План управления проектом предоставляет заинтересованным сторонам и конечным пользователям дорожную карту для выполнения будущего проекта. Хотя сборка требует времени, конечный результат того стоит. Это помогает снизить риски, создать заинтересованность, собрать опыт вашей команды, согласовать коммуникацию и обеспечить доступность ресурсов. В этом руководстве описывается, что такое план управления проектом, этапы, его пример и преимущества, а также предлагается простое пошаговое руководство по его созданию.
Что такое план управления проектом?
План управления проектом представляет собой набор документов, в которых подробно описывается, как, когда и что, если будет выполняться проект. В нем описывается ценностное предложение проекта, этапы выполнения, ресурсы, средства коммуникации и протоколы, риски, заинтересованных сторон (и их обязанности) и результаты. Его материалы включают резюме, диаграммы Ганта и командные диаграммы, оценка риска, и подпланы для связи и Управление ресурсами.
Для чего используется план управления проектом?
Хорошо написанный, хорошо структурированный план проекта — единственный способ получить полное представление о вашем проекте.
В отличие от Устава проекта, который представляет собой высокоуровневую стратегию программы, ваш план управления проектом разлагает эту высокоуровневую перспективу на практическую повседневную работу вашего проекта, охватывая все, что вы должны сделать, чтобы выполнить поставленные задачи. цели вашего проекта.
Все, от сроков до бюджетов, ресурсов до результатов и многого другого, будет подробно описано в комплексном плане проекта, предоставляя вам дорожную карту того, что необходимо решить, которую вы можете использовать для управления и оценки вашего проекта.
Важность планирования управления проектом
Каждый превосходный проект требует тщательного планирования.
менеджер проекта, у вас будет много на вашей тарелке в любой момент времени. Ваш план проекта устраняет догадки, демонстрируя, на чем именно вы должны сосредоточиться на каждом этапе пути; куда следует направить ваши ресурсы и внимание; и на что следует обращать внимание, чтобы не задержаться или выйти за рамки бюджета.
Работа, которую вы выполняете заранее при разработке плана проекта, сослужит вам хорошую службу на протяжении всего жизненного цикла проекта, позволяя вам полностью сосредоточить свои усилия на достижении результатов, а не на попытках выяснить, что делать дальше.
Вот пять преимуществ, демонстрирующих важность планирования управления проектами.
№1. Он обеспечивает отправную точку для вашего проекта.
На основе утвержденного устава проекта в вашем плане проекта будут описаны согласованные объем, сроки и бюджет вашего проекта.
Как только эти базовые планы будут определены, указаны и приняты спонсором проекта, вы сможете сравнить фактический прогресс вашего проекта с прогнозируемым прогрессом.
Это чрезвычайно полезно, поскольку означает, что независимо от того, на какой стадии вашего проекта вы находитесь, вы можете быстро оценить, выполняете ли вы задуманное — и что вам нужно сделать, чтобы исправить курс, если это не так.
№ 2. Это обеспечивает согласованность проекта (и устраняет путаницу).
Никаких сюрпризов или тревог: ваш проект описан в плане проекта, и все знают, чего ожидать и когда.
В то время как ваш устав проекта гарантирует, что вы, ваши заинтересованные стороны и проектная группа находитесь на одной странице, ваш точный план проекта гарантирует, что не будет места для ошибок или путаницы, намечая точные сроки выполнения и результаты, чтобы каждый мог планировать соответствующим образом. .
№3. Он полностью определяет масштаб проекта.
Еще одним преимуществом выравнивания является то, что оно предотвращает расползание области действия. Легко обнаружить элементы, выходящие за рамки, когда ожидания ваших заинтересованных сторон и все согласованные результаты четко прописаны в документе плана проекта.
И, что еще более важно, это облегчает их решение. Это потому, что у вас есть письменный документ или лист планирования проекта, на который можно ссылаться во время разговоров, поэтому всем напоминают о том, с чем они изначально согласились, и нет недоразумений относительно того, что входит (или не входит) в рамки проекта.
№ 4. Это позволяет лучше управлять проектами с точки зрения ресурсов.
Когда вы начинаете разбивать трудозатраты проекта на управляемые части, такие как конечные результаты, этапы и задачи, становится намного проще увидеть, какие ресурсы вам действительно потребуются для его выполнения.
Опять же, хотя вы, возможно, начали формулировать это на базовом уровне в своем уставе проекта, именно в плане проекта вы более конкретно определяете, как вы собираетесь использовать имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы.
№ 5. Это повышает доверие к вашему проекту.
Подробный план проекта может помочь убедить вашего спонсора проекта, заинтересованные стороны и проектную команду (и, будем честны, вас, если у вас действительно ужасный день) в том, куда вы направляетесь и почему.
