Um plano de gerenciamento de projeto fornece às partes interessadas e usuários finais um roteiro para a execução de um projeto futuro. Embora a montagem leve tempo, o resultado final vale a pena. Ele auxilia na redução de riscos, criando adesão, reunindo a experiência de sua equipe, alinhando a comunicação e garantindo a disponibilidade de recursos. Este guia descreve o que é um plano de gerenciamento de projeto, as fases envolvidas, seu exemplo e seus benefícios e oferece um guia passo a passo fácil sobre como criar um.
O que é um plano de gerenciamento de projeto?
Um plano de gerenciamento de projeto é uma coleção de documentos que detalham como, quando e quais são da execução do projeto. Descreve a proposta de valor do projeto, fases de execução, recursos, ferramentas e protocolos de comunicação, riscos, partes interessadas (e suas responsabilidades) e entregas. Seus materiais incluem um sumário executivo, gráficos de Gantt e de equipe, avaliação de risco, e subplanos de comunicação e gestão de recursos.
Para que serve um plano de gerenciamento de projetos?
Um documento de plano de projeto bem escrito e bem estruturado é a única maneira de obter uma compreensão completa do seu projeto.
Em contraste com o termo de abertura do projeto, que é uma estratégia de alto nível para o programa, seu plano de gerenciamento de projeto desconstrói essa perspectiva de alto nível na operação prática do dia a dia de seu projeto, abrangendo tudo o que você deve fazer para atender os objetivos do seu projeto.
Tudo, desde cronogramas a orçamentos, recursos a entregas e muito mais, será detalhado em um plano de projeto abrangente, fornecendo a você um roteiro do que deve ser abordado, que você pode usar para gerenciar e avaliar seu projeto.
A importância do planejamento do gerenciamento de projetos
Há muito planejamento envolvido em todo projeto excelente.
Como um gerente de projeto, você terá muito em seu prato a qualquer momento. Seu plano de projeto elimina a adivinhação, demonstrando exatamente o que você deve focar em cada etapa do caminho; para onde seus recursos e atenção devem ser direcionados; e o que você deve estar atento para garantir que as coisas não atrasem ou excedam o orçamento.
O trabalho que você realiza antecipadamente no desenvolvimento de um plano de projeto o ajudará durante todo o ciclo de vida do projeto, permitindo que você concentre seus esforços inteiramente na entrega de resultados, em vez de tentar descobrir o que fazer a seguir.
Aqui estão cinco vantagens que demonstram a importância do planejamento de gerenciamento de projetos.
#1. Ele fornece um ponto de partida para o seu projeto.
Com base no termo de abertura do projeto autorizado, seu plano de projeto descreverá o escopo, prazo e orçamento acordados para seu projeto.
Uma vez que essas linhas de base tenham sido determinadas, especificadas e aceitas pelo patrocinador do projeto, você poderá comparar o progresso real de seu projeto com o progresso previsto.
Isso é extremamente útil, pois significa que, não importa em que estágio do projeto você esteja, você pode avaliar rapidamente se está entregando conforme o planejado — e o que precisa fazer para corrigir o curso, caso não esteja.
#2. Ele garante o alinhamento do projeto (e elimina a confusão).
Sem surpresas ou alarmes: com seu projeto descrito em um plano de projeto, todos sabem o que antecipar e quando.
Enquanto o termo de abertura do projeto garante que você, as partes interessadas e a equipe do projeto estejam todos na mesma página, seu plano de projeto preciso garante que não haja espaço para erros ou confusão, descrevendo as datas exatas de entrega e entregas para que todos possam planejar adequadamente .
#3. Ele define completamente o escopo do projeto.
Outra vantagem do alinhamento é que ele evita o aumento do escopo. É fácil descobrir itens fora do escopo quando as expectativas das partes interessadas e todas as entregas acordadas estão claramente escritas no documento do plano do projeto.
E, talvez mais importante, torna mais fácil resolvê-los. Isso porque você tem um documento escrito ou planilha de planejamento do projeto para consultar durante as conversas, para que todos sejam lembrados do que concordaram inicialmente e não há mal-entendidos sobre o que está dentro (ou fora) do escopo do projeto.
#4. Ele permite um gerenciamento de projetos com melhores recursos.
Quando você começa a dividir o trabalho do projeto em partes gerenciáveis, como entregas, marcos e tarefas, fica muito mais fácil ver que tipo de recursos você realmente precisa para realizá-lo.
Novamente, embora você possa ter começado a articular isso em um nível básico no termo de abertura do projeto, é no plano do projeto que você se torna mais específico sobre como pretende usar os recursos à sua disposição.
#5. Aumenta a confiança do seu projeto.
Um plano de projeto detalhado pode ajudar a tranquilizar o patrocinador do projeto, as partes interessadas e a equipe do projeto (e, sejamos honestos, você, se estiver tendo um dia realmente ruim) de para onde está indo e por quê.
