Планирование выполнения проекта без адекватных инструментов и методов, поскольку ваш ресурс может быть непосильной задачей. Как руководитель проекта, знание правильного метода для использования в процессе планирования гарантирует вам оптимальную производительность в достижении целей проекта.
В этой статье мы обсудили процесс планирования ресурсов, инструменты и методы, которые помогут вам в эффективном управлении проектами.
Что такое планирование проекта?
Планирование проекта — это дисциплина для определения того, как выполнить проект в установленные сроки, с определенными этапами и ресурсами.
Процесс планирования проекта
Основным инструментом обеспечения своевременного выполнения работ является процесс планирования проекта. Разрабатывается план, чтобы найти наиболее эффективный подход к завершению, чтобы гарантировать, что проект имеет наибольшую вероятность успеха и самый низкий риск неудачи. Проще говоря, планирование проекта относится к процедурам, обеспечивающим эффективное выполнение действий. Лидеры должны быть знакомы с различными процессами и инструментами планирования проектов, чтобы обеспечить общение между членами команды.
Набор из четырех процессов планирования проекта обеспечивает выполнение задач и достижение конечной цели. Проекты разные и разные, и нет двух одинаковых методов выполнения плана. Хотя основные этапы каждого процесса планирования управления проектами идентичны, способы их выполнения могут различаться. В результате введение проекта, планирование проекта, выполнение проекта и закрытие проекта представляют собой четыре процесса планирования.
Процесс внедрения проекта начинается с описания цели, которую необходимо достичь. Процесс планирования проекта, который следует далее, гарантирует, что ваши цели превратятся из расплывчатой идеи в конкретную реальность. Дальнейшие шаги предпринимаются для доведения проекта до стадии выполнения после четкого определения целей и задач. Процесс планирования жизненного цикла проекта считается успешным только тогда, когда все четыре этапа завершены.
Чтобы быть успешным, процесс планирования управления проектом должен выполнять задачи, задачи и цели. Основная проблема или задача должны быть объяснены на начальном этапе. Еще один момент, который следует учитывать, заключается в том, что все жизнеспособные решения и любые потенциальные опасности должны быть изучены. Это наиболее эффективный метод выявления потенциальных инициатив, связанных с проектом. После того, как принята первоначальная концепция, формируется группа планирования проекта и выбираются инструменты для завершения проекта.
Ресурс планирования проекта
Самый ценный ресурс при планировании и реализации проекта — это люди — команда проекта. В зависимости от вех, проекты требуют уникального опыта в определенные моменты графика. В течение бюджетного года организация может одновременно проводить множество стратегических инициатив. Это означает, что его персонал может работать над несколькими проектами одновременно. В качестве альтернативы человек может со своей текущей должности в организации присоединиться к проектной группе благодаря определенному набору навыков.
Кроме того, многие инициативы требуют навыков и ресурсов, которые можно получить только в рамках контрактной работы или сторонних подрядчиков. Получение и управление этими человеческими ресурсами, а также контроль сроков проекта жизненно важны для его конечного успеха.
Крайне важно иметь высокоэффективную команду проекта, состоящую из людей, обладающих техническими навыками и мотивацией, чтобы внести свой вклад в успех проекта. Одной из многих обязанностей менеджера проекта является улучшение способности каждого члена проектной команды внести свой вклад в проект, а также поощрение личного роста и достижений. В то же время каждый человек должен сотрудничать с другими в обмене идеями для достижения общей цели.
Ресурсы должны быть назначены каждому действию в вашем списке действий. Во-первых, определите доступность ресурсов, прежде чем вы сможете назначить их вашему проекту. Информация о доступности ресурсов включает в себя, какие ресурсы вы можете использовать при планировании своего проекта, и условия, при которых они доступны. Помните, что некоторые ресурсы, такие как консультанты, должны быть готовы заранее и могут быть доступны только в определенные периоды времени.
