De brandstof die het projectontwikkelingsproces in beweging houdt, zijn goederen, materialen en diensten. Als ze van slechte kwaliteit of in onvoldoende aantallen zijn, wordt uw project mogelijk niet succesvol afgerond. Als gevolg hiervan, om een project efficiënt uit te voeren, project Manager moet relaties met leveranciers aangaan en onderhouden. Dit is waar projectinkoop management komt in het spel, het assisteren van een projectmanager bij het uitvoeren van een succesvol project. Dit essay geeft u een grondig begrip van hoe het wordt gedaan en de 4 hoofdprocessen in het projectbeheer en -plan. Maar laten we eerst eens kijken naar de definitie van projectinkoopbeheer.
Definitie van projectinkoopbeheer
Volgens de zesde editie van de PMBOK® Guide-definitie omvat Project Procurement Management de processen die nodig zijn om producten, diensten of resultaten te kopen of te verwerven van andere bronnen dan de project team.
Een van de tien kennisgebieden die als ondersteunende pijler voor het Project Management Framework dient, is projectinkoopmanagement. Het primaire doel is het opbouwen en onderhouden van positieve relaties met leveranciers die goederen en diensten leveren gedurende de gehele levenscyclus van het project.
Contracten worden vaak gebruikt om overeenkomsten met leveranciers vast te stellen en te legitimeren. Het zorgt ervoor dat de benodigde goederen en diensten op tijd worden geleverd en dat wordt voldaan aan de door de inkooporganisatie gespecificeerde kwaliteitscriteria voor het project. Dit helpt aanzienlijk bij de vlotte uitvoering van het projectontwikkelingsproces en garandeert dat de doelstellingen van het project worden gehaald. Projectinkoopbeheer is een essentieel onderdeel van: voorraadketenbeheer.
Je vraagt je misschien af: "Hoe werkt dit precies?" Welnu, projectinkoopmanagement volgt een logische procedure waarbij je eerst moet bepalen wat je moet contracteren en hoe je dat wilt doen. Daarna moet u uw contractvereisten naar de verkopers sturen. Wanneer uw contract is gedistribueerd, beginnen de verkopers met het indienen van biedingen. U moet nu de beste kiezen en het contract met hen afsluiten. Wanneer de projectontwikkeling begint, moet u voortdurend controleren of het contract wordt nageleefd. Wanneer het project is voltooid, moet u het projectcontract afsluiten en de relevante papieren invullen.
De 4 belangrijkste processen voor projectaanbestedingsbeheer
Wanneer u klaar bent om artikelen van een leverancier in te kopen, is projectinkoopbeheer onderverdeeld in 4 hoofdprocessen.
#1. Beheerplan voor projectinkoop
Inkopen worden voor het eerst geïdentificeerd tijdens de planningsfase van het project. Voor elke externe aannemer is een werkverklaring (SOW) vereist als document waarin de opdracht wordt beschreven.
Voorafgaand aan het contract gaat echter een offerteaanvraag waarin veel aannemers op de klus bieden en de projectmanager op basis van hun offerte bepaalt wie de opdracht krijgt.
Deze verzoeken zijn goed doordacht omdat ze dienen als projectleidraad. Hoe meer hun specificiteit, hoe beter. Dit voorkomt latere verwarring en helpt bij het ontwikkelen van preciezere plannen.
Deze procedure is gedocumenteerd in het inkoopbeheerplan, dat documenten met vereisten, een risicoregister, vereisten voor activiteitenbronnen, een projectplanning, schattingen van activiteitenkosten en andere informatie.
Er zijn tools en methodologieën beschikbaar om deze beslissingen te begeleiden, zoals make-or-buy-analyse, die bepaalt of een taak een externe leverancier vereist of intern kan worden uitgevoerd. Het inwinnen van deskundig advies, het uitvoeren van marktonderzoek, en ontmoeting met belanghebbenden helpen allemaal om deze beslissing te sturen.
