Wanneer u begint met het projectplanningsproces, is een van de eerste vragen die u uzelf moet stellen: "Wat kan er mis gaan?"
Het klinkt misschien pessimistisch, maar pragmatische projectmanagers begrijpen dat dit soort denken preventief is. Er zullen zich zeker problemen voordoen, en je hebt een strategie voor risicobeheer aanwezig om te weten hoe risico's tijdens de projectvoorbereiding moeten worden beheerd.
Maar hoe pak je het onbekende aan? In dit bericht zullen we het hebben over manieren om een kijkje te nemen in potentiële risico's, zodat u ze in uw project kunt identificeren en volgen. U leert hoe u een projectrisicobeheerplan maakt en hoe u de beoordeling uitvoert.
Wat is Project Risk Management (PRM) precies?
Projectrisicobeheer is het proces waarmee projectmanagers potentiële risico's beheren die een zowel gunstig als negatief effect kunnen hebben op een project. Het doel is om de ernst van deze gevaren te verminderen.
Wat is een risico?
Een risico wordt gedefinieerd als elk onverwacht incident dat een impact kan hebben op mensen, technologie, middelen of processen (inclusief projecten). Risico's zijn, in tegenstelling tot routinematige problemen, situaties die abrupt en soms geheel onverwacht kunnen optreden.
Projectmanagers weten niet altijd met welke risico's het project zal worden geconfronteerd wanneer ze zich voordoen en waarom. Vanwege de grote mate van onzekerheid vereist projectrisicomanagement een serieuze en gedegen aanpak.
In een notendop, het proces voor projectrisicobeheer is het detecteren van risico's, deze analyseren en vervolgens reageren op eventuele gevaren die zich tijdens de levenscyclus van het project kunnen voordoen.
Dit wordt gedaan om de gevolgen van het risico zoveel mogelijk te beperken, zodat doelstellingen in de toekomst worden bereikt.
Wie is verantwoordelijk voor projectrisicobeheer?
Hoewel Project Risk Management voor elk project hetzelfde is, kan het verschillende vormen aannemen. Gevarieerde projectsoorten en -groottes vragen om een andere benadering van risicomanagement.
Veel grootschalige projecten besteden veel tijd en moeite aan uitgebreid risicobeheer en probleemoplossende oplossingen.
Voor kleinere projecten is een eenvoudige lijst met prioriteiten van de risico's met hoge, gemiddelde en lage prioriteit voldoende.
Beoordeling van projectrisicobeheer
Een goede risicobeoordeling in projectbeheer zou niet alleen de kans op een negatieve gebeurtenis verkleinen, maar zou ook helpen om de schaal waarop deze zich voordoet te minimaliseren. Een onvoorziene negatieve uitkomst is de grootste nachtmerrie van een projectmanager; van projectinkoop tot projectimplementatie, er kunnen een miljoen en een dingen mis gaan. Dit is waar projectrisicobeheerbeoordeling of risico-evaluatie in het spel komt.
Risicobeoordeling
Risico-evaluatie is een risicobeheerconcept dat zich primair bezighoudt met het analyseren van de waarschijnlijkheid en omvang van specifieke gevaren. Om het belang van het risico te bepalen, wordt het geschatte risico vergeleken met vooraf gedefinieerde risicocriteria.
Het houdt rekening met eventuele relaties tussen componenten die binnen of buiten de reikwijdte van het onderzoek vallen. Actuarissen of risicobeoordelaars zijn altijd verantwoordelijk voor dit proces.
Het belang van beoordeling van projectrisicobeheer
Een goed uitgevoerd project is afhankelijk van het vermogen om een grondige risicobeoordeling uit te voeren voordat het project van start gaat. Dit zorgt ervoor dat projectteamleden niet alleen weten wat ze kunnen verwachten, maar ook de omvang van zo'n onvoorziene gebeurtenis begrijpen.
Het stelt belanghebbenden in staat een noodplan op te stellen dat hen kan helpen beter te plannen en vervolgens risico's te accepteren, te verplaatsen of te elimineren.
Een veiligheidsverklaring is het resultaat van een risicobeoordeling. De veiligheidsverklaring garandeert dat:
- De organisatie opereert ethisch.
- In het geval van een rechtszaak hebben alle belanghebbenden rechtsbescherming.
- Het zorgt ervoor dat de organisatie financieel voorbereid is op eventuele onkosten.
Stappen in de beoordeling van projectrisicobeheer
#1. Alle potentiële gevaren worden door de risicobeoordelaar in kaart gebracht.
Om gevaren te identificeren, zou de beoordelaar een database van soortgelijke eerdere projecten kunnen raadplegen. Vervolgens wordt er een brainstormsessie georganiseerd om de herinneringen van de teamleden aan eerdere gebeurtenissen op te frissen, met bijzondere aandacht voor persoonlijke relaties, teamdynamiek en het negeren van alle kritiek.
