当您第一次遇到涉及起草商业 RFP 的任务时，您有多困惑？你知道它是关于什么的还是你完全不知道？或者也许你已经有一段时间没有写过文章了？
无论是哪种情况，我都会通过本指南来解决这个问题。我们将一起深入探讨 RFP 的具体内容、您可能需要 RFP 的原因以及如何创建您的第一个 RFP。
但首先，您应该知道 RFP 在商业中代表什么。
关键点
- 征求建议书 (RFP) 是为企业或政府机构所需的潜在业务或 IT 解决方案招标时使用的流程和文档。
- RFP 文件通常概述了希望投标提供所需解决方案的潜在受访者需要满足的要求声明 (SOR)。
- 它可能涵盖满足给定要求的产品和/或服务。
- 大多数政府机构以及许多私营公司和组织都使用 RFP。
RFP 对业务意味着什么？
征求建议书 (RFP) 是一份商业文件，用于宣布项目、描述项目并向合格承包商征求投标以完成项目。大多数组织更喜欢使用 RFP 启动项目，许多政府也总是使用它们。
使用 RFP 时，请求投标的实体负责评估所提交投标的可行性、投标公司的财务状况以及每个投标人承担项目的能力。
RFP 用于复杂的项目，通常需要多个分包商。它们描述了发布 RFP 的组织、正在进行的项目的范围以及评估参赛作品的标准。他们还概述了投标过程和合同条款。
这些请求包括一份工作说明书，描述中标者要执行的任务以及完成工作的时间表。
RFP 还就如何准备投标书向投标人提供建议，并就如何格式化和提交投标书提供具体指导。它们通常包括有关投标人必须包含哪些信息以及所需格式的说明。
RFP 包括什么？
RFP 通常包括发行组织及其业务线 (LOB) 的背景、描述所需解决方案的一组规范以及披露如何对提案进行评分的评估标准。
RFP 通常包含一个部分，有时称为工作说明书 (SOW)，定义工作范围或要提供的服务范围。本节讨论中标者要执行的任务以及提供可交付成果的时间表。
征求建议书还包括对投标人如何准备建议书的指导。本节将提供提案格式的详细信息，以及如何构建和组织 RFP 响应的说明。
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大多数 RFP 是由政府机构和公共部门的其他组织发布的。他们通常被要求开放私营公司之间的竞争并消除这一过程中的偏见。这些机构希望确保他们获得最低且最具竞争力的出价。
然而，任何私人或公共组织都可以提出 RFP 以获得多个投标和对项目的各种观点。
例如，想要将其报告流程从纸质系统更改为基于计算机的系统的企业可以提交硬件、软件和用户培训计划的 RFP，以建立新系统并将其集成到企业中。竞争性投标过程可以让他们更深入地了解可用的替代方案。
在编写 RFP 和 SOW 时，重要的是要注意组织流程和最佳实践，以最大限度地提高效率。
解释 RFP 流程
我第一次接触 RFP 是在我必须提交商业投标提案时。我不会用细节来烦你。但我学到的第一件事是 RFP 必须由请求这项工作的公司起草。这可以让潜在的承包商更好地了解您的公司正在寻找什么。
RFP 发出后，承包商或供应商可以对其进行审核并提交最佳投标来竞争该工作。
以下是我在提案中包含的内容：
- 我将如何解决问题的行动计划
- 公司预期的时间表
- 任何必要的背景资料
- 我预计整个项目的成本是多少
在某些情况下，我必须回来指出 RFP 中需要根据我在行业中的经验进行调整的特定组成部分。
此时，您可以查看他们的反馈并创建新的 RFP 以适应更改，也可以保留原始 RFP 不变，并在考虑其他提交的投标时牢记这一点。
起草商业 RFP 的要求
