يمكن لخطة تحسين الأداء أن تساعد الموظف ضعيف الأداء أو ناقصًا في تصحيح سلوكه ويصبح عضوًا قيِّمًا في فريق صاحب العمل. اكتشف فوائد استخدام سياسة وقوالب خطة تحسين الأداء كمدير أو صاحب عمل ، بالإضافة إلى أمثلة قيمة لما يجب تضمينه لإعادة حقوق الموظف المتعثرة إلى المسار الصحيح. بالإضافة إلى ذلك ، كيف تستجيب لخطة تحسين الأداء؟
ما هي خطة تحسين الأداء (PIP)؟
خطة تحسين الأداء (PIP) هي وثيقة رسمية تحدد التغييرات التي يجب على الموظف إجراؤها من أجل الحفاظ على وظيفته. عادةً ما تحدد PIPs قائمة بأهداف الأداء التي يجب على الموظفين تحقيقها خلال إطار زمني محدد - عادةً 30 أو 60 أو 90 يومًا. على سبيل المثال ، الموظف الذي يواجه صعوبة في الوفاء بالمواعيد النهائية ، مما يتسبب في حدوث تأخيرات في الأقسام الأخرى ، قد يتم إعطاؤه PIP يحدد عملية مفيدة خطوة بخطوة للوفاء بهذه المواعيد النهائية.
قد يكون اتباع PIP هو الخطوة الأخيرة قبل إنهاء الموظف ؛ ومع ذلك ، يستخدم المديرون PIPs كأداة مع الموارد البشرية (HR) والموظف كمسار واضح لتحسين الأداء.
فوائد خطة تحسين الأداء
تفيد خطة تحسين الأداء كلاً من الموظفين والشركة. بعض المزايا هي كما يلي:
# 1. يحسن معنويات الموظفين.
يركز PIP على مساعدة الموظفين على التحسين بدلاً من معاقبتهم على الأداء الضعيف. إنه يضمن أن الموظفين الذين يكافحون من أجل وظائفهم ولكنهم يرغبون في التحسين يتلقون المساعدة من الشركة. يمكن أن يكونوا واثقين من أن الشركة تريدهم أن يتحسنوا إذا كان لديهم دعم وأهداف قابلة للتنفيذ. هذا يحسن معنويات الموظف.
# 2. يقلل من معدل دوران الموظفين.
البحث المتكرر عن موظفين جدد وتوظيفهم وتدريبهم ، بالإضافة إلى إتاحة الوقت لهم للتكيف مع وظائفهم لتحقيق أفضل النتائج ، يمكن أن يكون مكلفًا للشركة. نتيجة لذلك ، من الأهمية بمكان الحفاظ على معدل دوران الموظفين عند الحد الأدنى. باستخدام PIP ، يمكنك تجنب معدل دوران مرتفع من خلال مساعدة الموظفين في حل المشكلات بدلاً من إنهاؤها.
# 3. يعزز المسؤولية والكفاءة.
يجب أن يشعر الموظفون بالمساءلة عن عملهم من أجل تحقيق النتائج. بينما يفهم بعض الأشخاص أدوارهم ويأخذونها على محمل الجد ، قد يحتاج آخرون إلى ملاحظات وتوجيهات صادقة. يساعدك PIP في توصيل الفجوات وتوضيح النتائج المتوقعة ، وبالتالي تحفيز الموظفين ليكونوا مسؤولين وفعالين في عملهم.
قوالب خطة تحسين الأداء
باستخدام دليلنا المكون من 5 خطوات ، يمكنك إنشاء قوالب سياسة خطة تحسين الأداء الخاصة بك. لتوفير الوقت ، نوصي أيضًا بتأكيد نموذج خطة تحسين أداء موجود وذات صلة عبر الإنترنت.
