Het plannen van een project zonder de juiste tools en technieken, aangezien uw resource een overweldigende taak kan zijn. Het kennen van de juiste methode om als projectmanager te gebruiken in het planningsproces garandeert uw optimale prestaties bij het bereiken van de projectdoelstellingen.
In dit artikel hebben we het proces, hulpmiddelen en technieken voor resourceplanning besproken om u te begeleiden bij effectief projectbeheer.
Wat is projectplanning?
Projectplanning is een discipline om te bepalen hoe een project moet worden uitgevoerd binnen een bepaalde tijdlijn, met gedefinieerde fasen en middelen.
Projectplanningsproces
Het belangrijkste instrument om ervoor te zorgen dat activiteiten op tijd worden uitgevoerd, is het projectplanningsproces. Er wordt een plan opgesteld om de meest effectieve aanpak voor voltooiing te vinden om ervoor te zorgen dat een project de grootste kans op succes en het laagste risico op mislukking heeft. Simpel gezegd, projectplanning verwijst naar de procedures om ervoor te zorgen dat activiteiten efficiënt worden uitgevoerd. Leiders moeten bekend zijn met verschillende projectplanningsprocessen en -hulpmiddelen om communicatie tussen teamleden mogelijk te maken.
Een set van vier processen in projectplanning zorgt ervoor dat taken worden voltooid en dat het einddoel wordt bereikt. Projecten zijn verschillend en verschillend, en geen twee technieken voor het uitvoeren van een plan zijn hetzelfde. Hoewel de kernstappen van elk planningsproces voor projectmanagement identiek zijn, kan de manier waarop ze worden uitgevoerd variëren. Als gevolg hiervan zijn projectintroductie, projectplanning, projectuitvoering en projectafsluiting de vier planningsprocessen.
Het introductieproces van het project begint met een beschrijving van het te bereiken doel. Het projectplanningsproces, dat daarna komt, zorgt ervoor dat uw doelen van een vaag idee naar een concrete realiteit gaan. Nadat de doelstellingen en doelen duidelijk zijn geformuleerd, worden er verdere stappen gezet om een project in de uitvoeringsfase te brengen. Het levenscyclusproces van de projectplanning is alleen succesvol als alle vier de fasen zijn voltooid.
Om succesvol te zijn, moet het projectmanagementplanningsproces taken, doelstellingen en doelen voltooien. Tijdens de startfase moet het kernprobleem of de kerntaak worden toegelicht. Een ander punt om te overwegen is dat alle haalbare oplossingen en mogelijke gevaren moeten worden onderzocht. Dit is de meest effectieve methode om potentiële projectgerelateerde initiatieven te identificeren. Zodra het oorspronkelijke concept is vastgesteld, wordt een projectplanningsteam gevormd en worden de tools gekozen om het project te voltooien.
Hulpmiddel voor projectplanning
De meest waardevolle hulpbron bij het plannen en uitvoeren van een project zijn mensen: het projectteam. Afhankelijk van mijlpalen, projecten vereisen unieke expertise op specifieke punten in de planning. In de loop van een begrotingsjaar kan een organisatie meerdere strategische initiatieven tegelijkertijd hosten. Dit houdt in dat het personeel aan meerdere projecten tegelijk kan werken. Als alternatief kan een persoon vanuit zijn huidige positie binnen een organisatie lid worden van een projectteam vanwege een bepaalde vaardigheden.
Bovendien vereisen veel initiatieven vaardigheden en middelen die alleen kunnen worden verkregen via contractwerk of externe contractanten. Het verkrijgen en aansturen van deze personele middelen, evenals het controleren van de tijdlijn van het project, is van vitaal belang voor het uiteindelijke succes.
Het is van cruciaal belang om een goed presterend projectteam te hebben dat bestaat uit individuen met technische vaardigheden en motivatie om bij te dragen aan het succes van het project. Een van de vele verantwoordelijkheden van een projectmanager is om het vermogen van elk projectteamlid om bij te dragen aan het project te verbeteren en tegelijkertijd persoonlijke groei en prestatie aan te moedigen. Tegelijkertijd moet elk individu samenwerken met anderen om ideeën te delen om een gemeenschappelijk doel te bereiken.
Aan elke actie op uw activiteitenlijst moeten middelen worden toegewezen. Bepaal eerst de beschikbaarheid van resources voordat u ze aan uw project kunt toewijzen. Informatie over de beschikbaarheid van middelen omvat welke middelen u kunt gebruiken bij het plannen van uw project en de voorwaarden waaronder deze beschikbaar zijn. Houd er rekening mee dat sommige resources, zoals consultants, van tevoren gereed moeten zijn en mogelijk alleen in bepaalde perioden beschikbaar zijn.