Por permitir que todos entendam como todo o trabalho se une para o progresso do projeto - e, por implicação, os objetivos da organização, seu documento de plano de projeto aumenta a confiança em sua liderança como gerente de projeto.
Coisas que você precisa saber antes de escrever um plano de projeto
Reserve alguns minutos para se preparar antes de começar a elaborar seu plano. Definir o que está em jogo se o projeto falhar, identificar os marcos necessários para a conclusão bem-sucedida, selecionar os principais talentos para concluir seu projeto, selecionar e contratar as ferramentas que tornarão o processo de criação do plano fácil e eficiente e definir o beneficiário final do seu projeto são exemplos de como fazer isso. Cada um destes processos de preparação é discutido em maior detalhe abaixo.
#1. Avaliação de risco de falha
Definir o que aconteceria se o projeto não fosse concluído com sucesso pode ajudá-lo mais tarde, à medida que você inspira sua equipe de execução e desenvolve seu plano e a proposta de valor para seu projeto. Este ponto de vista enfatiza a importância da participação de cada parte interessada.
#2. Identificando marcos
Definir os marcos pelos quais eles serão responsáveis é um método para garantir que você selecione os membros certos da equipe para o desenho e execução do plano. Uma vez determinados os marcos, você pode identificar a experiência necessária e, em seguida, o talento que possui essa habilidade.
#3. Identificação de talentos
É fundamental obter experiência dos membros da equipe que executarão sua estratégia à medida que você a cria. Isso pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso do seu projeto. A identificação dessas partes interessadas agora permite envolvê-las no início do processo de planejamento, resultando em mais conhecimento coletivo.
#4. Escolhendo uma ferramenta
Você precisará usar tabelas, gráficos e relatórios para registrar as informações relevantes ao planejar seu projeto. Aplicativos de design gráfico, como Canva e software de gerenciamento de projetos pode ser útil.
#5. Identificando o Beneficiário ou Usuário Final
Nada pode prepará-lo para o sucesso da conclusão do projeto como entender o que o usuário final ou o beneficiário do projeto exige na entrega final. Entender isso requer compreensão do usuário final ou destinatário. Antes de começar a planejar um projeto que irá impactá-los e, talvez, encantá-los, reserve um tempo para ouvir suas necessidades, objetivos e esperanças.
Como criar um plano de gerenciamento de projetos
Estamos agora no processo de desenvolvimento de uma estratégia de gerenciamento de projetos, que inclui as seguintes etapas:
Passo 1. Crie um modelo de alto nível para planejamento de projeto
O que faz um plano de projeto parece em sua organização? Ao projetar uma estratégia de projeto, é uma boa ideia começar com quaisquer recursos existentes que possam ser usados como referência, como exemplos de plano de projeto ou modelos de plano de projeto.
Use todos os recursos que sua empresa possui, como um modelo de alto nível para planejamento de projeto, uma planilha de planejamento de projeto, planos modelo ou um calendário para preparação de projeto.
Passo 2. Defina o objetivo do seu projeto
Existem vários modelos e amostras gratuitos disponíveis para ajudá-lo em sua preparação, mas lembre-se de usar aquele que for apropriado para seu tipo de projeto.
Seu plano de gerenciamento de projetos deve ser adaptado às especificidades de seu projeto, equipe e demandas. Os planos de projetos de TI para lançamentos de novos equipamentos, por exemplo, certamente serão diferentes dos planos de projetos ágeis, que quase certamente serão diferentes dos planos de projetos estratégicos mais extensos.
Gráficos de Gantt, listas de tarefas e outros aspectos de gerenciamento de projetos podem ajudá-lo a garantir a eficácia de sua estratégia.
Etapa 3. Identifique todas as partes interessadas
Depois de concluir a visão geral do projeto, você deve identificar as principais partes interessadas no sucesso do projeto. Como resultado, é fundamental reunir todos os seus requisitos. Depois de coletar essas informações, você deve definir o escopo do projeto para cada parte interessada e especificar as entregas específicas. Bom habilidades de comunicação são essenciais para dominar esta etapa do gerenciamento de projetos.
Passo 4. Obtenha feedback de seus clientes, partes interessadas do projeto e membros da equipe
Quando chega a hora, uma estratégia projetada no vácuo tem menos probabilidade de receber o apoio de que precisa. Se você incluir as partes interessadas no processo de planejamento do projeto, elas se sentirão mais envolvidas e isso definirá o tom para uma atmosfera de equipe integrada que beneficiará seu projeto.
Ao desenvolver um plano de projeto, certifique-se de solicitar feedback dos personagens principais do projeto, seja por meio de uma reunião de planejamento, uma sessão de brainstorming ou uma entrevista individual. Além disso, como um bônus adicional? É uma boa oportunidade para continuar construindo relacionamentos com partes interessadas importantes que você iniciou ao longo do termo de abertura e análise das partes interessadas e do projeto.
Passo #5. Qualquer planejamento de gerenciamento de projeto anterior que você fez deve ser incluído
Se você já concluiu os estágios 1 a 5 do planejamento do projeto, inclua os resultados dessas etapas, bem como qualquer pesquisa realizada até este ponto, em seu plano de gerenciamento de projeto.
