Незважаючи на численні потужні інструменти, безкоштовний Excel не задовольнить усі ваші вимоги щодо керування проектами. Ціновий шок, мабуть, трапився з вами один чи два рази, якщо ви коли-небудь шукали програмне забезпечення для керування проектами Excel або курси. Ці програми чи інструменти дорогі й можуть приносити вам кілька тисяч доларів на рік. Цього достатньо, щоб змусити подумати про просто використання шаблону Excel та інструментів керування проектами для виконання завдання, що насправді є непоганою ідеєю. Незважаючи на те, що Excel не рекламується як планувальник проектів, ця платформа має більше можливостей, ніж більшість людей знають, коли справа стосується відстеження проектів. У цій статті ми будемо говорити про шаблон списку завдань проекту excel.
Інструменти управління проектами Excel
Excel має багато потужних інструментів, але він не задовольнить усі ваші вимоги щодо керування проектами. У цій статті пояснюється, як максимально використати потенціал програми для менших проектів.
Якщо ви коли-небудь шукали програмне забезпечення для управління проектами, ви, ймовірно, раз або двічі стикалися з шоком від наклейок. Ці програмні системи дорогі, можливо, коштують кілька тисяч доларів на рік. Цього достатньо, щоб змусити подумати про те, щоб просто застосувати кілька шаблонів Excel для виконання завдання, що не завжди є поганою ідеєю. Незважаючи на те, що Excel не рекламується як планувальник проектів, ця платформа має більше можливостей, ніж більшість людей знають, коли справа стосується відстеження проектів.
Однак чи вистачить вам трекера проекту Excel, чи вам потрібна платформа, створена спеціально для управління проектами? Перш ніж зробити цей вибір, вам слід ознайомитися з наведеною нижче інформацією про керування проектами Excel.
Чи є в Excel інструмент керування проектами?
Простіше кажучи, Excel можна використовувати для управління проектами. Хоча, чесно кажучи, це не найкращий варіант.
Чому ви запитуєте?
Якщо ви коли-небудь намагалися керувати інструментом керування проектами за допомогою робочого аркуша Excel або шаблону зі складними формулами, умовним форматуванням і макросами лише для того, щоб спостерігати, як він горить і аварійно завершує роботу, ви знаєте, що це боляче. Іншими словами, керування проектами за допомогою MS Excel схоже на розрізання торта пилкою. Це може виконати завдання, але є кращий підхід. Хоча ви можете створювати діаграми Ганта, інструменти керування проектами, звіти про хід і навіть відстежувати шаблони бюджету, Excel настільки ручний, що ви втратите багато часу та ризикуєте зробити помилку.
В додаток:
- Співпраця в реальному часі з членами команди неможлива.
- Ефективна комунікація неможлива.
- Деякі процеси не можуть бути автоматизовані для багатьох проектів.
- Це небезпечно
Одним словом, безкоштовний шаблон Excel підходить для інструментів управління проектами. Але чи прийнятно «добре» у вашій сфері роботи? Але ви прийшли сюди, щоб дізнатися більше про Excel, а не почути, як ми розмовляємо про те, чому це погана ідея. Отже, є кілька способів використання безкоштовних інструментів і шаблонів для керування проектами, щоб спростити своє життя, якщо вам потрібно або вирішите використовувати Excel з будь-якої причини.
Як використовувати Excel для керування проектом?
Коли йдеться про управління, адміністрування, аналіз, планування, обчислення та багато іншого, безкоштовні інструменти для проектів Excel – це інструменти, які найбільше використовуються в кожному бізнесі. Excel, безсумнівно, є основним інструментом для управління проектами, завдяки зручним форматам таблиці, здатності фільтрувати та формулювати всі типи даних і зручному інтерфейсу. У деяких сферах управління проектами Excel може бути складнішим, особливо для новачків.
