Bạn có thể không quen với các khoản phải thu nếu bạn là chủ doanh nghiệp mới hoặc gần đây đã chuyển đổi hệ thống kế toán từ tiền mặt sang kế toán dồn tích. bên trong chu kỳ kế toán, các khoản phải thu đóng một vai trò khá quan trọng. Và bởi vì các khoản phải thu được coi là doanh thu, tổng của chúng ngay lập tức ảnh hưởng đến thu nhập ròng của bạn. Tuy nhiên, việc thu thập cuối cùng của bất kỳ số dư phải thu nào không ảnh hưởng đến thu nhập giữ lại của bạn vì chúng đã được bao gồm trong tổng doanh thu của bạn. Các khoản phải thu cũng là một tài khoản vĩnh viễn không bị ảnh hưởng bởi các bút toán khóa sổ. Làm thế nào là điều này có thể mặc dù? Tin tôi đi, bạn sẽ sớm tìm ra khi chúng ta xem qua các nguyên tắc cơ bản về tài khoản phải thu với các ví dụ, quy trình và công thức của nó.
Tìm hiểu các khoản phải thu
Sẽ không tuyệt vời nếu từng khách hàng của bạn thanh toán cho bạn bằng tiền mặt ngay khi họ đặt hàng phải không?
Thật không may, hầu hết các công ty, bao gồm cả của tôi, không hoạt động dựa trên tiền mặt. Thay vào đó, chúng tôi gửi hóa đơn cho khách hàng của mình với các cụm từ như “Net-30” được in trên đầu cho biết rằng chúng tôi muốn họ thanh toán cho chúng tôi trong vòng 30 ngày sau khi nhận được hóa đơn.
Và tất cả chúng ta đều biết rằng điều này không phải luôn luôn như vậy. Bạn có thể có một số khách hàng lạc quan và những người khác chỉ đơn giản là mất thời gian để nhận các khoản thanh toán của họ cho bạn, như với hầu hết các doanh nghiệp.
Đây là nơi xuất hiện các khoản phải thu, thường được viết tắt là “AR”. AR là số tiền khách hàng nợ bạn đối với các mặt hàng bạn đã bán cho họ. Về cơ bản, đó là tổng số tất cả các hóa đơn bạn đã phát hành cho khách hàng nhưng vẫn chưa được thanh toán. Điều này sẽ xuất hiện như một tài sản trên bảng cân đối kế toán của bạn trong báo cáo tài chính của công ty bạn.
Đọc thêm: TÀI KHOẢN CÓ THỂ THANH TOÁN ĐƯỢC HƯỚNG DẪN ĐƯỢC ĐƠN GIẢN! (+ Phân tích công thức chi tiết)
Định nghĩa tài khoản phải thu
Nói một cách dễ hiểu, các khoản phải thu là số dư tiền mà khách hàng còn nợ bạn đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đã cung cấp cho họ. Nó đại diện cho bất kỳ giao dịch mua dựa trên tín dụng nào do khách hàng thực hiện và được ghi nhận như một tài sản hiện tại trên bảng cân đối kế toán của bạn.
Bây giờ bạn đã có một bức tranh gần như rõ ràng về cách hoạt động của nó, chúng ta hãy xem xét một số ưu điểm của nó.
Các khoản phải thu Ưu điểm
Điều quan trọng là phải theo dõi các khoản phải thu của bạn nếu bạn muốn ghi lại dòng tiền của mình một cách chính xác. Ngay cả khi doanh số bán hàng của bạn đang hoạt động tốt, bạn có thể thấy mình rơi vào tình trạng khan hiếm thanh khoản nếu AR của bạn tiếp tục phát triển và khách hàng không trả tiền cho bạn đủ nhanh.
Đây là một ví dụ kinh điển về lý do tại sao phát triển nhanh chóng có thể khó khăn đối với các doanh nghiệp nhỏ. Nếu không được thanh toán đủ nhanh khi bán hàng và giao sản phẩm, bạn có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành các đơn đặt hàng trong tương lai hoặc thậm chí tài trợ cho các chi phí cơ bản của công ty vì bạn không có đủ tiền mặt trong ngân hàng.
