معدل دوران الموظفين أمر لا مفر منه. ومع ذلك ، فإن الإدارة الفعالة لانتقالات الموظفين تعد استثمارًا حيويًا ومفيدًا للشركات ، على الرغم من حقيقة أنها ليست سهلة على الإطلاق. يجب أن تبذل قصارى جهدك للانفصال وديًا عن زملائك السابقين الذين ينتقلون إلى فرص جديدة. ومع ذلك ، قد يكون التغيير صعبًا ، وغالبًا ما يترك الموظفون الشعور بالسخط أو سوء المعاملة أو الإحباط. قد يساعد برنامج خارجي قوي الموارد البشرية على تجنب المشكلات الشائعة وتسهيل الانتقال لكل من الموظف المغادر والموارد البشرية. في هذه المقالة ، سنناقش قائمة التحقق الخاصة بالخارج ، والبرمجيات ، والأمن السيبراني ، ولماذا يعد الإلغاء أمرًا مهمًا.
ما هو Offboarding؟
Offboarding هو الإجراء الذي ينتج عنه انقسام رسمي بين العامل والشركة عن طريق التقاعد أو الإنهاء أو الاستقالة. يتضمن كل خيار وإجراء يتم اتخاذه طوال فترة مغادرة الموظف.
على النقيض من ذلك ، يشرف النقل الخارجي على مغادرة الموظف للشركة. تتضمن عملية إقالة الموظف بعد استقالته أو إنهاء خدمته كل ما يجب القيام به لضمان الانتقال السلس.
إذا كان إجراء إلغاء الخدمة واضحًا ، فيجب أن تتم عملية النقل الخاصة بالشركة والفرد دون حدوث أي عوائق.
يمكن أن تكون هذه الأمثلة:
- تغيير واجبات العامل إلى غيره
- القضاء على كلمات المرور وتقييد الوصول
- عودة المعدات
- أخذ الوقت الكافي لإجراء مقابلات ما بعد التوظيف
الهدف من إلغاء الخدمة هو التأكد من عدم وجود أسئلة أو مشكلات باقية بمجرد مغادرة الموظف للمؤسسة ، مثل ما إذا كان لا يزال يحمل شارة الهوية الخاصة به أم لا. يمكنك أيضًا اكتساب نظرة ثاقبة حول كيفية تقديم خدمة أفضل لموظفيك الحاليين والمستقبليين من خلال هذه العملية.
ما هي خطوات عملية الالتحاق بالخارج؟
يجب أن يتكون إجراء الإلغاء من الخطوات التالية:
# 1. إبلاغ رحيل الموظف إلى المجموعات الأخرى
يجب إخطار الموارد البشرية (HR) والتمويل وتكنولوجيا المعلومات (IT) في أقرب وقت ممكن عند مغادرة الموظف. هذه المجموعات مسؤولة عن إنهاء امتيازات تكنولوجيا المعلومات ، وإغلاق الحسابات ، ومعالجة المدفوعات النهائية.
يعد الحفاظ على علاقات قوية مع الفرق المنافسة أمرًا بالغ الأهمية من منظور التواصل. كيف ، على سبيل المثال ، يمكنك سد الفجوة التي خلفها الموظف المغادر والذي كان حاسمًا لنجاح مشروع مشترك بين الأقسام؟
إن تقديم وعود متعمدة لبعضنا البعض أمر نناقشه كثيرًا ، خاصة عند التعاون عبر الأقسام. يمكن الحفاظ على العلاقات القوية مع زملاء العمل من خلال التواصل المفتوح وفي الوقت المناسب للتغييرات.
إذا كان لمغادرة الموظف تأثير على الموعد النهائي أو التسليم أو المشروع ، فأخبر جميع المعنيين في أقرب وقت ممكن. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل التوتر وسد فجوات الاتصال وتقليل تأثير أي تغييرات غير متوقعة.
من خلال إبقائهم في الحلقة ، يمكنك التأكد من عدم تفويت خطوات إلغاء مهمة وأن العمليات تسير بسرعة أكبر.
# 2. إعادة تعيين واجبات العامل إلى شخص آخر
قد يستغرق العثور على بديل مناسب للعامل المغادر بعض الوقت. ابدأ في البحث عن بديل في أسرع وقت ممكن لمنع خسارة الإنتاج. قد يتضمن ذلك العثور على موظف جديد أو تفويض المهمة لموظف حالي.
الخطوة التالية هي تدريب الموظف الجديد على تولي المنصب. اطلب من العامل المنتهية ولايته تدريب بديله إذا كان ذلك ممكنًا. تُعرف العملية التي يتم من خلالها تبادل المعلومات بين الأفراد باسم نقل المعرفة.
