من الطبيعي أن تشعر بالتوتر قبل إجراء المقابلة، ولكن من المفيد أن يكون لديك فكرة عما يمكن توقعه. عند التحضير للمقابلة، من المهم أن تعد نفسك ببعض الأسئلة الشائعة في المقابلة. تساعد هذه الأسئلة الشخص على معرفة المزيد عن متطلباته ومهاراته. منذ بعض الوقت، أتذكر أحد المحاورين طلب مني أن أتحدث عن مشروع صعب قمت بإدارته خلال فترة وظيفة تسويق مقابلة.
ومن دون تأتأة، أثبتت قدرتي على اللباقة وحل المشكلات من خلال التحدث عن حملة صعبة أدارتها. لقد تمكنت من تحقيق النجاح لأنني أعددت نفسي مسبقًا. لذلك، من المهم ترك انطباعات جيدة لدى أصحاب العمل المحتملين من خلال التحضير لأسئلة المقابلة الشائعة وإعطاء إجابات مفصلة.
سأقدم هنا بعض الأسئلة والأجوبة حول أسئلة المقابلة السلوكية والظرفية والمبنية على الكفاءة لمساعد تنفيذي.
النقاط الرئيسية
- كل شركة لديها أسئلة المقابلة الفريدة الخاصة بها، ولكن من المهم التأكيد على النتائج والأمثلة المحددة السابقة عند الإجابة على أسئلة المقابلة للمساعدين التنفيذيين.
- تركز أسئلة المقابلة السلوكية على السلوك السابق لشخص يتقدم لوظيفة مساعد تنفيذي.
- يطرح أصحاب العمل عمدًا أسئلة المقابلة الظرفية لتقييم كيفية إدارة المرشح لهذا الدور لسيناريوهات الحياة الواقعية في مكان العمل، أو كيفية إدارته لمواقف مماثلة في وظيفته السابقة
- تُستخدم أسئلة المقابلة القائمة على الكفاءة للمساعدين التنفيذيين لفحص كيفية تعاملك مع مهمة صعبة وجوانب أخرى من وظيفتك السابقة.
- تعد طريقة STAR طريقة رائعة لإعداد إجابات لأسئلة المقابلة المستندة إلى الكفاءة والظرفية للمساعدين التنفيذيين.
أسئلة المقابلة للمساعد التنفيذي
يساعد المساعد التنفيذي عادةً المديرين التنفيذيين الرئيسيين للشركة في الإشراف على المهام الإدارية وقد يقوم أيضًا بتدريب موظفي المكاتب. يتضمن دور المساعد التنفيذي الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني، واستقبال الرسائل، وتوجيه المكالمات الهاتفية إلى الأطراف المناسبة، وأي مهمة إدارية أخرى تساعد السلطة التنفيذية في أداء وظيفتها بفعالية.
قد يكون لدى كل شركة أسئلة مقابلة فريدة تتعلق بالمؤهلات والمتطلبات والمدير التنفيذي الذي ستعمل معه. ومع ذلك، أود أن أقترح أنه من المهم الإجابة على أسئلة المقابلة مع التركيز على نتائج وأمثلة محددة.
كانت لدي تجربة خاصة عندما كنت أعمل مع فريق الموارد البشرية في Chloetech. كنا نوظف لمنصب مساعد تنفيذي. خلال المقابلة، طرحت على المرشح السيد توماس بعض الأسئلة السلوكية. سألته كيف يمكنه إدارة عبء العمل الصعب والتعامل مع الأولويات المتضاربة. لقد أجاب على السؤال بمثال ثاقب لكيفية تمكنه من التعامل مع مشاريع متعددة ذات مواعيد نهائية متنافسة. ويظهر رده أنه يفهم أهمية التركيز على نتائج محددة.
لقد تناول الموقف من خلال مناقشة نهجهم في تحديد الأولويات، والذي يتضمن استخدام التقويم الرقمي والفعال أدوات إدارة المهام للبقاء منظمًا والوفاء بالمواعيد النهائية. أثبتت هذه الاستجابة مهارات المرشح في حل المشكلات، وهي الصفات الحيوية التي يحتاجها المساعد التنفيذي.
