الفواتير جزء حيوي من أي عمل تجاري. يتم استخدامها لتتبع المبيعات وتسجيل المدفوعات وإدارة المخزون. لكن ما هي الفاتورة بالضبط؟ وما هي المعلومات التي يجب أن تتضمنها؟
في هذه المقالة ، سنجيب على جميع أسئلتك حول الفواتير. لذا ، سواء كنت صاحب عمل جديد في الفواتير أو كنت تبحث فقط عن تجديد معلومات ، اقرأ كل ما تحتاج إلى معرفته.
ما هي بالضبط الفاتورة
الفاتورة هي مستند تجاري مختوم بالوقت يسرد تفاصيل المعاملة بين المشتري والبائع ويسجلها. غالبًا ما توضح الفاتورة شروط العقد وتسرد طرق الدفع المقبولة إذا تم الحصول على سلع أو خدمات بالائتمان.
أساسيات الفاتورة
يجب أن تحدد الفاتورة نفسها بوضوح على هذا النحو في مقدمة المستند. غالبًا ما يكون لها رقم فاتورة ، وهوية مميزة يمكن استخدامها لكل من المراجع الداخلية والخارجية. غالبًا ما تتضمن الفواتير معلومات الاتصال الخاصة بالبائع أو مزود الخدمة في حالة وجود مشكلة في الفواتير.
في الفاتورة ، قد يتم إدراج شروط الدفع جنبًا إلى جنب مع أي خصومات معمول بها أو معلومات دفع مبكرة أو تكاليف تمويل للدفعات المتأخرة. كما يعرض أيضًا تكلفة كل وحدة ، والعدد الإجمالي للوحدات المشتراة ، وتكاليف الشحن والمناولة والشحن ، بالإضافة إلى أي ضرائب مطبقة ، ويسرد المبلغ الإجمالي المستحق.
قيمة تاريخ الفاتورة
يشير تاريخ الفاتورة إلى الوقت والتاريخ اللذين تم فيهما إصدار فاتورة للأصناف ، وتم توثيق المعاملة رسميًا. نظرًا لأن تاريخ الفاتورة يحدد فترة الائتمان وتاريخ استحقاق الفاتورة ، فإنه يحتوي على معلومات مهمة حول المدفوعات. هذا مهم بشكل خاص للشركات التي تقدم الائتمان. عادةً ما يكون تاريخ الاستحقاق الفعلي للفاتورة هو 30 يومًا من تاريخ الفاتورة. وبالمثل ، فإن الشركات التي توفر للعملاء خيار إرجاع الأشياء عادةً ما يكون لها موعد نهائي بناءً على عدد محدد من الأيام بعد إثبات الشراء ، كما هو مذكور في الفاتورة.
الفواتير الإلكترونية
لقد وجد الأشخاص والشركات أنه من الأسهل الاعتماد على الفواتير الإلكترونية كبديل للأوراق الورقية منذ فجر عصر الكمبيوتر. الفواتير الإلكترونية ، التي تُعرف غالبًا باسم الفواتير الإلكترونية ، هي نوع من الفواتير الإلكترونية تُستخدم لإنشاء وتخزين وتتبع السجلات المرتبطة بالمعاملات بين الأطراف وضمان استيفاء شروط عقودهم.
ماذا تعمل الفاتورة
الفواتير هي أكثر من مجرد سجل رسمي يحتوي على التفاصيل المطلوبة لطلب المدفوعات من العملاء. يمكنهم مساعدتك في الحفاظ على التنظيم والمظهر المهني عند تقديم الضرائب الخاصة بك. فيما يلي المبررات الرئيسية لضرورة الفواتير:
# 1. يسهل مسك الدفاتر بدقة
للمساعدة في تتبع المبيعات ، تقوم الفواتير بتتبع الأموال الواردة. يسجلون وقت بيع المنتج أو عند الانتهاء من المشروع ، بالإضافة إلى مبلغ المال المكتسب. هذه المعلومات ضرورية للاحتفاظ بسجلات محاسبية دقيقة ولجمع الإيرادات والمصروفات معًا لتحديد المقاييس المهمة مثل صافي الربح وصافي الهامش ونسبة دوران الأصول.
# 2. يقدم دفاعًا قانونيًا
ماذا ستفعل في حال ادعى عميل خطأ أنك فشلت في تسليم المنتجات كما وعدت؟ أو ماذا لو رفض العميل أن يدفع لك مقابل الخدمات التي قدمتها؟
يتم حفظك بواسطة فاتورة احترافية تعمل كمستند قانوني. يمكن أن تحمي الفواتير الصحيحة شركتك من المطالبات التافهة. يدفع العملاء عادةً فواتير غير موقعة دون أي مشاكل.