اطلب من العامل مثل هذه الأشياء لتحقيق هذا الهدف:
- عندما تفكر في وظيفتك ، ماذا تفعل غالبًا؟
- هل لديك طريقة لتنظيم يوم عملك؟
- هل تعلم ما إذا كان خليفتك سيحتاج إلى تدريب على أي برامج أو برمجيات؟
- ما هي المستندات التي يجب أن يكون لخليفتك حق الوصول إليها؟
لبدء العمل من حيث توقف الموظف السابق ، تكون الإجابات على هذه الأسئلة حاسمة.
# 3. إلغاء حسابات المستخدمين
بعد آخر يوم عمل للموظف ، يجب أن يتم إلغاء جميع امتيازات الوصول الخاصة به. استبعد استخدام جميع البرامج والتطبيقات ، بما في ذلك:
- المراسلات التجارية
- أذونات البرامج
- وسائط النقل
- برنامج لإدارة المشاريع
يجب عليك أيضًا تعطيل أي شارات أمنية لدخول الباب أو الوصول إلى رمز الدخول الذي قد يكون لديك.
احذف جميع معلوماتك الشخصية من أي أجهزة كمبيوتر محمولة أصدرتها الشركة قبل تسليمها إلى موظف جديد. بخلاف ذلك ، يكون الموظف المغادر مسؤولاً عن تسليم جميع البيانات المتعلقة بالشركة المخزنة على أي أجهزة شخصية إلى مسؤول تكنولوجيا المعلومات.
هذا يمنع معلومات الشركة أو العميل السرية من الوقوع في أيدي الموظفين السابقين. يمكن أن تحدث انتهاكات البيانات إذا تم الحصول على معلومات حساسة من قبل أطراف غير مصرح لها ، مثل موظف سابق يشعر بالمرارة حيال التخلي عنه.
يعد خرق البيانات خطرًا خطيرًا وعبئًا ماليًا كبيرًا. عادةً ما تكلف خروقات البيانات الشركات 4.24 مليون دولار في عام 2021. تأكد من اتخاذ جميع الاحتياطات اللازمة للحفاظ على أمان معلوماتك (وأموالك).
# 4. إنهاء التوثيق وإجراء أي مدفوعات لازمة
اعتمادًا على سياسة الشركة والشروط الموضحة في دليل الموظف ، قد يُطلب من الموظف المغادر إكمال الأعمال الورقية المحددة. الإفصاحات الأمنية واتفاقيات عدم الإفشاء مثالان على هذه الأعمال الورقية.
بمجرد إبلاغ الموارد البشرية بأن الموظف سيغادر ، يمكنه البدء في صياغة وثائق الخروج. سيتم جدولة كشوف المرتبات من قبل الإدارة المالية بحيث يتم دفع أجور الموظف بالكامل قبل مغادرته.
سيتلقى الموظف شيك الراتب النهائي قبل أن يتم استبعاده من كشوف المرتبات من قبل قسم المحاسبة.
# 5. بدء مقابلة الخروج
توفر مقابلة نهاية الخدمة فرصة أخيرة للمغادرة بشروط مهنية ودية مع الموظف المغادر. كما يوفر معلومات قيمة لتعزيز ثقافة الشركة.
اسأل الموظف المغادر عن انطباعاته عن نهج إدارة الشركة في مقابلة الخروج. استفسر عن إجراءات العمل والمزاج العام للموظفين. فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب طرحها في نهاية المقابلة:
- عندما كنت تعمل ، هل شعرت أن لديك الأدوات والدعم الذي تحتاجه للنجاح؟
- ما مدى توافق توقعاتك الأولية للوظيفة مع الواقع؟
- ما هو موقفك مع زملائك في العمل؟
- هل تشعر أنه كان بإمكاننا فعل أي شيء بطريقة مختلفة لمنع مغادرتك؟
- برأيك ، ما هو الشيء الوحيد الأكثر أهمية الذي يحتاج إلى إصلاح؟
- هل تقترح هذه الشركة على شخص يبحث عن عمل؟ إذا كان الأمر كذلك ، اشرح السبب. وإذا كان الجواب بالنفي ، يرجى توضيح السبب.
- هل تفكر في العودة للعمل في هذه الشركة؟
الإصرار على أن يعطي العامل إجابات صريحة على هذه الأسئلة. يجب أن تكون مستعدًا أيضًا لتلقي التعليقات ، الإيجابية منها والسلبية. انتبه جيدًا لموظفيك ، بغض النظر عن طبيعة تعليقاتهم. يدرك العمال أنه يتم تجاهل آرائهم. تعد مقابلة الخروج جزءًا مهمًا من عملية التغذية الراجعة لأنها تُظهر للعمال أهمية آرائهم.
قم بتوصيل نتائج المقابلة إلى كبار المسؤولين. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان لدى الموظف شكوى ، فيجب عليك معالجة مخاوفه في أقرب وقت ممكن.
