Наскільки ви були збентежені, коли вперше зіткнулися із завданням, пов’язаним зі складанням RFP для бізнесу? Ви мали хоч якесь уявлення, про що йдеться, чи зовсім не знали? А може, ви давно не писали?
Як би там не було, я тут, щоб виправити це за допомогою цього посібника. Разом ми зануримося в деталі того, що насправді таке RFP, навіщо він вам може знадобитися та як створити свій перший уже сьогодні.
Але спершу вам, ймовірно, слід знати, що означає RFP у бізнесі.
Ключові моменти
- Запит на пропозицію (RFP) — це як процес, так і документація, яка використовується для збору тендерних пропозицій для потенційних бізнес- чи ІТ-рішень, необхідних підприємству чи державній установі.
- У документі RFP зазвичай міститься виклад вимог (SOR), яким мають відповідати потенційні респонденти, які бажають зробити ставку на надання необхідних рішень.
- Він може охоплювати продукти та/або послуги, які відповідають заданим вимогам.
- Запити на пропозиції використовуються більшістю державних установ і багатьма приватними компаніями та організаціями.
Що означає RFP у бізнесі?
Запит на пропозицію (RFP) — це діловий документ, який оголошує про проект, описує його та запрошує кваліфікованих підрядників надати пропозиції для його завершення. Більшість організацій вважають за краще запускати свої проекти за допомогою RFP, і багато урядів завжди використовують їх.
ПОБАЧИТИ: Що таке розробка продукту? Посібник експерта для розробників продуктів і менеджерів
Під час використання запиту пропозицій суб’єкт, який запитує пропозиції, несе відповідальність за оцінку здійсненності поданих пропозицій, фінансового стану компаній, які беруть участь у торгах, і спроможності кожного учасника розпочати проект.
Запити на пропозиції використовуються для складних проектів, які часто вимагають кількох субпідрядників. Вони описують організацію, яка випускає RFP, обсяг проекту, що виконується, і критерії для оцінки записів. Вони також описують процес торгів та умови контракту.
Запити включають технічне завдання з описом завдань, які має виконати переможець торгів, і терміни виконання робіт.
Запити на пропозиції також консультують учасників торгів щодо того, як підготувати пропозиції, з конкретними вказівками щодо форматування та представлення заявок. Зазвичай вони включають вказівки щодо того, яку інформацію має включити учасник торгів, і бажаний формат.
Що включає RFP?
Запит на пропозицію зазвичай містить відомості про організацію-видавця та її напрямки діяльності (LOB), набір специфікацій, що описують необхідне рішення, та критерії оцінки, які розкривають, як оцінюватимуться пропозиції.
Запит на пропозицію зазвичай містить розділ, який іноді називають твердженням про роботу (SOW), у якому визначається обсяг робіт або обсяг послуг, які мають бути надані. У цьому розділі обговорюються завдання, які має виконати переможець тендеру, і графік надання результатів.
Запит пропозицій також містить інструкції для учасників торгів щодо того, як підготувати пропозицію. У цьому розділі буде надано деталі щодо формату пропозиції, а також інструкції щодо того, як має бути створена та організована відповідь на запит пропозиції.
ЧИТАЙТЕ: Як написати бізнес-пропозицію в Нігерії
Більшість запитів на пропозиції видають державні установи та інші організації в державному секторі. Як правило, вони зобов’язані започаткувати конкуренцію між приватними компаніями та усунути упередженість процесу. Агентства хочуть гарантувати, що вони отримають найнижчу та найконкурентнішу ставку.
Однак будь-яка приватна чи державна організація може опублікувати запит пропозицій, щоб отримати кілька пропозицій і різні точки зору на проект.
Наприклад, підприємство, яке хоче змінити свій процес звітності з паперової системи на комп’ютерну, може подати запит на закупівлю обладнання, програмного забезпечення та програму навчання користувачів для створення та інтеграції нової системи в бізнес. Конкурентний процес торгів може дати їм краще уявлення про доступні альтернативи.
Під час написання RFP та SOW важливо пам’ятати про організаційні процеси та найкращі практики, щоб максимізувати ефективність.