Поскольку он позволяет каждому понять, как вся работа объединяется для достижения целей проекта и, как следствие, целей организации, ваш план проекта повышает уверенность в вашем лидерстве как руководителя проекта.
Что нужно знать перед написанием плана проекта
Потратьте несколько минут на подготовку, прежде чем приступить к составлению плана. Определение того, что поставлено на карту, если проект потерпит неудачу, определение этапов, необходимых для успешного завершения, выбор ключевых специалистов для завершения вашего проекта, выбор и подписка на инструменты, которые сделают процесс создания плана простым и эффективным, а также определение конечного бенефициара ваш проект — все примеры того, как это сделать. Каждый из этих подготовительных процессов более подробно обсуждается ниже.
№1. Оценка риска отказа
Определение того, что произойдет, если проект не будет успешно завершен, может помочь вам позже, когда вы вдохновите свою команду исполнителей и разработаете свой план и ценностное предложение для вашего проекта. Эта точка зрения подчеркивает важность участия каждой заинтересованной стороны.
№ 2. Определение вех
Определение вех, за которые они будут нести ответственность, — это один из способов убедиться, что вы выбираете правильных членов команды для разработки и выполнения плана. После того, как вехи определены, вы можете определить необходимый опыт, а затем талант, который обладает этим навыком.
№3. Выявление талантов
Крайне важно получить опыт от членов команды, которые будут реализовывать вашу стратегию по мере ее создания. Это может означать разницу между успехом и провалом вашего проекта. Выявление этих заинтересованных сторон теперь позволяет вам вовлекать их в процесс планирования на более ранних этапах, что приводит к большему коллективному знанию.
№ 4. Выбор инструмента
Вам нужно будет использовать диаграммы, графики и отчеты для записи соответствующей информации при планировании вашего проекта. Приложения для графического дизайна, такие как Canva и Программное обеспечение для управления проектами может быть полезным
№ 5. Идентификация бенефициара или конечного пользователя
Ничто так не подготовит вас к успешному завершению проекта, как понимание того, что конечный пользователь или бенефициар проекта требует от конечного результата. Понимание этого требует понимания конечного пользователя или получателя. Прежде чем вы начнете планировать проект, который повлияет на них и, возможно, порадует их, найдите время, чтобы выслушать их потребности, цели и надежды.
Как создать план управления проектом
Сейчас мы находимся в процессе разработки стратегии управления проектом, которая включает следующие этапы:
Шаг 1. Создание шаблона высокого уровня для планирования проекта
Что План проекта выглядеть в вашей организации? При разработке стратегии проекта рекомендуется начать с любых существующих ресурсов, которые можно использовать в качестве справочных, таких как примеры плана проекта или шаблоны плана проекта.
Используйте любые ресурсы, которые есть в вашей фирме, такие как высокоуровневый шаблон для планирования проекта, электронную таблицу планирования проекта, типовые планы или календарь для подготовки проекта.
Шаг 2. Определите цель вашего проекта
Существует множество бесплатных шаблонов и образцов, которые помогут вам в подготовке, но не забывайте использовать тот, который подходит для вашего типа проекта.
Ваш план управления проектом должен быть адаптирован к специфике вашего проекта, персоналу и требованиям. Планы ИТ-проектов по развертыванию нового оборудования, например, совершенно определенно будут отличаться от планов гибких проектов, которые почти наверняка будут отличаться от более обширных стратегических планов проектов.
Диаграммы Ганта, списки задач и другие аспекты управления проектами могут помочь вам в обеспечении эффективности вашей стратегии.
Шаг 3. Определите все заинтересованные стороны
После того, как вы завершили обзор своего проекта, вы должны определить основные заинтересованные стороны в успехе проекта. В результате очень важно собрать все ваши требования. После сбора этой информации вы должны определить объем проекта для каждой заинтересованной стороны и указать конкретные результаты. Хороший навыки общения необходимы для освоения этого этапа управления проектами.
Шаг №4. Получите обратную связь от ваших клиентов, заинтересованных сторон проекта и членов команды
Когда придет время, стратегия, разработанная в вакууме, с меньшей вероятностью получит поддержку, в которой она нуждается. Если вы вовлечете своих заинтересованных лиц в процесс планирования проекта, они почувствуют себя более вовлеченными, и это задаст тон для интегрированной командной атмосферы, которая пойдет на пользу вашему проекту.
При разработке плана проекта не забудьте получить отзывы от главных героев проекта, будь то на совещании по планированию, сеансе мозгового штурма или интервью один на один. Кроме того, в качестве дополнительного бонуса? Это хорошая возможность продолжить строить отношения с важными заинтересованными сторонами, которые вы начали на протяжении всего периода работы с заинтересованными сторонами, уставом и анализом проекта.