كيفية كتابة قوالب سياسة خطة تحسين الأداء
أنت الآن تفهم ما يجب أن تتضمنه سياسة خطة تحسين الأداء لديك وقد شاهدت بعض الأمثلة. كل ما تبقى هو جمع كل المعلومات والبدء في كتابة خطة تحسين الأداء لموظف ومشكلة معينة.
إليك دليل خطوة بخطوة لكتابة قوالب خطة تحسين الأداء لمساعدتك.
# 1. ضع مستويات أداء مقبولة
صِف الأداء المقبول وقارنه بما تشاهده حاليًا من موظفك. قم بتضمين أمثلة محددة للسلوك والأداء لتوضيح أين يقصر الموظف.
بدلاً من مفاجأة الموظف بـ PIP ، عقد اجتماعًا مسبقًا لمناقشة مشكلات الأداء. يجب منح جميع الأطراف (المدير والموارد البشرية والموظف) الفرصة لتقديم ملاحظات. تريد أن يشعر الموظف بالمشاركة والالتزام بتحقيق الأهداف.
# 2. ضع أهدافًا قابلة للقياس
استخدم إطار عمل SMART لتحديد الأهداف التي يجب على موظفك تحقيقها. حدد معايير النجاح الخاصة بك. يجب أن تكون على يقين من أن PIP جديرة بالاهتمام. تحديد مصدر ضعف الأداء.
من الممكن أن يشعر الموظف بالإرهاق من توقعات العمل ، أو أنه يتعامل مع قضايا شخصية لا تعرفها. بدلاً من ذلك ، قد لا يكون الموظف مهتمًا بالبقاء مع شركتك على المدى الطويل.
# 3. تحديد كيفية دعم الموظف.
صف كيف سيساعده مدير الموظف في تحقيق هدف سياسة خطة تحسين الأداء. قد يستلزم ذلك تدريبًا أو تدريبًا أو استخدام موارد إضافية.
الهدف من سياسة خطة تحسين الأداء هو مساعدة الموظف على التحسين حتى يتمكن من البقاء في فريقك. بدلًا من أن تتوقع منه تحقيق الأهداف بمفرده ، ضع في اعتبارك ما قد يفتقده منك والذي من شأنه تحسين أدائه.
# 4. قم بإنشاء جدول تسجيل الوصول.
ضع جدولاً زمنيًا للاجتماع مع الموظف لتقديم التغذية الراجعة. قم بعمل تقويم لتسجيل الوصول. لا جدوى من إنشاء PIP ثم الانتظار حتى الموعد النهائي للتحقق من تقدم الموظف.
ستمكن عمليات تسجيل الوصول المنتظمة الموظف من التعبير عن أي مخاوف أو صعوبات. علاوة على ذلك ، سيسمحون لك بتأكيد ما إذا كان على المسار الصحيح أو ما إذا كان يلزم اتخاذ مزيد من الإجراءات.
# 5. صف عواقب عدم التحسين.
وضح ما سيحدث إذا فشل الموظف في تحقيق هدف التحسين.
يجب أن تفهم الآن سبب رغبتك في استخدام سياسة خطة تحسين الأداء ، وكيفية إنشاء قوالب خطة الأداء لموقفك المحدد ، وما يجب تضمينه. يبقى شيء واحد: يجب أن يفهم موظفك كيفية الاستجابة لسياسة خطة تحسين الأداء وتمريرها. للتأكد من أن العملية تعمل بسلاسة قدر الإمكان ، شارك النصائح التالية مع موظفك.
يجب ألا يفسر موظفك PIP على أنه علامة على أنه سيُطرد قريبًا. تذكر أن تثني عليه على نقاط قوته وأن تعبر عن رغبتك في رؤيته يتحسن. حدد هدفًا يعتقد الموظف أنه قادر على تحقيقه ويفيد الجميع.
أمثلة على خطة تحسين الأداء
بعد محادثتك الأولية مع الموظف ، يجب على مديره صياغة خطة لتحسين الأداء وتقديمها إلى الموارد البشرية لمراجعتها.
