كيفية صياغة نماذج قبول العملاء الفعالة
يعد تأهيل العملاء أكثر من مجرد عملية قياسية لشركات مثل شركات المحاسبة ووكالات التسويق التي تعطي الأولوية لسعادة العملاء. إنها مرحلة حاسمة تحدد كيفية المضي قدمًا في علاقتك مع العميل.
تعمل عملية الإعداد الفعالة على زيادة معدلات الاحتفاظ بالعملاء وتجعل عملائك سعداء. يعد تطوير علاقة طويلة الأمد أكثر أهمية من مجرد ترك انطباع أولي جيد. لذلك، من المهم تصميم إجراء تأهيل لا يبهر العملاء فحسب، بل يمنحهم أيضًا الثقة في أن تجربتهم مع شركتك ستكون مربحة.
سنقوم معًا بدراسة الجوانب المعقدة لتأهيل العملاء وأهمية نماذج قبول العملاء في هذا الدليل. سوف تحصل على معرفة لا تقدر بثمن وإرشادات عملية لتمكينك من تحسين إجراءات الإعداد الخاصة بك أو ربما البدء من الصفر.
هيا، دعنا ندخل إلى عالم تأهيل العملاء ونعمل معًا على الارتقاء بتجربة العميل.
النقاط الرئيسية
- يوضح النموذج المصمم جيدًا ما هي متطلبات العميل.
- يمكنك توفير الوقت والمال عن طريق إنشاء نموذج استقبال العميل الذي يبسط عملية الإعداد الخاصة بك.
- بالإضافة إلى تسريع العملية، يمكن للنموذج المخصص أن يعزز تجربة العميل.
- يتم ضمان جمع بيانات أكثر دقة عندما تعرف المعلومات التي يجب وضعها في النموذج الخاص بك.
- يجب أن تحتوي شركة استقبال العملاء عالية الجودة على معلومات اتصال عامة مثل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني وحقول رقم الهاتف.
ما هو تأهيل العميل؟
يعد تأهيل العملاء إجراءً للترحيب بالعملاء الجدد في الشركة وبناء علاقة عمل قوية ومثمرة. إنها مرحلة مهمة في العلاقة بين العميل والعمل لأنها تضع إطارًا للاتصالات اللاحقة وتعزز التفاهم والثقة المتبادلة.
ما أهمية تأهيل العميل؟
لاحظ أن تأهيل العميل هو أكثر من مجرد إجراء شكلي، بل هو مطلب استراتيجي. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعله مهمًا للشركات:
#1. تترك انطباعًا أوليًا جيدًا:
تحدد عملية تأهيل العميل الفعالة أسلوب الاتصال أثناء التبادل الأول مع العميل. إن إجراءات الإعداد التي يتم تنفيذها بشكل جيد تعطي انطباعًا أوليًا جيدًا من خلال إظهار أن عملك يوفر التنظيم والاحترافية والعقلية التي تركز على العميل.
#2. التعرف على احتياجات العميل:
يمكن لمؤسستك الحصول على احتياجات العميل وأهدافه وتوقعاته من خلاله التأهيل ل. سيساعدك هذا الفهم على تخصيص خدماتك لتلبية متطلباتها الفريدة.
#3. يسمح بوظائف فعالة:
يمكن لشركتك تسريع العمليات التالية من خلال الحصول على معلومات العميل ذات الصلة وإعداد الأنظمة اللازمة أثناء الإعداد. ستستفيد أنت وعميلك من هذه الكفاءة التشغيلية.
#4. أنه يقلل من المخاطر.
من خلال التأكد من امتثال العميل للالتزامات القانونية والتنظيمية، يمكن أن تساعدك عملية الإعداد المنظمة على تخفيف المخاطر والالتزامات المحتملة.
#5. إن تأهيل العملاء بكفاءة يخلق علاقات متينة:
من المرجح أن يثق العميل بشركتك ويقدم التزامًا طويل الأمد عندما تقدره وترحب به وتبلغه به أثناء عملية الإعداد. وبالتالي، يمكن تأمين تكرار الأعمال وتشجيع الولاء.
#6. لقد أدى ذلك إلى زيادة رضا العملاء.
يضمن إجراء الإعداد المصمم بسلاسة أن يتفاعل العملاء مع عملك دون أي مشاكل. يمكنك أيضًا الحصول على تقييمات وتوصيات إيجابية من العملاء السعداء، مما يعزز نمو وسمعة عملك.