أمثلة على أسئلة المقابلة للمساعد التنفيذي
فيما يلي العديد من الأسئلة الشائعة التي قد تواجهها أثناء مقابلة المساعد التنفيذي والتي ستساعدك على إقناع صاحب العمل، بالإضافة إلى بعض الاقتراحات حول كيفية الإجابة عليها.
- لماذا تريد أن تكون مساعد تنفيذي؟
- كيف تحدد أولويات المهام في يوم عملك المعتاد كمساعد تنفيذي؟
- كيف تقيم مهاراتك الحاسوبية؟
- كيف تتعامل مع الأشخاص المتحديين في العمل؟
- هل سبق لك أن أشرفت على موظفي المكتب الآخرين؟
- كيف تتعامل مع التوتر والضغط؟
- أعطني مثالاً على الوقت الذي اضطررت فيه إلى العمل مع فريق لحل مشكلة لأحد المسؤولين التنفيذيين.
- كيف تتوقع احتياجات المدير التنفيذي؟
#1. لماذا تريد أن تصبح مساعدًا تنفيذيًا؟
هذا سؤال شائع سيساعد صاحب العمل على معرفة دوافعك الحقيقية للتقدم لوظيفة مساعد تنفيذي أثناء المقابلات. وسيحاولون أيضًا معرفة ما إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة مؤقتة أو إذا كنت تريد أن تجعل هذه وظيفتك الدائمة. ومع ذلك، بعد أن شهدت العديد من المقابلات الخاصة بالمساعدين التنفيذيين خلال بحثي، سأنصحك بتقديم معلومات واقعية ومفصلة حول أهدافك المهنية والعوامل التي أثرت على قرارك بأن تصبح مساعدًا تنفيذيًا.
مثال 1
قررت التقدم لهذا الدور لأنني مقتنع بأنني أتمتع بمهارة عالية في تنظيم الفعاليات ومساعدة المحتاجين والعمل مع الآخرين. كما أنني على دراية بالمهمة الصعبة المتمثلة في العمل كمساعد تنفيذي كل يوم. إنني أتطلع إلى استخدام مهاراتي بفعالية أثناء مساعدة أحد المديرين التنفيذيين لديك.
#2. كيف تحدد أولويات مهام يوم العمل الخاصة بك؟
يتطلب كونك مساعدًا تنفيذيًا أن تكون منظمًا بشكل استثنائي وتخطط لأيامك. يهتم صاحب العمل المحتمل بمراقبة العملية لتحديد ما إذا كانت مثالية لمتطلباته أم لا. عند التحضير لمقابلة لوظيفة مساعد تنفيذي، أقترح عليك تحديد وترتيب أولويات بعض الممارسات التي استخدمتها بفعالية في الماضي أو الحاضر والتي ستساعد في تنظيم وتحديد الأولويات للوظيفة التي تتقدم لها.
مثال 2
يمكنني التكيف بسرعة مع المهام أو المبادرات الجديدة عند ظهورها. أlso ، لقد تمكنت من استخدام التقويم الرقمي وقائمة المهام لتنظيم عملي وتحديد الأولويات عدة مرات. لقد قمت أيضًا بتقييم المواعيد النهائية الخاصة بي وأعطت الأولوية لإنجاز الواجبات الأكثر أهمية أو صعوبة في الماضي.
اقرأ أيضا: المساعد الإداري التنفيذي: المعنى، الراتب، الواجبات، أسئلة المقابلة والسيرة الذاتية
سؤال المقابلة السلوكية للمساعد التنفيذي
تركز أسئلة المقابلة السلوكية على السلوك السابق لشخص يتقدم لوظيفة مساعد تنفيذي. تعطي هذه الأسئلة للقائم بالمقابلة نظرة خاطفة على إمكانات المرشح وما سيكون عليه أدائه عند تعيينه. مرة أخرى، قدمت بعض أسئلة المقابلة السلوكية النموذجية لمساعد تنفيذي.
