Малим підприємствам і стартапам потрібна система керування завданнями, щоб гарантувати ефективну співпрацю їхніх проектів. Однак система керування завданнями з відкритим вихідним кодом стає життєздатним варіантом для компаній, оскільки вона збалансовує вартість і функціональність. Багато компаній думають про те, як належним чином створити систему керування завданнями з відкритим вихідним кодом, щоб вона привернула увагу користувачів і допомогла командам із різних підприємств організувати всі їхні робочі процеси. Наприклад, керівники проектів малого бізнесу можуть використовувати безкоштовну систему керування завданнями, щоб автоматизувати відстеження завдань, а також допомогти у візуалізації конкретних завдань. У цій статті ви познайомитеся з найкращою безкоштовною системою керування завданнями з відкритим кодом для вашої компанії.
Що таке система керування завданнями?
Управління завданнями — це процес, за допомогою якого керівник проекту визначає, відстежує та виконує щоденні завдання, які необхідно виконати. В управлінні проектами управління завданнями означає ефективну організацію робочого процесу. Однак він орієнтований на завдання, деталізований і є частиною більшого розкладу проекту. Ви можете з легкістю керувати своїми проектами за допомогою вбудованих інструментів керування завданнями ProjectManager, відстеження часу та командної співпраці.
Завдання, як і проекти, мають життєвий цикл. Він починається, коли завдання виконано; потім його призначають, починають, завершують і перевіряють. Його також можна зупинити, призупинити або відмовити. Початок або завершення деяких завдань може залежати від інших. Відстеження завдань є критично важливим аспектом управління проектами, який передбачає їх моніторинг. Отже, управління завданнями — це складна дисципліна, яка потребує прискіпливої уваги до деталей, гнучкості та належних інструментів управління проектами.
Які 4 категорії завдань?
Метод Ейзенхауера класифікує завдання на чотири категорії: важливі/термінові, неважливі/термінові, неважливі/термінові та неважливі/нетермінові. Вони ефективні, оскільки дозволяють швидко визначити, чи потрібно виконати завдання негайно, пізніше чи не виконувати його взагалі.
Найкраща безкоштовна система керування завданнями
Інструменти стають все більш популярними в індустрії програмного забезпечення, і тепер вони відіграють важливу роль у будь-якому проекті. Для кожної категорії доступно декілька інструментів. Ці інструменти допомагають зменшити фізичні зусилля та заощадити час. Ось кілька найкращих інструментів керування завданнями.
#1. Програмне забезпечення для керування завданнями
Використання безкоштовного програмного забезпечення для керування завданнями є найефективнішим способом керування своїми завданнями. Він містить усі необхідні функції, такі як нагадування, повторювані події, відстеження часу, автоматичні сповіщення та робочі завдання. Система керування завданнями спрощує співпрацю не лише з вашими товаришами по команді, але й з усіма іншими зацікавленими сторонами. В Інтернеті доступні численні інструменти з різним ступенем складності та функціями, які спрощують пошук того, що найкраще підходить для вашої компанії.
#2. Списки справ
Списки справ є одним із найпопулярніших інструментів керування завданнями. Люди щодня використовують списки завдань, щоб керувати своїми завданнями. Основна перевага полягає в тому, що він настільки простий у використанні; все, що вам потрібно, це ручка та папір. Відмічати речі також приємно, як ніщо інше. Хоча список справ корисний для керування простими списками та завданнями, його недостатньо для більш складних завдань, які мають кілька людей і залежностей.
№3. Канбан дошки
Дошки Kanban — це приємний спосіб організувати свої завдання. Є кілька онлайн-версій дошки Kanban, але достатньо буде дошки та кількох наліпок. Візуальне представлення завдань полегшує декільком людям миттєво отримувати оновлення статусу. Онлайн-версії включають більш розширені функції, такі як спеціальні статуси завдань і перегляди на основі ваших бізнес-вимог.
№ 4. Електронні таблиці
Електронні таблиці також часто використовуються для відстеження завдань, оскільки їх легко знайти та використовувати. Будь-яке програмне забезпечення для роботи з електронними таблицями, як-от списки справ, можна використовувати для заповнення та відстеження ваших робочих елементів. Електронна таблиця також спрощує керування даними та обмін ними. Недолік полягає в тому, що розширені функції керування завданнями, такі як відстеження часу та прогресу, автоматизація робочого процесу та керування ресурсами, недоступні.
#5. Діаграми Ганта
Діаграми Ганта, які частіше використовуються для планування проекту, також можна використовувати для керування завданнями. Візуальне представлення, подібне до дощок Kanban, дозволяє кожному легко адаптуватися та керувати роботою за допомогою цього інструменту. Це також точний спосіб представлення роботи в режимі реального часу завдяки таким функціям, як керування залежностями, критичний шлях і базові лінії. Існує кілька типів онлайн-програмного забезпечення Gantt, а також безкоштовні версії, доступні як частина програмного забезпечення для керування завданнями.
