Een van de moeilijkste aspecten van projectmanagement is: effectief omgaan met tijd. Als projectmanager heb je tijd op je bord. Er zijn vaak concurrerende doelstellingen om aan te pakken, om nog maar te zwijgen van de eisen van uw team en de verwachtingen van uw klanten en belanghebbenden. Het kan allemaal een beetje (nou ja, veel) overweldigend zijn. Dus we zullen in detail ingaan op het proces van tijdbeheer in projectbeheer en u zult tools en software ontdekken die u zullen helpen bij uw tijdbeheerproces.
Wat is tijdmanagement in projectmanagement?
Timemanagement wordt gedefinieerd als de hoeveelheid tijd die aan een project wordt besteed en de bereikte voortgang. Het is een van de belangrijkste aspecten van project management en degene waar de meeste projectmanagers zich mee bezighouden. Met timemanagement kunt u: plannen en bewaken van de voltooiing van een project. Simpel gezegd, het is het ontwikkelen en plannen van tijd voor de voltooiing van het project.
Waarom is timemanagement zo belangrijk in projecten?
Tijdbeheer is een essentieel onderdeel van taakbeheer. Het helpt bij het afbreken van projecten, het toewijzen van taken en het op tijd voltooien van projecten. Gelukkig kun je met een beetje moeite tijdmanagementtechnieken gebruiken die je niet alleen efficiënter maken, maar ook je werkende leven leuker kunnen maken.
Deze tactieken kunnen worden onderverdeeld in drie brede categorieën:
- Projecttijdbeheerproces
- Best practices voor tijdbeheer in daden omzetten
- De juiste tools voor projecttijdbeheer gebruiken
Natuurlijk is er enige overlap binnen deze categorieën, dus beschouw ze niet als fasen die in een specifieke volgorde moeten worden voltooid. Overweeg in plaats daarvan de behoeften van uw team en het grotere bedrijf, en begin dan met het toepassen van de technieken die het meest waarschijnlijk een impact lijken te hebben.
Projecttijdbeheerproces
Het project time management proces bestaat uit zes processen. Laten we ze hieronder in detail bekijken.
#1. Een projectplan maken
Planning is een essentieel onderdeel van projectmanagement. Het is uw plicht als projectmanager om een projectplan te ontwikkelen. Volgens het Project Management Institute is een projectplan "het document dat specificeert hoe het project zal worden geïmplementeerd, gecontroleerd, gecontroleerd en afgesloten."
Het specificeert de doelstellingen en reikwijdte van uw project en dient als formeel referentiepunt voor het projectteam, het bredere bedrijf en projectbelanghebbenden. Door simpelweg een solide strategie te bedenken, bespaart u uzelf en uw team een aanzienlijke hoeveelheid tijd en frustratie naarmate het project vordert.
#2. Procedure voor het beheren van projectplanningen
Dit is het belangrijkste proces in het projecttijdbeheerproces. Een projectplanning is veel meer dan een simpele kalender. Het specificeert het tijdschema van het project en de organisatorische middelen die nodig zijn om elke taak te vervullen. Elk lid van het team moet toegang hebben tot de projectplanning. Het doel is om essentiële informatie door te geven aan het team, dus het moet grondig en eenvoudig te begrijpen zijn.
Verschillende fasen bij het ontwikkelen van een projectplanning houden rechtstreeks verband met tijdbeheer en zijn onderling afhankelijk. Hier volgen enkele benaderingen voor tijdbeheer in een project die in de volgende volgorde moeten worden voltooid:
#3. Geef een overzicht van de activiteiten van het project
Dit kan zo eenvoudig zijn als het maken van een lijst met taken die moeten worden voltooid om uw project te voltooien. Bij grote projecten kan het nuttig zijn om deze taken te organiseren in de vorm van een Work Breakdown Structure (WBS), een diagram dat taken en hun deeltaken visualiseert.
#4. Bepaal afhankelijkheden
Nadat u alle projectactiviteiten hebt geschetst, moet u ze zorgvuldig overwegen om te bepalen of taken van anderen afhankelijk zijn. Als u bijvoorbeeld een huis bouwt, kunt u het dak pas plaatsen als het frame klaar is. Het is van cruciaal belang om al uw taakafhankelijkheden nauwkeurig te specificeren, zodat u nauwkeurig kunt plannen en vertragingen kunt voorkomen.
#5. Activiteiten in een logische volgorde rangschikken
U kunt uw bewerkingen in volgorde zetten nadat u hun afhankelijkheden hebt opgegeven. Op dit moment hebt u geen tijd toegewezen aan uw activiteiten in termen van werkuren of vervaldatums. In plaats daarvan concentreer je je op de volgorde waarin alle projectactiviteiten moeten worden voltooid om de meest efficiënte stroom te creëren.