#1. هل يمكنك إعطاء مثال على كيفية إدارة الأولويات المتضاربة؟
إنها مسؤولية مشتركة للمساعدين التنفيذيين لإدارة العديد من المهام في نفس الوقت. يريد القائم بالمقابلة أن يعرف عن مهاراتك في إدارة الوقت وتحديد الأولويات عندما يُعرض عليك عدة تواريخ استحقاق في العمل. أنصحك بإعطاء مثال على كيفية تمكنك من إكمال مهمة شاقة في الوقت المحدد على الرغم من جداولك المزدحمة.
#2. كيف تتعامل مع المعلومات السرية؟
في بيئة عمل المساعد التنفيذي، تعد المناقشات والمستندات السرية من الأشياء الشائعة جدًا التي تواجهها أثناء العمل في هذا الدور. يرغب القائم بإجراء المقابلة في معرفة كيف ستتعامل مع هذه المعلومات الحساسة كمساعد تنفيذي. أقترح عليك إعطاء مثال على المكان الذي تم تكليفك فيه بالتعامل معلومات حساسة والمستندات وكيف تمكنت من الحفاظ عليها آمنة.
بالحديث عن بيئة العمل، راجع مقالتنا حول بيئة العمل المثالية
#3. كيف تتعامل مع الشخصيات الصعبة؟
يتعامل المساعدون التنفيذيون مع كبار المسؤولين التنفيذيين والعملاء والموردين وكبار الشخصيات، ومن المرجح أن يواجهوا أشخاصًا صعبين في العمل. عندما تتم مقابلتك بهذا السؤال، يطلب منك القائم بالمقابلة الاستجابة للمواقف الصعبة والحفاظ على موقف إيجابي وهادئ. إليك اقتراحي: أعط مثالاً على عميل صعب التعامل معه والخطوات التي اتخذتها لتحقيق ذلك.
#4. هل يمكنك إعطاء مثال لمشروع قمت بإدارته من البداية إلى النهاية؟
من الشائع جدًا أن يكون المساعد التنفيذي مسؤولاً عن المشروع من البداية إلى النهاية. عندما يتم طرح مثل هذه الأسئلة عليك، فإن اهتمام القائم بالمقابلة هو التعرف على مهاراتك في إدارة المشاريع، وحل المشكلات، والتواصل، وغيرها من المهارات. أنصحك بالحديث عن مشروع قمت به في الماضي والخطوات التي اتخذتها لضمان نجاحه.
#5. كيف يمكنك البقاء منظمًا وإدارة عبء العمل الخاص بك؟
كمساعد تنفيذي، تقع على عاتقك مسؤولية تنظيم وجدولة الاجتماعات، من بين الواجبات الإدارية الأخرى. سيكون القائم بإجراء المقابلة مهتمًا بقدرتك على تنظيم وإدارة المهام بكفاءة. يُطلب منك إعطاء مثال عن كيفية مسؤوليتك عن العديد من المهام والتقنيات التي استخدمتها لحلها.
قائمة مراجعة BusinessYield حول كيفية الإجابة على أسئلة المقابلة السلوكية للمساعدين التنفيذيين
اقرأ أيضا: مساعد إداري افتراضي: الوظائف والخدمات والشركات والمتطلبات وكل ما تحتاجه.
الأسئلة الظرفية لمقابلة المساعد التنفيذي
يتم إعداد أسئلة المقابلة الظرفية لمنصب مساعد تنفيذي عمدًا لتقييم كيفية إدارة سيناريوهات الحياة الواقعية في مكان العمل أو كيفية إدارتك لمواقف مماثلة في وظيفتك السابقة. يتطلب التقدم لوظيفة مساعد تنفيذي أن تستعد للإجابة على الكثير من الأسئلة التي قد تكون ظرفية.
لتكون قادرًا على الإجابة على هذه الأسئلة بنقاط مدروسة جيدًا، أوصي باستخدام نهج STAR (الموقف، المهمة، الإجراء، النتيجة). تساعدك هذه الإستراتيجية في الإجابة على أسئلة المقابلة بشكل منطقي من خلال ذكر المشكلة وشرح كيفية التغلب عليها. فيما يلي مثال يتضمن تجربتي لمساعدتك في تطبيق طريقة النجمة عند الإجابة على أسئلة المقابلة الظرفية لوظيفة مساعد تنفيذي.
