكثر من اهتمامها بالشركة نفسها. غالبًا ما تواجه الشركة التي تسعى للحصول على سلفة نقدية على فواتيرها عددًا أقل من الأعمال الورقية واستفسارات أقل.
سلبيات
بالإضافة إلى هذه الفوائد، يجب على الشركات أن تدرك الجوانب السلبية الثلاثة الرئيسية لتمويل الفاتورة:
#1. غالي السعر
يعد تمويل الفاتورة طريقة مكلفة نسبيًا لزيادة رأس المال. يمكن أن تؤدي رسوم المعالجة ومعدلات الفائدة الأسبوعية أو العوامل إلى معدلات فائدة سنوية أعلى بعدة مرات مما تدفعه الشركة عادةً مقابل قرض مصرفي.
#2. عدم القدرة على التنبؤ بالتكلفة النهائية
لا يقتصر الأمر على أن تمويل الفاتورة أكثر تكلفة من العديد من أنواع التمويل الأخرى. هناك مشكلة ذات صلة وهي أنه عندما تدخل الشركة في اتفاقية تمويل الفاتورة، فإنها عادة لا يكون لديها أي فكرة عن التكلفة النهائية. يتم تحديد التكلفة النهائية في كثير من الأحيان من خلال مدى سرعة قيام العميل بدفع الفاتورة. يمكن أن يؤدي تأخير الدفع لفترة أطول من المتوقع إلى محو أي ربح من عملية البيع.
#3. قابلية التطبيق محدودة
لا يمكن لجميع الشركات الاستفادة من تمويل الفاتورة. يجب أن تكون الشركة في قطاع B2B حتى يكون استخدامها منطقيًا. ويجب أن يكون لديها أيضًا عملاء يتمتعون بتصنيفات ائتمانية ممتازة وسجل حافل بالسداد في الوقت المناسب.
ما هي الفاتورة المستخدمة؟
الفاتورة هي مستند يرسله البائع إلى المشتري لطلب الدفع مقابل البضائع أو الخدمات المقدمة. فهو يتتبع تفاصيل المنتج أو الخدمة، وتكاليف الوحدة، والمبلغ الإجمالي المستحق، والشروط والأحكام المتفق عليها بين البائع والمشتري.
هل تعتبر الفاتورة إيصالاً؟
نظرًا لأن الفواتير والإيصالات يتم إصدارها في مراحل مختلفة من عملية البيع، فإنها تخدم وظائف مختلفة. يتم إصدار الفواتير قبل أن يرسل العميل الدفع، في حين يتم إصدار الإيصالات بعد استلام الدفع. تعتبر الفاتورة بمثابة طلب دفع، ويكون الإيصال بمثابة إثبات للدفع.
هل الفاتورة تعني أنك دفعت؟
هل الفاتورة دليل على أنه تم الدفع لك؟ لا تعني الفاتورة أن الشركة قد دفعت مقابل البضائع أو الخدمات التي قدمتها لعملائها. تُعلم الفاتورة العميل بأنه يجب عليه الدفع مقابل المنتج أو الخدمة التي تلقاها.
من يدفع الفاتورة؟
يتم دفع الفاتورة من قبل العميل.
في الخلاصة
الفاتورة عبارة عن قطعة من الورق تُستخدم لإخطار العميل باستحقاق الدفع. كما أنه بمثابة سجل للشركة المصدرة لتتبع مستحقاتها. ونظرًا للقيود التكنولوجية، كانت الفواتير تصدر في السابق على الورق فقط. اكتسبت الفواتير الإلكترونية شعبية مؤخرًا لأنها توفر الوقت والمال ويمكن إنشاؤها وإرسالها تلقائيًا.
- كيفية التقدم للحصول على أفضل قروض تجارية في عام 2023 / دليل خطوة بخطوة
- الفاتورة المحاسبية: التعريف ، وكيفية تسجيلها ، والبرامج المجانية
- 2023 أفضل برنامج محاسبة مجاني للأعمال الصغيرة (محدث)
- ماذا تعني الفاتورة: التعريف والأنواع والعناصر وسبب أهميتها
مراجع حسابات
