Tussen de taken en regels vindt veel tracking, evaluatie van meetwaarden en analyse van trends plaats om ervoor te zorgen dat een project met succes, op tijd en binnen het budget wordt uitgevoerd.
Dus, hoe kun je als projectmanager al die gegevens begrijpen?
Dit wordt bereikt door middel van projectmanagementrapportage. Laten we dus eens kijken naar de tools en software die nu beschikbaar zijn voor projectmanagementrapportage en enkele voorbeelden van het projectrapport.
Wat is projectrapportage?
In project management, verwijst rapportage eenvoudigweg naar het leveren van een samenvatting op hoog niveau van de belangrijkste gegevens die door het project zijn gegenereerd in een duidelijke, gebruiksvriendelijke stijl. Projectrapportage is van cruciaal belang voor het succes van projectmanagement, omdat het een venster geeft op wat er gaande is en wat er moet gebeuren voor het hele team.
Leer hoe u eenvoudigere, slimmere projectrapportage kunt gebruiken om betere projecten aan te sturen.
Waarom is projectrapportage zo belangrijk in projectmanagement?
Zonder voldoende projectmanagementrapportages tasten het projectteam en de projectbelanghebbenden in het ongewisse, niet in staat om te bepalen wat er met het project aan de hand is. Als gevolg hiervan is het maar al te eenvoudig om het project te laten mislukken omdat de relevante inzichten niet doorkomen en als gevolg daarvan geen juiste afwegingen worden gemaakt.
Projectrapportage voldoet aan de informatiebehoefte in de management proces door gegevens te transporteren van waar ze worden gegenereerd naar waar ze worden geanalyseerd en toegepast.
Over het algemeen zijn projectmanagementrapporten essentieel omdat ze:
- Geeft weer wat werkt voor de projectmanagementteam zodat ze kunnen uitleggen waarom het werkt en er meer op kunnen focussen.
- Ontdekt wat niet werkt, zodat het team kan verkennen en de beste manier van handelen kan kiezen, dwz wat eraan te doen.
- Geef het team een 360-graden perspectief van hoe het project vordert, zodat ze kunnen beslissen welke stappen ze moeten nemen.
Laten we eens kijken naar enkele van de meest voorkomende soorten projectrapporten en hoe u ze voor u kunt laten werken.
Soorten projectmanagementrapporten
Projectrapportage is meer dan alleen je team informeren en stakeholders over de meest recente projectupdates. Projectrapporten kunnen ook worden gebruikt om risico's te verminderen, budgetten en tijdschema's te bewaken en nauwkeurigere projectplannen te maken.
Hier zijn een paar projectrapporten waarin u mogelijk geïnteresseerd bent:
- Beschikbaarheidsrapport team
- Rapporteren over de status
- Gezondheidsrapport van het project
- Risicobeoordeling
- Rapport over tijdregistratie
- Rapporten over basisvoorwaarden
#1. Voorbeeld van teambeschikbaarheidsrapport
Dus als u een nauwkeurig projectplan wilt maken, moet u eerst bepalen welke middelen beschikbaar zijn om de taak te voltooien. Een teambeschikbaarheidsrapport informeert u hoeveel werk elk teamlid op hun bord heeft, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen over projectresources.
#2. Voorbeeld statusrapport
Een wekelijks statusrapport is een eenvoudige methode om uw team en belanghebbenden op de hoogte te houden en de verwachtingen te beheren naarmate een project vordert. In uw projectmanagementstatusrapportage raden we aan de volgende snelle hits te evalueren:
- Werk dat af is
- Werkzaamheden die in de nabije toekomst worden afgerond
- Totale voltooiing van het project en uitgaven
- Items voor actie
- Project gevaren of zorgen
Hier is dus een voorbeeld van een gratis statusrapportsjabloon voor projectbeheer:
#3. Voorbeeld van projectgezondheidsrapport
Een projectgezondheidsrapport geeft een overzicht op hoog niveau van de huidige status van het project. Het is ideaal voor weergave op het scherm tijdens vergaderingen met uw team en stakeholders zodat iedereen in één oogopslag kan zien wat er op het programma staat, wat er achterloopt en wat er al achterstallig is.