#6. Tijdsduur en middelen schatten
De beste manier om de duur in te schatten, is door gegevens van vergelijkbare eerdere banen te gebruiken. Als u geen gegevens heeft om mee te werken en er zijn geen industrienormen waarnaar u kunt verwijzen, maak dan een weloverwogen schatting op basis van het gemiddelde van de beste, slechtste en meest waarschijnlijke mogelijkheden. Maak een schatting van de benodigde middelen voor elke projectactiviteit.
Onthoud dat de toewijzing van middelen invloed heeft op uw planning; als hetzelfde teamlid de leiding heeft over veel taken, kunnen ze niet tegelijkertijd worden gedaan, wat van invloed is op uw planning.
Efficiënte technieken voor tijdbeheer implementeren
U maakt een goede start als u van tevoren plant en de juiste projectmanagementtools gebruikt. Het is nu tijd om wat tijdbeheermethoden toe te voegen aan uw projectbeheer.
#1. Takenlijsten maken
Maak takenlijsten voor uzelf, los van uw projectwerklijst (hoewel dat van vitaal belang is), en spoor uw collega's aan hetzelfde te doen. Het is essentieel om een takenlijst voor een bepaalde tijd op te stellen, ook al is het maar een dag.
#2. Prioriteiten stellen
Ivy Lee was een Amerikaanse public relations-expert, maar de methode die zijn naam draagt, gaat over productiviteit. Zijn vijfstappenmethode om meer gedaan te krijgen is uiterst eenvoudig, maar verwerp het niet. Al meer dan een eeuw helpt het mensen bij het afstrepen van items van hun takenlijst.
- Schrijf de zes - en slechts zes - belangrijkste dingen op die u de volgende dag aan het einde van uw werkdag moet doen.
- Sorteer de taken op belangrijkheid.
- Geef je volledige aandacht aan taak nummer 1 als je de volgende ochtend weer aan het werk gaat. Werk aan die taak totdat deze is voltooid voordat u verder gaat met taak 2.
- Herhaal dit voor taak #2 enzovoort in de lijst. Als u wordt onderbroken door een echte noodsituatie, ga dan zo snel mogelijk terug naar uw taak.
- Maak aan het eind van de dag een lijst met zes prioriteiten voor de volgende werkdag en neem alle openstaande posten over.
#3. Vermijd afleiding.
Zoals eerder gezegd, is aandacht van cruciaal belang om dingen voor elkaar te krijgen en uw tijd effectief te beheren. Maak tijd vrij voor gericht werk aan uw taken. U kunt ook afspraken in uw agenda plannen, zodat uw team weet dat u het druk hebt.
#4. Afgevaardigden aanwijzen
Als je nooit genoeg tijd hebt om je werklijst in te vullen, overweeg dan om verantwoordelijkheden te delegeren aan andere leden van je team. Een effectieve projectmanager zijn betekent niet dat u al het werk zelf doet. Het houdt in dat het werk wordt voltooid en goed wordt voltooid, ongeacht wie het doet.
#5. Lokaliseer knelpunten
Als uw team voortdurend achterloopt op schema, bekijk dan uw workflow om te zien waar de knelpunten zitten. Wanneer bepaalde teamleden overbelast zijn, is dit een veelvoorkomende oorzaak.
De juiste tools en software voor projecttijdbeheer gebruiken
In de afgelopen jaren is de wereld van digitaal projectbeheer enorm uitgebreid, waardoor projectmanagers van alle niveaus een overvloed aan tools hebben gekregen om te helpen bij project- en tijdbeheer.
Hier zijn een paar hulpmiddelen om u te helpen uw tijd in projectbeheer te beheren:
#1. Kanban-systemen
Een kanbanbord is een vorm van visueel projectbeheer waarmee iedereen in het team het project en zijn taken in één oogopslag kan zien. Elke taak wordt weergegeven door een kaart die belangrijke informatie bevat, zoals de persoon die aan de taak is toegewezen en de vervaldatum.
#2. Tijdwaarnemer
Elk onderdeel van uw project heeft tijd nodig, maar wanneer u het einde van een project bereikt, kan het moeilijk zijn om vast te stellen wie hoeveel tijd aan specifieke activiteiten heeft besteed als u naar het projectdashboard kijkt. Als je een vergelijkbaar project hebt, heb je het gevoel dat je moet weten hoeveel tijd je aan elke projecttaak en -fase moet besteden, maar als je team hun tijd niet eerder heeft kunnen meten, is het een beetje een gokspel.
Een competente projecttijdtracker helpt bij onnauwkeurige facturering, scherpzinnig teambeheer en nauwgezette planning.
#3. Een hulpmiddel voor samenwerking
Veel teams verspillen tijd door ineffectieve communicatiemiddelen. Soms zijn de tools moeilijk te gebruiken; soms zijn er verschillende communicatiekanalen en controleren mensen ze niet allemaal. Het controleren van alle kanalen (e-mail, sms, instant messages, voicemail... de lijst gaat maar door!) kan veel tijd in beslag nemen. Het vereenvoudigen van de communicatiekanalen van uw team maakt deel uit van goed tijdbeheer.
