É crucial formatar seu e-mail ou correspondência de maneira tão profissional quanto faria com uma carta comercial, seja enviando uma consulta sobre um emprego, solicitando um emprego ou escrevendo outra correspondência profissional. Afinal, todo mundo recebe muitos e-mails, inclusive recrutadores e gerentes de RH. Certifique-se de que o conteúdo de seus e-mails se destaque, em vez de seu descuido com gramática, layout ou linguagem. Enviar um e-mail comercial é uma maneira comum de entrar em contato com clientes, empregadores e outras pessoas de dentro do setor. Existe um formato de correio oficial diferente para vários cenários. Ver exemplos de e-mails formatados corretamente pode ajudá-lo a decidir sobre o melhor estilo a ser empregado em vários contextos profissionais. Abaixo, abordamos a carta, o endereço e o formato de correspondência adequados que o guiarão para enviar uma correspondência excelente.
O que é redação de e-mail?
Escrever um e-mail envolve criar a mensagem, entregá-la, arquivá-la e lê-la posteriormente. O e-mail refere-se a qualquer forma de comunicação eletrônica. Escrever um e-mail é escolhido em detrimento de outros métodos de comunicação, pois é eficiente em termos de tempo e custo.
Além disso, o e-mail, abreviação de “correio eletrônico”, é uma forma de se comunicar digitalmente pela Internet e trocar mensagens e arquivos. E-mails são comumente usados para correspondência relacionada a negócios. Devido ao seu baixo custo e curto tempo de processamento, tornou-se rapidamente o método preferido de comunicação.
A escrita de cartas deu lugar ao e-mail como meio de comunicação mais contemporâneo devido aos avanços tecnológicos. No entanto, enviar um e-mail para frente e para trás é um aspecto crucial da conversa moderna. Este é um meio comum de comunicação com o pessoal em empresas, empresas, etc. Este é também um componente significativo dos currículos escolares.
Tipos de redação de e-mail
Aqui estão as 3 categorias de redação de e-mail.
#1. E-mail semi-formal
Este é o tipo de comunicação que inclui um e-mail escrito para um colega de trabalho ou de equipe no contexto de um projeto. A linguagem escolhida é de fácil compreensão, cordial e informal. Além disso, é essencial comportar-se com decência e tato em todos os momentos.
#2. E-mail formal
Digamos que estamos envolvidos no processo de criação ou redação de um e-mail para algum tipo de comunicação comercial. Será considerado um e-mail formal em tom e conteúdo. Um e-mail formal é um e-mail escrito para funcionários de uma organização, como uma empresa, um departamento governamental, uma escola ou qualquer outro tipo de funcionário.
#3. E-mail Informal
Um e-mail informal é aquele que é escrito para amigos, familiares ou parentes. Ao se comunicar informalmente por e-mail, não há um conjunto de diretrizes a seguir. Uma pessoa é livre para se comunicar em qualquer idioma de sua escolha.
Recursos de e-mail
Um e-mail vem com uma tonelada de recursos benéficos. O seguinte é um exemplo de alguns deles:
- Bot de resposta de mensagem embutido
- Adicione o endereço ao seu catálogo de endereços.
- O uso futuro do endereço é possível neste local.
- Um sistema para arquivar e recuperar mensagens mecanicamente
- Garantia de que uma mensagem foi entregue
- A capacidade de distribuição de comunicação em massa
- Para anexar assinaturas,
- Orientado por dados pela hora e data atuais
- Arquivos, imagens e áudio podem ser entregues como anexos.
- E-mail que pode ser lido em um dispositivo móvel
Formato de Correio
É crucial aprender os fundamentos da escrita de e-mail antes de mergulhar em modelos pré-fabricados. Cada mail, independentemente do seu assunto, terá o mesmo formato geral e as mesmas características. Aprender esses aspectos pode ajudá-lo a escrever emails mais profissionais e persuasivos.
Qual é o formato de e-mail adequado?