فيما يلي بعض الأمثلة على خطة تحسين الأداء التي يمكنك تكييفها مع قوالب PIPs الخاصة بك.
# 1. تحسين خدمة العملاء
خدمة العملاء هي موضوع خطتنا الأولى لتحسين أداء العينة.
قد يكون هذا النوع من خطة تحسين الأداء مطلوبًا إذا اشتكى العملاء من الموقف أو الدعم الذي يتلقونه من موظف معين.
الهدف: قد يكون الهدف العام لبرنامج PIP هو تحسين تفاعلات العملاء.
الأهداف: تتمثل إحدى الطرق الممكنة لتحقيق هذا الهدف في تحسين الاحتفاظ بالعملاء أو تفاعلهم.
الإجراء: لتحقيق الأهداف المذكورة أعلاه ، يمكن للموظف العمل بشكل أوثق مع العملاء لحل المشكلات أو حضور جلسة تدريب لخدمة العملاء.
المقاييس: من المرجح أن يكون معدل زخم العميل أو درجة رضا العميل هو المقياس الأنسب.
# 2. تحسين الجودة المتدنية للعمل
في حالات أخرى ، قد يكون للموظف اتصال ضئيل أو معدوم مع العملاء ولكنه لا يزال يقدم عملًا ذا جودة رديئة بطرق أخرى.
الهدف: زيادة جودة العمل.
الأهداف: الالتزام بالمواعيد النهائية أو إنتاج عمل خالٍ من الأخطاء
الإجراء: الهدف الأول مباشر: يجب على الموظفين الوفاء بجميع المواعيد النهائية ضمن الإطار الزمني المحدد في خطة تحسين الأداء. الهدف الثاني يستلزم العمل مع أحد كبار أعضاء الفريق للتحقق من الأخطاء وتحديد ما إذا كانت الجودة مقبولة.
المقاييس: عدد المواعيد النهائية الفائتة وجودة العمل (قد يكون الأخير غير موضوعي).
# 3. دراسة حالة الإنتاجية
هذا المثال هو الأنسب لشخص ما في الإدارة الوسطى. افترض أن الموظف مسؤول عن زيادة عدد المشتركين في البرنامج. هناك القليل من التغيير (إن وجد) بعد عدة أشهر.
الهدف: زيادة عدد المشتركين إلى X.
الأهداف: زيادة عدد العملاء الذين قاموا بالتسجيل في البرنامج وتقليل عدد إلغاء الاشتراك.
الإجراء: قم بتحسين الحملات ، والإعلان بشكل أفضل (أو زيادة) مزايا البرنامج ، وتنفيذ استراتيجية الاحتفاظ.
المقاييس: الاشتراكات وإلغاء الاشتراكات.
# 4. السلوك غير المهني
خطتنا النهائية لتحسين أداء العينة هي للسلوك غير المهني.
قد يكون هذا النوع من PIP مطلوبًا في مجموعة متنوعة من المواقف ، بما في ذلك سوء معاملة المرؤوسين أو زملاء العمل ، والتأخير المستمر ، والغياب غير المصرح به.
الهدف: وقف السلوك تمامًا.
الأهداف: الوصول في الوقت المحدد ، العلاج الآخرين مع الاحترام والحضور جميع الاجتماعات المطلوبة.
الإجراء: لا يتغيب عن العمل إلا إذا أُعذر لأسباب شخصية أو طبية. احصل على تدريب مناسب للسلوك في مكان العمل.
المقاييس: بعض السلوكيات قابلة للقياس بسهولة على سبيل المثال ، هل وصل الموظف في الوقت المحدد كل يوم؟ الظروف الأخرى أكثر ذاتية. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى التحدث مع مرؤوسيك الذين واجهوا صعوبة في العمل مع الموظف.
