قد يضمن استخدام نظام إدارة المستندات لتخزين المعلومات التخزين الدقيق للأوراق الأساسية للشركة لاستردادها وفحصها لاحقًا. تعد إدارة السجلات أمرًا بالغ الأهمية للامتثال وإدارة المخاطر وتخطيط الحوكمة. قد يساعد فهم كيفية استخدام نظام إدارة السجلات في الحفاظ على السجلات الهامة ذات الأهمية القانونية والمالية والتاريخية للأرشفة أو التخلص وفقًا للقواعد المعمول بها.
في هذه المقالة ، سنتطرق إلى ماهية إدارة السجلات ، وسبب ضرورتها ، وفوائدها ، ودورة حياة النظام ، وعدد قليل من الشركات التي تقدم التدريب الذي قد تجده مفيدًا ، والتمييز بين إدارة السجلات والبيانات.
ما هي إدارة السجلات؟
تشير إدارة السجلات إلى عملية التحكم في تطوير المعلومات وصيانتها واستلامها والتخلص منها بأي تنسيق. بمعنى آخر ، يتعلق الأمر بإدارة المعلومات القيمة للشركة من الإنشاء إلى التخلص منها.
يمكن أن يكون السجل أي معلومات يتم الاحتفاظ بها كدليل أو استخدامها في المعاملات التجارية. التقارير النهائية ، ووثائق الميزانية ، وميزانيات الشركة ، والاتصالات التي تشير إلى إجراء ، وخرائط البعثات الميدانية ، وما إلى ذلك هي أمثلة على السجلات.
ماذا تخدم إدارة السجلات؟
الغرض الأساسي من إدارة السجلات هو الاحتفاظ بالمعلومات القيمة المتوفرة لمتطلبات العمل وعمليات تدقيق الامتثال. من المستحيل على المؤسسات الكبيرة تتبع كل عنصر من المعلومات الأساسية باستخدام جدول بيانات أساسي. للحفاظ على الأشياء منظمة ويمكن الوصول إليها ، فإنها تتطلب استراتيجية وحفظ السجلات المناسبة.
تسمح لك سياسة إدارة السجلات بإنشاء تصنيف لسجلاتك وضمان الحفظ في أي وقت يناسبك. يمكنك تنظيم معلوماتك الأساسية باستخدام أدوات برمجية مثل برامج توثيق تكنولوجيا المعلومات.
لماذا تعتبر إدارة السجلات ضرورية؟
بدون إدارة السجلات ، من المستحيل التعامل مع الأعداد الهائلة من السجلات التي يتم إنشاؤها كل يوم. لوضع هذا في السياق ، قمنا بإنشاء حوالي 44 زيتابايت من البيانات في مجال البيانات العالمية اعتبارًا من عام 2020 ، والتي من المتوقع أن تنمو أربعة أضعاف لتصل إلى 175 زيتابايت بحلول عام 2025 (زيتابايت هو مليار تيرابايت).
إدارة السجلات مطلوبة للتحكم في توسيع السجلات واستخراج معلومات مفيدة منها. حتى لو تمت إدارة كل شيء إلكترونيًا ، فإن الحجم الهائل للتكاليف والإنتاجية المتضمنة يمكن أن يطغى على أي شركة.
بصرف النظر عن الخسائر التجارية الكبيرة ، يمكن أن تؤدي إدارة السجلات غير الكافية إلى عقوبات امتثال مكلفة ، وفقدان إنتاجية ، وعمليات تدقيق مهدرة ، وعبء زائد على البيانات ، وعواقب أخرى.
تعد إدارة السجلات هي الحل الأكبر لمعالجة كل هذه الصعوبات مع الالتزام بمعايير حماية البيانات.
