يعد البريد الإلكتروني أحد أكثر طرق الاتصال النصي شيوعًا ، سواء داخل المكتب أو خارجه. يتم تسليم رسالة مهذبة وواضحة وموجزة وقابلة للتنفيذ إلى مستلم بريد إلكتروني احترافي مكتوب جيدًا. قد يستغرق الأمر بعض الجهد لتصبح بارعًا في كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تلتزم بكل هذه المعايير. في هذه المقالة ، سوف نتعرف على كيفية كتابة عنوان بريد إلكتروني احترافي لوظيفة ما ، ومن هو الكاتب المحترف ، وما هو اتصال البريد الإلكتروني الاحترافي.
كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي
يُشار إلى البريد الإلكتروني المكتوب في وضع مهني ، مثل بين زملاء العمل ، أو المدير والموظف ، أو الطالب وأستاذهم ، أو المتقدم للوظيفة ومدير التوظيف ، على أنه بريد إلكتروني احترافي. رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية لها رسالة مميزة ومفيدة.
يمكن كتابة البريد الإلكتروني الاحترافي بعدة طرق. قد يكون خطاب امتنان أو خطاب استقالة لشركتك أو خطاب تغطية مرسل مع سيرة ذاتية لطلب وظيفة. مهما كان سبب بريدك الإلكتروني ، يجب عليك كتابته بشكل احترافي لتحسين فرصك في النجاح.
8 نصائح لإنشاء بريد إلكتروني احترافي
مهما كان موضوع بريدك الإلكتروني ، يمكن تقسيمه إلى نفس الأجزاء الأساسية. قد لا تحتاج دائمًا إلى استخدام كل هذه المكونات ، ولكن يجب عليك دائمًا التفكير مليًا في كل منها.
# 1. تأكد من أن سطر الموضوع يحتوي على الموضوع.
سطر موضوع بريدك الإلكتروني هو أول ما يراه جهاز الاستقبال عند فتحه في صندوق الوارد الخاص به. يمكن أن يحدد سطر موضوع البريد الإلكتروني التسويقي ما إذا كان المستلم يفتحه أو يحذفه. يجب أن يكون سطر الموضوع موجزًا ومقنعًا وذا صلة بالموضوع.
في سطر موضوع بريدك الإلكتروني ، كن محددًا قدر الإمكان. سيعرف المستلم ما يمكن توقعه من بريدك الإلكتروني بهذه الطريقة. سيقدر المتلقي سطر الموضوع المختصر الذي يسهل عليهم قراءة بريدك الإلكتروني والرد عليه ؛ ليست هناك حاجة إلى أن تكون مبدعًا أو clickbait هنا.
# 2. مخاطبة المرسل إليه بشكل صحيح
أفضل طريقة لمخاطبة متلقي البريد الإلكتروني للنشاط التجاري هي باستخدام "عزيزي" ، الاسم الأول أو الأخير ، والتشريف المناسب. إذا لم تكن متأكدًا ، فاستخدم إما اسمه الأول أو اسمه الأول والأخير كتقدير.
بدلاً من "مرحبًا" أو "مرحبًا" ، يمكنك بدء البريد الإلكتروني باسم المستلم. عادةً ما ينطبق هذا فقط على الأشخاص الذين تربطك بهم علاقة بالفعل ، مثل زميل في العمل أو مدير.
# 3. حافظ على تركيزك
يجب أن يعالج البريد الإلكتروني للنشاط التجاري موضوعًا واحدًا فقط. يمكن أن يكون استعلامًا أو طلبًا أو استجابة أو تفسيرًا. يجب أن يركز جسم البريد الإلكتروني على هذا الموضوع ، مهما كان. اجعل بريدك الإلكتروني موجزًا ، لكن لا تحذف التفاصيل المهمة. الاختصار لهذا هو "فقط طالما يجب أن يكون."
# 4. تذكر أن تسجل الخروج.
أضف تسجيل خروج مناسب وتوقيعك بعد صياغة السطر الختامي للبريد الإلكتروني ، والذي يجب أن يتضمن دعوة للعمل أو مهمة نشطة. يجب تضمين جميع التفاصيل التي قد يطلبها المتلقي للاتصال بك بشكل مناسب ، مثل المسمى الوظيفي ورقم الهاتف والإضافة وعنوان البريد الإلكتروني ، في توقيع احترافي. على الرغم من أننا ندرك أن شخصًا ما قد يقوم ببساطة بالضغط على الرد للرد ، إلا أن توفير عنوان بريدك الإلكتروني يمنع أي غموض حول كيفية الاتصال بك.