برامج Offboarding
يعمل برنامج Offboarding على تبسيط الأعمال الورقية اللازمة مع مغادرة الموظف أو إنهائه من خلال جعل العملية مركزية. عندما يترك الموظف مناصبه ، فإن البرامج الخارجية تبسط العملية عن طريق تبسيط المهام الإدارية وتقليل الحاجة إلى الأعمال الورقية. من خلال أتمتة المهام مثل توفير وثائق الإجازات الشخصية ، وإنشاء المستندات ، وإنشاء المراجع ، يقلل برنامج إلغاء الخدمة من حجم العمل اليدوي المطلوب. بالإضافة إلى ذلك ، تحافظ البرامج الخارجية على اسم الشركة وسمعتها في وضع جيد حتى بعد مغادرة الموظف. عادةً ما تكون البرامج الخاصة بالموظفين الخارجيين جزءًا من نظام إدارة الموارد البشرية الأوسع نطاقًا والذي يتعامل أيضًا مع إعداد الموظفين ومقابلات المغادرة والمهام الأخرى.
يجب أن يفي المنتج بالمعايير التالية حتى يكون مؤهلاً لـ Offboarding:
- حافظ على علامات التبويب الخاصة بوثائق إنهاء الموارد البشرية قيد التقدم
- اجمع المعلومات التي من شأنها أن تمنع أفضل موظفيك من الانزلاق إلى المنافسة
- تسهيل خطوط الاتصال المفتوحة بين شركتك والموظفين المغادرين
- مراقبة عودة الأدوات وسحب الوصول للعمال المغادرين.
أفضل برامج Offboarding
فيما يلي بعض من أفضل البرامج التي قد ترغب في استخدامها في شركتك كمدير للموارد البشرية.
# 1. اتلان
مركز المعلومات المتطور. تسهيل الاكتشاف السريع لجميع أصول البيانات الخاصة بك ، من جداول البيانات إلى تقارير ذكاء الأعمال. يعد العثور على الكائن الدقيق الذي تبحث عنه أمرًا سهلاً بفضل خوارزميات البحث المتطورة والواجهة سهلة الاستخدام. نظرًا لأن Atlan يطور ملفات تعريف جودة البيانات تلقائيًا ، فإن اكتشاف المعلومات غير الدقيقة يعد أمرًا سهلاً. يمكننا العثور على القيم المفقودة وتحديد الحالات الشاذة ، وكذلك تحديد أنواع المتغيرات تلقائيًا وحساب توزيعات التردد.
مع Atlan ، أصبحت مراقبة بيئة البيانات الخاصة بك وإدارتها في غاية السهولة. يمكنك إنشاء قيود وصول ديناميكية وحوكمة هي الأفضل في فئتها من خلال جعل روبوتات Atlan تمر عبر سجل استعلام SQL الخاص بك لإنشاء نسب البيانات تلقائيًا واكتشاف بيانات PII. يسمح منشئ الاستعلام الذي يشبه Excel حتى للمستخدمين غير التقنيين بالاستعلام مباشرة عبر العديد من بحيرات البيانات والمستودعات وقاعدة البيانات. يأتي التعاون في البيانات إلى الحياة بفضل الدعم المدمج للبرامج الشائعة مثل Tableau و Jupyter.
# 2. انقر فوق الصعود إلى الطائرة
مشاركة الموظفين هي أساس الأعمال الناجحة في العالم الحديث. تبرز توقعات الموظفين المتزايدة والآثار السلبية لدوران الموظفين أهمية وجود عملية تأهيل قوية. هذه هي الخطوة الأولى في تحسين تجربة الموظف طوال حياته المهنية مع الشركة. تتيح منصة Click Experience عددًا لا حصر له من "اللحظات الإنسانية" التي تبقي الموظفين سعداء ومشاركين ، وفي النهاية ، على متن الطائرة. قد تساعدك منصة رحلة الموظف المتوافقة تمامًا والمتوافقة مع برنامج Click على الانتقال من المرشحين إلى الأبطال.
في الأساس ، يعد الإعداد الخطوة الأولى فقط. توفير عملية شاملة وعملية لإعداد الموظفين. السماح بانتقالات سلسة ومنسقة جيدًا للموظفين في جميع الأوقات لزيادة الاحتفاظ بهم. يجب توفير خيارات الخدمة الذاتية والوصول إلى البرامج المتميزة وخبراء تكنولوجيا المعلومات للموظفين.
# 3. BetterCloud
يعمل BetterCloud على تسهيل التخلص من المهام اليدوية خارج الخدمة والأخطاء المرتبطة بها للشركات. عندما يغادر الموظف الشركة ، يمكن للمسؤول إزالة وصوله بسرعة وسهولة إلى جميع تطبيقات الشركة باستخدام BetterCloud. يساعد هذا في منع انتهاكات البيانات وإصدار المعلومات الحساسة التي يسببها الموظفون المغادرون.