اقرأ المزيد حول الإعداد في هذه المقالات: تأهيل الموظفين: ما يجب أن تعرفه عن عملية الإعداد الكاملة, برنامج OnBOARDING: أفضل برامج Onboarding لعام 2023 و إعداد أفضل الممارسات: للموظفين والعملاء.
ما هو نموذج قبول العميل؟
نماذج استقبال العملاء هي نماذج أولية يكملها العملاء المحتملون لمعرفة ما إذا كانوا مناسبين لخدماتك. تطلب هذه النماذج تفاصيل عن الفرد أو شركته. يمكنك بدء عملية الإعداد إذا كانت ردودهم متوافقة مع الخدمات التي تقدمها. إذا لم يكن الأمر كذلك، فيمكنهم تحديد موقع مزود خدمة أكثر ملاءمة بنجاح.
علاوة على ذلك، فهو يغطي الصعوبات التي يواجهها العملاء المحتملون وأهدافهم من العمل معك. تساعد هذه الاستجابات في تأهيل العملاء المحتملين. بعد ذلك، يمكنك التركيز على إقامة علاقات ناجحة.
باستخدام نماذج القبول، يمكنك تسريع عملية الإعداد، وتأهيل العملاء المحتملين بشكل استباقي، وتزويد العملاء بالتجارب التي سيحبونها.
ما الذي يجمعه نموذج قبول العميل؟
عادةً ما يطرح النموذج أسئلة تتعلق بخلفية العميل واحتياجاته وأهدافه من استخدام المنتج أو الخدمة، بالإضافة إلى البيانات الشخصية.
كيفية إنشاء نموذج قبول العميل
وينبغي تضمين كل ذلك في نموذج استقبال العملاء الجيد، بغض النظر عن نوع العمل. أوصي باستخدام أداة بديهية مثل أداة إنشاء النماذج المجانية عبر الإنترنت من HubSpot للبدء بسرعة.
#1. معلومات الاتصال والشركة
لا يمكن أن يوجد نموذج قبول العميل دون معالجة الأساسيات. تعتبر تفاصيل الاتصال والأعمال ضرورية للحفاظ على الوثائق. وفي وقت لاحق، يجب أن تكون قادرًا على الاستشهاد بهذه البيانات بثقة.
ينبغي تغطية المواضيع التالية في قسم المعلومات الخاص بك:
- اسم الشركة.
- جهة الاتصال الأساسية في تلك الشركة.
- طرق الاتصال المفضلة لديهم.
- دورهم.
- حجم شركتهم.
تأكد من تضمين المعلومات الأساسية الأخرى التي يمكن أن توفر لك ملخصًا رفيع المستوى عن الشركة. يمكن أن يشمل ذلك السوق المستهدف وموقعهم الإلكتروني والمزيد.
#2. تفاصيل خدمات العميل أو العروض.
بعد الاطلاع على الأساسيات، يمكنك البدء في معالجة محتوى نموذج القبول. يتيح ذلك لعميلك تحديد علامته التجارية وعروضه الرئيسية. يمكنك استخدام هذه المعلومات لتحديد ما إذا كان العميل مناسبًا لوكالتك أم لا.
دعهم يشرحوا عملهم لك. استمعوا لها من وجهة نظرهم.
يمكنك الحصول على فكرة أفضل عن كيفية رؤيتهم لهويتهم الشركة من خلال الطريقة التي يصفون بها منتجهم أو خدمتهم. سيكون لديك فكرة أفضل عن كيفية متابعة علاقتك معهم.
وأخيرًا، اسمح لهم بوصف قيم شركتهم في هذا القسم. لاحظ أن قيامهم بذلك سينقل إليك، مرة أخرى، آرائهم حول شركتهم وقد يوفر أيضًا نظرة ثاقبة إضافية حول نوع العميل الذي قد يكونون عليه.
#3. التحديات التي يواجهونها.
هذا هو المكان الذي تبدأ فيه بالتفكير في الطريقة التي يمكن لشركتك من خلالها مساعدة هذا العميل أكثر من غيرها. اسمح لهم بالتحدث عن المشاكل والمخاوف الرئيسية التي يعتقدون أن شركتهم تواجهها.
