Planejar a execução de um projeto sem ferramentas e técnicas adequadas como seu recurso pode ser uma tarefa árdua. Como gerente de projeto, conhecer o método correto a ser empregado no processo de planejamento garante seu ótimo desempenho no alcance dos objetivos do projeto.
Neste artigo, discutimos o processo de planejamento de recursos, ferramentas e técnicas para guiá-lo para um gerenciamento de projetos eficaz.
O que é planejamento de projetos?
O planejamento do projeto é uma disciplina para determinar como executar um projeto dentro de um cronograma especificado, com etapas e recursos definidos.
Processo de Planejamento do Projeto
A principal ferramenta para garantir que as atividades sejam realizadas no prazo é o processo de planejamento do projeto. Um plano é estabelecido para encontrar a abordagem mais eficaz para a conclusão para garantir que um projeto tenha a melhor probabilidade de sucesso e o menor risco de falha. Simplificando, o planejamento do projeto refere-se aos procedimentos para garantir que as atividades sejam realizadas com eficiência. Os líderes devem estar familiarizados com vários processos e ferramentas de planejamento de projetos para permitir a comunicação entre os membros da equipe.
Um conjunto de quatro processos no planejamento do projeto garante que as tarefas sejam concluídas e o objetivo final seja alcançado. Os projetos são diferentes e distintos, e não há duas técnicas para executar um plano iguais. Embora as etapas principais de cada processo de planejamento de gerenciamento de projetos sejam idênticas, a forma como elas são realizadas pode variar. Como resultado, a introdução do projeto, o planejamento do projeto, a execução do projeto e o encerramento do projeto são os quatro processos de planejamento.
O processo de introdução do projeto começa com uma descrição do objetivo a ser alcançado. O processo de planejamento do projeto, que vem a seguir, garante que seus objetivos passem de uma vaga ideia para uma realidade concreta. As etapas são tomadas para levar um projeto à fase de execução, uma vez que os objetivos e metas tenham sido claramente definidos. O processo do ciclo de vida do planejamento do projeto é bem-sucedido somente quando todos os quatro estágios são concluídos.
Para ser bem-sucedido, o processo de planejamento do gerenciamento de projetos deve concluir tarefas, objetivos e metas. O problema ou tarefa central deve ser explicado durante o estágio inicial. Outro ponto a considerar é que todas as soluções viáveis e quaisquer perigos potenciais devem ser explorados. Este é o método mais eficaz para identificar potenciais iniciativas relacionadas ao projeto. Uma vez que o conceito original é decidido, uma equipe de planejamento do projeto é formada e as ferramentas para completar o projeto são escolhidas.
Recurso de planejamento do projeto
O recurso mais valioso no planejamento e execução de um projeto são as pessoas – a equipe do projeto. Dependendo do marcos, os projetos exigem conhecimentos exclusivos em pontos específicos do cronograma. Ao longo de um ano orçamentário, uma organização pode hospedar várias iniciativas estratégicas ao mesmo tempo. Isso implica que seu pessoal pode estar trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo. Alternativamente, um indivíduo pode partir de sua posição atual dentro de uma organização e ingressar em uma equipe de projeto devido a um determinado conjunto de habilidades.
Além disso, muitas iniciativas exigem habilidades e recursos que só podem ser obtidos por meio de contrato de trabalho ou terceirizados. Obter e direcionar esses recursos humanos, bem como controlar o cronograma do projeto, é vital para seu sucesso final.
É fundamental ter uma equipe de projeto de alto desempenho composta por indivíduos com habilidades técnicas e motivação para contribuir para o sucesso do projeto. Uma das muitas responsabilidades de um gerente de projeto é melhorar a capacidade de cada membro da equipe do projeto de contribuir para o projeto, ao mesmo tempo em que incentiva o crescimento e a realização pessoal. Simultaneamente, cada indivíduo deve colaborar com os outros compartilhando ideias para alcançar um objetivo comum.
Os recursos devem ser atribuídos a cada ação em sua lista de atividades. Primeiro, determine a disponibilidade dos recursos antes de atribuí-los ao seu projeto. As informações sobre a disponibilidade de recursos incluem quais recursos você pode utilizar ao planejar seu projeto e as condições sob as quais eles estão disponíveis. Lembre-se de que alguns recursos, como consultores, devem estar prontos com antecedência e podem estar disponíveis apenas em períodos específicos.