يمكن لأقسام تكنولوجيا المعلومات استخدام مكتبة BetterCloud التي تضم أكثر من 900 عملية لأتمتة حذف حسابات المستخدمين وعضويات التطبيقات والمجموعات ونقل أي ملفات ذات صلة. من خلال تبسيط عملية إلغاء الاشتراك ، تساعد BetterCloud أقسام تكنولوجيا المعلومات على توفير الوقت ومنع وقوع المعلومات الحساسة في الأيدي الخطأ.
المميزات:
- يحمي المعلومات الحساسة من مخارج العمال السابقين
- يقدم عددًا كبيرًا من مهام سير العمل المُعدة مسبقًا لأتمتة العمليات الخارجية
- يساعد في تلبية التفويضات التنظيمية والسلامة
# 4. تموج
باستخدام Rippling ، من السهل منح أو إبطال الوصول إلى تطبيقات الأعمال الشائعة مثل Slack و Trello لجميع موظفيك بنقرات قليلة على الماوس. من خلال أتمتة العمليات المختلفة ، تساعد تكنولوجيا المعلومات في تسريع عملية الاستغناء عن الخدمة وتقليل حجم العمل اليدوي المطلوب. يوفر Rippling بروتوكولات آلية لإزالة وصول الموظف إلى التطبيقات الهامة عند مغادرته ، مما يخفف مسؤولي تكنولوجيا المعلومات من هذا العبء.
المميزات:
- يمنع العمال السابقين من الوصول إلى البيانات الحساسة
- بمجرد استقالة الموظف ، تتم عملية الاستغناء عن العمل تلقائيًا.
# 5. بسعادة (بائع)
عندما يغادر موظف شركتك ، تتأكد مهام سير العمل في Blissfully خارج الشركة من إزالتها من النظام في أسرع وقت ممكن وبطريقة آمنة. يُنشئ البرنامج قوائم مهام للمهام الخارجية مسبقًا ، لذلك لن تنسى أنت وفريقك أي شيء مهم.
المميزات:
- يقلل من مخاطر الانتهاكات الأمنية عن طريق قطع وصول الموظفين السابقين إلى بيانات الشركة وأنظمتها.
- أثناء الخروج من الطائرة ، قم بإعداد قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها لكل مستخدم خاصة بقسمه ومنصبه.
- ترقب ، وقم بعمل نسخة ، واحذف جميع حسابات Google Workspace قبل أن تذهب.
# 6. زلوري
Zluri هي أداة إدارة SaaS تمنح المؤسسات سيطرة كاملة على برامج SaaS الخاصة بهم. يسمح للشركات بأتمتة مجموعة واسعة من العمليات ، بما في ذلك إعداد الموظفين وإلحاقهم بالخارج بالإضافة إلى مراقبة الامتثال.
يتمتع Zluri بالعديد من الميزات المفيدة ، منها:
- أتمتة عملية التوظيف وإلغاء الخدمة: محرك الأتمتة القوي Zluri يسمح للشركات بمنح أو إلغاء الوصول إلى الموظفين بسرعة وسهولة. كما أن لديها نظام اقتراح سياقي يمكن أن يخبرك بالبرامج التي يجب على الموظف الجديد الوصول إليها بناءً على موقعه ومستواه داخل الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يقترح القنوات / المجموعات التي يجب على الموظف الانضمام إليها.
- الإدارة الفعالة للبائعين: يوفر نظام إدارة البائع المبسط كل ما تحتاجه لتتبع عمليات تثبيت SaaS الخاصة بك. يتكامل مع نظام عملك الأساسي للحفاظ على سجل نظام SaaS ثم يصبح جاهزًا لإدارة دورة حياة البائع باستخدام العمليات التي تصممها.
- تجديدات التتبع: يلغي إمكانية فرض رسوم تجديد مفاجئة. سيرسلون لك تذكيرًا قبل انتهاء صلاحية اشتراكك حتى تتمكن من تقييم ما إذا كنت لا تزال تجد قيمة فيه أم لا. ستساعدك رؤى Zluri في اعتماد SaaS واستخدامها على إجراء تلك المكالمة.
قائمة التحقق من الإلحاق
يجب أن تكون تفاصيل إجراءات الخروج الخاصة بك مصممة خصيصًا للشركة والقطاع وموقع الموظف. ومع ذلك ، يجب أن تعالج أي قائمة تحقق خارج الخدمة المجالات الرئيسية التالية.
عندما يتعلق الأمر بالموظفين ، فإن الاستغناء عن العمل لا يقل أهمية عن الإعداد. على الرغم من أنه من المثير جلب عمال جدد ، إلا أنه من الضروري أيضًا معاملة العمال المغادرين باحترام. ترك العمل بشروط جيدة يحافظ على مكان العمل ممتعًا ويحسن احتمالات النجاح في المستقبل لجميع المعنيين. يعد الموظف الذي يعمل في الخارج أسلوبًا رائعًا للحصول على مدخلات المستخدم لجهود الاستبقاء المستقبلية وتقليل المشكلات الأمنية والقانونية.
