Organisaties willen dat hun projecten succesvol zijn en zowel aan de verwachtingen van de klant als aan de interne doelen voldoen. Maar wat is de feitelijke situatie? Volgens een PMI-analyse werd 14 procent van de onderzochte IT-projecten als mislukt beoordeeld. Slechts 57% van de projecten werd binnen hun oorspronkelijke budget afgerond, de rest overschreed het doel dat ze zichzelf hadden gesteld.
Dit is ongetwijfeld slecht nieuws voor bedrijven, aangezien kostenoverschrijdingen niet alleen hun marges verminderen, maar ook hun vermogen om toekomstige projecten uit te voeren beperken. Inzicht in projectkostenbeheer en hoe u er effectief in kunt zijn, kan bedrijven helpen op koers te blijven.
In dit bericht zullen we projectkostenbeheer definiëren, de verdiensten ervan bespreken en de fasen doornemen die nodig zijn bij het maken van een kostenbeheerplan. We zullen ook een voorbeeld van projectkostenbeheer zien en de behoefte aan software in het beheer bespreken.
Beheer van projectkosten
De praktijk van het schatten, plannen en beheersen van kosten gedurende de projectlevenscyclus met als doel de uitgaven binnen het overeengekomen budget te houden, staat bekend als projectkostenbeheer.
Om een project als succesvol te beschouwen, is het noodzakelijk dat:
- Het voldoet aan de eisen en scope.
- De uitvoeringskwaliteit is uitstekend.
- Het was op tijd klaar, en
- Het is op tijd en binnen budget gebouwd.
Als gevolg hiervan is projectkostenbeheer een van de belangrijkste pijlers van projectbeheer en toepasbaar ongeacht het gebied, zoals productie, detailhandel, technologie of bouw. Het helpt bij de ontwikkeling van een financiële baseline waartegen projectmanagers de huidige status van hun projectkosten kunnen beoordelen en, indien nodig, de richting kunnen aanpassen.
Wat is het belang van projectkostenbeheer?
Het belang van kostenbeheersing is duidelijk. Om een voorbeeld te geven van projectkostenbeheer uit het echte leven: als u besluit een huis te bouwen, is de eerste stap het bepalen van uw budget. Als u weet hoeveel u aan het project wilt uitgeven, is de volgende stap om het totale budget op te splitsen in uitgaven voor subtaken en kleinere regelitems.
Het budget bepaalt cruciale beslissingspunten, zoals: welke ontwerper moet worden ingehuurd - een high-end iemand die het project van begin tot eind zal bouwen en opleveren, of iemand die kan helpen met een paar elementen en met een kleiner budget kan werken? Hoeveel verdiepingen moet het huis hebben? Welke materiaalkwaliteit moet worden gebruikt?
Zonder budget is het niet alleen moeilijk om deze zorgen te beantwoorden, maar is het ook onmogelijk om te bepalen of je op de goede weg bent als het project eenmaal is gestart. De omvang van dit probleem wordt vergroot in grote organisaties vanwege de gelijktijdige uitvoering van verschillende projecten, veranderingen in initiële aannames en de toevoeging van onverwachte uitgaven. Dit is waar kostenbeheer van pas kan komen.
- Projectmanagers kunnen management besparen door effectieve kostenbesparende maatregelen te nemen.
- Creëer duidelijke verwachtingen met stakeholders.
- De reikwijdte van de controle kruipt als gevolg van transparantie voor de klant.
- Houd de voortgang bij en onderneem zo snel mogelijk corrigerende maatregelen.
- Behoud geplande marges, verhoog de ROI en voorkom projectverliezen.
- Creëer gegevens om als standaard te gebruiken voor toekomstige projecten en om kostentrends op de lange termijn te volgen.
Wat zijn de kosten van een project?
Het totale bedrag dat nodig is om een project of werkstuk uit te voeren, wordt de Projectkosten, die zowel directe als indirecte kosten omvat.
Projectkostenbeheerplan
Een projectkostenbeheerplan is een strategie voor het plannen en uitvoeren van het projectbudget. Uiteraard wordt dit gedaan om ervoor te zorgen dat uw project op tijd en binnen budget wordt opgeleverd. Als u echter geen uitgebreid plan voor projectkostenbeheer heeft, zullen beide zaken mislukken, wat u en uw organisatie veel geld kost.
Hoe maak je een projectkostenbeheerplan?
Kostenbeheer is soms bekend onder preciezere namen van subtaken, zoals uitgavenbeheer, kostentransparantie en kostenberekening. Het bestaat meestal uit vier processen: resourceplanning, kostenraming, budgettering en kostenbeheersing.
