Là một chuyên gia trong lĩnh vực này, tôi rất vui được chia sẻ những bí mật bên trong của mình để hiểu phần mềm Microsoft Excel trong hướng dẫn kỹ lưỡng này. Cho dù bạn là người mới sử dụng Excel hay đang cố gắng cải thiện kỹ năng của mình, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tận dụng tối đa công cụ bảng tính nâng cao này.
Bạn sẽ tiến bộ từ các chức năng cơ bản đến phân tích và trực quan hóa dữ liệu phức tạp. Chuẩn bị sửa đổi và hợp lý hóa các hoạt động của bạn hơn bao giờ hết và trở thành người dùng Excel thực sự. Hãy để chúng tôi đi thẳng vào nó!
Microsoft Excel là gì?
Microsoft Excel được sử dụng rộng rãi trong thế giới kinh doanh như một chương trình phần mềm bảng tính mạnh mẽ. Nó được sử dụng để nhập và quản lý dữ liệu, tạo biểu đồ và đồ thị cũng như xử lý các nhiệm vụ quản lý dự án. Công cụ này cho phép bạn dễ dàng định dạng, sắp xếp, trực quan hóa và tính toán dữ liệu.
Cách tải xuống Microsoft Excel
Tải xuống Microsoft Excel cực kỳ dễ dàng. Bắt đầu bằng cách đảm bảo rằng PC hoặc Mac của bạn đáp ứng các yêu cầu hệ thống của Microsoft. Sau khi bạn xác nhận, hãy tiếp tục và đăng nhập để bắt đầu quá trình cài đặt cho Microsoft 365.
Sau khi đăng nhập, chỉ cần làm theo các bước tùy chỉnh cho tài khoản và thiết lập máy tính của bạn để dễ dàng tải xuống và khởi chạy chương trình.
Giả sử bạn đang điều hướng qua môi trường máy tính để bàn Mac. Điều hướng đến Launchpad hoặc khám phá thư mục ứng dụng của bạn. Xác định vị trí biểu tượng Excel và nhấp vào biểu tượng đó để mở ứng dụng một cách dễ dàng.
Chìa khóa
- Excel là một chương trình bảng tính linh hoạt và mạnh mẽ được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh để phân tích, trực quan hóa dữ liệu, v.v. Nó có nhiều khả năng giúp tổ chức, tính toán và trình bày dữ liệu.
- Các kỹ năng cốt lõi như nhập dữ liệu, công thức, sắp xếp, lọc, đóng băng các ngăn và sử dụng các hàm như SUM và AVERAGE là những khối xây dựng cơ bản trong Excel. Hãy nắm vững những điều này từ sớm.
- PivotTable, biểu đồ, macro và các công cụ như VLOOKUP cho phép tự động hóa và phân tích nâng cao hơn. Dành thời gian để học những lĩnh vực này.
- Định dạng ô, định dạng có điều kiện và các công cụ tạo kiểu khác giúp tạo bảng tính bóng bẩy, chuyên nghiệp hơn. Đừng bỏ bê thiết kế.
- Tìm hiểu các phím tắt, ô điều khiển điền và các tính năng như Format Painter để hoạt động nhanh hơn và tăng năng suất trong Excel. Hợp lý hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
- Excel giúp bộ phận bán hàng, tiếp thị, tài chính và các vai trò khác phân chia dữ liệu để thúc đẩy hiểu biết sâu sắc và chiến lược. Trở thành người sử dụng năng lượng để nổi bật.
- Đưa khả năng sử dụng Excel nổi bật vào sơ yếu lý lịch và thư xin việc. Định lượng kinh nghiệm theo năm và nêu bật việc đào tạo chính thức.
- Kỹ năng Excel chuyển thành kết quả tại nơi làm việc. Đầu tư thời gian để thực sự thành thạo chương trình linh hoạt này nhằm nâng cao lợi thế nghề nghiệp.
Ai sử dụng Microsoft Excel?
