Функція офісного клерка має вирішальне значення для бізнесу, і обов’язки цієї посади відрізняються залежно від галузі та розміру організації. У цій статті буде визначено посаду офісного клерка, а також загальні обов’язки, здібності та необхідні навички. Він не лише міститиме інформацію про типові доходи та ринок праці в Нью-Йорку, але також надаватиме уявлення про офісного клерка в Нью-Йорку, процес найму та рекомендації для шукачів роботи, які бажають працювати за цією професією. Загалом, ця стаття дасть вам знання, необхідні для початку роботи, незалежно від того, чи ви новий випускник, чи професіонал, який шукає зміни в кар’єрі.
Читайте також: НОМЕР СПІВРОБІТНИКА: значення, як його знайти, державний, федеральний і генератор
Що таке офісний клерк?
Офісний клерк виконує різноманітні адміністративні, організаційні завдання та завдання з обслуговування клієнтів в офісі. Таким чином, типові обов’язки офісного клерка включають відповіді на телефонні дзвінки, картотеку, сортування пошти, введення даних, планування зустрічей, керування календарями, вітання клієнтів, керування канцелярським приладдям, обробку платежів та надання загальної адміністративної підтримки іншим співробітникам.
Клерки можуть працювати в будь-якому офісному середовищі, щоб покращити процеси та допомогти іншим членам команди швидко виконувати свої завдання, щоб гарантувати, що кожен має простий доступ до потрібної інформації, і вони ведуть файли та документи для відділу чи команди. Окрім надсилання рахунків-фактур, передачі повідомлень потрібній особі, відстеження потреб відділу в доставці та пошті, офісні клерки також керують вхідною та вихідною поштою.
Створення платіжних чеків, ведення обліку заробітної плати та управління запасами є складнішими завданнями, які офісні клерки можуть виконувати на певних робочих місцях. Якщо офісного клерка просять наглядати за іншими співробітниками, часто потрібен попередній досвід управління.
Клерк – це адміністративна робота?
Так, клерк зазвичай вважається адміністративною роботою. Клерки відповідають за різноманітні адміністративні обов’язки, такі як ведення документів, введення даних, обслуговування клієнтів і загальне управління офісом.
Hоw Hоuld I Prераrе fоr an Offісе Clerk Intеrvіеw?
> Дослідіть компанію: Ознайомтеся з місією, цінностями та послугами компанії.
> Практика: Підготуйте відповіді на поширені запитання співбесіди, наприклад, чому ви зацікавлені в посаді та що, на вашу думку, ви можете привнести в цю посаду.
> Підготувати запитання: Придумайте запитання для інтерв’юера про роль, компанію та офісну культуру.
> Сукня, щоб справити враження: У будь-якому випадку одягайтеся професійно в одяг, який підходить для професійної офісної обстановки.
> Принесіть додаткові копії свого резюме: Майте кілька копій свого резюме та рекомендацій, щоб надати їх інтерв’юеру.
> Прийти рано: Плануйте прийти на співбесіду на 10-15 хвилин раніше, щоб дати собі час влаштуватися та відпочити перед співбесідою.
> Показати ентузіазм: Продемонструйте інтерв'юеру, що ви щиро зацікавлені в посаді та компанії.
> Проявіть свої організаторські здібності: Будьте готові обговорити, як ваші організаційні здібності принесуть користь цій посаді.
> Прошу роз'яснення: Якщо ви не розумієте запитання, не бійтеся попросити роз’яснення.
> Слідувати: Після співбесіди надішліть інтерв’юеру електронний лист із подякою чи лист.
Які чотири характеристики визначають роботу клерка?
- Точність і пильна увага до деталей.
- Ефективні організаторські здібності.
- Здатність працювати як самостійно, так і спільно.
Читайте також: ВИСТОЧЕННЯ СПІВРОБІТНИКІВ: значення, рівень, розрахунок, прогноз і причини
Посадова інструкція офісного службовця
Офісний клерк відповідає за надання адміністративної підтримки, керування щоденними операціями та допомогу в забезпеченні безперебійної роботи офісу. Однак обов’язки можуть включати відповіді на телефонні дзвінки, картотеку, введення даних, планування зустрічей, підготовку рахунків-фактур, замовлення канцелярського приладдя та ведення конфіденційних записів. Здатність виконувати багато завдань і працювати в напруженій обстановці є вимогами до офісного клерка. Вони також повинні бути добре організованими та мати видатні навички обслуговування клієнтів.
