عندما لا تكون في العمل ، يتم تسليم الرسائل خارج المكتب تلقائيًا إلى الزملاء والعملاء والعملاء. يخطرون الناس بغيابك ومتى يتوقعون ردًا على بريدهم الإلكتروني. هنا ، في هذه المدونة ، لدينا جميع المعلومات الموجودة في هذا البريد الإلكتروني أو الرسالة خارج المكتب. في نهاية المدونة ، ستكون قادرًا على كتابة بريدك الإلكتروني خارج المكتب أو استخدام نموذجنا المجاني أو مثالنا ، لإرسال البريد الإلكتروني خارج المكتب بنفسك قبل الذهاب في إجازة أو إعداد رسالة بريد إلكتروني للرد الآلي . ستتعرف أيضًا على كيفية إعداد بريدك الإلكتروني خارج المكتب باستخدام Outlook أو Gmail.
ما هي رسالة البريد الإلكتروني خارج المكتب؟
رسالة خارج المكتب (أو رسالة OOO) هي استجابة تلقائية بالبريد الإلكتروني تخبر الموظفين بأنك ستكون خارج المكتب لفترة طويلة من الوقت. تساعد هذه الإخطارات في ضمان عمل الشركة بشكل صحيح أثناء غيابك.
عندما تقوم بتمكين رسالة خارج المكتب ، فإن أي شخص يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا سيتلقى ردك التلقائي على الفور. سيعرفون كم من الوقت ستغادر ومن يمكنهم الاتصال به في هذه الأثناء بهذه الطريقة. إذا كنت تعمل في منصب يطالب فيه زملاؤك في العمل بردود سريعة ، فقد يكون من المفيد ترك رسائل خارج المكتب متى غادرت مكتبك ، حتى لو كان ذلك لاجتماع أو موعد قصير فقط.
إذا كانت وظيفتك تستغرق وقتًا أطول ، فلن تحتاج إلى ترك رسائل خارج المكتب عندما يكون لديك موعد سريع ، ولكن يجب عليك ترك واحدة في أي وقت تكون فيه في إجازة أو إجازة مرضية أو أي نوع آخر من الغياب المطول.
متى تستخدم رسالة خارج المكتب؟
غالبًا ما يتوقع زملاء العمل والعملاء والمشتركون ردودًا وحلولًا سريعة لمخاوفهم ، لا سيما تلك المتعلقة بخدمة العملاء والتسويق والاتصالات. تُعلم الاتصالات خارج المكتب العملاء بعدم قدرتك على الرد على الفور بطريقة مهذبة ومقتضبة ومهنية. إذا كنت ستغادر لمدة يوم أو أسبوع أو عدة أشهر ، فيمكنك ترك رسالة OOO. قد ترغب في إعداد رسالة خارج المكتب إذا كنت تخطط لما يلي:
- أخذ إجازة
- حضور مؤتمر أو ورشة عمل أو لقاء مهني
- أخذ إجازة أمومة أو مرضية أو تفرغ
- أخذ يوم عطلة
- حضور موعد الطبيب
ما يجب تضمينه في رسالة بريد إلكتروني خارج المكتب
- قد تحتوي إخطارات خارج المكتب على معلومات مهمة مثل:
- لماذا رحلت
- الى متى ستتغيب؟
- اليوم الذي تنوي العودة فيه
- بمن تتصل في حالة الطوارئ أو للحصول على مساعدة سريعة
اعتمادًا على مهام وظيفتك والمعلومات التي تعتقد أن جهات الاتصال الخاصة بك سوف تتطلبها أثناء غيابك ، يمكنك إضافة تفاصيل إضافية. تسمح لك معظم تطبيقات البريد الإلكتروني الاحترافية بتكوين رسالتين OOO في نفس الوقت ، إحداهما للزملاء الداخليين والأخرى لجهات الاتصال التجارية الخارجية.