من المرجح أن يعود الموظفون الجيدون إلى العمل إذا كانت لديك قائمة مراجعة ثابتة خارج الخدمة. في سوق العمل التنافسي ، هناك طلب كبير على "موظفين بوميرانج" (العمال السابقون الذين غادروا ولكنهم عادوا لاحقًا). اقرأ أيضًا مغادرة الموظف: ما سيقوله وأفضل طريقة لقوله.
كيف تقوم بإخراج موظف على متن الطائرة؟
يمكن أن تساعد قائمة التحقق الفعالة خارج الطائرة كلاً من الموظف المغادر والعمل التجاري على التنقل بأناقة في المياه العاطفية والمحفوفة بالمخاطر لهذا الانتقال. تتضمن طرق تصميم قائمة مرجعية حساسة ومنتجة للخارج ما يلي:
# 1. كن عادلاً ولطيفًا مع الموظفين الذين سيغادرون
بغض النظر عن ظروف مغادرتهم ، يجب أن تعامل الموظفين المغادرين باحترام ولياقة. الإعراب عن الامتنان للعامل المغادر على عملهم الشاق والوقت والجهد الذي بذلوه في وظيفتهم والشركة.
يمكن تجنب الانتقام والتهديدات القانونية وخروقات البيانات من خلال الفصل المدني للوظيفة ، وتستفيد الشركة أيضًا من الاحتفاظ بعلاقة قوية وطويلة الأمد مع الموظف المغادر في شكل عميل مستقبلي ، سفير العلامة التجارية ، أو اتصال الصناعة.
# 2. ناقش مغادرتك
قد يكون إخطار زملاء العمل بمغادرة العامل أمرًا محرجًا ، ولكن من مصلحة الجميع القيام بذلك في أسرع وقت ممكن. إذا تأخرت ، فمن المحتمل أن يحاول بعض زملائك في العمل ملء الفراغات بأنفسهم. لهذا السبب ، قد تصبح الأمور محرجة أو قد يُساء فهم المغادرة الطوعية على أنها فصل.
يمكن أن تساعد مشاركة مغادرة الموظفين ، وفي حالة التقاعد ، الإشادة العلنية بالموظف وشكره على وقتهم وخدمتهم ، في منع الشائعات وسوء الفهم. سواء كانت المغادرة طوعية أو غير إرادية ، فمن الأفضل دائمًا أن تكون صريحًا مع بقية الفريق بشأن الموقف. التعرف على وقت حدوث الأخطاء وإظهار كيفية معالجتها.
# 3. مصادرة الممتلكات وإلغاء حق الوصول إليها
يعد تأمين أصول الشركة ، وإلغاء الوصول إلى نظام الموظفين ، وضمان الامتثال لأي لوائح أخرى للشركة بعضًا من المكونات الأكثر سهولة في قائمة التحقق الخاصة بالخارج ، وهي تظل كما هي سواء كان الموظفون الذين يغادرون طواعية أو غير طوعي.
الإصرار على أن يقوم العامل المغادر بإرجاع جميع ممتلكات العمل ، بما في ذلك المفاتيح والشارات وبطاقات الائتمان والزي الرسمي والأجهزة المحمولة والمركبات والأوراق. على الرغم من بساطته الواضحة ، إلا أن هذا يضمن عدم تسرب أي معلومات داخلية ، سواء عن طريق الصدفة أو عن قصد.
بالإضافة إلى ذلك ، لا تنس تغيير الأقفال وتعطيل أجهزة الإنذار وإزالة المفاتيح من أي موظفين سابقين قبل ذهابهم. يندرج كل من البريد الإلكتروني والشبكات الداخلية للشركة وأنظمة إدارة علاقات العملاء وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية وقواعد بيانات المبيعات ضمن هذه الفئة. في حالة الإنهاء المتفق عليه للطرفين ، من المهذب تقديم إشعار مسبق للموظف المغادر أو فترة سماح يمكنهم خلالها استرداد أي بيانات شخصية يرغبون فيها وإخطار أي جهات اتصال قد تحتاج إلى عنوان البريد الإلكتروني الجديد للموظف.
# 4. منع فقدان الإنتاجية في شركتك
يمكن أن يكون لمغادرة الموظف ، سواء كان مخططًا له أو غير متوقع ، تأثير كبير على المنظمة. في بعض الأحيان ، سيضطر العمال الآخرون إلى الصعود إلى اللوحة لتغطية الركود ، والذي قد يكون مرهقًا ومحبطًا لجميع المعنيين.
