E-mail is een van de meest effectieve, krachtige en betaalbare marketing- en communicatietools die er zijn. De eerste indruk die iemand van uw e-mail maakt, zijn de begroetingen. E-mailaanhef is belangrijk omdat ze uw professionele houding ten opzichte van de ontvanger vertegenwoordigen. Uw relatie met de ontvanger bepaalt de juiste afsluitende en openende e-mailaanhef voor uw bedrijf. Er worden wereldwijd verschillende soorten aanhef gebruikt, maar slechts enkele zijn geschikt voor e-mail en dat zullen we hier behandelen.
E-mail aanhef
E-mailaanhef is aanhef die aan het begin van uw e-mail wordt weergegeven. Bij het schrijven van een aanhef spreek je de ontvanger specifiek en meestal bij naam aan. Uw opties voor aanhef in zakelijke brieven zijn beperkt tot uitdrukkingen als: "Beste", "Hallo" en "Beste wensen".
E-mailaanhef voor bedrijven
U kunt blunders voorkomen door de beste begroetingen te gebruiken voor verschillende connecties en evenementen. U kunt bijvoorbeeld een klant op de A-lijst van uw bedrijf niet aanspreken met "hé daar". Dat zit niet goed, en de e-mail kan in spam terechtkomen. E-mailaanhef is een van de indicatoren die een e-mail voor bedrijven valideren. En om die reden is het een vereiste om moeite te doen om het professioneel te maken. Er zijn veel verschillende e-mailaanhef die u voor uw bedrijf kunt gebruiken, en ze worden hier allemaal behandeld.
#1. Bij het aanspreken van een trouwe klant
Dit moet bovenaan de lijst staan, omdat het altijd met grote voorzichtigheid wordt gebruikt. De gebruikelijke aanhef voor dit type zakelijke e-mail is Geachte, gevolgd door de naam van de ontvanger en soms een titel, gevolgd door een dubbele punt.
Gebruik bij het adresseren van een begeleidende brief Geachte. U kunt ook andere titels gebruiken, zoals:
- Hallo, mevrouw Reader
- tegen roos:
- Met alle respect, meneer Joseph
#2. Standaard sociale brief
Geachte, gevolgd door de naam van de ontvanger en soms een titel, is de typische aanhef voor een informelere zakelijke brief of persoonlijke brief.
- Hallo, mevrouw de president
- Hallo Joseph
- Gegroet, pastoor Amor
(Sociale zakelijke brieven uiten dankbaarheid, verdriet, felicitaties en andere niet-zakelijke gevoelens.
#3. Bij het adresseren van een onbekende ontvanger
Misschien weet u er weinig of niets van. Het is dus belangrijk om je professionaliteit in toom te houden. Het heeft altijd de voorkeur om naar een formele aanhef te neigen als je het eerste contact met iemand legt of hem niet goed kent. Gebruik voor uw formele brief de achternaam en een professionele titel.
- Geachte heer Amir,
- Beste dokter Jozef,
U kunt de voornaam van de ontvanger alleen gebruiken als u deze goed kent.
- Beste Karen:
Wat als u naar een onbekende ontvanger schrijft? Probeer de naam van de persoon te vinden als je die niet weet. Gebruik de positie van de persoon als aanhef als je hem of haar niet kunt vinden.
- Beste directeur,
- Hallo Belastingadviseur,
- Beste ouder,
#4. Wanneer u meer dan één persoon of een groep aanspreekt
U kunt een e-mail adresseren aan meer dan één persoon tegelijk of een groep. Als je hun namen of titel kent, is het prima. Gebruik de neutrale titel mevrouw als u niet zeker bent van de voorkeurstitel van de ontvanger. Maak eerst een lijst van de ontvangers met de hoogste zakelijke status, en als ze gelijk zijn in een zakelijke positie, alfabetiseer de volgorde.
- Voor meer dan één vrouw: Geachte mevrouw Smith, mevrouw Gates en mevrouw Candice,
- Aan een vrouw en een man: Geachte heer Amir en mevrouw Sandra
- Aan meerdere mensen: Hallo Dr. Melody, mevrouw Brady en meneer Matthew.
- Naar een groep: Hallo [groepstitel]
Houd een zakelijke e-mail aan dezelfde normen als een brief (d.w.z. een die functioneert als een zakelijke brief, zoals een eerste antwoord op een vraag van een klant, een verkoopbrief of een voorstel.) Gebruik het volgende advies bij het schrijven van minder formele e-mails
#5. Bij het adresseren van een informele e-mail
Beëindig de aanhef met een komma in plaats van een dubbele punt, en pas uw toon en aanhef aan uw relatie met de ontvanger aan:
- Jozef,
- Hallo Jozef:
- Hallo Rut
- Goedemorgen, Jozef.