فوائد إدارة السجلات
هناك العديد من الفوائد لتطوير برنامج جيد لإدارة السجلات ، بما في ذلك:
# 1. الحفاظ على المعلومات الأساسية آمنة
يمكن أن يؤدي استخدام نظام إدارة كفء لحماية السجلات المهمة إلى تقليل فرصة فقدان المستندات مع الحفاظ أيضًا على سلامة الملف وسريته. يمكنه أيضًا إنشاء تكرار قياسي عن طريق تخزين نفس البيانات في موقعين أو أكثر ، ويمكن أن يساعد الشركة على إعادة فتحها بشكل أسرع بعد وقوع مأساة أو حالة طوارئ. من بين طرق إنشاء تكرار السجل:
- عمل السجلات وجرد الذكاء
- وسم المستندات الهامة والإشارة إلى التكرار
- معرفة من لديه حق الوصول إلى السجلات
# 2. إنفاق أموال أقل
يمكن أن يساعد نظام إدارة السجلات الفعال الشركة في توفير المال على مساحة التخزين ومواد المعدات وتكاليف الموظفين. يمكن لنظام الإدارة المادي أو الرقمي أن يساعد الشركة في توفير المال. بدلاً من حماية الأوراق يدويًا أو حفظها بدون نظام ، قد يمنح نظام السجلات المناسب الموظفين مزيدًا من الوقت لمعالجة مهام العمل الأخرى.
# 3. زيادة الكفاءة
قد تفقد المؤسسة الملفات أحيانًا ، وقد يؤدي الوقت الذي يقضيه الموظفون في البحث عن السجلات المفقودة أو في غير محلها إلى تقليل الإنتاج والكفاءة. يمكن أن يساعد نظام إدارة السجلات الجيد التنظيم في إزالة هذه العقبات والسماح للشركات بالوصول إلى السجلات السابقة حسب الحاجة. يمكن أن يساعد النظام أيضًا في تدريب الموظفين الجدد بسهولة أكبر لأن المنظمة يمكن أن توفر توجيهات مباشرة حول مكان الوصول إلى الوثائق الضرورية.
# 4. السيطرة على توسيع السجلات
عبر الصناعات ، يتزايد الحجم الإجمالي للملفات الإلكترونية ووثائق الشركات. يمكن أن تساعد إدارة السجلات في الحفاظ على التوسعة ومساحة التخزين المكتبية المطلوبة للاحتفاظ بالأوراق. يمكن أن يساعد التحكم في متطلبات الاحتفاظ والجداول الزمنية في ذلك من خلال تسهيل تتبع السجلات واستردادها وإدارتها.
# 5. تسهيل اتخاذ القرار الفعال
يمكن للمديرين والمديرين التنفيذيين الوصول إلى المعلومات عندما يحتاجون إليها بفضل نظام إدارة بميزات التصنيف الصحيحة وقدرة استرجاع بسيطة. يمكن أن يساعدهم أيضًا في تحديد اختيارات متعلمة من خلال استخدام الوثائق السابقة ذات الصلة. قد يقوم مدير أو دور قيادي كبير ، على سبيل المثال ، بتحليل المستندات السابقة المتعلقة بسيناريو مشابه يتعاملون معه حاليًا لمساعدتهم على إصدار حكم مستنير بشأن التحدي الحالي.
# 6. تعزيز الاحتراف
تعزز الأعمال المنظمة بيئة داعمة بين موظفيها. بفضل بساطة مكان العمل المنظم وسهولة الوصول إلى الملفات ، يمكن أن يؤدي إنشاء نظام فعال لإدارة السجلات إلى زيادة الروح المعنوية والأداء. هذا ممكن لأن الموظفين يفهمون المكان الذي قد يذهبون إليه للحصول على الوثائق التي يحتاجون إليها بكل ثقة وثقة.
# 7. مراعاة اللوائح والتشريعات
يمكن أن يساعد تخزين السجلات بشكل صحيح الشركة على الامتثال للمتطلبات أو التشريعات الحكومية. يمكن لنظام مفيد لإدارة السجلات أن يساعد قادة الشركة على تجنب الغرامات المالية من خلال ضمان عدم وجود أخطاء في حفظ السجلات. علاوة على ذلك ، يمكن للمؤسسة توفير برامج تدريبية للموظفين الذين يعملون مع السجلات لضمان امتثالهم للمتطلبات والقوانين الحكومية ، بما في ذلك التدريب المحدث إذا تم تحديث العملية أو تغييرها بشكل كبير.