Нижче наведено деякі з ролей і обов’язків клерка:
- Ведення документації компанії актуальною та доступною для інших працівників.
- Набір листів, звітів, ділових паперів.
- Сортування вхідної пошти, відповіді на неї та розповсюдження її відповідному робочому персоналу.
- Відповідь на дзвінки та електронні листи та, якщо потрібно, переадресація їх іншим співробітникам.
- Розсилка рахунків та пошук неоплачених боргів.
- Запис протоколів та диктантів під час засідань.
- Планування поїздок інших співробітників компанії, які перебувають у службових відрядженнях.
- Контроль рівня запасів канцелярського приладдя та сповіщення офіс-менеджера, коли він низький.
- Посміхаючись і пригощаючи клієнтів.
- Транскрипція, запис факсу та зберігання документів.
- Використання факсу та копіювальних машин, серед іншого офісного приладдя.
- Спілкування з клієнтами та співробітниками для вирішення будь-яких запитів або скарг.
- Бронювання та встановлення місць зустрічі.
- Необхідна підготовка до поїздки та проживання.
- Координація діяльності та спілкування з персоналом офісу.
Чому ми повинні найняти вас офісним клерком?
Я вважаю, що я ідеальний кандидат на посаду офісного клерка. У мене є досвід надання відмінного обслуговування клієнтів та адміністративної підтримки. Завдяки моїм чудовим організаторським здібностям і здатності критично мислити, я можу з легкістю виконувати різноманітні обов’язки. Крім того, я дуже уважно ставлюся до деталей і добре володію офісним обладнанням і програмним забезпеченням, таким як Microsoft Office. Я також надійний і надійний, стежу за тим, щоб усі поставлені завдання виконувалися вчасно та з точністю. З цих причин я впевнений, що буду цінним активом для команди.
Офісний клерк є портьє?
Ні, офісний клерк – це не обов’язково портьє. По суті, офісний клерк зазвичай виконує загальні офісні обов’язки, такі як ведення документів, відповіді на телефонні дзвінки та замовлення витратних матеріалів. Тоді як портьє зазвичай зустрічає відвідувачів, відповідає на телефонні дзвінки та надає інформацію клієнтам.
Is an Offісе clerk thе ѕаmе аѕ Rесерtіоnіѕt?
Ні, офісний службовець і портьє – це дві різні посади. Офісний клерк зазвичай виконує адміністративні завдання, як-от подання документів, введення даних і ведення бухгалтерського обліку. Тому портьє зазвичай відповідає на телефонні дзвінки, зустрічає відвідувачів і виконує інші завдання з обслуговування клієнтів.
Які навички потрібні для роботи офісним клерком?
Офісні клерки завжди працюють професійно та відповідально, оскільки керують відповідальними для організації завданнями. Тим часом, щоб досягти успіху у своїй професії офісного клерка, ви можете подумати про отримання таких навичок:
№1. Комп'ютерні навички
Офісні працівники повинні володіти комп’ютером. Це включає в себе можливість використовувати стандартне офісне програмне забезпечення, таке як текстові редактори, електронні таблиці, презентації та програми електронної пошти.
#2. Комунікативні навички
Офісні клерки повинні вміти ефективно спілкуватися як з колегами, так і з клієнтами. Очевидно, вони повинні вміти чітко говорити і писати, а також уважно слухати.
№ 3. Організаційні здібності
Офісні клерки повинні вміти своєчасно організовувати та розставляти пріоритети завдань. Вони повинні вміти керувати декількома завданнями одночасно та за потреби коригувати робоче навантаження.
№ 4. Навички вирішення проблем
Офісні клерки повинні вміти виявляти проблеми та швидко й ефективно знаходити рішення.
№5. Навички міжособистісного спілкування
Офісні клерки повинні вміти професійно взаємодіяти з клієнтами та колегами.