Planejamento Financeiro
As finanças são um recurso essencial no planejamento de projetos. Os planos financeiros incluem planos de gastos com base na taxa de gastos dependendo dos fundos disponíveis, planos de investimento de capital, planos de lucro e retenção e utilização de reservas gerenciais.
Ferramentas e Técnicas de Planejamento de Projetos
É fundamental escolher a técnica correta, pois ela determina se um projeto terá sucesso ou falhará. E, como não existe uma estratégia única que funcione para todos os tipos, tamanhos ou setores, você deve dedicar algum tempo e esforço para selecionar as melhores técnicas ou ferramentas de planejamento de projetos para sua situação. Mais importante ainda, você deve conhecer as etapas para selecionar as melhores ferramentas e técnicas para o planejamento de recursos do seu projeto.
Considere os seguintes passos:
#1. Classifique os fatores do seu projeto por quão simples ou complexos eles são
Isso inclui o projeto em si, o cliente, recursos, limitações (como apetite ao risco), cronograma, ferramentas e pessoas. Faça uma lista desses fatores e categorize-os de acordo com o quão simples ou complexos eles são.
#2. Determine se o seu local de trabalho é rígido ou flexível.
Uma técnica ágil pode ser benéfica se você trabalha em um local de trabalho dinâmico, onde há desejo de evolução e mudança. Talvez seja melhor usar uma estratégia Waterfall se estiver trabalhando com necessidades, cronogramas e orçamentos muito específicos.
Além disso, examine suas restrições e perigos juntamente com este exame de sua flexibilidade. Além disso, implemente métodos que permitam que suas equipes ajustem seus projetos perfeitamente dentro dos limites organizacionais, minimizando os principais riscos
#3. Pense no que lhe dá mais impulso para o seu dinheiro.
Pergunte sobre o que oferece mais valor para o cliente (ou a parte interessada, ou o usuário final). Faça uma lista de seus requisitos e utilize-a para determinar o melhor método de trabalho para atingir esses requisitos.
Se seus clientes fizerem solicitações com frequência e anteciparem atualizações e modificações contínuas, por exemplo, uma técnica iterativa com ciclos curtos fará com que eles sintam que estão obtendo maior valor. Essa metodologia ajudará você a agregar valor e manter fortes conexões com os clientes.
#4. Aproveite ao máximo os objetivos da sua empresa,
Para ajudá-lo a escolher as técnicas de planejamento de projeto adequadas, use as metas ou objetivos do projeto que você já definiu como equipe ou organização. Claramente, seus métodos devem ser uma maneira de alcançar seus objetivos – o método ideal é aquele que o leva mais diretamente aos seus objetivos estratégicos com os maiores ganhos e o menor impacto negativo.
#5. Faça uma lista dos valores da sua empresa e da sua equipe.
Finalmente, e mais importante, examine seus valores. No final das contas, as técnicas são executadas por pessoas – pessoas com seus hábitos, pontos de vista e valores. Em vez de impor uma técnica moderna a seus funcionários, considere como eles pensam, se relacionam e operam para criar uma que seja uma combinação natural.
Na maioria das vezes, os valores de sua empresa e equipe podem ajudar a desenvolver uma técnica verdadeiramente sustentável que é menos uma norma teórica e mais uma maneira de atuar sistematicamente em processos vivos e respiratórios que são mais fáceis de sustentar ao longo do tempo.
Lembre-se, no entanto, que nenhuma técnica é superior a outra. Tudo depende de quão bem ela se alinha com os objetivos e valores da organização e os limites que a equipe do projeto deve superar. Além disso, as necessidades das partes interessadas, os riscos envolvidos e o tamanho, custo e complexidade do projeto.
Técnicas
#1. Scrum
Scrum é uma técnica de planejamento de projetos que apresenta conceitos e processos para aumentar a qualidade da entrega. É um dos frameworks mais populares e diretos para colocar ideias ágeis em realidade em desenvolvimento de software. Na realidade, Scrum trata de capacitar uma equipe autogerenciada para entregar e definir papéis e deveres para estabelecer uma tensão saudável entre fornecer o item certo, da maneira certa, o mais rápido possível.
