Bạn đã bối rối đến mức nào khi lần đầu tiên gặp phải nhiệm vụ liên quan đến việc soạn thảo RFP cho doanh nghiệp? Bạn có biết nó nói về cái gì không hay bạn hoàn toàn không biết gì? Hoặc có thể bạn đã không viết một cái gì đó trong một thời gian?
Dù trường hợp nào đi nữa, tôi ở đây để khắc phục điều đó bằng hướng dẫn này. Cùng nhau, chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết cụ thể về RFP thực sự là gì, tại sao bạn có thể cần nó và cách tạo RFP đầu tiên ngay hôm nay.
Nhưng trước tiên, có lẽ bạn nên biết RFP là viết tắt của từ gì trong kinh doanh.
Những điểm chính
- Yêu cầu đề xuất (RFP) là cả quy trình và tài liệu được sử dụng để mời thầu cho các giải pháp CNTT hoặc kinh doanh tiềm năng theo yêu cầu của doanh nghiệp hoặc cơ quan chính phủ.
- Tài liệu RFP thường phác thảo một tuyên bố về các yêu cầu (SOR) mà những người trả lời tiềm năng muốn đấu thầu để cung cấp các giải pháp được yêu cầu phải đáp ứng.
- Nó có thể bao gồm các sản phẩm và/hoặc dịch vụ đáp ứng các yêu cầu nhất định.
- RFP được hầu hết các cơ quan chính phủ cũng như nhiều công ty và tổ chức tư nhân sử dụng.
RFP đòi hỏi gì trong kinh doanh?
Yêu cầu đề xuất (RFP) là một tài liệu kinh doanh công bố một dự án, mô tả nó và mời thầu từ các nhà thầu đủ điều kiện để hoàn thành nó. Hầu hết các tổ chức đều thích triển khai dự án của mình bằng RFP và nhiều chính phủ luôn sử dụng chúng.
XEM: Phát triển sản phẩm là gì? Hướng dẫn dành cho chuyên gia dành cho nhà phát triển và quản lý sản phẩm
Khi sử dụng RFP, đơn vị yêu cầu đấu thầu có trách nhiệm đánh giá tính khả thi của hồ sơ dự thầu đã nộp, tình hình tài chính của các công ty đấu thầu và khả năng thực hiện dự án của mỗi nhà thầu.
RFP được sử dụng cho các dự án phức tạp, thường yêu cầu nhiều nhà thầu phụ. Chúng mô tả tổ chức phát hành RFP, phạm vi dự án đang được thực hiện và các tiêu chí để đánh giá các mục. Họ cũng phác thảo quá trình đấu thầu và các điều khoản hợp đồng.
Các yêu cầu bao gồm bản trình bày công việc mô tả các nhiệm vụ mà người thắng thầu phải thực hiện và thời gian hoàn thành công việc.
RFP cũng tư vấn cho các nhà thầu về cách chuẩn bị đề xuất, kèm theo hướng dẫn cụ thể về cách định dạng và trình bày hồ sơ dự thầu. Chúng thường bao gồm hướng dẫn về những thông tin mà người đặt giá thầu phải đưa vào và định dạng mong muốn.
RFP bao gồm những gì?
RFP thường bao gồm thông tin cơ bản về tổ chức phát hành và ngành nghề kinh doanh (LOB) của tổ chức đó, một bộ thông số kỹ thuật mô tả giải pháp được mong đợi và các tiêu chí đánh giá cho biết cách xếp hạng các đề xuất.
RFP thường chứa một phần, đôi khi được gọi là bản tuyên bố công việc (SOW), xác định phạm vi công việc hoặc phạm vi (các) dịch vụ sẽ được cung cấp. Phần này thảo luận về các nhiệm vụ mà nhà thầu trúng thầu phải thực hiện và mốc thời gian cung cấp sản phẩm bàn giao.
Hồ sơ đề xuất cũng bao gồm hướng dẫn cho các nhà thầu về cách chuẩn bị đề xuất. Phần này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về định dạng đề xuất cũng như hướng dẫn về cách xây dựng và tổ chức phản hồi RFP.