# 8. الحفاظ على تراث الشركة على قيد الحياة
يساعد نظام إدارة السجلات في الحفاظ على القرارات السابقة للمؤسسة وتاريخها. تعد سجلات العمل أدوات مهمة يمكن للموظفين استخدامها لاتخاذ قرارات مستقبلية. إذا نجحت الشركة ، يمكن أن تصبح السجلات قطع أثرية تاريخية لعامة الناس.
ما هي أنواع السجلات المختلفة؟
يمكن تقسيم السجلات إلى العديد من الفئات بناءً على الوظائف التي يؤدونها. فيما يلي بعض الأمثلة على الأنواع المتكررة:
# 1. السجلات المادية
هذه نسخ ملموسة من المعلومات التي تم حفظها على وسائل الإعلام المختلفة مثل الملاحظات والأوراق. يتم شغل المساحة المادية بواسطة هذه السجلات.
# 2. سجلات البيانات الإلكترونية
السجل الإلكتروني هو سجل يتم إنشاؤه وحفظه إلكترونيًا. يمكن الاحتفاظ بها رقميًا وتشغل مساحة مادية صغيرة.
# 3. السجلات التجارية
هذه هي المستندات ذات الصلة بإدارة الأعمال التجارية. تتضمن سجلات المؤسسة الاتفاقيات والعقود وسجلات الرواتب وما إلى ذلك.
# 4. سجلات الصناعة
هذه هي السجلات المتعلقة بتشغيل صناعة معينة. على سبيل المثال ، تحتوي سجلات الصناعة الطبية على وثائق ومواد بحثية حول الأعمال التجارية ككل.
# 5. السجلات القانونية
هذه سجلات إلزامية قانونًا يجب الاحتفاظ بها. سجلات الحجز القانونية هي قواعد تتعلق بلوائح الامتثال.
ما هي دورة حياة السجلات؟
تمر جميع السجلات طوال العمر ، من الإنشاء إلى التدمير. تتيح لك معرفة هذه المراحل الاحتفاظ ببياناتك وإدارتها بشكل مناسب. كل مرحلة مهمة في دورة الحياة ، ويجب تحقيق أهداف كل مرحلة حتى تستمر دورة الحياة.
ما هي المراحل الخمس لدورة حياة السجلات؟
فيما يلي المراحل الخمس:
- إنشاء / تلقي: يشير هذا إلى ما إذا كان قد تم إنشاء سجل داخليًا أو استلامه من مصدر خارجي. يمكن أن يكون السجل بأي تنسيق ، مثل المستندات الورقية والنماذج الرقمية ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير وما إلى ذلك.
- استخدام / تعديل: يتم حفظ التقارير التي يتم استخدامها غالبًا داخليًا للاسترجاع السريع. يتم تخزين التقارير الأخرى خارج الموقع واستخدامها حسب الحاجة.
- صيانة / حماية: تحدد هذه المرحلة الإطار الزمني الذي يجب أن يتم فيه حفظ السجل وحمايته. يجب عليك التأكد من أنه يتوافق مع قواعد الاحتفاظ بالبيانات.
- التخلص / التدمير: عندما ينجز السجل غرضه ، يكون أمامه خياران: التخلص أو الأرشفة. عندما تكون متأكدًا من أنك لم تعد بحاجة إلى سجل ، امسحه بأمان.
بعد التخلص من السجلات غير الأساسية ، يجب تحديد السجلات ذات قيمة الاحتفاظ طويلة المدى وأرشفتها.
ما هي مكونات إدارة السجلات؟
على الرغم من احتواء إدارة السجلات على العديد من المكونات ، إلا أن هناك أربعة عوامل أساسية تشكل جوهر برنامج إدارة السجلات. المكونات الأساسية هي كما يلي:
- السياسات والإجراءات: يبدأ برنامج إدارة السجلات بتحديد معلمات البرنامج. السياسات مطلوبة لتحديد مستويات السلطة والمسؤوليات في مراحل مختلفة. يجب أن تكون هناك أيضًا تعليمات مفصلة حول كيفية تنفيذ السياسات.
- جدول الاستبقاء: بعض السجلات لها فترات استبقاء ممتدة ، في حين أن البعض الآخر لديه فترات محدودة. يحدد هذا الجدول الزمني أقصر وقت يجب الاحتفاظ فيه بسجل في المؤسسة.
