يواجه مديرو الموارد البشرية مشاكل مختلفة على أساس يومي ، ولكن لا توجد مشكلات أكثر كثافة من التوظيف وتجهيز الموظفين. الطلب لا يمكن إخماده ، ومع ذلك فإن مجموعة المواهب تتقلص تدريجياً. على الرغم من نقص المواهب ، أصبح العثور على المرشح المناسب أكثر أهمية من أي وقت مضى. ومع ذلك ، بمجرد العثور على الشخص المناسب ، تظهر مهمة أكبر. وبالتالي ، في هذه المقالة ، سوف نتحدث أكثر عن استيعاب الموظفين ، وقائمة المراجعة ، والعملية ، والتدريب.
بعد قضاء ساعات لا حصر لها في البحث عن الأشخاص المثاليين والعثور عليهم وإجراء مقابلات معهم وتجنيدهم ، إذا غادر الموظف الجديد لمراعي أكثر خضرة ، فستكون كل جهودك هباءً ، وستعود إلى المربع الأول.
ما هو الإعداد؟
Onboarding هي عبارة عن صناعة موارد بشرية تشير إلى عملية تقديم شخص تم تعيينه حديثًا إلى شركة. يُعرف الإعداد أيضًا باسم التنشئة الاجتماعية التنظيمية ، وهو جانب مهم لمساعدة الموظفين في فهم أدوارهم الجديدة واحتياجاتهم الوظيفية. إنها العملية التي تسمح لهم بالاندماج مع بقية الشركة. هناك العديد من الإجراءات التي تدخل في عملية الإعداد ، من عرض العمل إلى تدريب الفريق.
كم من الوقت يستغرق الإعداد؟
يمكن أن يمتد الإعداد من بضعة أسابيع إلى عام ، على الرغم من أن الإعداد الأكثر فاعلية يستغرق عادةً بضعة أشهر على الأقل. عند انتهاء عملية الإعداد ، يجب أن يشعر الموظفون بالثقة والقدرة.
على الرغم من عدم وجود قاعدة صارمة وسريعة حول المدة التي يجب أن تستغرقها عملية الإعداد للموظف الجديد ، فمن المهم أن تكون دقيقًا. لدى العديد من الشركات عملية تأهيل تدوم حوالي شهر أو بضعة أسابيع ، مما يعرض الموظفين الجدد لخطر الشعور بالإرهاق في مهامهم الجديدة والفشل في الاتصال ببقية الشركة.
يوصي العديد من المتخصصين في الموارد البشرية بأن تستمر عملية الإعداد لمدة 90 يومًا ، على الرغم من أن بعض المتخصصين يقترحون أن تستمر العملية لمدة تصل إلى عام. يضمن ذلك حصول الموظفين على الموارد التي يحتاجون إليها للتعرف على المنظمة ، واستيعاب تدريبهم ، والشعور بالثقة في أداء واجباتهم كما هو متوقع.
تأهيل الموظفين
يتم تعريف إعداد الموظف بشكل مختلف من قبل كل منظمة. في حين أن العملية متطابقة تقريبًا ، فإن الفترة الزمنية والواجبات المتضمنة تجعل كل برنامج تأهيل فريدًا.
يبدو أن بعض مديري الموارد البشرية يعتقدون أن عملية الإعداد هي مجرد ملء الأوراق الخاصة بالتعيينات الجديدة. ومع ذلك ، يتمتع أعضاء الفريق الأكثر ذكاءً وتحفيزًا بوجهة نظر مختلفة عما يدور حوله الإعداد. إنهم يعتبرون الفترة بأكملها من وقت إصدار العرض حتى النقطة التي يصبح فيها الموظف مساهماً قيماً في المؤسسة ليكون جزءًا من إعداد الموظف.
من اللحظة التي تقدم فيها عرضًا حتى يبدأ الشخص في الإنتاج فعليًا في دور ما ، تتم عملية الصعود إلى الطائرة. ومع ذلك ، قد يختلف الوقت اللازم لإنجاز ذلك من عمل إلى آخر. تعتبر بعض الشركات أن الإعداد حدث ليوم واحد ، بينما يرى البعض الآخر أنه عملية تستغرق 18 شهرًا. ومع ذلك ، تبدأ جميع الشركات تقريبًا عملية إعداد الموظفين فور تسليم خطاب العرض إلى الموظف المحتمل.
على متن الطائرة هو كل الأشياء التي تحدث خلال هذا الوقت ، مثل برنامج التوجيه ، وخطة التدريب ، وإعداد مؤشرات الأداء ، وعمل حلقة التغذية الراجعة.