# 5. صحح بروفات الطباعة
تحقق من بريدك الإلكتروني بحثًا عن أخطاء قبل إرساله. تحقق من ذلك بسرعة للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو أخطاء إملائية أو نحوية. يمكن أن تؤدي أخطاء البريد الإلكتروني إلى تدمير رسالتك بالكامل وتعطيك مظهرًا غير احترافي.
# 6. تجنب استخدام نغمة عادية.
يستلزم هذا عادةً تجنب استخدام الرموز التعبيرية.
يجب استخدام نغمة احترافية عند كتابة بريد إلكتروني. ابتعد عن أي لغة تبدو عادية بما يكفي لتكون في رسالة نصية ، بما في ذلك العامية والعامية. وبالمثل ، تجنب استخدام الكليشيهات مثل "مجرد الدوران للخلف" أثناء المتابعة.
# 7. راقب كلامك
يرجى أن تضع في اعتبارك أنه يمكن لأي شخص إعادة توجيه بريدك الإلكتروني إلى أي شخص آخر. على غرار الطريقة التي يمكن بها لأي شخص طباعة بريدك الإلكتروني أو لقطة شاشة له أو تنزيله. إذا كنت لا تريد سجلًا مكتوبًا للمحادثة ، فلا تقل ذلك في رسالة بريد إلكتروني ، لأن رسائل البريد الإلكتروني هي سجلات مكتوبة للمحادثات.
# 8. كن محددًا في تعليماتك
لا تفترض أبدًا أن المستلم على علم بموقع ملف معين أو المراجع التي استخدمتها لدعم حججك في مقال حديث. تأكد من أن المستلم يفهم كل ما تقوله ، وقدم روابط حيثما كان ذلك مناسبًا حتى يتمكن من العثور عليها بسرعة.
كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي لوظيفة
أكثر من 7 ثوانٍ (تقريبًا نفس الوقت الذي يستغرقه ربط حذائك) لفحص رسالتك.
أن تكون مميزًا أمر ضروري للنجاح. أن تكون محترفًا هو نفس النهج الذي يجب عليك اتباعه في جميع رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة لطلبات العمل ؛ هذا لا يعني أن تحاول أن تكون ذكيًا أو شائنًا.
ما هو المطلوب لكتابة بريد إلكتروني احترافي لوظيفة؟
دعنا نحدد البريد الإلكتروني للوظيفة أولاً. إنها بمثابة وسيلة لتقديمها ، بدلاً من خطاب تغطية أو استئناف.
لن يزعج المجند حتى عناء دراسة سيرتك الذاتية أو فتح خطاب التقديم الخاص بك إذا لم تقضي الكثير من الوقت في ذلك أو إذا كان غير صحيح. لا تدع ذلك يكون أنت ، لأنهم إذا كانوا يتعاملون مع 250 ردًا ، فهم يبحثون بنشاط عن مبرر لرفض الطلبات.
على الرغم من أن كل مجند لديه إجراء تقديم فريد ، إلا أنه يجب عليك دائمًا تضمين بعض المكونات النموذجية للغاية ، مثل:
# 1. غطاء الرسالة
خطاب التغطية الخاص بك هو عنصر رسمي في عملية التقديم حيث تحدد هويتك ، وتحدد مؤهلاتك ، وتشرح سبب تقدمك للوظيفة ، وتناقش القيمة التي يمكنك تحقيقها للشركة.
لن نقودك خلال عملية كتابة خطاب الغلاف. لكن ابدأ بالموارد الرائعة المتوفرة عبر الإنترنت.
يمكن إرفاق خطاب الغلاف الخاص بك كملف Word أو PDF. استخدام ملف يمكن تنزيله وطباعته ومشاركته ؛ لا تستخدم الخدمات السحابية مثل محرر مستندات Google.