حقوق الموظفين في خطة تحسين الأداء
من الأهمية بمكان أن تكون على دراية بحقوقك كموظف بموجب سياسة خطة تحسين الأداء. بهذه الطريقة ، إذا ظهر موقف صعب في العمل ، فلن تترك في الظلام.
يعد وضعك في خطة تحسين الأداء مفهومًا مخيفًا ومحيرًا للعديد من الموظفين. قد يكونون غير متأكدين مما يعنيه ذلك لحياتهم المهنية أو ما إذا كانت شركتهم تتعامل مع PIP بشكل قانوني.
استمر في القراءة للتأكد من فهمك لحقوقك كموظف فيما يتعلق بسياسة خطة تحسين الأداء.
هل PIP عمل سلبي؟
يتمتع الموظفون بالحماية القانونية من "الإجراءات السلبية" التي يتخذها أصحاب العمل انتقاميًا. وهذا يشمل خفض رتبتك ، أو تخفيض راتبك ، أو طردك.
لا يعتبر وضعك على خطة تحسين الأداء إجراءً عكسيًا في معظم المحاكم. من الصعب إثبات أن PIP تستخدم لأغراض تأديبية. من غير المحتمل أن تنجح الدعوى القانونية المرفوعة ضد صاحب العمل بناءً على PIP فقط.
توقيع إشعار PIP
عندما يتم إخطار الموظف بـ PIP ، سيطلب صاحب العمل توقيعه. يشعر بعض الناس بالقلق من أن يتم تفسير التوقيع على أنه اعتراف بسوء الأداء. يمكن تفسير رفض التوقيع على أنه رفض للتعاون على تحسين الأداء ، وبالتالي أسباب الإنهاء.
يجب عليك التوقيع على PIP كما هو مطلوب ، ولكن يرجى الالتزام بالإرشادات أدناه.
- اقرأ وقم بتقييم المستند جيدًا قبل التوقيع.
- إذا اكتشف الموظف أن شيئًا ما في مستند PIP خاطئ أو غير صحيح ، فيجب عليه أو عليها لفت انتباه الموارد البشرية أو الإدارة العليا ، مصحوبًا بأدلة.
- وقّع على الإفادة فقط إذا كنت تقر ببساطة باستلام إشعار PIP.
- إذا كانت الصياغة تعني بأي شكل من الأشكال أنك توافق على تقييم الأداء الضعيف ، فقم بتضمين إخلاء مسؤولية تحت توقيعك: "يشير التوقيع إلى أنني تلقيت هذا المستند ؛ لا يشير إلى الموافقة على الشروط الواردة في ".
هل يمكنني رفض إكمال PIP؟
لن يساعدك رفض اتباع خطة تحسين الأداء.
يمكن تفسير ذلك على أنه تحدٍ وفشل في إكمال العمل المنوط بك. وتعتبر هذه أسبابًا معقولة للفصل.
إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بعملك ، فيجب عليك قبول خطة التقدم المحرز والعمل الجاد لتحقيق الأهداف التي تم تحديدها لك.
متى يجب عليك تنفيذ خطة تحسين أداء الموظف؟
تكون خطط تحسين أداء الموظف أكثر فاعلية عند تنفيذها عندما يواجه الموظف صعوبات. يجب أن يكون المديرون قادرين على اكتشاف علامات الموظف ضعيف الأداء. انخفاض الإنتاجية ، وانخفاض المشاركة ، وأولئك الذين يأخذون المزيد من الوقت أو يصبحون غير دقيقين ، كلها علامات على أن الموظف يعاني. عندما يكون هناك اتجاه واضح لضعف الأداء ، يجب أن تبدأ العملية.
يمكنك أيضًا تنفيذ خطة تحسين الأداء للأسباب التالية:
- خلال فترة اختبار الشركة للموظف.
- إذا كان الموظف تاريخيًا موظفًا جيدًا ولكنه أظهر مؤخرًا اتجاهًا غير طبيعي للأداء الضعيف.
