In theorie is effectieve personeelsplanning eenvoudig: creëer ideale werkschema's zodat u nooit over- of onderbezet bent. Gelukkig is er ook positief nieuws. In dit bericht leert u wat de sleutels zijn tot effectieve planning en hoe u werknemers effectief kunt plannen in eenvoudige stappen in planningssoftware. Beschouw de sleutels om uw werk efficiënt te plannen als de basis voor het maken van een plan. Daarnaast kijken we ook naar werkrooster voor medewerker.
De basisprincipes van effectieve werkplanning voor werknemers
Het creëren van een effectief werkschema voor medewerkers vereist een zorgvuldige afweging van zowel de personeels- als de bedrijfsbehoeften. Het moreel en de prestaties van werknemers zullen eronder lijden als u zich bijvoorbeeld uitsluitend richt op zakelijke behoeften, zoals een mix van de juiste diensten, zonder er rekening mee te houden dat sommige werknemers een bepaalde dienst niet leuk zullen vinden.
#1. Werknemersvereisten
De werkplanningsvereisten van uw werknemers kunnen variëren, afhankelijk van hun functie. Ze hebben voorafgaande kennisgeving nodig om hun leven te beheren. Constante last-minute wijzigingen zullen leiden tot wrevel en ontevredenheid.
Veranderingen hebben die passen bij hun werkschema. Een nachtdienst is bijvoorbeeld niet ideaal voor een werknemer met een gezin. Iemand die alleenstaand is of onlangs afgestudeerd is, kan daarentegen gelukkiger zijn met deze ploegvorm.
Weten wat hun werk inhoudt, zodat ze weten wat er van hen verwacht wordt. In staat zijn om zelf verlofaanvragen te beheren, wat de werkplanningssoftware van werknemers hen gemakkelijk laat doen.
#2. Zakelijke vereisten
De planningsbehoeften van uw bedrijf kunnen verschillen, afhankelijk van de afdelingen waarin u werkt. Deze omvatten:
De beste combinatie van diensten voor uw bedrijf. Sommige ploegendiensten zijn meer geschikt voor uw bedrijf dan andere. Voor 24-uurs operaties werken bijvoorbeeld roterende diensten goed. Vaste werkschema's zijn daarentegen geschikt voor bedrijven die voornamelijk loopbaanmedewerkers werven.
De wens voor effectieve werkschema's zorgt ervoor dat u altijd het juiste aantal medewerkers op de baan heeft. Dit helpt u de arbeidskosten onder controle te houden.
Effectiever kunnen omgaan met de personeelsverloop, wat vooral belangrijk is als u een restaurant heeft waar de personeelsverloop notoir hoog is. Toegang hebben tot planningssoftware die naadloos integreert met uw kassasysteem, zodat u minder tijd kwijt bent aan het maken en beheren van werkschema's.
Werknemers effectief plannen
Nu u het belang begrijpt van het integreren van bedrijfs- en personeelsbehoeften in uw werkschema's, gaan we eens kijken naar een duidelijke 9-stappenmethode voor het effectief plannen van werknemers (inclusief voorbeelden). Resourceplanning voor wallchart kan een handig hulpmiddel zijn om uit te checken
Stap 1: Bepaal de normen voor uw werkproductiviteit
Dit is een procedure in twee stappen:
Bepaal hoeveel werk een bepaalde baan van een werknemer vraagt in een bepaald aantal uren. Afhankelijk van de branche kan "hoeveel werk" op een aantal manieren worden berekend. Als u bijvoorbeeld een restaurant heeft, kunt u bijhouden hoeveel couverts en couverts een ober in een bepaalde tijd afwerkt. Herhaal deze fase voor elke functie in uw bedrijf.
Specificeer de verantwoordelijkheden van elke functie. Nogmaals, afhankelijk van uw bedrijf zullen deze taken variëren. Om door te gaan met het restaurantvoorbeeld, zal het keukenpersoneel aan het einde van de dienst verantwoordelijk zijn voor het bereiden van voedsel, het bereiden van voedsel voor klanten en het opruimen van hun stations.
Stap 2: Teken een grafiek van de huidige activiteitsniveaus.
