文档管理系统:定义和 15 年 2023 个最佳软件解决方案

文件管理系统
图片来源:记录国家

我们在数字世界中运营,这意味着作为企业主,我们必须跟上影响我们行业的技术变革。 因此,文档管​​理系统是这些发展之一。 在创建和维护人员日程安排方面,该软件真正满足了所有需求。 因此,在这篇文章中,我们将考虑文档管理软件、解决方案等等。

文件管理系统

文档管理系统 (DMS) 是一种自动化软件解决方案,用于使用公司数据组织、保护、捕获、数字化、标记、授权和完成活动,是一种文档管理系统。 尽管大多数文档管理系统都将数据存储在云上,但 DMS 远不止于此。 您可以将更多时间花在您喜欢的任务上,因为创新的文档管理系统(例如 eFileCabinet)可以为您处理大量涌入您公司的文件。

文档管理是以这样一种方式处理文档的过程,即信息可以被有效和适当地创建、交换、结构化和保存。 因此,公司必须了解如何开发文档管理系统。

许多公司处理的敏感数据必须保持安全可靠或及时访问。 在这种情况下,运行良好的文档管理系统至关重要。 即使您的公司比较非正式,出于财务和效率的原因,仍然有必要保留准确的记录。

文件管理系统概述

如今,大多数公司都乐于使用数字文档并使用具有存储和管理功能的工具。 不乏通用和行业特定的文档管理软件或应用程序,旨在更好地处理您公司的电子信息。 例如,酒店在登记入住时可能仍使用书本式注册表,并且可能仍会在纸质信用卡标签上寻求签名,但酒店正在幕后使用 OPERA 来管理客房、记录笔记和开具发票。

另一方面,许多小型组织必须同时处理纸质文件和电子文件上的老式数据,在某些情况下纸质数据量要高得多。 因此,使用文档成像技术将您公司的所有文档转换为电子文件是应对混合数据环境挑战的一种方法。 因此,这可能是一个非常简单的过程,或者可能需要一些独创性和专门的方法,具体取决于您使用的数据和文档的类型。

文件管理软件

在本文的这一部分中,我们将考虑 15 个文档管理软件。

#1。 CannyDoc

使用此文档管理工具整理官方文档并使其更易于查找。 CannyDocs 是一个可以组织专业文档的智能文档管理系统。 此功能还使查找和检索文档变得非常简单。 CannyDocs 是一个独立的应用程序,允许其用户轻松工作。 它与操作系统无关,因此您可以将其安装在任何运行操作系统的设备上。

#2。 逻辑文档 

LogicalDOC 帮助全球各种规模的企业控制文档管理,重点是快速内容检索和业务流程自动化。 因此,您的团队可以使用我们的服务来制作、共同创作和协调任意数量的文档。

#3。 Bitrix24

全球超过 8 万个组织使用免费的文档管理工具 Bitrix24。 因此,可以使用云和本地选项(开放源代码访问)。 此外,文件同步、文件共享、移动访问、在线和离线文档编辑、多用户编辑等都可用于个人、组和企业驱动器。

#4。 档案馆

Filehold 最适合需要信息治理的制造或医疗保健等领域的大型企业。 因此,这是一个桌面和移动文档管理系统,可以扩展到数千个用户和数百万个文档。 它可以安装在本地或云端。 使用基于 Microsoft 面向服务的体系结构构建的双重身份验证确保您的知识产权安全。 更重要的是,通过我们的电子签名、版本控制和 OCR 解决方案,您可以改进操作并节省时间和金钱。

#5。 阿普蒂安

办公室的管理和 员工. 管理和组织您的办公用品、设备、合同、员工关系、资产和其他行政事务。 此外,它通过将它们集中在一个地方来简化您的日常员工关系流程。 通过管理入职员工,告别凌乱的文书工作、电子表格和应用程序 合规性, 政策、分配的设备、资产、合同、项目、任务和会议记录。 Aptien 可以像 LEGO 一样进行定制,以满足您公司的需求。

#6。 乐吉托

文档管理、智能工作流程、审批、合同汇编和文档自动化是您使用 Legito 解决的一些问题。 因此,您的智能文档工作区将所有内容集中在一个屋檐下。 开箱即用的功能让您可以设置自动化文档,这些文档几乎可以在两小时内自行起草。 更重要的是,Legito 被 150,000 个国家/地区的 50 多名用户用于处理文件,其中包括 LexisNexis、Price Waterhouse Coopers、Skoda Auto 和 Societe Generale Group。

