يتعامل المساعدون التنفيذيون مع دور حاسم في الأعمال التجارية من خلال مساعدة المديرين التنفيذيين الرئيسيين في الشركة في الجدولة والتنظيم والمهام الإدارية. للحصول على نتائج فعالة ، هناك بعض المسؤوليات والواجبات اليومية التي يجب على معظم المساعدين الإداريين التنفيذيين القيام بها. ومن ثم ، لمساعدتك على البدء ، تابع القراءة لمعرفة ما هو المساعد الإداري التنفيذي ، وأسئلة المقابلة لهم ، ورواتبهم ، ونصائح لكتابة سيرة ذاتية فعالة.
مساعد إداري تنفيذي: نظرة عامة
المساعد الإداري التنفيذي هو محترف ماهر يقدم الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين والإدارة العليا. يتعاملون مع مهام مختلفة ، مثل إدارة الجداول الزمنية ، والتعامل مع المراسلات ، وتنظيم الاجتماعات ، والحفاظ على السجلات ، وما إلى ذلك. يُعرف هؤلاء الموظفون أيضًا باسم الأمناء التنفيذيين أو المساعدين التنفيذيين في أماكن العمل المختلفة. عادةً ما يكون المساعد التنفيذي مسؤولًا ومنظمًا متمرسًا وقادرًا على تعدد المهام والتفويض ، من أجل ضمان تحقيق الوظائف الأساسية اليومية للمؤسسة.
كيف أصبح مساعد إداري تنفيذي؟
لتصبح مساعدًا إداريًا تنفيذيًا ، ابدأ بالتداول حول أهدافك المهنية وأنواع الشركات التي ترغب في العمل فيها والصناعات التي تهمك. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتباعها:
# 1. اكتساب التعليم
عادة ما يحتاج المساعد الإداري للمبتدئين إلى دبلوم المدرسة الثانوية لبدء حياتهم المهنية. ومن ثم ، يُقترح أن تخطو خطوة واحدة على الأقل إلى الأمام وأن تحصل على درجة البكالوريوس في مجالات مثل إدارة الأعمال. هذا لأن الحصول على وظيفة بناءً على خبرة عمل سابقة لم يُسمع به ولكن هذا يعتمد إلى حد كبير على صاحب العمل المحتمل.
# 2. الحصول على شهادة
هناك العديد من الدورات التدريبية التي ستمنح أي شخص يتطلع إلى أن يصبح مساعدًا تنفيذيًا دفعة على المنافسة مما يساعد بدوره في إظهار كفاءتك وزيادة إمكاناتك في الكسب. عادة ما تركز هذه على جوانب محددة من الوظيفة مثل:
- المحترف الإداري المعتمد: هذه دورة ترعاها الرابطة الدولية للمهنيين الإداريين.
- الشهادة المتقدمة للمساعد التنفيذي: عبارة عن برنامج تدريبي مكثف مدته خمسة أيام ومعتمد دوليًا من قبل Qualifi ، وهي جهة مانحة رسمية تنظمها حكومة المملكة المتحدة.
# 3. التدريب والخبرة
يوفر التعليم والشهادة المناسبان أساسًا قويًا لبدء حياتك المهنية ، ولكن لا يوجد شيء يضاهي التجربة القيمة التي ستحصل عليها بمجرد توليك الوظيفة. لذلك ، عند التقدم لشغل وظائف على مستوى المبتدئين ، تأكد من تحديد تلك التي توفر التدريب الذي ستحتاجه في الأسابيع أو الأشهر القليلة الأولى. يمكنك أيضًا أن تبدأ كمساعد مكتب أو سكرتير للتقدم إلى منصب مساعد تنفيذي.
# 4. اكتساب المهارات
تأخذ الشركات التي توظف في الاعتبار نقاط القوة والضعف لديها من أجل التأكد من أن مقدم الطلب مناسب تمامًا للمؤسسة. من أجل تسهيل التشغيل السلس للفريق التنفيذي ، يجب شحذ مهارات وخبرات المساعد التنفيذي بشكل كبير. من أهم مهارات المساعد الإداري التنفيذي ما يلي:
- مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين مع القدرة على إدارة الأمور الحساسة
- مهارة إدارة الوقت
- مهارة القيادة
- حل المشاكل واتخاذ القرارات
- الاستباقية والتوجيه الذاتي
- مهارات تواصل خطية وشفويه ممتازة
- مهارات تنظيمية ممتازة والاهتمام بالتفاصيل
- إتقان مع Microsoft Office Suite أو البرامج ذات الصلة ، مستوى متقدم في Outlook
# 5. التقدم للوظائف
عندما تكون جاهزًا للتقدم لوظائف مساعد تنفيذي ، قم بالتسجيل في مواقع التوظيف مثل LinkedIn و Glassdoor و إنديد لتلقي إخطارات بفرص عمل جديدة. اقرأ الوصف الوظيفي لكل مساعد تنفيذي بعناية لتتعرف على ما يبحث عنه أصحاب العمل والمؤهلات التي ستحتاج إليها. بالإضافة إلى ذلك ، استعد لأسئلة المقابلة القادمة من خلال البحث عن الشركات والتفكير في تجربتك.