ما هو سير عمل الموظف على متن الطائرة؟
الموظف على متن سير العمل هو سلسلة من المراحل المحددة مسبقًا التي تعرض الموظف الجديد لمحيط وثقافة الشركة. تعتبر عملية الصعود على متن الطائرة خالية من العيوب ضرورية للشركات للتفاعل مع موظفيها في وقت مبكر وتزويدهم بتجربة إيجابية في الصعود إلى الطائرة. تتكون عملية الإعداد من مجموعة متنوعة من الأنشطة مثل توجيه الموظف الجديد ، والتدريب ، والتنشئة الاجتماعية ، وما إلى ذلك.
لماذا يعتبر تأهيل الموظف الفعال أمرًا مهمًا؟
يعد إعداد الموظف أول تفاعل له مع الشركة بعد عملية المقابلة المطولة.
- إذا كانت التجربة أقل من التوقعات ، فقد يندم موظفك على قبول عرض العمل.
- قد تؤدي عملية الإعداد السيئة إلى تغيير وجهات نظرهم. إنه يمنحهم أفكارًا مسبقة عن الشركة ، وفي النهاية يجبر الموظفين على الاستقالة مبكرًا.
- تعد عملية إعداد الموظف القوية ضرورية لمساعدة الموظفين الجدد على الاستقرار في وظائفهم ، والتعرف على المنظمة ، وتلقي الوضوح بشأن أهداف وظيفتهم ، وتطوير علاقة إيجابية مع الموظفين الآخرين.
- لا تجعل تجربة الصعود الرائعة الموظفين يشعرون بالترحيب فحسب ، بل تساعدهم أيضًا على التواصل مع العائلة التنظيمية الحالية بشكل أسرع.
- مديرو الموارد البشرية مثقلون بالفعل. مجرد احتمال معالجة الكمية الهائلة من الأعمال الورقية اللازمة في عملية الصعود على متن الطائرة يكفي لإثارة الكوابيس.
لذا ، فإن تقصير عملية الإعداد لا يثير إعجاب الموظفين الجدد فحسب ، بل يقلل أيضًا من عبء العمل على فريق الموارد البشرية.
عملية الإعداد
عندما يقبل موظف محتمل خطاب عرض ، يصبح عضوًا رسميًا في المنظمة. تتكون عملية الإعداد من الخطوات التالية.
# 1. إبلاغ الموظفين بسياسات الشركة ومزاياها.
قدم معلومات مفصلة عن السياسات ومزايا الموظفين في اليوم الأول للموظفين في المنظمة. يجب تغطية كل شيء من الامتثال إلى التأمين إلى المسؤوليات الضريبية إلى سياسة الشركة بشأن الإجازات والتنوع والشمول في الجلسة التدريبية أو المواد. في هذه المرحلة ، اطلب من الموظف التوقيع على جميع أوراق الامتثال التي تؤكد رسميًا عضويتهم في المنظمة.
إذا كان التوقيع الرقمي يفتح نافذة جديدة مسموحًا به في مستندات الامتثال الفيدرالية / الحكومية في بلدك ، فيمكنك استخدام الموظف على برنامج الصعود إلى الطائرة لتوصيل الوثائق المناسبة مع الموظفين الجدد قبل يومهم الأول في الشركة. هذا يعني أنه يمكنهم إكمال جميع التزامات الامتثال مسبقًا ويصبحوا أعضاء مساهمين في الفريق فورًا من اليوم الأول.
# 2. أعط توضيح الدور
ما هو بالضبط المطلوب من الموظف القيام به كجزء من وظيفته؟ يعد تفصيل جميع مهامهم اليومية ضروريًا لمساعدة الأشخاص على فهم وظيفتهم. من ينقل هذه المعلومات؟ يكون المدير هو الأفضل لتقديم صورة واضحة لما سينطوي عليه دور الموظف في هذه المرحلة من عملية الإعداد.
يجب تقديم هذه المعلومات خلال أول 30 يومًا من العمل ، حيث يتعلم الموظف الجديد ويتولى ببطء ملكية وظيفته. في هذه العملية ، من الضروري أيضًا إخبار الموظف بأي شخص يجب أن يتعاون معه لإنجاز مهمته ، وكذلك أعضاء فرقهم الخاصة بالإضافة إلى أعضاء الفرق الأخرى جنبًا إلى جنب مع مصفوفة التقارير الخاصة بهذه الشراكات.
# 3. تسهيل التدريب
المدير المباشر هو أفضل شخص لتسهيل التدريب كجزء من عملية الإعداد طويلة المدى. حتى الموظف الأكثر خبرة يجب أن يتم تزويده بجلسة تدريبية لفهم كيفية تشغيل العمليات في عملهم الجديد أو فريقهم الجديد.
يمكن للشركات أن تبدأ في تقديم هذا التدريب حتى قبل اليوم الأول للعمال في المنظمة. يمكن إرسال مواد التدريب الأساسية عبر البريد الإلكتروني ، ويمكن إعطاء الموظفين ملخصًا للواجبات التي يتوقع منهم القيام بها من خلال برنامج الموظف على متن الطائرة.