RFP 必须足够详细地描述和定义项目，以吸引可行的回应。
作为潜在投标人，您应该能够了解业务的性质及其希望通过项目实现的目标。该项目必须足够详细地定义，以便您清楚地了解其范围以及执行该项目所需提供的所有产品和服务。
预期提案的格式也必须详细。需要统一的响应来比较和对比报价。
下面附上一份清单，详细说明了创建完美 RFP 的过程：
如何编写 RFP
RFP 遵循相当严格的格式，尽管准备 RFP 的机构和公司之间的格式可能有所不同。 这个样本 来自北卡罗来纳州 RTI International 的文档显示了典型 RFP 中的元素，其中包括简介和背景、可交付成果的描述以及有关选择标准的信息。
获得最佳 RFP 出价的阶段
1. 评估您的需求
在起草 RFP 之前，您需要做一些准备来弄清楚您需要什么以及想要完成什么。此过程将帮助您定义目标和项目范围，并发现障碍。
利用这段时间进行竞争对手和行业研究，以评估您的立场。 您是否遵循当前的行业标准和指南？ 您的产品是否与竞争对手提供的产品相提并论，或者您是否缺少可以增加价值的功能？
2. 列出所有技术规格
在您的 RFP 中预先包含技术规格允许供应商确定他们是否可以提供您需要的东西。 这也可以保护您的业务，因为如果供应商同意他们最初可以满足您的规范，但在他们接手项目后未能交付，您可以让他们对 RFP 中列出的规范负责。
3. 分发 RFP
RFP 写好后，就该发送了。您可以将其发布在您的网站上，甚至可以为其创建特定的登陆页面。利用您所属的任何与行业相关的专业团体并在那里做广告。如果您希望与当地供应商合作，那么利用当地商会也是宣传 RFP 的绝佳场所。
4.评估你的报价
收到所有建议后，几乎可以毫不费力地比较每个建议并确定哪个供应商最适合您的公司。
从众多投标人中，您需要将范围缩小到您最喜欢的前三名、前五名或前十名中的少数几名，具体取决于您收到的数量或感兴趣的数量。从这里开始，您需要花时间进一步审查潜在的供应商，以确定谁真正适合这份工作。
5. 选择最适合该工作的供应商
一些公司在开始谈判过程后可能会要求其顶级供应商再提供一份最佳和最终报价。这是为了确保他们不仅能找到合适的人或公司来完成工作，而且还能以合适的价格找到合适的人或公司。
虽然这听起来像是一个额外的步骤，但它可能会为您节省金钱、时间，并减少日后的麻烦。
什么是 不 在业务中如何处理 RFP
如果您想找到合适的供应商，您需要具体的 RFP。只问“是”或“否”的问题不会让你有任何收获。这就是为什么你必须提出需要深思熟虑的答案的具体问题。提出开放式问题，要求他们解释解决问题时的思维过程。
尝试使用类似于以下的句子：
- 您能否分享一个示例，说明您是如何为另一家公司解决这个问题或类似问题的？ 你有没有遇到任何不可预见的障碍？ 这次你会做哪些相同或不同的事情？
- 根据您提议的重新设计，不懂技术的人需要多长时间才能完成新的注册表？您估计这可以节省多少时间？
对 RFP 的响应示例
如果您已发出 RFP 并正在收集回复，您可能想知道应该在有效的 RFP 回复中寻找哪些内容。以下是令人印象深刻的 RFP 响应的模板示例：
对 RFP 的响应示例
但这也给我们带来了一个大问题：RFP在商业中真的有必要吗？难道你不能花时间自己审查两三个供应商吗？
正如您接下来将看到的，这条路线绝对不符合您的最佳利益。
为什么您应该在您的企业中使用 RFP
发出 RFP 的原因有多种。
