Ви коли-небудь замислювалися, чому професіонали починають листи та електронні листи зі слова «Для кого це стосується»? Чи не звучить це надто... просто? Чому б не використати більш цікаві початкові фрази на зразок «Хто має вуха, нехай почує» або «Сподіваюся, цей електронний лист знайде вас раніше, ніж я»?
Гаразд, я жартую, тому що ви точно не хочете так починати професійний лист. Ви все-таки професіонал.
У будь-якому випадку, «Для кого це може стосуватися» широко використовується, коли ім’я особи, до якої звертаються, недоступне. Він також використовується, коли є більше одного читача. Фраза зазвичай використовується в професійному контексті в таких документах, як заявки на роботу та офіційні листи.
Однак іноді може бути важко визначити, як використовувати «Кого це може стосуватися». Отже, нижче я навчу вас правильно використовувати його, а також коли використовувати альтернативи.
Ключові вивезення
To Whom It May Concern — це офіційне привітання, яке можна використовувати для початку електронного листа чи листа, адресованого комусь, чиє ім’я ви не знаєте, або нікому конкретно.
Зазвичай він використовується в професійному контексті в таких документах, як заявки на роботу та офіційні листи.
Використання цього привітання може підказати одержувачу, що ви надсилаєте масовий електронний лист багатьом різним людям.
Навіть якщо ви не знаєте імені людини, якій пишете, вам слід або дізнатися, або використати посаду, щоб зробити своє привітання більш особистим.
Чому люди використовують фразу «Кого це стосується»
Традиційно фраза «To Whom It May Concern» використовується в діловому листуванні, коли ви не знаєте імені одержувача або пишете не конкретній особі. Наприклад, якщо ви пишете супровідний лист як частину заявки на роботу, і незрозуміло, хто розглядатиме вашу заявку з оголошення про роботу, ви можете розпочати свій лист словами «Для кого це може стосуватися».
Це привітання було розроблено, коли було важче визначити робочі ролі людей шляхом дослідження компаній, загальнодоступних онлайн-каталогів або професійних організацій. Сьогодні набагато простіше знайти імена менеджерів з персоналу, керівників відділів та інших осіб, які приймають рішення, з якими ви, можливо, намагаєтеся зв’язатися. У результаті його стали вважати застарілим і старомодним.
Однак вам слід вказувати чиєсь ім’я, лише якщо ви впевнені, що це той, хто отримає ваш електронний лист або лист. Адресація повідомлення не тій людині може викликати плутанину або виглядати непрофесійно. За таких обставин може бути краще використати «Для кого це може стосуватися» або інший варіант.
Коли і як правильно використовувати «Для кого це може стосуватися».
У деяких контекстах найкращим вибором є «Для кого це може стосуватися». Використовувати це привітання правомірно, якщо ваш лист чи електронний лист справді адресовано неконкретній групі людей або цілій організації. Деякі приклади:
- A формальна скарга спрямовані на компанію в цілому
- A довідковий або рекомендаційний лист для когось, хто претендуватиме на різні посади
- A лист зацікавленості для розсилання в різні організації
Якщо ви використовуєте «Для кого це може стосуватися», переконайтеся, що ви написали його правильно. Вважається найбільш формальним використання двокрапки (а не коми) після цієї фрази. Вам також слід переконатися, що кожне слово пишеться з великої літери та правильно формулюється: використовуйте об’єктний займенник «кому», а не «хто».
- ❌ Для кого це може стосуватися,
- ❌ Шановний хто б це не стосувався:
- ❌ Кому це може стосуватися:
- ✅ Для кого це може стосуватися:
Шаблон листа «Для кого це може стосуватися».
Як використовувати у діловому листуванні «Для кого це може стосуватися».
Заявки на роботу та супровідні листи
Ви можете використовувати фразу «Для кого це стосується», якщо ви не знаєте імені менеджера з найму. Як і в офіційних листах і документах, розміщуйте фразу вгорі листа, після дати та перед основним повідомленням. У наступному абзаці коротко представтеся, вкажіть посаду, на яку ви претендуєте, і де ви бачили оголошення про вакансію. Пристосуйте решту листа до роботи та компанії.