# 2. السيرة الذاتية (استئناف)
تعد سيرتك الذاتية فرصة لعرض إنجازاتك ، وإخبار قصة حياتك المهنية ، وتقديم نظرة عامة سريعة على مهاراتك. مرة أخرى ، لن نخوض في التفاصيل حول كيفية كتابة سيرة ذاتية جذابة ، لكننا نقترح اعتماد بنية واضحة ومفهومة.
قم بإنشاء مستند يمكن تنزيله وطباعته ومشاركته بدلاً من محاولة استخدام أنواع ملفات رائعة.
# 3. عينات العمل (اختياري)
أظهر ، لا تخبر ، كما ينصح المحترفون. يمكنك إبراز قدراتك وإنجازاتك السابقة في البريد الإلكتروني للتطبيق الخاص بك. في بريدك الإلكتروني ، يمكنك الارتباط بموقعك على الويب أو حسابات الشبكة الاجتماعية ، أو إرفاق محفظة ، أو تضمين الصور أو مقاطع الفيديو.
فيما يلي بعض المؤشرات منا: أعط أمثلة ووصف التأثير. من يهتم إذا كان تصميم الملصق الخاص بك جميلاً؟ ولكن إذا زاد الملصق نفسه من المبيعات بنسبة 50٪ ، فسيكون الوضع مختلفًا.
النصيحة الثانية هي استخدام عدد محدود من الأمثلة - ثلاثة منها رقم رائع. يبدو أن الكثير من الناس ميؤوس منهم.
ثالثًا ، وزع المحتوى الأصلي فقط. اجعل دورك في أي فرق أو منظمات عملت معها واضحًا. لا تفكر أبدًا في إنشاء شخص آخر على أنه من إبداعك.
عنوان البريد الإلكتروني المهني
الجانب الأساسي لهويتك على الإنترنت هو عنوان بريدك الإلكتروني. يمكّنك من إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني مع أي شخص ، وإنشاء حسابات على مواقع الويب أو تطبيقات الهاتف المحمول المختلفة ، والاشتراك في الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني من مصادر رائعة ، وقبول الإخطارات المهمة ، وتقديم طلبات الوظائف ، والمزيد.
أنت بحاجة إلى عنوان بريد إلكتروني خاص بالعمل ، سواء كنت تبحث عن وظيفة ، أو تدير شركة ، أو تقوم بتوسيع شبكتك.
يعطي عنوان البريد الإلكتروني الاحترافي القوي انطباعًا إيجابيًا دون أن يبرز كقلب في السيرة الذاتية أو بطاقة العمل. على الرغم من عدم وجود حظر قانوني على استخدام عنوان بريدك الإلكتروني في المدرسة الثانوية ، فمن المؤكد تقريبًا أنه سيعمل ضدك ويجعلك غير مرغوب فيه لمديري التوظيف.
نصائح لإنشاء عنوان بريد إلكتروني احترافي
على الرغم من أنه ليس من الصعب إنشاء عنوان بريد إلكتروني احترافي ، إلا أن هناك بعض العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار:
- اجعله قصيرًا - تجنب استخدام عنوان بريد إلكتروني طويل لمراسلات عملك. استخدم نسخة أقصر ولا تنسى إذا كان اسمك طويلاً ، كما هو الحال في حالتي.
- اجعلها قابلة للنطق - قد تحتاج إلى قراءة عنوان بريدك الإلكتروني لشخص ما في وقت ما ، إما شخصيًا أو عبر الهاتف ، لذلك يجب أن تعمل على تسهيل نطقه قدر الإمكان. من المستحيل على أي شخص فهم اسم عائلتي ، لذلك قمت باختصاره إلى "DRK" في أحد حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بي.
- تجنب استخدام علامات التشكيل أو علامات التشكيل في عنوان بريدك الإلكتروني ، حتى إذا كان اسمك بالكامل مكتوبًا بها في أماكن أخرى.