#1. Projectresourceplanning
Het proces van het identificeren van de middelen die nodig zijn om een project uit te voeren en te voltooien, staat bekend als resourceplanning. Mensen (zoals werknemers en aannemers) en materieel zijn voorbeelden van middelen (zoals infrastructuur, grote bouwvoertuigen en ander gespecialiseerd materieel dat beperkt beschikbaar is).
Voordat het eigenlijke werk begint, wordt de resourceplanning aan het begin van een project voltooid.
Om aan de slag te gaan, moeten projectmanagers eerst de Work Breakdown Structure (WBS) opstellen. Ze moeten elke subtaak in de WBS onderzoeken en vragen hoeveel mensen, wat voor soort vaardigheden en wat voor soort apparatuur of materiaal er nodig zijn om deze taak te voltooien.
Hier zijn een paar tips om in gedachten te houden tijdens het proces:
- Overweeg, voordat u subtaken en de gerelateerde bronnen bepaalt, historische gegevens - tijdlijnen en inspanningen uit het verleden.
- Houd rekening met feedback van het mkb en teamleden: een gezamenlijke aanpak werkt effectief, vooral bij projecten zonder historische gegevens.
- Onderzoek het effect van tijd op de resourcevereisten. Een resource kan bijvoorbeeld enkele maanden niet beschikbaar zijn, waardoor de tijdlijn van het project verschuift. Dit kan gevolgen hebben voor de kostenramingen.
Ondanks het feit dat deze stap plaatsvindt tijdens de planningsfase, moeten projectmanagers rekening houden met de realiteit op de grond. U kunt bijvoorbeeld een vereiste ontdekken voor een hulpbron met specifieke expertise; maar als zo'n hulpmiddel niet toegankelijk is binnen de organisatie, moet u overwegen een aannemer in te huren of uw personeel op te leiden om ze op de hoogte te brengen. Al deze real-world elementen hebben een impact op het kostenbeheer.
#2. Kostenraming
Het proces van het berekenen van de kosten die verband houden met alle middelen die nodig zijn om het project te voltooien, staat bekend als kostenraming. Voor het maken van kostenberekeningen hebben wij de volgende gegevens nodig:
- Vereiste middelen (output van de vorige stap)
- De kosten van elke resource (bijv. personeelskosten per uur, huurkosten van leveranciers, aanschafkosten van servers, materiaaltarieven per eenheid, enz.)
- Het tijdsbestek waarvoor elke resource nodig is
- Aannames lijst
- Risico's die kunnen bestaan
- Eerdere projectkosten en, indien van toepassing, branchebenchmarks
- Inzicht in de financiële gezondheid en rapportagestructuren van het bedrijf
Schatting is waarschijnlijk de moeilijkste stap in kostenbeheer, omdat nauwkeurigheid van cruciaal belang is. Projectmanagers moeten ook rekening houden met vaste en variabele kosten, overhead, inflatie en de tijdswaarde van geld.
Hoe groter het verschil tussen geschatte en werkelijke kosten, hoe kleiner de kans dat een project slaagt. Er zijn echter tal van schattingsmodellen om uit te kiezen. Als u veel gegevens over kosten uit het verleden van vergelijkbare projecten heeft, is een analoge schatting een handige optie. Sommige bedrijven geven de voorkeur aan wiskundige methoden zoals: parametrische modellering of de programma-evaluatie- en beoordelingstechniek (PERT).
Dan is er de vraag of het top-down of bottom-up gaat. Wanneer kostengegevens uit het verleden beschikbaar zijn, werkt top-down prijsstelling goed. In dit geval hebben projectmanagers doorgaans eerdere ervaring met soortgelijke projecten en kunnen ze dus een weloverwogen beslissing nemen. Bottom-up werkt goed voor projecten waarin organisaties geen ervaring hebben, en het is logisch om op taakniveau een kostenraming te berekenen en deze vervolgens naar de top te rollen.
Kostenraming als hulpmiddel voor besluitvorming
In veel gevallen ontwikkelen projectmanagementteams meerdere oplossingen voor een project, en een kostenraming helpt hen bij het bepalen van de te volgen weg. Er zijn tal van kostenmethodologieën beschikbaar om hierbij te helpen vergelijkende analyse, inclusief activity-based costing, job costing en lifecycle costing.