# 4. الاندماج في الثقافة التنظيمية
الاستيعاب في الثقافة التنظيمية هو عملية مستمرة. ومع ذلك ، عندما ينضم الموظف إلى المنظمة ، يجب على مديري الموارد البشرية ومديري الفريق تزويدهم بصورة واسعة عن الثقافة. كيف يفعلون هذا؟ تتمثل إحدى الطرق في التأكد من أن رؤية الشركة وبيان رسالتها يعكسان ثقافتها.
# 5. ساعد في تكوين روابط اجتماعية مع الزملاء
في حين أن هذه ليست مسؤولية المدير / الموارد البشرية بالكامل ، فإن وظيفتهم هي تمكين التواصل بين الموظفين ، حتى لو لم يكن بعض الموظفين منفتحين جدًا على التكامل. وهذا يستلزم تهيئة بيئة يتم فيها تعزيز صداقات زملاء العمل.
تستخدم العديد من الشركات نظام رفيق التوظيف الجديد ، حيث يتم تعيين موظف واحد لمساعدة الموظف الجديد على التنقل في مكان العمل ، من الأنشطة المتعلقة بالوظيفة إلى الأسئلة الإدارية وكل شيء بينهما.
قائمة التحقق على متن الطائرة
قائمة مراجعة الإعداد هي تقنية لتعيين المديرين لتنظيم الخطوات المطلوبة لمساعدة الموظفين الجدد خلال أيامهم وشهورهم الأولى في الشركة. تضمن قائمة التحقق اكتمال كل مرحلة رئيسية من عملية التوظيف الجديدة. إنه بمثابة نقطة انطلاق للإجراءات الخاصة بالوظيفة.
ولكن ، يجب أن تعلم أن إكمال قائمة مراجعة الإعداد لا يتحول بالضرورة إلى تأهيل ناجح. تحقق أكبر عملية إعداد توازنًا بين احتياجات الموظفين ، مثل مساعدتهم في تجسيد ثقافة الشركة ، والأحداث العملية غير المتوقعة.
ما الذي يجب تضمينه في قائمة مراجعة الإعداد؟
هذه بعض الأشياء التي يجب أن تحتوي عليها أي قائمة تحقق خاصة بالتأهيل:
- عملية التوظيف
- دور الموظف
- تحديد الأهداف
- التدريب المهني
- مقدمة لثقافة الشركة
- مواعيد تسجيل الوصول
- لقاء مع موظفين آخرين أو رؤسائهم
- توثيق
- تعلم المنتج
تدريب على متن الطائرة
يمكن أن يساعد برنامج التدريب والإعداد الناجح العمال الجدد على الشعور بالترحيب ، والتكيف مع ثقافة شركتك ، وأن يصبحوا منتجين بشكل أسرع. يمكن أن يساعدك تدريب التوظيف الجديد وفرص التعلم المستمر في الاحتفاظ بأعضاء الفريق المهرة.
فيما يلي ست ممارسات ممتازة لمساعدتك على التأثير بشكل كبير على الموظفين الجدد أثناء التدريب والإعداد.
# 1. إنشاء الكفاءات الأساسية في وقت مبكر.
قم بإعداد الموظفين الجدد لتحمل مسؤولياتهم من خلال مساعدتهم على إنشاء كفاءات أساسية معينة خلال أول 30 يومًا. يمكن أن يشمل هذا أي شيء يجب أن يتعلموه لتزدهر في أدوارهم ، مثل معرفة المنتج والرسائل والأدوات والمهارات الشخصية والتفاعلات الجماعية متعددة الوظائف.
# 2. سلط الضوء على نقاط القوة لأعضاء فريقك.
يركز التدريب في معظم الأوقات على تحديد مجالات نمو الموظف وتعزيز مهاراته الأضعف. ومع ذلك ، من الأهمية بمكان تنمية نقاط قوة أعضاء فريقك أيضًا. يمكن أن يزيد التعلم المستند إلى نقاط القوة من مشاركة الموظفين بنسبة تصل إلى 23٪ ويقلل التناقص بنسبة 73٪.
# 3. زيادة مدة الصعود إلى الطائرة من 90 إلى 365 يومًا.
في المتوسط ، يحقق الموظفون الجدد معدل إنتاجية بنسبة 25٪ في شهرهم الأول ، ومعدل إنتاجية بنسبة 50٪ في شهرهم الثاني ، ومعدل إنتاجية بنسبة 75٪ في شهرهم الثالث. ومع ذلك ، قد يستغرق مجندًا جديدًا ما يصل إلى عام للوصول إلى أفضل أداء ممكن.