#2. Uitvoering van inkoop
Na het voltooien van het papierwerk in de eerste fase, is de aanbestedingsfase waarin u de geretourneerde biedingen onderzoekt en beslist welke u accepteert. Voordat u een beslissing neemt, moet er echter een criterium zijn om te bepalen welk bod het beste is voor het project en past bij uw logistiek management. Daarna worden de overeenkomsten getekend en wordt het projectmanagementplan geactualiseerd.
Bepaal de winnaar door met de bieders te overleggen, technieken te ontwikkelen voor het evalueren van voorstellen en onafhankelijke schattingen te verkrijgen om ervoor te zorgen dat de biedingen binnen het normale bereik vallen. Het kan nooit kwaad om het advies in te winnen van experts op de gebieden waarin u contracteert.
Er zijn ook analytische technieken die kunnen worden gebruikt. Adverteren is een goede manier om ervoor te zorgen dat u een zo breed mogelijk netwerk werpt, zodat u een beslissing kunt nemen op basis van alle potentiële bieders. Daarna volgen inkooponderhandelingen om de definitieve contracten af te stemmen op de wensen van u en de aannemer. Een inkooporder moet worden gebruikt om de prijs, hoeveelheid, leveringstermijn en betalingsvoorwaarden van de goederen/diensten die u bestelt te documenteren. Het is een juridisch bindend contract dat ervoor zorgt dat u en uw leverancier op één lijn zitten. Ons inkoopordersjabloon kan u helpen om er een te maken die geschikt is voor uw project.
#3. Inkoopcontrole
Zodra de contracten zijn ondertekend, moet het beheer van die contractanten worden opgenomen in de algemene beheersverantwoordelijkheden. Aannemers kunnen een negatieve impact hebben op budgetten en tijdlijnen, waardoor een project van de baan raakt of erger.
Als gevolg hiervan zijn regelmatige statusupdates vereist om overeenkomsten met aannemers te beoordelen, voortgangsupdates te verkrijgen en werkprestaties te evalueren om ervoor te zorgen dat aannemers voldoen aan de vereisten die in hun contracten zijn uiteengezet. Zelfs als u aannemers inhuurt omdat ze experts zijn in hun vakgebied, moet u hun werk nog steeds controleren en volgen om ervoor te zorgen dat het volgens plan verloopt.
Om ervoor te zorgen dat het werk correct wordt gedaan, is het het beste om een systeem voor wijzigingscontrole te contracteren en regelmatige beoordelingen van inkoopprestaties uit te voeren, inclusief inspecties en audits. Managers worden ook op de hoogte gehouden door prestatierapportage. Er moet een betalingssysteem zijn, evenals een claimadministratie en records managementsysteem. Om prestatiebewaking te vergemakkelijken, moeten werkorders alle details bevatten over het werk dat door aannemers wordt uitgevoerd.
#4. Inkoopafsluiting
Net zoals er een proces is om de aanbesteding te starten, moet er een zijn om het te voltooien. Wat voltooid werk inhoudt, moet worden gespecificeerd in de oorspronkelijke overeenkomst met de aannemer, zodat geen van beide partijen in de war is over wanneer het werk is voltooid.
Een formele vrijstelling van aansprakelijkheid is meestal vereist voor verzekeringen en bonding. Dit zorgt ervoor dat er geen openstaande wijzigingen zijn in de waarde of de einddatum van het contract.
Inkoopaudits en gestructureerde inkooponderhandelingen helpen hierbij. Om al het papierwerk in verband met deze fase van het inkoopproces te beheren, is een systeem voor archiefbeheer vereist.
Dit ging dus allemaal over hoe inkoopbeheer zou moeten worden uitgevoerd. Maar wat zijn de elementen die het moet bevatten om een juiste richting te geven aan de projectontwikkeling?
Belangrijke elementen van een beheersplan voor projectinkoop
Ik heb hieronder een sjabloon voor een beheersplan voor projectinkoop samengesteld:
- De volledige lijst van deliverables die zullen worden verkregen via voorgestelde contracten.
- Er moeten strategieën voor resourcebeheer zijn die succesvol genoeg zijn voor contractonderhandeling en -beheer.
- De gekozen aankooptechniek moet duidelijk worden aangegeven.
- Belangrijke fasen in de selectie van leveranciers en verkopers moeten worden vermeld.