Шаг № 5. Любое предыдущее планирование управления проектом, которое вы сделали, должно быть включено
Если вы уже завершили этапы 1–5 планирования проекта, вам следует включить результаты этих этапов, а также любые исследования, которые вы провели до этого момента, в свой план управления проектом.
Свод знаний и стандартов по управлению проектами Института управления проектами рекомендует следующие стратегии управления проектами:
- План управления содержанием
- План управления требованиями
- Стратегия тайм-менеджмента
- Стратегия сокращения затрат
- План контроля качества
- Стратегия управления ресурсами
- Стратегия управления коммуникациями.
- Стратегия управления рисками
- Ассоциация стратегия закупок
- Стратегия взаимодействия с заинтересованными сторонами
Даже если они не записаны исчерпывающе, каждую из этих тем следует рассмотреть в какой-то момент во время планирования управления проектом.
Шаг №6. Выберите центральное место для вашей стратегии управления проектами
Ваш план управления проектом, включая устав проекта, должен храниться централизованно, чтобы он был немедленно доступен для всех вовлеченных сторон, включая заинтересованные стороны, членов команды, руководство и клиентов.
Чем управление проектами отличается от финансового управления?
Управление проектами охватывает все процессы, необходимые для управления проектом от его начала до его завершения, обеспечивая удовлетворение организационных целей и требований заинтересованных сторон.
Финансовый менеджмент связан с управлением ресурсами и финансовыми операциями с целью увеличения прибыли при максимально быстром и удовлетворительном достижении целей организации и заинтересованных сторон.
Каковы 5 компонентов плана управления проектом?
Пять основных фаз процесса управления проектами заключаются в следующем:
- Инициирование проекта.
- Планирование проекта.
- Выполнение проекта.
- Мониторинг и контроль проектов.
- Закрытие проекта.
Как создать план управления проектом?
В состав стратегии управления проектом входят:
- Шаг 1: Определите цель проекта.
- Шаг 2: Наметьте масштаб
- Шаг 3: Разработайте схему или план.
- Шаг 4: Поделитесь этой первоначальной идеей со своей командой.
- Шаг 5: Завершите свой план
- Шаг 6. Используйте диаграмму Ганта, чтобы все было организовано
- Шаг 7: Распространите свой план управления проектом.
Какова основная цель плана управления проектом?
Цель плана управления проектом — служить руководством для этапов выполнения и контроля. План проекта содержит всю информацию, необходимую для этапа выполнения, включая цели проекта, задачи, объем работ, вехи, риски и ресурсы.
Что такое формат плана проекта?
Шаблон плана проекта — это документ, устанавливающий согласованный формат плана проекта. Он часто включает список важных аспектов проекта, таких как заинтересованные стороны, объем, сроки, предполагаемая стоимость и механизмы коммуникации. Как правило, менеджер проекта перечисляет информацию в зависимости от задачи.
Какова структура плана проекта?
Описание работ, список ресурсов, структура распределения работ, расписание проекта и план рисков являются общими компонентами плана проекта. Одним из важных критериев успеха проектов является наличие хорошо разработанного плана проекта.
Является ли диаграмма Ганта планом проекта?
Диаграмма Ганта — это горизонтальная гистограмма, которая используется в управлении проектами для визуальной иллюстрации хода выполнения плана проекта во времени. Диаграммы Ганта часто иллюстрируют сроки и статус каждого элемента в проекте, а также ответственных за них.
Из чего состоит хороший план проекта?
Процесс определения целей и объема работ, целей и контрольных точек (результатов), а также назначения задач и бюджетных ресурсов для каждого этапа называется планированием проекта. Хорошим планом легко поделиться со всеми заинтересованными сторонами, и он приносит наибольшую пользу, если его регулярно проверять.
Что такое контрольный список плана проекта?
Контрольный список проекта — это список шагов, необходимых для успешного завершения проекта. Эти шаги сосредоточены на этапах планирования и настройки. Использование контрольного списка помогает командам надлежащим образом подготовиться к будущей работе над проектом.
Заключение
Первым важным шагом в обеспечении отличного выполнения и завершения проекта является разработка плана управления проектом. Без этого вы рискуете срывом проекта, перерасходом средств, нереализованным ценностным предложением и потенциально недовольными конечными пользователями. Он обеспечивает поддержку, доступность ресурсов, соблюдение бюджета, высококачественную и квалифицированную окончательную доставку и удовлетворенного конечного пользователя. Мы надеемся, что это руководство поможет вам воспользоваться всеми этими преимуществами.
Статьи по теме
- Управление стоимостью проекта: как создать план управления стоимостью
- Что такое управление рисками проекта? Этапы создания плана оценки рисков
- Управление содержанием проекта: примеры определения и плана управления содержанием
- Руководство по планированию управления качеством проекта (инструменты и программное обеспечение)
Рекомендации