ĐỌC: Làm thế nào để viết một đề xuất kinh doanh ở Nigeria
Hầu hết các RFP được ban hành bởi các cơ quan chính phủ và các tổ chức khác trong khu vực công. Nói chung, họ được yêu cầu phải mở ra sự cạnh tranh giữa các công ty tư nhân và loại bỏ sự thiên vị khỏi quy trình. Các cơ quan muốn đảm bảo rằng họ nhận được giá thầu thấp nhất và cạnh tranh nhất.
Tuy nhiên, bất kỳ tổ chức công hoặc tư nhân nào cũng có thể đưa ra RFP để nhận được nhiều giá thầu và nhiều quan điểm khác nhau về dự án.
Ví dụ: một doanh nghiệp muốn thay đổi quy trình báo cáo của mình từ hệ thống trên giấy sang hệ thống trên máy tính có thể đưa vào RFP cho phần cứng, phần mềm và chương trình đào tạo người dùng để thiết lập và tích hợp hệ thống mới vào doanh nghiệp. Quá trình đấu thầu cạnh tranh có thể giúp họ hiểu rõ hơn về các lựa chọn thay thế sẵn có.
Khi viết RFP và SOW, điều quan trọng là phải lưu ý đến các quy trình tổ chức và các phương pháp hay nhất để tối đa hóa hiệu quả.
Giải thích quy trình RFP
Lần đầu tiên tôi gặp RFP là khi tôi phải gửi đề xuất đấu thầu kinh doanh; Tôi sẽ không làm bạn nhàm chán với các chi tiết. Nhưng điều đầu tiên tôi học được là RFP phải được soạn thảo bởi công ty yêu cầu công việc. Điều này mang lại cho các nhà thầu tiềm năng ý tưởng tốt hơn về những gì công ty bạn đang tìm kiếm.
Sau khi RFP được gửi đi, các nhà thầu hoặc nhà cung cấp có thể xem xét nó và gửi giá thầu tốt nhất của họ để cạnh tranh cho công việc.
Đây là những gì tôi đã đưa vào đề xuất của mình:
- Một kế hoạch hành động về cách tôi sẽ giải quyết vấn đề
- Dòng thời gian về những gì công ty nên mong đợi
- Mọi thông tin cơ bản cần thiết
- Tôi mong đợi toàn bộ dự án sẽ tốn bao nhiêu tiền
Cũng có một số trường hợp nhất định tôi phải quay lại và chỉ ra các thành phần cụ thể của RFP cần được điều chỉnh dựa trên kinh nghiệm của tôi trong ngành.
Tại thời điểm này, bạn có thể xem lại phản hồi của họ và tạo RFP mới để điều chỉnh các thay đổi hoặc bạn có thể giữ nguyên bản gốc và ghi nhớ nó trong khi xem xét các giá thầu đã gửi khác.
XEM: ĐỀ XUẤT THẦU: Nó là gì & Cách viết một
Yêu cầu soạn thảo RFP trong kinh doanh
RFP phải mô tả và xác định dự án đủ chi tiết để thu hút các phản hồi khả thi.
Với tư cách là một nhà thầu tiềm năng, bạn phải hiểu được bản chất của hoạt động kinh doanh và các mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt được thông qua dự án. Dự án phải được xác định đủ chi tiết để bạn hiểu rõ phạm vi của nó cũng như tất cả các sản phẩm và dịch vụ phải được cung cấp để thực hiện dự án.
Hình thức của các đề xuất dự kiến cũng phải chi tiết. Cần có những phản hồi thống nhất để so sánh và đối chiếu các đề nghị.
Dưới đây là danh sách kiểm tra chi tiết quy trình tạo RFP hoàn hảo:
Cách viết RFP
RFP tuân theo một định dạng khá cứng nhắc, mặc dù định dạng đó có thể khác nhau giữa các cơ quan và công ty chuẩn bị chúng. mẫu này từ RTI International ở Bắc Carolina trình bày các yếu tố trong một RFP điển hình bao gồm phần giới thiệu và thông tin cơ bản, mô tả về sản phẩm bàn giao và thông tin về tiêu chí lựa chọn.
Các giai đoạn để có được giá thầu RFP tốt nhất
1. Đánh giá những gì bạn cần
Trước khi soạn thảo RFP, bạn cần chuẩn bị một chút để tìm ra những gì bạn cần và những gì bạn muốn đạt được. Quá trình này sẽ giúp bạn xác định mục tiêu và phạm vi dự án của mình cũng như khám phá những rào cản.