Qua kinh nghiệm chuyên môn khác nhau của mình trong ngành tài chính, tôi nhận thấy Excel là một công cụ thiết yếu mà tôi không thể thiếu. Hãy xem xét lĩnh vực ngân hàng đầu tư, nơi Excel thống trị tối cao trong việc xây dựng các mô hình tài chính phức tạp và phân tích dữ liệu tài chính.
Kế toán viên cũng sử dụng khả năng của Excel để theo dõi và ghi chép cẩn thận các chi tiết tài chính trong khi lập ngân sách và tạo báo cáo chi tiết. Ngoài lĩnh vực tài chính, các nhà phân tích dữ liệu từ nhiều ngành khác nhau thường phụ thuộc vào Excel vì các tính năng mạnh mẽ của nó trong phân tích và trực quan hóa dữ liệu.
Khái niệm cơ bản về bảng tính Microsoft Excel
Đôi khi, Excel dường như quá tốt để có thể trở thành sự thật. Bạn đang tìm cách hợp nhất thông tin từ nhiều ô khác nhau? Excel có nhiều khả năng xử lý nó. Bạn muốn dễ dàng áp dụng định dạng cho nhiều ô cùng một lúc? Quả thực Excel cũng có khả năng thực hiện được nhiệm vụ đó.
Cho phép tôi bắt đầu hướng dẫn Excel này bằng cách trình bày các nguyên tắc cơ bản. Khi bạn đã nắm vững các chức năng này, bạn sẽ được chuẩn bị tốt để thực hiện theo cách của mình.
Sổ làm việc Excel trống
Ngay sau khi ứng dụng được mở, một sổ làm việc mới có thể được tạo. Khi bạn mở một sổ làm việc, bạn sẽ nhận thấy một bảng tính trống được hiển thị và nó trông như thế này:
Bắt đầu với một sổ làm việc trống, người ta có thể dễ dàng giải quyết các tác vụ Excel cần thiết.
Nhập dữ liệu
Việc nhập dữ liệu vào Excel thật dễ dàng. Chọn ô nơi bạn muốn nhập thông tin và bắt đầu nhập.
Chèn hàng hoặc cột
Khi làm việc với dữ liệu, có thể sẽ có lúc cần thêm các hàng và cột bổ sung. Làm từng việc một sẽ vô cùng đơn điệu. May mắn thay, có một phương pháp thuận tiện hơn.
Nếu bạn muốn thêm nhiều hàng hoặc cột vào bảng tính, chỉ cần đánh dấu số hàng hoặc cột có sẵn mong muốn. Tiếp theo, nhấp chuột phải và chọn tùy chọn “Chèn”.
Trong ví dụ này, tôi đã thêm ba hàng vào đầu bảng tính của mình.
Cố định hàng hoặc cột
Việc cố định hàng và cột đã thay đổi hoàn toàn trải nghiệm của tôi khi xem xét các tập dữ liệu hoặc bảng lớn. Khi tôi muốn hiển thị các tiêu đề khi cuộn xuống, tôi chỉ cần mở menu “Xem” và nhấp vào “Đóng băng hàng trên cùng”. Đó là một cách đơn giản và hiệu quả để đảm bảo rằng các tiêu đề luôn ở đúng vị trí. Tôi có thể quan sát một cách nhất quán bối cảnh của dữ liệu tôi đang phân tích.
Tùy chọn “Cột cố định đầu tiên” cực kỳ hữu ích để đảm bảo rằng số ID hoặc danh mục vẫn cố định khi tôi điều hướng theo chiều ngang để phân tích xu hướng trên các trường khác nhau. Nhờ tính năng cố định khung của Excel, tôi có thể dễ dàng theo dõi tên trường và tham chiếu mà không cần phải chuyển đổi qua lại liên tục.
Việc sử dụng nó giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và ngăn ngừa mọi sai lầm! Tôi thực sự khuyên tất cả các nhà phân tích nên sử dụng các chế độ xem khung cố định này trong Excel. Chúng sẽ nâng cao đáng kể hiệu quả và sự dễ dàng trong việc xem xét và phân tích dữ liệu của bạn.
Ẩn cột và hàng
Trước khi chia sẻ báo cáo với các bên liên quan, Tôi thường thấy cần phải ẩn các cột hoặc hàng cụ thể. Ví dụ: có thể cần phải ẩn dữ liệu chi phí bí mật hoặc tính toán sơ bộ. Thật đơn giản để ẩn các cột.