ما الذي يجب تجنبه في رسالة خارج المكتب
يجب أن تكون الرسائل خارج المكتب احترافية وقابلة للتصديق. يجب تجنب ما يلي:
- إعطاء الكثير من المعلومات. يجب أن تكون الردود الآلية موجزة ومباشرة. أزل أي معلومات زائدة عن الحاجة من البريد الإلكتروني.
- لقد ذكرت أنك ستتفاعل بمجرد عودتك. عند العودة إلى المكتب ، قد يستغرق الأمر بعض الوقت لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمشاريع. من الأفضل عدم توقع القدرة على الرد على رسالة فائتة فور عودتك.
- الاستخدام غير المصرح به لمساعدة زميل. من الجيد تضمين معلومات الاتصال الخاصة بزميل في حالة ظهور شيء عاجل أثناء تواجدك بعيدًا. ومع ذلك ، قبل تضمين معلومات زميلك ، تأكد من حصولك على موافقته.
كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا جيدًا خارج المكتب؟
يجب أن تتضمن الرسالة اللائقة خارج المكتب العناصر الثلاثة المدرجة أدناه:
# 1. التاريخ الدقيق الذي ستعود إليه
هذه المعلومات ضرورية حتى يعرف زملاؤك متى يتوقعون ردًا منك.
# 2. السبب العام أنك خارج المكتب
يمكنك تحديد ما إذا كنت ستأخذ إجازة أو إجازة تفرغ أو إجازة شخصية.
# 3. بمن تتصل في غيابك
إذا كنت غير قادر على تحمل المسؤوليات المتعلقة بالعمل أثناء تواجدك بعيدًا ، فمن الجيد تحديد من سيغطي عنك في حال احتاج شخص ما إلى مساعدة سريعة. قم بتضمين الاسم الكامل لزميلك في العمل والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال.
إذا كنت تعمل في منطقة قد تظهر فيها مواقف حرجة وتريد أن يتم إعلامك بها ، فيمكنك توفير وسيلة بديلة للآخرين للوصول إليك في حالة الطوارئ. على سبيل المثال ، إذا كنت تنوي الرد على المكالمات وليس على رسائل البريد الإلكتروني أثناء رحيلك ، فأضف رقم هاتفك الخلوي.
لا تشعر بأنك ملزم بالكشف عن هذه المعلومات ما لم يكن مجال عملك بحاجة إليها ؛ بعد كل شيء ، وقت إجازتك هو وقت إجازتك!
أفضل مثال وعينة بريد إلكتروني خارج المكتب
لقد أنتجنا عددًا قليلاً من عينات البريد الإلكتروني السهلة جدًا للردود التلقائية التي يمكنك استخدامها في أي وقت بناءً على السيناريو الفردي الخاص بك ، والمنصب داخل المؤسسة ، والأشخاص الذين يرسلون إليك بريدًا إلكترونيًا بشكل متكرر. اختر أفضل ما يناسبك وقم بتخصيصه حسب الرغبة. تذكر تضمين لمسة شخصية في أي بريد إلكتروني ترسله خارج المكتب. سيساعدك في تطوير علاقات عمل أفضل والتواصل مع عملائك ومورديك وشركائك في العمل.
نموذج 1: إرسال بريد إلكتروني إلى الزملاء أثناء الإجازة خارج المكتب
مرحبا،
سأخرج في إجازتي السنوية من [تاريخ] إلى [تاريخ]. [سأكون متاحًا لحالات الطوارئ على [عنوان البريد الإلكتروني] أو [رقم الهاتف] / لن أكون متاحًا خلال هذه الفترة الزمنية].
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بزميلي [الاسم الكامل] على [البريد الإلكتروني] / [رقم الهاتف].
شكرا لك على بريدك الإلكترونى. سأعود إليك عند عودتي.
أطيب التمنيات،
[اسمك]
النموذج 2: إرسال بريد إلكتروني خارج المكتب إلى أشخاص خارج مؤسستك
مرحبا،
شكرا لك على بريدك الإلكترونى. سأكون خارج المكتب من [تاريخ] إلى [تاريخ]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بزميلي [الاسم الكامل] على [البريد الإلكتروني] / [رقم الهاتف].
