الجدول الزمني أو الجدول الزمني هو أداة حقيقية أو افتراضية تسمح لك بتسجيل وتتبع الوقت الذي تقضيه في العمل. بصفتك صاحب عمل ، ستكون قادرًا على معرفة عدد الساعات التي عمل فيها كل شخص بالضبط. هل تريد أن تعرف ما يمكن أن تحققه الجداول الزمنية لشركتك؟ هذا الدليل موجود هنا ليخبرك بكل ما تحتاج لمعرفته حول الجدول الزمني أو الجدول الزمني بما في ذلك قالب مجاني وكيف يمكن للموظف استخدام الآلة الحاسبة. هيا بنا نبدأ!
ما هو الجدول الزمني؟
يتتبع الجدول الزمني أو الجدول الزمني مقدار الوقت الذي يقضيه الموظف في المهام. الدوام هي كشف رواتب التقنية المستخدمة من قبل الإدارة والموارد البشرية والمحاسبة لتسجيل الوقت ودفع أجور الموظفين بناءً على دليل إجمالي ساعات العمل. بطاقات الوقت أو الساعات الزمنية هي الارتباطات الأكثر شيوعًا.
أثبتت الجداول الزمنية أيضًا أنها لا تقدر بثمن في إدارة المشاريع للشركات لمراقبة وقتهم والحفاظ على المشاريع في الموعد المحدد. يمكن استخدامها أيضًا كأداة إدارية لتتبع النفقات وتخطيط السعة وتقدير مدى توفر الفريق.
ما هو شكل الجدول الزمني؟
يستخدم جدول زمني قياسي أو جدول زمني قياسي ، سواء على الورق أو في البرامج ، شبكة لتحديد الوقت الذي يقضيه كل يوم في مهام و / أو مشاريع محددة.
تحتوي جداول الدوام عادةً على المعلومات التالية:
- اسم الموظف
- فترة الدفع
- تاريخ العمل
- ساعات عمل كل يوم
- مجموع ساعات العمل كل أسبوع
ومع ذلك ، يمكنك مطالبة الموظفين بإدخال معلومات إضافية مثل رقم الهوية (إذا كان ذلك مناسبًا) ، وسعر الساعة ، وساعات العمل الإضافي ، واستراحات الغداء ، والمسافة المقطوعة ، والإجازة ، وما إلى ذلك. أيضًا ، قد يكون وجود موظفين ، وخاصة المستشارين والمقاولين ، يقسمون أسبوع عملهم حسب المهمة والمشروع قد يكون مفيدًا.
لماذا أجعل الموظفين لدي يستخدمون جداول الدوام؟
يحتوي سجل الدوام أو صحيفة الوقت على المزايا التالية:
# 1. تم تبسيط معالجة كشوف المرتبات
عندما يكون لديك عدد كبير من الموظفين ، قد يكون من الصعب تذكر عدد الساعات التي عمل كل واحد منهم في الأسبوع. علاوة على ذلك ، إذا دفعت للموظف وقتًا أقل مما كان يعمل ، فقد تبدو وكأنه يسرق الأرباح. نظرًا لأن جداول الوقت تجعل العدد الكامل لساعات عمل الموظفين متاحًا بسهولة ، فإنها تقلل العديد من مشكلات معالجة كشوف المرتبات.
# 2. ممارسات داخلية شفافة
من خلال مطالبة جميع الموظفين باستخدام جدول زمني أو جدول زمني ، يمكنك معالجة شكوى شائعة للموظفين مفادها أن بعض أعضاء الفريق يعملون أقل ويتقاضون رواتب أكثر. سيعرف فريقك أن الجميع يتبع نفس الإرشادات وأنه يتم تتبع ساعات عملهم إذا كنت تستخدم برنامج الوقت والحضور.
# 3. فواتير العميل شفافة
إذا قمت بالفوترة على عملائك بالساعة ، فهناك دائمًا احتمال أن يتنافس أحدهم على المبلغ الإجمالي الذي دفعته. يمكنك استخدام الجدول الزمني الخاص بك لإثبات أنك عملت مقدار الوقت الذي تدفع فيه للعميل. يجب أن يكون الدفع بعد ذلك قاب قوسين أو أدنى (نأمل).
