商务沟通:如何制定有效的沟通策略

商务沟通

采用有效的公司沟通方式是提高收入和士气的最简单方法之一。 不幸的是,它并不像看起来那么简单。
由于当今技术的发展,业务通信正在发生变化。 虽然它不像以前那样正式,但保持 专业的语气 对于为您的公司投射正确的形象仍然至关重要。 它还涉及在组织内促进开放和富有成效的沟通。
适当的沟通形式可以提高员工的工作效率、简化流程并提高组织的整体士气。 本文提供了关于在您的企业中发展良好的口头和非语言沟通的速成课程,以便与客户建立联系并促进更有成效的内部讨论。 我们还将研究用于有效沟通的不同类型和方法的商务沟通。

什么是商务沟通?

业务通信是指组织内部和外部员工之间的信息交换。

有效的业务沟通是指员工和管理层如何相互联系以实现 组织目标 并更加符合基本的公司价值观。 因此,它的主要目标是改进组织实践、消除孤岛、让人们了解情况并减少错误。

每个组织的成功和成长都依赖于有效的业务沟通。 商务沟通与日常沟通不同,通常是以目标为导向的。

尽管如此,研究表明,60% 的内部沟通专业人员不跟踪内部沟通。

企业要成功,公司的所有规则, 公司核心价值观、法规和政策必须传达给组织内外的员工。

商务沟通的类型

商务通讯分为四种类型。

#1。 内部向上沟通

当下属与管理层或组织结构上层的个人进行沟通时,就会发生内部向上的业务沟通。 为了真正掌握公司的运作,每个领导者都应该让信息向上流动。

因此,调查、反馈、表格和报告是员工向其经理或团队领导提供的常见内部向上业务沟通类型。

例如,营销报告可能包括网站总流量、社交媒体互动或创建的总潜在客户等信息。

#2。 内部向下沟通

当上级与一名或多名下属进行沟通时,就会发生内部向下沟通。 这种类型的商务沟通可以采用信件、备忘录或口头命令的形式。

与员工交谈时,高管应保持专业、直率的语气。 关于新公司运营流程的备忘录,例如安全要求和新法规,就是这种沟通形式的一个例子。

#3。 内部横向沟通

内部横向业务沟通发生在员工之间的工作场所。 因此,如今员工可以通过多种方式进行联系,包括聊天、短信、电子邮件和员工通信软件解决方案。

这种类型的通信可以发生在部门内部或部门之间,并且比其他类型的业务通信更常见。 此外,员工之间的频繁沟通对于员工敬业度和生产力至关重要。

#4。 对外交流

外部业务通信是指与客户、潜在客户、供应商或合作伙伴等第三方实体的任何交互。

与所有其他类型的公司内部通信相比,这种类型的业务通信发生的频率较低。

商务沟通方式

在企业沟通方面,它要么是口头的,要么是书面的。 此外,交流发生在面对面/面对面或远程。 对于您的组织而言,它们都不是好是坏; 这一切都取决于情况。

书面交流非常适合保留所采取的决策和活动的书面记录,以及制定战略和计划。 口头交流可以让想法的即时产生和更开放的思想流动。

有些企业只有一个位置。 有些在不同的时区设有办事处。 同时,其他公司完全偏远,也缺乏实体场所(Buffer 和 Zapier 是位置独立公司的绝佳例子)。 这些是适用于上述任何或所有场景的企业沟通方法:

#1。 基于互联网的通信

这包括常见的业务沟通渠道,例如电子邮件和即时消息应用程序(例如 Slack、Hangouts 甚至 Nextiva Chat)。

电子邮件和消息的优势包括能够在繁忙的工作环境中进行私人对话,以及同时与一大群人(从几人到数百人)共享消息。

#2。 电话会议

电话减少了举行有效、快节奏会议的地理障碍。 由于非语言交流(语调)而不是文本交流,它可以实现更有效的想法交流。 云电话系统具有改善入职和整体团队合作的潜力。

#3。 视频电话会议

出色的视频会议解决方案使遥远地区的人们能够在尽可能接近面对面会议的情况下举行会议。 他们还将电话会议提升到一个新的水平。

#4。 面对面会议

面对面的讨论可以帮助公司快速推进想法。 根据研究,面对面的会议比虚拟会议产生更多的想法。

另一方面,精心策划的会议议程对于富有成效的会议至关重要。 46% 的员工很少或从不知道下一步该做什么离开会议。

#5。 官方文件和报告

记录影响其他个人和部门的活动是运行良好的公司沟通系统的重要组成部分。

因此,随时参考书面文件的能力降低了混淆或争议的可能性,并增加了沟通的清晰度。

#6。 出版物

与更大群体的会议经常通过报告和 PowerPoint 幻灯片作为补充的演示文稿进行。

因此,这些非常适合以允许提问和解释的方式提出新想法。

#7。 讨论板和常见问题解答

一个内部位置,员工可以在其中参考有关各个部门主题的常见问题,并提出新的问题,这将有助于他们提高工作效率并加快对某个主题的了解。

#8。 问卷调查

内部和客户调查都是获取关键主题的意见和评级的绝佳方式。 调查提供了一个由反馈支持的变化的健康循环,并且还开辟了跨企业各个层面的联系渠道。

#9。 客户服务活动

这可能包括任何类型的客户服务行动。 实时聊天帮助、客户关系管理 (CRM) 系统、客户入职流程、客户反馈和其他服务就是示例。

因此,您的下一个合乎逻辑的查询可能是:

我的公司需要哪些有效的商务沟通方式?