#4. Voorbeeld risicobeoordeling
Met een risicobeoordeling kunt u projectrisico's identificeren en classificeren op basis van ernst en kans van optreden. Op die manier kunt u prioriteiten stellen en risico's afwenden voordat ze het succes van uw project doen ontsporen.
#5. Voorbeeld van tijdregistratierapport
Een tijdregistratierapport laat zien hoeveel tijd uw team daadwerkelijk aan projecttaken besteedt, zodat u kunt beoordelen hoe dit zich verhoudt tot uw projectraming. Dit stelt u dus in staat te anticiperen op mogelijke budgetoverschrijdingen en levert essentiële gegevens voor toekomstige projectschattingen.
#6. Voorbeeld basislijnrapport
A basislijn rapport vergelijkt uw oorspronkelijke tijdlijn met uw werkelijke projecttijdlijn, zodat u van het verleden kunt leren terwijl u toekomstige projecten plant. Het is ook handig om te laten zien hoe wijzigingen of vertragingen van invloed zijn op het volledige tijdsbestek van het project.
Dit is dus een voorbeeld van een baseline-rapport, met de geplande tijdlijn in grijs en de werkelijke tijdlijn in blauw.
Hoe schrijf je een goed projectmanagementrapport?
Het doel van projectmanagementrapportage is dus om alle informatie die door uw projecten wordt gegenereerd, te leveren in een eenvoudig formaat dat belanghebbenden kunnen begrijpen en toepassen. Hier zijn enkele best practices voor het maken van managementrapporten waarmee projectbelanghebbenden weloverwogen beslissingen kunnen nemen.
#1. Houd gegevens op de voorgrond.
Het doel van projectmanagementrapporten is om verwerkte gegevens te verstrekken aan degenen die deze nodig hebben, zodat ze geïnformeerd kunnen worden en de juiste beslissingen kunnen nemen. Daarom is het van cruciaal belang dat rapporten solide gegevens bevatten die belanghebbenden kunnen gebruiken om een idee te krijgen van het grote geheel.
#2. Maak een datavisualisatie.
Gebruik waar mogelijk een overvloed aan afbeeldingen, grafieken en grafieken om het belang van de gegevens die u aanbiedt grondig aan te tonen met behulp van visuele rapportagetools voor projectbeheer.
#3. Zorg voor constructieve communicatie door het podium open te laten.
Rapporten mogen geen punten zijn die gegevens uitspugen en verder gaan; in plaats daarvan moeten rapporten proberen de gegevens en de implicaties ervan uit te leggen en tegelijkertijd aanvullende vragen te stellen. Het kan moeilijk zijn, maar dit zorgt ervoor dat alle belanghebbenden op één lijn zitten en een volledig begrip hebben van wat u probeert over te brengen.
#4. Maak rapporten die relevant zijn voor uw doelgroep.
Het senior management heeft geen tijd om kleine details door te spitten, en teamleden zullen moeite hebben om een rapport te begrijpen dat slechts een paar gegevens, grafieken en notities bevat. Rapportages moeten worden afgestemd op de wensen van uw doelgroep, zodat zij alle informatie krijgen die zij nodig hebben, zonder te verzanden of in het ongewisse te blijven door ontoereikende gegevens.
Tools en software voor projectmanagementrapportage
Bent u op zoek naar de beste rapportagesoftware of tools voor projectmanagement voor uw organisatie? Je bent hier aan het juiste adres! We hebben het werk vereenvoudigd door een lijst samen te stellen van 10 software en tools voor projectmanagementrapportage.
Onderzoek de belangrijkste kenmerken en kosten van de tools en wat ze uniek maakt - en kies een oplossing die bij uw bedrijf past.
#1. scoren
Scoro is een uitgebreide oplossing die alle elementen van de projectbeheersoftware integreert die u nodig kunt hebben: projecten en taken, contactbeheer, offertes, teamsamenwerking, facturering en rapportage.