# 4. تحسين إدارة المشروع
تساعد الجداول الزمنية في تتبع وإدارة المشاريع في مجالين رئيسيين. أولاً ، توضح الجداول الزمنية مقدار الوقت الذي تتطلبه الوظائف المختلفة ، والذي يمكنك بعد ذلك تضمينه في المبادرات المستقبلية. ثانيًا ، يوضح الجدول الزمني الموظف الذي يستغرق أقل قدر من الوقت لإكمال عمل عالي الجودة. نتيجة لذلك ، فأنت تعرف الموظفين الذين يجب تعيينهم لأهم مهامك.
# 5. كفاءة مكان العمل
يمكنك زيادة سرعة وكفاءة عملياتك من خلال تحديد موظفيك الأكثر إنتاجية. يمكنك أيضًا توفير المال لأن العمال الأسرع يمكنهم تولي المزيد من الوظائف.
تطبيقات الجداول الزمنية
يمكن أن يكون الجدول الزمني مفيدًا في مجموعة متنوعة من المواقف ، بما في ذلك:
# 1. تجهيز كشوف المرتبات
يستخدم أصحاب العمل الجداول الزمنية لتتبع ساعات العمل والإجازات والمستحقات والتغييرات في معالجة كشوف المرتبات. يمكن لأصحاب العمل أيضًا استخدام برنامج تتبع الوقت لإنشاء سير عمل قابل للتتبع للموافقة على كشوف المرتبات. السبب الأكثر شيوعًا لمشاكل كشوف المرتبات هو إدخال البيانات بشكل غير صحيح. تعمل أنظمة برامج تتبع الوقت على تقليل أخطاء إدخال البيانات ، مما يسمح بتشغيل إجراءات كشوف المرتبات الخاصة بك بسلاسة.
# 2. المحاسبة الإدارية
تعد الجداول الزمنية أداة مفيدة للغاية في المحاسبة الإدارية. يساعدون المديرين في تسجيل أوقات بدء المهام وانتهائها. يكون هذا مفيدًا عندما يحتاج المديرون إلى معرفة الوظائف التي تستغرق معظم الوقت وتحديد المجالات التي تتسبب في تأخير العمل.
الصناعات القائمة على الخدمات:
# 1. الجداول الزمنية لمكتب المحاماة
من الأهمية بمكان أن تحتفظ الشركات القانونية بسجلات دقيقة لساعات عمل العميل والخدمات التي تقدمها لعملائها. يمكن لشركات المحاماة استخدام الجداول الزمنية لتتبع الفواتير بناءً على ساعات خدمة العملاء.
# 2. جداول الدوام للعاملين لحسابهم الخاص
بالنسبة للمقاولين المستقلين ، الوقت هو المال. نظرًا لأن العديد من المستقلين يتقاضون رسومًا من العملاء بالساعة ، فإن قياس الوقت بشكل صحيح أمر بالغ الأهمية. تصبح معرفة مقدار الوقت الذي يقضيه في المشاريع أمرًا صعبًا بالنسبة للأشخاص الذين يعملون في منطقة منفصلة عن عملائهم. يمكن للمستقل أن يراقب بدقة الوقت الذي يقضيه ويشارك السجلات مع العملاء باستخدام نظام تتبع الوقت. هذا يسمح للعملاء بفهم أين تذهب أموالهم ويعطي المستقلين سجلات دقيقة.
# 3. الدوام للمحاسبين
يتم تحديد أرباح شركات المحاسبة من خلال مدى كفاءة موظفيها في استخدام وقتهم مع العملاء. يترجم الاستخدام المرتفع والقدرة على الفوترة إلى إيرادات كبيرة. يمكن لشركات المحاسبة استخدام الجداول الزمنية وبرامج تتبع الوقت لتتبع كل من فواتيرهم ووقتهم. وبالتالي فإن اختيار البرنامج المناسب هو مسألة حيوية لشركات المحاسبة.
قالب صحيفة الوقت
عند إنشاء جدول زمني أو جدول زمني في شركتك ، فإن البدء بالقالب سيؤدي على الأرجح إلى أفضل النتائج. يتوفر نموذجان لجدول زمني لـ Microsoft أدناه:
قالب ورقة الوقت الأول هو جدول زمني بسيط يوضح أوقات بدء الموظف ونهايته واستراحة الغداء لكل تاريخ عمل. ستحصل أيضًا على تفصيل لإجمالي ساعات العمل إلى ساعات العمل العادية والساعات الإضافية ، بالإضافة إلى تذكير بعدد الساعات التي تشكل أسبوع عمل شركتك. في الجزء العلوي ، يتم عرض اسمك واسم الموظف.