#7。 ABBYY FineReader PDF

ABBYY® FineReader PDF 15 是一个 PDF 实用程序,用于更有效地处理数字文档。 因此,借助 ABBYY 基于 AI 的 OCR 引擎,FineReader 将扫描的文档集成到数字工作流程中,使数字化、转换、检索、编辑、保护、共享和协作数字工作场所中的所有类型文档变得更加容易。

#8。 拜德

Bynder 允许您创建、捕获、发现和分发数字品牌、产品和营销资产,例如文档。 利用自定义的分类结构和正文文本搜索来管理您的文档。

#9。 Xpertdoc

我们推荐使用 创新 和直观的文档生成和自动化产品。 因此,Xpertdoc 允许您更快地简化、优化和自动化创建、生成、管理、交付、存储和电子签名更好的文档的一致流程,从而改善通信、加速业务流程、提高生产力并减少对 IT 的依赖。 我们还提供与流行的 CRM 平台和企业核心系统(如 ERP、CPQ、ECM 等)的连接。

#10。 谷歌文档

基于 Web 的应用程序,旨在在线存储、创建和编辑电子表格和文档。 此外,还提供模板、聊天和评论功能。

#11. 谷歌云端硬盘

文件共享平台,允许用户存储和共享联系人、照片、视频、演示文稿、录音等。


#12。 微软Excel

帮助企业管理电子表格、创建图形/图表、执行计算、共享项目等的数据分析解决方案。 这个文件管理软件被广泛使用


#13。 微软 365

一套集成的应用程序包括电子邮件、日历和地址簿,可通过 Internet 24/7 全天候访问。


#14。 谷歌工作区

一套适用于团队和 SMB 的协作产品。 云中的网络会议、文件共享和日程安排。 以前的 G Suite。 


#15。 一个驱动器

一种基于 Web 的数字资产管理工具,允许用户在 PC、Mac、Android 和 iOS 设备上访问和共享文件和照片。

什么是文档管理系统?

文档管理系统的许多功能包括敏感文档的保管、修订历史的记录以及促进组织内的文档交换。

为文档管理系统中的每个文档分配关键字和标签也使得查找某些文件变得简单。 此外,这些解决方案可以通过对选定的重要文件施加必要的安全和权限限制,帮助企业保持对敏感文件(如 HIPAA 涵盖的文件)的合规性。

文档管理系统如何工作?

扫描纸质文档或通过电子邮件或其他应用程序下载数字版本是文档管理系统捕获文档的两种方式。 下一步是索引,它涉及根据各种标准(例如标签、关键字和元数据)组织材料,以便于后续搜索。 最后,文书工作被整齐地归档,以便合适的人在需要时可以找到它。

由于基于云的文档管理解决方案的广泛使用,用户不再局限于他们的办公室来访问他们的文件。 一些文档管理软件供应商还将他们的程序作为移动应用程序提供,让用户在访问文件时更加轻松和移动。

有效的文档管理系统最重要的因素是什么?

最好的文档管理系统将是用户友好的,并配备版本控制、协作工具、移动访问和文件共享等功能。 由于前两个选项,您的团队成员可以在重要文档上进行协作,即使他们不在同一地点也是如此。 使用版本控制,您可以查看更改公司文档的人员以及更改时间的历史记录。

您还应该确保您选择的软件具有强大的安全措施,以将对文件的访问限制在需要它的人手中。

您应该在战略文档管理系统中寻找哪些功能?

有效的文档管理解决方案的设置和扩展都很简单。 您团队的技术熟练程度应该决定您用来帮助他们快速有效地组织和检索文件的软件的复杂程度。 您团队中的每个人,无论身在何处或使用何种设备,都应该能够轻松快速地访问和共享文件,并在平台内协同工作。

安全协议、访问控制和文件版本控制是任何体面的文档管理系统中都应该存在的元素,但它们在高度监管的企业中至关重要。 元数据和标记功能、关键字搜索、文档修订历史和恢复、文档保留和删除自动化、图片扫描、光学字符识别和工作流定制是增强文档管理系统实用性的附加功能。 顶级程序还可以轻松连接到您现有的公司基础设施。

什么是良好文档管理系统的示例?

Microsoft SharePoint: 是最全面有效的文档管理系统。 SharePoint 提供了包罗万象的企业内容管理功能。 团队能够同时编辑文档,因为它提供了出色的协作选项。 要熟悉软件提供的所有功能,人员可能需要接受进一步培训。

什么是好的文档系统?