مثال
أتذكر أنني كنت منتبهًا في مقابلة أجريتها مع مساعدين تنفيذيين في إحدى الشركات التي عملت فيها. لقد انتبهت إلى إحدى المتقدمات للوظيفة، وهي سوزان، التي تم تعيينها لاحقًا. وسئلت كيف ستدير الأولويات المتنافسة. لقد روت موقفًا حيث دعمت العديد من المديرين التنفيذيين بمواعيد نهائية متضاربة. وصفت سوزان مهمتها بأنها تنظيم عبء العمل وتحديد الأولويات. ومن أجل تصرفها، ذكرت كيف تستخدم أدوات إدارة الوقت مثل قوائم المهام في التقويم للتواصل بشكل استباقي مع المديرين التنفيذيين لتوضيح توقعاتهم والتفاوض على المواعيد النهائية. وفي النهاية، توضح النتيجة كيف نجحت في إدارة عبء عملها من خلال الالتزام بالمواعيد النهائية والحفاظ على التواصل الفعال مع المديرين التنفيذيين.
أسئلة المقابلة الظرفية الشائعة
- صف كيف تمكنت من التعامل مع عميل صعب المراس.
- ماذا فعلت عندما توليت دورًا قياديًا لم تتدرب عليه؟
- ماذا فعلت عندما واجهت قرارًا صعبًا دون أن يكون لديك الكثير من المعلومات؟
- شارك وقتًا كان عليك فيه إدارة التوتر للوفاء بموعد نهائي صعب.
اقرأ أيضا: مساعد مكتب: التعريف والواجبات والراتب والسيرة الذاتية
الأسئلة القائمة على الكفاءة لمقابلة المساعد التنفيذي
تُستخدم أسئلة المقابلة القائمة على الكفاءة للمساعدين التنفيذيين لفحص كيفية تعاملك مع مهمة صعبة وجوانب أخرى من وظيفتك السابقة. سيستخدم أصحاب العمل هذه الأسئلة لمعرفة المعلومات في بعض المجالات التي طبقت فيها مهاراتك وأفعالك في مكان عملك السابق. أثناء بحثي في هذا الموضوع، شهدت مقابلة حيث لاحظت أن مساعدًا تنفيذيًا متقدمًا يجيب على أحد الأسئلة القائمة على الكفاءة.
يطلب القائم بإجراء المقابلة أن يشارك خبرته في التعامل مع مهمة صعبة. استجابته حول مدى صعوبة قدرته على الاستمرار في التركيز والعمل لساعات طويلة على الرغم من المهلة القصيرة ومع ذلك كان قادرًا على الوفاء بالمواعيد النهائية، ساعد القائم بالمقابلة على تحديد مهاراته في التنظيم وإدارة الوقت.
الأسئلة الأكثر شيوعًا بناءً على الكفاءة للمساعد التنفيذي
استعد دائمًا للأسئلة القائمة على الكفاءة عندما تستعد لمقابلة مساعد تنفيذي. عليك أن تتعرف على الأسئلة وتتدرب على إجاباتك. إن التدرب على إجاباتك سيجعلك أكثر ثقة عندما تجد هذه الأسئلة طريقها إليك. علاوة على ذلك، فإن الإجابات المناسبة تساعد المرشح على التفوق في مقابلاته. فيما يلي بعض أسئلة المقابلة القائمة على الكفاءة للمساعدين التنفيذيين.
- متى أكملت مهمة صعبة كجزء من فريق، وكيف؟
- أعط مثالاً على متى ساهمت بشكل إيجابي في فريقك
- هل سبق لك أن تعاملت مع التقارير السلبية من صاحب العمل، أو زميل العمل؟ كيف تتعاملون مع ذلك؟
- هل تعاملت مع أزمة كبيرة من قبل؟ كيف تتعاملون مع ذلك؟
- هل سبق لك أن كنت في وضع يسمح لك باتخاذ قرارات كبيرة لفريقك؟ ماذا كانت النتيجة؟
- أعط مثالاً على الوقت الذي اضطررت فيه إلى تغيير الخطط في اللحظة الأخيرة. وماذا كانت النتيجة؟
- هل سبق لك أن تعاملت مع الصراع بنجاح في وظيفتك السابقة؟
- ما كان أكبر فشل لديك؟
- ما الذي ستقوله هو أكبر إنجاز لك في مكان العمل؟
كيفية الإجابة على الأسئلة القائمة على الكفاءة للمساعد التنفيذي
عندما تتقدم لوظيفة مساعد تنفيذي، فمن المحتمل أن تواجه استخدام الأسئلة القائمة على الكفاءة أثناء المقابلة. من المهم معرفة كيفية التعامل مع هذه الأسئلة لأنه من السهل الخروج عن النقطة عند تقديم العديد من التفاصيل. أوصي بطريقة STAR كطريقة رائعة لإعداد إجابات للأسئلة القائمة على الكفاءة. تسمح لك هذه الطريقة بوصف أمثلة فعالة وواضحة تظهر مهاراتك وقدراتك.
