تعد أدوات تتبع الموظفين وإدارتهم ضرورية في مناخ الأعمال سريع الخطى وعالي المخاطر اليوم ، ويوفر برنامج نظام إدارة القوى العاملة الإجمالي ذلك تمامًا. لقد اعتاد العمال في مختلف الصناعات ، بما في ذلك البيع بالتجزئة ، وخدمة الطعام ، والمساعدة الفنية عند الطلب ، وغيرها ، على العمل في جداول زمنية غير متوقعة. بدأت هذه المخالفة تتسرب إلى قطاع 9 إلى 5 أيضًا ، لا سيما عند العمل الإضافي والقيام بالعمل عن بُعد والسفر للعمل أصبح أكثر شيوعًا ووضع خطة عمل للموظفين حتى يكونوا على دراية بموعد و حيث سيعملون قد يبدو مهمة مباشرة. تتجاوز احتياجات إدارة القوى العاملة احتياجات وظائف الجدولة الأساسية. تجعل العناصر الأكثر فاعلية لبرامج نظام إدارة القوى العاملة المتنقلة من السهل القيام بمجموعة واسعة من الأنشطة المتعلقة بالموارد البشرية.
في هذه المقالة ، يتم تقسيم خصوصيات وعموميات برنامج نظام إدارة القوى العاملة ، ويتم تقديم اقتراحات حول كيفية اختيار حل يلبي متطلبات عملك.
ما هو نظام إدارة القوى العاملة الكلي TWMS؟
في المستوى الأساسي ، تهتم إدارة القوى العاملة بجميع الأنشطة التي يجب القيام بها لضمان عمل القوة العاملة بأكبر قدر ممكن من السلاسة.
والغرض الأساسي منه هو ضمان حصول شركتك ، الآن وفي المستقبل ، على كمية كافية من رأس المال البشري لتنفيذ عملياتها.
يتضمن ذلك تقييم العديد من القطع المتحركة ، والتي قد تكون صعبة إذا لم يكن لديك الأدوات المناسبة.
بسبب هذا الاتجاه ، تستثمر المزيد والمزيد من الشركات في برامج إدارة القوى العاملة.
عندما يكون لديك ميزات برنامج إدارة القوى العاملة الصحيحة ، فمن السهل تقييم أهداف العمل طويلة الأجل لشركتك والتأكد من أن موظفيك مستعدون جيدًا لتحقيقها.
نظرًا لأن عددًا متزايدًا من الشركات يسمح الآن للعمال بالعمل من المنزل ، إما بدوام كامل أو وفقًا لجدول زمني مرن ، فقد زادت أهمية هذه الوظائف بشكل كبير.
كيفية اختيار نظام إدارة القوى العاملة
يوفر مجال برامج الموارد البشرية وفرة من الخيارات لتلبية مجموعة واسعة من المتطلبات.
بعضها ، مثل برنامج كشوف المرتبات أو حل إدارة التعلم ، موجه بشكل خاص لإكمال نشاط معين من أنشطة الموارد البشرية. ومع ذلك ، فقد تتضمن أيضًا وظائف إضافية تلبي واحدًا أو اثنين من المتطلبات الإضافية.
ستوفر الأنظمة الأخرى ، مثل نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) ، أيضًا وحدات نمطية لتلبية متطلبات الموارد البشرية الخاصة بك.
يمكن وضع حلول إدارة القوى العاملة في مكان ما في هذه المنطقة الرمادية بين الفئتين.
قبل أن تبدأ البحث ، من مصلحتك تحديد مناطق شركتك التي تسبب لك أكبر قدر من المتاعب والتأكد مما إذا كانت ميزات برنامج إدارة القوى العاملة ستكون قادرة على تلبية متطلباتك.
في ما يلي ، ستجد قائمة ببعض القدرات الأكثر شيوعًا لإدارة القوى العاملة.
يمكنك البدء بمراجعة القائمة وتحليل كيف يمكن لكل خاصية من هذه الخصائص أن تعزز عمليات شركتك.
ستصبح الميزات التي تقرر تحديد أولوياتها دليل متطلبات يمكنك استخدامه عند تقييم البائعين الموجودين في قائمتك المختصرة.
ما هي أنواع برامج نظام إدارة القوى العاملة؟
يأتي برنامج نظام إدارة القوى العاملة في مجموعة متنوعة من الأشكال. بعض هذه العناصر قائمة بذاتها لأنها توفر واحدة فقط من الميزات أدناه ، بينما يقدم البعض الآخر إجابة شاملة.