O formato adequado de correspondência consiste em uma linha de assunto, saudação, corpo, linha de fechamento e assinatura. Ao elaborar um e-mail, é importante manter algumas coisas em mente: uma linha de assunto curta, boas-vindas personalizadas, linguagem simples e uma linha de fechamento e assinatura adequadas.
Use um modelo de e-mail para ajudá-lo a organizar sua mensagem para que ela fale diretamente com as necessidades e interesses do destinatário. Embora a estrutura dos e-mails possa variar, o objetivo de cada um é o mesmo: transmitir a mensagem que se pretende enviar.
Portanto, vamos discutir o que torna um formato de e-mail decente e como implementá-lo em sua própria correspondência.
#1. Linha de assunto
O destinatário do e-mail verá a linha de assunto antes de qualquer outra coisa. Consequentemente, o primeiro aspecto crucial da redação formal de e-mail é a linha de assunto.
Algumas considerações são as seguintes:
- Certifique-se de que a linha de assunto seja clara e concisa.
- Uma linha de assunto concisa é preferível. O comprimento perfeito para uma linha de assunto é de seis palavras.
- Além disso, use os primeiros caracteres da linha de assunto para transmitir as informações mais relevantes.
- Para refinar ainda mais sua pesquisa, adicione um prefixo como “Encaminhar”, “Responder”, “Urgente” ou “Aviso”. Ele permite que o destinatário saiba que tipo de e-mail recebeu.
Segundo pesquisas, um e-mail com assunto personalizado tem 26% mais chances de ser aberto. Esteja você enviando um e-mail de vendas, um e-mail pessoal, um boletim informativo ou qualquer outra coisa, a linha de assunto deve refletir o objetivo do e-mail. Eu sugeriria sentar e pensar seriamente em suas opções antes de decidir por uma.
# 2. Saudação
A saudação é a próxima parte importante de um formato de correio oficial. Cada e-mail tem um destinatário específico em mente. O primeiro passo para escrever um e-mail formal é abordar o destinatário de forma adequada.
Use “A quem possa interessar” ou “Caro senhor ou senhora” ao escrever para alguém cujo nome você não conhece.
Funcionários seniores devem ser tratados como “Para o gerente”, “Prezado Dr. Ghosh” ou “Prezada Sra. Kim”, em vez de usar o primeiro nome.
Pode ser suficiente apenas dizer “Oi” antes do nome de um colega de trabalho ao se dirigir a ele. Seja sempre educado e lembre-se de usar uma saudação adequada. Em um e-mail comercial, você deve sempre usar um nome completo, não apenas um nome ou sobrenome.
#3. Corpo do E-mail
A parte principal de qualquer e-mail comercial é o corpo do texto. Um formato padrão para correspondência profissional pode ser alcançado seguindo algumas diretrizes simples.
- O primeiro parágrafo do seu e-mail deve apresentar você e o objetivo da sua mensagem. Se você não conhece o destinatário, comece com uma introdução e uma nota explicando por que você está escrevendo.
- Forneça o máximo de detalhes possível sobre seu problema, pergunta ou resposta. Use uma linguagem simples que qualquer um possa entender, mas não saia do tópico principal incluindo detalhes irrelevantes. Seja breve, e vá direto ao ponto.
- A frase final do e-mail deve refletir o tom sério e a estrutura adequada de toda a mensagem. ao fazer uma pergunta, você pode dizer algo como "espero receber notícias suas em breve" ou "espero receber uma resposta sua em breve". Eu respondi suficientemente às suas perguntas/dúvidas.”
#4. Assinatura
Sua assinatura de e-mail (às vezes chamada de rodapé) serve como uma despedida. A maneira como você faz isso terá influência na impressão que você causou até agora. Esta é sua chance de impressionar seu leitor e ganhar elogios, tornando a experiência inesquecível. No entanto, se você cometer um erro aqui, toda a sua mensagem ou oferta poderá ser questionada. Você deve tomar cuidado para garantir que sua assinatura de e-mail esteja limpa e bem organizada.