ومع ذلك ، يجب أن تحتوي الفواتير على توقيع ليتم اعتبارها رسمية إذا كنت تريد اعتبارها أوراقًا قانونية. والدليل على أن كلا الطرفين قد فهم قواعد العمل ووافقا على الالتزام بها هو فاتورة موقعة تحتوي على جميع المعلومات اللازمة. إنه بمثابة سجل جدير بالثقة للمعاملة التي تثبت استحقاق البائع للتعويض.
# 3. يبسط إعداد الضرائب
تدعم الفواتير المعلومات التي تقوم بتضمينها في نماذج الضرائب الخاصة بك وتعمل كمصدر بيانات جدير بالثقة لعمليات التدقيق. عندما تقوم بتوثيق جميع فواتيرك والاحتفاظ بها ، يصبح إيداع الضرائب عملية خالية من المتاعب في أي بلد. على سبيل المثال،
تنصح دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) في الولايات المتحدة الشركات بالاحتفاظ بالوثائق اللازمة لدعم الدخل والائتمانات والخصومات المدرجة في إقرارات ضريبة الدخل لمدة سبع سنوات على الأقل بعد تاريخ تقديم الإقرارات. يحق لـ IRS تدقيق المرتجعات وطلب رؤية أي أوراق داعمة. يعد إعداد التقارير الضريبية الدقيقة والاستعداد للتدقيق أمرًا سهلاً إذا احتفظت شركتك بسجل منظم لفواتير المبيعات الخاصة بها.
# 4. مساعدة في تحليل الأعمال
نظرًا لأن الفواتير تعمل كسجل للمبيعات التي قمت بها ، فإنها تتضمن تفاصيل مهمة مثل أسعار الوحدة لمنتجاتك أو خدماتك ، والمبلغ الإجمالي وتواريخ حدوث المعاملات ، وما إلى ذلك. تمنحك هذه السجلات معلومات عن شراء المستهلك الاتجاهات وعادات الدفع وفترات ذروة الشراء.
الأكثر مبيعًا ، عصور الوقت ، وأكثر من ذلك بكثير. يساعدك توقع الطلب وإنشاء أساليب تسويقية فعالة على ضبط مخزونك بحيث يتم تقديم المنتجات المناسبة للعملاء في الوقت المناسب.
أنواع الفواتير
فيما يلي بعض الأشكال النموذجية للفواتير:
# 1. نموذج فاتورة
هي فاتورة يرسلها البائع إلى المشتري قبل أن يقدم أي منتجات أو خدمات. يتضمن حقائق حول التكلفة المتوقعة للمنتج أو الخدمة وتاريخ التسليم المجدول ومعلومات أخرى حول البضائع المسلمة. بعد أن يقوم المشتري بمراجعة الفاتورة الأولية ومنح موافقته ، سيعمل البائع على تسليم المنتج.
# 2. فاتورة المبيعات
يزود البائع المشتري بفاتورة مبيعات من أجل تحصيل المدفوعات مقابل البضائع والخدمات التي اشتراها المشتري. يحتوي على معلومات حول البائع وعنوان المشتري وتاريخ تسليم المنتج وشروط الدفع والأصناف وأسعارها والمبلغ الإجمالي المستحق. بالإضافة إلى ذلك ، تتضمن تفاصيل الدفع مثل معلومات الحساب المصرفي التي ستجعل المدفوعات أسهل للمشتري.
# 3. فاتورة غير مدفوعة
عادةً ما يتم إرسال فاتورة إلى المشتري ، والتي تحدد أيضًا الموعد النهائي للدفع. عندما يستلم المشتري فاتورة للعناصر التي اشتراها ويفشل في دفع الفاتورة خلال الفترة المحددة. في هذه الحالة ، تصبح الفاتورة متجاوزة الاستحقاق.
# 4. مدفوعة بفاتورة كاملة
يتم إرسال فاتورة مجمعة من قبل البائع كلما أجرى المستهلك معاملات متعددة معهم. يجمع كل فواتير هذا العميل المحدد ويجمعها في مستند واحد بالمبلغ بالكامل. نظرًا لأنه لن يضطر إلى الدفع مقابل كل فاتورة على حدة ، فإن هذا سيوفر للمشتري الكثير من الوقت.
# 5. مذكرة الصرف
يتم إصدار مذكرة ائتمان للمشتري في تلك الظروف التي يكون فيها البائع مدينًا له بالمال. هي رسالة مكتوبة إلى المشتري تقر بالمبلغ الذي يدين به البائع له. يجوز للمشتري استخدام هذا النوع من الائتمان لمزيد من المعاملات.