Het gaat om de volgende kenmerken:
- Projecten met deeltaken en tijdsdruk
- Dashboard voor Key Performance Indicators (KPI's) in realtime
- Teamagenda en vergaderplanning
- Contactbeheer
- Werktijdregistratie en facturering
- Gedetailleerde financiële en projectvoortgangsrapporten
- Vooraf ingestelde sjablonen voor offertes en facturering
De prijzen beginnen bij $ 26 per gebruiker per maand.
#2. BewijsHub
ProofHub vervangt traditioneel e-mailen en vele andere tools door meerdere projectbeheerfuncties zoals rapportage onder één dak te combineren.
Het gaat om de volgende kenmerken:
- Gebruikersrollen zijn toegewezen.
- Online teamvergaderingen en chats
- Taken delegeren en verantwoordelijkheden toewijzen
- Rapporteren over en volgen van de voortgang van een project
- Bestandsopslag die veilig is
Prijzen beginnen bij $ 45 per maand.
#3. Basiskamp
Basecamp is de tool voor duizenden projectmanagementteams, die de moderne sociale-media-achtige interface en eenvoudige teamsamenwerkingsfuncties waarderen.
Het gaat om de volgende kenmerken:
- Projecten om het werk van meerdere gebruikers te beheren
- Discussieborden voor nieuwe projecten of ideeën
- Samenwerking met het team binnen de app
- Rapportage van projectprestaties
- Klanten krijgen een apart dashboard te zien.
- E-mail- en bureaubladmeldingen
Prijs: gratis abonnementen zijn beschikbaar, met betaalde abonnementen vanaf $ 99 per maand.
#4. asana
Asana combineert elementen van projectbeheer, bestandsopslag en samenwerking en helpt bij het beheren van projecten in een team zonder e-mail.
Het gaat om de volgende kenmerken:
- Taken en teamopdracht
- Tijdlijnen en roadmaps voor projecten
- Teamgroei en mijlpalen
- Bugrapporten en sprints moeten worden gearchiveerd en bijgehouden.
- Projectdashboards voor een snel overzicht
Prijzen: gratis voor maximaal 15 leden, premium-opties beginnen bij $ 13 per gebruiker per maand.
#5. Citrix Podio
Podio is een zeer aanpasbaar en aanpasbaar webcentrum voor werk- en teamcommunicatie.
Dit zijn de hoogtepunten:
- Taken kunnen worden toegewezen, bestanden kunnen worden bijgevoegd en details kunnen worden besproken in de oplossing.
- Verspreid versleutelde en grote bestanden.
- Automatiseer sales funnels en het bijhouden van projectbudgetten.
- Een visueel dashboard geeft een overzicht van het bedrijf.
Prijzen beginnen bij 19.20 $ per gebruiker per maand voor een volledige reeks functies.
#6. Werkzone
Workzone is gemaakt door ervaren reclamemanagers die bureaus en creatieve teams wilden helpen zichtbaarheid te krijgen over hun hele portfolio.
Het gaat om de volgende kenmerken:
- Takenlijsten die uniek zijn voor elke persoon
- Maak een lijst van subtaken en taakafhankelijkheden.
- Configureer de toegang tot projecten, taken en bestanden voor bepaalde gebruikers (inclusief klanten).
- Met Gantt-diagrammen kunt u snel statussen bekijken.
- Wijs mensen toe aan meerdere taken.
Prijzen beginnen bij $ 24 per gebruiker per maand.
#7. JIRA
JIRA is een platformonafhankelijke software voor probleem- en bugtracking met uitgebreide projectbeheerfuncties zoals rapportage.
Het gaat om de volgende kenmerken:
- Plan sprints door user stories en issues te creëren.
- Verdeel taken over uw softwareteamleden.
- Prioriteer en bespreek het werk van uw team.
- Organiseer uw teamcommunicatie.
- Bekijk realtime rapportage over het werk van uw team.
Prijzen beginnen bij $ 10 per maand voor maximaal tien gebruikers, $ 75 per maand voor vijftien gebruikers en $ 300 per maand voor vijftig gebruikers.
#8. Begrip
Met Notion krijgt u een geheel nieuwe kijk op projectmanagement. Het helpt bij het plannen en bespreken van projecten, het delen van informatie met het team en het bijhouden van alle ideeën.