Vì vậy, các khoản phải thu là điều cần thiết để theo dõi hoặc cập nhật tình hình. Nó cũng giúp đảm bảo rằng bạn thu được các khoản nợ mà khách hàng nợ.
Tuy nhiên, bạn nên theo dõi không chỉ các khoản phải thu tổng thể của mình (tất cả các khách hàng nợ bạn bao nhiêu tiền) mà còn cả những ai nợ bạn và ai đã quá hạn thanh toán. Với thông tin này, bạn có thể xác định khách hàng nào sẽ theo đuổi thanh toán trong khi vẫn giữ tài khoản ngân hàng của bạn.
Tốt hơn là có các khoản phải thu cao hơn hoặc thấp hơn?
Nhìn chung, số dư các khoản phải thu thấp hơn sẽ được ưu tiên hơn. Điều này cho thấy rằng người tiêu dùng của bạn trả tiền cho bạn ngay lập tức và họ không nợ một khoản tiền lớn.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn đang mở rộng, bạn có thể nhận thấy số dư AR của mình tăng lên khi bạn có được nhiều khách hàng hơn và bán được nhiều hơn cho họ.
Nếu đúng như vậy, bạn nên theo dõi tỷ lệ vòng quay khoản phải thu, sử dụng công thức để đảm bảo rằng tỷ lệ AR so với doanh thu vẫn ổn định. Dưới đây là công thức vòng quay các khoản phải thu;
Tỷ lệ vòng quay tài khoản phải thu = Doanh số bán hàng có / Tài khoản trung bình phải thu
Diễn đàn Doanh thu có thể thanh toán của tài khoản
Với công thức này, bạn có thể theo dõi tỷ lệ khi doanh nghiệp của bạn phát triển để đảm bảo rằng các khoản phải thu của bạn không vượt quá doanh số bán hàng của bạn.
Quy trình phải thu tài khoản
Quy trình các khoản phải thu là một hệ thống khá đơn giản. Thêm vào đó, các bước này sẽ hướng dẫn bạn nếu bạn đang muốn cung cấp các điều khoản tín dụng cho khách hàng của mình lần đầu tiên.
Đọc thêm: QUY TRÌNH CÓ THỂ THANH TOÁN TÀI KHOẢN: Cách Quản lý Quy trình Hiệu quả
Bước 1: Thiết lập Thủ tục Phê duyệt Tín dụng cho Khách hàng của bạn
Đảm bảo rằng công ty của bạn có quy trình phê duyệt tín dụng. Điều này để mỗi khi bạn định lập hóa đơn tín dụng cho khách hàng, bạn và nhân viên kế toán của bạn sẽ có một số loại cấu trúc để tuân theo.
Cách tạo Quy trình Phê duyệt Tín dụng
Trước khi cấp tín dụng cho khách hàng của mình, có một số điều bạn nên làm. Điêu nay bao gôm;
- Tạo đơn đăng ký tín dụng: Bạn có thể bắt đầu lại từ đầu hoặc sử dụng một mẫu. Chúng có sẵn để mua trong các cửa hàng cung cấp đồ dùng văn phòng; hoặc tốt hơn vẫn nên downoad một. Đơn đăng ký phải bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện áp dụng cho đề nghị tín dụng, cũng như tuân thủ các quy định tín dụng liên bang.
- Tạo điều khoản tín dụng: Nếu dòng tiền của bạn dồi dào, bạn có thể gia hạn tín dụng trong 30-45 ngày. Tuy nhiên, nếu dòng tiền của bạn có hạn, bạn có thể muốn gia hạn tín dụng chỉ trong 10-15 ngày. Nói cách khác, để khách hàng hiểu đầy đủ toàn bộ quy trình, các điều khoản khoản phải thu phải được chỉ định cho họ trước khi họ được chấp nhận cấp tín dụng.
Bước 2: Chuẩn bị hóa đơn cho khách hàng của bạn.
Lập hóa đơn là một phần quan trọng của quy trình các khoản phải thu. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn có thể tạo hóa đơn cho khách hàng của mình ngay lập tức.
