Phản hồi tích cực (hoặc bất kỳ phản hồi nào về vấn đề đó) đối với người quản lý đòi hỏi điều gì? Chà, bạn biết làm thế nào đôi khi bạn có thể nhận được thư từ người giám sát của bạn chỉ ra điều gì đó bạn đã làm, dù tốt hay xấu? Chà, đây là lúc bạn là người chỉ điểm.
Vì vậy, trong trường hợp bạn vẫn đang thắc mắc, vâng, bạn hoàn toàn được phép viết một lá thư cho sếp của mình với nội dung như, “Chúc một ngày tốt lành, ông Stanley, tôi thực sự ngưỡng mộ đạo đức làm việc và sự cống hiến của ông. Nó truyền cảm hứng cho tôi để đặt vào 110%. Cảm ơn sếp.” Hoặc có thể bạn không hài lòng lắm với anh ấy nên bạn có thể nói: “Xin chào, tôi không hài lòng lắm với việc đôi khi không thể liên lạc được với bạn. Sẽ thật tuyệt nếu bạn tạo thói quen gọi lại khi thấy cuộc gọi nhỡ ”.
Chỉ có điều, có lẽ khéo léo hơn một chút và không dùng những từ giống hệt như vậy cho phần sau. Tất nhiên, trừ khi bạn cảm thấy mệt mỏi với công việc của mình.
Bây giờ, tôi hiểu nếu bạn cảm thấy hơi kỳ lạ khi đưa ra những phản hồi quan trọng cho sếp vì tất cả chúng ta đều đã quen với việc làm ngược lại. Nó giống như yêu cầu nước chảy lên dốc. Tuy nhiên, đây là một phần quan trọng và bị bỏ qua nhiều trong quan hệ nhân viên. Giữ đường dây liên lạc cởi mở và cung cấp phản hồi hiệu quả có thể giúp bạn cải thiện hiệu suất và sức khỏe cũng như mối quan hệ làm việc của bạn với người quản lý.
Suy cho cùng, người quản lý cũng là con người và do đó cũng dễ mắc sai lầm. Hoặc thỉnh thoảng cần một chút động viên.
Đó là lúc tôi đến. Đã từng làm việc ở cả hai phía – thành viên nhóm và người quản lý – tôi sẽ chỉ cho bạn cách cung cấp phản hồi tích cực cho người quản lý của mình mà không gây ra bất kỳ cảm giác khó chịu nào.
Những điểm chính
Phản hồi của người quản lý và nhân viên là một phần quan trọng trong bất kỳ nền văn hóa công ty thịnh vượng nào.
Đưa ra phản hồi trung thực cho người quản lý của bạn cho phép bạn phát triển mối quan hệ chuyên nghiệp, tôn trọng lẫn nhau.
Nhiều nhân viên lo lắng rằng việc đưa ra những phản hồi tích cực cho người quản lý của họ có thể chỉ được coi là một nỗ lực để thăng tiến trong sự nghiệp.
Tuy nhiên, bằng cách thực hiện đúng cách, bạn sẽ có thể chia sẻ thẳng thắn ý kiến của mình về phong cách quản lý của họ và tác động của nó đến nơi làm việc.
Tại sao việc đưa ra phản hồi cho người quản lý của bạn lại quan trọng?
Phản hồi của người quản lý và nhân viên là một phần quan trọng trong bất kỳ nền văn hóa công ty thịnh vượng nào. Nếu bạn có một người quản lý chuyên nghiệp và chu đáo, họ nên hoan nghênh mọi phản hồi mang tính xây dựng giúp bạn cải thiện. Động lực của nhóm thường bắt đầu từ trên xuống, vì vậy, cấp trên của bạn càng thực hiện tốt thì cả nhóm càng có cơ hội nâng cao hiệu suất của nhân viên.
Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và tích cực cho người quản lý là rất quan trọng vì nhiều lý do, một số lý do bao gồm:
- Giúp người quản lý hoặc ông chủ của bạn cải thiện
- Xây dựng sự năng động chuyên nghiệp của bạn
- Cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn
- Giải quyết khiếu nại trước khi chúng leo thang
- Nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề
- Tạo môi trường làm việc lành mạnh
- Đóng góp vào văn hóa phản hồi lành mạnh
Đưa ra phản hồi trung thực cho người quản lý của bạn cũng cho phép bạn phát triển mối quan hệ chuyên nghiệp, tôn trọng lẫn nhau. Bạn muốn người quản lý hoặc sếp của mình có thể coi trọng bạn, đặc biệt nếu bạn đang muốn cải thiện kỹ năng lãnh đạo của mình và thăng tiến trong công ty. Nếu bạn bỏ qua cơ hội lên tiếng khi có đánh giá về hiệu suất của nhân viên, bạn có thể không được coi là người có ý chí mạnh mẽ hoặc có khả năng đưa ra quan điểm của riêng mình.
Vì vậy, hãy lên tiếng khi người quản lý của bạn yêu cầu phản hồi.
Việc tham gia phản hồi từ trên xuống cũng giúp giải quyết vấn đề trước khi chúng trở nên tồi tệ hơn. Ví dụ: nếu bạn có thể nói với người quản lý của mình rằng những người còn lại trong nhóm (bao gồm cả bạn) cần có mục tiêu rõ ràng hơn ngay từ đầu trong quý, bạn sẽ tránh được thông tin sai lệch và thất vọng về sau.
Nhìn chung, phản hồi theo cả hai hướng đều tốt cho cả người quản lý và cấp dưới trực tiếp cũng như toàn bộ công ty. Nếu mọi người cảm thấy được trao quyền để chia sẻ quan điểm của mình một cách phù hợp và hiệu quả, thì động lực của nhóm sẽ phát triển và sự gắn kết cũng như hành vi tích cực của nhân viên sẽ tăng vọt.
Lời khuyên về việc đưa ra phản hồi tích cực cho người quản lý
Bây giờ, bạn đã biết tại sao việc đưa ra những nhận xét tích cực cho người quản lý của mình lại quan trọng. Do đó, chúng ta hãy tìm hiểu cách sử dụng nó trong thực tế.
Biết khi nào nên đưa ra phản hồi tích cực
Biết khi nào nên đưa ra phản hồi tích cực là đã thành công một nửa. Hãy nhớ rằng lý do đưa ra phản hồi nên được đo lường dựa trên từng cá nhân chứ không phải dựa trên quy mô của thành tích.
Ví dụ: giả sử người quản lý của bạn đã đứng ra giúp giải quyết rào cản mà bạn gặp phải trong một dự án. Hoặc người quản lý của bạn có thể đảm bảo nguồn lực bổ sung cho một dự án quy mô lớn sẽ giúp bạn đạt được thành công.
Xác định một số thời điểm mà bạn cảm thấy phù hợp để đưa ra những nhận xét tích cực cho người quản lý của mình. Nó có thể đơn giản như một lời bày tỏ lòng biết ơn vì đã mang lại cho bạn nền tảng để trình bày trong cuộc họp nhóm gần đây. Đừng bỏ qua những khoảnh khắc nhỏ.
Kết hợp phản hồi theo thời gian thực với phản hồi theo lịch trình
Mặc dù điều quan trọng là phải giữ cho phản hồi luôn mới mẻ và phù hợp, nhưng có thể bạn sẽ không có cơ hội đưa ra phản hồi theo thời gian thực một cách riêng tư cho sếp. Trong những trường hợp này, hãy lưu ý đề cập đến nó trong cuộc gặp riêng tiếp theo của bạn. Hoặc bạn có thể sắp xếp thời gian riêng để thảo luận về nhận xét tích cực với người quản lý của mình.
Trong những trường hợp này, bạn sẽ muốn báo trước cho người quản lý của mình và sắp xếp thời gian trên lịch để họ gặp nhau.
Chuẩn bị
Đưa ra những nhận xét tích cực cho sếp cũng giống như đưa ra những phản hồi khác. Để đảm bảo bạn truyền tải thông điệp của mình một cách rõ ràng, hãy dành ra vài phút để chuẩn bị cho cuộc họp. Biết những gì bạn muốn nói và thử ghi lại một số cụm từ ví dụ hoặc tính từ có liên quan để giúp bạn đi đúng hướng.
