Elk bedrijf brengt een bepaald risico met zich mee. En wanneer je afstand zich uitbreidt, worden die risico's groter en hebben ze een groter potentieel voor schade. Hoewel u uw bedrijf niet volledig kunt beschermen tegen elk mogelijk worstcasescenario, helpt een BIA met bedrijfsimpactanalyse u om de gevolgen van deze risico's het hoofd te bieden. Zo geeft het uw bedrijf de meeste kans op herstel. We bespreken enkele voorbeelden van bedrijfsimpactanalyses en het proces dat betrokken is bij het uitvoeren van de analyse.
Wat is een Business Impact Analyse BIA?
Analyse van bedrijfsimpact BIA is een gestructureerde procedure die door uw organisatie wordt gebruikt om de waarschijnlijke gevolgen van een verstoring van vitale bedrijfsactiviteiten als gevolg van rampen, ongevallen of noodsituaties te analyseren en te evalueren. Een bedrijfsimpactanalyse is een belangrijk onderdeel van de bedrijfs continuiteits plan.
A bedrijfsdeskundigen impactanalyse laat u zien hoe uw bedrijf zou worden beïnvloed als uw bedrijfsprocessen zouden worden verstoord door een bedrijfsonderbreking. Door een bedrijfsimpactonderzoek uit te voeren, kunt u ook elk proces en elke afdeling afzonderlijk en in samenhang analyseren, bepalen welke functies het meest cruciaal zijn voor de voortzetting van uw bedrijf en een herstelstrategie ontwikkelen.
Hoewel een analyse van de bedrijfsimpact niet essentieel is voor naleving van belangrijke kaders voor gegevensbeveiliging (hoewel het wel voor ISO 22301-conformiteit). Het is de eerste stap in het creëren van een goed bedrijfs continuiteits plan voor uw bedrijf. Ten slotte is de financiële gezondheid en reputatie van uw bedrijf het vermogen om te herstellen van een ramp, of het nu gaat om een datalek, een natuurramp of een ander type bedrijfsstoring.
Een bedrijfsimpactanalyse biedt u ook de tools die u nodig hebt om te voldoen aan de wettelijke en gegevensbeveiligingsverplichtingen, en om te herstellen van een bedrijfsstoring terwijl u ethisch en wettig functioneert. Hoewel individuele afdelingen de gevolgen van een verbroken proces of functie kunnen begrijpen, zult u die gevolgen voor uw hele bedrijf niet volledig kunnen realiseren, tenzij u een bedrijfsimpactanalyse uitvoert en al die informatie op één plek wordt opgeslagen.
Lees ook: MARKTCLEARING PRIJS: Hoe de marktclearingprijs te vinden (+ gedetailleerde gids)
Voorbeelden van veelvoorkomende verliezen in een bedrijfsimpactanalyse BIA
Het zou voor ons onmogelijk zijn om hier elk afzonderlijk bedrijfsonderbrekingsscenario te noemen. Het is ook onwaarschijnlijk dat uw bedrijf een strategie kan ontwikkelen en implementeren voor elke mogelijke verliessituatie.
Concentreer u in plaats daarvan op de meest voorkomende voorbeelden van verlies van bedrijfsimpactanalyse en hoe deze uw bedrijf waarschijnlijk schade zullen berokkenen. Overweeg deze voorbeelden van bedrijfsimpactanalyse; als uw bedrijf een productiecomponent heeft, moet u plannen maken voor ongevallen die leiden tot verlies. Branden, kapotte leidingen en machinestoringen zijn allemaal zeer reële risico's. Als uw bedrijf CRM-software verkoopt, verwachten klanten ook dat hun verkoop-/klantgegevens beschikbaar zijn wanneer ze die nodig hebben.
Als gevolg hiervan moet uw engineeringteam ervoor zorgen dat uw toepassing maximaal beschikbaar is. Mogelijk moet u redundantie aan uw systemen toevoegen om storingen te weerstaan, en moet u uw toepassing en de systemen waarop deze draait nauwlettend in de gaten houden. Dit is om ervoor te zorgen dat uw klanten zo min mogelijk hinder ervaren.
Elk bedrijf moet klaar zijn voor bedrijfsnoodgevallen. Uitvallende productieservers, leveranciers die niet of niet op tijd leveren, arbeidsconflicten, stroomuitval, het verlies van een belangrijke medewerker en cyberaanvallen hebben allemaal waarschijnlijk een negatieve impact op uw organisatie.