- De belangrijkste stappen van het leveranciers- en leveranciersselectieproces.
- Er moet worden gezorgd voor een goede financieringsstrategie voor inkoop.
- Het monster van het koopcontract moet aanwezig zijn.
- Referentiematerialen voor het goedkeuren en verzekeren van kwaliteit, evenals risicobeheer, moeten worden geleverd.
Ik hoop dat je nu een goed beeld hebt van wat projectinkoopmanagement inhoudt. Laten we een stap verder gaan in dit artikel en kijken hoe het een project kan helpen.
Lees ook: Wat is een RFP (Request For Proposal): alles wat u moet weten
Voordelen van projectinkoopbeheer
Een project kan op verschillende manieren profiteren van kennis van inkoopbeheer. Ik heb er hieronder een handvol genoemd:
- Het helpt bij het identificeren van de items en diensten die moeten worden gekocht om het project met succes af te ronden.
- Biedt een uitgebreide lijst met inkooporders en problemen aan leveranciers.
- Het specificeert overeengekomen leveringsdata en -methoden.
- Hulp bij de evaluatie en inkoop van goederen en diensten van leveranciers.
- Het valideert de mijlpalen in de leverancierscontracten en keurt hun betaling goed.
- Dient als referentie voor het evalueren van de prestaties van de leverancier met betrekking tot het contract.
- Het helpt bij het identificeren en oplossen van prestatieproblemen van leveranciers.
- Het dient als communicatiekanaal en informeert het senior management over de stand van zaken van het project.
Wat is de rol van de projectmanager bij inkoop?
De projectmanager is betrokken bij inkoop, net als bij elk ander onderdeel van het projectmanagementproces waarvoor hij verantwoordelijk is. Dit is echter een procedure waar ze mogelijk niet zoveel macht over hebben als andere aspecten van het project.
Hoewel de projectmanager de bevoegdheid heeft om namens de organisatie overeenkomsten aan te gaan met aannemers, is de projectmanager niet vaak degene die toezicht houdt op het contract nadat het is opgesteld. Hoe dan ook, het is van cruciaal belang dat de projectmanager op de hoogte wordt gehouden.
Dat betekent dat je bekend bent met de zes kennisdomeinen van processen en projectinkoopmanagement die zijn vastgelegd in de Project Management Body of Knowledge (PMBOK). De eerste is het plannen van aankopen en acquisities, wat inhoudt dat wordt beoordeeld welke externe middelen voor het project nodig zijn. Omdat ze beter geïnformeerd zijn over de volledige projectvereisten, zal de projectmanager hier controle over hebben.
Het contracteren van plannen is het proces van het ontwikkelen van vereisten voor alle items of diensten die nodig zijn, evenals het bepalen welke organisaties deze producten of diensten leveren. Vraag vervolgens om antwoorden van verkopers door het aantal bedrijven terug te brengen tot een paar en vervolgens de verkopers te kiezen, die meestal de... leveranciers van de inkoopafdeling.
Contractadministratie is het beheer van het contract van de leverancier. De projectmanager werkt dagelijks samen met de accountmanager van de leverancier. Contractsluiting vindt plaats wanneer het contract is voltooid. De inkoopafdeling is hier normaal gesproken weer verantwoordelijk voor.
Veelgestelde vragen over projectinkoopbeheer
Wat is de eerste stap in project inkoopmanagement?
Het maken van een plan is de eerste stap in succesvol projectinkoopmanagement. Dit houdt in dat je plannen maakt voor: Welke materialen en diensten heb je nodig voor het project? Hierin staan alle materiaal- en serviceparameters, zoals minimale kwaliteitseisen.
Waarom is projectinkoopmanagement belangrijk?
Het is van cruciaal belang om dit proces te beheren om te garanderen dat alle relevante diensten en materialen binnen een bepaalde deadline worden geselecteerd en verkregen.
wat zijn de 4 hoofdprocessen van projectinkoopmanagement?
De 4 belangrijkste processen voor projectinkoopbeheer zijn: het plannen, selecteren, administreren en afsluiten van inkoop.
Gerelateerde artikelen