- ما الذي يمكن أن يعيقهم؟
- أين تكمن نقاط ضعفهم؟
- هل خدمات وكالتك ذات صلة بهذه القضايا؟
- إذا كان الأمر كذلك، فهل أنت مجهز جيدًا ومناسب لمساعدتهم في مواجهة هذه التحديات؟
هنا، يجب أن تسمح لهم بالتعبير عن أهداف بحثهم لك. اطلب منهم أن يذكروا على وجه التحديد كيف يعتقدون أن مؤسستك يمكن أن تساعدهم في المضي قدمًا. لاحظ أنه يمكنك معرفة الكثير عن توقعاتهم وعملائهم المحتملين من خلال استجاباتهم.
#4. هدف العميل.
كما هو الحال مع النقطة السابقة، ستتعلم الكثير من هذا القسم حول الدور الذي يمكن أن تلعبه وكالتك في العمليات ومستقبل عميلك المحتمل. إن أوضح مؤشر لتوقعات عميلك ورغباته فيما يتعلق بعلاقة العمل الخاصة بك يأتي من أهدافه.
يمكن أن تثبت لك هذه الأهداف جدوى وكالتك وفعاليتها شركة التعاون. يمكنك إجراء مناقشة صادقة معهم بشكل استباقي حول ما يمكن أن تحققه مؤسستك لهم إذا حددوا أهدافًا عالية غير واقعية.
#5. معلومات عن الميزانية.
قد يكون هذا هو الشيء الأكثر أهمية الذي يجب تذكره من هذه القائمة. ويؤكد تقريبا كل نقطة أخرى يغطيها هذا القسم. لا يمكنك معالجة قضايا الشركة أو أهدافها أو رؤيتها إذا كانت ميزانيتها غير كافية.
على الرغم من أن الأمر قد يبدو واضحًا، إلا أنه يجب أن يكون العملاء قادرين على تحمل تكاليف خدماتك. ستحتاج إلى أن تطلب منهم زيادة الميزانية إذا كان المبلغ الذي يقدمونه في هذا الجزء ليس كما ينبغي.
لاحظ أن هذا القسم بمثابة دليل للموارد التي يمكنك الالتزام بها لمساعدة العميل إذا كانت ميزانيته تلبي متطلباتك.
#6. منافسيهم
يعمل هذا الجزء في كثير من الأحيان كنقطة انطلاق لكيفية التعامل مع خدمة هذا العميل. ستحصل على نقاط مرجعية ثاقبة لمساعدتك على فهم طريقة عمل المنظمة المعنية. يمكنك استخدام هذه المعرفة للتحقيق في طريقة عمل الشركات في صناعة العميل المحتمل.
علاوة على ذلك، يمكنك التحقق لمعرفة ما إذا كان بإمكان وكالتك الاستفادة من التكتيكات التي يستخدمها منافسوها. قد تستنتج أن عمل أحد المنافسين ليس مناسبًا لك إذا لاحظت أن عملياته لا علاقة لها على الإطلاق بعروضك.
#7. مساحة لأية تفاصيل أخرى
ما الذي يجب أن تعرفه أكثر عن عملائك المحتملين؟ هل لديهم أي معلومات ذات صلة لم يُطلب منك الحصول عليها؟ أبعد من ذلك، هل هناك أي شيء آخر يمكنك أن تقول لهم؟
مع استمارة القبول الخاصة بك في متناول اليد، ابدأ تلك المحادثات. هذه الاستفسارات واسعة بما يكفي لتغطية أي ثغرات ربما تُركت دون إجابة في الأجزاء السابقة.
ما هي فوائد نموذج قبول العميل؟
إن استخدام نموذج قبول العميل له فوائد عديدة عندما يتعلق الأمر بتسريع إجراءات قبول العميل. وسوف نتناول المزايا الرئيسية الثلاث في هذا القسم:
#1. أنه يحسن كفاءة الوقت.
يكون إجراء الاستلام أكثر كفاءة من حيث الوقت عند استخدام تطبيق نموذج الاستلام الخاص بالعميل. يمكن للعملاء ملء نموذج رقمي عندما يكون ذلك مناسبًا لهم، والتخلص من ضرورة التقديم شخصيًا أو ورقيًا. يمكنك أنت والعميل توفير قدر كبير من الوقت بهذه الطريقة.