فاتورة مقابل. إيصال
الفاتورة هي بيان من البائع يحدد المبلغ المستحق مقابل المنتجات أو الخدمات المشتراة منه. في سيناريو B2C ، مثل مطعم أو منفذ بيع بالتجزئة ، من المتوقع أن يدفع العميل الفاتورة على الفور. في المقابل ، يتم استخدام الفواتير المستحقة الدفع في المعاملات التجارية بين الشركات لتعكس المبلغ الذي يدين به المستهلكون للمنتجات والخدمات التي تم شراؤها بالائتمان والمستحقة في تاريخ محدد. قد تتكون من فواتير المياه والكهرباء وفواتير الهاتف وفواتير الخدمة. تستخدم الفواتير كدليل قانوني على المعاملة ، تمامًا مثل الفواتير.
ما يميز الاستلام من الفواتير
يشير كلا المصطلحين "إيصال" و "فاتورة" إلى نفس المستند الذي يوضح تفاصيل الدين المتكبدة أثناء معاملة تجارية. سواء كنت مشترًا أو بائعًا ، فإنه يحدث فرقًا في كيفية عرضه.
# 1. اعتمادا على وجهة النظر
سيتلقى المشتري فاتورة من البائع تطلب الدفع كفاتورة. على سبيل المثال ، قد يعطي المصمم المستقل لعملائه فاتورة بعد إكمال وظيفته وفقًا للعقد. سيكون المستند المستلم بمثابة فاتورة العميل. في الختام ، فإن إرسال الفاتورة يعني طلب المال ، واستلام الفاتورة يعني دفع ثمن العنصر (العناصر) المشتراة.
# 2. النظر في شروط الدفع
بالإضافة إلى ذلك ، فإن الموعد النهائي للدفع المقدر للعميل يحدث فرقًا أيضًا. قلة من الشركات والبائعين ، لا سيما في بيئة B2B ، يقدمون سلعًا أو خدمات عن طريق الائتمان ، مما يسمح للعملاء بشرائها والدفع للبائع لاحقًا وفقًا لشروط الدفع المحددة. في مثل هذه الظروف ، يصدر المورد فاتورة بعد تسليم المنتجات أو الخدمات.
تمييز رئيسي بين الفاتورة والإيصال
تعمل كل من الإيصالات والفواتير كسجلات للمبيعات وتحتوي بشكل عام على نفس البيانات. عندما يتم منحها وكيفية استخدامها للأغراض المحاسبية يحدث فرقًا. يتم إرسال إيصال بعد استلام الدفعة من العميل وليس قبل رفع الفاتورة لطلب السداد من العميل.
ما هي الفاتورة المستخدمة
الفاتورة عبارة عن بيان يمكّن شركتك من الحصول على تعويض عن المنتجات والخدمات التي تقدمها. تحتوي الفاتورة تحديدًا على عنوان العنصر الذي يشتريه المشتري ، إلى جانب السعر وشروط الدفع. يشار عادةً إلى الحد الأقصى من الوقت الذي يتعين على المشتري فيه إرسال الأموال التي يدين بها إلى مصطلح الدفع. على سبيل المثال ، إذا تم شراء المنتجات والخدمات عن طريق الائتمان ، فإن شروط دفع الفواتير تحدد مدى صلاحية هذا الائتمان في المستقبل.
ما هو الغرض من الفاتورة
الغرض الأساسي من الفاتورة هو أن تكون بمثابة دليل على الشراء. يخدم نظام الفواتير أيضًا أهدافًا أخرى ويقدم مزايا أخرى ، مثل:
- لتتبع المخزونات: قد تقوم الشركات بتتبع احتياجاتها الحالية والمستقبلية للمخزون باستخدام فواتير البيع.
- إمساك الدفاتر: تسجل الفواتير لمن ومتى وكم تم بيع سلعة أو خدمة. هذا يسهل تتبع الدفع لكل من المشترين والبائعين.
- المبرر القانوني: تستخدم الفواتير كوثائق رسمية لتفاصيل العقد المبرم بين طرفين. إنهم يدافعون عن الشركة من أي دعاوى خاطئة محتملة.
- عائدات الضرائب: يساعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لفواتيرك في قدرة الشركة على تسجيل الإيرادات وحساب الضرائب بدقة.
- التحليلات في الأعمال: يمكنك اكتشاف السلع والخدمات الأكثر شيوعًا ، ومواسم التسوق الأكثر ازدحامًا ، وأنماط الشراء النموذجية للعملاء ، وغير ذلك الكثير من خلال دراسة الفواتير. مع مرور الوقت ، يساعدك هذا في إنشاء خطط تسويقية مربحة لشركتك.