Natuurrampen en door de mens veroorzaakte rampen zijn ook belangrijke bronnen van bedrijfsonderbreking. Afhankelijk van waar de kantoren, opslagfaciliteiten, servers of andere belangrijke bedrijfsactiviteiten van uw bedrijf zich bevinden, moet u plannen voor de rampen die u waarschijnlijk zullen schaden. Aardbevingen, orkanen, bosbranden, terroristische aanslagen of grote stroomstoringen kunnen allemaal op verschillende manieren een impact hebben op uw bedrijf. Daarom moet u voor hen plannen.
Processtappen voor een Business Impact Analyse (BIA)
Er is niet één manier om een bedrijfsimpactanalyse uit te voeren. Het zal voor elk bedrijf anders zijn en elk bedrijf moet zijn aanpak afstemmen op de specifieke vereisten van zijn organisatie. Er moeten echter een paar elementen van een bedrijfsimpactanalyse worden opgenomen om succesvol te zijn.
#1. Klaar maken
Voordat u met uw bedrijfsimpactanalyse kunt beginnen, moet u eerst de: project team die zal het uitvoeren. Dit kan een team van huidig personeel zijn of een uitbested team dat zich toelegt op het uitvoeren van evaluaties van de bedrijfsimpact. Om zich voor te bereiden op het echte werk van de bedrijfsimpactanalyse, moet dit team in samenwerking met het hogere management de doelstellingen en reikwijdte van de impactstudie identificeren en documenteren.
Voordat u begint, moet u beslissen welke afdelingen u erbij gaat betrekken, hoe de informatie wordt verzameld en bijgehouden, en het tijdschema voor het project.
#2. Informatie verkrijgen
De volgende fase in uw bedrijfsimpactanalyse is het verzamelen van ruwe gegevens over uw bedrijfsprocessen. Interviews met het personeel dat toezicht houdt op elk proces en het uitvoert, evenals een vragenlijst voor bedrijfsimpactanalyse, zijn de twee meest voorkomende manieren om deze gegevens te verzamelen. De meest effectieve manier om informatie te verzamelen is door middel van een vragenlijst voor bedrijfsimpactanalyse. Als u interviews zou gebruiken in plaats van een vragenlijst, zou u dezelfde informatie verzamelen als hieronder vermeld. Het zal echter minder standaard zijn.
Vragenlijst voor het verkrijgen van informatie
Hier is een goede selectie van vragen om in een vragenlijst op te nemen:
- De naam van de procedure
- Een volledige beschrijving van waar u de procedure gaat uitvoeren.
- Alle input en output van het proces
- De middelen en hulpmiddelen die in het proces worden gebruikt
- De gebruikers van de procedure
- De volgorde van gebeurtenissen
- De financiële en operationele gevolgen
- Eventuele gevolgen van regelgeving, wetgeving of naleving
- Vorige gegevens
In wezen moet uw lijst vragen bevatten die medewerkers van verschillende afdelingen kunnen beantwoorden. Managers zullen hoogstwaarschijnlijk de financiële en operationele implicaties begrijpen. Werknemers op een lager niveau die processen uitvoeren, kunnen echter een gedetailleerde beschrijving geven, evenals alle input en output. Uw nalevingspersoneel, bedrijfsjurist of divisiemanagement kan antwoorden bieden op regelgevende en juridische implicaties. U kunt de enquête ook verspreiden onder externe zakenpartners die kennis hebben van het proces of leden van het hoger management die erbij betrokken zijn of er belang bij hebben.
Kortom, iedereen die een onderdeel van het proces uitvoert of er toezicht op houdt, moet de enquête over de bedrijfsimpactanalyse invullen. Dit is om de meest uitgebreide strategie mogelijk te maken.
Eens alle enquêtes zijn verzameld, moet u alle gegevens samenbrengen in één document waarin de hierboven vermelde informatie voor elke fase duidelijk wordt vermeld. Controleer of er geen informatie ontbreekt en of de verzamelde gegevens kort en duidelijk zijn. Dit is om ervoor te zorgen dat iedereen die het leest het proces en de belangrijkste informatie erover begrijpt. Als het helpt, kun je zelfs stroomdiagrammen maken voor elke fase.
#3. Beoordeling en analyse van informatie
Het effectonderzoek kan beginnen als u alle benodigde informatie over elk bedrijfsproces hebt verzameld.
Het team voor bedrijfsimpactanalyse zal elk proces onderzoeken om drie dingen vast te stellen:
Welke functies en processen zijn cruciaal voor de continue werking van uw bedrijf? Dit oordeel resulteert in een geprioriteerde lijst van alle processen. Als er morgen een grootschalige tragedie zou plaatsvinden, zou deze lijst uw bedrijf kunnen vertellen welke procedures eerst hersteld moeten worden en welke kunnen wachten.
Welke menselijke en technologische middelen zijn nodig om elk proces soepel te laten verlopen? In het geval dat een proces faalt, kunt u prioriteit geven aan mensen en technologie.