Além disso, o Scrum visa aumentar a comunicação, o trabalho em equipe e o ritmo de desenvolvimento. Se você ouvir termos como sprints, scrums, backlogs e burndowns, geralmente é porque eles estão falando sobre Scrum ou uma variante dele.
#2. Kanban
Outra das técnicas de planejamento de projetos é o Kanban. É uma técnica de gerenciamento de projetos baseada em conceitos Lean e um processo bem definido para aumentar a eficiência. É muito parecido com o Scrum, pois trata-se de entregar com frequência e cedo com uma equipe colaborativa e autogerenciada. O Kanban, por outro lado, é uma transformação mais evolutiva do que o Scrum, proporcionando uma entrada mais fácil no ambiente Ágil por ser menos prescritivo.
A técnica Kanban é leve, flexível e desprovida de funções pré-definidas. Seu único objetivo é melhorar ao longo do tempo, concentrando a atenção da equipe nas coisas que realmente importam. Visualizar o fluxo de trabalho, limitar o trabalho em andamento, quantificar o lead time, tornar as políticas de processo explícitas e analisar continuamente o potencial de melhoria estão entre os princípios básicos.
Seguindo em frente, o Kanban é ideal para trabalhos que exigem resultados consistentes, como fabricação ou suporte e manutenção. Também pode ser uma ferramenta útil no mundo das agências porque é mais adaptável às mudanças e os clientes gostam de mudar de ideia com frequência. Esta técnica é uma alternativa mais simples ao Scrum se você quer “fazer Agile”, mas não quer ser excessivamente rigoroso.
#3. Método do caminho crítico
As indústrias de construção, desenvolvimento de software e engenharia empregam essa técnica para modelar e programar o planejamento de projetos. Usando essa técnica, você determina as atividades necessárias para concluir um projeto, o tempo que cada uma levará, as dependências entre elas e suas entregas ou marcos.
Eles são para calcular os caminhos mais longos e rápidos para concluir seu projeto, o que ajuda você a entender as principais atividades do projeto - que podem ser adiadas sem afetar seus marcos.
#4. PERT
A Técnica de Avaliação e Revisão do Programa é uma técnica de estimativa. Quando as estimativas de tarefas/atividades individuais são desconhecidas, ele usa uma média ponderada de estimativas otimistas, pessimistas e mais prováveis. Como resultado, o PERT é uma forma de avaliar e estimar a quantidade de tempo para realizar uma tarefa.
Isso é semelhante a uma estimativa de três pontos, mas dará à estimativa mais provável um peso maior. A consideração da estimativa de incerteza e risco pode aumentar a precisão das previsões de duração de tarefa de ponto único. A técnica de avaliação e revisão do programa deu origem a este conceito (PERT). Para definir um intervalo aproximado para a duração de uma tarefa, o PERT usa três estimativas:
Estimativa mais provável (M): Essa estimativa é baseada na duração da tarefa, bem como nos recursos que provavelmente serão atribuídos. Novamente, sua produtividade, expectativas realistas de disponibilidade para a atividade e interrupções.
Otimista (O): A duração da tarefa é determinada por um estudo do melhor cenário da tarefa. Isso informará quanto tempo a tarefa levará no menor tempo possível.
Pessimista (P): A duração da tarefa é determinada pela análise do pior cenário da tarefa. Isso revela ainda mais a quantidade máxima de tempo que uma tarefa pode levar.
#5. Magro
A técnica enxuta é uma abordagem de planejamento de projeto que enfatiza a eficiência. O Lean é famoso como o “Padrinho” do Agile porque se concentra em fazer mais com menos. Começa por encontrar valor e depois maximizá-lo através da melhoria contínua, que inclui melhorar o fluxo de valor e reduzir o desperdício.
É mais um tópico com ideais do que um sistema que diz como fazer as coisas. Ele propõe que tratar as três disfunções geradoras de resíduos conhecidas como '3Ms' pode ajudá-lo a fazer mais com menos.