- برنامج الجدولة
- برنامج الحضور
- برنامج تتبع الوقت
- حلول إدارة الغياب
- برنامج الرواتب
- أدوات مشاركة الموظفين
- أدوات إدارة علاقات العملاء
- خدمة العملاء ودعم حلول التذاكر
- برنامج تتبع حوادث السلامة في مكان العمل.
ميزات برامج نظام إدارة القوى العاملة
فيما يلي بعض الخصائص الأكثر شيوعًا التي تظهر في برامج إدارة القوى العاملة:
استمر في القراءة لمعرفة المزيد حول ما يمكن أن تفعله هذه القدرات وكيف يمكن أن تساعد في تحسين عملياتك لإدارة موظفيك.
# 1. جدولة الموظف
واحدة من أهم وظائف برنامج نظام إدارة القوى العاملة الكلية هي الجدولة.
يعد إنشاء جدول زمني أساسي أحد مكونات هذا. ومع ذلك ، فإن إحدى ميزات استخدام هذه الوظيفة هي الحصول على معلومات حول شركتك ، مما يتيح لك إنشاء أكبر جدول زمني ممكن.
يتم تحديد المتطلبات الحالية للموظفين عن طريق برنامج نظام إدارة القوى العاملة المتنقلة من خلال تحليل بيانات الأداء التاريخية والجوانب الأخرى ذات الصلة.
هذه الوظيفة التلقائية تلغي الحاجة إلى التخمين فيما يتعلق بالجدولة لأنها توفر أدوات لحساب الموظفين المطلوبين لمشروع معين وأي فجوات في التوظيف.
- الجدول الأمثل
- تحديد المناصب والأقسام
- دعم متعدد المواقع
- جدولة التلقائي
# 2. التوقع
الغرض من وظيفة التنبؤ هو وضع افتراضات حول المستقبل بناءً على البيانات السابقة والاتجاهات الحالية والمسار المطلوب للشركة.
يمكن تحليل عادات وقت الموظفين وحضورهم من خلال ميزة تحليل الاتجاه ، مما يوفر معلومات مفيدة للجدولة أو تغييرات السياسة.
على سبيل المثال ، استنادًا إلى البيانات التاريخية ، قد يقوم المديرون بتخصيص الموارد لمشروع قادم أو موسم الذروة بمساعدة التنبؤ.
تتيح مجموعة متنوعة من الحلول للمستخدمين المساهمة بمتغيرات جديدة في عمليات المحاكاة ، مما يتيح لك إلقاء نظرة على متطلبات العملاء من كل وجهة نظر.
- التنبؤ المستند إلى التاريخ
- محرك التنبؤ الذي يتحكم فيه المستخدم
- الخوارزميات التنبؤية
# 3. ادارة الأداء
تحتفظ جوانب إدارة الأداء بعلامات تبويب على إنجازات العمال الأفراد والمنظمة ككل.
يلقي هذا البحث الضوء على العمليات التي تتبعها المنظمة ويحدد الأنماط الناشئة.
يمكن تقييم سلوك الموظفين في وظائف ومواقع وفترات عمل معينة باستخدام أدوات إدارة الأداء ، والتي يمكن بعد ذلك ربطها بإدارة القوى العاملة.
باستخدام هذه المعلومات ، يمكن للمديرين جدولة الموظفين بشكل صحيح.
- تقييم الأداء
- تتبع KPI
- تحليل القوى العاملة
# 4. الإبلاغ
يتمتع أولئك الذين يستخدمون برنامج نظام إدارة القوى العاملة المتنقلة بإمكانية الوصول إلى ميزة إعداد التقارير التي يمكن استخدامها لإنشاء عروض تقديمية جذابة ومرئية للبيانات.
يسهل تنسيق التقرير قراءة المعلومات وتوزيعها.
بغض النظر عن كفاءتهم في التحليلات أو الإلمام بالبيانات الأساسية ، يمكن لجميع أصحاب المصلحة الحصول على المعلومات المطلوبة من خلال استخدام التقرير.
- استخراج بيانات الطرف الثالث
- أوراق الوقت
- تقارير تخطيط الاجازات
- تقارير الرواتب
- جدولة التقارير
# 5. إدارة تنقل القوى العاملة
هذه القدرة هي واحدة من أكثر القدرات المطلوبة فيما يتعلق بإدارة القوى العاملة لأن العمل المتنقل يكتسب شعبية.