#6. Увага до дрібниць
Офісні клерки повинні вміти звертати увагу на деталі, оскільки навіть незначні помилки можуть мати серйозні наслідки.
№7. Навички управління часом
Оскільки тайм-менеджмент є ключем до того, щоб усе робити вчасно в офісі, це одна з найважливіших навичок для клерка.
#8. Адміністративні здібності
Ще одна з навичок офісного клерка - це адміністративні здібності, тому; офісний клерк повинен вміти виконувати адміністративні завдання, такі як подача документів, введення даних і ведення записів.
Розмір зарплати офісного службовця
Клерки в Сполучених Штатах зазвичай отримують зарплату від мінімальної до 35,000 25,000 доларів на рік. Однак це залежить від досвіду, кваліфікації, розміру та характеру роботодавця. Середня зарплата клерків становить близько XNUMX XNUMX доларів на рік.
Хто такий Office Clerk Nyc?
Офісний клерк у Нью-Йорку зазвичай надає адміністративну підтримку офісному персоналу, як-от ведення документів, копіювання, введення даних, планування та відповіді на телефонні дзвінки. Однак вони також можуть допомогти з підготовкою доповідей, документів і презентацій. Крім того, вони можуть відповідати за зустріч відвідувачів і їх керівництво, збереження канцелярського приладдя та виконання інших різноманітних завдань.
Офісний клерк у Нью-Йорку – це особа, яка відповідає за надання адміністративної та канцелярської підтримки різним відділам організації. Офісні клерки зазвичай є першою точкою контакту для клієнтів, клієнтів і відвідувачів. І вони відповідають за те, щоб привітати їх і відповісти на будь-які їхні запитання. Офісні клерки також відповідають за зберігання, упорядкування та збереження документів, а також за виконання основних завдань із введення даних. Крім того, вони можуть відповідати за організацію зустрічей, організовувати поїздки та виконувати інші адміністративні завдання.
Офісні службовці в Нью-Йорку зазвичай мають диплом про середню освіту, хоча деякі роботодавці можуть віддати перевагу наймати тих, хто має вищу освіту або диплом спеціаліста. Офісні клерки повинні мати чудові комунікативні навички, здатність виконувати багато завдань одночасно та уважність до деталей. Вони також повинні володіти комп’ютерами, включаючи програмне забезпечення для обробки текстів, електронних таблиць і баз даних.
Офісні клерки в Нью-Йорку зазвичай працюють у різних галузях, зокрема в уряді, фінансових службах, юридичних службах і охороні здоров’я. Зарплата офісних клерків у Нью-Йорку зазвичай становить від 32,000 45,000 до XNUMX XNUMX доларів на рік, залежно від досвіду та освіти. Крім того, офісні клерки можуть мати право на низку пільг, таких як оплачувана відпустка та лікарняний, медичне страхування та пенсійні плани.
Як стати офісним клерком
Незважаючи на те, що офісні клерки опановують більшість перерахованих вище навичок під час навчання на робочому місці, перед подачею заявки на роботу необхідно виконати кілька процедур. Нижче наведено опис етапів, необхідних для того, щоб стати офісним клерком:
#1. Отримати атестат про середню освіту чи щось подібне.
Офісні клерки повинні мати принаймні диплом про середню освіту або GED, щоб їх розглядали на посаду.
#2. Пройдіть курси з комп’ютерів і бізнесу
Офісні службовці повинні бути знайомі з основними комп’ютерними програмами, такими як Microsoft Word і Excel. Також корисно пройти бізнес-курси, щоб зрозуміти основи бізнес-операцій.
#3. Подумайте про те, щоб отримати сертифікат або ступінь з діловодства чи бізнесу
Хоча це не обов’язково, отримання сертифіката чи ступеня з діловодства чи сфери, пов’язаної з бізнесом, може збільшити ваші шанси отримати роботу офісного клерка.
#4. Отримати досвід роботи
Багато роботодавців вважають за краще наймати офісних клерків з певним досвідом роботи в офісі. Волонтерство в офісі або проходження стажування може допомогти вам отримати досвід у цій галузі.
#5. Пошук відкритих вакансій
Більшість офісних клерків знаходять відкриті вакансії через списки вакансій в Інтернеті, в газетах або з уст в уста. Ви також можете зв’язатися з місцевими підприємствами, щоб дізнатися про відкриті вакансії.