سأعود إليك عند عودتي.
تحياتي الحارة،
[توقيعك]
نموذج 3: مثال عام للبريد الإلكتروني خارج المكتب
عزيزي المرسل،
أنا خارج المكتب في هذا الوقت ، ولا أتحقق من بريدي الإلكتروني. لن أعود حتى [التاريخ]. إذا كانت هذه مسألة عاجلة ، يرجى الاتصال بـ [الاسم الكامل] على [البريد الإلكتروني] / [رقم الهاتف] [لأسباب تتعلق بالفئة] و [الاسم الكامل] على [البريد الإلكتروني] / [رقم الهاتف] [لأسباب تتعلق بالفئة]. بخلاف ذلك ، سأرد على بريدك الإلكتروني في أقرب وقت ممكن بعد عودتي.
تحياتي الحارة،
[توقيعك]
نموذج 4: خارج المكتب مع تأخر الرد بالبريد الإلكتروني
مرحبا،
شكرا لك على بريدك الإلكترونى. سأكون خارج المكتب من [تاريخ] إلى [تاريخ]. سوف أتحقق من بريدي الإلكتروني عندما يكون ذلك ممكنًا وسأحاول الرد على رسالتك على الفور.
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بزميلي [الاسم الكامل] على [البريد الإلكتروني] / [رقم الهاتف].
تحياتي الحارة،
[توقيعك]العينة 5: البريد الإلكتروني خارج المكتب للعطلات
مرحبا،
شكرا لك على بريدك الإلكترونى. بسبب [عطلة / عطلة رسمية / عطلة البنوك / عطلة وطنية] ، سيتم إغلاق مكتبنا من [التاريخ] إلى [التاريخ]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بي على [البريد الإلكتروني] / [رقم الهاتف].
سأعود إليك عند عودتي.
تحياتي الحارة،
[توقيعك]النموذج 6: رسالة بريد إلكتروني خارج المكتب لحدث الشركة
مرحبا،
شكرا لك على بريدك الإلكترونى. سأكون خارج المكتب لحضور [اسم حدث الشركة] الذي يجري في [إضافة موقع] من [تاريخ] إلى [تاريخ]. سوف أتحقق من البريد الإلكتروني بشكل دوري ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية ، فيرجى الاتصال بزميلي [الاسم الكامل] على [البريد الإلكتروني] / [رقم الهاتف].
إذا كنت في [location] هذه الأيام أيضًا ، فأنا أحب الاتصال! اتصل بي على [رقم هاتفي] وسأعطيك التفاصيل.
تحياتي الحارة،
[توقيعك]5 نصائح لكتابة رسالة بريد إلكتروني خارج المكتب
لذا ، كيف يمكنك صياغة رسالة بريد إلكتروني فعالة خارج المكتب؟ فيما يلي خمس أفكار لجعل بريدك الإلكتروني فعالًا ولطيفًا.
# 1. اجعلها قصيرة وجميلة
أفضل الاتصالات خارج المكتب موجزة ومباشرة. قم بتسجيل الخروج بعد تقديم المعلومات ذات الصلة في بضع عبارات موجزة. ليست هناك حاجة لإزعاج زملائك في العمل من خلال تقديم الكثير من التفاصيل حول غيابك.
# 2. تحرير رسالتك
لا تريد أبدًا إرسال بريد إلكتروني خاص بالعمل به خطأ نحوي. يمكن أن يؤثر مستوى كتابتك على كيفية إدراك زملائك وعملائك لك.
# 3. لا تقدم وعودًا لا يمكنك الوفاء بها
يعد تقديم وعود لن تتمكن من الوفاء بها خطأ شائعًا عند إرسال رسائل بريد إلكتروني خارج المكتب. لا تعد ، على سبيل المثال ، بالرد على البريد الإلكتروني خارج المكتب بمجرد عودتك. سيكون لديك على الأرجح الكثير من العمل الذي يتعين عليك القيام به عند عودتك ، لذلك لا يمكنك أن تعد بتحويل سريع.