Пояснення процесу RFP
Моя перша зустріч із запитом про пропозиції була, коли я мав подати пропозицію щодо комерційної пропозиції; Я не буду втомлювати вас деталями. Але перше, що я дізнався, це те, що RFP повинна бути розроблена компанією, яка замовляє роботу. Це дає потенційним підрядникам краще уявлення про те, що шукає ваша компанія.
Після того, як RFP буде надіслано, підрядники або постачальники можуть переглянути його та подати свої найкращі пропозиції, щоб конкурувати за роботу.
Ось що я включив у свою пропозицію:
- План дій щодо того, як я буду вирішувати проблему
- Графік того, чого компанія повинна очікувати
- Будь-яка необхідна довідкова інформація
- Скільки я очікую коштуватиме весь проект
Були також певні випадки, коли мені доводилося повертатися і вказувати на конкретні компоненти RFP, які потрібно було скоригувати на основі мого досвіду роботи в галузі.
На цьому етапі ви можете або переглянути їх відгуки та створити новий RFP, щоб врахувати зміни, або ви можете залишити оригінал як є та мати його на увазі під час розгляду інших поданих ставок.
ПОБАЧИТИ: ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ: що це таке та як її написати
Вимоги до складання тендерної пропозиції в бізнесі
RFP повинен описувати та визначати проект досить детально, щоб залучити життєздатні відповіді.
Як потенційний учасник тендеру, ви повинні мати можливість зрозуміти природу бізнесу та цілі, які він хоче досягти за допомогою проекту. Проект має бути визначено досить детально, щоб ви могли чітко зрозуміти його масштаб і всі продукти та послуги, які необхідно надати для його реалізації.
Формат очікуваних пропозицій також має бути деталізований. Уніфіковані відповіді необхідні для порівняння та порівняння пропозицій.
Нижче додається контрольний список із детальним описом процесу створення ідеального запиту пропозицій:
Як написати тендерну заявку
Запити на пропозиції мають досить жорсткий формат, хоча цей формат може відрізнятися в різних агентствах і компаніях, які їх готують. Цей зразок від RTI International у Північній Кароліні показує елементи типового RFP, які включають вступ і передумови, опис результатів та інформацію про критерії відбору.
Етапи отримання найкращих ставок RFP
1. Оцініть, що вам потрібно
Перш ніж складати проект запиту пропозицій, вам потрібно трохи підготуватися, щоб зрозуміти, що вам потрібно та чого ви хочете досягти. Цей процес допоможе вам визначити цілі та обсяг проекту, а також виявити перешкоди.
Використовуйте цей час, щоб провести дослідження конкурентів і галузі, щоб оцінити ваше становище. Чи дотримуєтесь ви поточних галузевих стандартів і вказівок? Чи відповідає ваш продукт тому, що пропонує конкурент, чи вам бракує функцій, які додали б цінності?
ЧИТАЙТЕ: Приклади ціннісних пропозицій, які змінили ситуацію (схема успіху)
2. Перелічіть будь-які технічні характеристики
Включення технічних специфікацій до вашого RFP дає змогу постачальникам визначити, чи можуть вони надати те, що вам потрібно. Це також захищає ваш бізнес, оскільки у випадку, якщо постачальник погоджується, що він може задовольнити ваші специфікації на початковому етапі, але не в змозі виконати роботу після того, як він взявся за проект, ви можете вимагати від нього відповідальності за специфікації, зазначені в запиті на пропозиції.
3. Розповсюдьте RFP
Коли RFP складено, настав час розіслати його. Ви можете опублікувати його на своєму веб-сайті та, можливо, навіть створити для нього окрему цільову сторінку. Використовуйте будь-які галузеві професійні групи, членом яких ви є, і рекламуйте їх там. Якщо ви бажаєте співпрацювати з місцевим постачальником, скористайтеся місцевою торговою палатою, щоб розмістити оголошення про запит на пропозицію.
4. Оцініть свої пропозиції
Отримавши всі пропозиції, порівняти кожну з них і визначити, який постачальник найкраще підходить для вашої компанії, не буде зусиль.