Опишіть свій досвід, навички та кваліфікацію, що стосуються вашої посади. Підкресліть, чому ви зацікавлені в отриманні роботи в компанії, показавши, що їх місія та цінності збігаються з їхніми. Закінчіть лист сильним заключним твердженням, яке підтверджує ваш інтерес та ентузіазм щодо посади.
Нарешті, додайте свій цифровий підпис.
Офіційні листи та документи
При адресації листа за допомогою «Для кого це може стосуватися» перша літера пишеться великою, а після неї ставиться двокрапка. Поставте «Для кого це може стосуватися» на початку листа, після дати та перед основним повідомленням. Оскільки це офіційна фраза, переконайтеся, що тон вашого листа залишається професійним.
Після привітання сформулюйте мету листа. Зберігайте повідомлення чітким і лаконічним. Закінчіть лист офіційним закінченням, наприклад «З повагою» або «Щиро».
Запити на довідки для роботи
Почніть свій лист із довідковим запитом фразою «Для кого це може стосуватися», як і для будь-якого офіційного документа. Розмістіть фразу у верхній частині листа, після дати та перед основним повідомленням. Потім вам потрібно буде представитися, назвавши своє ім’я та пояснивши, що метою листа є запит на довідку.
Згадайте, як ви знаєте цю людину і як довго ви її знаєте. Можливо, ви були їхнім менеджером або працювали з ними над проектом. Запитайте, чи готові вони надати довідку, і вкажіть, чи це довідка про персонажа чи про роботу.
Скажіть, наскільки ви цінуєте їхню співпрацю та цінуєте їхній час. Заявіть, що ви готові допомогти їм у процесі написання довідкового запиту, надавши інформацію, яку вони повинні включити. Залиште свою контактну інформацію та попросіть зв’язатися з вами, якщо їм знадобиться додаткова допомога.
Щоб закінчити лист, подякуйте їм і скористайтеся офіційним закриттям.
Приклади листів «Для кого це може стосуватися».
1: Звернення до великої компанії чи нового відділу
Кому вона може турбуватися:
Я бачив, що ваша компанія оголосила про відкриття двох нових коворкінгів на східному узбережжі. Я працюю з Levol, екологічною компанією офісних меблів у Бостоні.
Ми представляємо нову лінійку виробів, які збігаються з відкриттям вашого нового простору. Я хотів би зв’язатися з членом команди, який відповідає за розміщення ваших місць, щоб обговорити можливість спільної роботи.
З повагою,
Гія
2: Рекомендації/референційні перевірки
Кому вона може турбуватися:
Протягом трьох років у BusinessYield Стенлі був чудовим працівником.
Він дуже серйозно ставився до своєї роботи, брав участь у проектах за межами своїх звичайних обов’язків (тобто був волонтером пожежного наглядача та офіцером безпеки), і всі три роки був нашим найкращим продавцем. Я дуже рекомендую його на цю посаду.
З повагою,
Джиммі Арніс
3: Розвідка
Кому вона може турбуватися:
Я помітив, що ваша компанія нещодавно розлучилася з постачальником паперу. Я працюю з Дандером Міффліном, місцевим постачальником паперу Scranton, і хотів би поговорити з особою, яка відповідає за замовлення паперу у вашій компанії.
Ми пишаємось індивідуальним обслуговуванням клієнтів і швидкою доставкою, і я хотів би дізнатися, чи ми підходимо саме вам.
кращий,
Джим Халперт
4: Введення
Кому вона може турбуватися:
Я отримав ваш запит щодо ціни на 50 пачок паперу від Dunder Mifflin. Я додав пропозицію до цього листа та з радістю відповім на будь-які запитання.
Також я хотів би знати ваше ім’я та трохи більше про вашу справу!
З повагою,
Джеймс Траффорд
5: Скарги компанії
Кому вона може турбуватися:
Я був надзвичайно розчарований, що на замовленому мною плакаті про котів є лише три коти, які грають джаз замість чотирьох, зображених на вашому веб-сайті. Я хотів би якнайшвидше отримати повне відшкодування та правильний плакат.