Tất cả những gì tôi phải làm là chọn các cột, nhấp chuột phải vào tiêu đề và sau đó chỉ cần chọn tùy chọn “Ẩn”. Bạn có thể ẩn các hàng theo cách tương tự.
Tôi có thể duy trì một bảng tính làm việc toàn diện trong khi chỉ trình bày những con số và số liệu cuối cùng quan trọng cho người khác. Tôi có thể dễ dàng bật và tắt các cột và hàng ẩn chỉ bằng vài cú nhấp chuột khi làm việc. Đó là một thủ thuật đơn giản giúp giữ cho bảng tính của tôi luôn sạch sẽ để trình bày mà không làm mất bất kỳ chi tiết nền nào.
Tự động điền
Tính năng tự động điền trong Excel giúp nâng cao năng suất của tôi rất nhiều. Khi cần sao chép nhanh chóng các giá trị, công thức hoặc chuỗi giữa các ô, ô điều khiển điền là công cụ đáng tin cậy mà tôi lựa chọn. Khi tôi muốn mở rộng một chuỗi số hoặc ngày liên tiếp, tôi chỉ cần nhấp vào ô có giá trị đầu tiên, sau đó sử dụng núm điều khiển điền (hình vuông nhỏ màu xanh lam ở góc dưới cùng bên phải) để kéo qua phạm vi mong muốn. Excel tự động tiếp tục mẫu.
Tính năng tự động điền dễ dàng áp dụng các tham chiếu một cách chính xác trên các hàng hoặc cột mới, loại bỏ nhu cầu sao chép và dán tẻ nhạt. Nó giống như có một trợ lý cá nhân đảm nhận tất cả các chi tiết về công thức.
Chỉ cần kéo thanh điều khiển điền, tôi dễ dàng điền vào một vùng bảng tính rộng lớn với độ đồng đều hoàn hảo chỉ trong vài giây. Tự động điền cực kỳ hiệu quả và đảm bảo nhập dữ liệu chính xác mà không cần bất kỳ nỗ lực thủ công nào.
Đầu tiên, chọn ô bạn muốn làm nguồn. Tiếp theo, tìm ô điều khiển điền ở góc dưới bên phải của ô. Sau đó, kéo núm điều khiển điền qua các ô bạn muốn điền hoặc chỉ cần nhấp đúp.
Bộ lọc
Lọc là một trong những khả năng sử dụng Excel của tôi để xử lý các tập dữ liệu khổng lồ và xác định những hiểu biết quan trọng. Thay vì sàng lọc hàng trăm hàng vô dụng, tôi có thể nhanh chóng thu hẹp chế độ xem chỉ còn những bản ghi quan trọng nhất. Các mũi tên lọc cạnh tiêu đề cột thực sự hữu ích; chỉ với một vài cú nhấp chuột, tôi có thể sắp xếp và hiển thị/ẩn các điểm dữ liệu dựa trên các tiêu chí như ngày tháng, địa lý và số liệu.
Trước khi phân phối các báo cáo đã lọc cho các bên liên quan, tôi đảm bảo sao chép các ô hiển thị sang một trang tính mới và xóa các hàng ẩn bên dưới. Quy trình lọc này cải thiện đáng kể hiệu quả phân tích của tôi. Tôi có thể xác định chính xác các xu hướng, ngoại lệ và mô hình.
Học cách lọc đúng cách trong Excel là điều cần thiết đối với bất kỳ nhà phân tích hoặc người dùng thành thạo nào đang xử lý các tập dữ liệu lớn. Nó hợp lý hóa quy trình của bạn và nâng cao khả năng thẩm vấn dữ liệu của bạn!
Chúng ta hãy xem ví dụ dưới đây.