قالب الورقة الزمنية الثانية مخصص لأصحاب الأعمال الذين يتقاضون رسومًا من عملائهم بالساعة. يتضمن الجدول الزمني الأسبوعي هذا رمز العميل ورمز المشروع وساعات العمل القابلة للفوترة بالإضافة إلى اسم شركتك وعنوانها وتوقيعها. إذا كان فريق العمل لديك يعمل على العديد من المهام القابلة للفوترة كل يوم ، فقد يضيفون صفوفًا إضافية. تتيح لك العديد من حلول برامج الوقت والحضور إنشاء جداول زمنية مخصصة.
حاسبة الوقت المجاني
يمكن لآلة حاسبة صحيفة الوقت المجانية أن تخبرك بعدد الساعات التي عمل فيها فريقك. هل هو حقا بهذه البساطة؟ يجب أن تدفع للموظف مقابل وقت العمل ، مما يستلزم استخدام آلة حاسبة مجانية لحساب ساعات العمل على ورقة زمنية. هذا يساعدك في وضع الميزانية ودفع رواتب موظفيك.
اقرأ أيضا: ورقة زمنية: كيف يعمل ، القالب والاختلاف
يمكن أن تساعد حاسبة جدول الوقت المجانية مؤسستك من خلال ضمان تعويض الموظفين عن ساعات عملهم. تساعد حاسبة صحيفة الوقت المجانية أيضًا في تقليل الأخطاء المتعلقة بوقت بدء الموظف عمله وانتهائه. يمكن أن يكون لحسابات الجدول الزمني اليدوية آثار سلبية على العديد من المؤسسات.
قد يرتكب العمال أخطاء حتى عندما يكون لديهم أفضل النوايا لإكمال جداولهم الزمنية. هذا هو مدى سهولة خسارة الشركة للمال بسبب ورقة واحدة أو جدول بيانات أساسي. ستكون ساعات عمل الموظفين غير صحيحة بدون تسجيل دقيق ، وسوف تدفع الثمن.
هل أحتاج إلى استخدام طريقة محددة لضبط الوقت؟
يمكنك استخدام أي طريقة ضبط الوقت تريدها طالما أنها تسجل بدقة المعلومات المطلوبة من قبل وزارة العمل.
يستخدم أصحاب العمل عادةً أحد طريقتين لتتبع الوقت:
# 1. ورقة التوقيت
تسجل أوراق الوقت عدد ساعات عمل الموظف في اليوم والأسبوع. غالبًا ما تكون أكثر مرونة من الساعات الزمنية ، مما يسهل تغييرها إذا ارتكب الموظف خطأ. ومع ذلك ، فهي أقل دقة من الساعات الزمنية لأنه يجب على الموظف ملء كل ورقة زمنية يدويًا.
# 2. ساعات الدوام
تسجل الساعات الزمنية الوقت الدقيق الذي يقضيه الموظف في الدخول والخروج (على سبيل المثال ، بدء العمل وتوقفه). أثناء توقف الموظف عن العمل ، تقوم معظم ساعات الوقت تلقائيًا بحساب عدد ساعات العمل. إذا كنت ترغب في تتبع أوقات عمل الموظفين وأخذ فترات راحة ، فقد يكون هذا حلاً ممتازًا. قد يكون من الصعب تصحيح المشكلات إذا نسي الموظف ، على سبيل المثال ، تسجيل الدخول والخروج.
نصائح لاستخدام الجداول الزمنية
يمكن أن تكون الجداول الزمنية أداة ممتازة لتتبع ساعات عمل الموظفين والالتزام بلوائح FLSA. إذا لم تستخدم الجداول الزمنية في عملك مطلقًا ، فإليك بعض المؤشرات لتبدأ:
- افحص كل جدول زمني قبل الموافقة عليه. إذا كان الجدول الزمني خاطئًا ، فأعده إلى الموظف حتى يمكن إجراء أي تعديلات ضرورية.
- تتطلب كل دورة دفع من الموظفين تقديم الجداول الزمنية في نفس اليوم. بينما لا يمكنك حجب الأجر إذا فشل الموظف في تقديم جدول زمني ، فإن إنشاء هذه القاعدة يمكن أن يساعد في بناء العادة ويضمن لك الاحتفاظ بسجلات قوية.