- نظام حفظ السجلات: يجب وضع إستراتيجية لحفظ السجلات وتخزينها. اعتمادًا على كيفية تخزينها - الرقمية أو المادية - يمكن تصنيف السجلات. هذا يؤكد أيضًا على أهمية السجل.
- التدريب والمراجعة: حفظ السجلات ليس وظيفة رجل واحد. للقيام بالمهمة ، سوف تحتاج إلى فريق من الأفراد المؤهلين. لضمان فعاليتها ، يجب عليك تدريبهم بشكل منتظم وإجراء عمليات تدقيق منتظمة.
ما هو نظام إدارة السجلات الإلكترونية (ERM)؟
يشار إلى إدارة الملفات والوثائق المحفوظة إلكترونيًا باسم إدارة السجلات الإلكترونية (ERM). إنه يضمن أن المنظمة لديها حق الوصول إلى السجلات المناسبة عندما تكون مطلوبة. عندما يتم حفظ السجلات إلكترونيًا ، تزداد الكفاءة من خلال الأتمتة. يمكن أن يساعدك برنامج ERM في أتمتة العملية وإزالة التكرار وتسهيل الصيانة.
ما الفوائد التي توفرها أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية؟
فيما يلي بعض المزايا الجديرة بالملاحظة لأنظمة إدارة المخاطر المؤسسية:
- يمكّنك ERM من تحديد السجلات وتصنيفها وتخزينها واستردادها تلقائيًا بأقل جهد. يمكنك أيضًا التقاط البيانات الوصفية للمستند تلقائيًا وأتمتة العملية بأكملها.
- يمكنك الوصول إلى المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب باستخدام السجلات الإلكترونية. عندما يتم حفظ كل شيء إلكترونيًا ، يتم إزالة الوقت المستغرق في البحث عن السجلات المادية.
- عندما يتم حفظ السجلات إلكترونيًا ، فمن السهل الرجوع إلى البيانات السابقة. يمكنك فهم القرارات السابقة بسرعة وبناء القرارات المستقبلية عليها.
- عند اعتماد أنظمة إدارة المخاطر المؤسسية ، يمكنك تحقيق الامتثال بسرعة. من خلال التخزين الآلي للسجلات والتخلص منها ، يمكنك إثبات الامتثال دون عناء مع الاستمرار في عمليات عملك.
التدريب على إدارة السجلات
تقدم العديد من الكليات والجامعات درجات علمية في السجلات وإدارة المعلومات أو دراسات الأرشفة لتعليم الطلاب التاريخ والفلسفات والأساليب والتنظيم وأفضل الممارسات التي تنطبق على مجموعة متنوعة من الأعمال. تشمل المنظمات المهنية الأخرى أو برامج الشهادات المتعلقة بالطبيعة الواسعة والمعقدة لإدارة السجلات ما يلي:
- معهد مديري السجلات المعتمدين (ICRM): بعد اجتياز ستة اختبارات ، يمكن لأولئك الذين لديهم مزيج من الخبرة العملية والتعليم الإضافي الحصول على شهادة متقدمة من ICRM.
- إدارة المحفوظات والسجلات الوطنية (نارا): يوفر NARA برنامجًا تدريبيًا مدته ستة أسابيع لموظفي الحكومة الفيدرالية ينتج عنه شهادة إدارة السجلات الفيدرالية.
- الرابطة الأمريكية لإدارة السجلات (ARMA): يمكن لأعضاء ARMA International الحصول على اعتماد متخصص في إدارة المعلومات (IGP) ، والذي يركز على الأساليب الإستراتيجية عالية المستوى. وهي صالحة لمدة ثلاث سنوات وتنطبق على العديد من المناصب على مستوى المدير أو أعلى.