Spreek Joseph alleen aan met "Goedemorgen" als u weet dat hij deze e-mail morgenochtend zal lezen. Tijdsgroeten gebruiken, in dit bericht. Observeer zorgvuldig om meer te weten te komen.
U kunt ook slanggroeten gebruiken wanneer uw naaste collega's. Voor hey Samson, of hallo Ruth.
U kunt de begroeting in informele situaties overslaan, en u kunt de aanhef overslaan, maar toch de naam van de ontvanger opnemen in de opening van het bericht:
- Jozef, je hebt gelijk. Ik ben het vergeten.
Tips: Creëer de ideale aanhef.
Het gebruik van de juiste aanhef tijdens het schrijven van elk soort zakelijk contact toont uw mate van professionaliteit aan. Ongeacht de zakelijke setting, pas de nodige toon toe die past bij uw boodschap.
Afsluitende e-mailaanhef
Er zijn veel beschikbare begroetingen die u kunt gebruiken om een e-mail af te sluiten. Nogmaals, wanneer u aanhef selecteert voor het sluiten van een e-mail, selecteert u er een die overeenkomt met uw tekst.
#1. E-mailafsluitingen voor ambtenaar.
Met vriendelijke groet
Zeker, het is een beetje benauwd, maar dat is precies waarom het werkt in zakelijke e-mails: er is niets bijzonders of onverwachts aan.
werkelijk
Heb je een begeleidende brief te schrijven? De juiste toon voor officiële correspondentie is oprecht. Onthoud dat het formeel kan klinken in meer informele zakelijke e-mails.
Beste wensen
Deze ondertekening is veilig omdat het een goede balans biedt tussen vriendelijkheid en professionaliteit, maar pas op voor het gevoel van een wenskaart en gebruik het alleen als het goed past bij de toon van uw e-mail.
#2. E-mailafsluitingen voor niet-officiële transacties
Proost
Proosten werd beschouwd als de meest waarschijnlijke ondertekening (dat is geen bedankje) om een e-mailreactie te ontvangen in een recent onderzoek door het e-mailprogramma. Als uw e-mail informeel en gemoedelijk is, werkt het goed.
Beste wensen
Beste wensen worden uitgedrukt in een leuke, pittige stijl. Als u veel e-mails ontvangt, weet u dat deze afmelding door bijna iedereen wordt gebruikt. Vergelijkbaar met hoe groeten soepel verlopen in meer formele communicatie, deze vertrouwdheid maakt het zo. Het nadeel is dat, vooral als u wilt dat uw boodschap dynamisch en opvallend is, deze misschien veilig en saai is.
Zoals altijd
Voor degenen met wie je een duurzame werkrelatie hebt, is dit een goede optie. Het verzekert uw contact dat de communicatie tussen u twee zo sterk is als ooit.
#3. E-mails sluiten voor aanvraag
Dank bij voorbaat.
Volgens een onderzoek van Boomerang krijgen e-mails met dankbaarheid de hoogste respons. Misschien is het omdat je uitdrukt dat je blij zult zijn als (niet als) de persoon die je e-mailt doorkomt wanneer je deze handtekening gebruikt, die zowel dankbaarheid toont als een verwachting schept. Pas op waar u het gebruikt, want "bij voorbaat dank" zeggen kan te veeleisend lijken in meer professionele omgevingen.
Bedankt
Als je dankbaarheid wilt tonen, is een rechttoe rechtaan "dankjewel" ook een goede optie. Desalniettemin kan het, net als 'bij voorbaat dank' zeggen, ook verwachting impliceren. Bewaar het voor als je suggereert: "Ik verwacht dat je dit doet", met een oprechte bedoeling.
Ik waardeer uw [hulp, inzicht, feedback, enzovoort].
Er is nooit echt een slecht moment om dankbaarheid te tonen aan iemand die je heeft geholpen.
Professionele e-mailaanhef
Er zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar als u niet zeker weet hoe u een formele e-mailaanhef moet kiezen. Het is cruciaal om uw ontvanger te kennen en te begrijpen, omdat sommige formeler zijn dan andere. Enkele van de meest populaire opties voor formele aanhef staan hieronder vermeld:
#1. "Beste,"
Wanneer u iemand in een e-mail begroet, is het gebruik van de aanhef "Beste" meestal beleefd en gepast, vooral als u de naam kent. Door hun naam toe te voegen, wordt het gesprek intiemer en toont u uw bezorgdheid over de klantverbinding. Gebruik in plaats van 'meneer', 'mevrouw' of 'mevrouw' hun voornaam of volledige naam voor een sekseneutrale keuze.