تنسيق عنوان البريد الإلكتروني المهني
بالطبع، [البريد الإلكتروني محمي] هو التنسيق الأكثر تقليدية والموصى به لعنوان البريد الإلكتروني للنشاط التجاري. ومع ذلك ، هناك بعض الطرق الإضافية للحصول على عنوان بريد إلكتروني للنشاط التجاري ، بما في ذلك:
- [البريد الإلكتروني محمي]
- [البريد الإلكتروني محمي]
- [البريد الإلكتروني محمي]
- [البريد الإلكتروني محمي]
- [البريد الإلكتروني محمي]
- [البريد الإلكتروني محمي]
على الرغم من أن النقطة تُستخدم الآن بشكل متكرر ، يمكنك بدلاً من ذلك استخدام شرطة سفلية لفصل الأسماء. إذا كانت المناسبة تستدعي ذلك ، يمكنك استخدام الأحرف الرقمية في عنوان بريدك الإلكتروني المهني ، على الرغم من أنه من الأفضل عمومًا تجنبها. في بعض مواقع الويب ، يُنصح أيضًا بتضمين مدينتك أو مهنتك أو مهارتك المحددة في عنوان بريدك الإلكتروني. هذا ليس شيئًا نؤيده ونحبطه بشكل عام. ستتطور مجموعة المهارات الخاصة بك بمرور الوقت ، وقد تقودك مسيرتك المهنية إلى مواقع مختلفة ، وبالتالي عناوين البريد الإلكتروني مثل [البريد الإلكتروني محمي] و [البريد الإلكتروني محمي] ستصبح غير جذابة بسرعة.
كاتب بريد إلكتروني محترف
يُعرف الشخص المتخصص في كتابة رسائل البريد الإلكتروني المصقولة والناجحة لأهداف مختلفة بأنه كاتب بريد إلكتروني محترف. إنهم مؤهلون في تعديل رسائلهم لتناسب جماهير وأهداف معينة ولديهم مهارات كتابة رائعة.
كاتب البريد الإلكتروني المحترف ماهر في تنظيم رسائل البريد الإلكتروني بشكل احترافي ويدرك قيمة التواصل الموجز والواضح. يفهمون كيفية توصيل وجهة نظرهم بنجاح من خلال استخدام القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم والنبرة.
يأخذ كتاب البريد الإلكتروني المحترفون في الحسبان هدف البريد الإلكتروني والجمهور المستهدف والنتيجة المقصودة عند تأليفهم. لمجموعة متنوعة من الأسباب ، مثل طلبات التوظيف واستفسارات الشركة والتواصل مع العملاء والمبيعات والتسويق وخدمة العملاء والمزيد ، قد يكتبون رسائل بريد إلكتروني.
إنهم يهدفون إلى إنتاج رسائل بريد إلكتروني مقنعة ومثيرة للاهتمام وذات جودة عالية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكونوا مسؤولين عن تحرير رسائل البريد الإلكتروني وتصحيحها للتأكد من خلوها من الأخطاء ومن أنها تعكس المحتوى المقصود بدقة.
بشكل عام ، يساعد كاتب البريد الإلكتروني المحترف الأشخاص والشركات في التواصل بكفاءة عبر البريد الإلكتروني ، وتقوية صورتهم المهنية ، وزيادة احتمالية نجاحهم في تحقيق أهدافهم.
اتصالات البريد الإلكتروني المهنية
يُعرف فعل كتابة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني بطريقة محترمة وموجزة ومناسبة لسياق رسمي أو تجاري باسم التواصل المهني عبر البريد الإلكتروني. لتوصيل رسالتك بشكل صحيح ودعم الاحتراف ، فإنه يستلزم استخدام قواعد دقيقة وعلامات ترقيم ولغة احترافية.
فيما يلي بعض السمات الأساسية للاتصال المهني عبر البريد الإلكتروني:
# 1. موجزة وواضحة
إرسال رسائل بريد إلكتروني موجزة وجيدة التركيز. عند التواصل ، تجنب الغموض والتفاصيل الدخيلة باستخدام لغة بسيطة لا لبس فيها.
# 2. التنسيق الصحيح
حافظ على نغمة بريد إلكتروني احترافية أثناء الاتصال باستخدام سطر موضوع واضح ، وافتتاح ، وفقرات أساسية ، واختتام. اجعل بريدك الإلكتروني منطقيًا وسهل القراءة باستخدام الفقرات أو النقاط حسب الضرورة.
# 3. صوت رصين ومهذب
احرص على أن تكون نبرة بريدك الإلكتروني مهذبة ومحترمة في جميع الأوقات. للتعبير عن الاحتراف والاحترام ، استخدم التحية الرسمية والتحية مثل "عزيزي السيد / السيدة". أو "مرحبًا [اسم المستلم] ،" بالإضافة إلى لغة مهذبة.