Sử dụng thời gian này để tiến hành nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và ngành để đánh giá vị trí của bạn. Bạn có tuân theo các tiêu chuẩn và hướng dẫn hiện tại của ngành không? Sản phẩm của bạn có ngang bằng với những gì đối thủ cạnh tranh cung cấp hay bạn thiếu những tính năng nào có thể gia tăng giá trị?
ĐỌC: Các ví dụ về đề xuất giá trị đã tạo nên sự khác biệt (Kế hoạch chi tiết để thành công)
2. Liệt kê các thông số kỹ thuật
Bao gồm các thông số kỹ thuật trước trong RFP của bạn cho phép các nhà cung cấp xác định liệu họ có thể cung cấp những gì bạn cần hay không. Điều này cũng bảo vệ doanh nghiệp của bạn vì trong trường hợp nhà cung cấp đồng ý rằng ban đầu họ có thể đáp ứng các thông số kỹ thuật của bạn, nhưng không thể cung cấp sau khi họ đã thực hiện dự án, bạn có thể quy trách nhiệm cho họ về các thông số kỹ thuật được liệt kê trong RFP.
3. Phân phối RFP
Sau khi RFP được viết, đã đến lúc gửi nó đi. Bạn có thể xuất bản nó trên trang web của mình và thậm chí có thể tạo một trang đích cụ thể cho nó. Tận dụng bất kỳ nhóm chuyên môn nào liên quan đến ngành mà bạn là thành viên và quảng cáo nhóm đó ở đó. Việc sử dụng phòng thương mại địa phương cũng là một nơi tuyệt vời để quảng cáo RFP nếu bạn muốn làm việc với một nhà cung cấp địa phương.
4. Đánh giá các ưu đãi của bạn
Khi bạn nhận được tất cả các đề xuất, sẽ gần như dễ dàng so sánh từng đề xuất và xác định nhà cung cấp nào phù hợp nhất với công ty của bạn.
Trong số những người đặt giá thầu, bạn sẽ muốn thu hẹp danh sách này xuống một số ít trong số 10, XNUMX hoặc XNUMX mục yêu thích hàng đầu của mình để xem xét, tùy thuộc vào số lượng bạn nhận được hoặc quan tâm. Từ đây, bạn sẽ muốn dành thời gian xem xét thêm các nhà cung cấp tiềm năng để xác định xem ai thực sự là người phù hợp lý tưởng cho công việc.
5. Chọn nhà cung cấp tốt nhất cho công việc
Một số công ty có thể yêu cầu thêm một đề nghị tốt nhất và cuối cùng từ các nhà cung cấp hàng đầu của họ sau khi họ bắt đầu quá trình đàm phán này. Điều này nhằm đảm bảo họ không chỉ tìm được đúng người hoặc công ty cho công việc mà còn ở mức giá hợp lý.
XEM: ĐỀ XUẤT THẦU: Nó là gì & Cách viết một
Mặc dù điều này nghe có vẻ như là một bước bổ sung nhưng nó có thể giúp bạn tiết kiệm tiền bạc, thời gian và đỡ đau đầu hơn sau này.
Điều gì Không Để làm với RFP trong kinh doanh
Nếu bạn muốn tìm đúng nhà cung cấp, bạn cần RFP của mình phải cụ thể. Chỉ hỏi những câu hỏi “có” hoặc “không” sẽ không đưa bạn đến đâu cả. Đó là lý do tại sao bạn phải tạo ra những câu hỏi cụ thể đòi hỏi những câu trả lời chu đáo. Đặt những câu hỏi mở yêu cầu họ giải thích quá trình suy nghĩ của mình khi giải quyết vấn đề.
Cố gắng sử dụng các câu tương tự như sau:
- Bạn có thể chia sẻ một ví dụ về cách bạn đã giải quyết vấn đề này hoặc một vấn đề tương tự cho một công ty khác không? Bạn có gặp phải bất kỳ rào cản không lường trước nào không? Lần này bạn sẽ làm gì giống hoặc khác đi?
- Với đề xuất thiết kế lại của bạn, một người không am hiểu về công nghệ sẽ mất bao lâu để hoàn thành mẫu đăng ký mới? Bạn ước tính việc này có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian?