Além disso, se você deseja causar uma boa primeira e duradoura impressão, deve pensar em fazer uma assinatura de e-mail profissional. A assinatura de e-mail padrão somente de texto dos primeiros dias de e-mail está à sua disposição. Em ambos os casos, certifique-se de listar todos os seus detalhes relevantes de trabalho e contato. Também é uma boa ideia incluir links clicáveis para seu site principal, seus perfis de mídia social mais ativos e uma página de destino.
5 formatos de correio com exemplos
Aqui, veremos os cinco tipos de correspondência mais comuns e o formato ideal para cada um:
#1. Formato de Correio Profissional
E-mails relacionados a negócios são sempre escritos em tom formal. O contato inicial de um freelancer com novos clientes, por exemplo, deve ser feito por meio de um e-mail comercial. No ambiente atual, é importante que esses e-mails sejam personalizados para o destinatário individual.
Aqui está o formato adequado para um e-mail comercial:
- Crie uma linha de assunto atraente e adapte-a a cada leitor individual.
- Determine a saudação apropriada com base em sua familiaridade com o receptor.
- Comece o e-mail explicando quem você é e por que decidiu entrar em contato com essa pessoa. Estabeleça um relacionamento antes de fazer um discurso de vendas.
- Termine o e-mail com uma chamada à ação sucinta e uma assinatura profissional.
Aqui está um excelente exemplo de um e-mail comercial que usa um tom alegre e convidativo e uma saudação imediata do destinatário pelo nome.
Oi Paulo,
Meu nome é Kyrian e sou o responsável pelas vendas aqui na ABC Company. Gostaria de falar com você sobre sua conta.
Tenho o prazer de informar que várias vendas atuais terminarão na próxima semana. Deixe-me saber se há um bom momento para conversarmos.
Muitas felicidades, Kyrian
#2. Obrigado formato de correio
Um e-mail de agradecimento normalmente é enviado após algum tipo de interação. O destinatário pode ter ajudado você em um projeto, respondido a uma solicitação pessoal que você enviou, foi entrevistado por você ou até mesmo concordou em se encontrar com você.
Não desperdice o tempo do destinatário com um longo e-mail de “obrigado”; em vez disso, vá direto ao ponto. Além disso, e-mails de agradecimento nem sempre são necessários e, às vezes, podem entupir a caixa de entrada de alguém que pode estar incrivelmente ocupado, portanto, pense bem se enviar um será bom ou não para você.
Aqui está o formato de e-mail de agradecimento adequado.
Oi [nome]
Muito obrigado por [o que eles fizeram]. Foi um prazer colaborar com você e aguardo ansiosamente nossa próxima chance de fazê-lo.
Se houver algo mais em que eu possa ajudá-lo, não hesite em entrar em contato.
Todo meu melhor,
Nome: (Título oficial)
#3. Formato de Lembrete de E-mail
Se esta é a primeira, segunda ou terceira vez que se corresponde com essa pessoa por correio, o formato da sua mensagem deve mudar de acordo. Existem informações necessárias para incluir em seu primeiro e-mail de contato.
Você não precisa fornecer muitas informações básicas em um e-mail de acompanhamento ou lembrete. Em vez disso, lembre gentil e brevemente a outra parte do que foi acordado anteriormente (supondo que isso possa ter sido esquecido ou relegado ao final da lista de tarefas).
Este estímulo extra pode ajudá-lo a fazer as coisas mais rapidamente e na ordem que mais importa para você. Além disso, a grande maioria das pessoas valoriza sua consistência e o respeita mais pelo lembrete.
Aqui está o exemplo de formato de email de lembrete adequado
Olá [nome],
Este e-mail serve apenas como um lembrete amigável de que você tem uma entrevista agendada com [nome], que está se candidatando para [nome da função].
O horário e local de encontro para a entrevista são [horário] [dia] [local].