Фин. планирование
Финансы являются важным ресурсом в планировании проекта. Финансовые планы включают планы расходов, основанные на уровне расходов в зависимости от имеющихся средств, планы капиталовложений, планы прибыли, а также сохранение и использование управленческих резервов.
Инструменты и методы планирования проекта
Крайне важно выбрать правильный метод, поскольку он определяет, будет ли проект успешным или неудачным. А поскольку не существует универсальной стратегии, подходящей для всех типов, размеров и секторов, вы должны посвятить некоторое время и усилия выбору лучших методов или инструментов планирования проекта для вашей ситуации. Самое главное, вы должны знать шаги по выбору лучших инструментов и методов для планирования ресурсов вашего проекта.
Рассмотрим следующие шаги:
№1. Отсортируйте факторы вашего проекта по их простоте или сложности.
Это включает в себя сам проект, клиента, ресурсы, ограничения (такие как склонность к риску), временные рамки, инструменты и людей. Составьте список этих факторов и классифицируйте их в зависимости от того, насколько они просты или сложны.
№ 2. Определите, является ли ваше рабочее место строгим или гибким.
Техника Agile может быть полезна, если вы работаете на динамичном рабочем месте, где есть стремление к развитию и изменениям. Возможно, вам лучше использовать стратегию водопада, если вы работаете с очень специфическими потребностями, сроками и бюджетами.
Кроме того, исследуйте свои ограничения и опасности наряду с этой проверкой своей гибкости. Кроме того, внедрите методы, которые позволят вашим командам аккуратно вписывать свои проекты в рамки вашей организации, сводя при этом к минимуму основные риски.
№3. Подумайте о том, что дает вам максимальную отдачу от затраченных средств.
Спросите о том, что представляет наибольшую ценность для клиента (или заинтересованной стороны, или конечного пользователя). Составьте список их требований и используйте его, чтобы определить наилучший метод работы для достижения этих требований.
Если ваши клиенты часто делают запросы и ожидают постоянных обновлений и модификаций, например, итеративный метод с короткими циклами заставит их чувствовать, что они получают большую ценность. Эта методология поможет вам создавать ценность и поддерживать прочные связи с клиентами.
№ 4. Добейтесь максимальной отдачи от целей вашей компании,
Чтобы помочь вам выбрать подходящие методы планирования проекта, используйте цели или задачи проекта, которые вы уже установили как команда или организация. Ясно, что ваши методы должны быть способом достижения ваших целей — оптимальный метод — это тот, который самым прямым образом ведет вас к вашим стратегическим целям с максимальной выгодой и наименьшим негативным воздействием.
№ 5. Составьте список ценностей вашей компании и команды.
И, наконец, самое главное, изучите свои ценности. В конце концов, техники выполняются людьми — людьми со своими привычками, взглядами и ценностями. Вместо того, чтобы навязывать своим сотрудникам модную технику, подумайте, как они думают, общаются и действуют, чтобы создать естественную пару.
По большей части ценности вашей компании и команды могут помочь разработать действительно устойчивую технику, которая будет не столько теоретической нормой, сколько способом систематического отыгрывания живых, дышащих процессов, которые легче поддерживать с течением времени.
Помните, однако, что ни одна техника не превосходит другую. Все зависит от того, насколько хорошо это согласуется с целями и ценностями организации и ограничениями, которые должна преодолеть команда проекта. Кроме того, потребности заинтересованных сторон, связанные с этим риски, а также размер, стоимость и сложность проекта.
Насыщенность
№1. Скрам
Scrum — это метод планирования проекта, который представляет концепции и процессы для повышения качества доставки. Это один из самых популярных и простых фреймворков для воплощения идей Agile в жизнь. разработка программного обеспечения. На самом деле, Scrum дает возможность самоуправляемой команде предоставлять и определять роли и обязанности, чтобы установить здоровое напряжение между предоставлением нужного продукта, правильным способом и как можно быстрее.