- مطالبة الموظفين بتسجيل كل وقت العمل ، بما في ذلك التدريب والسفر للعمل والوقت الذي يقضيه بعيدًا عن المكتب. على سبيل المثال ، إذا تحقق شخص ما من بريده الإلكتروني الخاص بالعمل خارج يوم العمل المعتاد ، فيجب عليه تتبع الوقت.
- احتفظ السجلات. للحفاظ على تناسق سجلاتك وتنظيمها ، استخدم نفس نوع الجدول الزمني لكل نوع من أنواع الموظفين.
- إذا كان ذلك ممكنًا ، استخدم البرامج. يمكن أن تساعدك الجداول الزمنية الرقمية في توفير الوقت في المسؤوليات الإدارية ، والحفاظ على كل جدول زمني موحد ، وتسهيل العثور على المعلومات. علاوة على ذلك ، لا يُطلب من الموظفين تتبع قطعة مادية من الورق أو التحقق من عملهم.
ما هو برنامج الجدول الزمني؟
يتم استخدام برنامج الجدول الزمني لتتبع ساعات عمل الفريق وتبسيط عملية كشوف المرتبات. تطورت البرامج الحديثة أيضًا لتشمل إمكانات تتعقب الوقت المستغرق لأداء كل مهمة ومساعدة المديرين في إبقاء المشروع على المسار الصحيح.
في الواقع ، يمكن لبرنامج الجدول الزمني مراقبة كل جانب من جوانب إدارة الوقت في المشروع وتتبعه عمليًا. إلى جانب تسجيل مقدار الوقت الذي يقضيه الفريق في مهمة ما ، يمكن للبرنامج أيضًا تتبع الجدولة والموارد والمتغيرات الأخرى المتعلقة بتنفيذ المهمة.
جداول الدوام التقليدية مقابل برامج الجدول الزمني عبر الإنترنت
تعد الجداول الزمنية ضرورية لتتبع ساعات عمل الفريق ، ولكن هل من المجدي الاستثمار في برنامج الجداول الزمنية عبر الإنترنت ، أو قد يكون جدول البيانات التقليدي لتتبع الوقت كافياً؟ ضع في اعتبارك الفروق التالية:
# 1. قابل للتخصيص
تتمثل إحدى ميزات استخدام الجدول الزمني عبر الإنترنت على الطرق التقليدية مثل أوراق تسجيل الوقت وبطاقات الوقت في أنه يمكنك تكييفها لتلائم هيكل شركتك. ليست كل الأعمال متشابهة. يعملون في صناعات مختلفة ولديهم متطلبات معالجة كشوف المرتبات الفريدة.
# 2. الإبلاغ
تكمن المشكلة في قالب الورقة الزمنية الورقية ، بالإضافة إلى الجداول الزمنية الإلكترونية التي تم إنشاؤها في Excel أو Google Sheets ، في أنها جزر بيانات. إنها وظيفية ، لكنها لا تتجاوز الحد الأدنى لمتطلبات الجدول الزمني. على العكس من ذلك ، يوفر الجدول الزمني عبر الإنترنت مستودعًا مركزيًا يمكن الوصول إليه لإنشاء تقارير توفر للمديرين نظرة ثاقبة حول كيفية عمل فرقهم بالإضافة إلى معلومات لتتبع وقت المشروع.
# 3. الأمان
يسمح امتلاك برنامج الجدول الزمني عبر الإنترنت بقفله إلكترونيًا ، مما يمنع أي شخص من تعديل المعلومات الواردة بداخله. بمجرد موافقة الإدارة على الجدول الزمني للموظف ، يمكنهم حمايته للتأكد من أن ما يتم استلامه في كشوف المرتبات يطابق ما لاحظوه. لا أحد يستطيع أن يأتي ويزور الأرقام.
# 4. وصول بسيط
يجب إصدار الجداول الزمنية المطبوعة فعليًا ، ويجب إرسال النسخ الرقمية إلكترونيًا. من ناحية أخرى ، يتوفر برنامج الجدول الزمني عبر الإنترنت في أي وقت ومن أي مكان. إذا كنت تدير فرقًا تعمل في مواقع ومناطق زمنية مختلفة ، فيمكنهم تسجيل الدخول إلى جدولهم الزمني لتحديثهم دون الحاجة إلى الانتظار حتى تعطيه لهم.
