O que é uma fatura? Um guia detalhado

Como proprietário de uma empresa, você deve estar familiarizado com a papelada e os procedimentos cruciais que o conectam aos seus clientes e fornecedores. As faturas podem servir a diversos propósitos para as atividades internas e externas da sua empresa. Continue lendo para descobrir mais sobre como funciona uma fatura para empresas.

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento comercial com carimbo de data e hora, discrimina e registra uma transação entre um comprador e um vendedor. Se os bens ou serviços foram adquiridos a crédito, a fatura normalmente descreve os termos da transação e oferece informações sobre os vários métodos de pagamento disponíveis.

Exemplos de faturas incluem um recibo em papel, uma nota fiscal, uma nota de débito, uma fatura de venda ou um registro eletrônico online.

Os componentes básicos de uma fatura

Na frente da fatura, a fatura deve declarar que se trata de uma fatura. Geralmente possui uma identidade exclusiva conhecida como número da fatura, que é útil tanto para referência interna quanto externa. Na maioria dos casos, uma fatura inclui informações de contato do vendedor ou prestador de serviços no caso de um problema de faturamento.

#1. Termos

Uma fatura inclui condições de pagamento, bem como informações sobre descontos, detalhes de pagamento antecipado ou custos financeiros cobrados por pagamentos atrasados. Ele também exibe o custo unitário de um item, o número total de unidades compradas, frete, manuseio, remessa e encargos fiscais associados, bem como o valor total devido.

#2. Impressão e cronometragem

As empresas podem optar por enviar um extrato mensal de final de mês como fatura de todas as transações pendentes. Neste cenário, o extrato deverá declarar que não serão enviadas mais faturas. Historicamente, as faturas eram documentadas em papel, com inúmeras cópias feitas para que tanto o comprador quanto o vendedor tivessem um registro da transação.

As contas geradas por computador são agora extremamente prevalentes. Eles podem ser impressos sob demanda ou distribuídos a cada parte por e-mail. Os registros eletrônicos também facilitam a busca e classificação de transações por número, data, mercadorias ou cliente.

#3. Pró-forma

Uma fatura pró-forma é um projeto de nota fiscal fornecido aos compradores antes do envio ou entrega das mercadorias. Na maioria dos casos, a fatura descreverá os itens adquiridos, bem como outras informações cruciais, como peso de envio e taxas de transporte. As faturas pro forma são frequentemente utilizadas em transações internacionais, principalmente para fins aduaneiros de importação.

#4. Data de cobrança

A data da fatura é a hora e a data em que os itens foram faturados e a transação foi legalmente documentada. Como resultado, a data da fatura contém informações críticas de pagamento porque determina a duração do crédito e a data de vencimento da fatura. Isto é especialmente importante para empresas que fornecem crédito, como o net 30, que indica que o pagamento é exigido em 30 dias.

Da mesma forma, as organizações que permitem aos clientes devolver itens geralmente têm um prazo baseado em um determinado número de dias a partir da data da compra, conforme indicado na fatura.

#5. Fatura Eletrônica

As pessoas e as empresas têm achado mais fácil confiar na faturação eletrónica como alternativa ao papel desde o início da era da informática. O faturamento eletrônico, também conhecido como faturamento eletrônico, é um tipo de faturamento eletrônico que gera, salva e monitora documentos relacionados a transações entre as partes. Assim, garantindo que os requisitos de seus acordos sejam atendidos.

Faturas e recibos, pedidos de compra, notas de débito e crédito, condições e instruções de pagamento e recibos de remessa são exemplos de documentos eletrônicos. As contas digitais geralmente são entregues por e-mail, site ou aplicativo. Entre os benefícios estão os seguintes:

Persistência e resiliência a danos físicos
A pesquisa e a classificação de determinados nomes, palavras-chave ou datas são simplificadas.
maior capacidade de auditoria
A capacidade de imprimir ou reproduzir sob demanda
Recursos de coleta de dados e inteligência de negócios
Redução do consumo de papel

A faturação eletrónica abrange uma variedade de tecnologias e opções de entrada e é utilizada como uma palavra genérica para descrever qualquer meio de apresentar eletronicamente uma fatura a um cliente para pagamento. Para incentivar a aceitação e a eficiência, vários padrões de faturação eletrónica, como EDIFACT e UBL, foram estabelecidos em todo o mundo.

O que é factoring de fatura?