Se houver algo que eu possa fazer para ajudá-lo a se preparar para entrevistar essa pessoa, por favor me avise.
melhor,
[Seu nome]
#4. Formato de Correio de Desculpas
É da natureza humana errar e estar incorreto ocasionalmente. É inevitável que cometamos erros que magoarão, incomodarão ou frustrarão outras pessoas. Além disso, geralmente é o melhor curso de ação apenas pedir desculpas e seguir em frente.
Se você se desculpar sinceramente, a outra pessoa não se ofenderá. Desculpas sinceras são sempre a melhor política.
No entanto, ao se desculpar, é importante usar palavras que mostrem compaixão pela pessoa de quem você sente muito, em vez de palavras que revelem seus verdadeiros sentimentos. Não os culpe e não ofereça justificativas.
Aqui está o exemplo de formato de e-mail de desculpas adequado
A quem possa interessar:
Em nome da [empresa ou nome comercial], peço sinceras desculpas pelo serviço que prestamos durante sua recente visita ao nosso restaurante.
Agradeço por me alertar sobre esses problemas e tenha certeza de que estamos fazendo tudo ao nosso alcance para lidar com essas preocupações e evitar tais ocorrências no futuro.
Por favor, leve este vale-presente de $ 100 para ser usado em sua conveniência em nosso restaurante no futuro, como nossas sinceras desculpas.
Espero vê-lo novamente em [insira o nome da empresa ou organização] em breve.
Atenciosamente,
(Insira seu nome e cargo aqui)
#5. Solicitar formato de correio
Os e-mails de solicitação geralmente são curtos e diretos, com o remetente abordando diretamente o destinatário com uma solicitação. Pode ser qualquer coisa, desde buscar uma reunião até conectar-se a uma rede de negócios ou até mesmo pedir uma apresentação profissional. Ao responder a uma solicitação feita por e-mail, o destinatário tem a opção de dizer “sim” ou “não”. No entanto, sempre especifique exatamente o que você precisa em um e-mail dessa natureza.
Formato de correio de licença médica
Olá [Nome do Supervisor],
Estou escrevendo para pedir licença do trabalho devido a doença entre [datas]. Para me recuperar da cirurgia, meu médico aconselhou que eu tirasse duas semanas de folga do trabalho. Em [data], pretendo retornar ao escritório.
Se você tiver mais perguntas, sinta-se à vontade para entrar em contato comigo.
Saudações,
Nome aqui
Como melhorar suas habilidades de redação de e-mail
Aqui estão algumas sugestões para ajudá-lo a se tornar um redator de e-mail melhor:
#1. Instalar um verificador ortográfico e gramatical
Existem complementos que você pode instalar em seu computador que verificam seus e-mails em busca de problemas como ortografia, gramática e palavras ineficientes. Esses complementos podem ser úteis para encontrar erros em seu trabalho que você pode ter perdido ao revisar e fazer correções rápidas. As extensões podem ser úteis, mas você deve ter cuidado com os conselhos que elas fornecem. Em vez de depender apenas de um programa de verificação ortográfica ou de um plug-in de navegador, certifique-se de ler você mesmo o que escreveu.
#2. Leia seu trabalho para erros
Revisar seu e-mail antes de clicar no botão enviar pode ajudá-lo a detectar erros gramaticais ou estilísticos. Se você reescrever qualquer parte do seu e-mail, preste atenção especial às frases que acabou de reescrever ao revisar seu trabalho. Não é incomum que as pessoas deixem de fora frases ou repitam palavras ao escrever. É uma boa ideia ter um segundo par de olhos olhando para qualquer e-mail que você está prestes a enviar para um parceiro comercial ou contato de alto perfil.
#3. Corrigir erros típicos de gramática e ortografia
Se um complemento continuar sugerindo a mesma coisa, ou você sabe que comete erros gramaticais bobos com frequência, atualize as regras da boa redação para melhorar suas habilidades. O uso indevido de your, their e so é um erro comum. Além disso, quando você sabe o que procurar, fica muito mais fácil detectar erros em seu próprio trabalho.