制作高质量文档的最基本准则是使其看起来尽可能吸引人。 这表明我们应该努力用尽可能清晰的语言来编写它,不要跳过过程中的任何步骤。 对我们来说,避免对消费者所拥有的知识水平做出假设是很重要的。

什么是 QMS 和 DMS?

文件管理系统 (DMS) 和质量管理系统 (QMS) 是生命科学行业组织常用的两种解决方案,可有效管理这一流程。 QMS 用于跟踪流程和控制,而 DMS 用于存储和跟踪与质量相关的所有文档。

文档管理解决方案

我们将研究文档管理解决方案如何帮助解决我们各个公司的问题。

#1。 更少的存储空间

存储纸质文件的费用很容易增加。 毕竟,您需要购买文件柜、盒子和储物箱并为它们腾出空间。 根据一项研究,物理文件存储约占整个办公区域的 15%。 此外,在美国,办公空间的平均成本为每平方英尺 285 美元。 因此,以这个价格在文档存储上花费的钱太多了。 这被认为是所有文档管理解决方案中最重要的。

#2。 提供文件备份/恢复

存储物理文件不仅成本高昂,而且存在风险。 火灾、洪水、地震或其他灾难可能会毁掉多年宝贵的信息,并对您的业务造成严重损失。 信不信由你,40% 到 60% 的小企业在灾难后从未重新开张。 不幸的是,虽然这可能令人惊讶,但实际上不可能恢复关键文件。

 #3。 改进工作流程

在最近一项针对 1,000 人的 Nintex 民意调查中,49% 的人表示很难找到文档,43% 的人表示很难共享文档,33% 的人表示文档版本控制存在问题。 那是相当浪费时间。

使用文档管理系统,您可以简化程序并节省团队时间。 员工可以立即发现他们需要什么,轻松共享文件,并确定文档的新近程度,因为该系统是一个用户友好的集中式存储库。 这种整理使他们能够专注于更重要的职责。

#4。 促进更好的版本控制和组织

即使您已经数字化,也很难确定您正在查看的文档管理解决方案是否是最新版本。 请记住,根据 Nintex 报告,33% 的员工在版本控制方面遇到困难。 显然,这会导致混乱和混乱。

#5。 实现轻松的合规性

每个企业都有自己的一套规定,遵守它们并不总是那么简单。 根据最近的一项调查,多达 56% 的医疗保健提供者可能不遵守 HIPAA 访问权。 不合规不仅会使您面临法律纠纷和可能面临巨额罚款,而且还可能损害您的声誉,并最终损害您的利润。

#6。 授予更广泛的文档访问权限

纸质纸最显着的缺点之一是它们一次只能在一个地方,并且创建副本不一定有效或安全。 如果您投资一个系统来管理这些文件,任何需要访问文档的人都可以这样做,而无需等待其他人完成它。

#7. 节省时间和金钱

跟踪纸质文件既费时又费钱。 因此,员工可以利用文档管理解决方案系统通过单词、短语或完整文本搜索他们需要的内容,从而节省时间和金钱。 由于所有文档都保存在云中,您的员工可以以更低的成本和更短的时间实现他们的目标。

常见问题

SAP 是文档管理系统吗?

SAP DMS(文档管理系统)是 SAP ECC 的跨应用组件,提供强大的文档、内容和数字资产管理功能。 更重要的是,DMS 由 SAP® NetWeaver™ 提供支持。 SAP DMS 是 SAP PLM 解决方案的主要组成部分。

如何设置 DMS?


如何使用 Amazon DMS 执行数据库迁移

  1. 建立 DMS 复制实例。 通过创建一个复制实例开始该过程,您将使用该实例连接到两个数据库并执行迁移。 …
  2. 配置源端点和目标端点。 …
  3. 配置迁移任务,然后启动它。

什么是 DMS 连接?

DMS 连接配置文件。 定义源时,您创建一个连接配置文件,该配置文件定义用于连接到您要从中迁移的源数据库的信息。 因此,这些连接配置文件是独立资源,因此一旦您创建了一个,您就可以在未来的迁移中重新使用它。

  1. 最赚钱的小企业名单:前 35 名(+ 详细指南
  2. 知识管理:流程、类型、示例和工具
  3. 贸易融资:概述、定义、课程、示例
  4. 云计算:定义、类型、优点、缺点和 PDF
发表评论

您的电邮地址不会被公开。 必填带 *

你也许也喜欢