Інструменти управління проектами Шаблон Excel
Безкоштовні шаблони Excel є однією з небагатьох його переваг. По суті, ви можете змінити будь-який безкоштовний шаблон Excel для інструментів керування проектами в їхній галереї відповідно до своїх потреб, просто підключивши його. Давайте поговоримо про кілька найпопулярніших інструментів керування проектами та шаблон Excel.
#1. Диспетчер завдань
Шаблон трекера інструментів керування проектами стане нашим ознайомленням із шаблонами Excel. Це дозволяє відстежувати загальний розвиток ваших проектів, класифікувати їх відповідно до призначеного працівника та переглядати статус завдань. Крім того, він має вбудований калькулятор, який дозволяє організувати ваш проект за допомогою умовних даних.
#2. Граф вигорання
Діаграми згорання — це фізичні графіки за двома осями, які показують, чи виконується ваш проект за графіком чи відстає від нього. Вони допомагають вам уважніше стежити за продуктивністю вашої команди та передбачати затримки ще до їх виникнення. Діаграму спалювання також можна використовувати як своєрідний шаблон бюджету для відстеження таких показників, як фактичні витрати порівняно з базовим бюджетом. Незважаючи на те, що Excel не надає шаблонів діаграм вигорання, ми вирішили включити їх у наш список, оскільки вони дуже прості.
№3. Діаграма Ганта
Діаграми Ганта є привабливими візуальними інструментами для відображення розкладу вашого проекту. За даними Capterra, це дійсно третя за популярністю функція програмного забезпечення для управління проектами. Використовуючи шаблон діаграми Ганта в Excel, ви можете створити його досить швидко. Ваші проекти можна розділити на фази, завдання та членів команди.
#4. Список справ
Лише три години на день насправді продуктивні для більшості офісних працівників.
Як це впливає на вас?
Працівники зазвичай витрачають так багато часу продуктивно, тому що вони не ставлять пріоритети у своїх обов’язках, щоб спочатку зосередитися на найважливіших. З цієї причини списки справ корисні. За допомогою цього шаблону ви можете створити функціональний і приємний для ока список справ.
#5. Звіт про стан проекту
Згідно з дослідженням британської компанії з управління портфелями Wellington, звітність про статус є найпоширенішим завданням, яке виконують PMO. І з поважної причини. Менеджери та важливі зацікавлені сторони повинні бути в курсі прогресу проекту. Використовуйте цей шаблон, щоб відстежувати та ділитися прогресом проекту протягом року.
Чи є в Excel шаблон плану проекту?
Так, в Excel є кілька шаблонів планів проекту. Ми відсортували їх усі та знайшли найкращі шаблони планів проекту в Excel. У цій статті ми пояснювали різні типи шаблонів і пояснювали, коли кожен з них слід використовувати.
Як відстежувати хід виконання проекту в Excel?
Користувачі Microsoft Excel можуть скласти список завдань, які вони можуть використовувати, щоб стежити за своїм прогресом, або пройти курс Excel для управління проектами. Такі списки можуть допомогти вам або вашій команді виконувати завдання під час роботи над різними проектами. Ви можете підвищити продуктивність як професіонала та загальну продуктивність, навчившись користуватися програмою відстеження завдань Excel.
Щоб створити та використовувати відстежуваний список справ у Excel, виконайте ці п’ять кроків:
#1. Запустіть Excel і створіть необхідні заголовки стовпців
Як тільки курс Excel для управління проектами буде відкритий, ви можете почати створювати нові заголовки стовпців з іменами елементів, які ви хочете відстежувати. Зазвичай це основні компоненти ваших завдань, і деякі з них включають:
Ідентифікатор завдання: призначивши кожному завданню ідентифікатор, ви зможете швидко отримати до нього доступ у майбутньому. Обмін завданнями з колегами може бути корисним, оскільки це може запобігти будь-яким неправильним уявленням під час посилання на певне завдання.
Назва завдання: хоча ідентифікатор може допомогти вам швидко розпізнати завдання, надання йому відповідної назви допоможе вам його запам’ятати. Зберігайте короткі назви завдань і, якщо можливо, додайте поле опису з додатковою інформацією.