Als je de verwachtingen van de werkproductie hebt begrepen, is het tijd om de huidige activiteitsniveaus te beoordelen: hoe druk je het hebt op bepaalde dagen en op bepaalde tijden van de dag.
Dit rapport helpt u bij het bepalen van het juiste aantal medewerkers dat u tijdens uw werkuren kunt inroosteren. Hoewel je in de verleiding kunt komen om wervingsbeslissingen te nemen op basis van intuïtie (je kent je bedrijf tenslotte beter dan wie dan ook), weersta de drang. Uw instincten kunnen onjuist zijn, wat resulteert in minder dan ideale schema's waardoor u over- of onderbemand blijft.
Het analyseren van marktgegevens uit omzet- en arbeidsrapporten om het werkplanningsproces te adviseren, is een efficiëntere strategie. Verkooprapporten vertellen restauranthouders bijvoorbeeld hoeveel covers ze op sommige dagen doen, wat de drukste periodes zijn en welke maanden drukker zijn dan andere. Deze gegevens zullen helpen bij het identificeren van specifieke ploegen die meer werknemers nodig hebben en vice versa.
Stap 3: Toekomstige activiteitsniveaus voorspellen
Voorspel toekomstige activiteitsniveaus met behulp van huidige activiteitsniveaus. Overweeg de verkoopcycli op dagelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse basis. Als uit uw gegevens blijkt dat bepaalde tijden van de dag of het jaar consequent drukker zijn dan andere, kunt u met enige zekerheid voorspellen dat dit patroon zich zal herhalen en dienovereenkomstig plannen.
U kunt dit ook controleren als u het tijdbeheer van uw werknemer moet plotten en zelfs als u dat wilt plan je werk.
Stap 4: Bereken het exacte aantal benodigde werknemers
Weersta de drang om je instinct te volgen en probeer erachter te komen hoeveel mensen je nodig hebt. Trek het aantal klanten af van de productienormen. Als u bijvoorbeeld een restaurant beheert dat op dinsdag gemiddeld 150 couverts heeft en een ober 30 couverts kan doen in een dienst van 8 uur, heeft u waarschijnlijk 5 servers nodig.
Het is belangrijk om te onthouden dat sommige werknemers productiever zijn dan andere. Hoewel u deze werknemers niet wilt overbelasten, kunt u wellicht minder mensen inplannen wanneer ze een dienst hebben. Gebruik ten slotte uw instinct om uw resultaten te controleren en eventuele laatste aanpassingen aan te brengen die correct aanvoelen.
Stap 5: Overweeg personeelsvereisten (en andere overwegingen)
De volgende stap is om een balans te vinden tussen de behoefte aan een effectief werkschema en de behoeften van de werknemers. Dit houdt in dat u ervoor moet zorgen dat u:
- Wijzigingen in het werkrooster dienen vooraf aan de medewerkers te worden gecommuniceerd.
- Match shifts met het juiste personeel.
- Wijs per medewerker een redelijk aantal diensten toe.
- Om misverstanden te voorkomen, omschrijf functies duidelijk.
- Maak het werknemers gemakkelijk om van dienst te wisselen.
- Stel werknemers in staat om hun eigen verlofaanvragen af te handelen.
Vergeet niet op het laatste moment ziekteverzuim en ploegenwisselingen in te plannen. Werk tot slot nauw samen met uw HR-afdeling om te controleren of u geen arbeidsregels overtreedt, of leer uzelf over de regelgeving in uw regio om ervoor te zorgen dat u aan de regels blijft voldoen.
Stap 6: Bepaal een methode voor het plannen van ploegen
Het is nu tijd om een werkschema te maken voor uw medewerkers. Er zijn drie methoden om een planning te maken: pen en papier, Google- of Excel-spreadsheets en software voor personeelsplanning. Om de beste methode voor uw bedrijf te kiezen, weegt u de voor- en nadelen van elk af:
Het maken van schema's op prikborden met pen en papier is de meest kosteneffectieve, maar ook de meest tijdrovende methode.
Software voor personeelsplanning is de duurste, maar het bespaart u tijd bij het maken en onderhouden van planningen, om nog maar te zwijgen van geld op de lange termijn.