Wat is het hersteltijdschema om het proces weer normaal (of zo normaal mogelijk) te laten verlopen? Onderzoek bij het nemen van deze beslissing zowel hoe lang het in de praktijk zal duren als hoe snel uw team het proces moet herstellen om reputatie- of geldverlies te voorkomen. Ontdek ook eventuele significante hiaten tussen deze twee.
Als u vindt dat een proces binnen 12 uur operationeel moet zijn om uw bedrijf draaiende te houden, maar uw huidige middelen kunnen het alleen binnen 24 uur operationeel krijgen, dan is dat een kwestie die moet worden behandeld in het aanbevelingengedeelte van uw bedrijfsimpactonderzoek.
Ten slotte zou u een geprioriteerde lijst met processen en een herstelvolgorde voor belangrijke functies moeten hebben. Dit zorgt ervoor dat uw bedrijf snel kan bepalen hoe het herstel prioriteert in het geval van een bedrijfsonderbreking. Leidinggevenden kunnen selecteren waar ze zich als eerste op moeten concentreren, of het incident nu betrekking heeft op elke afdeling, één afdeling of enkele afdelingen binnen het bedrijf.
#4. Ontwikkeling van Business Impact Analyse BIA-rapporten
Nadat u al deze informatie hebt beoordeeld en bevestigd, stelt u een bedrijfsimpactanalyserapport op dat u aan het topmanagement en andere belanghebbenden bij rampenherstel kunt voorleggen. Dit rapport is het meest essentiële resultaat van uw bedrijfsimpactonderzoek. Het wordt gebruikt om uw bevindingen en suggesties door te geven aan de mensen in uw organisatie die de bevoegdheid hebben om het noodherstelproces te wijzigen.
De disaster recovery-strategie van uw bedrijf kan niet volledig worden opgesteld en effectief worden zonder een business impact study. Dit komt omdat uw herstelproces bij calamiteiten gebaseerd zal zijn op een wankele basis. De leiding van uw bedrijf kan geen volledig geïnformeerde noodherstelprocedure opstellen als ze niet begrijpen welke processen het meest essentieel zijn om aan de slag te gaan en welke middelen daarvoor nodig zijn. Zorg er bij het ontwikkelen en afleveren van uw rapport voor dat uw team voor bedrijfsimpactanalyse en het leiderschapsteam van uw bedrijf dit begrijpen.
Uw definitieve bedrijfsimpactonderzoeksrapport moet minimaal de volgende informatie bevatten:
- Een samenvatting
- De reikwijdte en doelstellingen van de bedrijfsimpactanalyse
- Methoden voor het verzamelen van informatie
- Een samenvatting van de bevindingen
- Diepgaande bevindingen voor elke afdeling, waaronder:
- de belangrijkste procedures of functies
- de effecten van verstoringen op vele onderdelen van het bedrijf
- de duur van de verstoring die aanvaardbaar is
- de aanvaardbare niveaus van verlies
- vergelijking van toekomstige financiële kosten en verwachte prijzen voor invorderingsprocedures die kunnen worden gebruikt
- Documenten die de bevindingen ondersteunen
- Aanbevelingen voor herstel
Dit is het rapport dat je aanlevert aan het management en ook aan de stakeholders om hen inzicht te geven in het proces. Het zal hen helpen om uw bevindingen te begrijpen en vervolgens ook te leren wat de beste oplossingen zijn voor het herstellen van elk proces. Neem de tijd om ervoor te zorgen dat het uitgebreid, goed geschreven en gemakkelijk te begrijpen is.
#5. Implementatie van aanbevelingen op basis van analyse van bedrijfsimpact
De laatste fase in dit proces is het omzetten van aanbevelingen in actie. Nadat uw team de business impactstudie heeft afgerond en de bevindingen heeft overgebracht, is het uiteindelijk aan de leiding om actie te ondernemen. Uw team kan echter helpen om de conclusies van het onderzoek te promoten en het leiderschap over te halen uw suggesties op te volgen.
Wanneer u ontdekt dat een van uw eerdere aanbevelingen niet werkt zoals gepland, nieuwe processen worden aangenomen of nieuwe afdelingen worden gevormd, moet deze laatste fase updates en herzieningen van de aanbevelingen bevatten. Bovendien is uw bedrijf geen statisch geheel; het verandert en breidt zich voortdurend uit, en uw bedrijfsimpactonderzoek moet dat ook weerspiegelen.
Hoe ondersteunt BIA de naleving van regelgeving en normen?