Кроме того, Scrum направлен на улучшение коммуникации, командной работы и темпов разработки. Если вы слышите такие термины, как спринты, скрамы, невыполненные работы и сжигание, обычно это потому, что они говорят о скраме или его варианте.
№ 2. Канбан
Еще один метод планирования проектов — Канбан. Это метод управления проектами, основанный на концепциях бережливого производства и четко определенном процессе для повышения эффективности. Это очень похоже на Scrum в том, что все дело в частом и своевременном предоставлении результатов с помощью совместной и самоуправляемой команды. Канбан, с другой стороны, является более эволюционным преобразованием, чем Scrum, обеспечивая более легкий вход в среду Agile, поскольку он менее предписывающий.
Техника канбан проста, гибка и лишена предопределенных ролей. Его единственная цель — улучшить все, сосредоточив внимание команды на вещах, которые действительно важны. Визуализация рабочего процесса, ограничение незавершенной работы, количественная оценка времени выполнения заказа, четкое определение политик процесса и постоянный анализ потенциала улучшений являются одними из основных принципов.
Двигаясь дальше, Канбан идеально подходит для работ, требующих стабильного результата, таких как производство или поддержка и техническое обслуживание. Это также может быть полезным инструментом в мире агентств, потому что он лучше адаптируется к изменениям, а клиентам нравится часто менять свое мнение. Этот метод является более простой альтернативой Scrum, если вы хотите «делать Agile», но не хотите быть слишком строгим.
№3. Метод критического пути
Строительство, разработка программного обеспечения и машиностроение используют этот метод для моделирования и составления графиков планирования проекта. Используя этот метод, вы определяете действия, необходимые для завершения проекта, время, необходимое для каждого из них, зависимости между ними и их результаты или этапы.
Они предназначены для расчета самых длинных и быстрых путей завершения вашего проекта, что помогает вам понять основные действия проекта, которые можно отложить, не затрагивая ваши вехи.
№ 4. ПЕРТ
Техника оценки и обзора программы — это метод оценки. Когда оценки отдельных задач/действий неизвестны, используется средневзвешенное значение оптимистичных, пессимистичных и наиболее вероятных оценок. В результате PERT — это способ оценки и оценки количества времени, необходимого для выполнения задачи.
Это похоже на оценку по трем точкам, но придаст наиболее вероятной оценке больший вес. Рассмотрение оценки неопределенности и риска может повысить точность прогнозов продолжительности одноточечной задачи. Методика оценки и обзора программ породила эту концепцию (PERT). Чтобы определить приблизительный диапазон длительности задачи, PERT использует три оценки:
Наиболее вероятная оценка (M): эта оценка основана на продолжительности задачи, а также на ресурсах, которые могут быть назначены. Опять же, их производительность, реалистичные ожидания доступности для деятельности и перерывы.
Оптимистичный (O): продолжительность задачи определяется путем изучения наилучшего сценария задачи. Это сообщит вам, сколько времени займет задача в кратчайшие сроки.
Пессимистический (P): продолжительность задачи определяется путем анализа наихудшего сценария задачи. Это также показывает максимальное количество времени, которое может занять задача.
№ 5. Наклонять
Техника бережливого производства — это подход к планированию проекта, который делает упор на эффективность. Бережливое производство известно как «крестный отец» Agile, потому что оно фокусируется на том, чтобы делать больше с меньшими затратами. Он начинается с поиска ценности, а затем ее максимизации за счет постоянного улучшения, которое включает в себя улучшение потока ценности и сокращение потерь.
Это скорее тема с идеалами, чем система, которая говорит вам, как что-то делать. Предполагается, что лечение трех производящих отходы дисфункций, известных как «3М», может помочь вам делать больше с меньшими затратами.
Бережливое производство направлено на то, чтобы изменить способ нашей работы, чтобы мы могли сосредоточиться исключительно на создании ценности. Речь идет о смещении акцента с отдельных технологий, активов и вертикальных подразделений на полные потоки создания ценности, которые горизонтально проходят через технологии, активы и отделы к клиентам.