O factoring de faturamento envolve uma empresa que vende qualquer número de faturas pendentes a um fator por menos do que o valor devido. Em troca, a maior parte do valor da fatura – até 90% – é recebida dentro de alguns dias úteis, em vez de ter que esperar pelo prazo de 30, 60 ou 90 dias mencionado na fatura. Na maioria dos acordos de factoring, o fator assume a cobrança da fatura.

Quando a empresa de factoring recebe o pagamento integral da fatura, ela paga o saldo devido ao vendedor, mantendo uma porcentagem do valor total da fatura como receita.

Qual é o processo de factoring de faturas?

Uma transação comercial normal envolve uma empresa fazendo uma venda, criando uma fatura e enviando-a ao cliente. O comprador paga pela compra e a empresa recebe o dinheiro trinta, sessenta ou noventa dias após a entrega da mercadoria ou serviço, conforme especificado na fatura.

Mas e se a empresa se encontrar numa situação em que não possa esperar por uma série de razões? A empresa pode vender a fatura a terceiros que compre contas pendentes com desconto usando o factoring de faturas. O fator negocia o valor que está disposto a pagar e concorda com as modalidades de pagamento. Freqüentemente, uma parte do pagamento é feita antecipadamente, sendo o restante pago assim que o fator for cobrado.

Lembre-se de que nem todas as faturas são adequadas para factoring. A maioria dos fatores não comprará faturas já vencidas. Além disso, muitos não comprarão faturas com prazos de pagamento superiores a 90 dias.

Qual é a importância do factoring?

O factoring alivia problemas de fluxo de caixa durante um período de silêncio, especialmente para empresas com recursos limitados e consumidores que pagam lentamente. Quase todos os proprietários de pequenas empresas já experimentaram a ansiedade de não saber se conseguirão pagar a folha de pagamento ou cobrir outra obrigação comercial importante. A falta de dinheiro também pode impedir uma empresa de pagar atempadamente os seus próprios fornecedores ou de capitalizar uma oportunidade, como fazer parceria com uma nova grande loja a tempo para as férias ou crescer a nível mundial. As empresas que estão sem dinheiro não têm outra escolha senão tomar decisões de curto prazo que podem cortar ou limitar o potencial de longo prazo.

Os prós do factoring de faturas

Uma empresa pode buscar o factoring de faturas por vários motivos. Aqui estão cinco dos mais cruciais:

#1. O dinheiro é recebido rapidamente.

Empresas que operam com fatores de terceiros geralmente recebem uma quantia significativa do valor da fatura em poucos dias úteis – às vezes em até 24 horas. Esse fluxo de caixa consistente pode proporcionar às pequenas empresas, em particular, tranquilidade quanto à sua capacidade de lidar com necessidades de curto prazo.

#2. Remoção de uma distração potencial.

Os clientes que pagam lentamente – e, claro, aqueles com contas vencidas – podem ser um grande fardo, especialmente para as pequenas empresas. Se o proprietário precisar acompanhar uma fatura atrasada, esse tempo poderá ser gasto com outros clientes ou em atividades de maior valor. Se um departamento de contas a receber lida com cobranças, o tempo gasto para compensar um atraso no pagamento pode ter uma influência negativa no moral.

#3. As aprovações são concedidas mais rapidamente do que com empréstimos bancários.

Os empréstimos bancários ou linhas de crédito são absolutamente uma possibilidade de obtenção de dinheiro. Eles podem, no entanto, levar muito tempo para serem obtidos. E, no caso de muitas pequenas empresas, podem ser limitados a montantes que limitam o potencial de crescimento da empresa. O procedimento de aprovação para factoring de faturas é substancialmente mais rápido. E devido à natureza do contrato, os factores fornecem frequentemente mais dinheiro do que os bancos.

#4. O histórico de crédito pessoal do fundador é menos examinado.

Os empréstimos bancários baseiam-se frequentemente, em parte, na pontuação de crédito do fundador. Isto pode ser difícil para muitos proprietários de pequenas empresas, especialmente se o financiamento da empresa exigir o uso extensivo de cartão de crédito. Felizmente, o fator fatura está mais preocupado com a qualidade de crédito do consumidor que fez um pedido do que com a empresa cujas faturas ele está comprando.

#5. Ajudar as empresas a lidar com novos consumidores e contas importantes.

Alguns clientes muito grandes e confiáveis têm cronogramas de pagamento muito longos para pequenas empresas. A questão do atraso no pagamento pode impedir a sua capacidade de cumprir uma ordem significativa e potencialmente transformadora, como uma do governo ou de uma empresa Fortune 500. O factoring de faturas pode ajudá-los a atender a esses novos pedidos.