Financiële Planning
Financiën is een essentiële hulpbron bij projectplanning. Financiële plannen omvatten uitgavenplannen op basis van het bestedingspercentage, afhankelijk van de beschikbare fondsen, kapitaalinvesteringsplannen, winstplannen en het behoud en gebruik van managementreserves.
Hulpmiddelen en technieken voor projectplanning
Het is van cruciaal belang om de juiste techniek te kiezen, omdat deze bepaalt of een project zal slagen of mislukken. En aangezien er geen pasklare strategie is die voor alle soorten, maten of sectoren werkt, moet u wat tijd en moeite besteden aan het selecteren van de beste projectplanningstechnieken of -hulpmiddelen voor uw situatie. Het belangrijkste is dat u de stappen kent bij het selecteren van de beste tools en technieken voor uw projectresourceplanning.
Overweeg de volgende stappen:
#1. Sorteer uw projectfactoren op hoe eenvoudig of complex ze zijn
Dit omvat het project zelf, de opdrachtgever, middelen, beperkingen (zoals risicobereidheid), tijdsbestek, tools en mensen. Maak een lijst van deze factoren en categoriseer ze volgens hoe eenvoudig of complex ze zijn.
#2. Bepaal of je werkplek streng of flexibel is.
Een Agile techniek kan van pas komen als je werkt in een dynamische werkomgeving waar er een verlangen is naar evolutie en verandering. U kunt wellicht beter een Waterfall-strategie gebruiken als u met zeer specifieke behoeften, tijdlijnen en budgetten werkt.
Onderzoek daarnaast uw beperkingen en risico's naast dit onderzoek naar uw flexibiliteit. Implementeer ook methoden die uw teams in staat stellen hun projecten netjes binnen uw organisatorische limieten te laten passen, terwijl grote risico's worden geminimaliseerd
#3. Bedenk wat u de meeste kick voor uw geld geeft.
Informeer naar wat de klant (of de stakeholder of de eindgebruiker) de meeste waarde biedt. Maak een lijst van hun vereisten en gebruik deze om de beste werkwijze te bepalen om aan die vereisten te voldoen.
Als uw klanten vaak verzoeken doen en bijvoorbeeld anticiperen op voortdurende updates en wijzigingen, zal een iteratieve techniek met korte cycli hen het gevoel geven dat ze meer waarde krijgen. Deze methodologie zal u helpen bij het leveren van waarde en het onderhouden van sterke klantrelaties.
#4. Haal het meeste uit de doelstellingen van uw bedrijf,
Om u te helpen bij het kiezen van geschikte projectplanningstechnieken, gebruikt u de doelen of projectdoelstellingen die u al als team of organisatie heeft gesteld. Het is duidelijk dat uw methoden een manier moeten zijn om uw doelstellingen te bereiken - de optimale methode is degene die u het meest direct naar uw strategische doelstellingen leidt met de hoogste winst en de minste negatieve impact.
#5. Maak een lijst van de waarden van uw bedrijf en team.
Ten slotte, en vooral, onderzoek je waarden. Aan het eind van de dag worden technieken uitgevoerd door mensen - mensen met hun gewoonten, opvattingen en waarden. In plaats van uw werknemers een trendy techniek op te leggen, moet u nadenken over hoe ze denken, omgaan en werken om er een te creëren die een natuurlijke match is.
Voor het grootste deel kunnen de waarden van uw bedrijf en team helpen bij het ontwikkelen van een echt duurzame techniek die minder een theoretische norm is en meer een manier om systematisch levende, ademende processen uit te voeren die in de loop van de tijd gemakkelijker vol te houden zijn.
Onthoud echter dat geen enkele techniek superieur is aan een andere. Het hangt allemaal af van hoe goed het aansluit bij de doelen en waarden van de organisatie en de limieten die het projectteam moet overwinnen. Ook de behoeften van belanghebbenden, de risico's en de omvang, kosten en complexiteit van het project.
technieken
#1. Scrummen
Scrum is een projectplanningstechniek die concepten en processen presenteert voor het verhogen van de leveringskwaliteit. Het is een van de meest populaire en eenvoudige kaders om Agile-ideeën in de praktijk te brengen software development. In werkelijkheid gaat Scrum over het machtigen van een zelfsturend team om rollen en plichten te leveren en te definiëren om een gezonde spanning tot stand te brengen tussen het zo snel mogelijk leveren van het juiste item, op de juiste manier.