- إذا كان أداء الموظف ضعيفًا في بعض المجالات بينما كان يتفوق في غالبية الآخرين.
- عندما يفتقر كتيب الموظف الخاص بك إلى إستراتيجية مناسبة لتحسين الأداء ، يوفر PIP بديلاً قابلاً للتطبيق.
- عندما يتعامل الموظف مع مشكلات شخصية أثرت في أدائه مؤخرًا.
كيفية الاستجابة لخطة تحسين الأداء
بصفتك موظفًا ، يجب أن تفهم كيفية تجاوز خطة تحسين الأداء والتعلم من التجربة.
كيفية الاستجابة لخطة تحسين الأداء
يجب أن يكون مديرك قد وضع أهداف أداء معقولة وقابلة للتحقيق. الأمر متروك لك الآن لتقرر ما إذا كانت هذه الأهداف جديرة بالاهتمام.
- إذا كنت لا ترغب في البقاء في الشركة لفترة أطول ، يمكنك توفير الوقت والتوتر للجميع بدء البحث عن وظيفة بدلا من ذلك.
- إذا قررت أن وظيفتك تستحق الاحتفاظ بها (والتي يجب أن تكون معظم الوقت) ، فحاول النظر إلى PIP في ضوء إيجابي. اعتبرها تعليقات مفيدة لمساعدتك على التعلم والنمو داخل الشركة وطوال حياتك المهنية.
كيف تنجو من خطة تحسين الأداء
الخطوة التالية هي إكمال خطة تحسين الأداء والظهور كموظف أكثر كفاءة وقيمة. هذا يستتبع:
# 1. جعل عملك أولوية قصوى
تجنب البقاء في الخارج لوقت متأخر في ليالي العمل ، وقبول جميع الدعوات الاختيارية لأحداث العمل ، وتركيز وقتك في العمل على الأنشطة المتعلقة بالعمل فقط.
# 2. طلب الدعم عند الضرورة
غالبًا ما يكون PIP مؤشرًا على أن شركتك تعتقد أنك ذو قيمة كموظف. إذا كانت لديك أي أسئلة ، فاتصل بمديرك أو الموارد البشرية.
# 3. الحفاظ على موقف إيجابي
كل يوم ، احضر موقفًا إيجابيًا في العمل. لا تدع الانتكاسات البسيطة تثبط عزيمتك.
تعد PIP إستراتيجية ممتازة للاحتفاظ بالموظف الذي انخفض أداؤه مؤخرًا ولكن لديه القدرة والحافز ليظل عضوًا قيِّمًا في الفريق.
سواء كنت صاحب العمل أو الموظف ، يجب ألا تنظر إلى خطة تحسين الأداء على أنها مجرد مقدمة لإنهاء الخدمة. بدلاً من ذلك ، يجب أن تكون أداة مفيدة لتحويل الموظف غير الراضي إلى أحد الأصول القيمة للشركة.
خطة تحسين الأداء أسئلة وأجوبة شائعة.
ما الذي يجب أن تتضمنه خطة تحسين الأداء؟
تحتوي PIP الجيدة على جميع المعلومات الضرورية لتحديد المشكلات والأهداف والحلول والنتائج. إليك المعلومات التي يجب عليك تضمينها عند كتابتها:
- التفاصيل الفعلية للموظف
- سبب PIP
- مجالات المشاكل
- أهداف التحسين
- Timeline
- التوقعات والنتائج
هل خطة تحسين الأداء بمثابة تحذير؟
في حين أن خطة تحسين الأداء (PIP) ليست إجراءً تأديبيًا ، إلا أنها تعمل بمثابة تحذير رسمي من ضعف الأداء وإقرار بعدم قدرة الفرد على تحقيق أهداف معينة.