Os contras do factoring de faturas

O factoring tem várias desvantagens que uma empresa deve considerar antes de vender uma fatura a terceiros. A seguir estão algumas desvantagens:

#1. Requer um investimento significativo de tempo.

As empresas de factoring ocasionalmente oferecem factoring “spot” ou seletivo, o que significa que oferecem seus serviços por uma única fatura. No entanto, a maioria dos fornecedores de factoring apenas se envolve com organizações que estão dispostas a entregar a maior parte ou a totalidade das suas contas. Às vezes, é estabelecido um mínimo contratual e é cobrada uma taxa caso as faturas não cumpram esse mínimo.

#2. Pode ser caro.

Os custos de um fator, como os empréstimos bancários, são parcialmente determinados pelo risco percebido; entretanto, com o factoring, a avaliação de crédito é dos clientes de uma empresa, e não da própria empresa. Mesmo em circunstâncias em que o perigo de não pagamento é insignificante, os custos de um factor são normalmente vários pontos percentuais superiores à taxa de juro de um empréstimo bancário.

#3. O risco de pagamento não é transferido.

Trabalhar com um fator significa receber dinheiro mais cedo, mas não oferece proteção à empresa contra um consumidor inadimplente. Se uma fatura não for paga, a menos que um acordo de “sem recurso” esteja em vigor, a empresa vendedora deverá normalmente devolver o dinheiro adiantado pelo factor. No entanto, a inclusão desta cláusula aumenta o custo do acordo.

#4. Certas interações e impressões do cliente estão sujeitas a menos controle.

Na maioria dos acordos de factoring, o factor é responsável por garantir que a fatura seja paga. Isto faz parte do valor do factoring – menos um trabalho a ter em conta para uma empresa que vende uma fatura. No entanto, também implica que a empresa perde o controlo sobre a forma como as exigências de cobrança são tratadas. Um fator excessivamente agressivo, centrado nas suas próprias necessidades de curto prazo, pode ter um impacto negativo na percepção do cliente sobre a empresa da qual comprou. A presença de um fator também pode levar os clientes a acreditar que a empresa não possui os recursos necessários para conduzir os negócios.

Essas desvantagens são administráveis. Uma empresa, por exemplo, pode escolher o factoring secreto, no qual o factor se representa como parte do departamento financeiro da empresa. Alternativamente, pode optar por gerir as suas próprias atividades de cobrança de faturas, mesmo depois de a propriedade da fatura ter sido transferida para um fator. Isso é conhecido como factoring “CHOCC”, que significa “o cliente cuida do próprio controle de crédito”. No entanto, essas metodologias apresentam seu próprio conjunto de perigos.

O que é financiamento de fatura?

O financiamento por fatura é uma forma de contabilidade que permite às empresas tomar empréstimos contra suas contas a receber para ganhar dinheiro rapidamente. Uma corporação utiliza o financiamento por fatura para obter um empréstimo de uma empresa financeira usando uma fatura ou faturas como garantia.

Financiamento de faturas versus factoring de faturas: Tanto o financiamento de faturas quanto o factoring de faturas são métodos para gerar dinheiro a partir de faturas inadimplentes. O financiamento por fatura é semelhante a um empréstimo garantido padrão, pois especifica condições de pagamento e encargos de juros acumulados sobre saldos pendentes, mas o empréstimo é garantido por uma ou mais faturas. O dinheiro recebido pela empresa com o factoring de faturas não é na forma de empréstimo. Em vez disso, uma empresa de factoring, muitas vezes conhecida como fator, “compra” a fatura e é responsável pela sua cobrança.

Qual é o processo de financiamento de faturas?

Num acordo de financiamento por fatura, três partes estão envolvidas: a empresa que emite a fatura, o cliente que a recebe e o prestador de serviços financeiros. Para aproveitar ao máximo esse tipo de financiamento de contas a receber, a empresa deve negociar as condições com a financeira e esperar que seu cliente pague até a data de vencimento da fatura – ou antes.

Qual é a estrutura do financiamento da fatura?

Os acordos de financiamento por fatura são semelhantes aos empréstimos de curto prazo em alguns aspectos. Na sua forma mais básica, o financiamento por fatura seria baseado em uma única fatura, geralmente conhecida como conta a receber. Uma empresa financeira que atua como credora adianta dinheiro para a empresa proprietária da fatura, usando-a como garantia. Quando a empresa é paga, ela devolve o valor inicial do empréstimo à financeira, juntamente com os juros calculados com base no tempo de vigência do empréstimo.