لقد قمت بتطبيق طريقة STAR عندما تمت مقابلتي في الماضي لمنصب مساعد تنفيذي في شركة Glitech Inc. وأظهرت مهاراتي وقدراتي أثناء وصف كيفية تعاملي مع المواقف الصعبة في مكان عملي السابق. من أجل فهم أفضل، سأستخدم هذا الحدث في Glitech لشرح كيفية استخدام طريقة STAR للإجابة على أسئلة المقابلة القائمة على الكفاءة للمساعدين التنفيذيين.
# 1. قارة
هذا هو المكان الذي تصف فيه سياق الموقف الذي مررت به. أقترح عليك إبقاء الرد هنا موجزًا لأن بعض القائمين على المقابلات يريدون فقط معرفة عمليتك ونتائجك. سأستخدم السؤال أدناه لمشاركة تجربتي الشخصية خلال المقابلة في Glitech لمساعدتك على فهم الأسئلة القائمة على الكفاءة باستخدام STAR (الموقف، المهمة، الإجراء، النتيجة).
سؤال: متى أكملت مهمة صعبة كجزء من فريق، وكيف؟
منذ بعض الوقت، مررت بتجربة صعبة تطلبت تخطيطًا استراتيجيًا ومهارات تواصل قوية عندما كنت أعمل كمساعد تنفيذي في شركة Top Premier Inc. وكان ذلك بسبب عملية إعادة هيكلة كبيرة أدت إلى زيادة عبء العمل وتضارب الأهداف بين أعضاء الفريق. . للتعامل مع كل شيء، حافظت على الفعالية التشغيلية في دوري وتعاملت مع المهام المهمة قبل الموعد النهائي.
#2. مهمة
هنا سوف تناقش مهمتك في الموقف، والتي تتضمن الأهداف التي كانت لديك لهذا الموقف. علاوة على ذلك، سأنصحك بجعل إجاباتك موجزة وتوفير السياق لبقية الإجابات.
قمت بإعادة تنظيم سير عمل الفريق التنفيذي، والتي كانت مهمتي الرئيسية، ورتبت أولويات المهام حسب أهميتها ومدى تأثيرها على أهداف الشركة. كنت أهدف إلى تحسين التعاون وتبسيط العمليات ومنع التعطيل أثناء مرحلة إعادة الهيكلة. بالإضافة إلى ذلك، أتحمل مسؤولية الحفاظ على قنوات اتصال مفتوحة مع أعضاء الفريق لتمكينهم من معالجة أي مشكلات أو تحديات واجهوها خلال تلك الفترة الانتقالية.
# 3. عمل
أخبر القائم بالمقابلة كيف تعاملت مع الموقف. اشرح ما فعلته وكيف فعلته بالتفصيل. وأعط أيضًا أمثلة على الإجراءات التي اتخذتها واذكر الأسباب التي جعلتها الخيار الأفضل.
لقد تعاملت مع الموقف من خلال إجراء تقييم متعمق لسير العمل الحالي لمعرفة المجالات التي تحتاج إلى اهتمام فوري. بعد ذلك، تعاونت مع أعضاء الفريق لإنشاء سير عمل منقح يحدد أولويات المهام وفقًا لأهميتها والموعد النهائي لها. يتطلب التأكد من موافقة الجميع على سير العمل الجديد إعادة تخصيص الموارد وتفويض المهام بكفاءة وتنفيذ بروتوكولات اتصال جديدة. لقد اتخذت إجراءً محددًا لتقديم تطبيق لإدارة المشاريع يمكّن أعضاء الفريق من مراقبة مهامهم والمواعيد النهائية والتقدم المحرز في الوقت الفعلي.