Excel, hoewel geavanceerder dan pen en papier, vereist nog steeds een tijdsbesteding om planningen te maken, en het staat u niet toe om het planningsproces te automatiseren zoals de software dat doet.
Als u een restauranteigenaar bent die Excel gebruikt of van plan is te gebruiken om werknemers in te plannen, vindt u hieronder een voorbeeld van hoe u werknemers kunt plannen met een wijzigingsschema voor restaurantmedewerkers.
Voorbeeld van het maken van een restaurantploegenschema
Volg deze zes stappen om een restaurantrooster te maken in Excel:
A) Uw Excel-sjabloon ophalen
Microsoft Excel-modellen zijn beschikbaar voor het maken van werkschema's, maar deze zijn vaak generiek en niet op maat gemaakt voor restaurants. Gelukkig, als je een restaurant bezit, kun je er een downloaden die specifiek is voor jouw behoeften:
B) Open het Excel-spreadsheet.
C) Bepaal de dag waarop u wilt dat uw planning begint.
D) Vul de namen van de medewerkers in.
Voer hun naam in de cel met het label 'Werknemer 1' in. Doe hetzelfde voor de rest van het personeel.
Verwijder de rijen die je niet nodig hebt en voeg de rijen toe die je wel nodig hebt. Klik gewoon met de rechtermuisknop op de relevante cel en kies "Verwijderen" of "Invoegen".
E) Herziening van ploegen en functies
Klik onder aan het werkblad op het tabblad 'Verschuivingen'.
Voeg vervolgens een dienst of rol in:
Wanneer u de begin- en eindtijd van een dienst wijzigt, wordt de dienstkolom automatisch bijgewerkt. Zorg voor extra wijzigingen na de eerste (9:5 tot 9:5) en voor de finale (7:XNUMX tot XNUMX:XNUMX) (XNUMX:XNUMX tot BD – Business Decline)
Voeg een nieuwe rol toe na het eerste en voor het laatste item in de lijst met rollen.
F) Maak een werkschema.
Navigeer naar de spreadsheet "Planning". Selecteer een cel naast de naam van een medewerker (onder een bepaalde dag). Kies een geschikte positie en verander. Onthoud dat elke cel twee vervolgkeuzemenu's heeft: één voor rollen en één voor wijzigingen.
Wijzigen:
Het volgende is mijn rol:
Herhaal deze procedure voor alle medewerkers en dagen voordat u klaar bent. U kunt uw schema ook verder aanpassen door de "naam van de vestiging" en "week van" in te voeren.
Als u klaar bent, klikt u op 'opslaan als', geeft u uw planning een naam en slaat u deze op een handige locatie op. Als je het schema van week tot week aanpast, sla het Excel-blad dan op met een nieuwe bestandsnaam (overweeg om het op datum te noemen).
Stap 7: verkrijg indien nodig goedkeuring van het topmanagement.
De goedkeuring van het topmanagement kan al dan niet nodig zijn. Zorg er in ieder geval voor dat de planning nauwkeurig wordt bekeken op basis van factoren zoals arbeidskosten, eisen van werknemers en eisen van het bedrijf. Breng de nodige wijzigingen aan.
Stap 8: Maak het schema beschikbaar voor werknemers
Zodra u tevreden bent met het definitieve schema, deelt u het uit aan uw werknemers, zodat ze weten wanneer ze aan het werk zijn, wat er van hen wordt verwacht en hoe ze verantwoordelijk kunnen blijven. Als u Excel gebruikt, kunt u het via e-mail verzenden of beschikbaar stellen via de cloud.
Als je prikborden of whiteboards gebruikt, laat de medewerkers dan weten wanneer het nieuwe rooster klaar is en herinner hen eraan om het regelmatig te controleren op eventuele wijzigingen. U kunt ook dagelijkse vergaderingen houden om wijzigingen in de planning te bespreken.
Als u planningssoftware gebruikt, publiceert u de planning op het platform en medewerkers ontvangen direct een melding op hun mobiele apparaat over de nieuwe planning en eventuele toekomstige wijzigingen. Door dit leveringsproces zouden er minder persoonlijke vergaderingen zijn en minder feedback van de manager.