تواصل بصراحة وتعاطف مع موظفيك حول كيفية تأثير المغادرة على الأقسام المختلفة ، وتأكد من أن الجميع مستعد لأي تعديلات ضرورية على روتينهم المعتاد. إن إدراك نقص الاستدامة في المواقف قصيرة الأجل أمر بالغ الأهمية لاستمرار نجاح الأعمال التجارية ، وبالتالي من الأهمية بمكان دفع رواتب الموظفين الباقين أكثر لتحمل المزيد من المسؤولية ووضع استراتيجية للتعامل مع أي عمل إضافي ضروري. تعاون مع العامل الذي ترك العمل لضمان نقل المعرفة بسلاسة ، وإنهاء أي نهايات فضفاضة ، لتقليل تأثير المغادرة على الإنتاج.
# 5. حافظ على التواصل
إذا كان الموظف يغادر بشروط جيدة ، فإن البقاء على اتصال بعد مغادرته يعد فرصة رائعة لمنحهم الحب والتقدير حتى أثناء انتقالهم من الشركة. اعتمادًا على طبيعة مشاركتك مع العامل ، قد يعني ذلك الاتصال به أو إرسال بريد إلكتروني إليه ، أو إعداد موعد لتناول القهوة ، أو دعوته إلى الأنشطة التجارية. إن الحفاظ على الاتصال الودي مع الموظفين السابقين هو في مصلحة الجميع ، حيث قد يستمرون في العمل لمقاولين أو عملاء في عملك.
يمكن أن يساعد ذلك عملك بطريقتين: يمكن أن يمنع الموظف غير السعيد من اتخاذ إجراءات قانونية أو الانتقام ، ويمكن أن يشجع الموظف السابق على التحدث جيدًا عنك وعن شركتك. يعد وجود اتصال عمل جيد مع سلف الموظف أمرًا مهمًا لأن الموظف الجديد قد يحتاج إلى مساعدة في مهمة محددة.
خارج الأمن السيبراني
في حين أن مديري الموارد البشرية يركزون بشكل طبيعي على عدد لا يحصى من الأنشطة المتعلقة بالموارد البشرية المرتبطة بالتأهيل ، إلا أنهم سيكونون مقصرين في التغاضي عن أهمية الأمن السيبراني في عملية الخروج من الخدمة. يجب على مديري الموارد البشرية التنسيق مع الإدارات الأخرى للتأكد من أن كل من يشارك في عملية الاستغناء عن الخدمة يلتزم بإجراءات الأمن السيبراني القياسية.
يجب أن يعمل قسم الموارد البشرية مع الأقسام الأخرى ، مثل قسم تكنولوجيا المعلومات والقسم القانوني ، أثناء الإعداد لتوفير أساس لعمليات الأمن السيبراني المناسبة أثناء الإقلاع عن العمل.
فيما يلي بعض الأشياء التي يمكن لمديري الموارد البشرية القيام بها للتأكد من أنهم لا يتركون أي ثغرات أمنية خلفهم عند مغادرة الموظف.
# 1. استخدم عملية الإعداد لبدء استخدام أفضل ممارسات الأمن السيبراني
الخطوة الأولى في قائمة التحقق الناجحة للإقلاع هي عملية الإعداد. لا يكفي أن تقوم الموارد البشرية بتوظيف عامل أو مقاول موثوق به ؛ يجب عليهم أيضًا التواصل والحصول على اتفاق بشأن قواعد وإجراءات أمان الشركة مع الموظف الجديد. إذا اضطر الموظفون إلى الموافقة على السياسات الأمنية ، فمن المرجح أن يتم الالتزام بها.
يمكن لمتخصصي الموارد البشرية أيضًا إيجاد طرق مبتكرة لإثارة موضوع إلغاء توقعات الأمن السيبراني مع الموظفين على أساس منتظم. من الأفضل أن تفعل شيئًا ما ، حتى لو كان مجرد اجتماع للموظفين أو مقطع فيديو مرح بدلاً من إرسال نسخ من دليل الموظف دون فعل أي شيء آخر.
يتحمل موظفو الموارد البشرية أيضًا مسؤولية توضيح ما سيحدث للعمال إذا خالفوا اللوائح الأمنية للشركة. سيتبع العمال نموذج الإدارة إذا اعتبرت اللوائح والبروتوكولات الأمنية فكرة لاحقة.
# 2. الاستحواذ على ممتلكات الشركة
يجب جمع أدوات الموظفين والأجهزة الأخرى لمنع وقوع المعلومات السرية أو الوصول في الأيدي الخطأ. يجب أن تقوم الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات بتسجيل الوصول بشكل مشترك للتأكد من إعادة جميع ممتلكات العمل إلى الموظف المنتهية ولايته.
بالإضافة إلى أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية الأكثر وضوحًا ، تشتمل هذه الخاصية أيضًا على أشياء مثل شارات الأبواب والرموز والمفاتيح ومحركات أقراص USB. قد تحتوي الملاحظات المكتوبة بخط اليد وغيرها من المواد ذات الصلة على حقوق الملكية الفكرية أو معلومات العميل ، لذلك يجب على الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات التفكير في استعادتها أيضًا.