Навіщо нам безкоштовна система керування завданнями?
Ось п’ять головних причин, чому варто інтегрувати безкоштовний додаток для керування завданнями у вашу бізнес-систему.
#1. Сприяє кращій співпраці та координації
Одна з найважливіших переваг інструменту керування завданнями полягає в тому, що він покращує співпрацю між різними внутрішніми та міжвідомчими командами, які працюють над виконанням спільного завдання. Кожен член команди має певні ролі та обов’язки, незалежно від того, наскільки великим чи малим є проект. Підтримка постійного спілкування в групі має вирішальне значення для успішного виконання проекту та своєчасного розгортання.
Крім того, безкоштовна система керування завданнями тримає всіх в курсі подій і покращує співпрацю. Таким чином, члени команди можуть легко поділитися своїми запитаннями або оновленнями статусу з відповідною особою, щоб отримати негайну допомогу. Система керування завданнями з відкритим кодом також дозволяє команді обмінюватися файлами та документами, тримаючи всіх у курсі останніх новин.
#2. Це покращує планування та виконання.
Якщо ви не хочете витрачати час і енергію, планування є обов’язковим. Планування проекту є важливим для кожного етапу циклу розробки проекту. Менеджери можуть використовувати програмне забезпечення для управління проектами, щоб призначати завдання різним членам команди відповідно до їхніх здібностей і виконувати проект належним чином. Планування проекту займає багато часу, тому що команда повинна окреслити всі основні кроки. Система керування завданнями з відкритим кодом дозволяє керівництву вибирати порядок завдань.
#3. Допомога в розподілі ресурсів
Керівництву важко розподілити ресурси, виходячи зі складності завдань і можливостей ресурсів. Щоб забезпечити безперебійну роботу бізнес-процесів, потрібно ефективно керувати ресурсами.
Інструмент керування завданнями також допомагає підприємствам визначити матеріали, ресурси та інструменти. Це необхідно для безперебійного проходження життєвого циклу проекту. Добрий інструмент управління проектами також може допомогти підприємствам уникнути найму непотрібних ресурсів, що зменшує накладні витрати та збільшує рентабельність інвестицій з часом.
#4. Покращує робочий процес команди
Інструмент керування завданнями дозволяє легко тримати всіх у курсі. Інструмент також може служити платформою, яка об’єднує всіх членів команди та змушує їх співпрацювати. Керівник проекту може легко відстежувати діяльність різних членів команди та перевіряти статус призначених завдань у режимі реального часу.
Також можна визначити, скільки часу знадобиться для виконання завдання. Програма керування завданнями особливо корисна для великих проектів, оскільки менеджер може об’єднати різних учасників для спільної роботи. У результаті компанія може скористатися перевагами сильної команди та вчасно досягти всіх своїх цілей.
#5. Безперервний моніторинг завдань
Щоб досягти довгострокового успіху та своєчасної доставки, компанії повинні відстежувати виконання проекту на кожному етапі. Інструмент керування завданнями відстежує кожне завдання, щоб досягти цієї мети якомога плавніше. За допомогою цього інструменту керівництво компанії також може отримувати дані про продуктивність кожного члена команди та постійно контролювати кожен етап проекту. Це допомагає компанії ефективно оптимізувати всі проекти.
Що таке навички управління завданнями?
Можливості керування завданнями дозволяють ефективніше та ефективніше використовувати свій час. Це навички м’якого спілкування — міжособистісні характеристики, які корисні в різних професіях і професійних ситуаціях. Тайм-менеджмент важливий для будь-якого працівника в будь-якій сфері. Це дозволяє їм витрачати менше часу на несуттєві завдання та більше часу на важливі.
Приклади навичок управління завданнями
Ось кілька прикладів навичок, пов’язаних із керуванням завданнями:
#1. Ефективне планування
Планування завдань є важливою складовою управління завданнями. Це дозволяє більш ефективно їх організувати. Добре спланований графік також дозволяє максимально ефективно використовувати свій професійний час, що може не відволікатися. Ведення щоденного, тижневого та місячного розкладу дозволяє вам бути в курсі кожного завдання та оцінювати його тривалість або визначати пріоритетність найважливіших.
#2. Ефективне визначення пріоритетів
Деякі ваші обов’язки можуть бути більш актуальними, ніж інші, але це залежить від вашої професії. Уміння правильно оцінювати їх важливість і виконувати їх на основі пріоритету може покращити як кількість, так і якість вашої роботи. Розстановка пріоритетів є важливою частиною ефективного планування, оскільки вона дозволяє виконувати більше роботи, одночасно розподіляючи більше енергії та зосереджуючись на найважливіших для вас завданнях.