Ví dụ: giả sử bạn bán cho một khách hàng những chiếc bút trị giá 300 đô la và tính thuế bán hàng cho họ là 8 đô la. Cho dù bạn đang nhập hóa đơn theo cách thủ công vào một sổ cái hoặc tự động bằng phần mềm kế toán của bạn, bảng dưới đây cho thấy cách ghi sổ nhật ký cho ví dụ Tài khoản Phải thu này sẽ giống như thế nào bằng cách sử dụng một công thức đơn giản.
| NGÀY | TÀI KHOẢN | GHI NỢ | TÍN DỤNG |
|---|---|---|---|
| 14/08/203 | Những tài khoản có thể nhận được | $308 | |
| 14/08/2023 | Bán hàng | $300 | |
| 14/08/2023 | Thuế doanh thu | $8 |
Cách tạo Mẹo hóa đơn
Gửi hóa đơn cho khách hàng của bạn càng sớm càng tốt giúp đảm bảo rằng khoản thanh toán được nhận càng sớm càng tốt.
- Gửi ngay Hóa đơn đi: Đừng trì hoãn việc gửi hóa đơn trong một tuần. Sau khi hoàn tất mua hàng, hóa đơn cũng phải được hoàn thành.
- Nếu có thể, hãy sử dụng phần mềm kế toán: Một trong những lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán là bạn có thể gửi hóa đơn cho khách hàng của mình ngay khi bạn hoàn thành việc xử lý giao dịch bán hàng.
- Đảm bảo Điều khoản tín dụng được hiển thị rõ ràng trên hóa đơn: Nếu bạn mong đợi khoản thanh toán trong 30 ngày, hãy đảm bảo khoản thanh toán đó được ghi rõ ràng trên hóa đơn. Hãy nhớ rằng nếu người tiêu dùng của bạn không biết khi nào đến hạn thanh toán, họ sẽ không thể thanh toán cho bạn đúng hạn.
Đây là một trong nhiều ví dụ về các khoản phải thu thể hiện các điều khoản tín dụng.
Bước 3: Theo dõi số dư tài khoản phải thu
Việc theo dõi số dư tài khoản phải thu của bạn là rất quan trọng. Với điều này, bạn có thể đảm bảo rằng khách hàng được thông báo về ngày đến hạn thanh toán khi họ đến gần, cũng như theo dõi các khoản thanh toán trễ.
Trong khi đó, bạn có thể chạy báo cáo tài khoản phải thu hàng tuần nếu đang sử dụng phần mềm kế toán để xác định tài khoản nào đã quá hạn thanh toán và tài khoản nào sắp đến hạn thanh toán. Điều này sẽ hỗ trợ trong việc thu thập các tài khoản quá hạn.
Mẹo để theo dõi Số dư AR của bạn
Khi theo dõi các khoản phải thu của bạn, đây là một số lưu ý cần lưu ý;
- Luôn lưu ý về thời hạn thanh toán: Bạn nên thường xuyên để ý xem các khoản thanh toán nào đến hạn thanh toán, cho dù bạn sử dụng bảng tính hay phần mềm kế toán để xử lý các khoản phải thu của mình.
- Gửi lời nhắc cho khách hàng của bạn: Một email nhanh nhắc nhở khách hàng của bạn rằng khoản thanh toán của họ sắp đến hạn có thể có lợi.
- Được chủ động: Nếu ngày đến hạn hóa đơn của bạn đã qua mà không được thanh toán, hãy đảm bảo liên hệ với khách hàng của bạn ngay lập tức. Mặc dù nó không đảm bảo thanh toán, nhưng nó đóng vai trò như một lời nhắc nhở kịp thời cho khách hàng của bạn.
Bước 4: Đăng thanh toán
Việc đăng các khoản thanh toán nhận được từ khách hàng là bước cuối cùng trong quy trình tài khoản phải thu.
Khi bạn nhận được khoản thanh toán từ khách hàng của mình, hãy ghi nhật ký sau:
| NGÀY | TÀI KHOẢN | GHI NỢ | TÍN DỤNG |
|---|---|---|---|
| 14/08/2023 | tiền mặt | $308 | |
| 14/08/2023 | Những tài khoản có thể nhận được | $308 |
Lưu ý rằng vì việc nộp thuế bán hàng được xử lý theo một giao dịch riêng biệt nên thuế bán hàng không được đưa vào bút toán này.