كيف يمكنني عمل الجدول الزمني الخاص بي؟
ستحتاج إلى المعلومات التالية لإنشاء الجدول الزمني الخاص بك:
- التاريخ
- الوظيفة أو المناوبة
- الأوقات التي يتم تسجيلها (قبل الغداء وبعده)
- أوقات خروجهم (قبل وبعد الغداء)
- إجمالي عدد ساعاتهم
- إجمالي عدد ساعات العمل الإضافي
- العدد الإجمالي للساعات المرضية
ما هي 3 أنواع من سجلات الدوام؟
هناك ثلاثة أنواع من الجداول الزمنية:
- الجداول الزمنية اليومية.
- الجداول الزمنية الأسبوعية.
- جداول زمنية نصف أسبوعية.
ما هي صحيفة الوقت لساعات العمل؟
الجدول الزمني هو وسيلة لتتبع مقدار الوقت الذي يقضيه الأشخاص في العمل - يتضمن هذا النهج ملء أوقات البدء والانتهاء للموظفين ، بالإضافة إلى المشاريع والأنشطة التي عملوا عليها ، بشكل عام على الورق.
هل الدوام ضروري؟
تعد الجداول الزمنية عنصرًا أساسيًا في كشوف المرتبات وفواتير العميل وكشوف رواتب الموظفين عن بُعد. تعمل الجداول الزمنية كأساس قانوني لضمان حصول الموظفين على مكافآت ومزايا وإجازات مناسبة.
هل يمكنني استخدام Excel للجدول الزمني؟
يمكنك بالتأكيد. يتيح لك قالب ورقة وقت Excel هذا تسجيل ساعاتك لكل يوم من أيام الأسبوع ، بما في ذلك العمل الإضافي والمرض والعطلة ووقت الإجازة. يحتوي النموذج على خوارزميات لحساب عدد ساعات العمل والمبلغ المستحق الدفع حسب أجر الساعة.
كيف تقوم بإنشاء جدول زمني في Word؟
من خلال استخدام Microsoft. ما عليك سوى تشغيل البرنامج واتباع الخطوات باهتمام حتى تحقق أهدافك.
من المسؤول عن سجلات الدوام؟
أصحاب الأعمال. يُطلب من صاحب العمل بموجب قانون معايير العمل العادلة (FLSA) الاحتفاظ بسجل لساعات عمل الموظفين ، وبينما تعتمد العديد من الشركات على مساعدة الموظفين عبر جدول زمني أو ساعة زمنية ، فإن صاحب العمل هو المسؤول في النهاية.
كيف تحتفظ بجدول زمني؟
يمكنك إدارة الجدول الزمني الخاص بك عن طريق نقل قيمة تتبع الوقت لأعضاء فريقك ، وتشجيع الموظفين على ملء الجداول الزمنية على أساس يومي ، باستخدام الأتمتة ، وإنشاء تقديرات الوظائف.
ما هو الاسم الآخر للجدول الزمني؟
تُعرف الجداول الزمنية أيضًا بالجدول والقائمة والقائمة والجدول الزمني والتعداد والملحق.
وفي الختام
إذا كنت تخشى تطبيق الجداول الزمنية في مؤسستك ، فضع في اعتبارك أنه ليس من الضروري أن تكون صعبًا. تتضمن معظم برامج الجدول الزمني تعليمات إرشادية أو مقاطع فيديو لمساعدتك على إضافة إدخالات الوقت وإدارة كل ما تحتاجه. في هذا اليوم وفي عصر العمل عن بُعد ، من الضروري الانتقال من الجداول الزمنية الورقية إلى الجداول الزمنية الرقمية.
مقالات ذات صلة
- تقرير الرواتب: دليل مفصل لتقرير الرواتب
- إدارة مشروع البناء: دليل المبتدئين للإدارة الفعالة
- أفضل أنظمة إدارة الحضور لمكان عملك
- شرح الميزانية العمومية للمحاسبة: عينات ونماذج وأمثلة وتعريف
- نظام PAYROLL: التعريف والبرمجيات والدليل
- الميزانية العمومية مقابل بيان الدخل: أمثلة ، الاختلافات والعلاقة
- البيان المالي: ما هو ، أمثلة ، أنواع وتحليل
- ما هي الحسابات المستحقة الدفع: المعنى ، الأمثلة والعملية
مراجع حسابات