При анализе процесса планирования вашего проекта может оказаться полезным принятие бережливого мышления. Подумайте, как вы можете сократить процесс планирования проекта до основных принципов, которые приносят пользу, исключив при этом лишние элементы или то, как вы всегда делали вещи, и вы будете думать о бережливом производстве.
Какова роль планирования проекта?
Прежде чем кто-то распределит роли для проекта и команда приступит к выполнению плана, планирование проекта включает в себя тщательное сопоставление и организацию целей проекта, задач, графиков и ресурсов. Благодаря отличному планированию проекта вы можете практически устранить все проблемы, которые приводят к провалу проекта.
Каковы 4 основные части плана проекта?
Потребности проекта, его основное видение, его измеримые цели, результаты и действия, которые могут и не могут быть выполнены для обеспечения его успешного завершения, — все это включено в объем проекта.
Что такое 6 P в проекте
Они состоят из метода, людей, компетентности, усердия, терпения и мастерства.
Что является первым шагом в планировании проекта?
Начальная фаза инициирования нового проекта называется инициацией проекта. Вы решаете, почему вы начинаете проект и какую коммерческую ценность он принесет на этапе инициации проекта. Затем вы используете эти знания, чтобы заручиться поддержкой ключевых заинтересованных сторон.
Что такое процесс планирования?
Процесс планирования — это процедура, используемая для постановки целей, разработки задач для достижения целей, определения необходимых ресурсов, установления временных рамок, принятия решения об отслеживании и оценке, завершения плана и обмена планом с командой.
Что такое 4 C в управлении проектами?
Чтобы решить эту проблему, PBL превратился в новый золотой стандарт, который включает в себя «четыре C» Партнерства для обучения 21-го века: общение, сотрудничество, критическое мышление и творчество.
Каковы 3 этапа планирования проекта?
Инициация, планирование, выполнение и закрытие — это этапы проекта.
Заключение
Инструменты и методы планирования проекта очень важны в процессе управления проектами, однако вклад человеческих ресурсов остается окончательным. Поэтому руководитель проекта должен обеспечить эффективное сотрудничество между собой и своей командой.
Статьи по теме
- Финансовое планирование: определение, сертификаты важности
- Бережливое производство: определение, методы, преимущества и недостатки
- Важность ресурсов для успеха любого бизнеса
- 4 способа построить корпоративную культуру в стартапе
- Программное обеспечение для планирования проектов: более 60 лучших программ 2023 года (бесплатные и платные варианты)
Часто задаваемые вопросы о планировании проекта
Каковы 5 этапов планирования проекта?
Управление проектами отображено в группах процессов и областях знаний Институтом управления проектами. Таким образом, пять ключевых групп процессов: инициирование, планирование, выполнение, мониторинг, контроль и закрытие
Каковы основные этапы планирования проекта?
- Создание и анализ бизнес-кейса.
- Выявление и встреча с заинтересованными сторонами для утверждения.
- Определить объем проекта.
- Установите цели и задачи проекта.
- Определить результаты проекта.
- Создайте расписание проекта и вехи.
- Постановка задач.
- Провести оценку рисков
Как вы будете выбирать проект?
- Убедитесь, что проект соответствует вашей организационной стратегии. …
- Определите чемпиона проекта. …
- Провести организационную или экологическую оценку. …
- Оцените свои ресурсы. …
- Определите свои параметры успеха
Каковы основные критерии выбора проекта?
- Временная стоимость денег.
- Приведенная стоимость.
- Будущая стоимость.
- Соотношение текущей стоимости и будущей стоимости
Что включает в себя планирование проекта?
Типичный план проекта состоит из технического задания, списка ресурсов, структуры разбивки работ, графика проекта и плана рисков. Объем включает бизнес-потребность и бизнес-проблему, цели проекта, результаты и ключевые вехи. Кроме того, базовые планы проекта устанавливаются в плане проекта.