Sắp xếp
Tính năng sắp xếp của Excel giúp tôi sắp xếp danh sách liên hệ chiến dịch, dữ liệu khách hàng và các bản ghi khác được xuất từ các nền tảng khác. Với cơ sở dữ liệu ngày càng phát triển, cách sắp xếp AZ hoặc ZA nhanh chóng giúp mọi thứ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái đúng cách và dễ tìm. Chỉ cần nhấn nút Sắp xếp trong tab Dữ liệu sẽ nhanh chóng sắp xếp bất kỳ danh sách hoặc bảng nào một cách chính xác.
Tôi đặc biệt yêu thích khả năng chuyển đổi giữa sắp xếp tăng dần và giảm dần dựa trên yêu cầu của mình. Không còn phải tìm kiếm vô tận trong các bảng tính lộn xộn nữa! Sắp xếp dữ liệu chiến dịch một cách chính xác trong Excel là một bí quyết hiệu quả quan trọng đối với bất kỳ nhà tiếp thị nào quản lý nhiều danh sách tiếp cận.
Dành một phút để sắp xếp giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian duyệt và tìm kiếm địa chỉ liên hệ hoặc thông tin phù hợp khi lập kế hoạch chiến dịch hoặc chạy báo cáo. Đó là một công cụ tổ chức đơn giản nhưng có tính biến đổi.
Loại bỏ các bản sao
Khi nói đến việc tạo chủ CRM và danh sách liên lạc, hồ sơ trùng lặp là cơn ác mộng tồi tệ nhất của tôi. Họ đã làm sai lệch tất cả các số liệu thống kê và thông tin tổng hợp. May mắn thay, tính năng Xóa trùng lặp của Excel là một công cụ thay đổi hoàn toàn trò chơi để hợp nhất các tập dữ liệu sạch.
Cho dù đó là địa chỉ email trùng lặp trong danh sách khách hàng tiềm năng hay tên công ty trùng lặp giữa các khu vực, tôi chỉ cần đánh dấu cột đó và chọn Xóa trùng lặp từ menu Dữ liệu. Chỉ bằng một cú nhấp chuột, việc này sẽ giảm không thương tiếc bất kỳ bảng nào thành các giá trị hoặc hàng duy nhất của nó. Sẽ không còn việc quét thủ công để tìm sự lặp lại trên các bảng tính dài nữa!
Với dữ liệu CRM sạch, không trùng lặp, phân tích và báo cáo của tôi chính xác hơn rất nhiều. Năng suất của tôi tăng lên mà không tốn thời gian sửa chữa dữ liệu lộn xộn, trùng lặp. Mọi chuyên gia hoạt động bán hàng nên biết phương pháp này để tổng hợp danh sách liên hệ hoàn hảo và loại bỏ hiệu quả các hồ sơ không cần thiết khi tích hợp nhiều nguồn dữ liệu.
Xóa hàng hoặc cột trống
Để xóa các hàng trống, bạn chỉ cần điều hướng đến tùy chọn “Tìm & Chọn” nằm trên tab Trang chủ. Chọn tùy chọn “Chuyển đến đặc biệt” từ menu thả xuống để truy cập cửa sổ bật lên với nhiều lựa chọn khác nhau. Tại đây, bạn có tùy chọn nhấp vào “khoảng trống” để chọn tất cả các ô trống. Tiếp theo, điều hướng đến menu Xóa và chọn tùy chọn “Xóa ô”.
Các ô còn lại có thể được dịch chuyển theo bất kỳ hướng nào: lên, xuống, trái hoặc phải. Sau khi xóa các hàng ở giữa tập dữ liệu của chúng ta, các hàng còn lại cần phải dịch chuyển lên trên.
Tổng
Đối với tôi, các công thức Excel rất cần thiết để phân tích xu hướng hiệu suất và doanh số bán sản phẩm. Mặc dù AutoSum thuận tiện cho các phép tính cơ bản nhưng tôi thích sử dụng các công thức nâng cao hơn như SUMIFS để tổng hợp dữ liệu một cách linh hoạt.