Помічаючи час виконання завдань, ви зможете не відставати від них і дотримуватись термінів. Це корисно для швидкого виконання багатьох завдань.
Власник завдання: додавання стовпця власника завдання до вашого трекера завдань може допомогти вам відстежувати завдання кожного, якщо ваш трекер завдань містить завдання для багатьох людей. Крім того, це допомагає, якщо ви відповідаєте за нагляд за командою, оскільки ви можете контролювати, як вони працюють і просуваються над проектом.
Статус завдання: ви можете додати стовпець, щоб точно показати, як просувається кожне завдання. Залежно від конкретного характеру роботи, ви можете використовувати його, щоб вказати, чи завдання ще не розпочато, виконується чи завершено, а також для інших можливих станів.
Важливість завдання: ключовий компонент моніторингу та управління завданнями зазвичай передбачає призначення завдань пріоритету на основі їх загальної цінності для проекту. Ви можете цього досягти, включивши стовпець важливості завдання та відповідним чином оцінивши свої завдання.
Для інформації про ваші завдання, яку не відразу можна надати в інших стовпцях, ви також можете вставити стовпець.
#2. Заповніть деталі кожного завдання
Стовпці тепер можна заповнювати даними після створення. Спершу перелічіть усі незавершені завдання разом із статусом їх виконання, оскільки це два ключові фактори, які дозволять вам упорядкувати завдання пізніше. Ви можете додавати завдання до свого засобу відстеження завдань, коли дізнаєтеся про них більше, наприклад про термін виконання та пріоритет.
#3. Додайте фільтр
Фільтр можна використовувати для очищення нерелевантних даних. Це дуже зручно для керування численними записами завдань. Вибравши «фільтр» у меню «Сортування та фільтр» на панелі завдань Excel, ви можете додати фільтр до своєї електронної таблиці. Ви можете видалити всі завдання, які ви завершили раніше, вибравши стовпець «Стан завдання» та додавши, наприклад, фільтр. Це дасть вам ясніше бачення ваших незавершених справ.
#4. Сортуйте та впорядковуйте свої завдання за допомогою фільтра
Встановивши його, ви можете використовувати фільтр, щоб стежити за прогресом незавершених завдань. Тепер ви можете сортувати свої завдання на основі того, що ви хочете переглянути в будь-який момент часу, якщо застосувати фільтр до стовпця «Статус завдання». Завдання, над якими ви ще не почали працювати, ті, над якими ви працюєте прямо зараз, роботи, які ви завершили, або будь-яке інше поєднання цих категорій, все легше спостерігати в результаті.
#5. Продовжуйте використовувати диспетчер завдань
Ви можете використовувати свій трекер завдань, щоб допомогти вам керувати своїми завданнями тепер, коли ви його створили. Якщо ви хочете привернути увагу до додаткових аспектів своїх завдань, ви можете додати більше стовпців і оновити поля, які вже є, щоб краще описати, що вони означають. Щоб вам було легше бачити, як кожна робота просувається до завершення, ви також можете використовувати різні кольори для кожного стовпця чи стану.
Інструменти керування проектами Excel Безкоштовно
Excel надає багато інструментів для керування проектами, які здебільшого безкоштовні. Багато з них будуть розкриті в цій статті. Переконайтеся, що ви прочитали статтю, щоб побачити все.
Безкоштовні шаблони Excel для керування проектами
Розроблено п’ять безкоштовних шаблонів Microsoft Excel для управління проектами, адаптованих до конкретних типів проектів або етапів проекту. Вам потрібне місце для відстеження витрат на ваш проект і забезпечення дотримання бюджету? Можливо, вам потрібні безкоштовні шаблони Excel для керування проектами для коротких оновлень статусу, які ви можете надавати своїй команді щотижня. Будучи центральним сховищем усіх даних, пов’язаних із проектом, ці шаблони можуть служити вашим розкладом, бюджетом і відстеженням. Спростивши процедуру, ви зменшите ймовірність упустити важливі можливості. Перегляньте їх список нижче.