Lifecycle costing houdt bijvoorbeeld rekening met de gehele end-to-end levenscyclus van een project. Onderhoudskosten worden bijvoorbeeld vaak over het hoofd gezien in IT-projecten, maar levenscycluskosten houden rekening met de lange termijn en houden rekening met gebruik van hulpbronnen tot het einde van de cyclus. Evenzo is het doel van productieprojecten om toekomstige service- en vervangingskosten te verlagen.
Het schattingsproces kan soms door teams worden gebruikt om de kosten te evalueren en te verlagen. Waarde-engineering in projectbeheer helpt bijvoorbeeld om het meeste uit een project te halen en tegelijkertijd de kosten te verlagen.
#3. Kostenbegroting
Kostenbegroting kan worden gezien als een uitbreiding van de schatting of als een afzonderlijk proces op zich. Budgettering is het proces van het toewijzen van kosten aan een specifiek deel van een project, zoals individuele taken of modules, gedurende een bepaalde periode. Begrotingen omvatten voorzieningen voor onvoorziene uitgaven die opzij worden gezet om onverwachte uitgaven op te vangen.
Stel dat de totale kosten voor een driejarig project $ 2 miljoen bedragen. Omdat de budgettoewijzing echter tijdgebonden is, besluit de projectmanager zich voorlopig op de eerste twee kwartalen te concentreren. Ze identificeren de werkitems die moeten worden voltooid en budgetten bijvoorbeeld $ 35,000 voor deze periode en deze werkitems. Om tot dit cijfer te komen, gebruikt de projectmanager de Work Breakdown Structure (WBS) en enkele van de schattingsmethoden die in de vorige paragraaf zijn besproken.
Budgettering stelt een kostenbasis vast waaraan de kostenprestaties van het project in de toekomst kunnen worden afgemeten en geëvalueerd. Zonder het budget zouden de totale geschatte kosten een amorf cijfer zijn dat moeilijk halverwege te kwantificeren zou zijn. De evaluatie van de projectprestaties stelt u in staat om te bepalen hoeveel budget nodig is voor toekomstige fasen van het project.
Een andere reden om budgetten aan te scherpen is dat organisaties vaak afhankelijk zijn van verwachte toekomstige kasstromen om zichzelf te financieren. De projectmanager heeft in de beginfase een beperkte financiële pool en moet dienovereenkomstig doelen stellen. Het is alsof je begint met de fundering en één verdieping van een huis en dan de rest van het project afrondt terwijl je meer geld bespaart.
#4. Kostenbeheersing
Kostenbeheersing is het proces van het meten van kostenafwijkingen van de baseline en het nemen van passende maatregelen om die kloof te dichten, zoals het verhogen van het toegewezen budget of het verminderen van de omvang van het werk. Het is een continu proces dat plaatsvindt gedurende de levenscyclus van een project. De nadruk ligt hierbij op zowel meten als op tijdige en heldere rapportage.
Het kostenbeheerplan is samen met de kostenbasislijn een essentiële input voor kostenbeheersing. Dit plan bevat details zoals hoe de projectprestaties zullen worden gemeten, wat de afwijkingsdrempel is, welke acties zullen worden ondernomen als de drempel wordt overschreden, en een lijst van mensen en rollen met uitvoerende beslissingsbevoegdheid.
Earned value management (EVM) is een populaire methode om kostenprestaties te meten. Overweeg als voorbeeld van projectkostenbeheer het volgende:
Voorbeeld
Je meet aan het eind van de week de voortgang van taak X en ontdekt dat deze voor 25% klaar is. Hoe weet u of u op schema ligt om de taak binnen het budget te voltooien?
Eerst bepaalt een projectmanager de geschatte waarde van de taak (in de planningsfase). Stel dat taak X een budget van $ 4000 heeft en naar verwachting aan het einde van de week voor de helft is voltooid.
De geplande waarde (PV) van taak X per week = $ 4000 * 5 = $ 2000
Verdiende waarde (EV) van taak X gedeeld door het aantal weken = $ 4000 * 25 = $ 1000
U moet nu de werkelijke kosten (AC) van het werk berekenen, inclusief aanvullende variabelen zoals apparatuur- en materiaalkosten (bijvoorbeeld $ 800).
EV - PV = $ 1000 - $ 2000 = - $ 1000.
EV – AC = $1000 – $800 = $200 kostenverschil
De negatieve planningsvariantie geeft aan dat de taak achterloopt op schema, maar de positieve kostenvariantie geeft aan dat de taak onder het budget wordt uitgevoerd.