قد يكون من الضروري فحص الأجهزة الشخصية التي يستخدمها الموظفون والمقاولون المستقلون. مدير الموظف هو مصدر آخر للمعلومات لقسم الموارد البشرية فيما يتعلق بوصول الموظف إلى معدات الشركة.
# 3. ناقش الشروط والأحكام مع الفريق القانوني
يجب على مديري الموارد البشرية استشارة محامٍ لتحديد أفضل مسار للعمل لإنفاذ اتفاقيات السرية وغيرها من شروط وأحكام ما بعد التوظيف.
أيضًا ، يجب على الموارد البشرية التأكد من أن العامل المغادر على دراية بأن جميع الشروط والأحكام ستستمر في التطبيق حتى بعد مغادرته. يجب على الموارد البشرية استشارة مستشار قانوني حول كيفية إدارة انتهاكات الاتفاقيات.
# 4. قم بإيقاف تشغيل الوصول إلى أنظمة الشركة
إذا لم ينسق قسم الموارد البشرية مع قسم تكنولوجيا المعلومات لتعطيل وصول الموظفين السابقين إلى أجهزة الكمبيوتر والشبكات والتطبيقات الخاصة بالأعمال ، فمن السهل عليهم التسبب في مشاكل بعد مغادرة المؤسسة. إذا كان حذف الحساب في مصلحة الخدمة أو القانون ، فيمكن القيام بذلك. تعد خطة النسخ الاحتياطي التي تتكون من الموارد البشرية للتحقق من أن تكنولوجيا المعلومات قد أنهت هذه المسؤوليات خيارًا قويًا.
يجب أن تبدأ هذه الوظيفة قبل التخلي عن الموظف. يجب أن تقوم الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات بتجميع قائمة بجميع الموظفين الذين لديهم إمكانية الوصول إلى أنظمة الشركة لتسهيل إزالة الوصول غير المصرح به.
لماذا يعد Offboarding مهمًا
تعمل المبادئ الأساسية للشركة وبيان مهمتها كنجم الشمال للمؤسسة.
يجب أن يكون خروج كل موظف من المنظمة انعكاسًا لمعتقداته الأساسية ورسالته. عندما يغادر الموظف ، يكون لدى المنظمة فرصة أخيرة لإظهار التعاطف والتقدير.
قد تترك انطباعًا إيجابيًا على الموظفين الحاليين أثناء الإقلاع عن العمل ، ويمكنك أيضًا تعزيز هذه الصورة مع زملاء العمل السابقين للموظفين. ضع في اعتبارك النقاط التالية حول سبب أهمية الاستغناء عن الموظفين.
# 1. يساعد في إعادة الموظفين السابقين
إنها ليست بالضرورة نهاية الطريق للموظفين السابقين في شركة ما. ليس من غير المألوف أن يعود الموظفون السابقون إلى أرباب عملهم السابقين بعد قضاء بعض الوقت في العمل في مكان آخر.
يُعرف هؤلاء العمال باسم موظفين بوميرانج ، بغض النظر عما إذا كانوا قد عادوا إلى مناصبهم السابقة أو اتخذوا وظيفة جديدة.
وجدت الأبحاث التي أجريت في عام 2020 أن عمال الطفرة كانوا أكثر تكريسًا لأرباب عملهم من العمال الآخرين. لقد ذهبوا إلى أبعد من نداء الواجب من خلال تولي مهام إضافية للشركة.
الموظفون الذين يغادرون ثم يعودون هم نعمة بسبب الخبرة والتجربة التي يجلبونها معهم. يتمتع Rehires بميزة على المجندين الجدد حيث يمكنهم القفز مباشرة إلى عملهم دون الحاجة إلى الكثير من التدريب.
بالإضافة إلى ذلك ، من المرجح أن يفكر الموظفون الذين خاضوا عملية إنهاء الخدمة السلسة في العودة للعمل في المؤسسة في المستقبل.
# 2. يحسن أمن البيانات
تحدث خروقات البيانات التي يسببها العمال المغادرون في حوالي 20٪ من الشركات. هذا أمر منطقي بالنظر إلى أن 25٪ من العمال لا يزالون يستخدمون أوراق اعتماد من صاحب العمل السابق.
لسوء الحظ ، إذا تم فصل الموظف دون سبب وجيه ، فقد يحاول الانتقام من المنظمة. يمكن للموظف تسريب معلومات العميل الحساسة عن طريق حذف الملفات أو تحميلها على خادم عام ، على سبيل المثال.
قد يحاول بعض الموظفين السابقين ، إذا كان لا يزال لديهم حق الوصول إلى حسابات الشركة ، الاحتيال على عملاء الشركة.