Een andere keuze is om gewoon naar hen te verwijzen met hun achternaam en titel. Door dit te doen, kunt u uw respect en aandacht voor detail tonen. Zorg ervoor dat titels als 'Kapitein', 'Professor', 'Ouder' of 'Dokter' ook worden opgeschreven.
#2. "Hallo" of "Hoi."
Minder formele alternatieven voor 'Beste' zijn 'Hé' of 'Hallo'. In de meeste gevallen gebruikt u "Hallo" of "Hallo" wanneer u een afdeling aanspreekt of een e-mail verzendt zonder uw naam of andere persoonlijke informatie te vermelden.
Soms heb je een hartelijke band met een klant of leverancier. U kunt in deze situatie "Hallo" of "Hallo" zeggen als uw aanhef. Als blijk van respect en oprechtheid is het belangrijk om hun naam in deze aanhef te vermelden. Bijvoorbeeld 'Hallo Joseph' of 'Hallo Sandra'.
#3. "Groeten,"
De e-mailbegroeting "Groeten" valt qua formaliteit halverwege tussen "Beste" en "Hallo" of "Hallo". Hoewel het nog steeds een goede e-mailaanhef is, geeft het vaak een vriendschappelijke relatie weer in plaats van een officiële introductie.
"Groeten" wordt vaak gebruikt bij het koud pitchen of koud e-mailen van een nieuwe klant om op te vallen tussen de massa. Dit is altijd een verstandige keuze als uw relatie met de ontvanger gespannen is.
#4. Hallo jongens.
Deze omstandigheid doet zich alleen voor wanneer u voor een menigte spreekt. Vergeleken met het gebruik van geslachtsspecifieke aanhef zoals 'Hallo jongens', is het formeler en geschikter omdat iedereen in de e-mail wordt vermeld.
Tip: Onthoud altijd het leesteken, deze zijn ook belangrijk.
Hoe u de juiste contactgegevens kunt vinden
Als u voor het eerst een e-mail naar een potentiële werkgever of klant stuurt, hoe meer tijd u besteedt aan het opzoeken van hun naam, hoe beter uw resultaten zullen zijn.
Gelukkig heeft het internet het eenvoudiger dan ooit gemaakt om deze informatie te verkrijgen, maar als u de contactgegevens niet online kunt vinden, zijn er alternatieve manieren om deze op te zoeken. Hier zijn enkele tips voor het vinden van de juiste contactpersoon en relevante details.
De meeste websites tonen de namen van hun personeelsleden, of op zijn minst de namen van het hogere management en de besluitvormers. Zelfs als je hun formele titel niet begrijpt, zal het kennen van hun volledige naam je helpen om de ideale e-mailaanhef te schrijven.
De namen van contacten zijn ook te vinden op professionele netwerkwebsites. Meestal kunt u de personen vinden die voor een specifiek bedrijf werken. Ga ten slotte door de titels van elke persoon totdat u de juiste contactpersoon vindt.
U kunt wellicht de juiste contactpersoon vinden door het bedrijf rechtstreeks te bellen. Als u een callcenter of administratief medewerker belt, kunnen zij uw vragen meestal beantwoorden of u in de goede richting wijzen.
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat netwerken tweerichtingsverkeer is als u ervoor kiest om via een andere persoon contactinformatie te zoeken. Besteed wat tijd aan het schrijven van een bedankbriefje of het bedenken van manieren om de gunst later terug te betalen.
Beste e-mailaanhef
Dit is een eerste contactpunt, het wordt aangeraden om "Hallo" of "Beste" en de naam van de ontvanger te gebruiken. De meest voorkomende methoden om een e-mail op een vriendelijke en professionele manier af te sluiten, zijn 'Hartelijke groeten', 'Beste wensen' en 'Met vriendelijke groet'. Houd bij het kiezen van een aanhef voor de afsluiting rekening met de toon van de e-mail.
De opening van uw e-mail zet de toon en kan van invloed zijn op hoe de ontvanger u ziet. Zonder begroeting loop je het gevaar dat de e-mail of de afzender (jij) abrupt overkomt, vooral als het je eerste e-mail is.
De volgende zijn de beste en meest gebruikte aanhef voor e-mail:
- Hallo {naam of titel}
- Beste {naam of titel}
- Hallo {naam}
- Naam
- Hé of hallo
- Goedendag
- Groeten
- werkelijk
- Ik waardeer je feedback
- Beste,
- All the best,
- Met vriendelijke groet,
- Dank je,
- Hartelijk dank,
- Hoogachtend,
Hoe beëindigt u een professionele e-mailbegroeting?