كيف تكتب مثالاً لخطة تحسين الأداء؟
هناك العديد من العناصر لتضمينها في PIP الخاص بك. أنصح بشدة باستخدام القوالب عبر الإنترنت لخطة تحسين الأداء ثم تخصيص الأسئلة والعمليات وفقًا لاستراتيجيتك المحددة. ومع ذلك ، يجب اتباع النهج التالي:
- تحديد الأداء / السلوك الذي يحتاج إلى تحسين.
- أعط أمثلة محددة عن تفكيرك.
- صف المعيار المتوقع.
- تحديد التدريب والدعم.
- إنشاء نقاط تسجيل الوصول والمراجعة.
- وقع واعترف به.
ما هي المدة التي يجب أن تدوم فيها النقطة؟
هذا الأمر متروك لك تمامًا ويجب أن يعتمد على المتغيرات الحالية. ما خطورة هذا الوضع؟ ما المقدار الذي تريد تغييره في موضوع معين؟ كم من الوقت سيستغرق الفرد للتكيف؟ هل هناك أكثر من مشكلة؟ اسأل نفسك هذه الأسئلة ، وكذلك أي أسئلة تتعلق بالموقف. بعد قولي هذا ، تستمر PIPs عادةً لمدة 30 أو 60 أو 90 يومًا.
هل يمكن أن تطرد من العمل بعد PIP؟
عندما يتعلق الأمر بـ PIPs ، يمكن أن تسير الأمور في أي من الاتجاهين: سيتم فصل بعض الموظفين بعد تلقي PIP ، بينما لن يحتفظ الآخرون بوظائفهم فحسب ، بل سيزدهرون فيها. الخبر السار هو أنه يمكنك التأثير على النتيجة في بعض الحالات.
هل يمكن طردك أثناء PIP؟
حتى إذا كنت لا توافق على القرار ، فإن PIP هي مهمة يعينها صاحب العمل ، والفشل في إكمالها يمنحهم سببًا وجيهًا لاتخاذ إجراء تأديبي أو إنهاء التوظيف.
هل يجب أن توافق على الباحث الرئيسي؟
لا تتطلب جميع PIPs توقيعك للإشارة إلى موافقتك. إذا طُلب منك التوقيع على شيء ما ولم توافق على مزاعم الأداء أو العملية ، فلا يجب عليك التوقيع عليه.
للختام
تحتاج إلى معرفة الهدف والسياسة والقوالب الخاصة بخطة تحسين الأداء ، وأيضًا كموظف ، تحتاج إلى الدفاع عن حقوقك.
الأسئلة الشائعة حول خطة تحسين الأداء
ماذا يحدث في نهاية النقطة؟
تحدث النتيجة الناجحة عندما ترفع الموظفة تصنيف أدائها ، وتفي بجميع متطلبات PIP ، ويعود أدائها الوظيفي إلى طبيعته. النتيجة الناجحة في هذه الحالة تعني استمرار التوظيف وربما زيادة الرواتب.
هل يمكنك التعافي من النقطة؟
لا، ليس دائما. يتم إكمال PIPs من قبل الأشخاص الذين أصبحوا موظفين ناجحين في الشركات التي أكملوها فيها. ومع ذلك ، فليس من الممارسات الشائعة لأصحاب العمل تتبع النسبة المئوية للموظفين الذين نجحوا في تحسين أدائهم.
هل يجب أن أترك بعد PIP؟
يجب ألا تستقيل استجابة لخطة تحسين الأداء الخاصة بك. في كثير من الحالات ، حتى إذا كنت تواجه إنهاءًا وشيكًا ، فإن استقالتك الطوعية ستمنعك من تقديم مطالبة قانونية. للتلخيص ، يمكن أن تعمل PIP جيدة التخطيط والتنفيذ لصالحك.
هل هناك حقوق للموظفين في خطة تحسين الأداء؟
نعم ، هناك حقوق موظف خطة تحسين الأداء
