مدير التذاكر: الوصف الوظيفي والبرامج

جدول المحتويات إخفاء

من هو مدير التذاكر؟
ما هو وصف إدارة التذاكر؟
ما هو دور مدير التذاكر؟
من هو مدير المبيعات والتذاكر؟
ما هو دور مدير المبيعات والتذاكر؟
البرامج المستخدمة في إدارة التذاكر
كيف يمكنني تحسين جودة تذكرتي؟
كيف تدير التذاكر بشكل فعال؟
ما هي السمات الشخصية التي تحتاجها لتكون مدير تذاكر؟
كيف يمكنني أن أصبح مديرًا بدون خبرة؟
مقالات ذات صلة:
المراجع:

من هو مدير التذاكر؟

مدير التذاكر هو حدث رئيسي ومحترف في إدارة الضيوف يخطط وينظم ويدير العمليات والأنشطة والموظفين في مكتب التذاكر المركزي. كما أنهم يتصرفون بمبادرتهم الخاصة مع القليل من الإشراف ، ويتخذون القرارات التي تؤثر على وحدات العمل مثل انحرافات السياسة أو الاستثناءات.

هذا هو المستوى الثاني من التصنيف ذي المستويين ويختلف عن مدير مساعد مكتب التذاكر في أن شاغل الوظيفة قد يشرف على مساعد المدير. نظرًا للعدد الكبير من الموظفين والحجم داخل مكتب التذاكر ، فإن مدير مكتب التذاكر يشارك بشكل أساسي في وظائف الإشراف والوظائف الإدارية ، مع مشاركة قليلة جدًا في أداء العمليات اليومية. عادةً ما يقدم شاغلو الوظائف تقاريرهم إلى المدير أو المسؤول

ما هو وصف إدارة التذاكر؟

إدارة التذاكر هي عملية إدارة مشاكل العملاء وطلباتهم. إنه مدمج في برنامج إدارة التذاكر وهو أداة عمل شائعة.

نظرًا لأن تتبع مشكلات العملاء يدويًا سيستغرق وقتًا طويلاً ويصعب تنظيمه ، فإن إدارة التذاكر تعد عنصرًا أساسيًا في إدارة مكتب المساعدة.

هذا لأنه يسمح لك بما يلي:

يسمح لك بإدارة البيانات واستفسارات العملاء.
للرد على طلبات العملاء ، تستخدم الشركة إدارة التذاكر.
يتيح ذلك لممثلي خدمة العملاء أن يكونوا أكثر تنظيماً وتقديم خدمة أفضل للعملاء.
يمكن أن يؤدي استخدام نظام إدارة التذاكر إلى جعل الأمور أسهل وأسرع.

ما هو دور مدير التذاكر؟

# 1. وظيفة إصدار التذاكر عالية الأداء

إنهم يديرون وظيفة إصدار التذاكر في المنظمة ويضمنون نظام تذاكر عالي الأداء. بالإضافة إلى ذلك ، فهي تزيد من الإيرادات إلى أقصى حد عبر جميع القنوات وتضمن معايير داخلية عالية

# 2. يديرون الاتصال:

إنهم يضمنون تدفق الاتصالات مع الفرق المناسبة في جميع أنحاء المنظمة ويضمنون أيضًا أن تكون خدمات الزوار وفرق مركز الاتصال على علم تام بجميع الأحداث.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب على المرء أن يطور علاقات فعالة مع أصحاب المصلحة الخارجيين مثل وسطاء التذاكر ومنظمي الأحداث والمروجين ، بالإضافة إلى جهات اتصال أوسع في الصناعة ، للحفاظ على مكانتهم.

# 3. يديرون المشاريع:

يحتفظ مديرو التذاكر بجميع الأنظمة المتعلقة بإصدار التذاكر ؛ إنشاء وتقديم خطط المشروع

كعضو نشط في مجموعات المشاريع المختلفة وقيادة الإدارة الإستراتيجية للمخزون لجميع الأعمال المنتجة داخليًا. حتى أنهم يمضون قدمًا في تقديم مشورة مبيعات الخبراء للمنتجين الخارجيين وإدارة العقد والعلاقة مع مزود مركز الاتصال التابع لجهة خارجية.