Để tính tổng doanh số hàng tháng cho mỗi sản phẩm, tôi chỉ cần nhấp vào ô trống và nhập “=SUMIFS” cùng với phạm vi dữ liệu bán hàng, theo sau là tiêu chí cho tháng và sản phẩm. Tất cả chỉ là việc xây dựng các công thức có cấu trúc phù hợp sao cho các giá trị chỉ được tính tổng khi mọi tiêu chí đều được thỏa mãn. Tôi hiểu sâu sắc về các công thức cần thiết để tạo báo cáo tùy chỉnh về xu hướng danh mục, nhóm khách hàng, trung bình luân phiên, v.v.
Khả năng thực sự là vô hạn! Việc nắm vững nghệ thuật xây dựng công thức đã nâng kỹ năng phân tích dữ liệu của tôi lên một tầm cao mới. Tôi có khả năng làm việc và phân tích các bộ dữ liệu mở rộng một cách dễ dàng, cho phép tôi khám phá những hiểu biết sâu sắc có giá trị về kinh doanh một cách dễ dàng.
Trong ví dụ này, chúng tôi muốn tìm tổng số lượng từng sản phẩm được bán trong tháng 1, tháng 2 và tháng 3. Vì vậy, chúng ta sẽ sử dụng công thức:
Khi nhấp vào nhập, chúng tôi sẽ thấy tổng doanh số bán hàng trong ba tháng đó.
Đây là một mẹo hữu ích: Khi bạn di chuyển con trỏ qua góc dưới cùng bên phải của ô chứa công thức, bạn sẽ thấy dấu cộng. Chỉ cần nhấp và kéo xuống để dễ dàng áp dụng chức năng tương tự cho mỗi hàng và để nó tự động điền vào.
Dán đặc biệt
Việc chuyển đổi các mục trong một hàng dữ liệu thành một cột (hoặc ngược lại) có thể khá có lợi. Việc sao chép và dán từng tiêu đề riêng lẻ sẽ khá tốn thời gian.
Hơn nữa, người ta phải thận trọng để không vô tình rơi vào cạm bẫy phổ biến và đáng tiếc là lỗi của con người khi làm việc với Excel.
Tại sao phải mắc phải bất kỳ lỗi nào trong số này khi bạn có thể để Excel xử lý việc đó cho bạn? Đây là một ví dụ để bạn xem xét:
Nếu bạn muốn sử dụng chức năng này, chỉ cần đánh dấu cột hoặc hàng bạn muốn chuyển đổi. Tiếp theo, chỉ cần nhấp chuột phải và chọn tùy chọn “Sao chép”.
Sau đó, chọn các ô mà bạn muốn bắt đầu hàng hoặc cột đầu tiên. Chỉ cần nhấp chuột phải vào ô và chọn “Dán đặc biệt”.
Khi mô-đun bật lên, chỉ cần chọn tùy chọn để chuyển đổi.
Paste Special là một chức năng cực kỳ tiện dụng. Trong mô-đun, bạn có tùy chọn để chọn giữa việc sao chép công thức, giá trị, định dạng hoặc thậm chí độ rộng cột. Nó đặc biệt hữu ích khi chuyển kết quả từ bảng tổng hợp của bạn sang biểu đồ.
Văn bản thành Cột
Làm thế nào người ta có thể tách thông tin từ một ô thành hai ô riêng biệt? Ví dụ: có lẽ bạn muốn trích xuất tên của một công ty từ một địa chỉ email. Có lẽ bạn đang muốn tách tên đầy đủ của một người thành họ và tên cho etiếp thị qua thư mẫu.
Nhờ có Microsoft Excel, cả hai tùy chọn đều nằm trong tầm tay. Để bắt đầu, hãy chọn cột mà bạn muốn chia. Sau đó, điều hướng đến tab Dữ liệu và chọn tùy chọn “Chuyển văn bản thành Cột”. Bạn sẽ thấy một mô-đun bật lên với các chi tiết bổ sung. Để bắt đầu, bạn có tùy chọn để chọn giữa “Được phân cách” hoặc “Chiều rộng cố định”.
- Phân cách có nghĩa là bạn muốn chia nhỏ cột dựa trên các ký tự như dấu phẩy, dấu cách hoặc tab.
- Chiều rộng cố định có nghĩa là bạn muốn chọn vị trí chính xác trong tất cả các cột nơi bạn muốn phân chia xảy ra.