Daarnaast streeft Scrum naar het verhogen van communicatie, teamwork en ontwikkeltempo. Als je termen als sprints, scrums, backlogs en burndowns hoort, is dat meestal omdat ze het hebben over Scrum of een variant daarvan.
#2. Kanban
Een andere techniek voor projectplanning is Kanban. Het is een projectmanagementtechniek gebaseerd op Lean-concepten en een goed gedefinieerd proces om de efficiëntie te verhogen. Het lijkt veel op Scrum in die zin dat het erom gaat vaak en vroeg te leveren met een samenwerkend en zelfsturend team. Kanban, aan de andere kant, is een meer evolutionaire transformatie dan Scrum, en biedt een gemakkelijkere toegang tot de Agile-omgeving omdat het minder voorschrijvend is.
Kanban-techniek is proceslicht, flexibel en verstoken van vooraf gedefinieerde rollen. Het enige doel is om het hele team te verbeteren door de aandacht van het team te richten op de dingen die er echt toe doen. Het visualiseren van de workflow, het beperken van onderhanden werk, het kwantificeren van doorlooptijd, het expliciet maken van procesbeleid en het continu analyseren van verbeterpotentieel behoren tot de uitgangspunten.
Verderop is Kanban ideaal voor taken die een consistente output vereisen, zoals productie of ondersteuning en onderhoud. Het kan ook een handig hulpmiddel zijn in de wereld van bureaus, omdat het beter kan worden aangepast aan veranderingen en klanten graag vaak van gedachten veranderen. Deze techniek is een eenvoudiger alternatief voor Scrum als je 'Agile' wilt doen, maar niet al te rigoureus wilt zijn.
#3. Kritiek pad
De bouw-, softwareontwikkelings- en technische industrie maken allemaal gebruik van deze techniek voor het modelleren en plannen van projectplanning. Met behulp van deze techniek bepaalt u de activiteiten die nodig zijn om een project af te ronden, de tijd die elk ervan in beslag zal nemen, de onderlinge afhankelijkheden en hun deliverables of mijlpalen.
Deze zijn bedoeld om de langste en snelste paden te berekenen om uw project te voltooien, wat u helpt de belangrijkste activiteiten van het project te begrijpen - die kunnen worden uitgesteld zonder uw mijlpalen te beïnvloeden.
#4. PERT
De Programma Evaluatie en Review Techniek is een schattingstechniek. Wanneer individuele taak-/activiteitsschattingen onbekend zijn, gebruikt het een gewogen gemiddelde van optimistische, pessimistische en meest waarschijnlijke schattingen. Als gevolg hiervan is PERT een manier om de hoeveelheid tijd voor het uitvoeren van een taak te evalueren en in te schatten.
Dit is vergelijkbaar met een driepuntsschatting, maar geeft de meest waarschijnlijke schatting meer gewicht. Overweging van het inschatten van onzekerheid en risico kan de nauwkeurigheid van voorspellingen van taakduur op één punt vergroten. De techniek van programma-evaluatie en -review heeft geleid tot dit concept (PERT). Om een benaderend bereik voor de duur van een taak te definiëren, gebruikt PERT drie schattingen:
Meest waarschijnlijke schatting (M): Deze schatting is gebaseerd op de duur van de taak en op de middelen die waarschijnlijk zullen worden toegewezen. Nogmaals, hun productiviteit, realistische verwachtingen van beschikbaarheid voor de activiteit en onderbrekingen.
Optimistisch (O): De taakduur wordt bepaald door een studie van het best-case scenario van de taak. Dit zal u informeren hoe lang de taak zal duren in de kortst mogelijke tijd.
Pessimistisch (P): De taakduur wordt bepaald door het worstcasescenario van de taak te analyseren. Dit onthult verder de maximale hoeveelheid tijd die een taak in beslag kan nemen.
#5. Slank
De lean-techniek is een projectplanningsbenadering die de nadruk legt op efficiëntie. Lean staat bekend als de 'Godfather' van Agile omdat het erop gericht is meer gedaan te krijgen met minder. Het begint met het vinden van waarde en deze vervolgens te maximaliseren door continue verbetering, waaronder het verbeteren van de waardestroom en het verminderen van verspilling.
Het is meer een onderwerp met idealen dan een systeem dat je vertelt hoe je dingen moet doen. Het stelt voor dat het behandelen van de drie afvalcreërende disfuncties die bekend staan als de '3M's' je kan helpen meer te doen met minder.
Lean heeft als doel de manier waarop we werken te veranderen, zodat we ons uitsluitend kunnen richten op het leveren van waarde. Het gaat erom de focus te verleggen van individuele technologieën, bedrijfsmiddelen en verticale divisies naar volledige waardestromen die horizontaal over technologieën, bedrijfsmiddelen en afdelingen naar klanten stromen.