Stap 9: Controleer uw planning en proces regelmatig
Je baan houdt pas op als je je agenda hebt opgebouwd. U moet de planning en planningsprocessen regelmatig herzien om uitdagingen te identificeren en manieren te vinden om te verbeteren.
Wat is telewerken?
Telewerken is een soort flexibele werkregeling waarbij een werknemer vanaf een externe locatie, zoals thuis, werkt in plaats van naar kantoor te komen.
Wat zijn de voordelen van telewerken?
Telewerken kan verschillende voordelen bieden, waaronder een flexibeler rooster, minder reistijd en -kosten voor woon-werkverkeer en een betere balans tussen werk en privéleven.
Kan ik vragen om te telewerken?
Ja, u kunt thuiswerken aanvragen. Het hangt uiteindelijk echter af van het beleid van uw bedrijf en de aard van uw baan.
Wat is een parttime werkrooster?
Een deeltijdrooster is een rooster waarbij minder uren worden gewerkt dan een voltijdrooster. Deeltijdschema's kunnen variëren, maar houden meestal in dat je 20 tot 30 uur per week werkt.
Wat zijn de voordelen van een parttime rooster?
Deeltijdschema's kunnen verschillende voordelen bieden, waaronder een flexibeler schema, minder werkgerelateerde stress en de mogelijkheid om werk en persoonlijke verantwoordelijkheden in evenwicht te houden.
Kan ik een deeltijdrooster aanvragen?
Ja, je kunt een deeltijdrooster aanvragen. Het hangt uiteindelijk echter af van het beleid van uw bedrijf en de beschikbaarheid van uw collega's.
Conclusie
Personeelsplanning kan een moeilijke taak zijn die nooit echt af is. U moet zich bezighouden met het kiezen van de beste ploegendiensten voor uw bedrijf en met het afhandelen van verzoeken van werknemers voor vrije tijd en zelfs last-minute aanpassingen van de ploegendienst.
Het plannen van werknemers hoeft gelukkig niet moeilijk te zijn als u de behoeften van werknemers en bedrijven in uw schema's integreert en een negenstappenplan hanteert voor een meesterlijke planning.
Als ondanks al het bovenstaande het werkschema een tijdrovende bezigheid blijft, waarbij u tijd verspilt met het maken, beheren en verspreiden van planningen, is het misschien tijd om uw proces aan te passen of een nieuw planningssysteem te zoeken.
Waarom is het belangrijk om een werkschema te hebben?
Geeft structuur.
Het zorgt ervoor dat u uw verantwoordelijkheden binnen de toegewezen tijd voltooit. Zeker. Er zullen momenten zijn dat je vroeg klaar bent of overuren moet maken. Maar het hebben van een consistent werkschema stimuleert mensen om hun werk effectief en efficiënt gedaan te krijgen
Hoe stel je een werkschema op?
6 stappen naar succesvolle planningen
- Stap 1: Definieer de geplande activiteiten. …
- Stap 2: Volg de activiteiten. …
- Stap 3: Maak een schatting van de middelen die nodig zijn voor de activiteit. …
- Stap 4: Schatting van de duur van elk van de activiteiten. …
- Stap 5: Plan ontwikkeling. …
- Stap 6: Bewaking en controle van het schema.
Wat zijn de soorten werkroosters?
10 voorbeelden van werkschema's van werknemers
- Fulltime schema's. ...
- Parttime roosters. ...
- Vaste dienstregelingen. ...
- Flexibele schema's. ...
- Wisselende ploegenroosters. ...
- Gesplitste ploegenschema's. ...
- Oproepschema's. ...
- Seizoensschema's.
Hoeveel soorten schema's zijn er?
De drie schematypes staan bekend als de capaciteitsplanning, resourceplanning en serviceplanning. In sommige opzichten overlappen ze wat ze kunnen doen, en voor sommige toepassingen zullen er meer dan één werken.
- Werknemersschema: typen en de beste 5 apps voor werkschema's voor werknemers
- Beheer van sociale media: hoe u in 202 een winstgevend bedrijf kunt starten?3
- Contentmarketing: Best Easy Guide (+ gratis cursus)
- Virtuele assistent-services: een lijst van de top 20 in 2023
- Telefonisch vergaderen op Android voor bedrijven