يتم الحفاظ على سرية معلومات الشركة المسجلة وأمنها السيبراني من خلال إجراءات خارجية سلسة. سيتم إغلاق حسابات الموظفين وإعادة المعدات التي أصدرتها الشركة كجزء من هذا الإجراء. قد يتم حذف حسابات الموظفين الخارجين أو تعديل أذوناتهم بواسطة قسم تكنولوجيا المعلومات. بهذه الطريقة ، لن يتمكن العمال السابقون من الوصول إلى المعلومات الحساسة حتى لو حاولوا ذلك.
# 3. التخفيف من مخاطر الامتثال
قد يتم تطبيق قواعد وقوانين معينة على إنهاء خدمة الموظف ، اعتمادًا على المجال الذي تعمل فيه.
تعد مقابلات الخروج أداة مفيدة للشركات لأنها يمكن أن تكشف عن أي مشاكل يواجهها الموظف أثناء العمل هناك. دون خوف من الانتقام ، يمكنهم التحدث عن مواجهات مع العنصرية وكراهية النساء والضغط في مكان العمل. في هذا النهج ، يمكن لصاحب العمل الاهتمام بالمشكلة قبل أن يتعامل معها الموظف أو يستخدمها.
عندما يغادر موظف شركة مقرها في الاتحاد الأوروبي ، يجب مسح البيانات الشخصية من جميع الأجهزة بما يتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).
إن وجود إجراء قوي خارج الطائرة في مكانه سيجعل اتباع القواعد أمرًا أقل صعوبة. سيؤمن المزيد من الأشخاص بشركتك إذا كانت تتمتع بسمعة طيبة وتضمن خصوصية بيانات العميل.
# 4. يعزز الولاء للعلامة التجارية
يجب أن تتضمن عملية إنهاء الخدمة للموظف المغادر أكثر من مجرد مصافحة سريعة وموجة من الوداع.
يمكن أن يكون لمثل هذا البرودة تأثير مدمر على الروح المعنوية في مكان العمل. قد يؤدي ذلك إلى قيام العملاء بنشر تعليقات سلبية حول نشاطك التجاري عبر الإنترنت. كل هذه الأشياء تضر بسمعة شركتك كصاحب عمل.
يجب ترك جميع الموظفين الذين يغادرون كسفراء للعلامة التجارية من خلال عملية خارجية مصممة جيدًا. إنها طريقة رائعة لإظهار التقدير للعمل الشاق لشخص ما والاستماع إلى وقته في مؤسستك من وجهة نظره. بهذه الطريقة ، عندما يذهبون ، سيكونون أكثر عرضة للتفاخر بك أمام الآخرين.
الطريقة التي تتعامل بها مع الموظفين المغادرين ترسل رسالة إلى القوى العاملة الحالية لديك. سيشعر العملاء براحة أكبر عند الشراء منك إذا علموا أنك تهتم بهم. ستتأثر رغبة الناس في العمل لديك بكل هذه العوامل.
وفي الختام
يعد الالتحاق بالخارج جزءًا مهمًا من عملية الموارد البشرية التي غالبًا ما يتم تجاهلها لصالح الإعداد. من الممكن الحفاظ على الإنتاجية وتقليل الاضطراب أثناء انتقالات الموظفين من خلال التخطيط الدقيق لعملية الاستغناء عن العمل. ستتم حماية مؤسستك من فقدان الإنتاجية والإجراءات القانونية والانتقام ، وستكتسب نظرة ثاقبة حول المكان الذي يمكن أن يستخدم فيه نموذج عملك بعض التعديلات.
أسئلة وأجوبة حول الخروج من الطائرة
ما هو الهدف من مغادرة الموظف؟
عندما يترك شخص ما شركة ، هناك مخاطر وخسائر محتملة يجب إدارتها من خلال عملية خارج الشركة. يتمثل جزء شائع من عملية الترحيل في جمع أفكار الموظف المغادر حول ثقافة الشركة وكيف يمكن تحسينها.
ما الفرق بين الالتحاق بالخارج والتأهيل؟
تبدأ عملية الإعداد عندما يقبل مقدم الطلب عرض عمل. يتضمن كل ما يجب أن يحدث لعامل جديد ليتم نشره بفعالية ويبدأ في المساهمة على الفور. Offboarding هي عملية فصل الموظف عن الشركة ، وهو عكس عملية الالتحاق. تبادل المعرفة بين الموظفين هو إحدى الآليات الممكنة لذلك.
مقالات مماثلة
- دخل الإيجار من FNMA: المعنى والمبادئ التوجيهية
- أفضل ممارسات التوظيف الجديدة في عام 2023
- تأهيل الموظفين: ما يجب أن تعرفه عن عملية الإعداد الكاملة.
- برنامج إدارة أصول الشركة: أفضل البرامج
الرقم المرجعي