De beoordelaar zal proberen de belangrijkste oorzaak van het risico te achterhalen door zich te concentreren op de aspecten die cruciaal zijn voor het succes van het project, terwijl iedereen brainstormt over zorgen die ertoe kunnen leiden dat die succescomponenten mislukken. Vragen als: "Wat kan er gebeuren?" ” “Waar zou het gebeuren? " "Hoe kon dit gebeuren? ’ en ‘Hoe zou het gebeuren? ” zijn gesteld.
Het zou ook nuttig zijn om te weten of de gevaren fysiek, juridisch, strategisch of financieel zijn.
#2. Risicoclassificatie
De risicobeoordelaar categoriseert alle gedetecteerde risico's op basis van waarschijnlijkheid en impact in dit stadium van de risicobeoordeling.
De beoordelaar beoordeelt de kans dat het risico zich voordoet en categoriseert het als laag, gemiddeld of hoog. Overweeg in termen van impact hoe ver het zich kan verspreiden en op wie of welke plaatsen kunnen worden beïnvloed. Dit kan ook worden gecategoriseerd als laag, gemiddeld of hoog.
#3. Risicobeoordeling
De actuaris of beoordelaar (afhankelijk van wie u kiest) beslist hoe de risico's met een hogere prioriteit worden behandeld terwijl het risico wordt geëvalueerd. Voor het aanbieden van risicodekking kan een beroep worden gedaan op een verzekeraar.
In sommige omstandigheden kunnen suggesties worden gedaan om het risico te verminderen of te elimineren; de activiteiten eromheen kunnen worden gewijzigd, en risico's van een lagere of middelgrote categorie zullen worden bekeken om te bepalen of ze evolueren naar risico's van een hogere categorie.
#4. Analyses en evaluaties worden gedocumenteerd en passende aanbevelingen aan het projectteam worden gegeven.
In dit stadium van de risicobeoordeling van het project worden onvoorziene omstandigheden getroffen om het project en alle activa veilig te stellen. Dit wordt op een aantal manieren bereikt:
- Het risico nemen
- Het gevaar overdragen (aan een verzekeraar)
- Aanvaarding van het gevaar
- het risico verlagen
Aspecten van een risicobeheerplan
Er zullen gevaren zijn in elk webontwerp- en ontwikkelingsproject, bouwproject, of productontwerp. Dat is nu eenmaal de essentie van projectmanagement. Maar dat is ook de reden waarom het altijd essentieel is om van tevoren te plannen door een strategie voor projectrisicobeheer op te bouwen. Een projectrisicobeheerplan bestaat normaal gesproken uit een aantal aspecten, die hieronder worden toegelicht.
#1. Mogelijke gevaren herkennen
Risico-identificatie vindt zowel op het project als gedurende het project plaats. Hoewel veel gevaren als "bekende risico's" worden beschouwd, kunnen andere extra onderzoek vereisen.
Maak een checklist voor risico-identificatie die is afgestemd op uw projecttype om risico's te detecteren. Dit kan worden bereikt door alle belanghebbenden en experts uit de sector te interviewen. Veel gevaren kunnen worden geclassificeerd als technisch of organisatorisch en vervolgens worden geïdentificeerd door bepaalde subcategorieën zoals technologie, interfaces, prestaties, logistiek, budget, enzovoort. Creëer een risico bewaarplaats die u kunt delen met iedereen die u hebt geïnterviewd om een centrale locatie te hebben voor alle bekende gevaren die tijdens het identificatieproces zijn ontdekt.
#2. Maak een grafiek die de impact vergelijkt met de waarschijnlijkheid.
In deze beheerfase beoordeelt u de kwalitatieve en kwantitatieve impact van het risico, zoals de kans dat het risico zich voordoet versus de impact op uw project, en legt u deze vast in een matrix of spreadsheet.
Om te beginnen geeft u een waarschijnlijkheidsscore voor de kans op gevaar, variërend van laag tot hoog. Vervolgens rangschikt u uw risico-impact van laag tot gemiddeld tot hoog en kent u aan elk een score toe. Dit geeft u een indicatie van hoe waarschijnlijk het is dat het risico een impact zal hebben op het succes van het project, en ook hoe onmiddellijk de reactie moet zijn.
Om de matrix begrijpelijker te maken voor alle teamleden en belanghebbenden, geeft u een algemene risicoscore op door uw effectniveauscore te vermenigvuldigen met uw risicowaarschijnlijkheidsscore.