Chọn “Phân cách” để tách họ và tên đầy đủ thành họ và tên.
Bây giờ là lúc chọn các dấu phân cách. Có nhiều tùy chọn khác nhau cho dấu phân cách, chẳng hạn như tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách hoặc các ký tự khác. (Như một minh họa, “cái gì khác” có thể đề cập đến biểu tượng “@” thường được sử dụng trong các địa chỉ email.) Hãy chọn cài đặt cho ví dụ này. Khi bạn đã thực hiện các lựa chọn của mình, Excel sẽ cung cấp cho bạn bản xem trước về cách các cột mới của bạn sẽ xuất hiện.
Khi bạn hài lòng với bản xem trước, chỉ cần nhấp vào “Tiếp theo”. Bạn có tùy chọn để chọn Định dạng nâng cao trên trang này. Khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ, chỉ cần nhấp vào nút “Hoàn tất”.
Định dạng họa sĩ
Việc điều chỉnh phông chữ, màu sắc và đường viền của từng ô có thể khá tốn thời gian. Format Painter cực kỳ hữu ích và đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với tôi! Chỉ với một vài cú nhấp chuột, việc sao chép định dạng từ một ô sang toàn bộ hàng hoặc cột trở nên vô cùng dễ dàng.
Chỉ cần chọn ô nguồn, nhấp vào biểu tượng cọ vẽ và dễ dàng lướt qua các ô mục tiêu để khớp với phong cách của chúng một cách liền mạch. Tôi thường xuyên dựa vào Format Painter để đảm bảo tính nhất quán trong các tiêu đề của mình, nhấn mạnh tổng số và áp dụng đường viền bảng; không có giới hạn cho tính hữu dụng của nó. Tạo kiểu tế bào không còn là một công việc tẻ nhạt nữa! Việc định dạng có thể không đáng kể nhưng các bảng tính chuyên nghiệp, được thiết kế tốt sẽ để lại tác động lâu dài.
Trung bình
Hàm trung bình hoạt động tương tự như hàm tổng, nhưng thay vào đó, chúng tôi sử dụng công thức sau:
=TRUNG BÌNH(B2,C2,D2)
Kết hợp
Concatenate cho phép nối các ô lại với nhau một cách liền mạch. Chức năng này cho phép bạn dễ dàng kết hợp tên khách hàng khi họ và tên của họ nằm trong các ô riêng biệt hoặc hợp nhất các thành phố và tiểu bang được sắp xếp trong các cột khác nhau. Đây là một công thức đơn giản để nối:
=NỐI(
Sau đó, bạn có thể thêm tọa độ ô cụ thể theo bất kỳ thứ tự nào bạn cần. Để bao gồm khoảng trắng giữa các chi tiết, chỉ cần thêm dấu phẩy và khoảng trắng giữa các ô. Bạn cũng có thể bao gồm bất kỳ thành phần nào khác trong dấu ngoặc kép, như dấu phẩy hoặc cụm từ.
Trong ví dụ này, chúng ta muốn đặt một câu nói về nơi sinh ra của một nghệ sĩ âm nhạc. Vì vậy, chúng ta sẽ sử dụng công thức này (# là viết tắt của số hàng mong muốn):
=CONCATENATE(B#,” “,A#,” sinh ra trong “,C#,”,”,D#)
Hàm logic
Các chức năng logic tuân thủ các quá trình suy nghĩ hợp lý. Lấy trường hợp một chiếc ô tô ngẫu nhiên có màu đỏ. Trong kịch bản này, nó có thể được mô tả như một chiếc ô tô màu đỏ. Các chức năng này có thể khá tiện dụng khi tổ chức dữ liệu nhanh chóng và hình thành các đánh giá.
Hàm IF có khả năng cung cấp phản hồi hoặc giá trị chính xác khi một ô thỏa mãn một điều kiện cụ thể. Chúng ta hãy xem sản phẩm Q1 nào có doanh số vượt quá 30 chiếc. Vâng, công thức chúng tôi đã sử dụng là:
=IF(SUM(B#,C#,D#)>30, “Tốt”, “Xấu”)
Công thức này về cơ bản cho biết rằng nếu tổng doanh số bán hàng trong tháng 30, tháng XNUMX và tháng XNUMX vượt quá XNUMX thì ô sẽ hiển thị “Tốt”. Nếu không, hãy viết “Xấu”.