Phản hồi mẫu cho RFP
Nếu bạn đã đưa ra RFP và đang thu thập phản hồi, bạn có thể tự hỏi mình nên tìm kiếm điều gì trong phản hồi RFP hiệu quả. Dưới đây là mẫu mẫu của phản hồi RFP ấn tượng:
Phản hồi mẫu cho RFP
Nhưng điều này cũng dẫn chúng ta đến một câu hỏi lớn: RFP có thực sự cần thiết trong kinh doanh không? Bạn không thể tự mình dành thời gian xem xét hai hoặc ba nhà cung cấp sao?
Như bạn sẽ thấy tiếp theo, tuyến đường đó chắc chắn không phải là lợi ích tốt nhất của bạn.
Tại sao bạn nên sử dụng RFP trong doanh nghiệp của mình
RFP có thể được ban hành vì một số lý do.
Trong một số trường hợp, tính phức tạp của dự án CNTT đòi hỏi phải có RFP chính thức. Bạn có thể hưởng lợi từ nhiều nhà thầu và nhiều quan điểm khi tìm kiếm một giải pháp tích hợp yêu cầu sự kết hợp giữa công nghệ, nhà cung cấp và cấu hình tiềm năng. Ví dụ: giả sử doanh nghiệp của bạn đang chuyển từ hệ thống dựa trên giấy sang hệ thống dựa trên máy tính. Trong trường hợp đó, bạn có thể yêu cầu đề xuất về tất cả phần cứng, phần mềm và đào tạo người dùng cần thiết để thiết lập và tích hợp hệ thống mới vào tổ chức.
ĐỌC: ERP vs CRM: Chọn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Ngược lại, một nâng cấp phần cứng đơn giản chỉ có thể liên quan đến việc đưa ra yêu cầu báo giá (RFQ) cho một nhà cung cấp duy nhất.
Một số tổ chức, chẳng hạn như các cơ quan chính phủ, có thể được yêu cầu phát hành RFP để mang lại sự cạnh tranh đầy đủ và cởi mở.
Bạn cũng có thể phát hành RFP để tăng cường cạnh tranh nhằm giảm chi phí cho giải pháp. Điều đó cho thấy, một đề xuất được chấp nhận trên cơ sở đáp ứng tốt nhất các thông số kỹ thuật của RFP có thể không phải lúc nào cũng là giá thầu có giá thấp nhất. Vì nhiều công ty sẽ cạnh tranh kinh doanh với bạn nên điều quan trọng là nhà cung cấp phải tạo ra các phản hồi RFP hiệu quả.
Kỹ năng mà khách hàng sử dụng để tạo RFP có thể quyết định chất lượng phản hồi của người đặt giá thầu và do đó quyết định sự thành công hay thất bại của giải pháp CNTT thu được. Nếu các yêu cầu cụ thể quá mơ hồ, nhà thầu có thể bỏ lỡ cơ hội khi thiết kế và triển khai giải pháp. Tuy nhiên, các yêu cầu quá chi tiết và hạn chế sẽ hạn chế tính sáng tạo và kìm hãm sự đổi mới của nhà thầu.
Các công ty cần đặt ra những kỳ vọng rõ ràng với các nhà cung cấp để nhận được phản hồi chất lượng.
Bạn có thể sử dụng RFP để:
- Phác thảo chi tiết dự án và kỳ vọng: Các bên liên quan phác thảo các yêu cầu của dự án và bao gồm các chi tiết để giúp các nhà thầu và nhà thầu tiềm năng hiểu được phạm vi của dự án cũng như các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp của công ty.
- Yêu cầu giá thầu: RFP khởi động quá trình chào mời hoặc đề xuất. Bằng cách phát hành RFP, các công ty thu hút sự đệ trình từ các nhà thầu. Các tài liệu RFP rất phổ biến trong khu vực công, với nhiều cơ quan chính phủ sử dụng quy trình lựa chọn RFP làm cách chính để tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ đủ tiêu chuẩn.
- Đánh giá nhiều nhà cung cấp: Sau khi các công ty và người làm việc tự do gửi đề xuất, doanh nghiệp sẽ xem xét chúng và chọn nhà cung cấp tốt nhất cho nhu cầu của họ. Công ty sử dụng RFP để bắt đầu cuộc trò chuyện với nhiều nhà cung cấp hoặc nhà thầu khác nhau trước khi chọn được nhà thầu thắng thầu, đưa ra lời đề nghị cuối cùng và ký hợp đồng cho dự án của họ.