مذكرة الفاتورة
الاسم السابق لهذا الإعداد كان: ملاحظة في أسفل الفاتورة.
الهدف
باستخدام هذه الميزة ، يمكنك تضمين ملاحظة في أسفل فاتورتك. قد تكون هذه ملاحظة شكر بسيطة لعملائك ، أو قد تتضمن تفضيلات الدفع أو معلومات الشركة. قد تكون المعلومات التي تقدمها في ملاحظات الفاتورة لعملائك ضرورية لهم لعرض فواتيرهم أو دفعها. يمكنك إضافة الملاحظات المذكورة باستخدام هذا الإعداد. يمكنك تضمين تقدير في أسفل الفواتير التي ترسلها إلى العملاء باستخدام ملاحظات التقدير. عادةً ما تتضمن الملاحظات حول التقديرات معلومات حول كيفية الدفع وشروط الدفع وما إلى ذلك.
- انقر فوق زر ملف التعريف ، وحدد الإعدادات ، ثم انقر فوق ملاحظة الفاتورة. يمكنك أيضًا استخدام شريط البحث أو منطقة "الفئات" على اليسار للعثور عليه.
- املأ الحقل بملاحظتك حسب الضرورة ، ثم انقر فوق حفظ.
هل الفاتورة تعني الدفع؟
الفاتورة هي مطالبة بالدفع يرسلها البائع (إما ماديًا أو إلكترونيًا) بعد بيع السلع أو الخدمات ولكن قبل السداد. في الأساس ، تهدف الفواتير إلى التأكد من أن شركتك مدفوعة.
هل الفاتورة إيصال؟
يتم إرسال إيصال بعد استلام الدفع من العميل ، وليس قبل ذلك. يتم استخدام فاتورة لطلب الدفع من العميل. عادةً ما يتم تقديم إيصال فقط للعملاء الذين سددوا مدفوعات كاملة.
ما هي الفاتورة بمثال؟
الإيصال الورقي من متجر أو سجل عبر الإنترنت من تاجر إلكتروني هي أمثلة على المستندات التي تحتفظ بسجل لمعاملة بين المشتري والبائع. يتم تحرير الفواتير مكون حيوي من عناصر الضوابط الداخلية والتدقيق المحاسبية.
هل الفاتورة تعني لك مالا؟
يتم تضمين المعلومات المتعلقة بالمبلغ الذي يدين به العميل في الفاتورة. تعتبر الشركة التي أعطت العميل سلعها أو خدماتها هذه الورقة بمثابة فاتورة. بعد استلام هذه الفاتورة ، يقوم العميل بتسجيلها على أنها فاتورة يجب دفعها.
كيف أصنع فاتورتي الخاصة؟
- ضع علامة تجارية على فاتورتك
- تضمين رأس مصقول
- قدم تفاصيل حول الفاتورة
- قم بتضمين التاريخ
- وصف العناصر أو الخدمات التي تم تسليمها.
- قم بتضمين المعلومات الضريبية والتأكيد على المبلغ الإجمالي المستحق الدفع.
- قم بتضمين شروط الدفع.
- قم بتضمين التفسيرات والشروط والأحكام في الملاحظات.
من يحتاج إلى فاتورة؟
للتأكد من أن العملاء يدفعون لهم ، يجب على الشركات إصدار الفواتير. نظرًا لحقيقة أنها توضح بالتفصيل الخدمات المقدمة والأموال المستحقة ، تعمل الفواتير كعقود ملزمة قانونًا بين الشركة وعملائها. بالإضافة إلى ذلك ، تدعم الفواتير الإدارة المالية وتتبع المبيعات للشركات.
وفي الختام
بغض النظر عن مدى امتياز منتجك أو خدمتك ، سوف تكافح للحفاظ على العملاء إذا كانت إدارة ما بعد المشروع الخاصة بك متسارعة ومهملة. من ناحية أخرى ، ستكون قادرًا على الحصول على أموالك بسرعة أكبر ، والتعامل مع حساباتك بمهارة أكبر ، وتوسيع نطاق عملك بشكل أكثر كفاءة بمجرد فهمك لإجراء الفوترة.
مقالات ذات صلة
- الفاتورة المحاسبية: التعريف ، وكيفية تسجيلها ، والبرامج المجانية
- مولد استلام مجاني عبر الإنترنت ؛ كيفية إنشاء إيصال عبر الإنترنت مجانًا
- إيصال مزيف: التعريف ، كيفية التعرف عليه وجعله
- 2023 أفضل برنامج محاسبة مجاني للأعمال الصغيرة (محدث)
- شروط الدفع: كيفية استخدام أفضل شروط الدفع
مراجع حسابات