مهام المساعد الإداري التنفيذي
تختلف واجبات المساعد الإداري التنفيذي في العديد من إعدادات التوظيف ، كما تختلف مسؤوليات وظيفتهم وفقًا لاحتياجات وسياسات صاحب العمل المحددة. ومع ذلك ، بشكل عام ، يؤدي هؤلاء العمال العديد من الوظائف اليومية نفسها في مكان العمل مثل السكرتارية والمساعدين الشخصيين والمساعدين الإداريين.
واجبات المساعد الإداري التنفيذي: أمثلة
عادة ما يتضمن اليوم في دور المساعد الإداري التنفيذي مجموعة متنوعة من الواجبات مثل الجدولة والكتابة والتفاعل مع الآخرين وحفظ السجلات. اعتمادًا على احتياجات الشركة والمدير التنفيذي ، من المحتمل أن تشمل واجباتك ، على سبيل المثال لا الحصر:
- يؤلف مراسلات مكتوبة ويحتفظ بالملفات الإلكترونية والورقية.
- تسهيل الأنشطة المكتبية اليومية بما في ذلك فرز البريد والرد على الهواتف وعمل نسخ وتنسيق احتياجات المواعيد والحفاظ على تقويمات الموظفين.
- دعم الإدارة بمشاريع خاصة ، بما في ذلك جمع البيانات ، وتنسيق لوجستيات المشروع ، ومراقبة الجداول الزمنية للمشروع.
- الحفاظ على سرية المعلومات المثيرة للجدل والمميزة والحساسة لضمان ثقة العملاء والنزاهة التشغيلية.
- إنشاء العروض التقديمية والمستندات باستخدام برامج النشر المكتبي والرسومات الرقمية.
- الترحيب بالضيوف والعملاء والمسؤولين عن طريق الترحيب بهم شخصيًا أو عبر الهاتف ؛ الرد على الاستفسارات أو توجيهها مع تقديم خدمة عملاء نموذجية.
- الحفاظ على المعرفة المهنية والتقنية من خلال حضور ورش العمل التعليمية
- العمل كنقطة اتصال بين المديرين التنفيذيين والعملاء الداخليين / الخارجيين
- القيام بمهام استقبال المكالمات وتلقي الرسائل وتوجيه المراسلات
- التعامل مع الطلبات والاستفسارات بشكل مناسب
- الحفاظ على اليوميات وترتيب الاجتماعات والمواعيد وتقديم التذكيرات
- اتخاذ ترتيبات السفر
- خذ الإملاء والدقائق وأدخل البيانات بدقة
- المساعدة في أنشطة وعمليات مكتب إدارة المشاريع بما في ذلك تخطيط المشروع ، والاستيعاب ، وتحديد الأولويات ، والبدء ، والتنفيذ ، والتدريب ؛ وكذلك في تعزيز تعاون المستخدمين النهائيين وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
ما هي المهارات المطلوبة لمساعد تنفيذي؟
في هذا الدور ، تعتبر المنظمة مهارة أساسية ، مع الأخذ في الاعتبار أنك ستحتاج إلى تقديم الأوراق ، وتصنيف رسائل البريد الإلكتروني ، وفحص المكالمات الهاتفية. نتيجة لذلك ، يبحث أصحاب العمل غالبًا عن المرشحين الذين يمكنهم التعامل مع عبء عمل كبير من المهام والمشاريع المختلفة. إذا كانت لديك قدرة طبيعية على القيام بمهام متعددة ، والانتباه إلى التفاصيل ، وتحديد أولويات المهام ، فقد يكون الدور كمساعد تنفيذي هو الأنسب لك.
راتب مساعد إداري تنفيذي
متوسط راتب المساعد الإداري التنفيذي في لوس أنجلوس ، كاليفورنيا هو 75,687،2023 دولارًا اعتبارًا من يونيو 66,855 ، ولكن النطاق يتراوح عادةً بين 85,417،XNUMX دولارًا و XNUMX،XNUMX دولارًا. يمكن أن تختلف نطاقات الرواتب بشكل كبير اعتمادًا على العديد من العوامل المهمة.