# 4. تشغيل برامج الإدارة:

يجب أن يكون مدير التذاكر خبيرًا في جميع عمليات Tessitura الأمامية (بما في ذلك الإنشاء والصيانة). يجب أن يمتلكوا أيضًا خبرة في تحسينات خطة الجلوس ، وواردات البيانات ، وهياكل البيانات ، والتسلسل الهرمي للحفاظ على عملية إصدار التذاكر بالاكتفاء الذاتي وتوفير التدريب للموظفين الجدد حسب الحاجة. علاوة على ذلك ، يجب أن تكون قادرًا على إدارة مساعدي إصدار التذاكر ، بما في ذلك التعلم والتطوير والتقييم المستمر.

# 5. التخطيط الاستراتيجي والتقييم

كمدير للتذاكر ، يجب على المرء أيضًا المساهمة في ميزنة الإنتاج الداخلي ، والاستهداف ، وعمليات التنبؤ. يجب عليك أيضًا تنفيذ العمل الذي يسمح باتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات ويوفر توقعات دقيقة بالتعاون مع إنتاج التسويق والعملاء المتوقعين.

# 6. فهم سياسات إصدار التذاكر:

مواكبة الاتجاهات الحالية وأفضل الممارسات في عمليات إصدار التذاكر ، مثل قانون الصحة والأمن ، وامتثال PCI DSS ، وقانون حماية البيانات ؛

من هو مدير المبيعات والتذاكر؟

مدير المبيعات والتذاكر مسؤول عن زيادة المبيعات والإيرادات لمكان أو مؤسسة. يستلزم ذلك تطوير استراتيجيات التذاكر التي تزيد الإيرادات مع تطوير الجماهير وتناميها.

بالإضافة إلى ذلك ، سيشرف مدير المبيعات والتذاكر على الفريق ويديره للتأكد من أن عمليات إصدار التذاكر فعالة وأن مستوى عالٍ من خدمة العملاء يتم توفيره.

في بعض الأماكن ، يتم الجمع بين أدوار مدير التذاكر ومدير المكتب ، لكن مدير المكتب عادة ما يكون مسؤولاً عن العمليات اليومية لشباك التذاكر ، في حين أن مدير التذاكر لديه نظرة عامة أكثر استراتيجية على المبيعات.

ما هو دور مدير المبيعات والتذاكر؟

المسؤوليات الرئيسية لمدير المبيعات وحجز التذاكر هي:

إنشاء استراتيجيات المبيعات وإصدار التذاكر التي تزيد من الإيرادات
إدارة فريق ومدير شباك التذاكر
تطوير استراتيجيات المبيعات لمناطق أخرى ، مثل حانات المسرح وبرامج العضوية والتبرعات
إدارة نظام CRM (إدارة علاقات العملاء)
التعاون مع فريق التسويق بشأن الأسعار والمبادرات مثل مبيعات التذاكر.
إدارة العلاقات مع وسطاء التذاكر الخارجيين والمنافذ الأخرى حيث يمكن شراء التذاكر
مسؤول عن تطوير موقع الويب والتأكد من أن عمليات حجز العملاء تسير بسلاسة.
إنشاء وتحليل التقارير المالية والمبيعات
تأكد من أن فريق المكتب وأي إدارات أخرى ذات صلة تقدم خدمة عملاء ممتازة.

البرامج المستخدمة في إدارة التذاكر

# 1. مكتب Zoho

Zoho Desk هو نظام تذاكر متعدد الأغراض يساعد الشركات في التركيز على العميل. إنه سهل الاستخدام وغير مكلف ويمكن تخصيصه لأي عمل تجاري. يسحب Zoho Desk أيضًا معلومات العميل من Zoho CRM بحيث يمكنك وضع علامة على كل بطاقة.