# 4. حافظ على نغمة احترافية
عندما تستعد للمغادرة في إجازة ، من المغري أن تتخذ نبرة غير رسمية أو ودية. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن رسالة خارج المكتب لا تزال بريدًا إلكترونيًا للعمل.
# 5. ضع في اعتبارك جميع قنوات الاتصال
من الأفضل صياغة رسالة خارج المكتب وتنشيطها على جميع المنصات الرئيسية التي من خلالها تتواصل مع زملائك في العمل.
كيفية إعداد الرد التلقائي خارج المكتب
يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك خارج المكتب جاهزة الآن ، وإليك كيفية إعداد الرد الآلي خارج المكتب في العديد من أنظمة البريد الإلكتروني ، بما في ذلك Microsoft Outlook.
# 1. كيفية تعيين الردود خارج المكتب على Gmail
اتبع هذه التعليمات لتهيئة الرد التلقائي على Gmail إذا كنت تستخدم Google Workspace. انقر فوق خيارات> عرض جميع الخيارات في الزاوية اليمنى العليا من Gmail. قم بالتمرير لأسفل وصولاً إلى المجيب التلقائي.
- يجب تحديد "تشغيل المجيب التلقائي".
- املأ الفراغات بالتواريخ وسطر الموضوع ورسالتك الأساسية خارج المكتب.
- انقر فوق المربعات ذات الصلة لإرسال رد تلقائي إلى جهات الاتصال الخاصة بك والأشخاص في مؤسستك.
- انقر فوق الزر "حفظ التغييرات".
تم تكوين المجيب الآلي الخاص بك خارج المكتب. عند تمكين المجيب التلقائي ، سترى شريطًا علويًا به خيار إنهاء البريد الإلكتروني الخاص بالعطلة مثل هذا. لتعطيل المجيب التلقائي ، انقر فوق الزر "إنهاء الآن".
# 2. كيفية تعيين ردود البريد الإلكتروني خارج المكتب على Outlook
إذا كنت تستخدم Microsoft Outlook لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فإليك الخطوات لإعداد رد تلقائي للبريد الإلكتروني خارج المكتب.
- حدد ملف> الردود التلقائية
- حدد "إرسال ردود تلقائية"
- انقر فوق "إرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني" لتعديل نطاق التاريخ والوقت
- اكتب رسالة الرد التلقائي الخاصة بك وانقر فوق موافق. سيؤدي هذا إلى تشغيل الرد التلقائي للأشخاص الذين يرسلون إليك بريدًا إلكترونيًا من داخل المؤسسة
- بالنسبة لمن هم خارج المؤسسة ، انقر فوق علامة التبويب "خارج مؤسستي" واكتب نفس الرسالة أو رد تلقائي مختلف
- انقر OK
لقد تم تعيين وقت إجازتك في مجيب البريد الإلكتروني خارج المكتب على Outlook.
# 3. كيفية تعيين رسائل خارج المكتب على Slack
في الوقت الحاضر ، أصبحت منصات المراسلة الفورية مثل Slack و Teams أكثر شيوعًا من رسائل البريد الإلكتروني. ضع في اعتبارك نشر إشعارك خارج المكتب على تلك الأنظمة الأساسية أيضًا. لتغيير حالة Slack إلى خارج المكتب ، اتبع الخطوات التالية:
- في الزاوية العلوية اليمنى من نافذة Slack ، انقر فوق صورة ملفك الشخصي.
- انقر فوق الزر "تحديث حالتك".
- في النافذة المنبثقة الناتجة ، أدخل حالتك الفريدة خارج المكتب ثم حدد الوقت. يمكنك حتى تضمين الرموز في حالتك.
ماذا تقول في بريد إلكتروني خارج المكتب؟
يمكنك أن تقول "شكرًا لك على بريدك الإلكتروني". لسبب [السبب] ، أنا الآن غائب من المكتب حتى [تاريخ العودة]. عندما أعود ، سأرد بكل سرور على رسالتك. في غضون ذلك ، يرجى الاتصال بـ [اسم الزميل + المسمى الوظيفي] على [البريد الإلكتروني ، والهاتف ، وما إلى ذلك] إذا كنت تريد المساعدة ".