Спасибі,
Анжела Мартін
Коли не слід використовувати «Для кого це може стосуватися»
Незважаючи на його популярність і універсальність, ви повинні уникати «Для кого це може стосуватися», коли це можливо. Він значною мірою застарілий, задушливий і ледачий. З нашим доступом до Інтернету сьогодні досить просто знайти ім’я та навіть адресу електронної пошти особи, з якою ми хочемо поговорити.
Через це «Для кого це може стосуватися» може продемонструвати відсутність зусиль у листуванні, що не задає позитивного тону решті ваших ділових відносин.
Ось кілька порад, як знайти чиєсь ім’я:
- Запитайте свого представника відділу кадрів або рекрутера – Якщо ви пишете супровідний лист або електронного листа менеджеру з найму, запитайте у свого рекрутера або представника з персоналу правильне ім’я.
- Відвідайте профіль компанії в LinkedIn – У верхній частині профілю ви побачите підказку з гіперпосиланням: «Переглянути всіх [кількість співробітників] у Linkedin». Натисніть цю підказку, щоб переглянути список усіх співробітників. У вас має бути можливість проглядати список, доки не знайдете особу, роль чи посаду, з якою ви сподіваєтеся зв’язатися.
- Відвідайте сторінку компанії «Про нас» – Менші компанії можуть перераховувати всіх співробітників і їхні посади на сторінці «Про нас» або «Команда». Принаймні, ви знайдете загальну папку вхідних повідомлень компанії, куди можна надіслати запит, щоб дізнатися ім’я людини, з якою ви намагаєтеся зв’язатися.
- Забрати телефон - Зателефонуйте в компанію, де працює ваш потенційний клієнт, і запитайте в адміністратора або адміністратора ім’я цієї особи, контактну інформацію або пораду, як найкраще з нею зв’язатися.
Найкращі альтернативи інтерв’ю «Для кого це може стосуватися».
Найкраща альтернатива «Для кого це може стосуватися» — написати конкретній особі, де це можливо. Якщо ви знаєте або можете дізнатися (наприклад, в Інтернеті) ім’я особи, до якої звертаєтеся, то вам слід використовувати його.
Використовуйте титул, як-от «пані». або «пан» у поєднанні з особою прізвище, або виписати їх повне ім’я. У офіційному контексті зазвичай не слід звертатися до людини лише на ім’я.
Ось кілька найкращих альтернатив, якими ви можете замінити слово «Для кого це може стосуватися» у вашому наступному листі:
Шановний/Привіт [ім’я особи, яка буде вашим начальником]
Найкраще, що ви можете зробити для себе, надсилаючи супровідний лист, це з’ясувати, кому підпорядковуватиметься особа, яка займатиме відкриту посаду, тобто вашому потенційному майбутньому начальнику.
Іноді це легко: коли я подав заявку на мою нинішню посаду, людина, яка мене представила, вже назвала мені ім’я редактора. Отже, я щойно адресував свого листа йому. Але іншим разом це буде не так одразу зрозуміло. Проведіть дослідження та подивіться, чи можете ви зробити висновок, хто це, або якщо у вас випадково є зв’язок із компанією, запитайте їх!
Досліджуючи свою компанію, спробуйте оцінити, наскільки офіційною є культура, щоб визначити:
- Незалежно від того, починати з «Шановний» чи «Привіт» (або, можливо, ні з того, ні з іншого — ви також можете піти з просто їхнє ім'я)
- Чи використовувати почесні слова (пан, пані, доктор, професор тощо)
- Використовувати повне ім’я чи лише ім’я
Ви, напевно, захочете схибити до більш формального, якщо ви не впевнені, і переконайтеся, що ви випадково не присвоїли людині неправильну пошану (якщо ви не можете підтвердити це на 100%, відмовтеся від будь-якої гендерної формулювання та просто використовуйте ім'я).