# 2 Hubspot CRM

Hubspot CRM هو برنامج شهير لتتبع التذاكر لشركات البناء. إنه يحتفظ بجميع جهات الاتصال الخاصة بك في قاعدة بيانات مركزية وقابلة للتخصيص ، ويدير خط الأنابيب الخاص بك ، ويسمح لك بالتركيز على تقديم خدمة العملاء.

# 3 SysAid

برنامج نظام تذاكر خدمات تكنولوجيا المعلومات الخاص بـ SysAid هو الكل في واحد. إنه يبسط تحديات تكنولوجيا المعلومات اليومية للشركات الصغيرة والكبيرة عن طريق أتمتة الإدارة ومراقبة الأصول وإدارة جميع مهام تكنولوجيا المعلومات على نظام أساسي واحد.

# 4 تيكيتس كاندي

TicketsCandy هو نظام تذاكر أحداث كامل الميزات عبر الإنترنت تم إنشاؤه للشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات الناشئة والوكالات والمؤسسات. يوفر موقع TicketsCandy حلول تطبيقات الويب كاملة الخدمات. يوفر نظام تذاكر الأحداث عبر الإنترنت هذا لوحة معلومات ، والفواتير والفواتير ، وإدارة التقويم ، وتسجيل الوصول والمغادرة ، وإدارة جهات الاتصال ، كل ذلك في مكان واحد.

# 5 جهاز التحكم عن بعد

يعد RemotePC مثاليًا للشركات والفرق والعملاء. يشتمل برنامج سطح المكتب البعيد هذا على لوحة معلومات شاملة ومجموعة كبيرة من الميزات التي تتيح لك الاتصال والتعاون والتحكم في الجلسات عن بُعد لأجهزة الكمبيوتر وأجهزة Mac.

# 6 خياط التذاكر

Ticket Tailor هو برنامج إدارة أحداث كامل الميزات مصمم للشركات الناشئة والشركات الصغيرة. تقدم Ticket Tailor حلولاً كاملة تستند إلى Windows. يجمع نظام إدارة الأحداث عبر الإنترنت هذا بين قاعدة بيانات العملاء ومعالجة الدفع والتسجيل.

# 7 زينديسك

يساعد Zendesk ، وهو نظام رائد لإدارة التذاكر ، وبرنامج مشاركة العملاء ، الشركات الصغيرة والمتوسطة في تعزيز علاقات أفضل مع العملاء. خدم برنامج تذاكر Zendesk أكثر من 150,000 عميل من مختلف الصناعات ويقدم الدعم بأكثر من 30 لغة.

كيف يمكنني تحسين جودة تذكرتي؟

# 1. تجنب إنشاء تذاكر غير ضرورية للمشكلات المتعلقة بالحلول المعتمدة.

يمكن أن يؤدي إنشاء التذاكر غير الضرورية إلى إجهاد مشغلي مكاتب خدمة تكنولوجيا المعلومات. عندما تتكرر مشكلة تكنولوجيا المعلومات ، يجب على مشغلي تكنولوجيا المعلومات تطوير حل معتمد وتوثيقه في قاعدة المعرفة الخاصة بمؤسسة تكنولوجيا المعلومات. يجب تشجيع المستخدمين على الخدمة الذاتية لقضايا تكنولوجيا المعلومات الخاصة بهم من خلال استخدام قرارات قاعدة المعارف المعتمدة أو بوابة الخدمة الذاتية المخصصة. يمكن لأدوات برامج ITSM مساعدة المستخدمين في الاتصال بالقرارات المعتمدة قبل إنشاء بطاقة غير ضرورية.