De sluiting van uw e-mail is het laatste wat de ontvanger leest. De conclusie van uw e-mail kan een impact hebben op uw lezers en kan zelfs van invloed zijn op hoe snel ze reageren of actie ondernemen. Hieronder volgen de meest gebruikelijke en juiste methoden om een zakelijke e-mail af te ronden:
#1. "Eerlijk,"
Deze bedrijfssluiting is favoriet omdat het onder alle omstandigheden werkt. Het communiceert aan de lezer uw oprechte dankbaarheid voor het nemen van de tijd om de e-mail te lezen en te reageren op eventuele oproepen tot actie die u hebt opgenomen.
#2. We hopen elkaar snel te spreken.
Door deze conclusie te gebruiken, spreek je de wens uit voor een vervolggesprek of -bijeenkomst. Gebruik dit als uw slotverklaring in begeleidende brieven, verzoeken om informatieve interviews en e-mails die na interviews worden verzonden.
#3. "Bedankt voor je tijd,"
Een andere veel voorkomende afsluiting is om de lezer te bedanken voor hun tijd bij het lezen van de e-mail. Professionals hebben vaak een heleboel e-mails in hun inbox om te lezen en erop te reageren, dus als u hen laat weten dat u hun tijd respecteert, kunnen ze zich in hun ogen beter voelen over u.
Hoe start u een formele e-mailbegroeting?
- "Geachte meneer of mevrouw"
- "Aan [titel invoegen]"
- "Voor wie het aangaat"
- “Geachte heer/mevrouw.”
- "Geachte [voornaam]"
- “Hallo, [voornaam]”
- "Hallo of hallo, [naam]"
- "De groeten"
Wat is een goede e-mailopening?
Een goede e-mailopening moet een warme toon bevatten waardoor lezers kunnen ontspannen
- Ik hoop dat het goed met je gaat.
- Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt.
- Ik hoop dat je tot nu toe een geweldige week hebt.
- Hopelijk heb je een heerlijk weekend gehad.
- Hopelijk heb je een fijne vakantie gehad.
- Bedankt voor het laten weten.
- Bedankt om ons te contacteren.
- Bedankt dat je contact hebt opgenomen.
Wat kan ik zeggen in plaats van vriendelijke groeten?
Er zijn andere gratis woorden
- Oprecht.
- Hartelijk
- Veel dank.
- Wees voorzichtig.
- Ik stuur je het beste.
- Met respect.
- Bedankt voor het lezen.
- Met dankbaarheid.
Wat is de beste beleefde manier om een e-mail te beëindigen?
Als ik iemand een vraag stel of aanwijzingen geef voor een klus, zeg ik altijd 'heel erg bedankt voor je tijd' of 'bij voorbaat dank', aldus Camejo Sanchez. "Het is altijd een goed idee om je dankbaarheid en goede wensen te uiten!" Voorbeelden van geschikte e-mailafsluitingen zijn: Met vriendelijke groet.
Ten slotte,
Hoewel e-mailaanhef niet het enige is waardoor een e-mail opvalt, is het op de lange termijn een belangrijk criterium waar mensen naar kunnen kijken bij het beoordelen van uw tekst en het kan van pas komen als u een deal wilt sluiten.
Veelgestelde vragen
Hoe begin je een formele e-mail eerste zin?
- Ik hoop dat het goed met je gaat.
- Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt.
- Ik hoop dat je tot nu toe een geweldige week hebt.
- Hopelijk heb je een heerlijk weekend gehad.
- Hopelijk heb je een fijne vakantie gehad.
- Bedankt voor het laten weten.
- Bedankt om ons te contacteren.
- Bedankt dat je contact hebt opgenomen.
Hoe schrijf je een inleiding?
- Stel een inleidende kop samen die de interesse van de lezer zal boeien en wekken.
- De achtergrondkennis is relevant en noodzakelijk voor de lezer.
- Maak een schets van een scriptieverklaring waarin je je cruciale argument of idee schetst.
Hoe e-mail je professioneel?
- Geef een passende aanhef.
- Herken je intentie.
- Beschrijf je doel.
- Wees duidelijk
- Maak het nauwkeurig en kort.
- Meld u op de juiste manier af.
- Maak een geschikte e-mailhandtekening.
- Proeflezen.
Gerelateerde artikelen
- E-MAILBEGROETINGEN: Ultieme gids
- VOOR WIE HET KAN BETREKKEN: Alles wat u moet weten!!!
- VIRTUELE TELEFOONSYSTEMEN: de beste virtuele telefoonsystemen voor elk bedrijf (+ gedetailleerde gids)
- Visuele voicemail: hoe werkt het en wat zijn de voordelen?
- OFFICIEEL BRIEFFORMAAT: Wat zijn de beste formaten voor elk bedrijf
Referenties