# 4. المفردات واللغة المناسبة
استخدم المصطلحات المهنية المناسبة للأعمال. الامتناع عن استخدام المصطلحات العامية أو اللغة غير الرسمية. كن على دراية بالاختلافات الثقافية واضبط صياغتك وفقًا لاحتياجات المستلم.
# 5. توقيع البريد الإلكتروني المهني وعنوانه
استخدم عنوان بريد إلكتروني رسمي يحتوي على اسمك أو صيغة قريبة منه. قم بإنهاء بريدك الإلكتروني بتوقيع احترافي يحتوي على اسمك الكامل والمسمى الوظيفي (إن وجد) ومعلومات الاتصال وأي روابط ذات صلة أو معلومات إضافية.
# 6. ردود أفعال سريعة ومناسبة
قم بالرد على كل بريد إلكتروني في أقرب وقت ممكن ، وتأكيد الاستلام وحل أي أسئلة أو مخاوف بمجرد ظهورها. حافظ على اتصالك احترافيًا وتجنب التأخيرات التي لا داعي لها.
ضع في اعتبارك أن احترافك واهتمامك بالتفاصيل واحترامك للآخرين ينعكس في مراسلاتك المهنية عبر البريد الإلكتروني. يمكنك إنشاء تفاعلات بريد إلكتروني فعالة وخبيرة في مجموعة متنوعة من سيناريوهات الأعمال من خلال الالتزام بهذه القواعد.
ما هي قواعد آداب البريد الإلكتروني الخمسة؟
- وفقًا لذلك ، خاطب المستلم. تأكد من كتابة اسم المستلم والعنوان المرتبط به بشكل صحيح مرتين ، ثلاث مرات.
- استخدم الملاحظات الافتتاحية والختامية المناسبة.
- ضع التنسيق المناسب فيه.
- تجنب استخدام الأحرف الكبيرة.
- دمج الملفات الضخمة.
ما هي الجملة الافتتاحية الجيدة للبريد الإلكتروني؟
يوم سعيد ، [اسم المستلم] أتمنى أن تكون بخير وأنك تقرأ بريدي الإلكتروني. أتمنى أن يكون يومك يسير على ما يرام حتى الآن ، [اسم المستلم] جيد [الصباح / بعد الظهر / المساء]. لتقديمني بصفتي [وظيفتك] في [اسم شركتك] ، اسمي [اسمك]. أنا أرسل إليك بريدًا إلكترونيًا بسبب [موضوع البريد الإلكتروني].
ما هي الأجزاء الأربعة الأساسية للبريد الإلكتروني المهني؟
- يحدد سطر الموضوع ، الذي يمكن القول أنه أهم جزء في البريد الإلكتروني ، ما إذا كان سيتم قراءته أو حذفه.
- التحية
- القسم الأوسط
- اختتام
نبذة عامة
قد تكون كتابة رسالة بريد إلكتروني ناجحة أمرًا صعبًا ، ولكن إذا استخدمت النصائح الواردة في هذه المقالة كدليل ، فستكون في طريقك. على الرغم من أنه لن يتم الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني ، فإن المتابعة مع العملاء المحتملين ستزيد من عائد الاستثمار.
لتبرز في صناديق البريد الوارد الخاصة بالمستلمين ، تذكر أن تتحقق جيدًا من كل مكون من مكونات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، واحتفظ بها مختصرة ، وأضف بعض اللمسات الشخصية. قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، قم بتدقيقها ، ثم انتظر من ثلاثة إلى خمسة أيام قبل إرسال أي رسائل متابعة.
مقالات ذات صلة
- إشارات بريد إلكتروني مضحكة: 27+ تسجيلات بريد إلكتروني مضحكة للتجربة
- رسالة بريد إلكتروني للغلاف: نموذج وتنسيقات وكيفية الكتابة
- كيفية استدعاء بريد إلكتروني في Outlook (دليل مفصل)
- رسالة إلى مدير التوظيف: أمثلة ودليل لإرسال بريد إلكتروني إلى مدير التوظيف
- البريد الإلكتروني خارج المكتب: أفضل الطرق لكتابة رسالة وأمثلة خارج المكتب
مراجع حسابات