З-поміж учасників торгів ви захочете звузити список до трьох, п’яти чи 10 найулюбленіших для розгляду, залежно від того, скільки ви отримаєте чи зацікавлені. Звідси ви захочете витратити час на подальшу перевірку потенційних постачальників, щоб визначити, хто дійсно ідеально підходить для цієї роботи.
5. Виберіть найкращого постачальника для роботи
Деякі компанії можуть запросити ще одну найкращу та остаточну пропозицію від своїх провідних постачальників після початку процесу переговорів. Це робиться для того, щоб гарантувати, що вони не тільки отримають правильну особу чи компанію для роботи, але й за правильною ціною.
ПОБАЧИТИ: ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ: що це таке та як її написати
Хоча це може здатися додатковим кроком, це може заощадити ваші гроші, час і головний біль у майбутньому.
Що Чи не Що робити з RFP у бізнесі
Якщо ви хочете знайти потрібного постачальника, запит на пропозиції має бути конкретним. Лише запитання «так» чи «ні» вас нікуди не приведуть. Тому ви повинні створювати конкретні питання, які вимагають вдумливих відповідей. Ставте відкриті запитання, які вимагають від них пояснення свого мислення під час вирішення проблеми.
Спробуйте використати речення, подібні до цих:
- Чи можете ви поділитися прикладом того, як ви вирішили цю проблему чи подібну для іншої компанії? Чи стикалися ви з непередбаченими перешкодами? Що б ви зробили так само чи інакше цього разу?
- Скільки часу знадобиться людині, яка не розбирається в техніці, щоб заповнити нову реєстраційну форму, із запропонованим вами оновленим дизайном? Скільки часу, на вашу думку, це може заощадити?
Зразок відповіді на RFP
Якщо ви опублікували RFP і збираєте відповіді, можливо, вам цікаво, що вам слід шукати в ефективних відповідях RFP. Нижче наведено шаблон зразка вражаючої відповіді на RFP:
Зразок відповіді на RFP
Але це також підводить нас до великого питання: чи дійсно RFP потрібен у бізнесі? Хіба ви не можете витратити час на огляд двох-трьох постачальників самостійно?
Як ви побачите далі, цей маршрут точно не у ваших інтересах.
Чому ви повинні використовувати RFP у своєму бізнесі
Запит на пропозицію може бути виданий з кількох причин.
У деяких випадках складність ІТ-проекту вимагає офіційного RFP. Ви можете скористатися багатьма учасниками торгів і перспективами, коли шукаєте інтегроване рішення, що потребує поєднання технологій, постачальників і потенційних конфігурацій. Припустімо, наприклад, що ваш бізнес переходить від паперової системи до комп’ютерної. У такому випадку ви можете запросити пропозиції щодо всього обладнання, програмного забезпечення та навчання користувачів, необхідних для створення та інтеграції нової системи в організацію.
ЧИТАЙТЕ: ERP проти CRM: вибір правильної системи для вашого бізнесу
Просте оновлення апаратного забезпечення, навпаки, може передбачати лише надсилання запиту пропозицій (RFQ) одному постачальнику.
Деякі організації, наприклад державні установи, можуть бути зобов’язані видавати запити пропозицій, щоб забезпечити повну та відкриту конкуренцію.
Ви також можете опублікувати RFP, щоб посилити конкуренцію та знизити вартість рішення. Тим не менш, пропозиція, прийнята на основі того, що вона найбільше відповідає специфікаціям RFP, не завжди може бути пропозицією з найнижчою ціною. Оскільки багато компаній конкуруватимуть з вами за бізнес, постачальникам важливо створювати виграшні відповіді на RFP.
Майстерність, з якою клієнт створює запит пропозицій, може вплинути на якість відповіді учасника тендеру і, отже, на успіх чи невдачу отриманого ІТ-рішення. Якщо вказані вимоги надто розпливчасті, учасник тендеру може промахнутися під час розробки та впровадження рішення. Однак надто детальні та обмежувальні вимоги обмежують креативність учасників тендеру та пригнічують інновації.
Компанії повинні встановити чіткі очікування щодо постачальників, щоб отримати якісну відповідь.