在某些情况下，IT 项目的复杂性需要正式的 RFP。在寻求需要混合技术、供应商和潜在配置的集成解决方案时，您可以从多个投标人和观点中受益。例如，假设您的业务正在从基于纸质的系统转向基于计算机的系统。在这种情况下，您可能会要求提供建立新系统并将其集成到组织中所需的所有硬件、软件和用户培训的建议。
相比之下，简单的硬件升级可能只涉及向单个供应商发出报价请求 (RFQ)。
某些实体（例如政府机构）可能需要发布 RFP 以提供充分和公开的竞争。
您还可以发布 RFP 以促进竞争，从而降低解决方案的成本。也就是说，基于对 RFP 规范最敏感而接受的提案可能并不总是价格最低的投标。由于许多公司将与您竞争业务，因此供应商制定获胜的 RFP 响应非常重要。
客户创建 RFP 的技能可以决定投标人响应的质量，从而决定最终 IT 解决方案的成功或失败。如果指定的要求过于模糊，投标人在设计和实施解决方案时可能会达不到目标。然而，过于详细和限制性的要求限制了投标人的创造力并扼杀创新。
公司需要与供应商设定明确的期望，以获得高质量的响应。
您可以使用 RFP 来：
- 概述项目细节和期望：利益相关者概述项目要求并提供详细信息，以帮助潜在投标人和承包商了解项目范围以及公司选择供应商的标准。
- 询价：RFP 启动招标或提案流程。通过发布 RFP，公司征求承包商的意见。 RFP 文件在公共部门很普遍，许多政府机构使用 RFP 选择流程作为寻找合格服务提供商的主要方式。
- 评估多个供应商：公司和自由职业者提交提案后，企业会对其进行审核并选择最适合其需求的供应商。该公司使用 RFP 开始与许多不同的供应商或投标人进行对话，然后选择中标者、提出最终报价并签署项目合同。
什么是市场营销中的 RFP？
在市场营销中，RFP 通常用于外包任何可以帮助您的品牌扩大影响力的营销活动。 这些活动包括您不能在内部进行的任何与营销相关的活动。
例如，如果你在一家小型初创公司工作，你可能会创建一个 RFP 来寻找一家提供全方位服务的通信和营销公司来为你的企业制定一个整合营销计划。 如果是这种情况，您会在 RFP 中概述您正在寻找一家公司来帮助您“增加 SEO 影响力”或“吸引社交媒体关注者”等。
另一方面，如果您在营销机构工作，您需要留意您所在地区与您提供的服务相关的 RFP。例如，如果您在一家网页设计公司工作，您将需要寻找为网页设计服务创建 RFP 的企业。
看到： 网页设计在现代企业成功中的作用
什么是销售中的 RFP？
在销售中，当企业希望购买适合其需求的产品或服务时，通常会创建 RFP。 例如，如果一家企业公司正在寻找新的 CRM 软件，则该企业可能会发布一份 RFP，概述其正在寻找的内容以及希望通过新的 CRM 软件实现的目标。
因此，RFP 在企业销售周期中可以发挥关键作用。发出 RFP 的企业通常会寻找能够为其提供 IT 支持、安全、入职和培训以及其他附加服务的企业。要关闭这些较大的客户，您的销售团队必须准备好 RFP 响应流程，并能够在分配的时间内有效地响应这些大公司。
RFI 与 RFP
RFI（信息请求）是 RFP 投标过程中的后续意向表达。该公司要求提供有关承包商的能力、可交付成果、专业服务、功能、时间表或其他供应商信息的更多详细信息。它与 RFP 不同，因为它是针对特定供应商的（而不是对感兴趣的供应商的一般调用）。
RFI 要求特定的详细信息而不是一般信息。
RFQ 与 RFP
RFQ（报价请求或报价请求）是 RFP 流程中的后续文件；发出 RFP 的公司对承包商的建议表示兴趣，并要求提供成本估算和服务细目。作为 RFP 响应，RFQ 适用于入围名单上的特定供应商（而不是对感兴趣的供应商的一般调用）。
它只关注价格而不是其他项目细节。
参考资料