#3. Управління робочим навантаженням
Хоча приділяти якомога більше часу своїм завданням може призвести до високої продуктивності в короткостроковій перспективі, це також може призвести до виснаження та вигорання в довгостроковій перспективі. Важливим аспектом управління завданнями є оцінка вашого робочого навантаження та відповідне коригування ваших планів. Це дозволяє працювати на високому рівні протягом більш тривалого часу, роблячи вас більш привабливим кандидатом для роботодавців.
#4. Увага до деталей
Аналіз специфіки кожного завдання та визначення їх важливості потребує високої уваги до деталей. Ця можливість допоможе вам оцінити час, необхідний для виконання кожного завдання, що може покращити ваш розклад. Окрім допомоги у визначенні пріоритетів і розкладі завдань, пильна увага до деталей збільшує ймовірність того, що ви їх успішно виконаєте.
#5. Ефективне делегування
Залежно від вашої роботи ви можете делегувати частину своїх обов’язків. Це може підвищити продуктивність як вас, так і вашої організації. Делегування є особливо важливою навичкою управління завданнями, якщо ви працюєте в управлінні та контролюєте завдання інших людей на додаток до своїх власних.
#6. Розширені здібності до критичного мислення
Вибрати, яким завданням віддати пріоритет і скільки часу знадобиться для їх виконання, не завжди легко. Однак ви можете покращити якість свого прийняття рішень, вміючи критично мислити та визначати логічні аргументи для кожного рішення. Це може допомогти вам краще керувати своїми завданнями. Якщо ваш бос ставить під сумнів ваш графік, критичне мислення може допомогти вам його виправдати.
Як я можу покращити керування завданнями?
Розгляньте наступні кроки, щоб покращити свої навички керування завданнями:
#1. Визначте свої періоди максимальної продуктивності.
У більшості людей є певний час дня чи тижня, коли вони найбільш продуктивні. Знаючи години пік, ви можете запланувати виконання найскладніших завдань на ці години. Це може допомогти вам виконувати ці завдання швидше та ефективніше, даючи вам більше часу для виконання менш важливих завдань, коли ви не досягаєте максимального рівня продуктивності.
#2. Плануйте основні завдання у своєму календарі.
Процес виділення певної кількості часу у вашому календарі для певного завдання відомий як блокування часу. Це дозволяє краще організувати свій графік і підвищити ефективність. Хоча це, швидше за все, покращить ваше управління часом, ви все одно повинні бути достатньо гнучкими, щоб перепланувати різні завдання в разі надзвичайної ситуації.
#3. Відстежуйте хід виконання окремих завдань
Ви можете відстежувати хід виконання кожного основного завдання, а також виділяти для нього час. Знання того, скільки роботи ще потрібно зробити, щоб виконати завдання, може підтримувати вашу мотивацію та дозволить оцінити час, необхідний для його виконання. Він також показує вам, які частини завдання зайняли більше часу, ніж належало, що може допомогти вам підвищити ефективність у майбутньому.
Чи є Jira інструментом керування завданнями?
Так, Jira Core і Confluence дозволяють призначати, виконувати та відстежувати завдання онлайн.
Висновок
Інструмент керування завданнями з відкритим вихідним кодом забезпечує численні переваги для сучасних підприємств, починаючи від оптимізації робочого процесу до підвищення продуктивності, що призводить до збільшення рентабельності інвестицій з часом. Все, що вам потрібно зробити, це вибрати надійну та готову до майбутнього програму для керування завданнями, яку ваші співробітники охоче приймуть і використовуватимуть.
Поширені запитання щодо системи керування завданнями
Які 4 елементи управління завданнями?
Зробити, відкласти (затримати), уповноважити та видалити — це чотири D (відкинути). Розміщення завдання або проекту в одній із цих категорій дозволить вам краще керувати обмеженим часом і залишатися зосередженим на тому, що для вас найважливіше.
Як ви відстежуєте всі завдання на роботі?
Як стежити за завданнями на роботі
- Створіть свої контрольні списки в Timely.
- Додайте завдання до свого розкладу.
- Перетягніть відстеження часу до завдань.
- Слідкуйте за статусом усіх завдань.
Як відстежувати завдання для кількох проектів?
Ось сім стратегій керування та відстеження кількох проектів.
- Планувати заздалегідь.
- Використовуйте всі інструменти, які є у вашому розпорядженні.
- Організуйте свої завдання.
- Регулярно переглядайте свій план.
- Зрозумійте, коли делегувати.
- Зберігайте концентрацію.
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ЗАВДАННЯМИ: 24 найкращі інструменти керування завданнями для команд [2022]
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ РОБОТОЮ: значення, приклади та найкращі безкоштовні інструменти керування роботою
- Інструменти керування проектами Excel Free: усе, що вам потрібно знати, типи та безкоштовні інструменти для використання
- Що таке БІЗНЕС-ЦИКЛ?- Визначення, внутрішні та зовнішні причини
- 6 порад щодо правильної автоматизації бізнес-завдань
посилання