# 2. حدد التذاكر التي يتم التعامل معها أولاً.

الأمر متروك لمكتب خدمات تكنولوجيا المعلومات الخاص بك ليقرر كيفية تنظيم التذاكر وتحديد أولوياتها. تعتبر أفضل طريقة لتحديد الأولويات لكل شركة فريدة وتعتمد على مجموعة متنوعة من العوامل. النماذج الأكثر شيوعًا هي كما يلي:

ما يرد أولاً يصرف أولاً (يُعرف أيضًا بأسبقية الحضور).
اختر واختر / VIP ، حيث يتم التعامل مع التذاكر بناءً على إلحاح الطلب.

قد تقرر مؤسستك التمسك بنموذج واحد أو تبديل النماذج حسب الحاجة بناءً على احتياجات العمل. يجب أن يكون الهدف من تحديد أولويات التذاكر هو توفير أفضل خدمة عملاء ممكنة للمستخدمين النهائيين.

# 3. تجنب إضاعة الوقت في انتظار إذن التغيير.

يجب دائمًا الموافقة على أي تغيير رئيسي من قبل مدير التغيير في المؤسسات التي تلتزم بإطار عمل ITIL وعملياتها. يجب على المؤسسات تنفيذ أدوات برمجية ITSM التي تقوم تلقائيًا بإخطار مديري التغيير عندما يكون تفويضهم مطلوبًا. يضمن ذلك الاتصال والتنسيق في الوقت المناسب بين إدارة التغيير ومكتب الخدمة ، مما يقلل الوقت اللازم لحل المشكلات التي تتطلب تنفيذ التغيير.

# 4. قم دائمًا بتكوين ومراقبة حالة التذكرة.

موظفو مكتب الخدمة مسؤولون عن تحديد ومراقبة حالة كل بطاقة بدقة لتجنب ازدواجية الجهود وضمان الترتيب المناسب للأولويات. يجب تصنيف التذاكر كواحد مما يلي:

فتح جديد
قيد الإنجاز
في الانتظار
مغلق

يجب على موظفي مكتب الخدمة تطوير معايير متسقة لتعيين كل نوع من أنواع حالة التذاكر.

# 5 تحديد الإلحاح بناءً على معلومات التذكرة

يجب أن يقوم موظفو خدمات ودعم تكنولوجيا المعلومات بتنفيذ وتنفيذ تنسيق قياسي للبطاقة يتضمن معلومات الاتصال الخاصة بالمستخدم ، ووصفًا لمشكلة تكنولوجيا المعلومات ، وتقييم التأثير على عمليات الأعمال. يمكن استخدام هذه البيانات لتحديد مدى إلحاح كل تذكرة ، وهو أمر ضروري لفرق مكتب الخدمة الذين يستجيبون للتذاكر بناءً على أولويتهم.

لذلك ، فإن تطوير طريقة موحدة لتقييم حالة الطوارئ تساعد في ضمان توافق أولويات موظفي الخدمة والدعم مع احتياجات العمل.

كيف تدير التذاكر بشكل فعال؟

تأكد من تدريب الوكلاء بشكل صحيح.
تحديد استراتيجية ترتيب التذاكر الخاصة بك.
استخدم جميع خيارات الأتمتة.
تأكد من أن فريقك ليس مثقلًا.
استفد جيدًا من وضع العلامات على التذاكر.
ضبط ومراقبة حالة التذاكر.
جعل الرسائل المعلبة ورسائل القوالب.

ما هي السمات الشخصية التي تحتاجها لتكون مدير تذاكر؟

# 1. الثقة بالنفس والسلطة

ابحث عن شخص يتمتع بقدرات تنظيمية واتصالات قوية ، بالإضافة إلى الثقة. لكي يكونوا ناجحين ، يجب أن يفهموا سلطتهم مع الحفاظ على التركيز على خدمة العملاء. نصيحة واحدة لأي شخص مسؤول عن هؤلاء الأشخاص: تأكد من أن المديرين المعتمدين مفوضين من قبلك أو الإدارة بشكل عام لفرض السياسات.