Bij honderden taken in grote projecten kan kostenbeheersing de transparantie bieden die besluitvormers nodig hebben om snel op de situatie te reageren.
Software voor projectkostenbeheer
Kostenbeheer wordt, net als andere aspecten van projectbeheer, gecompliceerd wanneer er tal van variabelen in het spel zijn. De procedure zelf is complex en vereist een nauwgezette aandacht voor detail en een strikte aanpak. Dit proces kan enorm worden ondersteund door het gebruik van software voor projectkostenbeheer.
Laten we eens kijken naar enkele voordelen van het gebruik van software voor projectkostenbeheer:
- De automatisering van tijdrovende kwantitatieve analyses tijdens schattingen en metingen helpt bij het verminderen van menselijke fouten.
- Gegevensintegratie tussen planning, schatting, budgettering en controle maakt continue monitoring en snelle, proactieve reacties mogelijk in plaats van eenmalige interventies.
- De besluitvorming wordt ondersteund door software voor projectkostenbeheer, die gebruikmaakt van scenarioprognoses en wat-als-analyses om alternatieve oplossingen te evalueren.
- Dashboards en andere uitgebreide gebruikersinterfaces bieden eenvoudige en duidelijke rapportage.
- Software voor projectkostenbeheer vermindert de complexiteit van het beheer van meerdere valuta's in projecten verspreid over meerdere geografische locaties.
- Veel kostenoplossingen voor projecten ondersteunen integraties van derden, waardoor gegevens kunnen worden verzameld en geanalyseerd.
- Met de beschikbaarheid van prestatiegegevens van meerdere projecten zijn benchmarking en standaardisatie haalbaar.
Kostenbeheersing en de uitvoering van grootschalige projecten
Volgens het PMI Pulse of the Profession Report 2018 zei 41% van de respondenten dat hun projecten complex zijn. Het is dan ook geen verrassing dat 40% van de respondenten 'investeren in technologie om projectsucces mogelijk te maken' als hun topprioriteit beschouwt.
Kostenbeheersing is onlosmakelijk verbonden met het vermogen van een organisatie om huidige en toekomstige projecten met succes af te ronden. Investeren in betrouwbare kostenbeheersoftware kan aanzienlijke besparingen opleveren. Een goede kostenbeheeroplossing behandelt het niet als een afzonderlijke functie, maar maakt er gebruik van als een essentieel onderdeel van de project- en portfolioprestaties en correleert gegevens over projecten heen.
Wat zijn de voordelen van kostenbeheer in een project?
De zakelijke voordelen van efficiënt kostenbeheer mogen niet over het hoofd worden gezien door projectmanagers. Enkele van deze voordelen zijn als volgt;
#1. Het bevordert toekomstplannen
Het projectkostenbeheer helpt bij het opstellen van toekomstige budgetten door het rapport van de vorige resource te maximaliseren om nauwkeurigheid op te bouwen.
#2. Helpt bij het vermijden van risico's
Het omvat meestal een risicovergoeding om te garanderen dat het succes van het project niet in gevaar wordt gebracht door onverwachte kosten.
#3. Hoed u voor kostenoverschrijdingen
Het stelt projectmanagers in staat om kosten te verdelen, waardoor overbestedingen worden beperkt. Door kosten aan het project toe te wijzen, kunnen managers op de lange termijn te hoge uitgaven voorkomen.
Wat zijn de gebruikelijke opnames in het Cost Management Plan?
Een kostenbeheerplan is een document waarin de criteria en taken worden beschreven die moeten worden voltooid als onderdeel van projectbeheer. Een kostenbeheerplan omvat zowel schattingen van de inputkosten, de hoeveelheid geld die zal worden uitgegeven, projecties van de kostenoutput of de hoeveelheid ontvangen geld.
Wat is de eerste stap in projectkostenbeheer?
De eerste fase van kostenbeheer omvat het definiëren van de middelen die nodig zijn om alle projecttaken uit te voeren.
Wat zijn de vier soorten kosten?
De vier belangrijkste soorten kosten zijn:
- Direct
- indirect
- Vaste en variabele kosten.
- FINANCILE MIDDELEN: 7 beste bronnen om naar uit te kijken in 2023 (+ gedetailleerde gids)
- Beheer van projectmijlpalen: gedetailleerde gids met voorbeelden
- Wat is projectrisicobeheer? Stappen bij het maken van een risicobeoordelingsplan
- Project Scope Management: Definitie & Scope Management Plan Voorbeelden
- PROJECT FINANCE: eenvoudige gids om elk project een kickstart te geven (+ beste keuzes)