Dựa vào công thức, kết quả thu được như sau:
Hàm logic AND hoạt động theo cách có thể so sánh được. Chỉ cần nhập các điều kiện mong muốn cho các ô và hệ thống sẽ nhanh chóng đưa ra phản hồi TRUE hoặc FALSE. Ví dụ: khi bạn nhập dữ liệu đã cho, =AND(B2>5,C2<5), kết quả sẽ là TRUE. Điều này là do B2 lớn hơn 2 và CXNUMX nhỏ hơn XNUMX.
Vlookup
Với hàm VLOOKUP, bạn có thể dễ dàng xác định thông tin chính xác trong tập dữ liệu.
Để sử dụng chức năng này một cách hiệu quả, bạn cần cung cấp thông tin chi tiết cụ thể. Chỉ định kết quả mong muốn, vị trí tìm kiếm, số cột có dữ liệu liên quan và bạn muốn kết quả gần đúng hay chính xác. Đối với các kết quả khớp gần đúng, bạn có thể nhập 1 hoặc TRUE. Mặt khác, kết quả khớp chính xác yêu cầu 0 hoặc FALSE.
Trong ví dụ này, tôi đang tìm kiếm nhân viên có số ID 3856 trong bảng kéo dài từ ô A2 đến ô F8. Chúng tôi đã yêu cầu trích họ ở cột số 2 với yêu cầu phải khớp chính xác.
Bảng Pivot
Việc sắp xếp và phân tích các tập dữ liệu lớn trong Excel trở nên dễ dàng với sự trợ giúp của bảng tổng hợp. Để tạo bảng tổng hợp, chỉ cần điều hướng đến tab Chèn trong thanh điều hướng và nhấp vào “Chèn bảng tổng hợp”.
Bạn có tùy chọn để chọn phạm vi dữ liệu cụ thể mà bạn muốn đưa vào bảng tổng hợp. Ngoài ra, bạn có thể quyết định xem bạn muốn tạo bảng trên cùng một trang tính hay trong một trang tính mới. Sau khi chọn dữ liệu của bạn và đích đến của bảng, một thanh bên sẽ xuất hiện:
Với thanh bên này, bạn có quyền tự do chọn các cột dữ liệu bạn thích và xác định vị trí của chúng trong bảng tổng hợp. Ví dụ: nếu bạn muốn sắp xếp tên nhân viên dưới dạng hàng và số doanh số bán hàng dưới dạng cột, bạn có thể dễ dàng chọn các trường đó và dễ dàng kéo chúng vào các khu vực tương ứng trong thanh bên.
Sau khi sắp xếp dữ liệu theo ý thích, bạn có quyền tự do thay đổi cách trình bày của nó. Để minh họa, bảng tổng hợp này hiển thị số ID nhân viên dưới dạng nhãn hàng, trong khi các cột biểu thị doanh số bán hàng trong Tháng Một, Tháng Hai và Tháng Ba. Bảng tự động hiển thị tổng số cho từng cột (hoặc tổng cho doanh số từng tháng).
Có thể thay đổi cách tóm tắt dữ liệu. Để xem doanh số bán hàng trung bình mỗi tháng, chúng tôi chỉ cần nhấp chuột phải vào dữ liệu mong muốn trong thanh bên, tiếp tục chọn “Cài đặt trường” và sau đó chọn “Trung bình” từ menu “Tóm tắt theo”.
Excel công thức
Đến bây giờ, tôi chắc chắn rằng bạn đã khá quen thuộc với giao diện của Excel và dễ dàng điều hướng qua các bảng tính bằng các lệnh nhanh như chớp.
Bây giờ, hãy đi sâu vào trường hợp sử dụng cơ bản của phần mềm: Công thức Excel. Với Excel, bạn có khả năng thực hiện dễ dàng các phép tính số học cơ bản như cộng, trừ, nhân và chia trên bất kỳ tập hợp dữ liệu nào.
