As faturas são uma parte vital de qualquer negócio. Eles são usados para rastrear vendas, registrar pagamentos e gerenciar estoques. Mas o que é exatamente uma fatura? E quais informações ele precisa incluir?
Neste artigo, responderemos a todas as suas perguntas sobre faturas. Então, se você é proprietário de uma empresa que é novo em faturas ou está apenas procurando uma atualização, leia tudo o que você precisa saber.
O que exatamente é uma fatura
Uma Fatura é um documento comercial com carimbo de data/hora que lista os detalhes de uma transação entre um comprador e um vendedor e os registra. A fatura geralmente detalha as condições do contrato e lista as formas de pagamento aceitáveis se os bens ou serviços forem adquiridos a crédito.
Os fundamentos de uma fatura
Uma fatura deve identificar-se claramente como tal na frente do documento. Muitas vezes tem um número de fatura, uma identidade distintiva que pode ser usada para referências internas e externas. As faturas geralmente incluem as informações de contato do vendedor ou do provedor de serviços, caso haja um problema de cobrança.
Na fatura, as condições de pagamento podem ser listadas juntamente com quaisquer descontos aplicáveis, informações de pagamento antecipado ou custos financeiros para pagamentos atrasados. Ele também exibe o custo de cada unidade, o número total de unidades compradas, os custos de frete, manuseio e envio, bem como quaisquer impostos aplicáveis, e lista o valor total devido.
O valor da data da fatura
A data da fatura indica a hora e a data em que os itens foram faturados e a transação foi formalmente documentada. Como a data da fatura determina o período de crédito e a data de vencimento da fatura, ela contém informações importantes sobre os pagamentos. Isso é especialmente importante para empresas que concedem crédito. A data de vencimento real da fatura geralmente é 30 dias após a data da fatura. Da mesma forma, as empresas que oferecem aos clientes a opção de devolver as coisas geralmente têm um prazo baseado em um número específico de dias após o comprovante de compra, conforme indicado na fatura.
Faturamento eletrônico
As pessoas e as empresas descobriram que é mais simples confiar na fatura eletrônica como alternativa aos papéis em papel desde o início da era do computador. A fatura eletrónica, também conhecida como fatura eletrónica, é um tipo de faturação eletrónica utilizada para criar, armazenar e rastrear registos relacionados com transações entre as partes e garantir o cumprimento das condições dos respetivos contratos.
Para que serve uma fatura
As faturas são mais do que apenas um registro formal que contém os detalhes necessários para solicitar pagamentos aos clientes. Eles podem ajudá-lo a manter a organização e uma aparência profissional ao enviar seus impostos. Aqui estão as principais justificativas para a necessidade de faturas:
#1. Facilita a contabilidade precisa
Para ajudar no rastreamento de vendas, as faturas acompanham o dinheiro recebido. Eles registram quando um produto foi vendido ou quando um projeto foi concluído, juntamente com a quantia de dinheiro ganho. Essas informações são necessárias para manter registros contábeis precisos e para somar receitas e despesas para determinar métricas importantes como lucro líquido, margem líquida e índice de giro de ativos.
#2. Oferece uma defesa legal
O que você faria no caso de um cliente alegar erroneamente que você não entregou os produtos conforme prometido? E se um cliente se recusar a pagar pelos serviços que você forneceu?
Você é salvo por uma fatura profissional que funciona como um documento legal. Faturas corretas podem proteger sua empresa de reivindicações frívolas. Os clientes normalmente pagam contas não assinadas sem problemas.
No entanto, as faturas devem ter uma assinatura para serem consideradas oficiais se você quiser que sejam consideradas documentos legais. A prova de que ambas as partes entenderam as regras de negócios e concordaram em cumpri-las é uma fatura assinada com todas as informações necessárias. Ele serve como um registro confiável da transação que prova o direito do vendedor à compensação.
#3. Simplifica a Preparação de Impostos
As faturas suportam as informações que você inclui em seus formulários fiscais e atuam como uma fonte de dados confiável para auditorias. Quando você documenta e guarda todas as suas faturas, o preenchimento de impostos torna-se um processo sem complicações em qualquer país. Por exemplo,
O Internal Revenue Service (IRS) dos Estados Unidos aconselha as empresas a manter a documentação necessária para comprovar os rendimentos, créditos e deduções listados nas declarações de imposto de renda por pelo menos sete anos após a data de apresentação das declarações. O IRS tem o direito de auditar os retornos e pedir para ver qualquer papelada de apoio. Relatórios fiscais precisos e prontidão para auditoria são fáceis se sua empresa mantiver um registro organizado de suas faturas de vendas.
