Als projectmanager is het belangrijk om het concept van de work breakdown structure te begrijpen en te begrijpen hoe deze u kan helpen om taken op de werkplek effectief uit te voeren. We zullen de work breakdown structure in dit bericht uitleggen, waarbij we voorbeelden aanhalen om je te helpen het beter te begrijpen.
Wat is Work Breakdown Structure?
In project management, een Work Breakdown Structure (WBS) is een strategie voor het afronden van een complex, uit meerdere stappen bestaand project. Het is een methode om enorme ondernemingen te verdelen en te veroveren om ze sneller en efficiënter af te ronden.
Een WBS is bedoeld om een complex project beter beheersbaar te maken. Door het op te splitsen in kleinere delen, kan het werk tegelijkertijd door verschillende teamleden worden gedaan, wat resulteert in een hogere teamproductiviteit en eenvoudiger projectbeheer.
Kenmerken van de werkverdelingsstructuur
WBS wordt door het Project Management Institute (PMI) gedefinieerd als "een deliverable-georiënteerde hiërarchische indeling van het werk dat door het projectteam moet worden uitgevoerd om de projectdoelstellingen te bereiken en de vereiste deliverables te creëren".
Elk WBS-niveau vertegenwoordigt een nieuwe, nauwkeurigere specificatie van het werk dat nodig is om het project te volbrengen.
Volgens de definitie van PMI moet een WBS-structuur zo worden gebouwd dat elk nieuw niveau in de hiërarchie al het werk omvat dat nodig is om de bovenliggende taak te voltooien. Dit betekent dat om een bovenliggend taakelement te voltooien, het meer dan één onderliggende taak moet bevatten.
Voorbeelden van werkverdelingsstructuur
Elk project kan een andere work breakdown structure hebben.
Mogelijk moet u als projectmanager experimenteren om te bepalen welke WBS het beste werkt voor u en uw team. Het doel is om de projecthiërarchie en voortgang aan alle betrokkenen te tonen, of het nu teamleden of externe belanghebbenden zijn.
Hier zijn enkele voorbeelden van een work breakdown structure. U kunt ze allemaal gebruiken om een overzicht te maken voor uw work breakdown structure.
- WBS-spreadsheet: U kunt uw WBS eenvoudig opmaken in een spreadsheet door de verschillende fasen, taken of deliverables in kolommen en rijen vast te leggen.
- WBS flowchart: U kunt uw WBS structureren in een schematische workflow. De meeste WBS-voorbeelden en sjablonen die beschikbaar zijn, zijn stroomdiagrammen.
- Gantt-diagram voor werkverdelingsstructuur. U kunt uw werkverdelingsstructuur opmaken als een Gantt-diagram, dat zowel een spreadsheet als een tijdschema weerspiegelt. Met een Gantt-diagram-gestructureerde WBS kunt u taakafhankelijkheden koppelen en projectmijlpalen weergeven.
- WBS-lijst: Uw WBS kan worden gestructureerd als een basislijst met taken, deliverables en subtaken. Dit is de eenvoudigste manier om een work breakdown structure te creëren.
De voordelen van het creëren van een Work Breakdown Structure
Een work breakdown structure (WBS) helpt bij het identificeren van projectwerk. Het is een ander perspectief op uw project, bijna als een puzzel. Je probeert alle puzzelstukjes te vinden die het totaalbeeld vormen, en de puzzel is pas compleet als je alle onderdelen hebt. Als alternatief kunt u in projectmanagement uw project alleen succesvol afronden als u een duidelijk beeld heeft van al het benodigde werk.
Nadat u alle taken hebt geïdentificeerd, kunt u een projectplan opstellen en deze aan uw team toewijzen. Als het gaat om projectplanning, vraagt u zich misschien af:
Wat is het verschil tussen een WBS en een projectplanning?
Zoals eerder besproken, is het belangrijkste doel voor het ontwikkelen van een work breakdown structure om vast te stellen aan welke activiteiten en resultaten een project moet voldoen. Er is hier geen planning. Het is in wezen gewoon proberen de structuur van een project te begrijpen, net zoals proberen de structuur van een machine te begrijpen.
Een projectplanning daarentegen wordt geproduceerd om de projectactiviteit te plannen. Hiermee kunt u zien wanneer een bepaalde activiteit plaatsvindt. Het tijdschema wordt ook voortdurend bijgewerkt naarmate het project vordert, terwijl de werkverdelingsstructuur meer statisch is. Je maakt het één keer, spelt het aan je muur, en dat is alles.
Hoe maak je een WBS voor een project?