Door te wijzen op mogelijke gebieden van niet-naleving en suggesties voor verbetering aan te reiken, kan Business Impact Analysis (BIA) helpen bij het voldoen aan regelgeving en normen. Een BIA kan een cruciaal bedrijfsproces vinden dat niet voldoende waarborgen biedt om gevoelige informatie te beschermen. Om de risico's te beperken en te blijven voldoen aan de geldende regelgeving en normen, kunnen deze gegevens worden gebruikt om corrigerende maatregelen te formuleren.
Hoe kan BIA worden gebruikt om continue verbetering te ondersteunen?
De resultaten van een Business Impact Analyse (BIA) kunnen een bedrijf helpen om gestaag te verbeteren door de meest dringende kansen en bedreigingen aan het licht te brengen. Belangrijke bedrijfsactiviteiten die geen adequate back-up- of herstelplannen hebben, of processen die niet zijn geoptimaliseerd voor efficiëntie, zijn slechts twee voorbeelden van het soort problemen dat een BIA kan helpen verlichten. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om strategieën te ontwikkelen voor het versterken van de weerstand van de organisatie en het ondersteunen van vooruitgang.
Hoe ondersteunt BIA de ontwikkeling van herstelstrategieën?
Met de gegevens die uit een BIA zijn verzameld, kunnen bedrijven zich beter voorbereiden op en herstellen van elke vorm van verstoring. Een BIA kan u vertellen welke delen van uw bedrijf cruciaal zijn, hoeveel schade een verstoring kan aanrichten en welke soorten bedrijfsmiddelen en middelen u nodig heeft om weer aan de slag te gaan. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om herstelplannen op te stellen die erop gericht zijn kritieke services zo snel mogelijk weer online te krijgen en verstoringen tot een minimum te beperken.
Wat is de rol van technologie in BIA?
Het gebied van Business Impact Analysis is sterk afhankelijk van technologische vooruitgang (BIA). Talrijke gebeurtenissen kunnen de activiteiten van een bedrijf verstoren, inclusief het gebruik van informatietechnologie en de diensten die het levert.
Conclusie
Of u uw bedrijfsimpactanalyse nu gebruikt voor nalevingsdoeleinden, zoals een ISO 22301-audit, of deze eenvoudig bewaart voor toekomstig gebruik, deze moet worden opgeslagen op een locatie waar uw nalevings-, IT-beveiligings- en leiderschapsteams er gemakkelijk toegang toe hebben.
U kunt binnen het programma beleidsregels en deadlines voor uw documenten instellen, zodat u of uw collega's onmiddellijk op de hoogte worden gesteld wanneer het tijd is om een document, beleid of analyse te herzien/herzien.
Veelgestelde vragen over bedrijfsimpactanalyse
Wat houdt een impactanalyse in?
Het proces van effectbeoordeling omvat: het isoleren van activiteiten of evenementen die het meest waarschijnlijk van invloed zijn op het bedrijf, de financiën en ook de activiteiten. Op externe schaal kijkt de impactanalyse naar de sociale, economische en ecologische betekenis van deze gebeurtenissen en evalueert de effecten ervan.
Wat zijn voorbeelden van bedrijfsimpactanalyse?
Te overwegen effecten zijn onder meer:
- Verloren omzet en inkomen.
- Vertraagde verkoop of inkomsten.
- Hogere kosten (bijv. overuren, outsourcing, bespoedigingskosten, enz.)
- Regelgevende boetes.
- Contractuele boetes of verlies van contractuele bonussen.
- Ontevredenheid of defect van de klant.
- Vertraging van nieuwe bedrijfsplannen
Hoe maak je een impactanalyse?
Wat zijn de stappen bij het uitvoeren van een effectbeoordeling?
- Selecteer de te beoordelen projecten.
- Voer een evalueerbaarheidsbeoordeling uit.
- Maak een onderzoeksplan.
- Contract en personeel de effectbeoordeling.
- Voer het veldonderzoek uit en analyseer de resultaten ervan.
- De bevindingen van de effectbeoordeling verspreiden.
Hoe vaak moet een bedrijfsimpactanalyse worden uitgevoerd?
Om de twee jaar De BIA is een tijdanalyse: uw situatie kan over een jaar of twee veranderen. Het aanbevolen interval voor het bijwerken van uw BIA is elke twee jaar; voor sommige bedrijven zal het echter langer zijn (als er niet veel verandert), en voor anderen zal het korter zijn (banken zijn verplicht om er elk jaar een te doen).
- Aandelenanalist: overzicht, salaris, baan en alles wat u moet weten
- SERVICEHERSTEL: Ultieme gids voor serviceherstel
- AFDELING MARKETING: Overzicht, structuur, rollen, verwachtingen (+ gratis tips)
- 5 snelle invorderingsstrategieën voor oninbare schulden
- Verkoopcoaching: gedetailleerde gids voor verkoopcoaching voor uw verkoopteam