ومن المؤكد أن هذا عزز المزيد من العمل الجماعي، وتحسين الشفافية والمساءلة بين أعضاء الفريق.
# 4. نتيجة
هذه هي نتيجة أو نتيجة الاختيارات التي قمت بها. كن محددًا عند تقديم أمثلة عن كيفية تأثيرك على مبادراتك كمساعد تنفيذي. وأخيرًا، يمكنك مشاركة ما تعلمته من أداء المهمة وكيف طورت دورك كمساعد تنفيذي.
تم تحسين سير العمل التنفيذي بناءً على نتائج الإجراءات المستخدمة. وبعد ذلك، أدى ذلك إلى زيادة الإنتاجية بنسبة 20% وانخفاض وقت التعافي بنسبة 15% للمشروعات الرئيسية. وبالتالي، تمت مرحلة إعادة الهيكلة قبل الموعد النهائي، وانتقل الفريق بسهولة إلى سير العمل الجديد. وفي الواقع، أدى هذا إلى ارتفاع معنويات الفريق، وشعروا بمزيد من المشاركة والتمكين للمساهمة في نجاح الشركة.
لقد تعلمت من تجربة المقابلة هذه مدى أهمية أن تكون استباقيًا في تخطيطك، وكيفية التواصل بوضوح، وكيفية التحلي بالمرونة أثناء التعامل مع المواقف الصعبة في دورك كمساعد تنفيذي. علاوة على ذلك، تم التأكيد على مدى أهمية التعاون والعمل الجماعي لتحقيق الأهداف المشتركة.
وفي الختام
وأخيرا، يمكن أن تختلف الأسئلة التي يتم طرحها عند إجراء المقابلة لوظيفة مساعد تنفيذي. علاوة على ذلك، تساعد هذه الأسئلة في تقييم الجوانب المتنوعة لمهارات مقدم الطلب. لكل عمل مجموعة فريدة من الأسئلة، لكن الأغلبية ستركز على النتائج السابقة والأمثلة الرئيسية لقصة نجاح مقدم الطلب في وظيفته السابقة.
لذلك، تميل أسئلة المقابلة السلوكية إلى التركيز على سلوك المرشح، الذي يتنبأ بأدائه المستقبلي، في حين تعمل الأسئلة الظرفية أيضًا على تقييم كيفية تعامله مع تحديات الحياة الواقعية. بالإضافة إلى ذلك، فإن أسلوب النجم (الموقف، المهمة، الإجراء، النتيجة) هو نهج فعال يساعد المرشحين على تنظيم إجاباتهم عند الإجابة على أسئلة المقابلة القائمة على الكفاءة للمساعدين التنفيذيين. فهو يساعد على إبراز مؤهلات المرشح ومدى ملاءمته لدور المساعد التنفيذي.
ما هي أهم 3 نقاط قوة للمساعد التنفيذي؟
فيما يلي أهم ثلاث نقاط قوة للمساعد التنفيذي:
- منظمة
- Communication
- إدارة الوقت
ما هي طريقة ستار لمقابلة المساعد التنفيذي؟
تساعدك طريقة النجمة في فهم كيفية التعامل مع موقف معين يحدث عادة عند العمل كمساعد تنفيذي. طريقة النجمة باختصار تعني
- حالة
- مهمة
- اكشن
- نتيجة
ما هي نقطة ضعفك كمساعد تنفيذي؟
تكمن نقطة ضعف المساعد التنفيذي في أنه قد يجد صعوبة في تفويض المهام.
ما الذي يبحث عنه الرئيس التنفيذي في المساعد التنفيذي؟
- يبحث الرئيس التنفيذي عن مهارات مبتكرة في مساعد تنفيذي.
- سعة الحيلة
- مفكر مستقل
- صانع قرار جيد
- القدرة على التفكير والعمل تحت الضغط والخروج بنتائج جيدة في النهاية.
مراجع حسابات