- Để thêm, hãy sử dụng dấu +.
- Để trừ, hãy sử dụng dấu -.
- Để nhân, hãy sử dụng dấu *.
- Để chia, hãy sử dụng dấu /.
- Để sử dụng số mũ, hãy sử dụng dấu ^.
Hãy nhớ rằng, tất cả các công thức trong Excel phải bắt đầu bằng dấu bằng (=). Sử dụng dấu ngoặc đơn để đảm bảo một số phép tính nhất định được thực hiện trước tiên. Ví dụ: hãy xem xét =10+10*10 khác với =(10+10)*10 như thế nào.
Bên cạnh việc gõ thủ công các phép tính đơn giản, bạn cũng có thể tham khảo các công thức có sẵn của Excel. Một số phổ biến nhất bao gồm:
- Trung bình: =AVERAGE(phạm vi ô)
- Tổng: =SUM(phạm vi ô)
- Đếm: =COUNT(phạm vi ô)
Cũng lưu ý rằng chuỗi' các ô cụ thể được phân tách bằng dấu phẩy (,), trong khi phạm vi ô được ký hiệu bằng dấu hai chấm (:). Ví dụ: bạn có thể sử dụng bất kỳ công thức nào sau đây:
- = SUM (4,4)
- =SUM(A4,B4)
- = SUM (A4: B4)
Cách thể hiện kỹ năng Excel trên sơ yếu lý lịch
Đưa Excel vào phần kỹ năng trong sơ yếu lý lịch của bạn là một ý tưởng tuyệt vời. Tuy nhiên, có một số cách tiếp cận để thực hiện điều này:
- Liệt kê những khả năng cụ thể mà bạn có nhờ vào việc sử dụng Excel, chẳng hạn như lập mô hình tài chính.
- Giải thích bạn có bao nhiêu năm kinh nghiệm với chương trình.
- Mô tả các hàm Excel cụ thể mà bạn có kinh nghiệm sử dụng, chẳng hạn như trực quan hóa dữ liệu, bảng trụ và hàm VLOOKUP.
- Thể hiện kinh nghiệm nhiều năm của bạn với bộ Microsoft Office 365.
Hơn nữa, vui lòng cho biết bạn đã hoàn thành khóa học Excel chính thức hay chưa. Trong thư xin việc của bạn, có thể đề cập đến những kinh nghiệm cụ thể, có liên quan, chẳng hạn như trình độ thành thạo Excel và phần mềm khác của bạn. Nắm vững Excel là một kỹ năng có giá trị cần được thể hiện một cách tự tin trong các bối cảnh liên quan.
Dưới đây là một mẫu miễn phí để giúp bạn tạo ra một sơ yếu lý lịch ấn tượng:
Kết luận
Excel là một nguồn tài nguyên có giá trị cho bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào. Cho dù bạn làm việc trong lĩnh vực tiếp thị, nhân sự, bán hàng hay dịch vụ, những mẹo Microsoft Excel này có thể giúp bạn hoạt động tốt hơn.
Excel có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả và sản xuất của mình. Bạn có thể xác định xu hướng mới và sắp xếp dữ liệu của mình để có được thông tin chi tiết hữu ích. Nó có thể giúp bạn hiểu dữ liệu của mình và hoàn thành công việc hàng ngày hiệu quả hơn.
Nó chỉ đòi hỏi một chút bí quyết và một chút thời gian với phần mềm. Vì vậy, hãy bắt đầu học hỏi và chuẩn bị để tiến bộ.
- Công cụ quản lý dự án Excel Miễn phí: Tất cả những gì bạn cần biết, các loại và các công cụ miễn phí để sử dụng
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN MIỄN PHÍ EXCEL: Tất cả những gì bạn cần biết
- 15 PHẦN MỀM KẾ TOÁN TỐT NHẤT NÊN DÙNG NĂM 2023
- Dự báo Dòng tiền: Ý nghĩa, Phương pháp, Công cụ, Mô hình (+ Mẫu chi tiết)
- Ai được hưởng lợi nhiều nhất từ bằng thạc sĩ?
dự án