Hãy cụ thể
Khi xây dựng phản hồi của bạn, tốt nhất bạn nên sử dụng các ví dụ và mô tả chính xác những gì bạn thấy tích cực về hiệu suất của họ. Ví dụ, thay vì chỉ nói với họ rằng họ giỏi giải quyết xung đột, hãy giải thích bạn ấn tượng như thế nào với cách họ hòa giải xung đột giữa hai đồng nghiệp.
Đưa ra ví dụ cụ thể về lý do tại sao bạn đánh giá cao kỹ năng giải quyết xung đột của họ. Bạn cũng có thể đề cập đến việc bạn đánh giá cao việc người quản lý của bạn tham gia với tư cách là một thành viên trong nhóm như thế nào.
Làm nổi bật hành vi hơn là đặc điểm bẩm sinh của họ
Nhận biết hành vi hơn các đặc điểm. Bạn không nên cho rằng sự thành công của người quản lý với khách hàng là nhờ vào kỹ năng con người bẩm sinh của họ. Thay vào đó, hãy lưu ý rằng họ dành thời gian để lắng nghe và phản hồi từng khiếu nại của từng cá nhân cho đến khi khách hàng hài lòng.
Việc nêu bật các hành vi báo hiệu sự cần thiết phải tiếp tục rèn luyện những kỹ năng này thay vì coi chúng là điều hiển nhiên.
Đưa ra phản hồi tích cực của bạn một cách riêng tư
Khi thông điệp của bạn mang tính xây dựng, tốt hơn hết bạn nên gửi nó ở chế độ riêng tư. Ngoài ra, đưa ra phản hồi tích cực cho đồng nghiệp của bạn ở nơi công cộng có thể là một cách tốt hơn để thể hiện sự đánh giá cao của bạn hoặc tăng cường sự tự tin của người nhận. Tuy nhiên, mọi thứ sẽ khác khi bạn đưa ra phản hồi tích cực cho sếp.
Theo nguyên tắc chung, bạn nên đưa ra những phản hồi tích cực một cách riêng tư cho sếp của mình. Đưa cho họ những phản hồi tích cực trung thực trong cuộc đánh giá riêng tư hoặc đánh giá hiệu suất sẽ giảm thiểu sự do dự của bạn khi tỏ ra quá háo hức để làm hài lòng sếp.
Hãy ghi nhớ thời gian
Phản hồi tích cực nên được đưa ra càng sớm càng tốt sau khi đạt được thành tích, giúp bạn và người quản lý dễ dàng nhớ lại các chi tiết hơn để có thể thực hiện các thay đổi. Nếu thời gian để quá lâu, hiệu quả phản hồi của bạn có thể giảm đáng kể.
Đưa ra phản hồi cho sếp của bạn về sự việc gần nhất mà bạn muốn khen ngợi. Đây thường là cách bạn nên tiếp cận mọi loại phản hồi, đặc biệt là phản hồi mang tính xây dựng. Nếu thời gian trôi qua quá lâu thì sẽ không có tác dụng gì.
Dưới đây là mẫu có thể giúp bạn đưa ra tất cả các loại phản hồi cho người quản lý của mình trong các tình huống khác nhau.
Mẫu phản hồi của người quản lý
Lợi ích của việc đưa ra phản hồi tích cực cho người quản lý của bạn
Phản hồi tích cực là một cách hay để khuyến khích những hành động mà bạn muốn thấy người quản lý của mình thực hiện thường xuyên hơn. Nhiều nhân viên lo lắng rằng việc đưa ra những phản hồi tích cực cho người quản lý của họ có thể chỉ được coi là một nỗ lực để thăng tiến trong sự nghiệp. Tuy nhiên, bằng cách thực hiện đúng cách, bạn sẽ có thể chia sẻ thẳng thắn ý kiến của mình về phong cách quản lý của họ và tác động của nó đến nơi làm việc.
Dưới đây là một số lợi ích bổ sung khi chia sẻ phản hồi tích cực với người quản lý của bạn.