Het gaat om de volgende kenmerken:
- Houd een wekelijkse checklist voor jezelf bij en maak aantekeningen.
- Maak een taakbord met behulp van een editor voor slepen en neerzetten.
- Stapel pagina's op elkaar om een oneindige kennisbank te creëren.
Prijzen: $ 8 per gebruiker per maand
#9. Trello
Trello staat bekend om het visualiseren van projectactiviteiten op een kartonachtig dashboard, wat ideaal is voor het beheren van korte en snelle dagelijkse taken.
Het gaat om de volgende kenmerken:
- Eenvoudig taakbeheer op een stuk karton
- Een oneindig aantal takenlijsten maken
- Delen van afbeeldingen en bestanden
- Lijsten kunnen worden georganiseerd op datum of prioriteit.
- Samenwerking en commentaar
Prijzen: persoonlijk gebruik is gratis, terwijl bedrijven elke maand $ 9.99 per gebruiker moeten betalen.
#10. ActiefSamenwerken
ActiveCollab is projectbeheersoftware die uw team helpt georganiseerd te blijven terwijl e-mail overbodig wordt.
Het gaat om de volgende kenmerken:
- Facturering en urenregistratie
- Planningstijdlijn in de vorm van een Gantt-diagram
- Kaarten voor Kanban
- Een gedeelde teamagenda om samenwerking te vergemakkelijken
Prijzen beginnen bij $ 6.25 per maand voor leden.
Welke verschillende vormen van projectrapportage zijn er?
Dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse projectstatusrapporten zijn enkele van de beschikbare formaten. Ze stroomlijnen de procedure voor het verkrijgen en communiceren van belangrijke projectgerelateerde informatie.
Is Excel een hulpmiddel voor rapportage?
Excel is een fantastisch hulpmiddel voor het beheren en analyseren van gegevens, maar het is niet effectief voor rapportage. U kunt gebruikmaken van de gegevens uit Excel en andere tools die uw team gebruikt om succesvolle rapporten te maken door Excel te verbinden met rapportagesoftware zoals Databox.
Wat dient als het primaire doel van rapportage?
Onderzoeksbevindingen worden gepresenteerd en besproken in rapporten. De verantwoording voor het onderzoek, een beschrijving van de onderzoeksmethodologie, de bevindingen, resultaten, een logische discussie en conclusies/aanbevelingen worden allemaal aan de lezer gegeven.
Wat houdt een projectrapportagestructuur in?
Om de hiërarchie en macht vast te stellen van degenen die bij een bepaald project betrokken zijn, wordt een organisatiestructuur voor projectmanagement gebruikt. Op een diagram waarnaar teamleden kunnen verwijzen terwijl ze aan een project werken, specificeert de structuur de rollen en rapportagelijnen voor elk teamlid.
Wat is de indeling van een rapport?
Het schrijven van rapporten is een formele manier om diepgaand over een onderwerp te schrijven. De schrijfstijl en toon van een verslag zijn altijd formeel. De doelgroep is het segment waarop u zich moet concentreren.
Wordt Python gebruikt voor rapportage?
Naast data-analyse is Python handig voor het automatiseren van repetitieve processen zoals rapportage.
Veelgestelde vragen over projectmanagementrapportage
Wat is rapporteren in projectmanagement?
In projectbeheer verwijst rapportage eenvoudigweg naar het leveren van een samenvatting op hoog niveau van de belangrijkste gegevens die door het project zijn gegenereerd in een duidelijke, gebruiksvriendelijke stijl.
Waarom gebruiken we rapportagesoftware?
Rapportagesoftware maakt verbinding met gegevensbronnen, verzamelt informatie en biedt inzichten in de vorm van grafieken en diagrammen op basis van de invoergegevens, waardoor de gebruiker belangrijke informatie kan ontdekken. Het besluitvormingsproces wordt ondersteund door de rapportagetools. Gedetailleerde inzichten geven u meer controle over gegevens.
Wat houdt een projectrapportage in?
Het projectmanagementrapport bevat informatie over economische, technische, financiële, management- en productieaspecten.