U kunt projecttijdbeheersoftware gebruiken, die alle functies bevat die nodig zijn om uw projecten effectief te beheren.
Beste software voor projecttijdbeheer
#1. BewijsHub
Het belangrijkste voordeel van ProofHub is dat het een "alles-in-één" oplossing biedt voor projecttijdbeheer en communicatie. Afgezien van tijdregistratiesoftware, bevat het ook een aantal andere essentiële functies, zoals proofing, white-labeling, taken, kanbanborden, Gantt-diagrammen, rapporten, chat en kalender om teams te helpen meer te doen in minder tijd.
#2. Wisselen
Toggl is een eenvoudige software voor tijdbewaking die u aan uw bestaande tools kunt toevoegen om u te helpen productiever te zijn gedurende de dag. De mogelijkheden zijn echter vrij beperkt. Toggl voldoet mogelijk niet aan de verwachtingen van u en uw team, vooral als u een grondige projecttijdregistratie nodig heeft. De tool wordt vaak geprezen om zijn gebruiksgemak.
#3. naaf
Hubstaff is een andere populaire tool voor tijdbeheer die projecttijdbeheer omvat. In de vorm van activiteitenrapporten houdt de software zowel de werktijd als de vrije tijd van uw medewerkers bij. Het biedt ook een configureerbare kalenderweergave waarmee u tijdsvermeldingen op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis kunt bekijken. Dit is een fantastische functie om constant de prestaties van uw team te analyseren en projecten te beheren.
#4. KlikTijd
ClickTime is een tijdregistratieprogramma voor projectbudgetbeheer dat realtime gegevens biedt over personeelsuren, beschikbaarheid en uitgaven. Het helpt u bij het voorspellen van projectvereisten door de hoeveelheid tijd bij te houden die het team aan een project besteedt. De software heeft echter een leercurve en rapportage is moeilijk en inconsistent.
#5. Teamwerk
Met Teamwork kunt u inschatten hoeveel tijd u denkt nodig te hebben om taken uit te voeren en vervolgens uw werkelijke tijd vergelijken met die schatting. Hiermee kunt u bijhouden hoe lang activiteiten duren, zodat u het werk voor uw team kunt plannen.
Als u altijd met deadlines en deliverables moet jongleren, zou u waarschijnlijk profiteren van software voor projecttijdbeheer.
Voordelen van het gebruik van projecttijdbeheer
Effectief timemanagement heeft een gunstige invloed op ieders professionele en persoonlijke leven. Project time management heeft ook de volgende voordelen:
Doel bereiken
Tijdmanagementstrategieën helpen bij de voltooiing van projecten en hebben een impact op diverse persoonlijke en professionele doelstellingen.
Het verbetert de productiviteit
Timemanagement in projecten verhoogt de productiviteit en helpt u zich te concentreren op de belangrijkste dingen. Het stelt u in staat uw activiteiten te prioriteren.
Het vermindert stress
Projecttijdbeheer maakt gebruik van strategieën en software die helpen de stress te verlichten die gepaard gaat met het halen van deadlines.
Het vermindert fouten
Door je te concentreren op een enkel deel van een project, kun je het werk correct uitvoeren en ook fouten op de lange termijn vermijden.
Het leidt tot expertise
Een projectplanning om de hoek is handig en laat teams zien wat ze moeten doen en wanneer ze het moeten doen. Dit leidt tot expertise en vaardigheid in alle aspecten van hun werk.
Meer kansen
Project time management helpt teams of afdelingen om effectiever te zijn in projectmanagement en projecten op tijd en binnen budget af te ronden. Hiermee bouwt u capaciteit op om in de toekomst meer te kunnen doen.
Het snijdt excessen weg
Het helpt om uw uitgaven onder controle te houden door de kosten te verlagen en het verzekert belanghebbenden ook dat hun geld verstandig wordt besteed.
Conclusie
Tijd is, net als geld, zowel waardevol als eindig. Mensen die effectieve timemanagementtechnieken gebruiken;
- Zijn efficiënter
- Meer uithoudingsvermogen hebben
- Voel je minder gespannen
- Voltooi aanvullende taken.
- Ze zijn tevreden met zichzelf.
Daarom is het een goed idee om erachter te komen welke tijdmanagementmethode het beste voor u werkt. Dus daar heb je het. Beste wensen!
Veelgestelde vragen over projecttijdbeheer
Wat zijn de 4 D's van effectief timemanagement?
De vier D's zijn: Doen, uitstellen (uitstellen), delegeren en verwijderen (laten vallen).
Wat is de eerste stap in timemanagement?
Activiteiten volgen is de eerste stap in het stellen van doelen en tijdbeheer, omdat het maatstaven stelt voor het evalueren van uw voortgang.
Wat zijn enkele voorbeelden van tools voor tijdbeheer?
Kalenders, software voor het maken van aantekeningen, tijdregistratie, specifieke apps voor tijdbeheer, enzovoort.