Mẹo Đăng Thanh toán
Chấp nhận thanh toán trực tuyến là cách đơn giản nhất để gửi các khoản thanh toán của khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn yêu cầu khách hàng của họ gửi thanh toán qua thư. Dưới đây là một số gợi ý về cách quản lý đúng cách các khoản thanh toán của khách hàng, bất kể phương thức của bạn là gì:
- Cung cấp nhiều lựa chọn thay thế thanh toán: Cung cấp cho khách hàng của bạn nhiều tùy chọn thanh toán là cách nhanh nhất để nhận được thanh toán. Bất chấp sự tiện lợi của thanh toán qua internet, một số công ty vẫn chọn thanh toán hóa đơn qua kiểm tra. Đảm bảo rằng khách hàng của bạn có thể chọn giữa hai.
- Kiểm tra xem thanh toán trực tuyến có được đăng chính xác không: Nếu phần mềm kế toán của bạn tự động đăng các khoản thanh toán từ ngân hàng của bạn, hãy kiểm tra kỹ xem khoản thanh toán đó có được ghi lại chính xác hay không. Trong hầu hết các trường hợp, việc đăng tự động có thể diễn ra mà không gặp trở ngại nào, mặc dù cũng có những trường hợp mà các khoản thanh toán có thể bị mắc kẹt trong tình trạng lấp lửng hoặc được đăng vào sai tài khoản.
Tài khoản phải thu trong các từ đơn giản là gì?
Nói một cách dễ hiểu, các khoản phải thu là số dư tiền còn nợ của khách hàng đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đã cung cấp cho họ.
Các khoản phải thu là Nợ hay Có?
Các khoản phải thu là khoản ghi nợ trên số dư thử nghiệm cho đến khi khách hàng thanh toán. Và bởi vì tiền hiện đã ở trong tài khoản ngân hàng của bạn, bạn sẽ phải ghi có vào tài khoản phải thu và ghi nợ vào tài khoản tiền mặt của bạn sau khi người tiêu dùng đã thanh toán. Trong khi đó, trên số dư thử nghiệm của bạn, số dư cuối cùng của các khoản phải thu thường là một khoản ghi nợ.
Công thức tài khoản phải thu là gì?
Công thức tính vòng quay các khoản phải thu là; Doanh số bán ròng trên tín dụng / Tài khoản trung bình phải thu.
Khoản phải thu là tài sản hay nợ phải trả?
Trên bảng cân đối kế toán, các khoản phải thu được tìm thấy trong phần tài sản lưu động. Đây là những thứ mà khách hàng nợ doanh nghiệp và có thể chuyển thành tiền mặt trong vòng chưa đầy một năm.
Mục nhập cho các khoản phải thu là gì?
Một mục nhật ký cho các khoản phải thu là hồ sơ kế toán của một giao dịch liên quan đến các khoản phải thu. Đây là một bước quan trọng trong việc ghi lại chính xác giao dịch tài chính này. Cụm từ kế toán các khoản phải thu đề cập đến việc bán hàng mà khoản thanh toán chưa được nhận.
bottom Line
Công ty nào không muốn có thêm khách hàng? Bán sản phẩm và dịch vụ bằng tín dụng cho người tiêu dùng sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc mở rộng cơ sở khách hàng của mình.
Điều quan trọng là quy trình được xử lý chính xác, bao gồm xác minh khách hàng đầy đủ, đưa ra các điều khoản tín dụng phù hợp với công ty của bạn dòng tiền, và kỹ lưỡng trong việc thu thập số dư phải thu.
Bài viết liên quan
- CÂN BẰNG DÙNG THỬ: Số dư dùng thử là gì và hoạt động như thế nào?
- Giảm giá hóa đơn: Giải thích !! (+ Công cụ nhanh & amp; tất cả những gì bạn cần)
- CHI PHÍ NỢ XẤU - Định nghĩa, Ước tính và Tính toán
- Tài trợ hóa đơn so với Bao thanh toán: Tổng quan, Sự khác biệt và Điểm giống nhau
- Tài trợ hóa đơn: Định nghĩa, Các loại, Ưu điểm & Nhược điểm
- QUÁ KHỨ: Định nghĩa, Thông báo cho thuê, Hóa đơn (+ Mẹo miễn phí)