O Lean visa mudar a maneira como trabalhamos para que possamos nos concentrar apenas na entrega de valor. Trata-se de mudar o foco de tecnologias, ativos e divisões verticais individuais para fluxos de valor completos que fluem horizontalmente entre tecnologias, ativos e departamentos para os clientes.
Ao analisar seu processo de planejamento de projetos, adotar uma mentalidade enxuta pode ser benéfico. Considere como você pode reduzir seu processo de planejamento de projeto aos fundamentos centrais que agregam valor enquanto elimina os elementos estranhos ou a maneira como você sempre fez as coisas, e você estará pensando em Lean.
Qual é o papel do planejamento de projetos?
Antes que alguém aloque funções para o projeto e a equipe comece a executar o plano, o planejamento do projeto envolve o mapeamento completo e a organização das metas, tarefas, cronogramas e recursos do projeto. Com um excelente planejamento de projeto, você pode praticamente eliminar todos os problemas que resultam no fracasso do projeto.
Quais são as 4 partes principais de um plano de projeto?
As necessidades do projeto, sua visão subjacente, seus objetivos quantificáveis, entregas e as ações que podem e não podem ser executadas para garantir sua conclusão bem-sucedida estão todos incluídos no escopo do projeto.
Quais são os 6 P's no projeto
Eles consistem em um método, pessoas, competência, zelo, paciência e excelência.
Qual é o primeiro passo no planejamento do projeto?
A fase inicial de iniciar um novo projeto é chamada de iniciação do projeto. Você decide por que está iniciando o projeto e qual valor comercial ele fornecerá na fase de iniciação do projeto. Em seguida, você usa esse conhecimento para obter o apoio das principais partes interessadas.
Qual é o processo de planejamento?
O processo de planejamento é um procedimento usado para gerar metas, projetar tarefas para atingir metas, identificar recursos necessários, estabelecer um cronograma, decidir sobre rastreamento e avaliação, finalizar o plano e compartilhar o plano com a equipe.
Quais são os 4 C's em gerenciamento de projetos?
Para resolver esse problema, o PBL se desenvolveu em um novo Padrão de Ouro que inclui os “Quatro Cs” da Parceria para o Aprendizado do Século 21: comunicação, colaboração, pensamento crítico e criatividade.
Quais são as 3 etapas no planejamento do projeto?
Iniciação, planejamento, execução e encerramento são as etapas de um projeto.
Conclusão
As ferramentas e técnicas de planejamento de projetos são bastante importantes no processo de gerenciamento de projetos, no entanto, a contribuição do recurso humano continua sendo a última. Portanto, um gerente de projeto deve garantir uma colaboração efetiva entre ele e sua equipe.
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Perguntas frequentes sobre planejamento de projetos
Quais são as 5 etapas do planejamento do projeto?
O gerenciamento de projetos é mapeado em grupos de processos e áreas de conhecimento pelo Project Management Institute. Os cinco grupos de processos chave são assim; iniciar, planejar, executar, monitorar e controlar e encerrar
Quais são os passos básicos no planejamento de projetos?
- Criar e analisar casos de negócios.
- Identificar e conhecer as partes interessadas para aprovação.
- Defina o Escopo do Projeto.
- Definir metas e objetivos do projeto.
- Determinar as entregas do projeto.
- Criar cronograma e marcos do projeto.
- Atribuição de Tarefas.
- Realizar avaliação de risco
Como você selecionará um projeto?
- Certifique-se de que o projeto esteja alinhado com sua estratégia organizacional. …
- Identifique um campeão do projeto. …
- Realizar uma avaliação organizacional ou ambiental. …
- Avalie seus recursos. …
- Identifique seus parâmetros para o sucesso
Quais são os principais critérios para selecionar um projeto?
- Valor do Dinheiro no Tempo.
- Valor presente.
- Valor futuro.
- Valor Presente e Relacionamento de Valor Futuro
O que o planejamento do projeto inclui?
Um plano de projeto típico consiste em uma declaração de trabalho, uma lista de recursos, uma estrutura analítica do projeto, um cronograma do projeto e um plano de risco. O escopo inclui a necessidade de negócios e o problema de negócios, os objetivos do projeto, as entregas e os principais marcos. Além disso, as linhas de base do projeto são estabelecidas no plano do projeto