Bij het analyseren van uw projectplanningsproces kan het nuttig zijn om een lean-mentaliteit aan te nemen. Bedenk hoe u uw projectplanningsproces kunt herleiden tot de fundamentele basisprincipes die waarde toevoegen, terwijl u de externe elementen of de manier waarop u dingen altijd hebt gedaan kunt elimineren, en u zult Lean denken.
Wat is de rol van projectplanning?
Voordat iemand rollen voor het project toewijst en het team het plan begint uit te voeren, omvat projectplanning het grondig in kaart brengen en ordenen van projectdoelen, taken, schema's en middelen. Met een uitstekende projectplanning kunt u vrijwel alle problemen elimineren die leiden tot het mislukken van projecten.
Wat zijn de 4 hoofdonderdelen van een projectplan?
De behoeften van het project, de onderliggende visie, de kwantificeerbare doelstellingen, de resultaten en de acties die wel en niet kunnen worden uitgevoerd om de succesvolle afronding te garanderen, zijn allemaal opgenomen in de reikwijdte van het project.
Wat zijn de 6 P's in project
Ze bestaan uit een methode, mensen, competentie, ijver, geduld en uitmuntendheid.
Wat is de eerste stap in projectplanning?
De eerste fase van het initiëren van een nieuw project wordt projectinitiatie genoemd. U beslist waarom u het project start en welke zakelijke waarde het zal opleveren tijdens de projectinitiatiefase. Vervolgens gebruik je die kennis om de steun van de belangrijkste stakeholders te winnen.
Wat is het planningsproces?
Het planningsproces is een procedure die wordt gebruikt om doelen te genereren, taken te ontwerpen om doelen te bereiken, de benodigde middelen te identificeren, een tijdschema vast te stellen, te beslissen over tracking en beoordeling, het plan af te ronden en het plan te delen met het team.
Wat zijn de 4 C's in projectmanagement?
Om dit probleem aan te pakken, heeft PBL zich ontwikkeld tot een nieuwe gouden standaard die de "Vier C's" van het Partnership for 21st Century Learning omvat: communicatie, samenwerking, kritisch denken en creativiteit.
Wat zijn de 3 fasen in projectplanning?
Initiatie, planning, uitvoering en afsluiting zijn de fasen van een project.
Conclusie
De hulpmiddelen en technieken voor projectplanning zijn vrij belangrijk in het projectbeheerproces, maar de bijdrage van de menselijke hulpbronnen blijft de ultieme. Een projectmanager moet daarom zorgen voor een goede samenwerking tussen hemzelf en zijn team.
Gerelateerde artikelen
- Financiële planning: definitie, belangcertificaten
- Magere productie: definitie, methoden, voordeel en nadeel
- Het belang van middelen voor het succes van elk bedrijf
- 4 manieren om een bedrijfscultuur op te bouwen bij een startup
- Projectplanningssoftware: 60+ beste software in 2023 (gratis en betaalde opties)
Veelgestelde vragen over projectplanning
Wat zijn de 5 fasen van projectplanning?
Projectmanagement wordt door het Project Management Institute in kaart gebracht in procesgroepen en kennisgebieden. De vijf belangrijkste procesgroepen zijn dus; initiëren, plannen, uitvoeren, bewaken en controleren en afsluiten
Wat zijn de fundamentele SAteps in projectplanning?
- Businesscase maken en analyseren.
- Identificeer en ontmoet belanghebbenden voor goedkeuring.
- Definieer de projectomvang.
- Stel projectdoelen en -doelstellingen vast.
- Bepaal de projectresultaten.
- Maak een projectplanning en mijlpalen.
- Toewijzing van taken.
- Risicobeoordeling uitvoeren
Hoe selecteert u een project?
- Zorg ervoor dat het project aansluit bij uw organisatiestrategie. …
- Identificeer een projectkampioen. …
- Voer een organisatie- of milieubeoordeling uit. …
- Beoordeel uw middelen. …
- Identificeer uw parameters voor succes
Wat zijn de belangrijkste criteria om een project te selecteren?
- Tijdswaarde van geld.
- Huidige waarde.
- Toekomstige waarde.
- Huidige waarde en toekomstige waarderelatie
Wat houdt projectplanning in?
Een typisch projectplan bestaat uit een werkoverzicht, een bronnenlijst, een werkverdelingsstructuur, een projectplanning en een risicoplan. De scope omvat de zakelijke behoefte en het zakelijke probleem, de projectdoelstellingen, deliverables en belangrijke mijlpalen. Ook worden projectbaselines vastgesteld in het projectplan