# 4. على متن الطائرة في مجموعات صغيرة
يمكن أن يؤدي تعيين موظفين جدد في مجموعات إلى تحفيز التعلم التعاوني مع إنشاء إحساس فوري بالصداقة الحميمة وتعزيز ثقافة قوية. وفقًا للبحث ، عندما يشعر الموظفون بالارتباط بالشركة وثقافتها ، يتحسن أدائهم بنسبة تصل إلى 22 بالمائة.
# 5. اعترف بالإنجازات المبكرة لأعضاء فريقك
يُظهر تقدير أعضاء الفريق لإنجازاتهم أثناء الصعود إلى الطائرة مدى تقدير شركتك لتدريب الموظفين الجدد وتعلمهم وتطويرهم. كما يشجع أعضاء الفريق على المشاركة في أنشطة التعلم المستقبلية ، حيث أن التقدير يلهم 85 بالمائة من الموظفين لأداء المزيد.
# 6. تطوير استراتيجيات تطوير الموظفين على المدى الطويل.
أثناء عملية الإعداد ، ناقش الأهداف المهنية طويلة المدى مع أعضاء فريقك الجدد وقم بإنشاء خطط نمو متطابقة حتى يتمكنوا من المشاركة في التعلم المستمر. سيوفر هذا للعمال الجدد إحساسًا بمستقبلهم في مؤسستك ، مما يؤدي إلى مشاركة الموظفين في وقت مبكر ورضاهم.
ما هي مراحل الإعداد الأربعة؟
4 مراحل من تأهيل الموظف:
- التجهيز المسبق.
- تأهيل الموظفين الجدد والترحيب بهم.
- التدريب.
- الانتقال إلى الدور الجديد.
ما هو الغرض من الإعداد؟
يساعد Onboarding الموظفين الجدد في التكيف مع الجوانب الاجتماعية والأداء لعملهم ، مما يتيح لهم أن يصبحوا أعضاء فاعلين في المنظمة بسرعة. سيوفر هذا التقرير ، إعداد موظفين جدد: تحسين النجاح ، الموارد التي تحتاجها لتطوير عملية تأهيل فعالة في شركتك.
ما هو الفرق بين الانضمام والتأهيل؟
التوجيه هو العملية التي تحدث بعد وقت قصير من بدء الموظف لتوعيته بثقافة الشركة والعمل الذي يجب القيام به. يمكن أن تستمر لمدة أسبوع أو شهر. من ناحية أخرى ، يعد الإعداد عملية طويلة يمكن أن تستغرق ما يصل إلى ثلاثة أشهر أو سنة حتى تكتمل.
ما هو مثال على Onboarding؟
أخذ الموظف الجديد في جولة في المكتب وتقديمه إلى الموظفين الآخرين. أخذ الموظف الجديد لتناول الغداء في اليوم الأول. التحقق من الموظف الجديد بانتظام.
ما هي العناصر الخمسة للإعداد؟
موقف 5c للامتثال والتوضيح والثقافة والاتصالات والتحقق مرة أخرى.
هل يعني Onboarding التعيين؟
نعم. يشار إلى عملية دمج الموظفين الجدد في المؤسسة باسم "الإعداد".
من يستفيد من الإعداد؟
يعد الصعود أمرًا مهمًا لأنه يكيّف الموظفين مع أدوارهم وقيم الشركة وعروض الشركة. كما أنه يشرك الموظفين ، وينتج العمال المكرسين لنجاح الشركة ويساعد في الاحتفاظ بالتعيينات الجديدة من خلال جعلهم يشعرون بأنهم جزء من الفريق.
ما المهارات التي تحتاجها من أجل الإعداد؟
دعونا نلقي نظرة على المهارات المدرجة في الوصف الوظيفي النموذجي لخبير الصعود:
- قدرات الاتصال.
- القدرة على العمل الجماعي الفعال.
- خبرة مع Microsoft Office وأنظمة HRIS.
- معرفة قوانين العمل.
- قدرات إدارة الوقت الجيد.
وفي الختام
يجب أن تحفز أداة الإعداد القوية الموظفين الجدد على استكشاف تضاريس الشركة الجديدة دون تردد. من خلال عملية الإعداد الآلي ، يمكن للموظفين الجدد قضاء وقت أقل في ملء الأعمال الورقية والمزيد من الوقت للتعرف على مبادئ الشركة واستكشاف مكان العمل وتكوين صداقات جديدة.
مقالات ذات صلة
أفضل ممارسات التوظيف الجديدة في عام 2023
تأهيل الموظفين: ما يجب أن تعرفه عن عملية الإعداد الكاملة
إعداد أفضل الممارسات: للموظفين والعملاء.
كيف توظف موظفين للشركات الصغيرة والشركات الناشئة: دليل مفصل
أفضل 15 استراتيجية للاحتفاظ بالعملاء تزيد من الأرباح (دليل)
مراجع حسابات