Nó xây dựng mối quan hệ
Mỗi mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên đều khác nhau. Nhưng sự thành công của mọi mối quan hệ - người quản lý hay đồng nghiệp - đều phụ thuộc vào việc bạn có mối quan hệ với người đó hay không. Bằng cách đưa ra những nhận xét tích cực với sếp, bạn đang đầu tư vào việc xây dựng mối quan hệ. Và một khi mối quan hệ được thiết lập, mối quan hệ của bạn sẽ mở ra những cơ hội khác.
Nó có thể củng cố niềm tin
Mọi mối quan hệ đều bắt đầu với một cơ hội để xây dựng niềm tin. Mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên cũng vậy. Và mặc dù có sự phân đôi quyền lực giữa người quản lý và nhân viên, nhưng cả hai bên cần đầu tư vào việc xây dựng niềm tin.
Vì vậy, khi một nhân viên phản hồi tích cực về phong cách quản lý của người quản lý, điều đó sẽ củng cố niềm tin. Chỉ cần đưa ra nhận xét tích cực, bạn đang giúp củng cố niềm tin giữa bạn và người quản lý của mình.
Nó có thể mở ra cánh cửa cho các loại phản hồi khác
Nếu người quản lý của bạn quan tâm đến mối quan hệ giữa nhân viên và người quản lý, họ có thể sẽ yêu cầu phản hồi. Nhưng đôi khi, việc yêu cầu phản hồi có thể khiến bạn sợ hãi.
Bắt đầu bằng phản hồi tích cực là cách tốt để phá vỡ các loại phản hồi khác, chẳng hạn như phản hồi tích cực hoặc phê bình mang tính xây dựng. Tất nhiên, tránh bánh sandwich phản hồi có thể ở đâu. Tuy nhiên, phản hồi tích cực có thể mở ra cánh cửa cho những loại phản hồi khác sau này, đặc biệt là với sự tin tưởng và mối quan hệ được xây dựng.
Cách bạn có thể cung cấp phản hồi cho người quản lý của mình
Khi cung cấp phản hồi của nhân viên cho người quản lý, tốt nhất nên tránh phản hồi cá nhân và thay vào đó tập trung vào tác động kinh doanh – cả ở cấp độ phòng ban và tổ chức. Người quản lý cần biết rằng hành động, lời nói và phong cách quản lý của họ có mối liên hệ chặt chẽ với năng suất và kết quả của nhân viên – cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp.
Với ý nghĩ đó, hãy xem xét một số ví dụ về cách bạn có thể cung cấp phản hồi mang tính xây dựng cho người quản lý của mình.
Truyền đạt định hướng rõ ràng
Bạn có thể muốn thông báo với người quản lý rằng những hướng dẫn mơ hồ hoặc không đầy đủ của họ có nghĩa là dự án mất nhiều thời gian hơn bình thường - và dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc:
“Tôi muốn bạn biết tôi đánh giá cao cơ hội mà bạn đã cho tôi để dẫn dắt sáng kiến thiết kế lại. Đây là một cơ hội tuyệt vời để tôi phát triển hơn nữa sự nghiệp chuyên môn của mình và tôi - cùng với các thành viên khác trong nhóm - rất vui mừng về dự án. Nhìn lại những nỗ lực đó, tôi nghĩ bạn và tôi lẽ ra có thể có nhiều quan điểm giống nhau hơn khi hiểu được mục tiêu và thời gian.
Lần tới, tôi nghĩ cả hai chúng ta có thể làm tốt hơn trong việc truyền đạt các thông số và thời hạn của dự án.”
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống và sự kiệt sức
Với nhịp độ bận rộn và sự năng động thay đổi nhanh chóng của thế giới công việc ngày nay, bạn có thể phải nhắc nhở người quản lý của mình rằng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và trải nghiệm của nhân viên vẫn là ưu tiên hàng đầu của toàn nhóm.
“Với tất cả những thách thức mà cả nhóm đã phải đối mặt trong ba năm qua, tôi tin rằng đây có thể là thời điểm thích hợp để nhìn lại và xem xét khối lượng công việc – và cách chúng tác động đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cũng như hiệu suất chung của nhóm. Vì thế giới công việc của chúng tôi đã phát triển quá nhanh nên đây sẽ là một cách tốt để nâng cao tinh thần và sự gắn kết của nhân viên trong nhóm chúng tôi – đồng thời ghi nhận những thành tựu gần đây của toàn nhóm và công việc tuyệt vời mà họ đã làm khi đối mặt với nhiều khó khăn.”