Ви можете використовувати RFP, щоб:
- Окресліть деталі проекту та очікування: Зацікавлені сторони окреслюють вимоги проекту та включають деталі, щоб допомогти потенційним учасникам торгів і підрядникам зрозуміти обсяг проекту та критерії компанії для вибору постачальника.
- Запит ставок: RFP розпочинає процес звернення або пропозиції. Публікуючи RFP, компанії вимагають від підрядників надати пропозиції. Документи RFP поширені в державному секторі, і багато державних установ використовують процес відбору RFP як основний спосіб пошуку кваліфікованих постачальників послуг.
- Оцініть кількох постачальників: коли компанії та фрілансери надсилають свої пропозиції, бізнес розглядає їх і обирає найкращого постачальника для своїх потреб. Компанія використовує RFP, щоб розпочати розмови з багатьма різними постачальниками або учасниками торгів, перш ніж вибрати переможця, розширити остаточну пропозицію та підписати контракт для свого проекту.
Що таке RFP у маркетингу?
У маркетингу RFP часто використовується для аутсорсингу будь-якої маркетингової діяльності, яка може допомогти вашому бренду збільшити охоплення. Ця діяльність включає все, що стосується маркетингу, чим ви не можете займатися всередині компанії.
Наприклад, якщо ви працюєте в невеликому стартапі, ви можете створити запит на пропозицію, щоб знайти фірму з повного спектру комунікацій і маркетингу, щоб створити комплексний маркетинговий план для вашого бізнесу. Якщо це так, ви повинні вказати у своєму RFP, що ви шукаєте фірму, яка допоможе вам «збільшити присутність SEO» або «залучити підписників у соціальних мережах» тощо.
З іншого боку, якщо ви працюєте в маркетинговому агентстві, ви захочете стежити за запитами пропозицій у вашому регіоні, пов’язаними з послугами, які ви пропонуєте. Наприклад, якщо ви працюєте в компанії веб-дизайну, ви захочете шукати компанії, які створили запити на послуги веб-дизайну.
ПОБАЧИТИ: Роль веб-дизайну в успіху сучасного бізнесу
Що таке RFP в продажах?
У сфері продажів RFP часто створюється, коли компанія хоче придбати продукт або послугу відповідно до своїх потреб. Наприклад, якщо корпоративна компанія шукає нове програмне забезпечення CRM, підприємство може опублікувати RFP, у якому буде вказано, чого вона шукає та чого сподівається досягти за допомогою нового програмного забезпечення CRM.
З цієї причини RFP можуть відігравати вирішальну роль у циклі продажів підприємства. Корпоративні компанії, які видають запити на пропозиції, часто шукають підприємства, які можуть надати їм ІТ-підтримку, безпеку, адаптацію та навчання, а також інші додаткові послуги. Щоб закрити ці великі облікові записи, дуже важливо, щоб ваш відділ продажів підготувався до процесу відповіді на запити пропозицій і міг ефективно відповісти цим великим компаніям у відведений час.
ЧИТАЙТЕ: Вибір стратегій збільшення продажів і перехресних продажів для посилення вашого підходу до продажів
RFI проти RFP
RFI (запит на інформацію) – це подальше вираження зацікавленості під час процесу тендеру RFP. Компанія просить надати додаткові відомості про здібності підрядника, результати, професійні послуги, функціональність, графік або іншу інформацію про постачальника. Він відрізняється від RFP тим, що адресований конкретному постачальнику (а не загальний дзвінок зацікавленим постачальникам).
RFI запитує конкретні деталі замість загальної інформації.
RFQ проти RFP
RFQ (запит на пропозицію або запит на пропозицію) є додатковим документом у процесі RFP; компанія, яка випустила запит про пропозиції, висловлює інтерес до пропозиції підрядника та просить надати оцінку вартості та розбивку їхніх послуг. Як відповідь на RFP, RFQ стосується конкретного постачальника з короткого списку (а не загальний дзвінок зацікавленим постачальникам).
Він фокусується лише на ціні, а не на інших деталях проекту.
Безкоштовний шаблон RFP: єдиний шаблон RFP, який вам коли-небудь знадобиться
Що таке RFP (запит на пропозицію): все, що вам потрібно знати
ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ: що це таке та як її написати
посилання