As seguintes estratégias de gerenciamento de projetos são recomendadas pelo Guia e Padrões do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos do Project Management Institute:
- Planejar o gerenciamento do escopo
- Planejar o gerenciamento de requisitos
- Uma estratégia para administrar o tempo
- Uma estratégia de redução de custos
- Planejar o controle de qualidade
- Uma estratégia para gerenciar recursos
- Uma estratégia para gerenciar as comunicações.
- Uma estratégia para a gestão de riscos
- A estratégia de compras
- Estratégia de alcance das partes interessadas
Mesmo que não sejam exaustivamente registrados, cada um desses tópicos deve ser abordado em algum momento durante o planejamento do gerenciamento do projeto.
Passo #6. Escolha um local central para sua estratégia de gerenciamento de projetos
Seu plano de gerenciamento do projeto, incluindo o termo de abertura do projeto, deve ser mantido de forma centralizada para que seja imediatamente acessível a todas as partes envolvidas, incluindo partes interessadas, membros da equipe, gerenciamento e clientes.
Como o gerenciamento de projetos é diferente do gerenciamento financeiro?
O gerenciamento de projetos abrange todos os processos necessários para gerenciar um projeto desde o início até a conclusão, garantindo que os objetivos organizacionais e as demandas das partes interessadas sejam atendidos.
A gestão financeira preocupa-se em administrar os recursos e as operações financeiras com o objetivo de aumentar o lucro e, ao mesmo tempo, atender aos objetivos da organização e das partes interessadas da forma mais rápida e satisfatória possível.
Quais são os 5 componentes do plano de gerenciamento do projeto?
As cinco fases básicas do processo de gerenciamento de projetos são as seguintes:
- Iniciação do projeto.
- Planejamento do projeto.
- Projeto de execução.
- Monitoramento e controle de projetos.
- Encerramento do projeto.
Como criar um plano de gerenciamento de projetos?
Incluídos em como construir uma estratégia de gerenciamento de projetos estão:
- Passo 1: Identificar o objetivo do projeto.
- Passo 2: Mapeie o escopo
- Passo 3: Desenvolva um esboço ou plano.
- Etapa 4: compartilhe essa ideia inicial com sua equipe.
- Etapa 5: finalize seu plano
- Passo 6: Use um gráfico de Gantt para manter as coisas organizadas
- Passo 7: Distribua seu plano de gerenciamento do projeto.
Qual é o objetivo principal de um plano de gerenciamento de projeto?
O objetivo de um plano de gerenciamento de projetos é servir de guia para as fases de execução e controle. O plano do projeto contém todas as informações necessárias para a fase de execução, incluindo as metas, objetivos, escopo do trabalho, marcos, riscos e recursos do projeto.
O que é um formato de plano de projeto?
Um modelo de plano de projeto é um documento que estabelece um formato consistente para um plano de projeto. Geralmente inclui uma lista dos aspectos importantes do projeto, como partes interessadas, escopo, datas, custo previsto e mecanismos de comunicação. Normalmente, o gerente de projeto lista as informações com base na tarefa.
Qual é a estrutura de um plano de projeto?
Uma declaração de trabalho, uma lista de recursos, uma estrutura analítica do projeto, um cronograma do projeto e um plano de riscos são componentes comuns de um plano de projeto. Um dos critérios de sucesso importantes para projetos é ter um plano de projeto bem desenvolvido.
Um gráfico de Gantt é um plano de projeto?
Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras horizontais usado no gerenciamento de projetos para ilustrar visualmente o progresso de um plano de projeto ao longo do tempo. Os gráficos de Gantt geralmente ilustram o tempo e o status de cada item do projeto, bem como quem é responsável por eles.
O que faz um bom plano de projeto?
O processo de definir seus objetivos e escopo, metas e marcos (entregas) e atribuir tarefas e recursos orçados para cada fase é conhecido como planejamento de projeto. Um bom plano é facilmente compartilhado com todos os envolvidos e é mais benéfico quando examinado regularmente.
O que é a lista de verificação do plano do projeto?
Uma lista de verificação do projeto é uma lista das etapas necessárias para concluir um projeto com sucesso. Essas etapas concentram-se nas fases de planejamento e configuração. O uso de uma lista de verificação ajuda as equipes a se prepararem adequadamente para o trabalho futuro do projeto.
ponto de partida
O primeiro passo crucial para garantir a execução e conclusão excelentes do projeto é desenvolver um plano de gerenciamento do projeto. Sem ele, você corre o risco de descarrilar o projeto, gastar demais, uma proposta de valor não atendida e usuários finais potencialmente insatisfeitos. Ele fornece adesão, disponibilidade de recursos, adesão ao orçamento, entrega final de alta qualidade e orientada por especialistas e um usuário final satisfeito. Esperamos que esta orientação o coloque no caminho certo para colher todos esses benefícios.
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Referências