#3. Een risicoresponsplan maken
Het plannen van uw risicorespons bestaat normaal gesproken uit drie basisconcepten: het wegnemen van uw risico en het minimaliseren van zowel de impact van het risico op het project als het risico dat zich voordoet. Dit kost meestal geld, zowel in tijd als in geld. Als gevolg hiervan moet u uw tijd, geld en reikwijdte goed hebben ingedeeld voordat u uw risicobeheerplan ontwikkelt.
#4. Wijs risico toe aan een Eigenaar.
Daarnaast dient u aan elk risico een risico-eigenaar toe te wijzen. Hoewel de projectmanager normaal gesproken de standaard is, moet u specifiek zijn. Neem bij het maken van uw matrix de eigenaar van elk risico op, zodat niemand onduidelijk is over wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de reactie als het risico zich voordoet, en eigenaren direct actie kunnen ondernemen.
Noteer het specifieke antwoord en laat het goedkeuren door alle belanghebbenden voordat u het implementeert. Op die manier heb je een overzicht van het probleem en de oplossing om het te bespreken zodra het project is voltooid.
#5. Herken je triggers
Dit kan gebeuren met of zonder een risico dat al van invloed is op uw project, en het is vooral gebruikelijk tijdens projectmijlpalen als een manier om de projectvoortgang te beoordelen. Als dat het geval is, denk er dan over na om de bestaande gevaren opnieuw in te delen.
Zelfs als aan bepaalde triggers niet is voldaan, is het raadzaam om een back-upplan te ontwikkelen naarmate het project vordert - misschien zullen de criteria voor een bepaald risico niet meer bestaan wanneer een bepaald punt in het project is bereikt.
#6. Een back-upplan maken
Beschouw uw risico-impact en waarschijnlijkheidsmatrix als een steeds veranderend document. De classificatie van uw risico's kan op elk moment tijdens uw project veranderen, daarom moet u een noodplan ontwikkelen als onderdeel van uw proces.
Het ontdekken van nieuwe risico's tijdens projectmijlpalen en het opnieuw evalueren van bestaande risico's om te zien of aan de voorwaarden voor die risico's is voldaan, zijn voorbeelden van noodplanning. Elke herclassificatie van risico's vereist een kleine aanpassing aan uw back-upplan.
#7. Bepaal uw risicodrempel
Het meten van uw risicodrempel houdt in dat u bepaalt welke risico's te hoog zijn en dat u met uw belanghebbenden bespreekt of het de moeite waard is om het project voort te zetten - de moeite waard in termen van tijd, geld of omvang.
Overweeg uw risico's met een score van "zeer hoog" of meer dan een paar "hoge" beoordelingen, en overleg met uw leiderschapsteam en belanghebbenden om te beoordelen of het project zelf het risico loopt te mislukken. Risico's die aanvullend overleg vereisen, hebben de risicodrempel overschreden.
Best practices om uw projectrisicobeheerplan up-to-date te houden
Projectrisicobeheerplannen mislukken slechts op een paar manieren: geleidelijk door geldgebrek, door modelleringsfouten of door schaamteloos uw risico's te negeren.
Uw risicobeheerplan evolueert gedurende de looptijd van het project, van begin tot eind. De best practices zijn daarom om zich te concentreren op de monitoringfase van het risicobeheerplan. Blijf uw risico's en hun respectieve scores beoordelen en opnieuw beoordelen, en pak risico's bij elke projectmijlpaal aan.
Veelgestelde vragen over projectrisicobeheer
Wat zijn positieve risico's in projectmanagement?
Positief risico is elke omstandigheid, gebeurtenis, voorval of situatie die een project of organisatie ten goede kan komen.
Wat is een project met een hoog risico?
Projecten met een hoog risico zijn projecten die zeer zichtbaar zijn, een brede invloed hebben, zowel binnen als buiten het bedrijf, en die grote uitdagingen vormen voor het vermogen van het projectteam om te leveren.
Wat zijn positieve en negatieve risico's in projectmanagement?
Positief risico is in het algemeen iets waar je altijd voor open moet staan, en zelfs moet aanmoedigen, omdat het waardevolle gevolgen heeft voor je project. Negatief risico is daarentegen het omgekeerde, en het slechtste scenario voor een dergelijk risico is het mislukken van projecten.
- Business Impact Analyse BIA: Gedetailleerde processtappen en voorbeelden
- STRATEGISCHE RISICOBEPERKING: hoe u het op de juiste manier doet?
- Project Scope Management: Definitie & Scope Management Plan Voorbeelden
- Project Scope Statement: gids voor het maken van een Scope Statement met voorbeelden
- Risicobeperking: voorbeelden en hoe te plannen voor risicobeperking
- Financieel risico: definitie, typen, beheer, overzicht, analyse (+ gratis pdf's)
- MARKTRISICO'S: best practices en eenvoudige handleiding met voorbeelden