#6. Подайте заявку на роботу
Перш ніж знайти вакансію, яка вас цікавить, заповніть необхідні матеріали заявки та подайте їх роботодавцю.
#7. Взяти участь в співбесіді
Якщо роботодавець зацікавлений прийняти вас на роботу, вас, швидше за все, попросять прийти на співбесіду. Під час співбесіди будьте готові та відповідайте на запитання точно та чесно.
#8. Прийміть посаду
Як тільки вам запропонують роботу, ви можете прийняти її та розпочати кар’єру офісного клерка.
Як написати резюме для офісного клерка?
Щоб написати гарне резюме на посаду офісного клерка, ви повинні почати з хороших цілей.
Мета: Сформулюйте свої цілі, коли отримаєте роль. Крім того, зазначте, як ви збираєтеся використовувати свої організаційні та адміністративні навички для підтримки офісних операцій ефективним і продуктивним способом.
Освіта: Університет ABC, Анітаун, США Бакалавр наук з ділового адміністрування, червень 2020 р
Досвід: Згадайте свій досвід, включно з тим, як ви керували щоденними операціями свого колишнього офісу, включаючи реєстрацію, введення даних і обслуговування клієнтів
Навички: Згадайте свої навички, зокрема Microsoft Office Suite (Word, Excel і PowerPoint) • Відмінне обслуговування клієнтів і комунікативні навички; • Сильні організаційні навички та навички управління часом • Здатність виконувати багато завдань і розставляти пріоритети.
Дивіться також КЛАРИКАЛЬНІ НАВИЧКИ: найкращі канцелярські кваліфікації, які слід вказати в резюме
Підсумки
Роль офісного клерка (NYC) є важливою для повсякденної діяльності бізнесу. Офісні клерки несуть відповідальність за оформлення документів, ведення документів, введення даних та інші адміністративні завдання, які допомагають підтримувати безперебійну роботу офісу. Тим не менш, щоб досягти успіху, офісні клерки повинні володіти чудовими організаторськими здібностями, навичками обслуговування клієнтів і вміти виконувати кілька завдань одночасно, щоб бути успішними. Одним словом, з правильним поєднанням досвіду та підготовки офісний клерк може стати наріжним каменем успішної та продуктивної роботи офіс.
Поширені запитання щодо Office Cleck
Що робить хорошого офісного клерка?
Хороший офісний клерк повинен мати сильні організаторські здібності, увагу до деталей і чудові навички обслуговування клієнтів. Також професійне ставлення, вміння працювати якісно та акуратно. Як правило, вони повинні добре володіти комп’ютером і введенням даних, мати відмінні комунікативні навички, вміти добре працювати в команді та виконувати кілька завдань одночасно.
З ким працює офісний службовець?
Офісний клерк зазвичай працює з іншими співробітниками, клієнтами та клієнтами. Однак точні люди, з якими вони працюють, залежатимуть від їхніх посадових обов’язків і галузі, у якій вони працюють. Загалом офісні клерки відповідають за допомогу в адміністративних обов’язках підприємства чи організації.
Якими якостями має володіти відмінне резюме офісного службовця?
Подібні посади часто називають цими двома назвами посад. У той час як офісний клерк виконує типові адміністративні завдання, щоб забезпечити безперебійну повсякденну роботу компанії, офісного помічника іноді можна призначити для підтримки роботи певного менеджера чи інших експертів.
Хто такий Office Clerk Nyc?
Офісний клерк у Нью-Йорку – це особа, яка відповідає за надання адміністративної та канцелярської підтримки різним відділам організації.
Статті по темі
1. РОЗПЛАТУВАЛЬНИК: значення, зарплата, опис роботи, навички та резюме
2. БУХГАЛТЕР: визначення, обов'язки, зарплата, навички та відмінності
3. ОПИС ВАСАНДАРТНОЇ ЗАБОРГОВАНОСТІ: що вам слід знати
4. Вакансії у сфері фінансів початкового рівня: 21+ кращих для новачків і професіоналів
5. ОФІС-ПОМІЧНИК: визначення, обов'язки, зарплата та резюме