العوامل المؤثرة في راتب المساعد الإداري التنفيذي
تحدد هذه العوامل أدناه وتؤثر أيضًا على راتب مساعد إداري تنفيذي ،
- التعليم
- الشهادات
- مهارات
- عدد السنوات
- الموقع الجغرافي
- الخبرة
راتب مساعد إداري تنفيذي: وظائف مساعد إداري ذات رواتب عالية
فيما يلي الوظائف ذات الأجر المرتفع برواتب جيدة ،
- محلل أبحاث الأسهم.
- محلل اداري
- مدير الأعمال
- مدير شركة
- مساعد إداري كبير
- مسؤول دعم الأعمال
- منسق إداري
أسئلة المقابلة للمساعد الإداري التنفيذي
أسئلة مقابلة المساعد الإداري التنفيذي هي أسئلة قد يطرحها المحاور على مرشح أثناء المقابلة. للاستعداد ، استخدم هذه القائمة للتحضير لمقابلة عمل ، حتى لو اختلفت الأسئلة الدقيقة. هذا لأن مديري التوظيف يستخدمون أسئلة المقابلة لتصميم عملية أفضل للعثور على أفضل ملاءمة للعمل معهم.
أسئلة المقابلة للمساعد الإداري التنفيذي: أمثلة
إذا كانت لديك مقابلة مع مساعد تنفيذي قادمة ، فمن الجيد التخطيط وممارسة إجاباتك للتأكد من أنك تترك انطباعًا جيدًا لدى أصحاب العمل المحتملين. لذلك ، يساعدك فهم الأسئلة الشائعة التي من المحتمل أن تُطرح في مقابلتك على الاستعداد. فيما يلي بعض الأسئلة الشائعة التي قد يتم طرحها عليك أثناء مقابلة مساعد إداري تنفيذي ،
- حدثني عن نفسك
- لماذا تفكر في ترك وظيفتك الحالية؟
- ما هو الانجاز الذي تفتخر به؟
- أخبرني عن خطأ ارتكبته في العمل. كيف أصلحته؟
- صِف تجربتك مع حجز السفر الدولي والمحلي.
- لماذا تريد أن تكون مساعد تنفيذي؟
- كيف تحدد أولويات المهام في يوم عملك المعتاد كمساعد تنفيذي؟
- كيف تقيم كفاءة الكمبيوتر الخاص بك؟
- كيف تتعامل مع الشخصيات الصعبة في العمل؟
- هل أشرفت على موظفي المكتب الآخرين من قبل؟
- تحدث عن أي خبرة عمل لديك ذات صلة بهذا الدور.
- صِف يوم عملك المعتاد كمساعد تنفيذي. كيف تحدد أولويات مهامك؟
- ما هي تجربتك مع Microsoft Excel / Word / Powerpoint / Zoom؟
- كيف ستتعامل مع العديد من المهام المهمة من عدة مديرين والتي يجب إكمالها جميعًا بنهاية اليوم؟
- ما هي أهدافك المهنية في السنوات الخمس المقبلة؟
ما الذي يجلبه مساعد إداري تنفيذي للشركة؟
إنهم يجمعون الأشخاص والمشاريع معًا ، ويعملون على تحقيق نفس الأهداف ، وفي النهاية يحققونها بسرعة أكبر.
استئناف مساعد إداري تنفيذي
هدف السيرة الذاتية هو فقرة صغيرة في الجزء العلوي من سيرتك الذاتية تشرح أوراق اعتمادك لوظيفة ما. إذا كنت تتقدم لشغل وظائف مساعد تنفيذي ، فأنت بحاجة إلى مناقشة مهاراتك وخبراتك في العمل وتطلعاتك للوظيفة التي تبحث عنها. أيضًا ، يمكن أن يساعدك تعلم كيفية إنشاء سيرة ذاتية احترافية رائعة على توصيل مؤهلاتك وجعلها لا تُنسى لأصحاب العمل المحتملين.
استئناف مساعد إداري تنفيذي: أشياء يجب تضمينها
فيما يلي التفاصيل التي يمكنك تضمينها في سيرتك الذاتية الموضوعية لسيرة ذاتية مساعد إداري تنفيذي:
# 1. خبرتك الميدانية
هدف السيرة الذاتية للمساعد الإداري التنفيذي هو فرصة لعرض خبرتك في العمل في الإدارة. قد يكون من المفيد تحديد تاريخ التوظيف الخاص بك. على سبيل المثال ، يمكنك أن تكتب أن لديك "خمس سنوات من الخبرة" كمحترف. أيضًا ، ضع في اعتبارك تلخيص تاريخ التوظيف الخاص بك لإظهار توافقك مع الوظيفة.