#4. Leve sua escrita devagar
Mesmo quando você está com pressa para responder a um e-mail, tomar seu tempo acabará economizando tempo a longo prazo. Você não deve se apressar para responder a um e-mail, pois isso pode fazer com que você perca detalhes vitais. Mais tempo pode ser gasto escrevendo e-mails para esclarecer confusões ou corrigir mal-entendidos. Se você desacelerar, pode garantir que sua mensagem seja transmitida com clareza.
Formato de carta
Mesmo que SMS e e-mails sejam mais populares do que nunca, ainda é necessário saber como endereçar uma carta corretamente. As cartas formais ainda são usadas hoje, principalmente para correspondência comercial e quando se candidata a empregos. As cartas de apresentação costumam ser o ponto de contato inicial entre um empregador em potencial e um candidato, por isso é importante causar uma boa impressão.
Portanto, o formato de carta de correio precisa incluir o remetente correto e informações de data, saudações e um endereço para o destinatário pretendido. Dominar a arte da etiqueta adequada dá o tom para toda a comunicação e deixa uma impressão duradoura no destinatário. Além disso, leia FORMATO DE CARTA OFICIAL: Quais são os melhores formatos para qualquer empresa?
Coisas a incluir ao endereçar um formato de carta formal
É importante manter algumas diretrizes em mente ao escrever uma carta comercial ou profissional para garantir que sua mensagem seja recebida da melhor maneira possível. O formato correto para escrever uma carta é o seguinte:
#1. Detalhes de contato estão no topo
O destinatário de sua carta deve saber quem você é, qual é o seu cargo, onde você trabalha e onde mora, bem como para onde enviar uma resposta. Os detalhes do remetente devem ficar assim:
- Primeira linha: Nome completo
- Segunda linha: Nome da empresa
- Terceira linha: Endereço
- A quarta linha: Cidade ou vila, seguida do nome do estado e código postal. O nome do estado pode ser abreviado para sua abreviatura postal oficial de duas letras.
- O endereço deve aparecer abaixo do nome do remetente e deve ser alinhado à esquerda.
- Se estiver escrevendo para alguém em outro país, coloque o nome do país na quarta linha.
- Inclua um endereço de e-mail e um número de telefone para facilitar a comunicação.
#2. Encontro
Em seguida, na margem esquerda ou direita, digite a data em que a carta foi enviada. Use letras para soletrar o mês e dígitos para denotar o dia e o ano. A data pode ser escrita em vários formatos, como 15 de outubro de 2020.
#3. Nome e Endereço do Destinatário
Esses dados estão localizados no lado esquerdo da página, abaixo do endereço do remetente. O nome e o endereço postal do destinatário estão incluídos. Isso mostra que você dedicou tempo para conhecer o receptor e o ajudará a formar um vínculo mais forte com ele. Além disso, inclua a posição do destinatário ou realizações acadêmicas.
Para um professor de inglês, você deve endereçar a carta para “Paul Jones, Ph.D.” O nome da empresa deve ir na segunda linha abaixo do nome. Na terceira linha, inclua a rua e a cidade do destinatário; na quarta, inclua o estado e o CEP. Na quarta linha, escreva o nome do país se o destinatário morar fora dos Estados Unidos.
#4. Saudações
Pule uma linha após o nome do destinatário e escreva a saudação. O uso de uma saudação formal ou informal depende de quão bem você conhece o destinatário da carta. Se você nunca conheceu o destinatário antes, é melhor começar com “Caro”, a saudação mais comum. Após a saudação vem o nome do destinatário, que é seguido por dois pontos ou vírgula.
Use “Prezado Senhor ou Senhora” seguido de dois pontos se não tiver certeza do gênero do destinatário. Se o destinatário for uma mulher e você não souber se ela é casada ou não, use “Ms.” como a saudação. Doutor, Professor e Honorável são tão formais quanto qualquer outro título. Estes são alguns exemplos de saudações:
- Caro Sr. Paulo
- Prezada Sra. Williams
- Prezado Dr. Adams
- Caro professor Marcos
Como você escreve correio?