قد يكون من المهم للشركات أن تكتشف أن موظفيها لم يعودوا مرتبطين بمكتب بالمعنى التقليدي.
تمكن إمكانيات الهاتف المحمول المستخدمين من الوصول إلى برامج إدارة العمل الخاصة بهم من أي جهاز يريدونه.
يمكن للموظفين استخدام البرنامج لإنجاز عملهم عند الذهاب إلى مكاتب مختلفة ، أو العمل أثناء تنقلاتهم ، أو في أي موقف آخر لا يمكنهم فيه الوصول إلى جهاز كمبيوتر مكتبي.
هذه الوظيفة مفيدة جدًا للمؤسسات التي لديها جداول زمنية تتغير دائمًا ، مثل مطعم أو مركز خدمة عملاء حيث يقوم الموظفون بتبديل الورديات بشكل متكرر.
سيقوم نظام إدارة القوى العاملة المتنقلة بإبلاغ جميع العمال بهذه التعديلات.
سيسمح ذلك للشركة بالبقاء على اطلاع بجدولها الزمني ومنع أي فجوات في التغطية ناتجة عن عدم وعي الموظفين بالتغييرات.
# 6. تتبع الوقت
توفر ميزات تتبع الوقت أدوات للمراقبة وأخذ الحضور ، مثل الضرب على مدار الساعة والخروج منه.
توفر هذه الأنظمة الأساسية طبقة إضافية من الحماية من خلال تضمين المزيد من المكونات المتطورة ، مثل القياسات الحيوية وفحوصات الامتثال.
يمكن لأصحاب الأعمال الحصول على صورة دقيقة لساعات الموظف باستخدام الأدوات التي تقيس مرور الوقت ، بما في ذلك الأدوات التي تتبع الحضور.
ستوفر دراسة هذه البيانات لصانعي القرار المعلومات التي يحتاجونها لتكييف سياسة الشركة فيما يتعلق بإدارة شؤون الموظفين لتلبية متطلبات أعمالهم.
# 7. تكاملات
تسمح قدرة برنامج إدارة القوى العاملة على التفاعل مع أنظمة إدارة الموارد البشرية الأخرى بمجموعة واسعة من الوظائف.
يضمن توصيل برنامج إدارة الموارد البشرية لشركتك بأنظمة أساسية تابعة لجهات خارجية أن تكون وظائفها محدثة دائمًا.
يمكنك إضافة دمج نظام إدارة القوى العاملة مع نظام إدارة الموارد البشرية أو أنواع أخرى من البرامج إلى أداة إدارة القوى العاملة المستقلة في البداية.
يشار إلى هذا النوع من التكامل باسم تكامل الوظيفة الإضافية.
- تكامل إدارة الموارد البشرية
- تكامل برامج الوقت والحضور
- تكامل برامج الرواتب
ما هي فوائد برنامج نظام إدارة القوى العاملة؟
يسهّل برنامج نظام إدارة القوى العاملة على الإدارة تبسيط الجدولة وإدارة الحضور وتتبع الوقت وتحسين إدارة الأداء وتعزيز سلامة الموظفين.
يمكن أن يساعد حل إدارة القوى العاملة الصحيح ، عند وضعه موضع التنفيذ واستخدامه بكفاءة ، الشركات في بعض الطرق ، بما في ذلك ما يلي:
- وفر الوقت ، وتخلص من الاختناقات ، وقلل من الأخطاء عن طريق أتمتة العمليات الشاقة سابقًا.
- اتخذ قرارات أفضل بناءً على تحليل البيانات في الوقت الفعلي والمعلومات الدقيقة والمحدثة حول موظفيك.
- قم بزيادة دقة كشوف المرتبات باستخدام برنامج يعمل تلقائيًا على التوفيق بين تتبع الوقت ، والإجازات المدفوعة ، والعمل الإضافي الموثق ، وما إلى ذلك. سيساعد هذا في تقليل عدد حالات الخطأ البشري التي يمكن أن تحدث نتيجة لإدخال البيانات يدويًا وإجراء العمليات الحسابية.
- استشر البيانات المتعلقة بجدولة الوقت الفعلي لموظفيك وقم بإجراء التعديلات اللازمة لدرء المشكلات مثل نقص الموظفين. قم بوضع علامة استباقية على تعارضات الجدولة المحتملة ومعالجتها قبل ظهورها. يسمح أفضل برنامج للقوى العاملة للمديرين بوضع جداول زمنية ذكية عن طريق تصفية المهام وفقًا للقسم أو المشروع أو الوظيفة أو المنطقة.