Alvorens een werkverdelingsstructuur te ontwikkelen, is het van cruciaal belang om eerst de projectomvang te beoordelen door met alle belanghebbenden en belangrijke teamleden te spreken.
Als projectmanager moet u garanderen dat alle belangrijke informatie en deliverables op transparante wijze worden vastgelegd en geprioriteerd. Om het hiërarchische raamwerk van prioriteit en verbondenheid tussen de taken die nodig zijn om het project te voltooien weer te geven, kunt u Gantt-diagrammen, stroomdiagrammen, spreadsheets of lijsten gebruiken.
U kunt vervolgens elke taak toewijzen aan een lid van het projectteam nadat u de deliverables en taken in volgorde van voltooiing hebt beschreven. Spreid rollen en verantwoordelijkheden over het team om ervoor te zorgen dat geen enkel teamlid het grootste deel van het gewicht van het project draagt. Hier zijn stapsgewijze instructies voor het maken van een WBS:
#1. Bepaal de omvang van het project
U kunt pas een work breakdown structure bouwen als u precies weet wat u moet doen. Dat wil zeggen, wat het project moet opleveren, ontwikkelen of veranderen. De projectscope specificeert dit.
De reikwijdte van een cruiseschipproject zou worden beschreven in een of andere vorm van scheepsspecificatie. Het zou het doel van het schip, de capaciteit, geplande routes, noodzakelijke amusementsvoorzieningen, enzovoort beschrijven. Met deze informatie kunt u een passende work breakdown structure creëren.
Het kennen van uw scope is ook om een andere reden belangrijk: de scope geeft aan wat niet de verantwoordelijkheid van uw project is. Ga ervan uit dat het cruiseschip alleen naar warme plaatsen in de buurt van de evenaar mag reizen. Als gevolg hiervan zou u niet de ijsbestendige romp nodig hebben die een schip nodig heeft dat de poolzee doorkruist.
Anderzijds kunnen sommige scheepsonderdelen door een onderaannemer worden geleverd. Denk aan de motor van het schip. Als gevolg hiervan hoeft u de montage van de motor niet tot de laatste schroef te plannen.
#2. Leg de belangrijkste resultaten vast
Noem de belangrijkste werkgebieden. Dit zijn de taken op hoog niveau waarvoor uw project verantwoordelijk is. Voor een cruiseschipproject zou dit het ontwerp, de fabricage, het interieurontwerp, de veiligheid en andere factoren van het schip omvatten. Opgemerkt moet worden dat er ook een banenbundel is genaamd projectmanagement. Dit omvat alle taken op het gebied van projectplanning en organisatie.
#3. Werkpakketten verder uitsplitsen
Als je eenmaal de belangrijkste werkpakketten hebt verzameld, moet je ze allemaal verder opsplitsen totdat je subtaken en tastbare resultaten hebt die je aan iemand in je team kunt toewijzen.
Dit moet per werkgebied gebeuren, zoals projectmanagement, interieurinrichting, veiligheid, enzovoort. Het doel van het construeren van een work breakdown structure is om een grondig overzicht te hebben van alle projecttaken.
Hoe gedetailleerd moet uw werkverdelingsstructuur zijn?
Er is geen algemene richtlijn. Er zijn echter twee vragen die je jezelf kunt stellen om te bepalen of je ver genoeg in het konijnenhol bent gegaan:
- Heb je het vertrouwen om een gedetailleerd projectplan met concrete actiestappen op te stellen? Als het antwoord nee is, moet u de WBS verder verdelen.
- Wat is de verwachte inspanning voor de meest elementaire elementen? Stel dat u een product op het laagste niveau heeft dat elektrische bedrading wordt genoemd. Dit omvat ALLE werkzaamheden aan de elektrische bedrading die aan het vaartuig zijn uitgevoerd. Laten we aannemen dat er in totaal 150 mandagen werk zijn. Dat is op zich al een hele onderneming! In dit geval verdient het de voorkeur om de arbeid in kleinere stukken te verdelen. Bijvoorbeeld elektrische bedrading op de begane grond, eerste verdieping, tweede verdieping, hemeldek, enzovoort. Je krijgt op deze manier werkpakketten die je aan iemand in je team kunt toewijzen.
Onthoud dat een work breakdown structure is ontworpen om u te helpen. Ik weet dat je een perfectionist bent die graag de work breakdown structure wil. Maar trap niet in de val van perfectionisme. Een work breakdown structure is ontworpen om u te helpen in plaats van u hoofdpijn te bezorgen. Besteed zoveel tijd als nodig is om een idee te krijgen van uw project. Ga dan verder met het plannen van uw project.
Wat maakt een goede werkverdelingsstructuur?