O e-mail é o método de comunicação mais confiável e formal, apesar da proliferação de outros canais. O e-mail é usado em todos os lugares, ao contrário de redes sociais ou aplicativos de mensagens. Por causa disso, o e-mail se tornou um dos métodos mais populares de comunicação comercial. À medida que mais e mais empresas usam um modelo híbrido no qual alguns funcionários trabalham em escritórios remotos centralizados e outros em casa, a proporção de comunicações comerciais conduzidas por e-mail disparou. O e-mail comercial ainda é considerado profissional e sofisticado, ao contrário do bate-papo e comentários em softwares de colaboração em equipe, que podem ser diretos e até um pouco informais. Como um canal assíncrono, está entre os mais significativos. Além disso, o e-mail pode ser recebido, lido, compreendido e respondido pelos destinatários pretendidos. Aqui está o passo a passo para escrever um e-mail decente.
- Mantenha uma identidade online profissional.
- Use um assunto que seja facilmente compreensível.
- Dê o pontapé inicial com um olá alegre.
- Forneça algum contexto
- Dê o ponto em poucas palavras.
- Traga o CTA.
- Inserir comentários resumidos
- Assine apenas com uma assinatura válida.
- Verifique se há erros de digitação, erros de gramática e sanidade.
- Cuide de suas configurações CC/Bcc
- Use sempre o mesmo formato de e-mail.
Envelope de formato de correio
Correio postal e entrega de pacotes são meios comuns de comunicação e remessa de longa distância. Aprender a endereçar corretamente um envelope é uma habilidade e um formato necessários para enviar e receber correspondência. No entanto, é mais provável que cartas e pacotes cheguem ao seu destino e recebam uma resposta se o endereço correto e outros detalhes forem incluídos.
Além disso, o endereço do destinatário e o seu são as duas informações mais importantes a serem mencionadas ao endereçar um envelope. Normalmente, há três linhas disponíveis para o endereço de uma carta pessoal: o nome do destinatário, o endereço, a cidade, o estado e o CEP. É prática comum incluir o nome da empresa, o nome do departamento ou do destinatário, o endereço e a cidade, estado e CEP em linhas separadas ao enviar uma carta para uma empresa. Aqui está um envelope em formato de correio.
(Canto superior esquerdo)
[Seu nome completo]
[Seu número de rua e nome]
[Sua cidade, estado e CEP]
(Centro no meio de um envelope)
[Nome do Destinatário]
[Nome da empresa (se aplicável)]
[Número da rua e nome do destinatário]
[Cidade, estado e CEP do destinatário]
Conclusão
Um e-mail ou um formato de correspondência é semelhante ao de uma carta, pois começa com um reconhecimento do leitor, apresenta as ideias em mãos e termina com uma chamada à ação. Ao seguir as práticas recomendadas de layout de e-mail, você pode atrair a atenção de seus leitores, motivá-los a agir e fornecer canais claros de comunicação com você.
No entanto, os melhores formatos de e-mail não são algo que você deva seguir religiosamente.
Perguntas frequentes sobre formato de email
Qual é a maneira mais formal de iniciar uma carta?
A saudação padrão para cartas formais é “Caro”, seguido do nome do destinatário. Nome e sobrenome ou nome e sobrenome são aceitáveis. No entanto, se você não tiver certeza do nome do destinatário, “Caro senhor ou senhora” é a saudação apropriada a ser usada.
Como você começa e termina um e-mail?
Aqui está como começar e terminar um e-mail.
- Querido. Se você não estiver familiarizado com essa pessoa antes, é melhor seguir essa forma de tratamento segura, oficial e educada.
- Olá. A saudação “alô” combina cortesia, formalidade e simpatia.
- O informal “oi” é aceitável.
- Atenciosamente.
- Cumprimentos e muitas felicidades.
- Atenciosamente.
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Referência