# 2 الشخصية وقدرات الاتصال

مهارات شخصية وتواصل ممتازة ، فضلاً عن مهارات خدمة العملاء الممتازة ؛ خبرة سابقة في شباك التذاكر أو البيئة المحاسبية ؛ الاهتمام بالتفاصيل ومهارات التنظيم ؛ القدرة على استكشاف الأخطاء وإصلاحها والتكيف مع المواقف أثناء التنقل ؛ القدرة على العمل تحت الضغط.

# 3. الهدوء ولكن مع الشعور بالإلحاح!

يجب أن يكون المرء قادرًا على التعامل مع الكثير من الضغط من الحمقى بينما يظل هادئًا ، وقادرًا أيضًا على التخلص من ذيولهم! اهتمام استثنائي بالتفاصيل. كلما زادت المعرفة بالحدث ، كان ذلك أفضل.

# 4. استراتيجية وتشغيلية ورحيمة

مزيج نادر من شخص يمكنه رؤية الصورة الكبيرة بينما يكون أيضًا عمليًا وعمليًا من الناحية التشغيلية. يمكن أن يكون لديه الثقة والاقتناع في تنفيذ ودعم السياسات المتبعة. لذلك هناك فهم عميق لما يعنيه ذلك.

# 5. تعدد المهام والهدوء تحت الضغط

يمكن أن يكون موقفًا متطلبًا ، لذلك من الضروري وجود شخص يمكنه التوفيق بين مهام متعددة في وقت واحد دون التعرض للضغط المفرط. يجب أن يكونوا قادرين على التعامل مع الرعاة والفنانين وغيرهم ممن تربطنا بهم علاقات بطريقة منظمة وفعالة وممتعة ، بالإضافة إلى حل المشكلات.

كيف يمكنني أن أصبح مديرًا بدون خبرة؟

فيما يلي ثماني خطوات لتوظيفك كمدير إذا لم تكن قد تمكنت من إدارة أشخاص من قبل:

# 1. كن متعلما.

تعرف على الإدارة أثناء دورك الحالي من خلال قراءة الكتب وحضور الندوات والتحدث مع المديرين وتطوير الفلسفة. خذ دورة أو احصل على شهادة مهنية.

# 2. تطوع لمشروع

تطوع لرئاسة مشروع ضمن فريقك لاكتساب خبرة قيمة في تفويض المهام وإدارة الميزانية وتحفيز الفريق.

# 3. إرشاد زميل في الفريق

الإرشاد جزء مهم من وظيفة المدير ويمكن أن يكون رسميًا أو غير رسمي. تطوع لتكون مرشدًا لموظف جديد ، أو ابذل جهدًا واعيًا لدعمهم. إنه يعتمد على مهارات مثل تقديم الملاحظات والاستماع الفعال وحل النزاعات.

# 4. ادعم مشرفك.

اعرض مساعدة مديرك في المهام البسيطة ، مثل وضع جدول زمني أو إجراء المقابلات ، لإظهار المبادرة وتعلم المهارات الإدارية.

# 5. راجع سيرتك الذاتية.

أعد تجهيز سيرتك الذاتية لاستهداف وظائف الإدارة من خلال إبراز المهام الإدارية التي قمت بها في الوظائف السابقة. ضع قائمة بالمهارات ذات الصلة مثل القيادة والتدريب والجدولة والتواصل. قم بتضمين بيان موضوعي يوضح نيتك في الانتقال إلى الإدارة.

# 6. ضع في اعتبارك الفرص الداخلية

تقدم لوظائف الإدارة المفتوحة في مكان عملك الحالي لزيادة فرصك في الحصول على مقابلة. سلط الضوء على معرفتك بقيم الصناعة والفريق والشركة.

# 7. ضع في اعتبارك أدوار المدير المساعد.

يمكن أن يكون المديرون المساعدون مناسبين لشخص جديد في إدارة الأشخاص ، حيث يمكنهم أداء مهام مثل التواصل مع الموظفين ، ودعم العملاء ، والتعاون مع الإدارات الأخرى ، والتعامل مع العمليات اليومية.