ما هو مثال لطيف خارج المكتب؟
إليك مثال على بريد إلكتروني لطيف خارج المكتب: سأكون خارج المكتب من (يوم / شهر) إلى (يوم / شهر) ، مع وصول مقيد إلى البريد الإلكتروني. يرجى الاتصال بـ [الاسم] على [البريد الإلكتروني] أو [الهاتف] إذا كان لديك أي أسئلة عاجلة. سأرد على بريدك الإلكتروني في أقرب وقت ممكن. لكنك قادر على المزيد.
ما هي أمثلة لرسائل خارج المكتب؟
تتضمن أمثلة الرسائل خارج المكتب ما يلي:
- "أنا أقدر بريدك الإلكتروني. سأكون خارج المكتب من 8 إلى 12 أغسطس ....
- "سأغيب من 25 يوليو إلى 29 يوليو". يمكنك التواصل مع زميلي ، مارلين موراليس ، على [البريد الإلكتروني ورقم الهاتف] لحل المشكلات العاجلة ".
- "أنا أقدر بريدك الإلكتروني. أنا الآن خارج المكتب ولا أراقب بريدي الإلكتروني.
ما هي رسالة الرد التلقائي الجيدة؟
من أمثلة الردود التلقائية اللطيفة على البريد الإلكتروني خارج المكتب: مرحبًا ، شكرًا لك على الاتصال بـ _. لقد تلقينا رسالتك وسنرد عليك في أقرب وقت ممكن. مرحبًا ، نحن نقدر اهتمامك بالتعاون معنا. لتحديد موعد ، يرجى الانتقال إلى [رابط صفحة الجدولة].
ما هو الرد التلقائي الجيد على البريد الإلكتروني؟
فيما يلي مثال على رسالة بريد إلكتروني يتم الرد عليها تلقائيًا:
مرحبًا [first_name] ، شكرًا جزيلاً على تواصلك معنا! هذا الرد التلقائي هو ببساطة لإبلاغك ... لقد تلقينا بريدك الإلكتروني وسنرد في أقرب وقت ممكن برد (بشري).
ما هي رسالة صحية خارج المكتب؟
فيما يلي مثال على البريد الإلكتروني خارج المكتب:
أنا خارج المكتب مؤقتًا [في إجازة ، أو في مؤتمر ، أو لسبب آخر] ولن أتمكن من الرد حتى [التاريخ]. إذا كنت تريد مساعدة طارئة ، يرجى الاتصال بـ [اسم جهة الاتصال] على [معلومات الاتصال]. سوف يساعدونك بكل سرور أثناء غيابي.
وفي الختام
كل شخص يرغب في أن تكون هناك حاجة. عندما تعلم أنك لن تتمكن من التحقق من بريدك الوارد ، قم بإنشاء إجابة تلقائية خارج المكتب. استفد من الأمثلة التي قدمناها وافعلها جيدًا ؛ هذا أسلوب ممتاز لزيادة الولاء ومبيعات التجارة الإلكترونية دون الحاجة إلى إلحاح شديد. قم بإنشاء رسالة روح الدعابة أو الثاقبة لمساعدتك على التميز عن الآخرين!
- إجازة غير محدودة: التعريف والسياسة وكيف تعمل
- أفضل خدمة بريد إلكتروني للأعمال (+ خيارات مجانية)
- أنظمة البريد الإلكتروني للأعمال: 17+ من أفضل الاختيارات في عام 2023 (مراجعة مفصلة)
- رسالة خارج المكتب: المعنى ، الأمثلة والدليل
- GMAIL BUSINESS: كيف يعمل وكيف يتم إنشاؤه
- الدرجة العلمية: 7 أنواع من درجات التدريس وكيفية الحصول عليها
- ملف بن: ما يعنيه كيفية فتح ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك
مراجع حسابات