Sức khỏe tâm thần
Mặc dù được viết chủ yếu từ quan điểm của người quản lý, một nghiên cứu gần đây Bài báo đánh giá kinh doanh Harvard, “Cách ứng phó khi nhân viên chia sẻ thách thức về sức khỏe tâm thần,” cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách nhân viên có thể tiếp cận chủ đề về các vấn đề sức khỏe tâm thần. Nó cũng cho thấy cách họ có thể báo cáo những thách thức giữa các cá nhân với người quản lý của mình.
Câu trích dẫn này được lấy trực tiếp từ bài báo của HBS như một ví dụ về cách một nhân viên có thể giải quyết vấn đề này với người quản lý:
“Thành thật mà nói, tôi thực sự đang phải trải qua một số điều thực sự khó khăn ở nhà. Nó chắc chắn ảnh hưởng đến cách tôi thể hiện ở nơi làm việc. Tôi đang nhận được sự hỗ trợ với nó. Nhưng điều tôi thực sự mong muốn ở bạn, nếu bạn cởi mở, là có thêm một chút thời gian trước thời hạn đó? Điều đó có thực hiện được không?”
Hỗ trợ phát triển
Tốc độ thay đổi nhanh chóng tại nơi làm việc có nghĩa là bạn – với tư cách là một nhân viên – đang tìm cách để phát triển hơn nữa và nâng cao lộ trình học tập của mình. Đây là cách bạn có thể tiếp cận người quản lý của mình để yêu cầu hỗ trợ đào tạo và phát triển.
Chìa khóa ở đây là diễn đạt yêu cầu của bạn dưới dạng phản hồi tích cực sẽ mang lại lợi ích cho bộ phận và thúc đẩy sự tham gia của nhân viên:
“Khi tốc độ thay đổi tiếp tục tăng nhanh trong công việc chúng tôi làm, tôi tin rằng nhu cầu đào tạo và phát triển đang lớn hơn bao giờ hết. Vì lý do đó, tôi yêu cầu chúng ta xem xét lại ngân sách T&D của mình trong năm. Có một số hội thảo và hội nghị tiên tiến – với sự tham dự của chúng tôi – sẽ nâng cao đáng kể kiến thức, chuyên môn và hiệu quả của chúng tôi. Và tôi nên nói thêm, điểm mấu chốt của chúng tôi.”
Phong cách quản lý
Đây có thể là một trong những lĩnh vực thách thức nhất trong việc cung cấp phản hồi vì nó liên quan đến phẩm chất lãnh đạo cốt lõi của người quản lý của bạn. Nhưng như đã đề cập trước đó, điều quan trọng là phải xác định và trích dẫn những chi tiết cụ thể làm bệ phóng cho cuộc trò chuyện.
Trên thực tế, cách tiếp cận tốt nhất cho vấn đề này thường là đặt nền tảng bằng các ví dụ thực tế và sử dụng nó làm cơ sở để thảo luận tổng quát hơn về phong cách tổng thể.
“Trong cuộc họp hôm nọ, tôi đã hy vọng có thể hoàn thành những suy nghĩ của mình về dự án phát triển mới nhất. Tôi không biết bạn có biết không, nhưng bạn đã xen vào khi tôi đang đưa ra nhận xét của mình và tôi chưa bao giờ có thể nói hết quan điểm của mình. Thật khó để nói, nhưng đó không phải là lần đầu tiên tôi cảm thấy điều này xảy ra.
Chúng ta có thể thảo luận xem bạn có cảm thấy tôi nói quá nhiều trong các cuộc họp không? Hoặc có lẽ tôi mất quá nhiều thời gian để đạt được quan điểm của mình?”
Các lĩnh vực cải thiện
Khi thảo luận về những cách mà người quản lý của bạn có thể cải thiện, điều quan trọng là phải diễn đạt cuộc thảo luận trong bối cảnh lợi ích cho doanh nghiệp. Tập trung vào cách người quản lý - với vai trò duy nhất của họ - có thể nâng cao hiệu quả, năng suất, tinh thần nhân viên và doanh thu.