#1. Шаблон звіту про стан проекту
Ви захочете бути організованими, щоб ваші оновлення залишалися за розкладом, незалежно від того, надсилаються звіти про статус проекту електронною поштою чи під час зустрічі. Тримайте шаблон звіту про стан проекту в кишені, щоб ви могли повторювати його щотижня та додавати відповідну інформацію. Щоб заощадити час вам і вашій команді, просто вставте зміни в існуючий шаблон. Яких досягнень досягла ваша група? Викличте цих людей і похваліть їх. Чи є у вас якісь ризики чи проблеми, які потрібно вирішити? Це місце, де можна перерахувати потенційні перешкоди та надати способи їх вирішення. Повідомте свою команду та керівництво компанії за допомогою шаблону статусу проекту.
Далі впорядкуйте цей шаблон, зберігши його для подальшого використання. Що пішло не так, а що працювало добре, можна оцінити. Шаблони статусу проекту можна змінювати відповідно до конкретної робочої ситуації.
#2. Шаблон завдання групового проекту
Розглядайте шаблон завдання для вашого групового проекту як огляд високого рівня всіх завдань і підзавдань, які беруть участь у проекті. Розділіть його на частини, які відповідають етапам проекту. Перелічіть зацікавлених сторін, терміни виконання та пріоритети кожного завдання. Дозволити зацікавленим сторонам оновлювати завдання проекту, зокрема дати початку та завершення, відсоток виконання та час завершення завдання. Використовуйте цей шаблон, щоб визначити, хто за який ресурс відповідає. Цей документ може бути використаний зацікавленими сторонами, щоб знайти відповіді на свої запити або дізнатися, з ким вони будуть тісно співпрацювати.
Ось де ви можете творчо використати шаблон завдання групового проекту. Розмістіть цю шкалу часу поруч зі своїм планом проекту, щоб ви могли порівняти прогрес і підкреслити невеликі досягнення.
#3. Шаблон пункту дії
Кожен проект має пріоритетний набір завдань, які необхідно виконати, щоб досягти контрольних показників і кінцевих цілей. Ви можете надати цим елементам дії візуальне представлення у своєму робочому процесі, додавши шаблон елемента дії. Ці дії можна класифікувати як високий, середній або низький пріоритет у вашому шаблоні. Ви можете вказати терміни та відповідальних сторін. Шаблон пункту дії можна налаштувати для одного етапу проекту або пристосувати до завдань однієї команди, залежно від розміру вашого проекту.
Шаблон пункту дії корисний для визначення того, які завдання залежать від виконання іншими. Він надає вичерпний огляд того, як завдання пов’язані під час виконання проекту.
#4. Шаблон діаграми Ганта
Це шаблон, який може бути корисним, якщо члени вашої команди навчаються візуально. Діаграма Ганта використовує кольорові смуги, розташовані на горизонтальному поданні календаря, щоб візуально описати фази проекту, зацікавлених сторін і діяльність. Кожна команда або окрема зацікавлена сторона оберіть один колір. Ви можете відстежувати його прогрес, оскільки кожне завдання відображається в календарі часової шкали проекту. Іншим варіантом є перегляд списку, який відображає завдання в більш звичайному порядку.
Поєднання цих двох макетів може створити у кожної зацікавленої сторони враження, що вони можуть стежити за проектом найбільш зручним для них методом. Надайте користувачам вибір більш привабливого стилю для відстеження вашого проекту, якщо стандартний макет списку є небажаним.
#5. Шаблон бюджету проекту
Майже всі проекти, незалежно від того, великі чи маленькі, матимуть бюджет. Бюджет проекту - це абсолютно не місце для помилок і непорозумінь. Крім того, щоб запобігти величезним незапланованим витратам після завершення проекту, вкрай важливо стежити за витратами протягом усього періоду. Макет передбачуваних витрат у шаблоні на початку проекту. Розділіть їх відповідно до стадії проекту, команди чи будь-чого, що має сенс для вашого проекту. Потім використовуйте шаблон як довідник, щоб відстежувати різні витрати та підтверджувати, що вони відповідають вашим оцінкам.
Це простий і швидкий спосіб перевірити свої фінанси. Крім того, ви отримаєте швидке попередження, якщо ви ризикуєте перевищити свій бюджет. Ви можете переконатися, що команда знає про ваші фінансові очікування, використовуючи єдиний шаблон бюджету.
Шаблон списку завдань проекту Excel
Шаблон списку завдань Excel для проекту в цій статті показує лише деякі з численних способів відстеження справ за допомогою електронної таблиці, від простих списків справ до більш складних Діаграми Ганта. Ці шаблони показують, як представляти пріоритети за допомогою наборів значків, відображати індикатор виконання за допомогою умовного форматування, створювати діаграми за допомогою стовпчастих діаграм із накопиченням і відмічати завдання після їх завершення за допомогою позначки.
№1 Шаблон списку завдань проекту
У цій електронній таблиці показано, як умовне форматування можна використовувати для виділення стовпця «Пріоритет», додавання індикатора виконання до стовпця «% завершено» та використання перевірки даних для створення робочого прапорця. Крім того, включені стовпці для грошей і годин, витрачених на кожне завдання.
#2. Простий шаблон відстеження завдань
Цей шаблон трекера завдань Excel є ще одним списком у проекті, який показує, як використовувати умовне форматування для відображення рейтингу пріоритету 1–4 із кольорами різного кольору за допомогою спеціальних наборів значків. Подібний метод застосовується до прапорця в стовпці Готово
#3. Список завдань проекту з діаграмою Ганта
За допомогою стовпчастої діаграми з накопиченням у Excel можна створити діаграму Ганта зі списку завдань у шаблоні проекту Excel. Хоча це корисний список у шаблоні Excel, який можна застосувати до справжнього завдання керування проектом, його основна мета — показати, як організовано таблицю даних для побудови діаграми Ганта.
#4. Шаблон контрольного списку завдань
Цей список завдань проекту в шаблоні Excel показує, як створити прапорець за допомогою розкривного списку перевірки даних і як відобразити значення ВИСОКОГО, СЕРЕДНЬОГО та НИЗЬКОГО пріоритету за допомогою простих умов умовного форматування. Якщо позначено прапорець, також використовується умовне форматування, щоб змінити гарнітуру на сіру закреслену.
Чому Excel шкідливий для управління проектами?
Ось деякі з причин, чому Excel погано підходить для управління проектами:
#1. Займає багато часу
Залежно від розміру та складності окремих проектів, а також від кількості проектів, якими ви керуєте або в яких берете участь, може бути легко витрачати час на пошук, оновлення та подвійну перевірку інформації про проект.
Вам потрібно буде шукати в іншому місці такі важливі документи, як заява про проект і звіти про стан, оскільки Excel підходить лише для певних типів даних. Неможливо отримати повне, всебічне розуміння проекту, включаючи важливі варіанти.
#2. Неточні дані проекту
Електронні таблиці схильні до помилок, особливо коли використовуються кількома членами команди. Ви не можете бути впевнені, що електронна таблиця, яку ви використовуєте, є останньою версією, що формули точні або що жодні дані не були випадково змінені чи стерті. Для суворо регульованих підприємств, таких як фінанси чи охорона здоров’я, ця неоднозначність є величезним тягарем.
Електронні таблиці, збережені в кількох місцях, призводять до того, що дані зберігаються в різних силосах. Проект може бути призупинено на кілька тижнів, якщо хтось збереже єдину копію важливого документа на своєму локальному комп’ютері, а потім забуде поділитися нею перед від’їздом у відпустку. Відсутність права власності, що дозволяє мати кілька користувачів, але ніхто не відповідає за перевірку точності даних, додає ці проблеми.
#3. Відстежувати хід проекту складно
Як ви, мабуть, підозрювали, Excel не є найкращим інструментом звітності про проект. Коли інформація розподілена по кількох файлах, легко забути про терміни, небезпеки чи виділені ресурси. Це обмежує видимість проекту та заважає приймати обґрунтовані рішення.
#4. Надмірна інформація
Різним зацікавленим сторонам і членам команди потрібні різні типи інформації. Excel не підтримує створення настроюваних подання з різними рівнями адміністрування. Електронну таблицю бачать усі. У результаті більше часу втрачається на те, щоб визначити, що важливо для їх роботи.
#5. Відсутність командної роботи
Ключові функції спільної роботи, такі як списки завдань, дошки обговорень, спільний доступ до файлів і відстеження діалогів, недоступні в Excel. Членам команди важко просто перевірити статус завдання або визначити, що потрібно зробити далі. Вони не знають про загальний стан проекту або про те, чи є у члена команди труднощі з певним завданням.
Чому керівники проектів використовують Excel замість MS Project?
Excel часто використовується для управління проектами, оскільки це популярна програма, яка широко використовується підприємствами, установами та багатьма іншими організаціями. Тому люди знайомі з ним. Менеджери прагнуть використовувати його для управління проектами, оскільки він адаптований, а також намагаються уникнути витрачання грошей на додаткове програмне забезпечення.
Які Курс Excel для управління проектами?
Є багато онлайн-курсів, які навчають використовувати Excel для управління проектами. Цей курс Excel для управління проектами ідеально підходить для людей, які хочуть працювати над проектами. Деякі курси Excel для управління проектами зазвичай поділяються на три основні модулі: планування та бюджетування, відстеження та звітування. Крім того, курс Excel дає ідеальне поєднання навичок для виконання аналітичної роботи та звітності в управлінні проектами.
Мета полягає в тому, щоб систематично навчити вас вирішувати різні проблеми, пов’язані з курсом Excel з управління проектами, за допомогою прикладів із реального життя. Деякі з курсів управління проектами в Excel доступні на курсах Udemy, Microsoft Office, Coursera тощо. Цей конкретний курс надає навички, знання та впевненість для роботи в ролі керування проектами за допомогою Excel.
Для чого використовуються інструменти Excel?
Завдяки можливостям Excel, які дозволяють заощаджувати час, ви можете зробити більше за менший час, навіть коли ви маєте справу з величезними даними або виконуєте складні обчислення. Крім того, збір, введення, зберігання, класифікація та аналіз даних можна швидко виконувати за допомогою різноманітних технологій. Виконання складних обчислень, які підвищують продуктивність, вимагає високого рівня знань.
Які 3 файли чи інструменти можна створити в Excel?
- Відфільтрувати та обчислити за допомогою таблиць
- Ізолювати змінні дані в області даних
- Звіт про винятки з умовним форматуванням
Які основні функції Excel?
Основні функції Microsoft Excel включають сортування табличних даних, вставлення зведеної таблиці, додавання формул і обчислення масивних наборів даних.
Висновок
Ефективне управління проектом вимагає організації та відстеження прогресу. Багато організацій використовують Excel для координації бюджетів, часових рамок і ресурсів, а також для відстеження прогресу проекту. Ви можете використовувати деякі зі списку шаблонів для завдань Excel для управління проектами, вивчаючи їх переваги та особливості. У цій публікації пояснюються переваги використання електронних таблиць для керування проектами та пропонуються поради щодо керування наступним проектом Excel.
Схожі повідомлення
- Управління будівельними проектами: Посібник для початківців з ефективного управління
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ЗАВДАННЯМИ: 24 найкращі інструменти керування завданнями для команд [2023]
- ОСОБИСТИЙ ФІНАНСОВИЙ ПЛАН: Посібник зі створення фінансового плану
- ПОРТФОЛІО ROBINHOOD Пояснення!!! Огляд, різноманітність, цінність, трекер і все, що вам потрібно
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ БУДІВНИЦТВОМ: докладний посібник і найкращі інструменти для використання