ما هي أنواع أنظمة إدارة القوى العاملة؟
تشمل أنواع برامج نظام إدارة القوى العاملة ما يلي:
- برنامج الجدولة
- برنامج الحضور
- برنامج تتبع الوقت
- حلول إدارة الغياب
- برنامج الرواتب
- أدوات مشاركة الموظفين
- أدوات إدارة علاقات العملاء
- خدمة العملاء ودعم حلول التذاكر
ما هو الفرق بين WFM و WFO؟
في حين أن WFM تهتم بشكل أساسي بإدارة موظفي مركز الاتصال ، فإن أنظمة WFO توفر مديري الدعم المطلوبين لاتخاذ القرارات بناءً على البيانات الفعلية.
ما هي الإدارة الفعالة للقوى العاملة؟
يشير مصطلح "الإدارة الفعالة للقوى العاملة" (WFM) إلى نهج منظم للمؤسسة لتعزيز إنتاج العمال.
يستلزم WFM تقدير عدد العمال اللازمين لإكمال المشروع بدقة ثم تصميم وتنفيذ جدول عمل يزيد من كفاءة وفعالية الفريق.
كيف تنشئ إدارة القوى العاملة؟
فيما يلي خطوات إنشاء برنامج نظام إدارة القوى العاملة المتنقلة:
- يتم توحيد العمليات واللوائح.
- يتم حوسبة سجلات الوقت والحضور.
- أتمتة وظائف جدولة الموظفين.
- راجع خيارات الخدمة الذاتية للموظف.
- تنفيذ إجراءات استباقية لإدارة الغياب.
كيف تطبق إدارة القوى العاملة؟
اتبع هذه الخطوات الموضحة لتنفيذ برنامج نظام إدارة القوى العاملة بالكامل:
- يجب أن تكون أهداف العمل ومتطلبات التوظيف متزامنة.
- فحص وتوقع متطلبات المواهب والمهارة المستقبلية
- إجراء تحليل فجوة المهارات وتقييم العرض الحالي للمواهب
- استعد لنتائج مختلفة
- إنشاء وتنفيذ خطة
- مراقبة التقدم وتقييم النتيجة
ما هي المبادئ الأساسية لتخطيط القوى العاملة؟
فيما يلي المبادئ الرئيسية لتخطيط القوى العاملة:
- التخطيط الاستراتيجي
- حلل الخطة
- تطوير وتفعيل الخطة
- تنفيذ الخطة
- مراقبة وتقييم ومراجعة الخطة
وفي الختام
في الختام ، يعد برنامج نظام إدارة القوى العاملة لإدارة الموظفين أمرًا أساسيًا للعمليات التي تجعل الشركات ناجحة.
تركز القدرات الأساسية لهذه الأنظمة على الجدولة والتخطيط ومراقبة الحضور اللاحقة.
يمكن أن تساعدك أدوات إدارة أداء الموظف في تحديد المتفوقين وسد فجوات المهارات في موظفيك.
يمكن لأحدث برامج التحليلات تحليل البيانات وتقديم رؤى قيمة ، مما يسمح باتخاذ قرارات أكثر حكمة.
تضمن الإضافات مثل الإعداد الآمن وبدء التشغيل تجربة خالية من المشاكل مع النظام.
يعد فهم متطلبات شركتك وحالة بيئتك الحالية خطوتين حاسمتين في تطوير نظام إدارة العمل.
ستجد الشركات التي لديها بالفعل نظام إدارة موارد بشرية أن هذا صحيح بشكل خاص.
هناك مجموعة متنوعة من منصات إدارة الموارد البشرية التي تتضمن ميزات إدارة القوى العاملة ؛ إن معرفة مكانك من حيث العمليات الحالية هو الخطوة الأولى في إيجاد الطريقة المناسبة لعملك.
- برنامج إدارة القوى العاملة: كيف يعمل [+ أفضل 10 اختيارات]
- أهم 6 نصائح للإدارة الفعالة للقوى العاملة
- أدوات إدارة القوى العاملة: أفضل أدوات إدارة القوى العاملة
- أفضل أنظمة إدارة الحضور لمكان عملك
- نظام إدارة العمالة: كيف يعمل؟
مراجع حسابات