إدارة السجلات مقابل إدارة المستندات
يوجد تمييز بين إدارة السجلات وإدارة المستندات ، ومع ذلك ، يستخدم بعض الأشخاص العبارات بالتبادل. تعد إدارة المستندات جانبًا مهمًا من جوانب إدارة السجلات. يتضمن مهام مكتبية قياسية وتخزين الملفات ، مثل التقاط الملفات أو تخزينها أو تعديلها أو مشاركتها. عند المساعدة في الإشراف على إدارة المستندات لشركة ما ، تشمل مسؤوليات أخصائي إدارة المستندات ما يلي:
- تنظيم المستندات الحالية والمستقبلية
- زيادة كفاءة سير العمل
- توفير خوارزميات بحث فعالة لاسترجاع الملفات
- التقليل من كمية الأوراق التي لم يتم وضعها في مكانها الصحيح أو في غير محلها
- تقليل مساحة تخزين المستندات المادية
لا تعد السجلات دائمًا مستندات ، وغالبًا ما تتطلب إدارة السجلات عملاً أكثر صرامة ومديرًا مخصصًا لقيادة قسم وتصميم وصيانة الأنظمة والإشراف على أعضاء الفريق وإعداد التقارير حول أمن وسلامة النظام. تتركز مهام مدير السجلات على حماية السجلات بشكل آمن وقد تشمل:
- وضع المعايير والقواعد للسجلات والفريق المسؤول عن تخزينها
- تحديد من لديه حق الوصول إلى السجلات ومتى
- إنشاء الأطر الزمنية للوقت الذي سيتم فيه نقل المواد إلى الأرشيف
- إعطاء إذن الإدارة لاستخدام السجلات
- تضمين إدارة السجلات في أنظمة وبرامج الشركات
الأسئلة المتكررة
ما هي بعض الأمثلة على السجلات؟
تضع كل شركة سياسات إدارة السجلات. السجلات محمية بالقواعد التي وضعتها كل شركة. يتمتع بالحماية من المنافسين والهيئات الحكومية وأي شخص آخر ليس لديه عمل لديه إمكانية الوصول إلى المستندات السرية. يُعرف هذا التوضيح باسم "سرية الأعمال" في قطاع الأعمال الإلكترونية.
ما هو الفرق بين النموذج والسجل؟
النموذج هو مستند يطلب معلومات محددة ويتضمن خيارات الإجابة أو المناطق الفارغة التي يمكن ملؤها. لا يلزم تطبيق النماذج بعناية. من ناحية أخرى ، يعتبر النموذج المكتمل بمثابة سجل ويجب الاحتفاظ به في مأمن من التغيير.
متى يصبح المستند سجلاً؟
السجل هو مستند تقوم المؤسسة بإنشائه أو استلامه بالتزامن مع حركات الأعمال. يمكن استخدامه أيضًا لتلبية المتطلبات القانونية. وسيط أو نوع السجل ليس لهما تأثير على تصنيفه. يمكن أن يكون على الورق أو رقميًا.
من أين تأتي التزامات إدارة السجلات؟
يتم فرض الالتزامات الخاصة بإدارة السجلات بشكل متكرر بواسطة معايير وممارسات حكومية أو صناعية تعكس السلامة العامة أو سيادة البيانات أو مشكلات أخرى. نتيجة لذلك ، تعد إدارة السجلات عنصرًا أساسيًا في خطة إدارة المعلومات الخاصة بك. يمكن أن تساعد مراقبة أصالة السجلات وتوافرها داخل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في تأمين شركتك.
من ناحية الأعمال ، ماذا تعني إدارة السجلات؟
تشمل إدارة السجلات جميع الأحداث التي تحدث بين وقت توفر البيانات في النظام ووقت إتلافها. بشكل أساسي ، يتبع نظام إدارة السجلات دورة حياة البيانات. يتم أيضًا تضمين نسخ المواد المكتوبة ، والنماذج ، وسجلات الإيداع ، والميكروفيلم ، والاحتفاظ ، والخدمات ذات الصلة.
مقالات ذات صلة
- أنظمة إدارة السجلات: أفضل 15 خيارًا للبرامج في عام 2023
- كتاب سجل الشركات: المعنى والأهمية وكيفية الحصول عليه
- كيفية التوقيع على مستند إلكترونيًا: دليل خطوة بخطوة
- كم من الوقت للاحتفاظ بسجلات الضرائب؟ كل شيئ ترغب بمعرفته
- مدير المحاسبة: المعنى ، الواجبات ، الراتب ، السيرة الذاتية والمؤهلات
مراجع حسابات