答案主要取决于公司的规模和需求。 没有千篇一律的答案。 有一件事是肯定的:如果您只采用您需要并打算使用的有效业务沟通策略,您将为成功做好准备。

举个例子:

您需要一个论坛板,因此您和您的团队需要花费数周时间研究和设置它。

一段时间后,您会意识到没有人在使用它,因为他们的团队或文档可以更快地为他们提供答案。 不必要的解决方案已经花费了您的时间和金钱。

或者,当您真正需要的是一个可靠的公司电话系统来处理您的远程会议时,您就投资了高质量的视频会议设备。

所有企业都将使用基于网络的通信。 另一方面,所有其他方式将取决于每个组织的独特条件。 花点时间分析每个对于您自己的场景的重要性。

另请参阅: 业务连续性计划:为什么重要

为什么有效的商务沟通很重要?

以下是企业沟通对任何公司的成功至关重要的主要原因:

#1。 它提高了员工的敬业度。

根据 Ragan 对员工敬业度的研究,在统计上与人们在领导沟通中的敬业度相关的最重要的内部沟通组件。 内部沟通团队在支持、指导和提醒领导者沟通的必要性方面发挥着重要作用。

#2。 减少电子邮件过载

电子邮件在企业中用于多种目的,包括信息请求、员工沟通和反馈、状态报告、任务分配、与客户和供应商的沟通、会议邀请、文件分发、各种团队活动的 HR 通知、福利和生日愿望。

根据 Radicati 的说法,普通业务人员将 25% 的工作日花费在与电子邮件相关的杂务上。

但是,只有一小部分到达我们收件箱的电子邮件需要我们立即关注。 我们根据发件人或主题将重要的电子邮件分开。 此外,我们收到的许多电子邮件与我们完全无关

#3。 提高员工生产力

五分之四的员工认为有效的内部公司沟通可以提高他们的工作绩效。

由于信息过载,员工经常浪费时间寻找完成工作所需的内容。

此外,员工平均每天花费 2.5 小时寻找信息。 因此,这导致每个月都浪费了整整一周的时间来发现应该触手可及的东西。

#4。 加强部门内部沟通

如果没有适当的沟通策略,很难在企业内部保持有效的部门间沟通。

员工必须能够轻松地进行沟通和协作,才能提高工作效率。

例如,您的研究部门必须与您的营销团队沟通,您的业务办公室必须与 IT 部门沟通。

#5。 加强与远程员工的沟通

远程团队是未来的方式。 根据全球流动劳动力预测更新,到 40 年,全球 2023% 以上的工作人口将具有流动性。此外,在美国等富裕国家,这一数字最终可能超过 75%。

这需要一种新的沟通、领导和管理方法。 远程团队面临沟通问题,例如跨时区协调、信息孤岛以及克服语言和文化障碍。 此外,距离使团队成员很难感觉到他们是团队的一部分。

#6。 降低员工流动率

在员工敬业度和满意度更高的公司中,员工流动率要低得多。 雇主必须确保他们的员工不断接受关于什么对他们的工作很重要的教育,以吸引和留住千禧一代和年轻一代在工作场所。

另一方面,过多的不相关信息经常导致压力、脱离和不满,导致员工保留率降低。

#7。 加强分享知识的努力

公司从事内部沟通的主要目的之一是促进信息共享最佳实践。

因此,在员工不断成长和学习新事物的世界中,雇主必须促进公司内部轻松共享信息。

知识交流与 组织知识 在没有明确定义的内部业务沟通计划的情况下遭受损失。

另请参阅: 知识管理:流程、类型、示例和工具

#8。 促进员工宣传

了解如何与员工成功建立联系的雇主在将员工转变为品牌大使方面要成功得多。

品牌代言人并不像许多企业想象的那么难获得。 事实上,满意的员工会渴望参与品牌大使计划。

#9。 提高客户保留率和满意度

更好的企业沟通会带来更高水平的客户满意度。 当企业内部的沟通出现故障时,业务沟通就会发生在客户服务和满意度方面。

首先,面向客户的人员将缺乏必要的信息。 其次,客户会注意到员工士气低落并因此产生负面体验。

根据一项研究,员工态度对客户满意度有相当大的影响,从而导致收入增加。

什么是跨文化商务沟通?

跨文化商务沟通是指来自不同文化背景的个人或群体之间的信息、思想、观点和信息的交流。

什么是跨文化商务沟通?

跨文化商务沟通是指来自不同文化的个人或团体之间的信息、想法、观点和信息的交流。

跨文化商务沟通的挑战是什么?

跨文化商务沟通的挑战包括语言障碍、文化差异、沟通不畅和缺乏理解。

内部和外部业务沟通有什么区别?

内部业务沟通是指组织内部的沟通,而外部业务沟通是指组织与外部利益相关者之间的沟通。

积极倾听在商务沟通中的重要性是什么?

积极倾听在商务沟通中很重要,因为它可以促进理解、减少误解并帮助建立关系。

商务沟通常见问题

企业如何更好地沟通?

有效的商务沟通:实现更好的 8 个步骤……

  1. 消除假设。 …
  2. 为所有相关人员找到一个好的地点和时间进行交谈。 …
  3. 想听,先听。 …
  4. 问问题。 …
  5. 表达情感很重要,但要始终保持尊重。

通讯的六种类型是什么?

每个人都有独特的沟通方式,一种他们与他人互动和交换信息的方式。 有四种基本的沟通方式: 被动的、攻击性的、被动攻击性的和自信的. 了解每种沟通方式以及个人使用它们的原因很重要。

商务沟通总是有特定的内容、特定的受众、特定的目的、特定的时间和特定的地点。 商务沟通的下一个重要特征是清晰。 中国哲学家孔子正确地指出“语言清晰就是一切

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  6. 注意非语言信息。
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