علاوة على ذلك، فإن تطبيقات نماذج استقبال العملاء تتيح في كثير من الأحيان أتمتة الإجراءات المملة. على سبيل المثال، يمكنك تقليل مقدار الوقت اللازم لإكمال النموذج عن طريق ملء بعض الحقول مسبقًا باستخدام معلومات العميل المحفوظة. قد يحتوي التطبيق أيضًا على وظائف مثل التذكيرات التلقائية والحفظ التلقائي للتأكد من عدم فقدان أي بيانات ولتذكير المستخدمين بإنهاء أي أجزاء غير مكتملة.
أشير إلى أنه من خلال تقليل الأعمال الورقية اليدوية وتحسين عملية الاستلام، ستتمكن من تخصيص المزيد من الوقت لتلبية احتياجات عملائك.
#2. وزادت الدقة.
تعد الدقة المحسنة التي يوفرها تطبيق نموذج قبول العميل فائدة أخرى لاستخدامه. وهو يوفر التحقق من صحة الإدخال في الوقت الفعلي من خلال النماذج الرقمية، مما يضمن أن العملاء يقدمون البيانات المطلوبة بالتنسيق الصحيح. وهذا يقلل من احتمال ملء النماذج بشكل غير صحيح أو غير كامل.
بالإضافة إلى ذلك، فإنه كثيرًا ما يحتوي على حقول ورسائل خطأ مطلوبة لتذكير المستخدمين بإدخال البيانات ذات الصلة وإصلاح أي أخطاء قبل الإرسال. من أجل توفير أفضل رعاية ممكنة وتخصيص أنظمة العلاج، يجب عليك جمع بيانات العميل الصحيحة، وهو ما أصبح ممكنًا بفضل اهتمامهم بالتفاصيل.
#3. أنه يعزز التنظيم
يمكنك جعل عملية القبول الخاصة بك أكثر تنظيمًا بمساعدة تطبيق نموذج قبول العميل. نظرًا لأن النماذج الورقية التقليدية من المحتمل أن تتعرض للتلف أو الضياع، يتم الاحتفاظ بجميع بيانات العميل بأمان في منطقة واحدة باستخدام حل رقمي، مما يسهل الوصول إليها عند الحاجة.
قد تحتوي تطبيقات نماذج استقبال العملاء على ميزات بحث وتصفية تسمح للمحترفين بتحديد معلومات عميل معين بسرعة، اعتمادًا على مجموعة متنوعة من المعلمات. تم تحسين تنظيم البيانات وإدارتها بشكل أكبر من خلال توفر خيار دمج عمليات إرسال النماذج أو تصديرها إلى أنظمة برمجية أخرى.
وبالتالي، يمكنك تقييم بيانات الإدخال بشكل فعال، ومراقبة التقدم، وتلبية متطلبات عملائك بشكل أفضل من خلال مركزية وتنظيم معلومات عملائهم.
قالب نموذج قبول العميل
للبدء، يمكنك الاستفادة من قالب نموذج القبول المجاني HubSpot على الفور. مع ذلك، يمكنك البدء في بضع دقائق فقط.
ما هو الغرض الرئيسي من نموذج قبول العميل؟
يقوم العملاء المحتملون بملء نماذج استقبال العملاء لمعرفة ما إذا كانوا مناسبين لخدماتك. تطلب هذه النماذج تفاصيل عن الفرد أو شركته. يمكنك بدء عملية الإعداد إذا كانت ردودهم متوافقة مع الخدمات التي تقدمها.
أمثلة على نماذج قبول العملاء
أشكال الفسفور الابيض يقدم أفضل نماذج قبول العملاء، كما هو موضح أدناه:
- معلومات الاتصال العامة (حقول الاسم وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف)
- معلومات العمل (حقول عنوان URL للشركة/المؤسسة وموقع الويب)
- الخدمة مطلوبة (قائمة مربعات الاختيار)
- معلومات المشروع (حقل الرسالة)
وأخيرًا، سيساعدك جمع البيانات الخاصة بالمشروع مسبقًا على مطابقة جهودك مع أهداف العميل، وتسريع عملية تأهيل العميل وتحسين نتائج المشروع بالإضافة إلى رضا العميل.
إدارة العميل: التعريف والنصائح والفوائد
زيادة الربحية مع قاعدة عملاء متكررة
كيفية اختيار الهدية المثالية للعميل لتحسين العلاقات مع العملاء
المراجع:
