У кожному процесі управління проектом керівники проектів намагаються знайти баланс між виробництвом високоякісних продуктів і управлінням наявними ресурсами. Трикутник управління проектом служить орієнтиром щодо того, як три обмеження часу, вартості та обсягу впливають на загальний результат проекту. Ми обговоримо це детально в цій главі.
Основні поняття трикутника управління проектами
Трикутник управління проектом — це модель, яка ілюструє взаємозалежність трьох обмежень: часу, грошей і обсягу, а також те, як зміна одного фактора вимагає зміни інших.
Перед початком проекту менеджери проекту та клієнти повинні завершити трикутник управління проектом. Усі зацікавлені сторони проекту повинні розуміти та погоджуватися з обмеженнями проекту, що прокладе шлях для прийняття обґрунтованих рішень в найкращих інтересах загального результату проекту.
Коли керівники проектів можуть визначити три основні концепції трикутника управління проектами, вони можуть працювати над створенням проекту найвищої якості.
Які елементи трикутника управління проектом?
Трьома найважливішими змінними трикутника управління проектами часто є час, вартість і обсяг. Вони широко відомі як потрійні обмеження трикутника управління проектами. Якість зазвичай називають 4-м елементом, але вона є центральною точкою інших трьох елементів. Так би мовити, якість залежить від того, наскільки добре керуються трьома обмеженнями. Давайте детально розглянемо ці три обмеження трикутника управління проектами
Time
Час – це кількість часу, необхідна для виконання дій (у рамках проекту), а також тривалість самого проекту. Розклад - інша назва обмеження часу. Терміни можна продовжити, якщо розширити обсяг або скоротити бюджет. Наприклад, якщо розмір команди зменшується через бюджетні обмеження, виконання проекту може зайняти більше часу.
Будь-які затримки в отриманні ресурсів або несподівані перешкоди для команди можуть спричинити затримки проекту, що ускладнить для керівників проекту завершення проекту в установлені терміни. Оскільки часові обмеження безпосередньо пов’язані з вартістю та обсягом проекту, подовження графіка може призвести до додаткових витрат у формі залучення додаткових працівників або інших ресурсів.
Можливі виклики часу
#1. Надмірний оптимізм
Менеджери проектів зазвичай переоцінюють можливості своєї команди. Щоб розробити реалістичний план, необхідно вивчити продуктивні здібності кожного члена команди, робоче навантаження та існуючі умови.
#2. Зовнішні затримки
Якщо для вашого проекту потрібні певні матеріали від постачальника, затримка доставки може призвести до додаткових затримок у прогресі вашого проекту. Керівники проектів повинні регулярно зв’язуватися з постачальником, щоб знати про важливі дати та час доставки.
#3. Внутрішні затримки
Деякі завдання всередині проекту є взаємозалежними, що означає, що ви не можете розпочати одне, доки не буде завершене те, що передує йому. Завдання, які відкладають, витрачають дорогоцінний час і гроші. У результаті керівники проектів повинні регулярно контролювати залежність завдань, щоб гарантувати, що вони закінчуються вчасно.
#4. Деморалізовані співробітники
Втрата інтересу та мотивації у працівників, а також збільшення кількості прогулів є важливими проблемами, з якими стикаються багато керівників проектів. Ці проблеми необхідно вирішувати якнайшвидше. Співробітники можуть бути фізично та емоційно виснаженими довгостроковими проектами. Навіть незначна робота може стати виснажливою. Компетентний програмне забезпечення для управління завданнями може допомогти учасникам проекту розподілити роботу відповідному персоналу, гарантуючи чіткий і справедливий розподіл посадових обов’язків.
#5. Дефіцит кадрів
Багато затримок проектів відбуваються через брак кваліфікованих працівників. Це може бути з різних причин, зокрема зайнятість людей більш пріоритетними проектами, прогули, слабка стратегія PM тощо. Невеликий дефіцит персоналу можна заповнити шляхом перерозподілу обов’язків, але серйозні кадрові проблеми вимагають співпраці ключових зацікавлених сторін, зокрема ради управління змінами проекту.
Коштувати
Кожному проекту надається певна сума грошей, яку зазвичай називають бюджетом. Ці гроші потрібні для завершення проекту. У вартість проекту можуть бути включені зарплата співробітників, кошти на інструменти та обладнання, оренда офісного приміщення та інші ресурси. Збільшення розміру команди або продовження часу, необхідного для завершення проекту, також може вплинути на вартість проекту.
Клієнтів завжди турбує вартість проекту. Менеджерам проектів дуже важливо пропонувати клієнтам точну оцінку проекту, що може бути важко. Вартість проекту, безумовно, зміниться, оскільки обсяг або дати відрізнятимуться від оригінального проекту.
Можливі проблеми з витратами
- Занижена вартість проекту
Це може статися в результаті нереалістичних або неправильних бюджетних оцінок. Іншою основною причиною може бути нездатність передбачити потенційну неефективність, наприклад, конфлікти планування ресурсів.
- Погана звітність
Навіть добре спланований бюджет проекту може бути перевищений, якщо не буде покладено обов’язок керувати витратами, своєчасно створювати звіти про витрати та переглядати бюджет. Треба комусь доручити бюджетний моніторинг.
- Відкладені проекти
Це може призвести до реструктуризації бюджетів для врахування зарплат, додаткових накладних витрат, розширеного страхування (якщо застосовно) і судових витрат, якщо затримка порушує угоди про рівень обслуговування.
- Збільшення витрат на персонал
Зазвичай це трапляється, коли для роботи з розповзанням обсягу наймають більше людей, оскільки кінцевий термін змінюється. Кожен член команди повинен знати масштаби проекту з самого початку.
Сфера
Обсяг проекту – це частина плану проекту, у якій перераховані конкретні завдання, проекти, цілі, результати та дати. Заява про обсяг проекту включає такі розділи: Технічне завдання, Винятки з обсягу, Обмеження, Основні етапи, Кінцеві результати, Критерії прийняття та Остаточне схвалення клієнта.
Обмеження обсягу дає керівникам проектів цілі та дозволяє їм оцінити вартість проекту та запланувати всі завдання для відповідних людей. Будь-які зміни обсягу проекту на будь-якій стадії можуть негативно вплинути на його розвиток, змусивши менеджерів проекту або відкласти терміни доставки, або збільшити витрати на робочу силу, або і те, і інше.
Можливі виклики масштабу
- Нечіткі вимоги
Розширення масштабів може зірвати навіть найкраще сплановані ініціативи. Таким чином, хаотично сплановані проекти мають більшу ймовірність провалу. Відсутність точних, детальних вимог може призвести до неправильного уявлення про проект та повзучого масштабу.
- Запити на додаткові функції
Додавання нових функцій до проекту рекомендується лише тоді, коли це дозволяють розклад і бюджет проекту. Навіть якщо керівники проекту вважають, що нові функції допоможуть проекту, вони не повинні дозволяти, щоб повзання функцій збивало проект з наміченого шляху.
- Змінні специфікації
Невизначені специфікації проекту піддають ваш проект повзучому масштабу. Внесення змін до проекту в останню хвилину, наприклад, або клієнти, які вимагають додаткової роботи, можуть вплинути як на бюджет, так і на терміни. Менеджери проектів повинні документувати всі критичні результати, бюджети, терміни тощо, і щоб усі, хто бере участь у проекті, підписали їх.
- Внутрішні міркування
Інші зовнішні елементи знаходяться поза контролем керівників проекту. Однак, якщо інші внутрішні проблеми, наприклад запити зацікавлених сторін на новий набір результатів, загрожують зірвати весь проект, керівник проекту повинен відстоювати свої повноваження та захищати план проекту.
Якість як результат часу, вартості та обсягу
Якість = Час + Вартість + Обсяг
Як зазначалося раніше, четвертою змінною в трикутнику управління проектами (також відомому як «залізний трикутник» або «золотий трикутник») є якість. На цей фактор, розташований у центрі, безпосередньо впливає зміна будь-якої з інших трьох змінних: часу, обсягу та вартості.
Наприклад, якщо ваш проект випереджає графік, ви можете приділити додатковий час поточним завданням, що може призвести до кращого продукту. Якість більше не обмежується жодним попередньо визначеним критерієм. Для деяких клієнтів якість означає не виходити за межі бюджету проекту, тоді як для інших це означає вчасний вихід на ринок. Керівник проекту повинен визначити, як компанія визначає якість для даного проекту.
Як трикутник управління проектом впливає на успіх проекту
Кожен проект має певні вимоги, з якими всі повинні погодитися перед початком проекту. Трикутник управління проектами допомагає керівникам проектів зрозуміти межі проекту, дозволяючи їм приймати кращі рішення.
Давайте глибше розглянемо деякі переваги Золотого трикутника:
- Трикутник управління проектом дає змогу менеджерам проекту оцінювати різноманітні зовнішні впливи та їхній можливий вплив на одну або кілька «змінних» трикутника управління проектом.
- Керівники проектів можуть використовувати трикутник PM, щоб відстежувати бюджети, часові рамки та масштаби проекту. Цю модель можна налаштувати відповідно до потреб практично будь-якого проекту.
- Трикутник управління проектами доводить, що проекти не можуть бути хорошими, дешевими та швидкими водночас. Ця модель демонструє, як і де керівники проектів повинні вносити корективи або компроміси, якщо зміни будь-якої зі змінних неминучі.
- Багато проектів провалюються через відсутність комунікації. Трикутник управління проектом — це візуальний інструмент, який керівники проектів можуть використовувати для демонстрації зв’язку між усіма трьома змінними, дозволяючи членам команди та зацікавленим сторонам повністю зрозуміти необхідні зміни.
Управління трьома обмеженнями в трикутнику управління проектом
Ось кілька реальних рішень для узгодження обмежень трикутника управління проектами.
- Спілкуйтеся із зацікавленими сторонами: проконсультуйтеся із зацікавленими сторонами, щоб визначити, які зміни прийнятні та які обмеження мають бути пріоритетними. Чи кінцевий термін є незмінним, а бюджет обмежений? Це дасть вам уявлення про те, як проект може бути скоригований, якщо потрібні зміни. Це важливий крок на ранніх стадіях проекту, але спілкування має тривати протягом усього часу.
- Встановити процеси управління ризиками: Планування ризиків має бути етапом у вашому процесі управління проектом, щоб уникнути розповзання масштабів і не виходити за бюджет і вчасно. Визначте небезпеки, а потім розробіть план пом’якшення кожної з них. Якщо вам потрібна додаткова інформація, прочитайте про те, як керувати ризиками проекту.
- Створіть процеси управління змінами: змін майже завжди не уникнути. Процес управління змінами встановлює стандартизований метод для схвалення або відхилення модифікацій. Це тримає команду в курсі змін, які відбуваються, і як вони впливають на проект. Це також може допомогти обмежити розповзання прицілу.
- Виберіть методологію на основі обмежень: залежно від обмежень, з якими ви стикаєтеся, ви можете вибрати підхід до управління проектом. Процедури у стилі водоспаду часто використовуються для керування проектами із суворими обмеженнями. Якщо вам потрібна більша гнучкість, краще підійде процес Agile, як-от Scrum. Lean підхід може допомогти з проектами, де неефективність має бути зменшена наскільки це можливо.
Гнучка методологія та трикутник управління проектами
У той час як Agile методологія З’явившись лише в 2001 році, трикутник управління проектами, іноді відомий як залізний трикутник, використовується з 1950-х років. Раніше це була дуже важлива техніка для розуміння балансу потрійних обмежень у виконанні проекту.
Багато проектних команд запитували, чи можна все ще використовувати класичний трикутник управління проектами під час впровадження нещодавно представлених підходів, таких як Agile, оскільки були випущені нові структури управління проектами.
Фундаментальна відмінність між ними полягає в тому, що, хоча в традиційному управлінні проектами три обмеження (обсяг, час і бюджет) були визначені на початку проекту, методологія Agile використовує ітераційний підхід, що дозволяє цим компонентам проекту розвиватися.
Оскільки поширені потрійні обмеження, Agile перевертає це з ніг на голову.
Традиційне управління проектами дозволяє варіювати вартість і час, зберігаючи фіксований обсяг. У результаті і час, і вартість змінюються для розробки дієвої стратегії. Складність цієї техніки полягає в тому, що обсяг проекту часто змінюється протягом його життєвого циклу, що впливає як на час, так і на витрати. У результаті коригуються всі три обмеження, що призводить до збільшення витрат і затримок поставок. Незважаючи на те, що проект було завершено, зацікавлені сторони були незадоволені через збільшення витрат і затримок.
Гнучка техніка, з іншого боку, утримує витрати та часові рамки фіксованими, дозволяючи змінювати обсяг. У результаті агілісти винайшли перевернутий потрійний трикутник обмежень. Оскільки метою є досягнення високопріоритетних вимог клієнта в межах визначених витрат і часу, гнучкість дозволяє змінювати масштаби з часом. Під час виконання проекту Agile дозволяє змінювати пріоритети.
Як залізний трикутник можна використовувати в управлінні проектами?
Кожен проект має збалансувати три найпоширеніші обмеження будь-якого проекту: час, гроші та обсяг. Одна змінна не може бути змінена без впливу хоча б на одну з інших.
Керівник проекту повинен ефективно впоратися з компромісами між трьома сторонами трикутника потрійних обмежень. Ці обмеження служать наочним нагадуванням про те, як рішення можуть вплинути на інші аспекти вашого проекту.
Розумний і комплексний баланс усіх трьох проектних обмежень може визначити загальну якість проекту. Ці аспекти неможливо збалансувати окремо. Стаття PMI (Інституту управління проектами) «Поза межами залізного трикутника» підкреслює, що керівники проектів повинні враховувати м’які елементи (мораль, інтереси та очікування суспільства), оскільки вони можуть впливати на проекти так само, як і три обмеження трикутника управління проектами.
Що таке золотий трикутник в управлінні проектами?
Золотий трикутник - це те, про що ми говорили в цій главі. Це просто інша назва трикутника управління проектами. Його ще називають залізним трикутником.
Що таке три частини проекту?
Три частини проекту: бюджет, терміни та масштаб. Вони складають трикутник управління проектом.
Як керівники проектів можуть визначити пріоритетність обмежень трикутника управління проектами?
Менеджери проекту можуть визначати пріоритети обмежень трикутника управління проектом, визначаючи найважливіші цілі проекту та узгоджуючи їх із обсягом, графіком і обмеженнями щодо витрат. Вони також можуть використовувати такі методи, як правило 80/20, коли вони зосереджуються на 20% проекту, які матимуть найбільший вплив, і відповідно розставляють пріоритети.
Як трикутник управління проектом пов’язаний з якістю проекту?
Трикутник управління проектом пов’язаний з якістю проекту, оскільки обсяг, графік і обмеження вартості впливають на кінцеву якість результатів проекту. Керівник проекту повинен збалансувати ці обмеження, щоб забезпечити виконання проекту вчасно, у межах бюджету та з бажаним рівнем якості.
Як трикутник управління проектами застосовується до віртуальних проектів?
Трикутник управління проектами застосовується до віртуальних проектів так само, як і до будь-якого іншого проекту. Віртуальні проекти можуть мати певні унікальні проблеми, такі як спілкування та координація між членами команди, які працюють віддалено, але трикутник управління проектом все одно можна використовувати для керування обсягом, графіком і обмеженнями вартості проекту.
З якими типовими проблемами стикаються керівники проектів, намагаючись збалансувати обмеження трикутника управління проектами?
Деякі поширені проблеми, з якими стикаються керівники проектів, намагаючись збалансувати обмеження трикутника управління проектами, включають розповзання обсягу, несподівані зміни в проекті, брак ресурсів, нереалістичні терміни та перевитрати бюджету. Керівники проектів повинні вміти визначати та ефективно керувати цими проблемами, щоб гарантувати виконання проекту вчасно, у межах бюджету та з бажаним рівнем якості.
Як менеджери проектів можуть використовувати трикутник управління проектами, щоб повідомляти про статус проекту зацікавленим сторонам?
Постійно інформуючи зацікавлених сторін про стан проекту та гарантуючи, що він дотримується обсягу, графіку та бюджетних обмежень, керівники проектів можуть використовувати трикутник управління проектом для ефективної передачі інформації про статус проекту. Це можна досягти за допомогою регулярних звітів про стан проекту, інформаційних панелей проекту або інших форм зв’язку, які надають зацікавленим сторонам доступ до інформації про статус проекту та потенційні проблеми. Трикутник управління проектом також може використовуватися керівниками проектів як наочний посібник для пояснення компромісів і прийнятих рішень, а також для допомоги зацікавленим сторонам у розумінні прогресу проекту.
Як трикутник управління проектами застосовується до аутсорсингових проектів?
Трикутник управління проектами однаковий для всіх проектів, включаючи ті, що включають аутсорсинг. Проекти, передані на аутсорсинг, матимуть особливі труднощі з керуванням обсягом, часовим графіком і бюджетними обмеженнями в багатьох часових поясах, культурах і мовах. Використовуючи трикутник управління проектом як структуру, все ще можна керувати обмеженнями обсягу, часу та грошей, а також будь-якими небезпеками.
Як менеджери проектів можуть використовувати трикутник управління проектами для покращення ефективності проекту?
Використовуючи його як основу для розпізнавання масштабів, часу та витрат проекту та керування ними, менеджери проектів можуть використовувати трикутник управління проектами для підвищення продуктивності проекту. Керівники проекту можуть гарантувати, що проект виконується за розкладом, у межах бюджету та на запланованому рівні якості, регулярно переглядаючи та переглядаючи план проекту та роблячи компроміси між обмеженнями, якщо це необхідно. Трикутник управління проектами також може бути використаний менеджерами проектів для кращої комунікації із зацікавленими сторонами, виявлення й управління потенційними ризиками та підвищення ефективності проекту.
У Висновку
Якість вашого проекту залежить від того, наскільки добре керуються трьома обмеженнями в трикутнику управління проектом. Погане керування цими трьома елементами, швидше за все, збить ваш проект з курсу та призведе до краху. Щоб допомогти вам успішно керувати цими трьома обмеженнями, ви можете шукати інструменти управління проектами онлайн. Їх багато на вибір!
ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ
Як називається трикутник управління проектами?
Трикутник управління проектом називається трикутником потрійних обмежень або залізним трикутником.
Залізний трикутник застарів?
Хоча залізний трикутник не так часто використовується для вимірювання успіху проекту, він ще не застарів.
Хто винайшов трикутник управління проектами?
Мартін Барнс винайшов трикутник управління проектами.
Статті по темі
- Заява про обсяг проекту: Посібник зі створення заяви про обсяг з прикладами
- Управління обсягом проекту: визначення та приклади плану управління обсягом
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЕКТІВ: огляди 25 найкращих програм для відстеження проектів
- ЯК ПОТРАПити В УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ: визначення, інструкція та вимога
посилання