# 2. أضف مهاراتك
تُظهر مهاراتك لمدير التوظيف أنه يمكنك التعامل مع مسؤوليات وظيفة مساعد تنفيذي. لذلك ، حدد المهارات اللينة والصعبة التي تنطبق على الإدارة والثقافة المؤسسية لصاحب العمل المحتمل.
# 3. إنجازاتك
يمكنك إقناع مدير التوظيف بإقناعهم بإيلاء اهتمام أكبر للأقسام اللاحقة من سيرتك الذاتية. قم بتضمين التقدير والجوائز والنتائج الإيجابية التي حققتها كمساعد تنفيذي أو في دور مماثل. أيضًا ، ضع في اعتبارك معاينتها في الجملة الثانية أو الثالثة من هدفك بعد أن تقدم نفسك بشكل صحيح.
# 4. قم بتضمين التطلعات المهنية
قم بتضمين التطلعات التي تتوافق مع الشركة. على سبيل المثال ، إذا أخبرك بحثك أن قادة الأعمال يرغبون في التوسع إلى أسواق جديدة ، فيمكنك مناقشة كيف يمكن لمهاراتك الإدارية المختصة أن تساعد الشركة في إجراء هذا التحول. تحدث أيضًا عن أهدافك في الجملة الثانية أو الثالثة.
# 5. معلومات صاحب العمل
أضف اسم الشركة التي تتقدم إليها وعنوان الوظيفة التي تبحث عنها. يمكن أن تشير تفاصيل صاحب العمل أيضًا إلى أن بقية سيرتك الذاتية ذات صلة بالدور المحدد. ولكن ، إذا كان صاحب العمل المحتمل مؤسسة كبيرة ، فقد يكون من المفيد تحديد اسم القسم أو القسم الذي تريد أداء المهام الإدارية فيه. تأكد من تمثيل المسمى الوظيفي بنفس الطريقة التي يقوم بها صاحب العمل في الوصف الوظيفي.
استئناف مساعد إداري تنفيذي: نصائح لكتابة سيرة ذاتية فعالة
لمزيد من المعلومات حول إنشاء هدف استئناف مساعد تنفيذي ، راجع النصائح التالية:
# 1. قم بتغيير سيرتك الذاتية لكل وظيفة تبحث عنها
خلال بحثك عن الوظائف ، يمكنك التقدم لشغل وظائف مساعد تنفيذي متعددة. ولكن ، تذكر تغيير تفاصيل سيرتك الذاتية لتتناسب مع الوظيفة التي تتقدم إليها ، واستخدم الوصف الوظيفي لتخصيص كلماتك لصاحب العمل.
# 2. صحح بروفات الطباعة
من الأهمية بمكان بالنسبة لك تدقيق هدف سيرتك الذاتية قبل تسليم المستند. يتم ذلك من خلال قراءة كلماتك بصوت عالٍ لمساعدتك في تحديد الأخطاء الإملائية والنحوية وحلها ، وكذلك معرفة ما إذا كان اختيارك للمفردات أمرًا ممتعًا أم لا.
# 3. اطلب من شخص ما أن يراجع
يساعدك الحصول على تعليقات حول سيرتك الذاتية الموضوعية على تحسينها. اطلب من شخص تعرفه ، مثل زميل عمل أو مشرف سابق ، قراءة كلماتك وتحديد ما إذا كنت قد عرضت بيانات الاعتماد الخاصة بك بشكل فعال.
ما هو الفرق بين مساعد تنفيذي ومساعد إداري؟
المساعد الإداري ، مسؤول عن أداء مجموعة واسعة من المهام الإدارية في مكان عملهم ، بينما يؤدي المساعد التنفيذي واجبات إدارية أكثر تعقيدًا وتقدمًا ، عادةً لكبار المديرين التنفيذيين وغيرهم من كبار المسؤولين في المؤسسة.
مراجع حسابات
- .travelperk.
- .كورسيرا.
- .بالفعل.
- blog.hubspot
- الموارد
- مهام المساعد الإداري: المعنى ، الراتب ، نصائح طبية وما تحتاج إلى معرفته
- المساعد التنفيذي: التعريف والواجبات والراتب والمهارات والفرق
- مساعد إداري افتراضي: الوظائف والخدمات والشركات والمتطلبات وكل ما تحتاجه.
- مساعد تسويق: التعريف والواجبات والراتب والمدير والمقابلة
- مسؤول المبيعات: المعنى ، الواجبات ، الراتب ، المهارات والمؤهلات