Tot dusverre hebben we besproken waarom werkverdelingsstructuren nuttig zijn, hoe u ze kunt maken en naar welk detailniveau u moet streven. Dit is cruciale informatie. Maar u vraagt zich misschien af hoe u kunt zien of uw WBS voldoende is of dat deze verder moet worden verfijnd.
Hier zijn nog enkele suggesties om u te helpen die vraag te beantwoorden:
#1. Een goede work breakdown structure moet compleet zijn.
Een sterke work breakdown structure stelt je in staat om direct in te springen project planning. Hier definieert u de exacte procedures en tijdlijnen voor alle taken. Dit is alleen mogelijk als uw Work Breakdown Structure (WBS) volledig is, wat betekent dat u alle deliverables en werkpakketten hebt opgenomen. Als we ons scheepsbouwproject als voorbeeld nemen, zou dit impliceren: dat wanneer alle WBS-componenten zijn geïntegreerd, u een afgewerkt schip zult hebben dat klaar is om te drijven.
#2. Een goede work breakdown structure moet gedetailleerd zijn.
Beschouw het volgende voorbeeld: Op elk cruiseschip zijn eetgelegenheden. Er zijn twee Italiaanse restaurants, een Mexicaans restaurant, drie Amerikaanse restaurants en twee Aziatische restaurants. Om gedetailleerd te zijn, identificeer al die eetgelegenheden in de WBS met hun naam.
Hoe u ervoor kunt zorgen dat uw werkverdelingsstructuur compleet is?
Wat u absoluut niet wilt doen, is essentiële details weglaten. Dit zou leiden tot meer kosten en inspanning, evenals een mogelijke vertraging van het project. Er zijn twee strategieën om dat risico te verkleinen:
- Bekijk vergelijkbare projecten en bekijk hun Work Breakdown Structure (WBS) of projectplan. Deze informatie is breed toegankelijk via Google.
- Verwen uw team: Mensen die het werk gaan doen, weten meestal het beste wat er moet gebeuren. Vraag opmerkingen van uw team over uw work breakdown structure.
Welke tool moet je gebruiken om een work breakdown structure te maken?
Het zelf creëren van een Work Breakdown Structure (WBS) kan moeilijk zijn als uw project complex is en een groot aantal deliverables heeft. Kies een tool die goed overweg kan met hiërarchische diagrammen, anders trek je je haren in een mum van tijd uit. Denk aan de volgende hulpmiddelen:
#1.MS Visio
Als je het budget hebt, raad ik aan om Microsoft Visio aan te schaffen. Het is de meest effectieve methode voor het ontwikkelen van werkverdelingsstructuren (en professioneel ogende grafieken in het algemeen). Het bevat ook kant-en-klare WBS-sjablonen, zodat u snel aan de slag kunt. Visio is beschikbaar voor ongeveer $ 15 per maand.
#2. XMind
XMind is een tool voor mindmapping, maar je kunt ook eenvoudig top-down WBS genereren. De huidige maandelijkse kosten zijn ongeveer $ 5.
#3. Ms project
MS Project omvat WBS-ondersteuning. Het is ook een moeilijk hulpmiddel om te gebruiken en de licentie is extreem prijzig. Ik zal MS Project alleen gebruiken als u de leiding heeft over miljoenenprojecten.
#4. Excelleren
Gebruik MS Excel als u niet voor software wilt betalen. Een basisles voor het maken van WBS in Excel vindt u verderop. Er is ook een kant-en-klaar WBS-sjabloon voor Excel.
#5. Power Point
Kun je ook Powerpoint gebruiken? Zeker. De tekentechniek is identiek aan die van Excel. Ik geef gewoon de voorkeur aan Excel omdat het mij meer vertrouwd is, maar je kunt elk hulpmiddel gebruiken. Zorg er gewoon voor dat u een groot paginaformaat gebruikt om de hele WBS op het vel te passen.
Is WBS een planningstool?
WBS dient als een planningstool om projectontwikkelaars te helpen bij het plannen, definiëren en organiseren van hun productstructuur.
Hoe kan een work breakdown structure worden gebruikt in agile projectmanagement?
Een work breakdown structure kan worden gebruikt in agile projectmanagement door het project op te splitsen in kleinere, beheersbare brokken die 'sprints' worden genoemd. Elke sprint heeft zijn eigen set taken en deliverables, en de WBS helpt bij het identificeren van de taken en deliverables die nodig zijn om elke sprint te voltooien. De WBS wordt regelmatig herzien en bijgewerkt naarmate het project vordert, en de projectmanager gebruikt het om de voortgang te volgen en eventuele discrepanties of vertragingen te identificeren.