RFP trong tiếp thị là gì?
Trong Tiếp thị, RFP thường được sử dụng để thuê ngoài bất kỳ hoạt động tiếp thị nào có thể giúp thương hiệu của bạn tăng phạm vi tiếp cận. Những hoạt động này bao gồm bất cứ điều gì liên quan đến tiếp thị mà bạn không thể thực hiện trong nội bộ.
Ví dụ: nếu bạn làm việc tại một công ty khởi nghiệp nhỏ, bạn có thể tạo RFP để tìm một công ty tiếp thị và truyền thông đầy đủ dịch vụ nhằm tạo một kế hoạch tiếp thị tích hợp cho doanh nghiệp của bạn. Nếu đây là trường hợp, bạn sẽ phác thảo trong RFP của mình rằng bạn đang tìm kiếm một công ty để giúp bạn “tăng cường sự hiện diện của SEO” hoặc “thu hút những người theo dõi trên mạng xã hội”, v.v.
Mặt khác, nếu bạn làm việc cho một đại lý tiếp thị, bạn sẽ muốn để mắt đến các RFP trong khu vực của mình liên quan đến các dịch vụ bạn cung cấp. Ví dụ: nếu bạn làm việc cho một công ty thiết kế web, bạn sẽ muốn tìm kiếm những doanh nghiệp đã tạo RFP cho dịch vụ thiết kế web.
XEM: Vai trò của thiết kế web đối với sự thành công của các doanh nghiệp hiện đại
RFP trong bán hàng là gì?
Trong bán hàng, RFP thường được tạo khi doanh nghiệp đang tìm mua sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với nhu cầu của mình. Chẳng hạn, nếu một công ty doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm CRM mới, thì doanh nghiệp đó có thể phát hành một RFP phác thảo những gì họ đang tìm kiếm và những gì họ hy vọng đạt được với phần mềm CRM mới.
Vì lý do này, RFP có thể đóng một vai trò quan trọng trong chu kỳ bán hàng của doanh nghiệp. Các công ty doanh nghiệp phát hành RFP thường tìm kiếm các doanh nghiệp có thể cung cấp cho họ sự hỗ trợ về CNTT, bảo mật, đào tạo và đào tạo cũng như các dịch vụ bổ sung khác. Để đóng các tài khoản lớn hơn này, điều quan trọng là đội ngũ bán hàng của bạn phải chuẩn bị quy trình phản hồi RFP và có thể phản hồi một cách hiệu quả cho các công ty lớn này trong thời gian được phân bổ.
ĐỌC: Chọn chiến lược bán thêm và bán kèm để tăng cường phương pháp bán hàng của bạn
RFI so với RFP
RFI (yêu cầu thông tin) là biểu hiện quan tâm tiếp theo trong quá trình đấu thầu RFP. Công ty yêu cầu thêm thông tin chi tiết về khả năng của nhà thầu, sản phẩm bàn giao, dịch vụ chuyên nghiệp, chức năng, tiến trình hoặc thông tin khác của nhà cung cấp. Nó khác với RFP vì nó được gửi tới một nhà cung cấp cụ thể (chứ không phải là một cuộc gọi chung tới các nhà cung cấp quan tâm).
RFI yêu cầu chi tiết cụ thể thay vì thông tin chung.
RFQ so với RFP
RFQ (yêu cầu báo giá hoặc yêu cầu báo giá) là tài liệu tiếp theo trong quy trình RFP; công ty phát hành RFP bày tỏ sự quan tâm đến đề xuất của nhà thầu và yêu cầu ước tính chi phí cũng như phân tích các dịch vụ của họ. Là một phản hồi RFP, RFQ áp dụng cho một nhà cung cấp cụ thể trong danh sách rút gọn (chứ không phải là lời kêu gọi chung cho các nhà cung cấp quan tâm).
Nó chỉ tập trung vào giá hơn là các chi tiết khác của dự án.
Mẫu RFP miễn phí: Mẫu RFP duy nhất bạn cần
RFP (Yêu cầu đề xuất) là gì: Tất cả những gì bạn cần biết
ĐỀ XUẤT THẦU: Nó là gì & Cách viết một
dự án