#4. Ajuda com Análise de Negócios
Como as faturas servem como um registro das vendas que você fez, elas incluem detalhes importantes como os preços unitários de seus produtos ou serviços, o valor total e as datas em que as transações ocorreram etc. Esses registros fornecem informações sobre as compras do consumidor tendências, hábitos de pagamento e períodos de pico de compras.
Best-sellers, eras do tempo e muito mais. Prever a demanda e criar táticas de marketing eficientes ajudam você a ajustar seu estoque para que os clientes certos recebam os produtos certos no momento certo.
Tipos de Faturas
Aqui estão algumas formas típicas de faturas:
#1. Uma amostra de fatura
É uma fatura enviada pelo vendedor ao comprador antes que ele ofereça algum produto ou serviço. Inclui fatos sobre o custo esperado do produto ou serviço, a data de entrega programada e outras informações sobre as mercadorias entregues. Depois que o comprador revisou a fatura pró-forma e deu sua aprovação, o vendedor começou a trabalhar na entrega do produto.
#2. Fatura de vendas
O vendedor fornece ao comprador uma fatura de venda para cobrar o pagamento pelos bens e serviços que o comprador comprou. Ele contém informações sobre o fornecedor, o endereço do comprador, a data de entrega do produto, as condições de pagamento, os itens e seus preços e o valor total devido. Além disso, inclui detalhes de pagamento, como informações de conta bancária, que facilitarão os pagamentos para o comprador.
#3. Fatura não paga
O comprador normalmente recebe uma fatura, que também especifica o prazo de pagamento. Quando o comprador recebe uma fatura dos itens que comprou e não paga a fatura dentro do prazo estipulado. Nessa situação, a fatura torna-se vencida.
#4. Pago na fatura completa
Uma fatura combinada é enviada pelo fornecedor sempre que um consumidor realiza várias transações com eles. Ele reúne todas as contas daquele cliente específico e as junta em um único documento com o valor total. Como ele não terá que pagar por cada fatura separadamente, isso economizará muito tempo para o comprador.
#5. Memorando de Saque
Uma nota de crédito é emitida ao comprador nas circunstâncias em que o vendedor lhes deve dinheiro. É uma carta escrita ao comprador reconhecendo a soma de dinheiro que o vendedor lhe deve. O comprador pode usar esse tipo de crédito para transações posteriores.
Fatura vs. Recibo
Uma fatura é uma declaração do vendedor descrevendo a quantia devida pelos produtos ou serviços comprados deles. Em um cenário B2C, como um restaurante ou loja de varejo, espera-se que o cliente pague a conta imediatamente. Por outro lado, as contas a pagar são usadas em transações business-to-business para refletir o valor que os consumidores devem por produtos e serviços que foram adquiridos a crédito e vencem em uma data específica. Pode consistir em contas de serviços públicos, contas de telefone e faturas de serviço. As contas são usadas como prova legal da transação, assim como as faturas.
O que distingue o recebimento das faturas
Ambos os termos “recibo” e “fatura” referem-se ao mesmo documento que detalha a dívida contraída durante uma transação comercial. Se você é um comprador ou um vendedor, isso faz diferença na forma como ele é visto.
#1. Dependendo do ponto de vista
O comprador receberá uma fatura do fornecedor que solicita o pagamento como uma conta. Por exemplo, um designer freelancer pode fornecer uma fatura ao cliente após concluir o trabalho de acordo com o contrato. O documento recebido serviria como a conta do cliente. Em conclusão, enviar uma fatura significa pedir dinheiro e receber uma fatura significa pagar pelo(s) artigo(s) adquirido(s).
#2. Considerando as condições de pagamento
Além disso, o prazo estimado de pagamento do cliente também faz diferença. Poucas empresas e fornecedores, principalmente no ambiente B2B, fornecem bens ou serviços a crédito, permitindo que os clientes os comprem e paguem posteriormente ao fornecedor de acordo com as condições de pagamento especificadas. Nessas circunstâncias, o fornecedor emite uma fatura após a entrega dos produtos ou serviços.
Principais distinções entre uma fatura e um recibo
Recibos e faturas servem como registros de vendas e geralmente contêm os mesmos dados. Quando são concedidos e como são usados para fins contábeis fazem a diferença. Um recibo é enviado após receber o pagamento do cliente, não antes de emitir uma fatura para solicitar o pagamento do cliente.