Wat zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen bij het maken of gebruiken van een work breakdown structure?
Enkele veelvoorkomende uitdagingen bij het maken of gebruiken van een structuur zijn de volgende:
- Moeite met het opsplitsen van het project in kleinere onderdelen
- Gebrek aan input of buy-in van het projectteam of belanghebbenden
- Moeite met het identificeren van afhankelijkheden en potentiële risico's
- Moeite met het onderhouden van de WBS naarmate het project vordert
- Moeite met het afstemmen van de WBS op de beperkingen van het project
Wat zijn de voordelen van het gebruik van een work breakdown structure?
Enkele voordelen van het gebruik van een structuur zijn onder andere:
- Verbeterde projectplanning en -organisatie
- Beter inzicht in de voortgang en status van projecten
- Gemakkelijkere identificatie van afhankelijkheden en potentiële risico's
- Verbeterde communicatie en samenwerking tussen projectteamleden
- Verbeterde mogelijkheid om middelen toe te wijzen en verantwoordelijkheden toe te wijzen
Hoe onderhoud je een work breakdown structure?
Gedurende de looptijd van het project dient een WBS in stand te worden gehouden. Naarmate het project vordert, moeten projectmanagers de WBS regelmatig herzien en bijwerken om er zeker van te zijn dat deze de huidige status van het project goed weergeeft. Bijgewerkte taken en deliverables moeten worden gemaakt voor degenen die zijn voltooid of gewijzigd, en nieuwe moeten worden toegevoegd als dat nodig is. Dit maakt het voor projectmanagers gemakkelijker om de ontwikkeling te volgen en eventuele inconsistenties of vertragingen op te sporen.
Hoe verhoudt een work breakdown structure zich tot de projectmanagementdriehoek?
Door het project op te splitsen in kleinere, beter beheersbare componenten en deze te coördineren met de beperkingen van de reikwijdte, planning en budget, wordt het gekoppeld aan de projectmanagementdriehoek. De projectmanagementdriehoek helpt bij het managen van de afwegingen tussen deze activiteiten en de beperkingen van het project. De WBS helpt bij het identificeren van de taken en te leveren producten die nodig zijn om het project te voltooien.
Hoe kan een work breakdown structure worden gebruikt om de projectstatus aan belanghebbenden te communiceren?
Een work breakdown structure kan worden gebruikt om de projectstatus aan belanghebbenden te communiceren door een duidelijke en gedetailleerde weergave te geven van de taken en te leveren producten van het project en hun voltooiingsstatus. Hierdoor kunnen belanghebbenden de voortgang van het project begrijpen en eventuele problemen of vertragingen identificeren.
Ten slotte,
Nadat u uw werkverdelingsstructuur hebt gemaakt, is het volgende wat u moet doen het plannen van uw project. Dit omvat het schetsen van actiestappen, het inschatten van de inspanning en het samenstellen van een team om het werk voor u te doen. U kunt de voorbeelden bekijken die we in deze handleiding hebben gegeven om u op weg te helpen.A
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat is het doel van WBS?
Het doel van een WBS is om een complex project beter beheersbaar te maken.
Wat zijn de deliverables in WBS?
Deliverables zijn tastbare componenten die moeten worden geleverd om een project te voltooien.
Wat betekent de 100-regel in WBS?
De 100-regel stelt dat de Work Breakdown Structure (WBS) 100% van het werk omvat dat door de projectscope wordt geschetst en alle deliverables omvat in termen van het uit te voeren werk, inclusief projectmanagement.
{
"@Context": "https://schema.org",
"@Type": "FAQPage",
"hoofdentiteit": [
{
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Wat is het doel van WBS?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Het doel van een WBS is om een complex project beter beheersbaar te maken.
"
}
}
, {
"@Type": "Vraag",
“name”: “Wat zijn deliverables in WBS?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
Deliverables zijn tastbare componenten die moeten worden geleverd om een project te voltooien.
"
}
}
, {
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Wat betekent de 100-regel in WBS?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "
De 100-regel stelt dat de Work Breakdown Structure (WBS) 100% van het werk omvat dat door de projectscope wordt geschetst en alle deliverables omvat in termen van het uit te voeren werk, inclusief projectmanagement.
"
}
}
] }
Gerelateerde artikelen
- Projectkostenbeheer: een kostenbeheerplan maken?
- Project Scope Statement: gids voor het maken van een Scope Statement met voorbeelden
- Gids voor planning van projectkwaliteitsbeheer (tools en software)
- Projectmanagementtools: de beste 25+ tools en technieken
- Project Scope Management: Definitie & Scope Management Plan Voorbeelden
Referenties