Os prós e contras do financiamento por fatura

O financiamento por fatura pode ser extremamente benéfico para as empresas, permitindo-lhes continuar a funcionar durante períodos de fluxo de caixa limitado e buscar possibilidades potencialmente transformadoras. No entanto, tem certas desvantagens. Antes de escolher o financiamento por fatura, as equipes de gestão devem compreender os dois lados.

Prós

O financiamento por fatura oferece três vantagens principais, que são especialmente benéficas para novas empresas que podem enfrentar obstáculos devido ao seu estágio inicial de desenvolvimento e recursos limitados.

#1. Dinheiro rápido

Não é incomum que empresas de determinados setores voem alto em termos de vendas e lucros enquanto lutam contra o fluxo de caixa. O financiamento por fatura permite que empresas B2B recebam adiantamentos em dinheiro sobre receitas recebidas mas ainda não cobradas, frequentemente no prazo de 24 horas. Nestes casos, o financiamento por fatura pode aliviar as preocupações do proprietário relativamente ao fluxo de caixa e permitir que as equipas de gestão tomem iniciativas cruciais que, de outra forma, teriam de abandonar.

#2. Altamente útil em caso de emergência

Desastres naturais que causam danos ao inventário, uma interrupção envolvendo um grande fornecedor ou a falência de um cliente importante – eventos como estes podem rapidamente colocar as empresas em modo de sobrevivência. Se uma empresa enfrentar um destes perigos existenciais e não tiver muito dinheiro no banco, a liquidez rápida oferecida pelo financiamento por fatura pode salvar vidas.

#3. Processos de aprovação com contato relativamente leve

Muitas empresas pequenas e em desenvolvimento não possuem as pontuações de crédito necessárias para adquirir empréstimos bancários e linhas de crédito. Isto é menos importante para as organizações que oferecem financiamento por fatura porque estão mais preocupadas com as classificações de crédito dos clientes da empresa do que com o próprio negócio. Uma empresa que busca um adiantamento em dinheiro para suas faturas geralmente encontrará menos papelada e menos consultas.

Desvantagens

Além desses benefícios, as empresas devem reconhecer as três principais desvantagens do financiamento por fatura:

#1. Preço Alto

O financiamento por fatura é um método relativamente caro de levantar capital. As taxas de processamento e as taxas de juros semanais, ou fatores, podem resultar em APRs várias vezes mais altas do que uma empresa normalmente pagaria por um empréstimo bancário.

#2. A imprevisibilidade do custo final

Não é apenas que o financiamento por fatura seja mais caro do que muitos outros tipos de financiamento. Uma questão relacionada é que quando uma empresa celebra um contrato de financiamento de fatura, geralmente não tem ideia de qual será o custo final. O custo final é frequentemente determinado pela rapidez com que o cliente paga a fatura. Um atraso de pagamento maior do que o esperado pode anular qualquer lucro de uma venda.

#3. A aplicabilidade é limitada

Nem todas as empresas podem se beneficiar do financiamento por fatura. Uma empresa deve estar no setor B2B para que seu uso faça sentido. Também deve ter clientes com excelentes classificações de crédito e um histórico de pagamentos pontuais.

Para que serve uma fatura?

Uma fatura é um documento enviado por um vendedor a um comprador para solicitar o pagamento de bens ou serviços prestados. Ele acompanha os detalhes do produto ou serviço, os custos unitários, o valor total devido e os termos e condições acordados entre o vendedor e o comprador.

Uma fatura é um recibo?

Como as faturas e os recibos são emitidos em diferentes estágios do processo de vendas, eles desempenham funções diferentes. As faturas são emitidas antes do cliente enviar o pagamento, enquanto os recibos são emitidos após o recebimento do pagamento. A fatura serve como solicitação de pagamento e o recibo como comprovante de pagamento.

Uma fatura significa que você pagou?

Uma fatura é prova de que você foi pago? Uma fatura não significa que uma empresa tenha sido paga pelos bens ou serviços que forneceu aos seus clientes. Uma fatura informa ao cliente que ele deve pagar pelo produto ou serviço que recebeu.

Quem paga uma fatura?

A fatura é paga pelo cliente.

Conclusão

Uma fatura é um pedaço de papel usado para notificar um cliente de que o pagamento é devido. Também serve como registro para a empresa emissora rastrear suas contas a receber. Devido a limitações tecnológicas, anteriormente as faturas eram emitidas apenas em papel. As faturas eletrónicas ganharam popularidade recentemente porque poupam tempo e dinheiro e podem ser geradas e enviadas automaticamente.