Para que serve uma fatura
Uma fatura é um extrato que permite que sua empresa seja compensada pelos produtos e serviços que presta. Uma fatura contém especificamente o título do item que um comprador compra, juntamente com seu preço e condições de pagamento. A quantidade máxima de tempo que um comprador tem para enviar o dinheiro que deve é normalmente chamada de prazo de pagamento. Por exemplo, se os produtos e serviços forem comprados a crédito, as condições de pagamento da fatura especificam até que ponto no futuro esse crédito é válido.
Qual é o objetivo de uma fatura
O objetivo mais fundamental de uma fatura é servir como prova de compra. A faturação serve também outros objetivos e oferece outras vantagens, tais como:
- Para rastrear estoques: As empresas podem acompanhar suas necessidades atuais e futuras de estoque usando faturas de venda.
- Escrituração: As faturas registram para quem, quando e quanto um bem ou serviço foi vendido. Isso facilita o rastreamento de pagamentos para compradores e vendedores.
- Justificativa legal: As faturas são usadas como documentação oficial das especificidades de um contrato entre duas partes. Eles defendem a empresa de qualquer possível litígio errôneo.
- Declarações fiscais: Manter registros precisos de suas faturas ajuda na capacidade da empresa de registrar receita e calcular impostos com precisão.
- Análise nos negócios: Você pode descobrir os produtos e serviços mais populares, as temporadas de compras mais movimentadas, os padrões típicos de compra dos clientes e muito mais estudando as faturas. Com o tempo, isso ajuda você a criar planos de marketing lucrativos para sua empresa.
nota fiscal
O nome anterior para esta configuração era: uma nota na parte inferior da fatura.
Propósito
Ao usar esse recurso, você pode incluir uma nota na parte inferior da sua fatura. Pode ser uma simples nota de agradecimento para seus clientes ou pode incluir preferências de pagamento ou informações da empresa. As informações que você fornece nas notas de fatura para seus clientes podem ser necessárias para que eles visualizem ou paguem suas faturas. Você pode adicionar essas notas usando esta configuração. Você pode incluir uma estimativa na parte inferior das faturas que envia aos clientes usando notas de estimativa. As notas sobre estimativas normalmente incluem informações sobre como pagar, condições de pagamento, etc.
- Clique no botão de perfil, selecione Configurações e clique em Nota de fatura. Você também pode usar a barra de pesquisa ou a área 'Categorias' à esquerda para encontrá-lo.
- Preencha o campo com sua observação conforme necessário e clique em salvar.
Fatura significa pagamento?
Uma fatura é um pedido de pagamento que o vendedor envia (física ou eletronicamente) após a venda de bens ou serviços, mas antes que o pagamento tenha sido feito. Fundamentalmente, as faturas servem para garantir que sua empresa seja paga.
A Fatura é um Recibo?
Um recibo é enviado após receber o pagamento do cliente, não antes. Uma fatura é usada para solicitar o pagamento do cliente. Normalmente, um recibo é fornecido apenas aos clientes que efetuaram pagamentos completos.
O que é uma Fatura com Exemplo?
Um recibo em papel de uma loja ou um registro online de um varejista eletrônico são exemplos de documentos que retêm o registro de uma transação entre um comprador e um vendedor. Um componente vital dos controles internos e auditorias contábeis é a fatura.
Uma fatura significa que você deve dinheiro?
Informações sobre quanto dinheiro um cliente deve estão incluídas em uma fatura. A empresa que cedeu ao cliente os seus bens ou serviços considera este papel uma fatura. Depois de receber esta fatura, o cliente a registra como uma conta a ser paga.
Como faço minha própria fatura?
- Marque sua fatura
- Incluir um cabeçalho polido
- Forneça detalhes sobre a fatura
- Incluir a data
- Descreva os itens ou serviços que foram entregues.
- Inclua informações fiscais e enfatize o valor total a pagar.
- Inclua as condições de pagamento.
- Inclua explicações e termos e condições nas notas.
Quem Precisa de Nota Fiscal?
Para garantir que seus clientes os paguem, as empresas devem produzir faturas. Devido ao fato de detalharem os serviços prestados e o dinheiro devido, as faturas atuam como contratos juridicamente vinculativos entre uma empresa e seus clientes. Além disso, as faturas suportam o gerenciamento financeiro e o rastreamento de vendas para as empresas.
Conclusão
Não importa quão excelente seja o seu produto ou serviço, você terá dificuldade em manter os clientes se o gerenciamento pós-projeto for apressado e descuidado. Por outro lado, você poderá ser pago mais rapidamente, administrar suas contas com mais habilidade e expandir seus negócios com mais eficiência depois de entender o procedimento de faturamento.
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Referências