Sẽ rất hiệu quả nếu bạn sắp xếp cuộc thảo luận như một cái nhìn sâu sắc về cách cả bạn và người quản lý có thể cải thiện.
“Cảm ơn vì đã gặp tôi hôm nay. Tôi muốn khám phá những cách mà bạn và tôi có thể phát triển mối quan hệ làm việc hiệu quả hơn. Tôi biết, về phần mình, tôi có thể áp dụng bản thân tốt hơn và hoàn thành các dự án kịp thời hơn.
Tôi tự hỏi nếu bạn có bất kỳ suy nghĩ nào về cách bạn có thể giúp tôi? Những điều bạn có thể làm tốt hơn, chẳng hạn như đưa ra định hướng hoặc nền tảng rõ ràng hơn?”
Công nhận
Ghi nhận những thành tựu của bạn và đồng nghiệp là trách nhiệm chính của những người quản lý giỏi và là dấu hiệu của sự lãnh đạo hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý không thực hiện được trách nhiệm quan trọng và cốt lõi này. Điều này đặc biệt đúng trong các tổ chức không có chương trình công nhận nhân viên toàn diện và mang tính chiến lược.
Vì những lý do này, bạn phải thông báo cho người quản lý của mình khi họ không công nhận thành tích của bạn – và các đồng nghiệp của bạn.
“Tôi biết bạn chia sẻ sự phấn khích của tôi khi chúng tôi thực hiện dự án di chuyển dữ liệu lớn trước thời hạn và trong ngân sách. Tôi - cùng với một số thành viên khác trong nhóm - đang thắc mắc tại sao chúng tôi chưa nhận được sự ghi nhận của bạn về thành công của chúng tôi? Điều đó sẽ có ý nghĩa rất lớn đối với chúng tôi nếu bạn có thể công khai ghi nhận nỗ lực của nhóm đã thực hiện được điều này.
Đã có nhiều lễ kỷ niệm ngang hàng dành cho dự án này; thật tuyệt nếu được nghe điều đó từ người quản lý của chúng tôi.”
Khi nào nên tránh đưa ra phản hồi cho người quản lý của bạn
Như chúng tôi đã thiết lập, việc chia sẻ phản hồi của bạn thường là một điều tích cực, cuối cùng mang lại văn hóa phản hồi và năng động cho nhóm thành công hơn. Tuy nhiên, chắc chắn có những trường hợp việc đưa ra phản hồi không phải là cách tiếp cận tốt nhất, đặc biệt nếu đó là phản hồi tiêu cực, ngay cả khi bạn có cảm giác như đang đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng:
- Trong lúc nóng giận
- Trước mặt cấp trên của người quản lý của bạn
- Khi người quản lý của bạn có vẻ căng thẳng hoặc đang trong khoảng thời gian rất bận rộn
- Khi bạn cảm thấy rất thất vọng hoặc căng thẳng
- Khi phản hồi có tính chất nghiêm túc và cần có sự tham gia của nguồn nhân lực
- Khi bạn mới bắt đầu một vai trò mới và chưa phát triển được mối quan hệ
Nói tóm lại, hãy sử dụng khả năng phán đoán tốt nhất của bạn để quyết định khi nào bạn cảm thấy thích hợp để đưa ra phản hồi cho người quản lý của mình. Tốt nhất bạn nên dành thời gian để thảo luận về chủ đề này nếu người quản lý của bạn không cho bạn cơ hội.
Ngoài ra, hãy đảm bảo xem xét mọi phản hồi tiêu cực trong một thời gian để bạn chắc chắn về ý kiến của mình.
Bài viết được đề xuất
- Khai thác các vòng phản hồi: Vũ khí bí mật để thành công trong tiếp thị
- Cách nhắn tin cho nhà tuyển dụng trên LinkedIn: Hướng dẫn chi tiết
- Điều chỉnh khoản tiết kiệm của bạn: Loại tài khoản nào phù hợp với mục tiêu tài chính của bạn ở Canada
- 11 công cụ phản hồi khách hàng tốt nhất năm 2024
dự án