Навіть якщо ви не знаєте імені свого майбутнього боса і замість цього вибираєте один із наведених нижче варіантів, переконайтеся, що ви все одно ставите собі ті самі питання про формальність і тон.
Шановний [ім’я керівника відділу, на який ви претендуєте]
Якщо ви намагалися з’ясувати, хто буде вашим босом, і ви просто не дали відповіді, не панікуйте. Не завжди вдається знайти цю інформацію на цьому етапі процесу.
Однак ви все одно можете надіслати супровідний лист конкретній особі, просто обравши керівника відділу, до якого належить ця посада. Звичайно, це може бути бос вашого майбутнього боса або їх боса, але в певному сенсі ви все одно звітуватимете перед ними вгорі по ланцюжку. І це свідчить про те, що ви доклали зусиль і подумали, до якої частини організації ви б приєдналися і як би вам підійшло.
Шановний [Назва відділу, на який ви подаєте заявку]
Таким же чином, якщо ви не можете знайти назву відділу голова, ви можете продовжити й надіслати свій лист групі чи відділу. Наприклад, ви можете сказати «Шановний відділ продажів» або «Привіт команді продукту».
Шановний [ім'я рекрутера]
Тепер, якщо ви вирішили написати конкретній людині, але відмовилися від пошуку керівника чи керівника відділу, надія ще є! Якщо ви можете орієнтуватися на рекрутера чи фахівця з пошуку талантів (або керівника відділу рекрутингу), ви можете адресувати їм свій лист. Зрештою, вони, ймовірно, будуть першими, хто прочитає це та вирішить, чи варто вам переходити до наступного кроку.
Шановний [незалежно від того, як компанія називає свою команду чи відділ рекрутингу]
Якщо ви не можете визначити ім’я рекрутера, ви також можете звернутися до команди — просто знайдіть кілька хвилин, щоб дізнатися, як саме називається ця конкретна компанія. Ви отримаєте щось на кшталт «Шановний відділ рекрутингу» або «Шановна команда із залучення талантів».
Крім того, ви можете вставити туди назву компанії на зразок «Шановна команда із залучення талантів BusinessYield». Таким чином ви даєте перший сигнал, що знаєте, до якої компанії подаєте заявку, а не просто надсилаєте типовий лист.
Шановний рекрутеру/менеджеру з найму
Інший варіант – адресувати свій лист більш загальному рекрутеру або менеджеру з найму, використовуючи ці заголовки, наприклад «Шановний рекрутеру» або «Шановний менеджер з найму».
Ваша кінцева мета, коли ви пишете супровідний лист, — перейти до наступного кроку в процесі найму. Тільки пам’ятайте, що на когось не вразить, якщо ви будете звертатися до нього так. Зрештою, у них є імена, ролі, команди, відділи та комітети. Виберіть один із них, і ваш лист, швидше за все, прочитають ви набагато більше шансів отримати роботу.
Заключне слово щодо «Кого це стосується»
«Для кого це може стосуватися» — це корисна фраза, яку можна використовувати, коли ви звертаєтесь до певної особи, і ви не знаєте її імені, або коли мова йде про кількох осіб. Незалежно від того, запитуєте рекомендації, звертаєтесь до менеджерів з найму чи пишете потенційного листа, ця фраза додає вашій кореспонденції професійний тон.
Але хоча це прийнятний вислів, ви завжди повинні прагнути до персоналізації, використовуючи Інтернет для пошуку імені особи.
Рекомендовані статті
- ЛИСТ ПІДТРИМКИ: Як написати лист підтримки
- ВІДКЛАДНИЙ ЛИСТ: що це таке і як вони використовуються
- ЛИСТ ПРО РОЗІРВАННЯ: визначення, як написати та зразки
- ЛИСТ ПРОПОЗИЦІЇ ПРАЦЮВАННЯ: що це таке, приклади, як це написати та договір
- Лист-заявка на позику: як написати заявку на позику в Нігерії
- ЛИСТ ЗАЦІКАВЛЕНОСТІ ПРОТИ СУПУТАЛЬНОГО ЛИСТА: ключові відмінності
посилання
